Основным направлением управления реструктуризацией и ее радикальным совершенствованием, адаптацией к современным условиям стало массовое использование новейших информационных и телекоммуникационных технологий, формирование на их основе высокоэффективных информационных и управленческих технологий. Средства и методы прикладных вычислений используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на информационных технологиях, требуют радикальных изменений в организационных структурах управления, его регламенте, человеческих ресурсах, системе документации, регистрации и передачи информации. Особое значение имеет внедрение управления информацией, что значительно расширяет возможности компаний по использованию информационных ресурсов.
В современных условиях эффективное управление является ценным активом организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Самый очевидный способ повысить эффективность рабочего процесса — автоматизировать его. Но то, что на самом деле, скажем так, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не так очевидно для такой элегантной сферы, как менеджмент. Сложности, возникающие при решении проблемы автоматизированного сопровождения управленческой работы, связаны с ее спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и разнообразием, наличием большого количества форм и видов, многосторонней связью с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть не поддается никакой формализации. Поэтому автоматизация управленческих задач изначально была связана только с автоматизацией некоторых рутинных вспомогательных операций. Но стремительное развитие информационных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привели к изменению подходов к автоматизации управления производством.
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики компании необходима соответствующая система информационного обеспечения, объективно отражающая текущую экономическую ситуацию. Тема, которую я выбрал, сегодня самая актуальная, поскольку хорошая информационная поддержка — это не только гарантия успеха и конкурентоспособности компании, но иногда и средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
Коммуникации в управлении (на примере китайской компании)
... в управлении; 2. исследовать методы совершенствования коммуникации; 3. изучить коммуникации в современном предприятии. Объектом исследования выпускной магистерской квалификационной работы является предприятие и организация в современном обществе. Объект исследования - коммуникационные связи между менеджментом компании ...
Управленческое информационное обеспечение — это связь информации с системами управления бизнесом и процессом управления в целом. Его можно рассматривать не только как единое целое, охватывающее все функции управления, но и для отдельных функциональных управленческих работ, например, прогнозирования и планирования, учета и анализа.
Объект работы — современное информационное обеспечение.
Предмет работы — менеджмент.
Цель работы — информационное обеспечение менеджмента.
Задачи:
1) раскрыть роль информации в современном менеджменте;
2)изучить информатизацию управленческой деятельности;
)рассмотреть практическое применение управленческих информационных систем на торговом предприятии.
В данной работе использованы работы, которые выполнили следующие авторы: Абрамов С.А., Благодатских В.А., Болотов Э., Вершинин О.Е., Лукашевич В.В., Мишенин А.И. и др.
1.Роль информации в современном менеджменте
Намеченный переход к рыночной экономике в России требует новых подходов к управлению: появляются критерии экономической и рыночной эффективности, возрастает потребность в гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды вынуждают современные компании трансформироваться во все более сложные системы, требующие новых методов для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса: улучшить качество производимых товаров и услуг, увеличить производство, занять стабильную позицию на рынке и выиграть конкуренцию. Требования к корпоративной информационной системе не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а ее программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест — должностным обязанностям сотрудников.
Информация нужна всем: структурам управления, бизнес-группам, общественным организациям, всем, кто работает. нельзя полагаться только на интуицию, свою жизнь и свой практический опыт, необходимо получать и усваивать постоянно расширяющуюся информацию, которая помогает решать возникающие проблемы. Информация сегодня выступает как один из основных ресурсов, ценность которого не меньше стоимости материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последнего во многом зависит от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые могут быть исчерпаны, информационный потенциал может многократно использоваться как командами, так и отдельными сотрудниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается [7, C.16].
Самым важным фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является лучший менеджмент. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
УПРАВЛЕНИЕ РАБОТАМИ ПО ПРОЕКТУ
... затрат (накладных расходов). Последние связаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают в себя административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекламу, ... элементы управления проектами являются взаимозависимыми — изменения в одном приводят к изменениям в других (рис. 1.4.Методы управления содержанием работ Под содержанием работ понимают описание работ, ...
Различные информационные и технические новшества следует воспринимать как средство снижения и удешевления аппарата управления. Например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет привело, в свою очередь, к совершенствованию системы информационной поддержки управления бизнесом. В конечном итоге роль информации в организационном управлении компанией постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением последних технологических и технологических достижений, результатов научных исследований. Научно-техническая революция сделала информацию важнейшим фактором производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства 7, C.19].
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
) Возможная экономия расходов за счёт снижения
—фонда заработной платы
—коммунальных услуг
стоимости программного обеспечения
расходов на почту
расходов на оформление договоров
расходов на перераспределение сырья
) Устранение возможных расходов в будущем
—избежание будущего роста численности персонала
—уменьшение требований к обработке данных
снижение стоимости обслуживания
) Возможные нематериальные выгоды
—улучшение качества информации
—повышение производительности
улучшение и ускорение обслуживания
новые производственные мощности
более уверенные решения
улучшение контроля
уменьшение просроченных платежей
полное использование программного обеспечения [16, C.114].
Понятие информации сейчас довольно обширно и широко. Сам термин информация происходит от латинского слова информация: объяснение, информация, представление.
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а значит, при передаче информации возникают задержки и искажения. Кроме того, информация может быть преобразована в зависимости от получателя. Так, например, при передаче информации вверх от подчиненных к руководителю она обобщается, а при переходе от начальника к подчиненным, наоборот, материализуется. Главное в этом процессе — максимальная скорость передачи информации с минимально допустимыми искажениями. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации [16, C.117].
Проблемы муниципального управления
... успешно реализуется на практике. Организация эффективного муниципального управления подразумевает выполнение множества ... муниципального образования. Кроме того, показателем качества управления является размер бюджетных расходов на выполнение определенных функций органов местного самоуправления. Решение этой проблемы требует разработки федеральных методов оптимизации затрат муниципального управления, ...
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причем направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).
Источником информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы за последний квартал или указание начальника.
Руководство в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, архивируемую и распространяемую с использованием современных научных методов и технических средств. Теперь это объективная необходимость, обусловленная, в частности, потребностями рынка в адекватном реагировании на проблемы, возникающие в динамично развивающейся среде. необходимо не только иметь своевременную и точную информацию, но и уметь ее понимать, делать необходимые выводы и эффективно внедрять их в управленческие решения. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса [16, C.123].
Информацию можно интерпретировать как набор информации, сообщений, материалов, данных, которые определяют степень потенциального знания менеджером процессов или явлений в их взаимосвязи.
Суть информации — это только те данные, которые снижают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности [1, C.45].
Компьютеризация управления в современных условиях в основном основана на использовании информационных технологий. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:
—формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
—организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
Система государственного управления в современных монархиях
... руководства хозяйственными, социально-культурными делами . Государственное управление имеет специфические признаки : В современном мире существует три типа системы государственного управления : монократическое , которое имеет высокоцентрированный ... “ свои возможности . 2 Глава 2. Государственное управление в современных монархиях ( в Японии и Великобритании ) ; сравнительная характеристика систем ...
внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий [1, C.47].
Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования технологии электронной обработки позволяет многократно повысить уровень контроля.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:
—значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;
—обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;
в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями [1, C.51].
Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:
—ЭВМ крупногабаритные и персональные;
—микропроцессоры;
средства телекоммуникаций;
средства автоматизированной обработки текстовой информации.
Компьютеры используются в основном для обработки данных и решения вычислительных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин «вычислительная техника» перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера [1, C.67].
Современные компьютеры способны одновременно обрабатывать текст, цифровую информацию и графику. В начале 1980-х в крупных промышленных компаниях объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутренней информации компании, остальное составляла текстовая информация. Обработка текстовой информации проводилась с использованием технических средств, основанных на использовании встроенного микрокомпьютера. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:
—разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
—контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
Статистические функции в Excel. Электронная таблица как база ...
... cos, exp, ln, abs, atan, sqrt и др., а также функции для работы с матрицами; статистические – СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СУММ и др.; логические; финансовые; для работы ... создайте список пользователей с названиями городов. 1.2. Введите данные для решения задачи 1, как показано на рис. 1. Далее введите данные самостоятельно еще для трех городов Числа в ...
расчета заработной платы;
контроля за поступлением заказов;
анализа данных о сбыте продукции;
регистрации поступления платежей;
ведения учета и отчетности [1, C.70].
Важную роль играет использование компьютеров в системе управления производством. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).
В современных условиях освоено использование компьютеров для автоматического набора текста с голоса без использования машинистки. Такие ЭВМ позволяют на 60 — 70% сократить затраты на ввод информации.
Развитие телекоммуникационных систем позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единой внутренней информационной системе.
Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации [15, C.76].
Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.
С годами в организации накапливается много информации, и быстрый поиск становится возможным благодаря эффективному размещению и хранению этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разработан и уточнен и охватывает те показатели, которые необходимы для тщательного и всестороннего экономического анализа результатов и перспектив деятельности предприятия. Обычно при формировании базы данных решается также проблема системы хранения и обновления данных, а также разумного соединения данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сравнений оценок, хранящихся в базе данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих — основных пользователей базой данных [15, C.87].
Многие компании создали базы данных, в которых хранится информация о персонале сотрудников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по множеству критериев. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации [15, C.91].
Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.
Система органов государственного управления в РФ
... в установленном им порядке. В своей совокупности государственные органы образуют единую систему. В нее входят органы государственного управления РФ и органы государственного управления ее субъектов [1]. Единство системы государственных органов Российской Федерации проявляется в разграничении предметов ...
Значительное развитие в современных условиях получило создание программных комплексов. Малые профильные предприятия также начали разрабатывать программы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых компанией, другие — на разработку прикладного программного обеспечения для различных типов персональных компьютеров. Специалисты государственных органов и университетов также участвуют в разработке программного обеспечения на основании конкретных заказов или контрактов.
2.Информатизация управленческой деятельности
.1 Классификация информации и области ее применения
Состав, содержание и качество доводимой до головы информации играют решающую роль в обеспечении эффективности управления. Информационный анализ не ограничивается только экономическими данными, он широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Основная роль в информационном обеспечении анализа принадлежит учету и отчетности, где более полно отражены экономические явления, процессы и их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования [6, C.65].
Статистические данные, содержащие количественную характеристику массовых явлений и процессов, используются для углубления и понимания взаимосвязей, выявления экономических моделей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
1)Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2)Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
Система управления организации
... от технической системы, а производственная система зависит от последней. Отсюда - организация характеризуется как сложная и неоднородная вероятностная система. ОСНОВНЫЕ ТИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЯМИ В современной теории менеджмента существует два типа управления организацией: бюрократический и ...
)Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
)Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
)Техническая и технологическая документация.
)Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
)Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий [6, C.71].
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например, сведения о новом конкуренте [6, C.74].
Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).
В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов [14, C.145].
Анализ социально – психологических методов управления в организации ...
... достижения целей организации. Управление - это синтез средств и методов для подготовки управленческих решений и организации их выполнения. Выбранная тема работы курса «Анализ социально-психологических методов управления в организации» вполне актуальна. Менеджмент как взаимозависимая система менеджмента ...
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
—краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
—удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений [14, C.151].
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.
Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.
Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня [5, C.67].
Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.
Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации, все они сталкиваются с общим требованием самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений.
2.2 Информационное обеспечение поддержки принятия решений в контексте развития систем управления
Большая часть информации, на основании которой ежедневно принимаются решения, получается неформальным путем. Управляющий общается с подчиненными, разговаривает с коллегами и клиентами, читает газеты и деловые периодические издания. Из этих источников он узнает много полезного, но этой информации далеко недостаточно для принятия решений по управлению делами даже маленькой организации. Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой эта информация изменяется, делает необходимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации.
Количество информации и возникающие при управлении проблемы заметно увеличиваются с ростом размеров организации. Однако даже относительно маленькая организация должна перерабатывать гораздо больший объем информации, чем это обычно, кажется. Например, если рассмотреть среднего размера сеть из 20 магазинов розничной торговли с ежегодным объемом продажи в 10 млн. долл. То такая фирма может иметь 300 служащих, работающих на основе почасовых ставок с несколькими различными уровнями заработной платы. После каждой рабочей недели администрация должна определить заработок каждого служащего, основываясь на данных об отработанном времени, количестве выписанных чеков и вычесть правильную сумму налога. Фирма может иметь дело с сотнями различных поставщиков и отрабатывать тысячи заказов в год. Текущие инвентарные ведомости могут содержать несколько сот различных видов товаров, причем количество каждого товара может постоянно изменяться и должно контролироваться. Кроме того, ежегодно с клиентами заключаются десятки тысяч сделок, в результате чего изменяется величина товарных запасов и наличных денег. Имеется кроме этого информация о внешней среде предприятия: это законы, торговые правила, правительственные документы, действия конкурентов и т.д. Таким образом, администрация даже такой относительно небольшой фирмы должна перерабатывать более миллиона единиц информации в год. Поток же информации в действительно большой организации с сотнями тысяч служащих, тысячами различных товаров и оборотными фондами в тысячи миллионов долларов уже является непостижимым [9, C.231].
Множество информации о конкретных видах деятельности организации, является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы. В большинстве случаев здесь проблем не возникает. Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии движения. В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов. Организация увольняет работников и нанимает новых. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция. Если внешняя Среда изменчива, то жизненно важные для организации события могут происходить с ошеломляющей скоростью. И если администрация вовремя не будет получать информацию об этих изменениях, последствия могут быть просто гибельными [9, C.235].
Справится с этим потоком информации так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, — в этом и состоит цель информационно-управляющей системы, сокращенно ИУС.
.3 Управленческие информационные системы
Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия.
Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт:
·невысокая требовательность к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.
·подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов [12, C.174].
Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:
—бухгалтерский учет
—управление производством
материально-техническое снабжение и сбыт
планирование
производство [12, C.177].
Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.
Современные версии систем высшего уровня обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения подобной системы [12, C.181].
Следует также учитывать следующий набор минусов, возникающих при введении в строй подобной системы:
—может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;
—внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;
необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса [10, C.54].
С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.
Информационная система управления для промышленного предприятия не должна замыкаться только в рамках управления бизнес-процессами. Данная система должна объединить в себе все три уровня управления процессами, происходящими на предприятии:
·управление бизнес процессами
·управление проектно-конструкторскими разработками
·управление технологическим процессом производства [12, C.210].
Единство информационной системы управления предприятием состоит в том, что данные, полученные или введённые на любом уровне системы, должны быть доступны всем её компонентам (принцип однократного ввода).
Мировой опыт применения информационных технологий говорит, что структура такой единой информационной системы управления предприятием должна быть следующей:
Современная автоматизированная система управления должна сочетать в себе максимально возможный комплекс функций для управления всеми бизнес-процессами предприятия: управления маркетингом и продажами, управления снабжением, управление финансами, жизненный цикл изделия от конструкторских разработок до массового производства и сервисного обслуживания.
В системе должна быть реализована стратегия производства, ориентированного на потребителя, независимо от того, разрабатывает предприятие продукцию под заказ, производит на склад, ведет единичное, мелкосерийное или крупносерийное производство [3, C.54].
Система должна управлять производственным процессом и непрерывно контролировать его параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой продукции потребителю
Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая методика требует планирования себестоимости изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических затрат от их нормативов для своевременного принятия мер. Учет затрат должен осуществляться по местам их возникновения и позволять управленческому персоналу вести анализ.
На основе производственного плана и нормативной себестоимости система должна рассчитать смету затрат на производство. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого учета.
В современных условиях функционирования предприятия совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием. Например, единство данных финансового и управленческого учета. Финансово-хозяйственные операции должны регистрироваться в системе сразу после их совершения. Это позволит осуществлять контроль за производством на уровне производственных смет [3, C.62].
Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать — то что.
Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать, что она равна нулю. То, что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.
Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы — то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать — с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.
При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы — это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента [14, C.213].
Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.
Под функциональными возможностями системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже существуют или только планируются к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества [14, C.215].
Обычно для определения соответствия системы выдвигаемым функциональным требованиям достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного масштаба работ необходимо наличие довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних консультантов.
Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций.
Совокупная стоимость владения — сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период ее жизненного цикла.
Необходимо четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат [14, C.217].
Перспективы развития закладываются в систему поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.
Очевидно, что на перспективу развития также огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.
Под риском обычно понимается некая вероятность того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.
Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности и решение модифицируется определенным образом.
Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:
·процесс создания системы
·оборудование
·программное обеспечение
·персонал
·управление задачами
Для каждого объекта затрат выдвигается целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью снижения рисков.
3. Практическое применение управленческих информационных систем на торговом предприятии
Путь создания и запуска в работу информационной системы на торговом предприятии не такой простой, как это может показаться с первого взгляда. Временные и финансовые затраты, некомпетентность персонала, множество различных сложных задач встают перед руководителем компании. Несколько лет назад можно было позволить себе отложить их решение (отложить автоматизацию) до лучших времен. Однако, за последние годы торговля сильно изменилась. Вырос рынок, но выросли и игроки этого рынка, увеличилось количество торговых фирм. Потребность в оперативной аналитической информации с каждым днем возрастает. Требование времени к управлению бизнесом «со скоростью мысли» приводит к необходимости использования на предприятии современной информационной системы. В этой статье речь пойдет о том, как избежать ошибок при выборе и вводе в эксплуатацию таких систем, как оценить результативность их работы, какие выгоды можно ожидать от их применения.
Быстрый рост товарооборота в розничной торговле приводит к росту числа торговых предприятий. Открываются новые фирмы, разрастаются в сети «одиночные» магазины, сетевая розница ставит «на конвейер» процедуру открытия новых торговых объектов и начинает работать в других городах, иностранные компании открывают свои гипермаркеты. Конечно, в различных регионах процесс идет с разной скоростью, но так или иначе конкуренция обостряется везде [8, C.145].
Обострение цивилизованной борьбы за покупателя приводит, так или иначе, к потребности в информационной системе, обеспечивающей ответственных сотрудников компании актуальной и достоверной информацией. Информацией, позволяющей в максимально короткий срок принимать решения на всех уровнях управления — от товароведа до финансового директора. Действительно, даже на относительно небольшом предприятии, при отсутствии своевременных данных о продажах невозможно планировать ни складской запас, ни график поставок. Без графика поставок не будет согласованного графика платежей. Без графика платежей начинаются проблемы с поставщиками или рост дебиторской задолженности и так далее [13, C.192].
Как оценить потери, которые ежедневно несет торговое предприятие от недостатка аналитической информации? Парадокс заключается в том, что не многие руководители задают себе этот вопрос! Полностью осознавая необходимость внедрения информационной системы, интуитивно соглашаясь с утверждением об относительно небольшом сроке ее окупаемости, руководство компании очень редко стремится этот срок рассчитать [13, C.195].
На рынке автоматизации торговых предприятий мы видели массу вариантов развития событий, при которых самые прогрессивные решения руководства компаний тонули среди серости, некомпетентности, а часто и прямого воровства сотрудников.
В тех компаниях, где установка информационной системы рассматривается как инвестиционный проект и руководитель, как никто другой, заинтересован в получении результата, вероятность провала значительно меньше. Залогом успеха в этом случае является пристальное внимание к выбору самой системы, ее «внедрению» (запуску в работу), к ее эксплуатации. Руководитель ставит задачу и хочет получить ее решение. К сожалению, контроль над решением обычно кому-либо делегируется (часто — системному администратору), которому не всегда важно скорейшее достижение поставленных целей [17, C.345].
<#»justify»>Супермаркеты и торговые центры, открывающиеся в Тюмени, все чаще берут на себя роль неких торгово-культурных комплексов, предоставляющих жителям не только хлеб насущный, но и зрелища, а также всевозможные услуги. Как на практике воплощается эта идея и что в первую очередь необходимо для того, чтобы все работало без сбоев?
Торговый центр «Премьер» задумывался как своеобразный оплот цивилизации с современными магазинами, кафе, парикмахерской, в общем, как полноценный культурно-развлекательный комплекс. Супермаркет, и все другие подразделения торгового центра, составляющие единое целое, могут существовать и успешно развиваться только при условии грамотного управления, четко построенного механизма, позволяющего не преодолевать внезапные трудности, а предвидеть их и предотвращать.
Именно такой масштабный проект побудил руководителей компании обратиться за помощью к профессиональным консультантам. В дальнейших планах было также расширение бизнеса и создание сетевой структуры. Поэтому важность серьезной и правильной организации управления в пилотном розничном объекте возрастала многократно. Поставив дело здесь, в дальнейшем можно было тиражировать найденное решение, продвигая его не только в столице, но и в регионах.
В рамках проекта предусматривался и выбор программно-аппаратного обеспечения, призванного поддерживать ту систему управления, те бизнес-процессы, которые были выработаны совместно с консультантами. Также было проанализировано немало информационных систем, предлагаемых на рынке для торговых предприятий, ведь нужна была не просто система учета товародвижения, пусть даже интегрированная с бухгалтерией и торговым залом. Задача ставилась шире: информационная система должна была помогать принимать решения. Система учета движения товаров может сделать первичный анализ, выбрав данные по тем или иным группам товаров или периоду времени. Но при огромном товарообороте и том разнообразии подразделений, которое предполагалось реализовать в новом магазине, на изучение уже отобранной таким образом информации понадобилось бы слишком много времени, и все равно достаточно квалифицированный, обобщенный анализ был бы вряд ли возможен. Ведь для подобного анализа руководителем обычно используется не более 8 — 10% всех данных, хранящихся в системе. Консультанты решили, что наиболее подходящий для наших целей — программный комплекс «Триумф» корпорации ПАРУС, имеющей огромный опыт в создании именно автоматизированных систем управления предприятием. Некоторые утверждали, что компания рискует, ведь ПАРУС лишь около полутора лет назад начал делать разработки для розничной торговли. Для управления крупным торговым предприятием планирование финансов и деятельность в рамках бюджетов по отдельным проектам и направлениям имеет важнейшее значение».
Организация управления на современном уровне, подкрепленная сильной информационной системой, нужна была торговому центру еще и для того, чтобы в дальнейшем, в случае появления поблизости торгового предприятия подобного масштаба, быть конкурентоспособными. «Запас прочности» должен уже сейчас быть таким, чтобы в будущем собственными силами, уже без консультантов или с минимальным их участием, справиться с любой ситуацией: проанализировать конъюнктуру, просчитать свои действия и остаться успешным предприятием.
К выбору электронного торгового оборудования руководство компании отнеслось с такой же тщательностью, как и к выбору информационной системы. Был изучен ассортимент нескольких фирм, предлагавших кассовое, весовое и штрих-кодовое оборудование. Компания остановилась на двух компаниях — «ДатаСкан» и «ПринтШоп», поставляющих качественную технику ведущих мировых производителей. Она стоит недешево, но хотелось с самого начала сделать хороший магазин, который мог бы работать без сбоев в условиях больших нагрузок. Было принято предложение «ДатаСкан», приобретя POS-терминалы «Аккорды отечественной сборки. У этих касс, наиболее оптимально соотношение цена-качество. Помимо техники мирового уровня компания «ДатаСкан» продемонстрировала еще и высокое качество сервиса.
Выбирая информационную систему для торгового предприятия такого масштаба, как «Премьер», считали важным подобрать не просто систему учета, которая могла регистрировать, что и в каких количествах продано. Самым главным условием было, чтобы система служила инструментом для оценки текущего состояния и принятия решений о том, что и как делать дальше. Возможности, заложенные в модуле «Триумф-Аналитика», позволяют не только легко и быстро анализировать продаваемость товаров (по группам и отдельным позициям), но и определять другие интересующие руководителя показатели: величину выручки и прибыли за период времени, складской остаток, рентабельность, реальную себестоимость товаров, выделять из всей массы продукции лучшие и худшие позиции по выручке и прибыли и многое другое. Можно также проанализировать причины, по которым тот или иной товар плохо продается: если высока цена, то, каково ее «происхождение»; если завышена торговая наценка, то из системы легко подчеркнуть сведения о том, кто ее установил; если невыгодна закупочная цена, то можно узнать, кто принимал решение о покупке этого товара: если качество продукта оставляет желать лучшего, то следует выяснить, от какого поставщика пришел некачественный товар; если истекает срок годности, то необходимо принять срочные меры по уценке и улучшению выкладки.
Но самое главное, по признанию руководителей магазина, что получено от внедрения данной информационной системы — возможность детального анализа и прогнозирования, «проигрывания» ситуаций. «Триумф-Аналитика» позволяет не только анализировать причины, но и моделировать разнообразные ситуации: например, как будет продаваться товар, если наценку сделать не 25%, а 30%; у какого поставщика выгоднее брать данный продукт у того, кто дает меньшую цену, но предлагает партию большого объема (а успеет ли она разойтись до истечения срока годности?), или у того, кто за большую цену может отпускать часто и мелкими партиями (при этом каждый раз свежий товар).
Очень важно правильно распределить финансы, что невозможно сделать, опираясь на бухгалтерский учет, который в основном лишь фиксирует свершившиеся факты. А финансовому директору, например, необходимы сведения о том, в какие сроки и какие суммы магазин должен перечислять своим поставщикам за полученный товар, предварительные расчеты, планирование имеющихся финансовых средств, особенно если речь идет о новых направлениях (в частности, развертывание системы работы с пластиковыми карточками) или новых партнерах — выгодно ли это? Такие расчеты непросто сделать вручную, компьютер же справляется с ними легко. Но это именно та информация, которая нужна для управления торговым процессом, финансовыми средствами и необходима для успешного функционирования крупного торгового предприятия.
Когда речь зашла о формировании парка техники встал вопрос о количестве серверов. Это не дешевая машина (стоимость — около $3 тыс.), но руководство магазина приняло решение о приобретении двух серверов. Теперь на одном из них будут храниться текущие данные и осуществляться ежедневные операции, а на другом — выполняться работа с информацией и сложные расчеты, необходимые для моделирования ситуаций и управления. В противном случае очень скоро сервер оказался бы сильно перегружен, а это моментально сказалось бы на его производительности. Следует сказать, что даже при том, что руководство Торгового центра «Премьер» пошло на закупку хорошей, а следовательно, довольно дорогой техники и ПО, затраты на информационную систему составили около 7% от общей стоимости затрат на реализацию проекта в целом.
Владение информацией — это главное, что позволит устойчиво работать и ритмично развиваться, несмотря на конкуренцию и перегибы отечественной экономики. Хорошая система управления — это залог успеха.
управление торговый программный
Заключение
Самым важным фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является лучший менеджмент. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Информация сегодня выступает как один из основных ресурсов, ценность которого не меньше стоимости материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последнего во многом зависит от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые могут быть исчерпаны, информационный потенциал может многократно использоваться как командами, так и отдельными сотрудниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.
Информационный анализ не ограничивается только экономическими данными, он широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные. К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др. Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Основная роль в информационном обеспечении анализа принадлежит учету и отчетности, где более полно отражены экономические явления, процессы и их результаты.
Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также скорость, с которой эта информация изменяется, делает необходимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации. Количество информации и возникающие при управлении проблемы заметно увеличиваются с ростом размеров организации.
Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия. Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Обычно для определения соответствия системы выдвигаемым функциональным требованиям достаточно иметь четкое представление о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы.
В нынешних условиях ускоряющегося роста рынка сложно переоценить значимость доступности и своевременности информационного обеспечения торговых предприятий. В текущей ситуации автоматизация учета компании зачастую становится не просто удобным средством для аналитического анализа, а настоящим инструментом в конкурентной борьбе, позволяющим, порой, удержать свою долю рынка и захватить другие. Следует сказать, что даже при том, что руководство Торгового центра «Премьер» пошло на закупку хорошей, а, следовательно, довольно дорогой техники и ПО, затраты на информационную систему составили около 7% от общей стоимости затрат на реализацию проекта в целом, приносящего немалые прибыли. Владение информацией — это главное, что позволит устойчиво работать и ритмично развиваться, несмотря на конкуренцию и перегибы отечественной экономики. Хорошая система управления — это залог успеха.
Литература
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/informatsionnoe-obespechenie-upravlencheskoy-deyatelnosti-diplom/
1.Абрамов С.А. Экономическое обоснование автоматизации обработки информации. М.: МГУ, 2014. — 222с.
2.Автоматизированные информационные технологии в экономике. /Под ред. А.И. Титаренко. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 310с.
.Ананькина Е.А. и др. Контроллинг как инструмент управления предприятием. — М.: ЮНИТИ, 2012. — 164с.
.Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения. М.: Экономика, 2015. — 240с.
.Введение в информационный бизнес. /Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. — М.: Финансы и статистика, 2013. — 122с.
.Вершинин О.Е. Компьютер для менеджера. М.: НОРМА, 2014. — 144с.
.Дашков Л.П. Организация, технология и проектирование торговых предприятий. М.: Маркетинг, 2011. — 400с.
.Информационные системы в экономике. М.: МГУ, 2014. — 352с.
.Кибизова И.Г. Стратегия интерактивной информационной политики предприятия на основе технологии Интернет. //Экономика и финансы. 2012. №1. С.53-54.
.Колесников С. Из истории автоматизации методологий управления предприятия. //Открытые системы 2013. №4. С.44-50.
.Костогрызов А.И. и др. Основы оценки, обеспечения и повышения качества выходной информации в АСУ организационного типа. М.: Изд. Вооружение. Политика. Конверсия, 2014. — 278с.
.Лукашевич В.В. Управление персоналом (предприятий торговли и общественного питания).
М.: ГЕЛАН, 2014. — 253с.
.Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. М.: Финансы и статистика, 2013. — 290с.
.Скрипкин К.Г. Финансовая информатика. М.: ЮНИТИ, 1997. — 224с.
.Стассман Поль А. Информация в век электроники: (Проблемы управления).
/Пер. с англ. — М.: Экономика, 2014. — 240с.
.Торговое дело: экономика, маркетинг, организация. /Под ред. Л.А. Брагина. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 560с.
