Ведение кадрового учета

метки: Кадровый, Диплом, Персонал, Информация, Отдел, Постоянно, Автоматизация, Таблица

1.1 Анализ организационной структуры

1.2 Анализ службы УП

1.3 Анализ функций должностного лица, занимающегося ведением кадрового учета

1.4 Схема документооборота при ведении кадрового учета

2. Технический проект.

3. Рабочая документация

4. Ввод в действие

Ведение кадрового учета — неотъемлемая часть работы юридического лица любой организационно-правовой формы, независимо от количества штатных единиц.

К сожалению, не все компании уделяют должное внимание и понимают важность этой проблемы. Часто об учете кадров и кадровой политике руководители вспоминают только тогда, когда на предприятие с проверкой приходят сотрудники инспекции по охране труда или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые не всегда позволяют избежать негативных последствий.

Вот почему так важно с самого начала деятельности компании организовать ведение систематического кадрового учета, разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты, провести учет сотрудников в соответствии с действующим законодательством.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят:

• эффективность управления;
• экономичность;
• оперативность;
• культура труда работников.

Организационная структура управления

линейно — функциональная структура управления

В линейном функциональном управлении линейные руководители принимают решения, а функциональные подразделения информируют линейного руководителя и помогают ему в разработке и принятии конкретных решений.

Такая структура управления основана на шахтном принципе в соответствии с которым на каждую из функций формируется иерархия служб (шахта) пронизывающая сверху до низу всю организацию Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач.

Управление персоналом в системе менеджмента организации

... 1.1 Отличия управления персоналом и управления человеческими ресурсами Управление персоналом Управление человеческими ресурсами 1. Ориентировано на потребности персонала 1. Сориентирована на потребности самой организации в рабочей силе 2. Рассматривает действующий кадровый потенциал организации 2. Рассматривает персонал с ...

Преимущества линейной

• четкая система взаимных связей функций и подразделений;

• четкая система единоначалия — один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

• ясно выраженная ответственность;
• быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки линейной

• тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

• малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
• критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом — разные;

• повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Отдел управления персоналом

В своей деятельности структурное подразделение руководствуется (нормативные документы): действующим законодательством, международными и государственными стандартами, другими законодательными и нормативными актами, внутренними нормами и правилами, приказами и распоряжениями высшего руководства Компании, настоящим Положением.

Организационная структура отдела

Цели:

— обеспечение ТалЭС компетентным персоналом на основании соответствующего образования, подготовки, навыков и опыта, мотивированного к выполнению установленных требований и улучшению деятельности;

— ведение учета данных о количественном и качественном составе кадров, их обучении и движении;

— эффективное осуществление бизнес-процессов по управлению персоналом;

— повышение результативности работы персонала за счет эффективного обучения.

Задачи:

— качественное формирование и рациональное использование кадрового потенциала предприятия с учетом перспектив его развития;

осуществление подбора кадров на профессиональное соответствие каждого работника того рабочего места (должности), которое он занимает;

— организация кадровой работы и внедрение кадровых нововведений. Развитие корпоративной культуры предприятия;

— выявление мотивационных установок персонала и рассмотрение на их базе системы материального и морального стимулирования работников;

— организация профессионального обучения рабочих (подготовка, переподготовка), повышения квалификации руководящих работников и специалистов, практического обучения молодых специалистов в период прохождения ими стажировки, а также производственной практики студентов;

— проведение комплексного анализа работы с персоналом и оценка персонала предприятия.

Функции специалиста:

• Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами компании:

оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, договоров о материальной ответственности

оформление приказов о приеме на работу, перемещении, увольнении

оформление формы Т-2

формирование личных дел работников

• Оформление штатного расписания предприятия, внесение в него изменений

• Выдача справок, выписок из приказов, копий трудовых книжек о трудовой деятельности работников

• Оформление, хранение и выдача трудовых книжек работников

• Разработка должностных инструкций специалистов, положений о структурных подразделениях

• Оформление всех видов отпусков

• Оформление командировок

• Оформление листков временной нетрудоспособности

• Ведение журналов регистрации кадровых документов

• Решение спорных, сложных ситуаций с работниками

• Отслеживание изменений трудового законодательства

Таблица 1

Документ	Вид документа	Форма документа	Функции документа	Период
1. Правила внутреннего трудового распорядка	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	1 раз в год
2. Штатное расписание	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	В течение года по мере необходимости
3. Должностная	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	Постоянно
4. Графики отпусков	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	Ежегодно
5. Приказы по личному составу — прием, увольнение, перевод	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	Постоянно
6. Табель учета рабочего времени	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	2 раза в месяц
7. Личные карточки работников	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	1 раз при поступлении
8. Журнал регистрации трудовых договоров	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	Постоянно
9. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	Постоянно
10. Личные дела работников	внутренний	Текстовый	Рабочая информация	Постоянно

ведение кадрового учета

Основной задачей

А1 — Оформление документации для приема, увольнения, перемещения персонала.

А2 — Оформление документов, необходимых при предоставлении отпусков

А3 — Оформление документации премирования и поощрения работников.

Описание программного обеспечения.

БОСС-Кадровик

3) планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

4) производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

5) вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

6) рекрутинг персонала на вакантные должности;

7) ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

8) Галактика / Управление персоналом и кадровой политикой

Цикл управления персоналом системы «Галактика ERP» обеспечивает эффективное решение основных задач, связанных с управлением персоналом, и помогает максимально использовать потенциал сотрудников компании.

Контур управления персоналом позволяет автоматизировать

трудоустройство: прием на работу, перемещение по службе (переводы, выдвижение и т.п.), увольнение;

ведение документации по кадровым вопросам;

расчет заработной платы;

учет рабочего времени и анализ его эффективного использования;

учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия;

персонифицированный учет;

формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд.

9) ПО «SAP R/3»:

SAP — система управления ресурсами предприятия, которая охватывает все сферы деятельности компании. На сегодняшний день не существует такой ресурсной базы, которая не обрабатывается SAP. В частности, эксперты выделяют области человеческих, финансовых, складских и производственных ресурсов.

Преимущества SAP HR:

— самообслуживание сотрудников посредством интернет сетей. В SAP HR возможно размещение объявлений для соискателей в мировой паутине, при этом пользователь может ограничиться отдельными регионами, либо «окутать» весь мир. Модель управления кандидатами содержит информацию обо всех вакансиях и кандидатах, желающих занять должность.

• возможность управления потоками бизнес-процессов. В то же время перенос данных может осуществляться поэтапно, что устраняет необходимость во вводе множества данных.

— ПО SAP HR оснащено функцией хранения информации о сотрудниках предприятия на оптических носителях.

Определим критерии важности, Полнота автоматизации -, Стоимость программы -, Совместимость с другими программами -, Удобство пользования -, Надёжность, Сложность освоения

Важность критериев оценивается по 10-балльной шкале, а их внимание — по 5-балльной шкале.

Таблица 2.

Оценка критериев

Критерии	Важность (баллы)	Направление критериев	«Босс-кадровик»	«Галактика»	«SAP R/3»
Полнота автоматизации	10	max	5	3	4
Стоимость программы (руб.)	7	min	(7560)	(1150 000)	(1500 000)
Совместимость с другими программами	69	max	5	5	5
Удобство пользования	10	max	5	4	5
Надежность (безопасность)	9	max	5	4	5
Сложность освоения	8	min	4	3

Теперь сопоставим значения критериев по выбранным программам с эталоном:

Если значение стремится к MIN, то

Если значение стремится к MAX, то

Таблица 3

Критерий	«Босс-кадровик»	«Галактика»	«SAP R/3»
Полнота автоматизации	1	0,6	0,8
Стоимость программы (руб.)	1	0,00657	0,00504
Совместимость с другими программами		1	1
Удобство пользования
Надежность (безопасность)	1	0,8	1
Сложность освоения			1,66

Далее в таблице сопоставим значения критериев с важностью данного критерия для нашей фирмы

Таблица 4

Критерии	Важность критерия	«Босс-кадровик»	«Галактика»	«SAP R/3»
Полнота автоматизации	10	10	6	8
Стоимость программы (руб.)	7	7	0,046	0,211
Совместимость с другими программами	6	6	6	6
Удобство пользования	10	10	8	10
Надежность (безопасность)	9	9	8	9
Сложность освоения	8	8	10
Сумма:		50	38,046	46,491

Для внедрения программы «Boss HR» в работу организации необходимо составить план по временам, ZT и артистам.

Таблица 5

Процедура	Исполнитель	Подразделение	Сроки	Стоимость
Покупка программы	Специалист IT-отдела	—	1 день	1 150 000 руб.
Установка программы	Специалист IT-отдела	—	1 день	—
Обучение персонала	Внешние сотрудники	—	5 дней	18 600 руб.
Ввод базы данных	Специалисты отдела кадров	Отдел кадров	2 недели	10 000 руб.

Рассчитаем экономический эффект:

Где, , — трудовые затраты обработки единицы информации до после внедрения информационной технологии (чел/час).

— стоимость одного чел/часа, используемого для обработки i-й информации.

— объем годовой информации определенной задачи.

Э_пр = (40 — 100) * 434*70 = — 1822800 руб — экономия средств, за счет внедрения программы и автоматизация функции.

Посчитаем годовые ЗТ организации

ЗТ_год = ТО/Т_то + ПО/Т_по = 5000/5+ 1 150 000 /5=1000+230000=231000 руб

Общая эффективность программы:

Поэтому делопроизводство — это отрасль бизнеса, обеспечивающая документацию и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации. Получайте информацию, обрабатывайте ее, принимайте решения, доводите до сведения художников и обобщайте результаты.

Проанализировав рынок программных продуктов, можно увидеть наличие большого ассортимента. Для автоматизации процессов ведения кадрового учета предлагается использовать программу «Главный штаб». Ведение учета в электронном формате позволяет инспектору отдела кадров быстро и грамотно оформить все необходимые документы, при необходимости восстановить утраченные документы и сформировать различные отчеты без лишней траты времени.