Документ сегодня считается одним из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин «документационное обеспечение управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ.
Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации — уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. Организации могут разрабатывать специальные правовые акты для таких сфер деятельности, которые играют ведущую или вполне самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве — положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях — положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.
Однако основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения (в том числе кадровая служба) и работники организации, является инструкция по делопроизводству. Этим обуславливается актуальность выбранной темы.
Цель курсовой работы — разобрать инструкции по работе в офисе. Для достижения этой цели ставятся следующие задачи:
1) определить сущность и назначение инструкции;
2) изучить этапы подготовки инструкции по делопроизводству;
3) рассмотреть организацию документооборота администрации муниципального образования «Удорский район»
4) проанализировать основные положения инструкции по делопроизводству администрации муниципального образования «Удорский район»
1. Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству
делопроизводство инструкция документооборот
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.
Организация работ по ТО рулевого управления автомобиля КамАЗ
... рулевого управления, подтверждаемые при сертификации Наименование услуги (работы) Характеристики услуги (работы), подтверждаемые при сертификации Обозначение НД, на ... рулевого управления должно соответствовать требованиям руководства по эксплуатации. Значение параметров, которые следует выработать из элементов системы гидроусилителя руля, дано в инструкции ... например, для автомобиля ГАЗ-33021 («Газель») ...
Офисная работа — одна из типичных управленческих функций, присущих любой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня бумажная работа рассматривается в первую очередь как деятельность по управлению документами.
Требования к системе документооборота в Российской Федерации установлены национальным стандартом1, с введением которого в нашей стране система документооборота считается элементом системы менеджмента качества. Этот стандарт требует от любой организации сформулировать и задокументировать принципы политики управления записями. Инструкция по ведению документации может помочь создать рациональную систему управления документами. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.).
В небольших организациях создание сервиса невыгодно, поэтому обычно всю работу с документами, как административными, так и личными, поручают секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров.
1.1 Сущность и назначение инструкции по делопроизводству
Организации (особенно государственные) в соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов обязаны иметь инструкцию по делопроизводству (далее Инструкция).
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).
Инструкции по офисной работе устанавливают правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. На практике образование закрепляет систему офисной работы, сложившуюся в конкретной организации. Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Типовая и Типовая инструкция, а также действующие нормативные и методические документы межотраслевой деятельности в делопроизводстве.
В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регулирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ 1 гласит, что любая организация должна определить и задокументировать принципы политики управления документами. Целью этой политики должно быть создание и поддержка системы управления записями, которая является аутентичной, надежной и пригодной для использования и способной поддерживать бизнес в течение необходимого периода времени. Любая организация может выполнить эту задачу по служебной инструкции.
Процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе
... которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли ...
Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от образования, в том числе положения о работе с документами в нормативных актах. На наш взгляд, при всей близости рассматриваемых тем «Образование» и «Регламент» преследуют разные цели, и их объединение в конечном итоге представляется неуместным.
Обучение разрабатывает и утверждает тот, кто отвечает за делопроизводство в организации. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Фактически, обычно развитие образования осуществляется канцелярской службой или специалистом, отвечающим за канцелярскую работу. Однако есть случаи, когда образование разрабатывается юридической службой или подразделением, занимающимся настройкой автоматизированной системы офисной работы. В любой ситуации делопроизводители должны принимать активное участие в подготовке важнейшего нормативного акта для своей работы. При этом вовсе не обязательно, чтобы Инструкцию разрабатывал персонал самой организации. Для этой работы возможно привлечение специализированных научно-исследовательских центров по договору.
1.2 Структура подготовки инструкции
Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Штамп одобрения находится в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова одобрено, наименования разрешительного документа в инструментальном футляре, его даты и номера.
Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.
Первый из них — подготовительный: определяется круг разработчиков, сформулированы цели, определены сроки и порядок работы, собраны необходимые исходные данные.
Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его доработкой, утверждением и утверждением.
Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесение необходимых изменений в Инструкцию. Кроме того, в обязанности специалистов в области делопроизводства входит постоянный контроль соответствия организации требованиям Образования, методическая работа по уточнению его положений. важно, чтобы организация выпустила соответствующие распорядительные документы, регулирующие выполнение этих работ.
На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная).
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного акта.
Примерные инструкции, разрабатываемые, как правило, для организаций определенной отрасли (системы), не следует путать с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях. Типовые инструкции по делопроизводству составляются для однородных организаций с точки зрения характера их деятельности и структуры и используются ими в качестве обязательного нормативного акта. Как правило, при наличии стандартного образования индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются.
Организация делопроизводства в организации
... сложных при создании и организации службы делопроизводства. Существующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. Регламент выбранной формы работы с документами указан в инструкции по организации делопроизводства. Типичные организационные структуры службы ...
Если такое образование предусматривает на своей основе разработку индивидуальных инструкций по делопроизводству в отраслевых организациях, то оно приблизительное. Если такое образование предполагается использовать непосредственно организациями на практике, то его можно назвать типовым.
Подготовке проекта Инструкции предшествуют:
- изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;
- анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;
- выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;
- анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;
- изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях.
Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные требования оформляются в виде параграфов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков. Пункты можно разделить на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другой иллюстративный материал обычно оформляются в виде приложений, к которым должны быть привязаны соответствующие параграфы Инструкций.
Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств).
Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др. В случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, Инструкция включает раздел «Оформление документов, отправляемых за границу».
К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:
- Общие положения;
- Подготовка и оформление документов;
- Организация документооборота и исполнения документов;
- Контроль исполнения документов;
- Формирование дел и хранение документов.
Следует отметить, что эти разделы лишь схематично представляют структуру Инструкции. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге разделение на разделы и подразделы носит довольно формальный характер. важно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.
Инструкции по делопроизводству, как и другие уже рассмотренные виды организационных документов — должность и должностная инструкция, начинаются с раздела «Общие положения». Следует указать, что образование устанавливает единую систему делопроизводства и является обязательным для всех сотрудников учреждения, компании. Отдельный пункт посвящен перечислению нормативных документов, на основании которых он был составлен. В этом разделе также указывается, на кого возложено управление делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.
«Роль и значение аттестации персонала в организации кадровой ...
... быстро переводится на менее ответственную работу или увольняется. 2. Внедрение системы аттестации персонала в организации 2.1. Подготовка и проведение аттестации После того как определена цель проведения аттестации и выбран метод, стоит просчитать, во ...
Разделы обработки документов написаны с учетом технологии, принятой в данной организации: традиционной или компьютеризированной. Все этапы обработки документов присутствуют как с традиционной, так и с автоматизированной технологией, но они различаются по характеру выполняемых операций.
Например: раздел «Информационно-справочная работа» в автоматизированной системе может выглядеть так:
1.1 В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной работы по документам организации.
1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.
1.4 При поиске документов может указываться:
- Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов)
- Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних — подписания документа);
- Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- Организация (корреспондент/адресат);
- Содержание (тема).
1.5 При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его номер;
1.6При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска отображаются и распечатываются в табличной форме.
Инструкции приведены в приложениях, и чем их больше, тем понятнее инструкции. Это обычно:
- образцы оформления наиболее распространённых видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);
- формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и др.);
- списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать и т.д.).
Утверждаются инструкции по делопроизводству, а также Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ. Чаще всего они утверждаются приказом руководителя организации, в котором указывается, с какой даты они действуют, и перечисляются действия, которые секретарская служба должна выполнить для их реализации. Например:
1 Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
2 Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.
3 Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии с требованиями1
4 Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением и т.д.
Образование должно быть в каждом структурном подразделении, и каждый сотрудник организации должен знать об этом под расписку.
Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых все функции службы делопроизводства распределены между конкретными исполнителями, и инструкция по делопроизводству являются основными документами, определяющими организацию делопроизводства в учреждении.
«Организация работы с документами в
... в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения ... организации". Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве медицинских учреждений, являются: примерная инструкция по делопроизводству в медицинских организациях5, ...
Структура текста инструкций по делопроизводству не регламентируется нормативными и методическими документами межотраслевого действия. Инструкция обычно включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают:
- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
- ответственность за ее несоблюдение;
- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
- нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:
- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
- общие правила подготовки и оформления документов;
- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
- порядок изготовления и размножения документов;
- правила оформления и заверения копий и приложений;
- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
- порядок работы исполнителей с документами.
Содержание этого раздела можно значительно расширить, включив в него правила подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.
Раздел «Документооборот» включает:
- порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
- правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
- основные инстанции движения документов;
- порядок подготовки и отправки исходящих документов;
- порядок учета объема документооборота.
В разделе «Регистрация документов» устанавливается:
- порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
- сроки, формы и методы регистрации;
- правила индексации документов.
Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:
- принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
- включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
- порядок систематизации и классификации справочной информации;
- технологию информационно-поисковой работы.
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
- категории документов, подлежащих обязательному контролю;
- порядок их постановки на контроль;
- технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
- обязанности исполнителей;
- типовые сроки исполнения;
- порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
- порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:
Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска ...
... определить правовое регулирование деятельности документирования деятельности суда; проанализировать порядок оформления управленческой, судебной и кадровой документации; рассмотреть технологию работы с документами; проследить организацию работы с обращениями граждан; разработать положение о кадровой ...
- правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
- устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
- правила формирования в дела отдельных категорий документов;
- порядок разработки и использования номенклатуры дел;
- порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
- порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
- правила подготовки дел к хранению;
- требования к описанию и оформлению дел;
- порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может быть изменен и интегрирован в соответствии с условиями работы и принятой технологией. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
Канцелярские инструкции обычно дополняются приложениями, которые должны содержать не более справочного и иллюстративного материала, систематизированного по порядку разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
2. Анализ инструкции по делопроизводству «Удорский район»
Предлагаем Вашему вниманию обучение по делопроизводству в МОУ «Удорский район». Она состоит из 8 разделов.
1 раздел называется «Общие положения» определяет общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации муниципального образования «Удорский район». Ответственность за ее несоблюдение. Также идет речь о передаче документов в служебное пользование, их копий сотрудникам других организаций.
2 раздел «Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции» устанавливает порядок приема, обработки и распределения поступающей корреспонденции. Когда и кем осуществляется прием, первичная обработка, регистрация и рассылка входящей корреспонденции.
3 раздел «Организация работы с документами в подразделениях». Все документы, рассмотренные главой администрации района, его заместителями, руководителями администрации, отправляются на исполнение в отделы. Кто организует оформление поступивших документов, а также рассмотрение. В разделе указываются еще и подразделы:
ѕ «Основные требования». При составлении и оформлении документов сотрудники аппарата администрации должны руководствоваться следующими основными требованиями.
ѕ «Удостоверение документа». Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
ѕ «Приложение к документам». В документе информативного и справочного характера, в котором есть вопросы, названные в тексте, после текста ставится отметка, которая включает информацию о количестве листов заявки и количестве прилагаемых копий.
В отделе земельных отношений управления по имуществу администрации ...
... отделе земельного кадастра. По результатам защиты отчета студент получает дифференцированную оценку. Место работы, сроки и продолжительность работы. Место прохождения производственной практики - отдел земельных отношений управления по имуществу администрации Чусовского муниципального района Пермского края, ...
4 раздел «Подготовка и оформление постановлений и распоряжений». Подготовка и исполнение постановлений и распоряжений главы Администрации происходит в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Также в него входят подразделы, как
«Основные требования к составлению и оформлению постановлений, распоряжений главы Администрации»;
«Согласование постановлений, распоряжений главы Администрации»
5 раздел «Контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений и других документов главы Администрации». Осуществляется руководителем Управления делами и службами в соответствии со своими обязанностями и функциями.
6 раздел «Рассмотрение писем и организация приема граждан». Проводится в соответствии с законодательством РФ и нормативными документами по делопроизводству.
7 раздел «Машинописные и копировально-множительные работы». В них также есть подразделы:
1.«Машинописные работы»;
2.«Копировально-множительные работы».
8 раздел «Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов».
2.1 Организация документооборота на «Удорский район»
В компании действует централизованная система управления офисом. В связи с отсутствием необходимости создания службы документального сопровождения менеджмента приказом генерального директора был назначен секретарь по делопроизводству.
Документарный поток в администрации формируется в результате организованного «слияния» трех независимых информационных потоков, по которым движутся внутренние документы, входящие и исходящие документы.
Внешний документопоток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний — перемещение документов внутри организации.
Внутренним документам отнесем документы, разрабатываемые должностными лицами предприятия, исходя из задач и потребностей организации. Общая организации работы с внутренними документам Администрации МО «Удорский район»:
1) получение указания на разработку документа, его уточнение;
2) разработка проекта документа;
3) согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
4) корректировка документа по результатам согласования и его оформление;
5) проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение;
6) тиражирование и регистрация документа;
7) доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен;
8) исполнение и контроль исполнения документа;
9) прием исполненного документа, снятие с контроля;
10) помещение исполненного документа в дело, последующая работы с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение, списание;
- Входящие документы — это документы, поступающие в организацию извне. Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:
1) сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия;
2) первичная обработка (распаковка, счет, сортировка);
3) регистрация;
4) подготовка на доклад;
5) рассмотрение, оформление резолюций;
6) регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения;
Отчет о практике юриста администрации района
... организации и ведения делопроизводства, прохождения и исполнения документов администрации муниципального образования и вышестоящих органов; соблюдением установленного порядка исполнения постановлений и распоряжений главы муниципального образования Ленинградский район. Обобщение и ...
7) отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих
должностных лиц, включая кадровую службу предприятия);
8) исполнение и контроль исполнения документа;
9) прием исполненного документа, снятие с контроля;
10) помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
Исходящие документы — это документы, разработанные внутри организации. Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:
1) получение указания на разработку документа, его уяснение;
2) разработка проекта документа;
3) согласование содержания проекта документа с заинтересованными
должностными лицами;
4) корректировка документа по результатам согласования и его оформление;
5) проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение;
6) тиражирование и регистрация документа;
7) упаковка и отправка документа;
8) помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
2.2 Основные положения инструкции по делопроизводству в Администрации МО «Удорский район»
Работа с документами в Администрации МО «Удорский район»
регулируется нормативно-методическими документами, Уставом предприятия, приказами директора Администрации МО «Удорский район».
В Инструкцию по делопроизводству в Администрации МО «Удорский район» включены следующие разделы:
1) общие положения (в разделе указываются документы, на основании которых разработана инструкция по делопроизводству, а также виды документов и делопроизводственные операции, на которые распространяются требования инструкции, права и обязанности ответственных за делопроизводство в организации);
2) прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции;
3) организация работы с документами в подразделениях;
4) подготовка и оформление постановлений и распоряжений;
5) контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений и других документов главы Администрации;
6) рассмотрение писем и организация приема граждан;
7) машинописные и копировально-множительные работы;
8) формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов;
- Основные положения Инструкции по делопроизводству в Администрации МО «Удорский район» распространяются на организационно-распорядительную документацию.
Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
Работники структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).
Составитель документа несет ответственность за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки.
Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закреплено в Уставе Администрации МО «Удорский район» должностных инструкциях.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: наименование организации-автора, код организации автора-документа, название вида документа, код формы документа, заголовок к тексту, текст, дата, индекс, визы, подпись.
Документы должны оформляться на бланках, соответствующих стандарту.
Заключение
В результате написании курсовой по теме «Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) на примере инструкции по делопроизводству в администрации МО «Удорский район» были проанализированы основные положения инструкции, рассмотрена организация документооборота администрации МО «Удорский район». Изучены этапы подготовки инструкции по делопроизводству и определены сущность и назначение инструкции.
Список используемых источников и литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/diplom-instruktsiya-po-deloproizvodstvu/
1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. ГОСТ 51141-98: «Документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».
4. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот,2006.
5. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления,2006.
6. Энциклопедия секретаря / В.И.Андреева, Т.А.Быкова, ЛМ.Вялова и др. — М.: МЦФЭР, 204. — 688 с. — (приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).
