Управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основного производственного бизнеса. Она предполагает не только единые правила документирования, но и оформления документов, и единый порядок организации движения документов (документооборота).
В соответствии с нормативными требованиями рабочий процесс организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или внедрения.
Чтобы сдерживать натиск конкурирующих предприятий и организаций, бизнес должен успешно адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремление руководства компаний, с одной стороны, к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, и, с другой, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.
1. Актуальность темы
Актуальность темы является улучшение процесса управления документацией в СМК.
Дипломная работа разработана на основании учебного плана подготовки бакалавров по специальности 27.03.02 «Управление качеством», в процессе обучения выполнила полный курс учебно-контрольных мероприятий, предусмотренных учебным планом.
Предметом дипломной работы является организация процесса документооборота на примере ведущего предприятия г. Донецка ООО «ДонФрост».
Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота с учетом изученного материала.
Основными документами, лежащими в основе подготовки курсов на получение степени, являются основная дидактическая программа, учебный план, рабочая программа дисциплины, а также раздаточные материалы и методические рекомендации по различным методам обучения.
Основными документами, которые лежат в основе ВКР являются:
- ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»;
- ISO 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества».
Приказы и положения:
Совершенствование документационного обеспечения управления персоналом ...
... системе электронного кадрового документооборота и делопроизводства (СЭКДД)[8]. Работа СЭКД строится вокруг одного базового понятия — кадровый документ[9]. Именно кадровый документ является «единицей информации» в СЭКД. Система кадрового документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами: хранение; аудит; движение документов ...
- «О совершенствовании системы качества»;
- «О представителе руководства»;
- «О руководителе проекта»;
- «О службе системы качества».
2. Цель и задачи исследования, планируемые результаты
Задача WRC: изучить управленческую деятельность, движение документов, прийти к решению, что переход на безбумажные технологии управления необходим для быстрой и качественной работы.
Методы исследования: теоретические исследования процесса совершенствования единой базы данных компании, методы графического анализа, экспертные оценки.
Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей при помощи двух подходов:
- реинжиниринга бизнес-процессов;
- перехода к безбумажной технологии управления.
В данной работе рассматривается содержание второго подхода – выбора и применения методов и средств организации безбумажной технологии управления, которая основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.
В отличие от бумажных документов с их жесткими рамками, статической формой и ограниченными возможностями переход к динамическим цифровым электронным документам предлагает особые преимущества в создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут повысить производительность многих бизнес-приложений, снизить требования к хранилищу, а также уменьшить или устранить ненужные и потерянные документы.
Электронные документы могут использоваться одновременно сотрудниками одной рабочей группы, отдела или всей компании.
Доступ к ним происходит за секунды, а не за минуты, часы, дни, а иногда и недели, как это происходит при использовании бумажных документов.
Ускоренный доступ к стратегической информации в сочетании со значительной экономией средств может обеспечить важные конкурентные преимущества.
Сегодня электронный документ – это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУЭД).
3. Руководство по качеству. Система менеджмента качества ISO 9001:2008
ISO (Международная Организация по Стандартизации) – всемирная федерация национальных органов по стандартизации (организации, члены ISO).
Работа по подготовке Международных стандартов осуществляется с помощью технических комитетов ISO. Любая членская организация, заинтересованная в области, для которой создан технический комитет, имеет право быть представленной в этом комитете. Международные организации, правительственные и неправительственные, контактирующие с ISO, также участвуют в работе. ISO тесно сотрудничает с Международной Электротехнической Комиссией (IEC) по всем вопросам электротехнической стандартизации. Система работы ISO изображена на (рис. 1).
ISO 9001 – международный стандарт, устанавливающий требования к системам менеджмента качества для организаций, деятельность которых направлена на повышение удовлетворенности потребителей посредством результативного применения СМК, включая процессы постоянного улучшения системы, которые стремятся обеспечить соответствие качества продукции (услуг) требованиям потребителей, в том числе законодательным и нормативным требованиям, применимым к деятельности организации.
Система управления организации
... такие качества, как здравый смысл и интуиция, а точнее их наличие в большей или меньшей степени, являются практически врожденной характеристикой этого предмета. Большой интерес представляет структура управления организацией, как ...
Обобщая различные определения, разработанные ISO, можно сказать, что СМК — это система, созданная в организации для непрерывного формулирования ее политики и целей в области качества, а также для достижения этих целей. Итак, прежде всего СМК – это система. А система, как правило, характеризуется своим назначением, структурой, составом элементов и связями между ними.
СМК призвана обеспечивать качество продукции или услуг организации и «настраивать» это качество на ожидания потребителей (заказчиков).
При этом ее главная задача – не контролировать каждую единицу продукции, а сделать так, чтобы не было ошибок в работе, которые могли бы привести к появлению брака (плохому качеству продукции или услуг).
Причиной брака всегда являются неправильные действия. А для того, чтобы их избежать, необходимо формализовать (описать) правильные действия для создания качественной продукции или услуг, разработать инструкции по выполнению правильных действий и контролировать эти действия.
4. Улучшение процесса управления документацией, через единую базу данных
Автоматизация управления — важная веха в развитии современного предприятия. Информационные технологии позволяют систематизировать данные и унифицировать процессы управления персоналом, вести единую политику управления персоналом в масштабах компании, что значительно упрощает деятельность специалистов.
Потоки информации, циркулирующие на данном предприятии огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению.
Поэтому перед предприятием стоит проблема такой организации документооборота, которая обеспечивала бы максимально эффективную работу. И сегодня невозможно представить работу большинства организаций без баз данных.
База данных представляет собой именованный набор структурированных данных, относящихся к любой предметной области. Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД).
СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации, позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями, обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.
База данных помогает систематизировать и хранить информацию из определенной предметной области, облегчает доступ к данным, поиск и предоставление необходимой информации.
Для нормальной работы компании необходимо наладить документооборот и распространение. В крупной компании, где много документации, вариант с бумажными документами не приемлем. Для быстрого поиска документации и без проблем в работе создана база данных.
Следовательно, поиск в базе данных с последующей печатью или отправкой копии заказа и других документов сотруднику по электронной почте намного быстрее, чем поиск в бумажном архиве, удаление и отправка бумажной копии.
Итак, чтобы улучшить вашу работу, вам нужно перейти от бумажного документооборота к электронной автоматизации.
В первую очередь, чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо рассмотреть первостепенные задачи:
Электронный документооборот в сфере государственного управления
... документов; Ш В главе «Современная информационная система органа управления» раскрывается структура современной информационной системы, комплекс программных средств, способы использования, управления и защиты данных систем; Ш Глава «Предпосылки к реорганизации системы документооборота» ... качество подготовки документов; Ш укрепить исполнительскую дисциплину; Ш навести порядок в делопроизводстве; Ш ...
- перевести в электронный вид ключевые документы. В первую очередь, речь идет об электронных счетах — счетах-фактурах, актах и накладных. Также должны быть автоматизированы все процессы создания, обработки и хранения данных документов;
- объединить работу с документами в единое пространство;
- перевести в электронный вид процессы отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов. Это сокращает время обработки входящих документов в десятки раз.
Переход на электронные документы позволит не только решить основные трудности работы с бумагой, но и продвинуться в понимании возможностей компьютеризации бизнес-процессов.
Внедрение электронного документооборота в организации — задача не из легких. Недостаточно купить программу, установить ее на компьютеры и запустить. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.
Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных проблем, связанных с внедрением EDI, а также влияние на менеджмент среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешно достичь этой цели.
Соблюдение этапов монтажа позволит уложиться в требуемые сроки и уложиться в бюджет.
Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации рабочего процесса нужно учитывать интересы тех сотрудников, которые будут работать непосредственно в программе.
Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разногласий между подрядчиком и заказчиком при эксплуатации системы.
Не стоит пытаться адаптировать все процессы документооборота компании к внедряемой системе, а также полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. очень важно поддерживать золотые СМИ, применяя передовой опыт, существующие правила и традиции компании.
Чем больше будут учтены перечисленные принципы в процессе внедрения, тем больше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет успешным.
Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом (рис. 2).
Выводы
ООО «ДонФрост» — производитель сложной бытовой техники, предприятие полного цикла, на котором производятся все детали, инструменты, сборка и упаковка холодильников.
В ходе подготовки выпускной квалификационной работы цель была достигнута, как и поставленные задачи. Были рассмотрены следующие вопросы: что такое система менеджмента качества, документооборота, система электронного документооборота.
В данной работе четко и ясно освещены ответы на поставленные задачи. Исследовали целесообразность системы электронного документооборота. Выделены основные преимущества передачи и обработки документов с использованием автоматизированных информационных систем. Определили назначение и особенности документооборота. Мы ознакомились с практической реализацией электронного документооборота на примере этого начинания.
Мы установили, что отсутствие необходимости вручную дублировать документы, отслеживать движение бумажных документов внутри организации, контролировать процедуру передачи конфиденциальной информации значительно снижает трудозатраты сотрудников.
Управление кадровыми рисками в системе обеспечения экономической ...
... исследования: управление кадровыми рисками в системе обеспечения экономической безопасности ООО «Горводоканал». Целью дипломной работы является изучение теоретических аспектов управления кадровыми рисками и на их основе разработка мероприятий по снижению кадровых рисков в системе экономической ...
Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами значительно улучшает качество работы художников, делает сроки подготовки документов более предсказуемыми и управляемыми.
Сегодня многие пришли к выводу, что культура работы с документами — это часть культуры производства и, в свою очередь, важная предпосылка для успешного ведения бизнеса на рынке. Следовательно, система документооборота — это та же часть производственной инфраструктуры, абсолютно одинаковая и необходимая, такая как оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Менеджер тратит много времени из-за неправильных или несвоевременных документов, неверных управленческих решений или невозможности быстро найти нужный документ. При внедрении системы электронного документооборота необходимо организовать обучение сотрудников компании, а также консультации для ее руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.
Документ — это основной способ представления информации в любом современном бизнесе. Эффективность управления бизнесом зависит также от того, насколько грамотно организован документооборот. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.
В результате на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно возникает проблема систематизации, обработки и надежного хранения значительных объемов информации. Лучшее решение этих проблем — внедрение системы электронного документооборота. Поэтому будущее за электронным документом.
Список источников
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/upravlenie-dokumentami/
- Э. Ф. Геданкен – эксперименты на последовательных машинах / Э. Ф. Мур // Автоматические исследования математических исследований. – 1956. – Вып. 34. – С. 129 – 153.
- ISO 9001:2008 «Система менеджмента качества. Требования».
- Аристов О. В. Управление качеством / Учебное пособие для вузов. – М: ИНФРА – М. 2006.
- Горбашко Е. А. Управление качеством / Учебное пособие. – Питер 2008 г.
- Пономарев С. В., Мищенко С. В. Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества / Учебное пособие. – М. 2005 г.
- Попов В. В. Приведение системы качества в соответствие с требованиями МС ISO серии 9000 /Стандарты и качество. – 2006 г.
- Салимова Т. А. Управление качеством / Учебник. Москва: издательство Омега, 2007 г.
- Аронов И. О. О моделях систем управления.
- Никитин В.А. Управление качеством на основе стандартов ISO 9000: 2000: Политика, оценка, обучение. – М. и др.: Питер, 2007 г. – 125 с.
- Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ).
- Бадьина А. В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999 г. №1. С. 34.
- Вялова Л. М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С. 16 – 20.
- ГОСТ Р ISO 9000:2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
- ГОСТ Р 51141 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- Гузилова Г. В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г. В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал.
- Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник / Под ред. Т. В. Кузнецовой. М., 2005 г. 359 с.
- Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т. В. Кузнецова, М. Т. Лихачев, А. Л. Райхцаум; Сост.: М. Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991 г. – 271 с.
- Енковская В. О. Систематизация приказов (распоряжений) // Секретарь-референт. – 2007 г.– №8. – С. 20 – 23.
- Инструкция по делопроизводству ОСЗН Приморского края – 2006 г.
- Ларин М. В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М. В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. – М., 2008 г. – №3. – С. 25 – 31.
- МС ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования.
- Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления, М., 2004 г.
- Рысков О. И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О. И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. – М., 2006 г. – №4. – С. 8 – 14.
- Притикова В. К. Современное делопроизводство // Делопроизводство и документооборот.
- Т. М. Полховская, Ю. П. Адлер, И. Г. Назарова и др. Еще раз о процессном подходе и системе менеджмента качества организации // Стандарты и качество. – 2004 г. – №5.
- Ларин М. В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Делопроизводство и документооборот. – 2008 г. №5 – С. 2 – 6.
- Шпер В. В. Роль документации в создании эффективной системы менеджмента качества.
- Всеобщее Управление качеством: Учебник для вузов/ О. П. Глудкин, Н. М. Горбунов, Ю. В. Зорин, А. И. Гуров: под ред. О. П. Глудкина. – М.: Горячая линия – Телеком, 2001 г. – 600 с.: ил.
- Гличев А. В. Основы управления качеством продукции. – М.: Изд-во стандартов, 2001 г. – 425 с.
- Григорович В. Г. Информационные методы в управлении качеством.
- Давид Марка, Клемент Марк Гоуэн. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ. – М: 1993 г. – 240 с.
- С. Джордж А. Ваймерскирх TQM Всеобщее управление качеством.
- Пономарёв и др. Управление качеством продукции. Введение в системы менеджмента качества.
- Харрингтон Дж. Управление качеством в американских корпорациях. – М.: Экономика, 1990 г. – 272 с.
- Менеджмент систем качества, Учебное пособие/ М. Г. Круглов, С. К. Сергеев, В. А. Такташов, В. Г. Фирстов, Г. М. Шишков. М.: ИПК Издательство стандартов, 1997 г.
- Окрепилов В. В. Управление качеством. СПб университет экономики и финансов, 1998 г. – с. 690.
- Ивлев В. В. Попова Т. О Методология Функционально – Стоимостного Анализа ABC (ФСА).
16 стр., 7814 слов
Делопроизводство в системе управления сельскохозяйственным производством ...
... заинтересованным учреждением или наличием документального подтверждения исполнения документа. При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот - одна из важнейших ... организации работы с документами зависит качество работы аппарата управления, организация и культура труда управленцев. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того, ...
- Курьян А. Г., Серенков П. С., к.т.н. Использование IDEF0 для описания и классификации процессов в системе качества IS ISO 9000 серии 2000 версии. – Минск.: 2001 г.
- Лапидус В. А. Всеобщее управление качеством в российских предприятиях. М.: Новости, 2000 г. – 430 с.
- Никитин В. А., Филончева В. В. Управление качеством на базе стандартов ISO 9000-2000. 2 – е изд. – СПб.: Питер, 2004 г. – 127 с.: ил. – (Теория и практика менеджмента).
2 стр., 873 слов
Специалист по охране труда, Кадровик и Бухгалтер – команда? Или ...
... услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любую ... внезапной головной боли по вашей же вине. Всем удачи и доброго госинспектора труда. С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в области охраны труда и управления человеческими ресурсами. Оказываем ...
- Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. 2 – е изд., исп. и доп. – М.: ИНФРА – М. 2003 г. – 344 с.
- Раздорожный А. А. Охрана труда и безопасность: Учебное пособие.
- Материалы по финансово-экономическим показателям и по аттестации рабочих мест за 2004 – 2005 гг.
- Девисилов В. А. Охрана труда. – М.:ФОРУМ – ИНФРА – М. 2006 г. – 448 с.
- Денисенко Г. Ф. Охрана труда. – М.: Высшая школа, 1985 г. – 317 с.
