Практически каждый в своей жизни хоть раз сталкивался с проблемой нехватки времени. Не успевая узнавать новости, мы отказываем себе в отдыхе и сне, в удовольствии общаться с близкими и заниматься любимым делом. Как следствие — общая усталость, недовольство собой и жизнью в целом.
В какой-то момент мы начинаем искать выход, пытаясь ответить на вопрос, как «все это взять». Как сделать все дела на работе, но уйти вовремя? Где найти дополнительное время на самообразование и увлечения? Как проводить больше времени с близкими людьми, не причиняя ущерба делам?
Таких вопросов много. Ответы на них дает наука об управлении временем — тайм-менеджмент. Под тайм-менеджментом понимается набор инструментов для рационального планирования времени.
Цель данной работы — показать инструменты тайм-менеджмента ,предоставить обзор основных современных методик управления временем, рассчитанных как на менеджеров среднего и высшего звена, так и на обычных служащих и исполнителей, которым не подходят советы типа «делегируйте задачи своим подчиненным».
1.Причины дефицита времени
Чтобы эффективно использовать рабочее время, сначала нужно знать, на что оно тратится и почему его недостаточно. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если руководитель не планирует свой рабочий день, не организует свою работу, не имеет достаточно времени. Напротив, если у руководителя не хватает времени, значит, он спешит, он не планирует свой день, он цепляется за все подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого порочного круга можно, только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что тратится время, и выявить основные причины его нехватки.
Причины дефицита времени заключаются в следующем:
Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки у лидера нет времени сосредоточиться на задаче, которую он выполняет прямо сейчас. Он идет по пути, который пришел ему в голову первым, вместо того, чтобы думать о других, возможно, более рациональных способах решения этой проблемы.
Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом ведущий начинает заниматься самыми легкими и забавными, не столь важными вопросами. В результате ему не хватает времени на решение ключевых и перспективных задач.
Постоянные доработки дома. Работа менеджера в той или иной степени относится к интеллектуальной деятельности, поэтому мыслительные процессы, связанные с этой деятельностью, сложно разделить на те, которые выполняются во время работы и отдыха. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом у лидера нет времени на отдых, что сказывается на его работоспособности и самочувствии.
Информационные технологии тайм-менеджмента
... причина индивидуальна и требует индивидуальный способ борьбы с ней. Тайм- менеджмент – творческий процесс, и предполагается, что человек будет творчески подходить к работе ... или просто студент, сталкивался с проблемой нехватки времени. Нерешенные вопросы, требующие нашего ... «Тайм- менеджмент – искусство планирования и управления рабочим временем руководителя» так актуальна в наши дни. Цель работы ...
Существует большой поток рутинных, часто срочных задач, выполнение которых требует много времени.
“Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Самые большие воры времени — это Интернет, телефонные звонки, незваные посетители — все, что менеджер берет на себя, потому что не может отклонить запрос. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.
Суетливость. Это результат плохой организации дня, а иногда также зависит от импульсивности и характеристик человека.
Слабая мотивация труда. Следствием этого является низкая производительность, что приводит к хронической нехватке времени.
2.Основные методы и правила в управлении временем
Знание следующих стратегий поможет вам правильно расставить приоритеты и правильно распорядиться своим свободным временем, что в конечном итоге поможет вам планировать не только дела, но и изменить свои жизненные планы. Управляйте своей работой и свободным временем, высвободите «лишнее» время для хобби, развития, личностного роста и самосовершенствования. Таким образом, можно освободить для себя двадцать пятый час в сутках.
2.1 Метод Эйзенхауэра
Правило, предложенное Дуайтом Д. Эйзенхауэром, представляет собой простой вспомогательный инструмент, особенно для тех случаев, когда необходимо быстро решить, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу, приоритеты устанавливаются в соответствии с такими критериями, как срочность и важность дела. Важность кейса определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на вашу работу. Срочность — тем, насколько быстро надо выполнить это дело.
В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:
|
СРОЧНЫЕ ДЕЛА |
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА |
||
|
I — Срочное и важное |
II — Важное, но не срочное |
||
|
ВАЖНЫЕ |
Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи |
Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов |
|
|
III — Срочное, но не важное |
IV — Не срочное и не важное |
||
|
НЕВАЖНЫЕ |
Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность |
Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки «Пожиратели» времени Развлечения |
|
Матрица приоритетов Эйзенхауэра.
1. Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
2. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Здесь возникают сложности, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны решаться лично вами в кратчайшие сроки. Поэтому дважды проверьте уровень важности и постарайтесь делегировать задачи этого типа полностью или частично своим сотрудникам.
3. Срочные/менее важные дела. Здесь есть опасность попасть под «тиранию» поспешности и, следовательно, полностью отдаться решению конкретной задачи, поскольку это срочно. Если задача не такая важная, то ее все равно нужно делегировать, так как для ее выполнения не требуется никаких особых качеств.
4. Менее срочные/менее важные задачи. Чаще всего дела из этой категории оказываются на столе, уже набитом бумагами. Если вы вдруг начнете этим заниматься, забыв о задачах первой категории, то не стоит жаловаться на перегрузку. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.
2.2 Принцип Парето
«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.
Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтвержден количественными исследованиями в самых разных сферах жизни. Согласно этому принципу:
- 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств;
- 20% преступников совершают 80% преступлений;
- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;
- 20% клиентов определяют 80% доходов компании.
Применительно к практике управления временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:
- 80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы;
- 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки;
- 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.
Вы можете найти для себя много полезных идей, применив принцип Парето в своей работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…
Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли).
Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).
Либо в нашем случае, Вы можете использовать этот принцип при выборе книг для подготовки, программ и т.д.
Этот принцип также может быть полезен при установлении стандартов и целей для ваших сотрудников, как для поощрения их настойчивости в достижении «идеальных» результатов, так и для побуждения их сосредоточиться на достижении «хороших» результатов в нескольких проектах. Если Вы столкнулись с проблемой, то подумайте: какие 20% причин внесли 80-процентный вклад в возникновение неприятной ситуации?
Принцип Парето означает, что в рамках данной группы или вместе отдельные небольшие части гораздо более значимы, чем их относительная доля в этой группе. Согласно этой теории, можно сделать вывод применительно к рабочей ситуации менеджера: за первые 20% затраченного времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.
Этот метод основан на опыте того, что процентное соотношение наиболее важных и наименее важных вещей в общем остается неизменным. С помощью букв A, B и C задания делятся на три класса в зависимости от их важности. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:
- важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;
- на важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%;
- менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.
Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:
- составить список всех предстоящих задач.
- Систематизировать их по важности и установить очерёдность.
- Пронумеровать эти задачи.
- Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.
- Задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.
- Задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.
- Остальные активы являются наименее важными и подлежат обязательному перераспределению.
2.3 Система управления временем Б.Франклина
Системы хронометража, которым обучают на многих курсах по тайм-менеджменту, имеют «обратную ориентацию» — они основаны на подсчете времени, уже потраченного, отработанного, это своего рода дневник того, что было сделано. Система Франклина «перспективна»: она работает с тем, что нужно сделать. Общая деятельность делится на второстепенные действия, а те, которые еще более мелкие, второстепенные. Визуально эту систему можно представить как ступенчатую пирамиду, а процесс ее применения — как процесс построения этой пирамиды.
1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.
|
План на день |
|||||||||||
|
Краткосрочный план |
|||||||||||
|
Долгосрочный (на годы) план |
|||||||||||
|
Генеральный план достижения цели |
|||||||||||
|
Глобальная цель (достойная цель творческого человека) |
|||||||||||
|
Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни) |
|||||||||||
Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря — то, чего он хочет от жизни).
Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого — благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего — слава и высокий социальный статус. Для четвёртого — власть. Для пятого — познание. Для шестого — служение во имя человечества…
Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у человека обычно есть определенный набор жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды — если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.
Итак, прежде всего, вам нужно составить список жизненных ценностей, и вам не нужно бояться тратить на него слишком много времени — важно тщательно продумать список. вам нужно убедиться, что выбранные вами ценности не противоречат друг другу.
2) Следующий этап — построение второго этажа пирамиды , опирающегося на первый.
На основе составленного списка человек должен определиться, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Надо поставить перед собой глобальную цель. важно убедиться, что выбранная цель действительно соответствует всем жизненным ценностям из списка, составленного на предыдущем шаге.
3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.
Составляется общий план: что в целом необходимо для достижения цели, поставленной на предыдущем этапе. После того, как вы поставили цель, вам следует разработать общий план ее достижения.
4) Четвёртый этаж пирамиды — долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.
Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока — если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет…), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.
В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какой элемент генерального плана отвечает за достижение этой цели.
5) Пятый этаж — краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.
Глядя на долгосрочный план, человек задается вопросом: «Что я могу сделать в следующие несколько недель или месяцев для достижения той или иной цели?» Элементы долгосрочного плана разделены на более конкретные виды деятельности. План должен быть составлен на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указывать конкретные даты с точностью до нескольких дней.
6) Наконец, шестой этаж пирамиды — это план на один день.
он составляется, как вы понимаете, на основе краткосрочного плана: небольшие задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. При составлении плана на день желательно указать время выполнения каждой задачи.
Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным — наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:
- План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
- Рекомендуется пересматривать краткосрочные планы каждые одну-две недели.
- Долгосрочные планы следует пересматривать каждые четыре-шесть месяцев.
- Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Раз в год рекомендуется критически взглянуть на вашу общую цель — она по-прежнему привлекательна для вас? Вы хотите внести некоторые коррективы? Так что стоит попробовать переосмыслить жизненные ценности, о которых вы писали.
В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все виды деятельности разделены на три категории: основные, второстепенные и второстепенные.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритета — сначала выполнять приоритетные задачи, когда они решены — переходить к второстепенным, и только если остается время, он может заниматься маловажными делами. Все завершенные кейсы заносятся в таблицу, где кейсы фиксируются по приоритетности их реализации.
Многие люди, использующие систему Франклина, обнаруживают, что она помогает значительно повысить эффективность работы как за счет более эффективного управления временем, так и за счет планирования работы.
3. Управление временем в современных условиях
В век информационных технологий люди никогда не расстаются с «убийцами времени» — телефоном и Интернетом. Но тайм-менеджмент учит использовать их эффективно.
3.1 Телефон
Телефон — друг. Телефон — это средство связи, благодаря которому вы можете в любой момент получить нужную информацию. Благодаря чему при необходимости можно передавать важную информацию в любое время суток. Благодаря чему связь человека с «окружающим миром» не прерывается ни на секунду, независимо от того, где он находится. Это вещь, которая позволяет экономить время. Вещь, без которой современный человек не способен обойтись.
Телефон — враг. Телефон — это своего рода «крючок», за который человека можно «вытащить» из любого места, как бы далеко он ни зашел. Это один из основных пожирателей времени. Это инструмент, который в любой момент может оторвать вас от важного занятия или сорвать планы.
Итак, вы пользуетесь телефоном или нет? Конечно да! Но вам просто нужно приложить много усилий и убедиться, что ваш телефон является союзником, а не врагом. Как этого добиться, читайте ниже.
Как видите, телефон умеет не только «работать» на благо человека, но и наоборот. Пустой телефонный чат может занять несколько часов свободного времени в день. Неожиданный телефонный звонок может отвлечь вас от написания срочного письма или решения срочной производственной проблемы и, таким образом, помешать завершить то, что вы начали, вовремя.
Телефон не выбирает подходящее для вас время, а звонит тогда, когда ему нужно: утром, когда так хотелось поспать еще часок, днем, во время архиважного совещания, вечером, во время романтического ужина — тем самым он срывает ваши планы, порою напрочь разрушая то, чего вы старались в тот момент достигнуть.
Да, благодаря телефону вы можете решать многие задачи онлайн, тем самым экономя время на встречах. Вы можете одним из первых получить значимую информацию и тем самым сэкономить или приумножить свой капитал. Вы даже можете оказаться в глухом лесу, чтобы узнать здоровье своих близких, проверить ребенка или подчиненных. Но… как «подружиться» с телефоном? Как заставить его работать на себя? Как избавиться от разговоров, которые не приносят никакой пользы?
7 способов, которые помогут сделать телефон вашим союзником
Установите определитель номера. Теперь вы можете отвечать только на действительно важные звонки. Остальным «звонящим» вы сможете перезвонить в удобное вам время.
Заведите автоответчик. Если вы сомневаетесь в важности того или иного звонка, не отвечайте, а дождитесь, пока собеседник сам укажет, зачем ему нужно с вами связаться. Подписчик не оставил сообщение? Не волнуйтесь, скорее всего, он не собирался указывать на что-то нужное, а просто звал «потренироваться».
Не стесняйтесь прервать разговоров в нужное вам время. Главное, сделайте это тактично, дабы не обидеть собеседника. Планировочная встреча начинается через 2 минуты и знакомый только что начал описывать подробности своего недавнего отпуска? Скажите, что сейчас вы немного заняты, и договоритесь о звонке в другое время. Начальник вызывает вас во время переговоров с клиентом? Возьмите трубку и поясните, что вы заняты общением с заказчиком. Наверняка он и сам не станет продолжать разговор, ведь для него каждый клиент также важен, как и для вас.
Не отвлекайтесь, старайтесь формулировать мысли четко и лаконично. Не стоит переходить с рабочих тем на более приятные, ведь тем самым, вы потратите не только свое время, но и время своего собеседника. Отвечайте на вопросы прямо, не перескакивайте с одной темы на другую.
Не звоните «просто так». Не стоит тревожить человека телефонным звонком для того, чтобы узнать, как у него дела или чем он занимался вчера вечером. Естественно речь идет о рабочих, а не о дружественных звонках. Прежде чем набрать телефонный номер, задумайтесь, а действительно ли нужно звонить или же таким способом вы пытаетесь «увильнуть» или оттянуть выполнение более неприятной задачи?
Не бойтесь врать «во спасение». Некоторых абонентов невозможно переговорить. Если человек не понимает ваших намеков на прекращение разговора, придумайте достойную отговорку. К сожалению, с особо болтливыми людьми можно распрощаться только таким образом.
Отключайте телефон во время важных событий. Перед важными переговорами, совещаниями, встречами и т. д. — отключайте телефон. В противном случае вы рискуете сорвать сделку из-за звонка тети Люси или вызвать гнев начальства из-за внезапного желания друга Васи услышать ваш голос. Если же полностью отключить телефон нельзя, например, вы очень ждете какого-либо звонка, тогда переключите мобильный телефон в режим вибрации, а на рабочем включите определитель. Телефон можно отключать перед началом выполнения трудоемкой задачи или, к примеру, перед сеансом медитации. Наверняка час или два без вас смогут обойтись, а там и вы освободитесь и сможете перезвонить.
3.2 Интернет
Жизнь без Интернета… Такое возможно? Нам, современным людям, которые пользуются его «услугами» хотя бы один раз в день, кажется, что нет. Как же мы будем узнавать последние новости и погоду? Что заменит нам сетевые игры? Где мы будем покупать технику и одежду? Наконец, как мы будем работать, не имея Интернета?
Интернет стал для нас всем: работой, отдыхом, средством общения, местом для приобретения товаров и услуг. Хорошо это или плохо? На этот счет у каждого свое мнение, и спорить не имеет смысла. Одно абсолютно точно: длительное пребывание в Сети (т. е. сидение перед монитором) вредно: вредно для зрения, для нервной системы, для мышц и суставов. А потому, независимо от того — используете ли вы Интернет для работы или для развлечений, не следует им «злоупотреблять».
И если свободное время вы вольны потратить на свое усмотрение , то рабочее стоит экономить. О том, как сократить свое пребывание в Сети без ущерба для работы мы сегодня и расскажем.
Правило 1. Выбирайте для работы наиболее продуктивные часы.
Организм человека имеет внутренние часы — в литературе их нередко называют «биологическими». Обычные часы, принадлежащие разным людям, показывают одинаковое время. А вот биологические часы разных людей абсолютно не похожи — ведь у каждого они работают в своем собственном ритме. Именно поэтому у одних людей пик активности приходится на утро, у вторых — на день, а у третьих — на вечер или даже ночь.
Хотите провести время за компьютером с максимальной эффективностью? Присаживайтесь к нему в часы своей максимальной активности и делайте перерывы, когда ваша энергия на спаде.
Правило 2. Не перегружайте мозг.
Интернет содержит «тонны» информации, и далеко не вся она вам нужна. Учитесь не обращать внимания на информацию, в которой в данный момент вы не нуждаетесь. В противном случае вы рискуете не только зря потерять время, но и перегрузить свой мозг — а это чревато как головными болями и нервными срывами, так и незапланированным отдыхом, который потребуется мозгу, чтобы «остыть».
Отфильтровывайте все ненужные сведения, не читайте все подряд. Учитесь бегло изучать информацию и останавливайтесь лишь на том, что действительно необходимо.
Очень полезно развить навык скорочтения.
Правило 3. Концентрируйтесь на чем-то одном.
Не пытайтесь делать два или три дела одновременно. Например, не следует переключаться с вкладки на вкладку, чередуя работу с раскладыванием пасьянса или чтением новостей.
Правило 4. Составляйте планы.
Работа в Интернете, как и любая другая работа, требует порядка, а потому не стоит пренебрегать планированием. Прежде чем подсесть к компьютеру, составьте план работы. Не стоит делать ваш план километровым: иначе выполнить все вы не успеете и из-за этого только будете напрасно переживать.
Разработали план? Старайтесь от него не отклоняться, и тогда временные потери будут минимальными.
Правило 5. Автоматизируйте рутинные задачи.
Работа за компьютером включает массу рутинных дел. Используя современные программы можно потратить на их выполнение гораздо меньше времени. Например, подсчитывать итоги на калькуляторе, работая в такой программе как Excel довольно глупо, ведь ее возможности позволяют выполнять сложнейшие подсчеты — для этого нужно лишь один раз разобраться в составлении формул.
Проверяете электронный почтовый ящик каждые 5 минут, боясь пропустить важное письмо? Установите программку, которая будет автоматически информировать вас о получении новой корреспонденции.
Правило 6. Развивайтесь.
Интернет шагает вперед без остановок. Время от времени выделяйте время на изучение новых возможностей, поверьте, оно окупиться с лихвой. Особое внимание уделяйте новинкам, касающимся вашей сферы деятельности — это поможет и компетентность повысить и время в будущем сэкономить.
Правило 7. Не забывайте о выходных.
Специалисты по энергетике человека считают, что компьютер крадет нашу энергию. Поэтому очень важно не работать за ним без перерывов и выходных. Хотя бы на один день в неделю откажитесь от использования компьютера, а чтобы не было соблазна «присесть за него на минутку» даже не включайте его в сеть, а еще лучше — займитесь делами вне дома или офиса.
Правило 8. Контролируйте интернет-пожирателей времени.
Не позволяйте интернет-пожирателям времени украсть часть вашего рабочего дня. На время работы отключайте ICQ, скайп и социальные сети. Либо же научитесь их контролировать: например, объясните друзьям и коллегам, что если у вас установлен статус «занят», то в этот период вы действительно заняты и не будете с ними общаться ни по каким вопросам.
Правило 9. Используйте «программы-напоминалки».
Работая за компьютером используйте так называемые «программы-напоминалки» — программки, которые в нужный момент выведут на экран сообщение о том, что вы должны сделать в данный момент (позвонить, написать письмо, загрузить схемы и т. д.).
Кстати, чтобы работа на компьютере не вредила зрению, используйте программы, которые автоматически блокируют систему каждые 1.5-2 часа на 5-10 минут. Это позволит не только не забыть о вашем праве на отдых, но и обязательно им воспользоваться: ведь система не позволит продолжить работу до истечения заданного на перерыв времени.
Правило 10. Не спешите, а то опоздаете.
Работая, не стоит уж слишком торопиться, в противном случае эффект от работы будет противоположен ожидаемому: из-за спешки вы будете часто ошибаться и путаться и в результате либо закончите работу позже срока, либо вообще будете вынуждены отправить ее на переделку.
4.Особенности национального тайм-менеджмента
Трудов по тайм-менеджменту написано очень много: книги, статьи, рекомендации и т. д., да вот пользы от всего этого «изобилия» русскому человеку «ноль». Вроде и семинары по тайм-менеджменту пытается не пропускать и литературу почитывает время от времени, а результата как не было, так и нет. Почему?
Русская душа — потемки
Не лежит у русского человека душа к графикам и табличкам. Не любит он жестких расписаний и перегруженных делами планов. Казалось бы, к расписанию каждого из нас приучали еще со времен младшей школы — но нет! Вместо того чтобы привыкнуть, большинство людей возненавидели его навсегда.
Западные ученые разрабатывают сотни систем по управлению временем. Они убеждают нас, что за 24 часа в сутки можно успеть абсолютно все. Они пытаются объяснить, что успех «доступен» каждому, кто сумеет приручить свое время. Роберт Кийосаки, Брайан Трейси, Джулия Моргенстерн, Марк Форстер и многие другие зарубежные авторы предлагают свои теории — теории, которые помогли тысячам европейцев и американцев стать более собранными и организованными, а следовательно, и более успешными.
Однако россиянам использование этих теории приносит успех гораздо реже , чем их иностранным собратьям. В чем причина? В особенностях русского характера. «Мы русские — особенные», — любят приговаривать жители нашей страны. Казалось бы — это лишь выдумка тех, кто ищет причину своих неудач, ан-нет: ученые подтверждают — восприятие русских людей действительно отличается от восприятия европейцев или американцев.
Что русскому хорошо, то немцу — смерть!
В науке существует такое понятие как «кросс-культура», обозначающее пересечение культур. Так вот, чаще всего методики тайм-менеджмента не рассматривают управление временем с точки зрения кросс-культурности. Американцы пишут книги для американцев, европейцы — для европейцев. А когда какая-либо из этих книг попадает в Россию, то от ее реалий она оказывается довольно таки далека. И сколько бы мы не пытались следовать американским или европейским «законам» тайм-менеджмента, скорее всего, ничего толкового из этого не выйдет. Ведь мы, русские, особенные, и это даже ученые признали.
В чем же заключаются кросс-культурные отличия разных народностей? А заключаются они в разных типах культур. Американцы, англичане, немцы и некоторые другие народности относятся к моноактивным культурам, в то время, когда русские — к полиактивным.
Моноактивные культуры: время нужно «подчинять»
Особенности моноактивных культур с точки зрения тайм-менеджмента:
- детально планировать все и всегда;
- никогда не опаздывать;
- придерживаться существующих графиков и выполнять составленные ранее планы;
- работать в строго отведенное для этого время;
- реализовывать крупные проекты поэтапно;
- не хвататься за несколько дел одновременно.
Моноактивные культуры живут под девизом: «Время — деньги». Иными словами, время для них измеряется в деньгах. А это значит, что каждая секунда имеет цену и упускать ее ни в коем случае нельзя. Они контролируют каждое движение, дабы не разбрасываться временем понапрасну. Время — это самый дорогой ресурс, и они воспринимают это как аксиому.
Моноактивные культуры любят планировать и, что особенно важно, всегда стараются следовать ранее намеченным планам.
Полиактивные культуры: время — второстепенно
Полиактивным культурам, к коим и принадлежат русские, свойственно:
- опаздывать;
- планировать лишь в общих чертах;
- не иметь четкого рабочего графика (например, работать без перерывов и выходных либо, наоборот, заниматься личными делами в сугубо рабочее время);
- хвататься за несколько дел одновременно и вести сразу несколько проектов параллельно;
- менять планы без видимой необходимости;
— Например, в западных компаниях нередко запрещают курить в рабочее время и пить чай/кофе на рабочем месте — ведь у них каждая минута на счету. У нас же подобное чаще всего кажется абсурдным: где же еще русский человек будет обсуждать последние новости, делиться своими мыслями и строить планы на будущее, как не в курилке или не во время «душевного» чаепития?
Сколько бы не твердили «заокеанские» ученые, что делать несколько дел одновременно невозможно, русский человек твердо знает, что это не так. Писать письмо партнеру, обсуждать вчерашний вечер с сослуживцами и при этом еще пытаться дозвониться начальству — для русского человека это обычный рабочий момент.
А графики? Неужели кто-то из русских их соблюдает? Да, конечно, составляют их многие, а вот соблюдают единицы.
Кстати, именно из-за «недружбы» русских со временем иностранные партнеры вечно опасаются с нами сотрудничать.
Реактивные культуры: под время нужно подстраиваться
Помимо перечисленных, существует еще один тип культур, свойственный восточным людям — реактивный. Вот его основные «временные» особенности:
- не принимать скоропалительных решений, а стараться тщательно обдумывать каждый шаг;
- учитывать не только свой собственный график, но и график партнеров;
- рассматривать ситуацию со всех сторон;
- вносить в планы лишь незначительные корректировки.
Восток — дело тонкое, а восточные люди — это люди с особой «временной» философией. Они воспринимают время как святыню, перед которой стоит преклоняться и которую следует уважать.
Как видите, зарубежные книги по тайм-менеджменту нужно не просто переводить, а еще и адаптировать для россиян. Конечно, нельзя причесывать под одну гребенку всех русских людей — ведь исключения бывают всегда и везде. Некоторые русские крепко «сдружились» с иностранными теориями тайм-менеджмента и применяют их в повседневной жизни довольно успешно. Но чаще всего советы зарубежных авторов не подходят нашим соотечественникам , и их чтение превращается в еще одно занятие, которое крадет время русского человека.
управление время тайм менеджмент
Заключение
Время – самый важный жизненный ресурс. Можно сделать вывод о том, что управление временем основывается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/upravlenie-vremenem-proekta/
«Практический курс по Тайм Менеджменту» Абрамовский Иван
« Как привести дела в порядок» Аллен Дэвид
« Результативный тайм-менеджмент» Трейси Брайан
« Искусство успевать» Лакейн Алан
«Тайм-менеджмент за 30 минут» Азарова Ольга
« Ваше время — в Ваших руках» Лотар Зайверт
