Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Санкт-Петербургский Государственный Университет технологии и дизайна
Кафедра менеджмента
Контрольная работа
по дисциплине: Документирование управленческой деятельности
Санкт-Петербург 2010
Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов: «06 — наименование организации», «08 — наименование вида документа», «10 — регистрационный номер документа». Формуляр-модель документа
Требования как обязательные элементы оформления документа не равнозначны по своей роли: одни из них необходимы для придания документу юридической силы, другие — для организации работы с документом, третьи выполняют бухгалтерскую функцию.
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов документов.
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — код формы документа;
06 — наименование организации;
07 — справочные данные об организации;
08 — наименование вида документа;
09 — дата документа;
10 — регистрационный номер документа;
11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 — место составления или издания документа;
13 — гриф ограничения доступа к документу;
14 — адресат;
15 — гриф утверждения документа;
16 — резолюция;
17 — заголовок к тексту;
18 — отметка о контроле;
19 — текст документа;
20 — отметка о наличии приложения;
21 — подпись;
22 — гриф согласования документа;
23 — визы согласования документа;
24 — печать;
25 — отметка о заверении копии;
26 — отметка об исполнителе;
27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 — отметка о поступлении документа в организацию;
29 — идентификатор электронной копии документа.
При обработке документов детали группируются в три основные части, где любой документ можно условно разделить: заголовок, информация и форматирование.
Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки
... этапов работы с документами на предмет их соответствия локальным нормативным актам и особенностям организации делопроизводства в Мировом ... и судебной власти. Он объясняет отношения между судебной властью, носителями судебной власти и судебной властью, принципы судебной власти, ... и др. Целью данного диплома является на основе изучения практики организации делопроизводства в Мировом суде г. Добрянке ...
Заголовочная часть, Содержательная часть, Оформляющая часть
06 — Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над названием организации указывается сокращенное название, а при его отсутствии — полное название головной организации.
Названия организаций субъектов Российской Федерации, которые наряду с русским языком как государственным, печатаются на двух языках: русском и национальном.
Сокращенное наименование организации дается в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации).
Имя на иностранном языке находится под именем на русском языке.
Название филиала, территориального отделения, представительства, подразделения организации указывается в случае, если он является автором документа и встречается под названием организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
08 — Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).
10 — Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Бланки документов предприятия Оформление бланка конкретного вида документа
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Форма конкретного типа документа включает детали: название организации, название типа документа, место составления или публикации документа. В бланке данного типа указывается расположение требований: дата документа, номер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), например:
Основные документы управления. Содержание и оформление приказа по основной деятельности, Приказ по основной деятельности
Проекты приказов готовятся специалистами организации, согласовываются с основными главными специалистами, при необходимости с юрисконсультом и главным бухгалтером и подписываются руководителем организации. Распоряжение, подписанное начальником, записывается сотрудником, ответственным за ведение документации. Приказ вступает в силу с момента его подписки, если в его тексте не указан иной срок.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе (при необходимости).
Распорядительные документы (2)
... распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. Административные документы могут быть совместно изданы несколькими государственными органами. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы ... хранения документов и их выбора для постоянного хранения. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – ...
Текст постановления, как правило, состоит из двух частей: выясняющей и поучительной.
В констатирующей части отражены цели и задачи предписанных административных действий, указаны причины выдачи приказа, дана ссылка на документ, послуживший основанием для составления приказа.
Распорядительнаячасть содержит:
- предписываемые распорядительные действия (задания, поручения);
- наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за выполнение приказа;
- срок исполнения приказа.
Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть различной, например:
Начальнику отдела кадров Петровой И.С. составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Интехстрой» до 25.08.2010.
или
Составить программу аттестации специалистов филиала ЗАО «Интехстрой». Ответственный — начальник отдела кадров Петровой И.С, срок — до 25.08.2010.
или
Начальнику отдела кадров Петровой И.С. в срок до 25.08.2010 составить график проведения аттестации специалистов филиала ЗАО «Интехстрой».
Заказывающая часть заказа отделяется от подтверждающей словом ORDER, которое печатается заглавными буквами в отдельной позиции на принтере, после слова ORDER вставляется двоеточие.
Административная часть текста приказа, как правило, разбита на абзацы, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом, например:
Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Борисова Ю.П.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:
Приложение
к приказу директора
ЗАО «Контакт»
от 02.06.2010 №101
Минфина РФ
от 13.04.2010 № 134/56)
Пример приказа по основной деятельности
ООО «Интехстрой»
ПРИКАЗ 19.01.2010 № 16
Санкт-Петербург
О введении по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами в ООО «Интехстрой» и обеспечения их сохранности
Приказываю:
Утвердить по ведению делопроизводства в аппарате ООО «Интехстрой».
Ввести в действие по делопроизводству с 01.02.2010. Ответственный – секретарь-референт Сказочникова М.С.
Всем подразделениям и сотрудникам ООО с 01.02.2010 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными по делопроизводству. Ответственные – начальники подразделений.
Секретарю-референту Сказочниковой М.С. совместно с заведующим копировально-множительной службой Огарковым С.П. обеспечить тиражирование по делопроизводству и ее передачи подразделения до 01.02.2010.
Правовой режим коммерческой тайны
... правовых актах, посвященных регулированию внешнеэкономической деятельности советских организаций. Между тем установление коммерческой тайны имеет более глубокие корни в российском законодательстве, чем может показаться на первый взгляд. Проблема защиты конфиденциальной информации, в ...
Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Кременчука П.Г.
Директор С.М. Спиридонов
Зам. директора Юрисконсульт
С приказом ознакомлены:
Зав. копировально- множительной службы С.П. Отарков
Схема разработки отправляемых документов
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98).
Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота учитываются положения о делопроизводстве, ответственного за делопроизводство и таблица унифицированных форм документов предприятия.
В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Сведения, относящиеся к коммерческой» тайне. Сведения, которые могут являться коммерческой тайной
Понятие коммерческой тайны
Законодательство Российской Федерации о коммерческой тайне состоит из Гражданского кодекса РФ, Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Федеральный закон «О коммерческой тайне»), других федеральных законов.
Согласно Федеральному закону «О коммерческой тайне» коммерческая тайна — это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Информация, составляющая коммерческую тайну, — научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.
Федеральный закон «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации и защитой ее конфиденциальности, а также определяет информацию, которая не может составлять коммерческую тайну. Положения настоящего Федерального закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от того, на каком носителе она записана.
Должностные лица, сотрудники различных учреждений и организаций не имеют права разглашать информацию, относящуюся к категории служебной или коммерческой тайны. Информация, содержащая служебную или коммерческую тайну, может касаться как жизни и деятельности гражданина, так и деятельности учреждений, компаний, организаций.
Коммерческая деятельность торгового предприятия
... эффективности производственной и коммерческой деятельности. Магазин, в котором я проходила практику, это филиал сети магазинов ООО «В-Лазер» в городе Спасск-Дальний по улице Советская 82. ... одноуровневую должность; перемещение на нижестоящую; переход в другую сферу деятельности; ·оценка кадров - сбор, анализ и систематизация информации о качествах (способностях) человека, результатах его работы за ...
Для работников соответствующих учреждений и организаций сведения о тайне усыновления, вкладах граждан в различного рода банки, характере заболеваний пациентов и т. д. представляют собой служебную тайну, вытекающую из выполнения ими своих трудовых функций. Официальные секреты не подлежат разглашению, за исключением случаев, когда определенная информация требуется правоохранительными органами.
Положения Федерального закона «О коммерческой тайне» не распространяются на информацию, отнесенную к государственной тайне, к которой применяются положения законодательства Российской Федерации о государственной тайне. Гражданско-правовая ответственность наступает для лиц, незаконными методами получивших информацию, составляющую служебную или коммерческую тайну. Пунктом 2 ст. 139 Гражданского кодекса РФ установлено: «Лица, которые незаконными методами получили информацию, составляющую служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такое же обязательство возлагается на сотрудников, которые раскрыли официальную или коммерческую тайну в отличие от трудового договора, даже договорного, и на контрагентов, которые сделали это в нарушение гражданско-правового договора».
В соответствии с п. 2 ст. 139 Гражданского кодекса РФ информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными ГК РФ и другими законами. Защита коммерческой тайны при осуществлении трудовых функций определена, в частности, ст. 7 Закона РФ от 11 марта 1992 г. «О коллективных договорах и соглашениях»: «Участники переговоров, другие лица, связанные с переговорами, не должны разглашать полученные сведения, если они являются служебной или коммерческой тайной. Лица, разглашающие эту информацию, несут ответственность в установленном законом порядке».
Незаконное разглашение служебной и коммерческой тайны может повлечь за собой возмещение морального вреда, причиненного данным действием физическому или юридическому лицу.
Перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну.
Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну. должен принимать меры по охране ее конфиденциальности, которые в соответствии с Федеральным законом «О коммерческой тайне» должны включать в себя:
- Определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
- Ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
- Учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
- Регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании фажданско-правовых договоров;
— Нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, фифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Служебная и профессиональная тайна
... этой информации может нанести вред доверителю, но информация не является государственной коммерческой тайной. Анализируя нормативно-правовое закрепление термина «профессиональная тайна», необходимо ... информации, защищенной режимом профессиональной тайны, принимает меры для ее защиты, скорее, в силу своих служебных обязанностей. Правовое регулирование информации, составляющей служебную тайну, ...
Работодатель обязан создать работнику, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны, ознакомить под расписку работника с режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение, а также с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации, учреждения или предприятия, осуществляется приказом директора.
Информацию, относящуюся к категории служебной или коммерческой тайны, можно найти в любой сфере бизнеса. Государство гарантирует право на коммерческую тайну и берет на себя обязательство обеспечивать его судебную защиту. Право относить информацию к составляющей коммерческую тайну и определять перечень и состав такой информации принадлежит ее обладателю (с учетом положений Федерального закона «О коммерческой тайне»), т. е. конфиденциальность и коммерческую ценность информации выявляет сама организация, что должно быть закреплено приказом об использовании информации, содержащей служебную и коммерческую тайну. Следует иметь в виду, что информация, составляющая коммерческую тайну, в некоторых случаях может быть государственной тайной, но обратное исключено: государственная тайна не может быть коммерческой тайной.
Правом доступа к сведениям, являющимся служебной или коммерческой тайной, обладают:
- Физические лица, связанные с владельцем тайны трудовыми от ношениями;
- Органы государственной власти, управления, судебные органы и их должностные лица в силу служебных полномочий;
- Субъекты, являющиеся сторонами сделок, заключаемых с держателем секрета.
Доступ сотрудника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если этого не требуют его должностные обязанности. Работник обязан не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, после прекращения трудового договора в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и работодателем, или в течение трех лет после прекращения трудового договора, если такое соглашение не заключалось. Если работник виновен в разглашении информации, которая ему стала известна в связи с выполнением своих должностных обязанностей и составляет коммерческую тайну, он обязан возместить причиненный работодателю ущерб. Работодатель вправе потребовать возмещения причиненных убытков, если разглашение информации последовало в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и работодателем, или (если такое соглашение не было заключено) в течение трех лет после прекращения трудового договора.
В случае, если разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, явилось следствием непреодолимой силы, крайней необходимости или неисполнения работодателем обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны, работник (или лицо, прекратившее трудовые отношения) причиненные ущерб либо убытки не возмещает.
Анализ финансовой устойчивости на примере коммерческого банка
... практических аспектов оценки финансовой устойчивости банка. Основными задачами данной работы являются: раскрыть понятия финансовой устойчивости коммерческого банка, и факторы влияющие на их уровень; рассмотреть методы управления финансовой устойчивости коммерческих банков; провести оценку и анализ показателей финансовой устойчивости банка; разработка рекомендаций ...
Список использованных источников
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kontrolnaya/dokumentirovanie-deyatelnosti-v-organizatsii/
Андреева В.И. Делопроизводство. М., 1998.
ГОСТ 6.10.1-88. УСД. Основные положения.
ГОСТ Р 6.30-97. Единая система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов: Единая. системы документации Введен 01. 07. 98.-М.: Госстандарт России, 1997.-19 с.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления.- М.: ЗАО «Бизнес-шк.» «Интел-Синтез», 1999.-317 с:
Лопатникова Е. А. Делопроизводство : образцы док. с коммент. /.— М.: Омега-Л, 2005. — 288 с.
