Управление бизнесом неизбежно требует создания многих типов документов. Это документы, то есть информация, зафиксированная на материальном обеспечении, имеющая юридическое значение. Документы устанавливают производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и часто служат письменным доказательством в делах о праве собственности, найме и других спорах. Тема делопроизводства в системе управления сегодня очень актуальна. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу с документами, поскольку любое управленческое решение всегда основывается на информации, на официальном документе.
От организации работы с документами зависит качество работы аппарата управления, организация и культура труда управленцев. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того, насколько профессионально ведется документация.
К сожалению, многие руководители предприятий, сотрудники, ответственные за сопровождение управленческой документации, не знакомы с основами современной офисной работы и тем более со сложностью документации. При этом правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми стандартами — важнейшая обязанность сотрудников.
Работа с документами должна иметь такой сводный порядок, чтобы рабочие не отвлекались от основных производственных задач предприятия.
Поэтому целью курсового проекта является систематизация, закрепление и углубление теоретических знаний по делопроизводству на примере фермерского хозяйства СПК «Заречный — Агро».
Задачи курсового проекта:
1. Изучить номенклатуру дел хозяйства.
2. Рассмотреть порядок оформления (регистрации) документов, поступающих в хозяйство.
3. Отслеживайте последовательность прохождения и обработки документов перед их сдачей на хранение.
4. Разработать мероприятия по совершенствованию ведения делопроизводства.
1. Теоретическая часть
1.1 Развитие делопроизводства
Документ — это информация, записанная на материальном носителе любым способом, опубликованная или полученная физическим или юридическим лицом для использования в своей деятельности.
Движение документов — это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их реализации.
Управленческое воздействие: понятие и методы
Объектом контрольной работы является управленческое воздействие - как явление. Объектом работы являются сущность, структура и методы воздействия управления. Цель работы: изучить управленческое воздействие, его понятие и методы. Задачи контрольной работы: 1. Сформулировать понятие и структуру ...
Офисная работа — это комплекс работ по документированию управленческой деятельности и организации документооборота.
При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности и неизбыточности.
Культура работы с документами определяет уровень организационной культуры компании и гарантирует повышение эффективности управления.
Документооборот — это регламентированная схема движения документов через точки обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.
Требования к документообороту:
1. Прямоточность движения (либо сверху вниз – нисходящее, либо снизу вверх – восходящее, без создания петель).
2. Избирательность в распространении документов с соблюдением функциональных обязанностей.
3. Необходимость и достаточность маршрута.
4. Единообразие маршрута.
Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являются инструкция по делопроизводству и номенклатура дел.
Документооборот – одна из функций организации.
Документооборот состоит из документопотоков:
1. Входного, состоящего из документов вышестоящих организаций, органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных организаций (организаций, существующих во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.
2. Выход, состоящий из информации, отправленной организацией во внешнюю среду.
3. Внутренний, состоящий из документов, передаваемых между отделами и отдельными переводчиками внутри организации. [5]
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решения проблем, объемом и характером взаимоотношений с другими организациями.
1.2 Организация документооборота
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или внедрения.
На предприятии существует организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:
- организационные документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочные документы.
На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).
Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передачу в исполнение.
Служба поддержки документов принимает в обработку только правильно оформленные документы. В противном случае представленные документы возвращаются автору со специальной сопроводительной запиской с объяснением причины возврата.
Конверты входящих документов оставляются в том случае, если по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не вскрываются и не передаются по назначению.[8]
Организация документооборота в учреждении
... организациях. В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются «организациями». Основная цель ГСДОУ это упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, ... сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Документы состоят из отдельных элементов (например, ...
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов:
- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
- направляемые непосредственно подразделения или конкретным исполнителям.
Без оплаты со стороны менеджера документы, содержащие актуальную оперативную информацию или адресованные конкретным подразделениям, передаются по назначению. Это освобождает руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение которых могут принять ответственные исполнители.
Документы, адресованные руководителю предприятия, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, подлежат рассмотрению со стороны руководства.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ готовится несколькими ведомствами или должностными лицами, он воспроизводится в необходимом количестве экземпляров.
Документы для отправки в другую организацию сортируются, упаковываются, обрабатываются как почтовое отправление и доставляются в почтовое отделение. Перед упаковкой в дошкольном образовательном учреждении необходимо проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества копий количеству получателей. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на рассмотрение. Заказное письмо N — это список рассылки, который подписывается сотрудником дошкольного образовательного учреждения и датируется. Исходящие документы необходимо оформить и отправить в день регистрации. Внутренние документы компании передаются артистам при получении в регистрационной форме.
В дошкольном образовательном учреждении необходимо систематически вести учет количества оформленных документов, включая все их виды и дубликаты. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для разработки мероприятий, направленных на улучшение работы с документами.[3]
1.3 документов
документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в формах.
подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).
Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
документов должна быть только однократной. Документы, поступающие в день поступления, отправляются и внутренние — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое его не нужно регистрировать повторно.[2]
Входящие, исходящие и внутренние документы отдельно. индекс входящих и исходящих документов включает:
- порядковый номер в пределах массива документов;
- индекс по номенклатуре дел.
1.4 Контроль исполнения документов
Функция контроля исполнения возложена на руководителя делопроизводства, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.
Стратегический контроль в деятельности организации
... этим тема курсовой работы является актуальной. Цель исследования: изучить стратегический контроль в деятельности организации. Задачи курсовой работы: 1. изучить теоретические аспекты стратегического контроля; 2.дать ... потенциала предприятия и конечные финансовые результаты его деятельности. И главная задача стратегического контроля - обеспечить сохранение жизнеспособности стратегического плана ...
Формальный контроль делится на:
1. Предварительный, который оказывает активное управленческое влияние на ход исполнения актов и регулирует процесс подготовки и принятия решений. Предварительная проверка отслеживает процедуры, предшествующие принятию решения.
2. Последняя осуществляется периодически службой управления офиса и предполагает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине компании.
Все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, подготовки ответов и изменений в нормативные документы, подлежат принудительному контролю.
Объектом контроля в административных актах и решениях коллегиальных органов являются не сами акты, а содержащиеся в них задачи и сроки.
Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в делопроизводстве и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.
В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:
1. Постановка на контроль.
2. Ведение контроля.
3. Снятие с контроля.
4. Анализ исполнительской дисциплины.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учреждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.
При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот — одна из важнейших служебных функций, которую должна выполнять специальная служба или специально назначенные сотрудники. Данная функция представляет собой документальное сопровождение деятельности учреждения, которое включает в себя прием, учет, распространение, печать и размножение, а также отправку документов, контроль их исполнения, формирование практик, архивирование текущих, подготовку досье для сдачи в архив.
функция – это организационно-методическое руководство делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению документов.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Окончательная дата исполнения указывается в тексте акта или в решении руководителя.
Изменение срока осуществляется только по указанию руководителя в следующем порядке: стандартные условия — путем принятия нового индивидуального акта — руководителем, их учредившим.
Отсрочка оформления документа по заявлению исполнителя, мотивированная наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения справки от исполнителя. Решение о переносе срока отражается в решении начальника и переносится из постановления в контрольный лист.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Службой контроля осуществляются операции:
- формирование картотеки контролируемых документов;
- направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;
- выяснения в подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
- получение информации о ходе и результатах исполнения;
- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
- снятие документов с контроля по указанию руководителей;
- формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока порядке: задания лет — не реже одного раза в год; заданий месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Документ считается выполненным и выводится из-под контроля после выполнения задач, сообщения результатов заинтересованным организациям и частным лицам или другого документального подтверждения выполнения. Результаты исполнения фиксируются в контрольном листе и на самом оформленном документе.[5]
2. Организационно — экономическая характеристика СПК «Заречный-Агро»
2.1 Местонахождение и условия деятельности хозяйства
Сельскохозяйственный производственный кооператив «Заречный-Агро» (ранее кооператив), до переименования — колхоз «Заречный» (переименован решением собрания уполномоченных от 30 июня 2003г.), является коммерческой организацией, созданной гражданами на основе добровольного членства для совместной деятельности по производству, переработке, сбыту сельскохозяйственной продукции, а также иной не запрещенной законодательством деятельности. Руководство хозяйством осуществляет Правление сельскохозяйственного кооператива во главе с председателем (Турченик Викентий Михайлович).
Производственная линия компании — молочная и мясная с развитым сельскохозяйственным производством.
Юридический адрес: 231737 д. Лойки, Гродненская область, Гродненский район.
Кооператив является юридическим лицом, имеет текущие счета, валютные и другие счета в банковских учреждениях, независимый баланс и печать со своим наименованием. В своей деятельности кооператив руководствуется настоящим Уставом и действующим законодательством. Активы кооператива состоят из основных средств и оборотных средств, а также акций, ценных бумаг и приравненных к ним ценных бумаг. Уставный фонд кооператива составляет 1000 млн. рублей.
Для проведения работ землеотвод не требуется. Для ведения этого бизнеса не требуются лицензии или другие разрешения от государственных органов. Слабым местом сельскохозяйственного производства является, прежде всего, изменчивость погодных условий, которые во многом определяют результаты деятельности хозяйств и их финансовое состояние. Еще одно слабое место — сезонность производства и сбыта продукции. Продукция продается по закупочным ценам, установленным государством.
Было принято решение о присоединении с 1.03.2007 г. РУСПП «Гродненская птицефабрика» к СПК «Заречный — Агро». В результате присоединения площадь пашни составила 5467 га.
СПК «Заречный-Агро» — многопрофильное сельскохозяйственное предприятие, занимающееся молочным и мясным скотоводством, выращиванием зерновых культур, сахарной свеклой, производством кормов.
В СПК «Заречный-Агро» работает 342 человека, в том числе в сельхозпроизводстве — 321 человек.
Производственную деятельность кооператив осуществляет через имеющиеся подразделения:
- 4 производственных участка;
- 3 фермы по выращиванию и откорму крупного рогатого скота (фермы Заречанка, Белые Болота (старая), Затишье) и 4 молочно-товарных ферм (фермы Лойки, Келбаски, Белые Болота (новая), Осташа).
Производственно-финансовая деятельность СПК «Заречный — Агро».
Таблица 1. Производственно-финансовая деятельность хозяйства.
|
№ п/п |
Показатели | Единица измерения | 2005 | 2006 | 2007 |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. | Площадь с/х угодий | га | 4047 | 4037 | 6839 |
| В т. ч. пашни | га | 3143 | 3133 | 5467 | |
| 2. | Балл с/х угодий | балл | 29,8 | 29,8 | 29,8 |
| Пашни | балл | 32 | 32 | 32 | |
| 3. | Валовой сбор с/х культур | ||||
| Зерновые и зернобобовые в весе после доработки | тонн | 9035 | 6237 | 9536 | |
| Сахарная свекла | тонн | 7687 | 6755 | 6263 | |
| Картофель | тонн | 490 | 247 | 279 | |
| Овощи | тонн | 32 | 80 | 80 | |
| Рапс | тонн | 199 | 217 | 286 | |
| 4. | Урожайность основных с/х культур | ||||
| Зерновые и зернобобовые в весе после доработки | ц/га | 57,9 | 42,1 | 46,4 | |
| Сахарная свекла | ц/га | 512,5 | 450,3 | 463,9 | |
| Картофель | ц/га | 326,7 | 164,7 | 186 | |
| Овощи | ц/га | 320 | 267 | 267 | |
| Рапс | ц/га | 28,4 | 24,1 | 19,7 | |
| 5. | Среднегодовое поголовье КРС | ||||
| Коров | голов | 618 | 618 | 837 | |
| Животных на выращивании и откорме | голов | 2093 | 2231 | 2551 | |
| 6. | Продуктивность скота | ||||
| Удой от коровы | кг | 5020 | 5201 | 5125 | |
| Среднесуточный привес КРС | грамм | 593 | 609 | 620 | |
| 7. | Валовое производство продукции животноводства | ||||
| Мясо КРС | тонн | 472 | 517 | 607 | |
| Молоко | тонн | 3103 | 3214 | 4290 | |
| 8. | Производство продукции животноводст- ва в расчете на 100га с/х угодий | ||||
| Мясо | ц | 116,6 | 128,1 | 88,8 | |
| Молоко | ц | 766,7 | 796,1 | 627,3 | |
| 9. | Валовая продукция сельского хозяйства в сопоставимых ценах – всего | млн. руб | 4914 | 4891 | 7198 |
| В т. ч. растениеводство | млн. руб | 3132 | 2761 | 4228 | |
| животноводство | млн. руб | 1782 | 2130 | 2970 | |
| 10. | Реализация основных видов продукции: | ||||
| Зерно | тонн | 5967 | 5659 | 5251 | |
| Рапс | тонн | 199 | 217 | 286 | |
| Сахарная свекла | тонн | 7687 | 6755 | 6263 | |
| Овощи | тонн | 21 | 55 | 15 | |
| Картофель | тонн | 307 | 153 | 132 | |
| Молоко | тонн | 2917 | 2704 | 3566 | |
| Мясо | тонн | 393 | 377 | 623 | |
| Мед | ц | 2 | 1 | 1 | |
| 11. | Выручка от реализации товаров, продукции, работ и услуг | млн. руб | 4867 | 4737 | 6911 |
| 12. | Чистая прибыль | млн. руб | 1038 | 530 | 767 |
| 13. | Рентабельность по хозяйству | % | 28,6 | 12,3 | 11,2 |
| 14. | Среднегодовая численность работников | чел | 280 | 280 | 338 |
Общая земельная площадь СПК «Заречный-Агро» на 1.01.2008 г. составляла 8774 га, в том числе сельскохозяйственных угодий — 6839 га с баллом 29,8, из них пашни — 5467 га с баллом 32,0, луговых угодий — 1372 га, в том числе улучшенных — 645 га.
Стоимость валовой продукции в сопоставимых ценах за 2007 год составила 7198 млн. руб. От реализации сельскохозяйственной продукции выручено 6911 млн. руб.
2.2 Экономическая характеристика объекта исследования
Сельскохозяйственный сектор важен и социально значим, поскольку он производит продукты питания и сырье для многих отраслей.
На техническом вооружении кооператива имеется 70 тракторов, 11 зерноуборочных комбайнов (КЗС-I0К, КЗР-I0 — 3, Лида-1300 — 4, Лексион, Джон-Дир), 2 кормоуборочных комплекса (КСК-I00А, Ягуар) и 3 свеклоуборочных комбайна (Кляйн и самоходные косилки).
В СПК «Заречный — Агро» применяются передовые технологии земледелия.
Что касается растениеводства, то среди зерновых культур большая часть площадей отведена тритикале, пшенице, ячменю. За последние годы значительно увеличены посевы рапса. Это связано как с потребностью в кормах, так и с тем, что это самые урожайные культуры в условиях хозяйства.
Специалисты и рабочие цеха по выращиванию растений постоянно работают над повышением культуры земледелия. На l га сельхозугодий планируется в 2008 году внести 2,6 ц минеральных удобрений в действующем веществе, на 1 га пашни — 3,3 ц. Осуществляется прокалка кислых почв, внедряются перспективные сорта сельскохозяйственных культур. Данные мероприятия способствуют получению стабильных урожаев. По итогам работы за 2007 год валовой сбор зерновых культур составил 10307 тонн при урожайности 50,1 ц/га, сахарной свеклы — 6263 тонн, урожайность 463,9 ц/га, картофеля — 279 тонн, урожайность 186 ц/га, кукурузы на силос и зеленый корм — 14979 тонн при урожайности 333 ц/га.
Из экономической оценки сельскохозяйственных культур видно, что наиболее продуктивными кормовыми культурами по урожайности являются кормовые корнеплоды, кукуруза на силос, многолетние травы на сено, а также овес, ячмень, рожь, пшеница.
В общественном животноводстве хозяйства на 1.01.2008 года насчитывалось 3444 голов крупного рогатого скота, в том числе 900 коров, 105 голов молодняка рабочих лошадей на выращивании. Плотность крупного рогатого скота на 100 га сельхозугодий составляет 50,4 голов, из них 13,2 коров.
Удой на 1 корову за 2007 год составил 5125 кг, план на 2008 год — 5280 кг; среднесуточный привес КРС — 620 грамм, план — 650 грамм.
Крупный рогатый скот СПК «Заречный — Агро» содержится в типовых коровниках. Организована работа на ферме односменная двух цикличная. Кормление животных двухразовое. Обычно суточный объем кормов делится на две части.
Основная часть рациона распределяется в настоящее время по кормушкам тракторными раздатчиками «Хозяин». Поят животных из автопоилок ПА -1, одна поилка на двоих животных.
Содержание животных в зимний период — стойловое, в летний стойлово-пастбищное. В зимний период в хозяйстве организованы длительные прогулки коров с целью укрепления здоровья, повышения продуктивности и воспроизводительной способности. Интенсивное ведение скотоводства возможно только при наличии в хозяйстве прочной кормовой базы, которая способна обеспечить животных необходимым количеством полноценных кормов. Рациональное полноценное кормление способствует увеличению продуктивности скота и повышению качества продукции. В скотоводстве применяют разнообразные виды кормов, отличающиеся как вкусовыми, так и физическими свойствами, химическим составом, содержанием аминокислот, витаминов.
Хозяйство имеет возможность обеспечивать кормами все поголовье содержащихся животных.
В 2008 году необходимо инвестировать в основной капитал 3051 млн. рублей. Основными направлениями инвестиций являются: приобретение техники, реконструкция молочно-товарной фермы в д.Осташа, а также строительство трех одноквартирных жилых домов в д. Васарабы и двух — в д. Лойки. Реконструкция молочно-товарной фермы д.Осташа СПК «Заречный — Агро» Гродненского района обеспечит применение интенсивных технологий производства продукции при одновременном снижении экологической нагрузки на окружающую среду, а также уменьшение затрат в расчете на единицу продукции и высокий уровень конкурентоспособности.
Основными каналами реализации продукции СПК «Заречный — Агро» являются:
- реализация государству (ОАО «Гродненский гормолзавод», ОАО «Гродненский мясокомбинат», Скидельский сахарный завод);
- реализация потребкооперации (предприятия общественного питания, комбинат кооперативной промышленности);
- реализация населению;
- реализация прочим предприятиям.
2.3 Делопроизводство в системе управления хозяйством
В хозяйстве практически вся входящая и исходящая информация документируется. Главный экономист хозяйства имеет отдельный кабинет, в котором находятся огромные стеллажи для учета и хранения входящей и исходящей документации (различного рода договора, справки, постановления, должностные годовые отчеты и т.д.) (см. приложение 1).
Специалист по кадрам оформляет и документирует личные дела каждого работника хозяйства. Ведет учет руководителей хозяйства, специалистов и работников (постоянных и сезонных).
Перечень должности руководителей, специалистов, работающих в СПК «Заречный — Агро»:
Председатель СПК
Зам. председателя по идеологической работе
Старший диспетчер
Диспетчер
Инженер по охране труда
Специалист по кадрам
Гл. экономист
Гл. бухгалтер
Зам. гл. бухгалтера
Кассир-бухгалтер
Бухгалтер
Архивист
Зам. председателя по животноводству, гл. зоотехник
Гл. ветврач
Гл. энергетик
Зоотехник-селекционер
Бригадир производственной бригады в животноводстве
Фельдшер
Пчеловод
Лаборант
Кладовщик
Зам. председателя по растениеводству, гл. агроном
Агроном по защите растений
Начальник с/х участка
Агроном
Агроном по семеноводству
Зав. склада
Зав. столовой
Зам. председателя по механизации, гл. инженер
Зам.гл. инженера по автотранспорту
Ведущий инженер по ЭМТП
Агент по снабжению
Зав. мастерскими
Инженер ЖКХ
Прораб
Мастер
3. Анализ делопроизводства СПК «Заречный-Агро»
3.1 Номенклатура дел
Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия составляется номенклатура дел.
Номенклатура — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел хозяйства разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование хозяйства; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: «Общая переписка», «Разные документы» и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
- название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.);
- название предприятия или его структурного подразделения;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на количество копий документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру с индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
3.2 Формирование дел
При формировании документов в дела используются признаки заведения дел:
- по номинальному признаку;
- по предметно-вопросному признаку;
- по корреспондентскому признаку и т.д.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например, «Документы по вопросам повышения качества продукции»).
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, «Переписка с предприятиями Гродненской области по вопросам поставки сельскохозяйственной продукции»).
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, «Квартальные отчеты об основной деятельности хозяйства и квартальных вложениях»).
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо учитывать требования:
- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
- подлинники отделять от копий;
- годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных;
- утвержденные документы — от их проектов;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии — заверительную подпись, отметку «В дело».
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.
Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Лицевые счета сотрудников хозяйства по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности хозяйства, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
3.3 Подготовка документов к хранению
Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
Для ведения архива выделена штатная должность «архивист». В задачи архива входят:
- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. Экспертная комиссия является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».
При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:
1. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.
2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.
Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.
К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся, прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний и т.д.)
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:
- дела по личному составу;
- дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу).
Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.
4. Пути совершенствования делопроизводства в анализируемом хозяйстве
Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в данном хозяйстве.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных целей хозяйства.
Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.
Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:
- для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов;
— для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).
Заключение
СПК «Заречный-Агро» — многопрофильное сельскохозяйственное предприятие, занимающееся молочным и мясным скотоводством, выращиванием зерновых культур, сахарной свеклой, производством кормов.
Для совершенствования делопроизводства в системе управления данного хозяйства необходимо четко разграничивать обязанности каждого специалиста по ведению документации.
От организации работы с документами зависит качество работы аппарата управления, организация и культура труда управленцев. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того, насколько профессионально ведется документация.
В исследуемом хозяйстве работе с документами отводится значительное количество времени, для того, чтобы весь документооборот занимал минимальное количество времени с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Необходимо руководителю разрабатывать текущие планы руководства и управления, где необходимо отражать текущие и длительные мероприятия развития организации: совершенствование стиля и методов работы, анализ собственных ошибок, организация труда коллектива, что в данном хозяйстве делается не всегда.
По данным планам служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/deloproizvodstvo-v-upravlenii-personalom/
Андреева В.И. Делопроизводство. — М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.
Алексеев В.В., Агаев Б.В., Сагдеев М.А. Агропромышленный менеджмент.- Учеб. пособие.- М.: Издательско- Консалтинговое Предприятие «ДеКА», 2003.
Гончаров В.И. Менеджмент: Учебник.- Мн.: «Мисанта», 2003.
Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник 3-е изд. М.: «Юнити», 2003.
Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999.
Документы и делопроизводство: справочное пособие. М.: Экономика, 1997.
Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. 7-е изд., стереотип.- Мн.: ТетраСистемс, 2003.
Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебник.- Мн.: БГЭУ, 1996 (2003).
Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. Менеджмент в АПК.- Учебник.- М.: Колос, 2000.
Пиличев Н.А. Управление агропромышленным производством.- М.: Колос, 2000.
Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.
Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие — 2 изд. — М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
Справочник по делопроизводству. / Под ред. Павлова К.С. Практическое пособие. — 2-е изд. — М.: Приор, 1999.
