Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона).
Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ находится на двух или более листах, второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля.1.2. Хранение кадровых документов Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат сохранению. Все работы по определению сроков хранения документов, их подготовке к архивированию и отбору для уничтожения проводит специальная экспертная комиссия, назначаемая руководителем компании. Она состоит из председателя (обычно сотрудник отдела кадров) и двух-трех помощников. Все решения экспертной комиссии по архивированию или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем компании. Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями. Длительность срока зависит от степени значимости документов. В зависимости от срока хранения документов различают виды консервации: текущая, архивная.
Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Как правило, документы кадровой службы организации состоят на текущем хранении в течение двух лет. Хранение документов, снятых с текущего учета, называют архивным. Документы также могут быть переданы с договором на консервацию в государственный или муниципальный архив. Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников организации, составляет 75 лет. После истечения срока документы подлежат уничтожению.Для разумного распределения документов, обеспечения их исследования и учета составляется номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, представленных в организации, с указанием сроков их хранения, составленный в установленном порядке. Номенклатура дел является справочником по классификации и используется при построении информационно-поисковой системы. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).Номенклатура дел в организации составляется по установленным правилам, распечатывается в необходимом количестве экземпляров.
Номенклатура дел
... соответствии с номенклатурой дел; Документационный год; Количество листов; Срок хранения. Образец оформления обложки дела Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы долго используются для консультационной и информационной работы, другие очень ...
Копия передается в архив, с которым согласована номенклатура дел и куда документы отправляются на постоянное хранение. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Он ежегодно обновляется, перепечатывается с соответствующими изменениями, утверждается руководителем организации и вступает в силу с 1 января следующего года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговый реестр бизнес-номенклатуры организации составляется на основе сводных реестров корпусной номенклатуры структурных единиц.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно и децентрализованно. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется ответственными за документацию лицами. Проверка правильности оформления дела в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой поддержки документации или лицом, ответственным за оформление документации.Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов).
Доступ к репозиторию имеют только сотрудники отдела кадров, ответственные за архивирование документов, и руководитель отдела кадров. Порядок работы с документами по депозиту можно решить в специальной инструкции. В ней определяют: каким образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть выданы документы; где работать с ними; как их копировать; как делать выписки и др. Инструкции разрабатываются отделом кадров и заверяются его начальником и руководителем компании. Все записи о персонале, содержащемся под стражей, следует проверять один раз в год, чтобы определить, когда истечет срок их хранения. Проверку проводит экспертная комиссия. В ходе проверки комиссия обязана: полистно проверить материалы, отобранные для уничтожения; внеси в акт учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли; поместить документы, отобранные для уничтожения, в отдельном месте (помещении, шкафу, сейфе); после того как документы для уничтожения отобраны, повторно сверить учетные данные. По результатам работы комиссия составляет акт. В нем должен быть список документов, проверенных и выбранных для уничтожения. Если какой-то документ (или дело) подлежит уничтожению не полностью, об этом делают в акте отметку.Затем комиссия должна доложить руководителю отдела кадров о проведенной работе и передать документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки).
Члены комиссии обязаны присутствовать при уничтожении документов и фиксировать уничтожение каждого из них. По окончании процедуры уничтожения все члены комиссии должны подписать акт об уничтожении, а начальник отдела кадров – утвердить его. Если особо важные документы подверглись уничтожению, акт утверждается руководителем компании. После утверждения акта об уничтожении все уничтоженные документы необходимо стереть из книг с указанием номера и даты акта.Таким образом, исходя из приведенных выше результатов, можно сделать вывод, что работа кадровой службы обязательно документируется. Подготовка, оформление документов, работа с ними и их хранение регулируются законодательными и нормативными актами, выполнение которых обязательно для отдела кадров любой организационной формы. На каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регулирующие работу отдела кадров этого предприятия. Ежегодно кадровая служба составляет номенклатуру дел, обучение по которой также признано обязательным для сотрудников кадровой службы.Глава 2. Документационное обеспечение управления кадрами2.1. Классификация документов Документация кадровых служб включает большое количество видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Совокупность этих документов можно разделить на две существенно отличающиеся по назначению группы:1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации.2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы потребности в кадрах; аналитические справки о кадровом составе и причинах текучести кадров; тесты, анкеты, вопросники для отбора персонала; документация по вопросам мотивации труда, оценке персонала, управления карьерой, повышения квалификации и переподготовки кадров и т.п.).
Анализ эффективности использования персонала организации
... разделе проведен анализ формирования прироста и эффективности использования персонала организации на примере ООО «Глобус-Тур». 1.Теоретические аспекты эффективности использования эффективности персонала 1.1 Понятие и экономическая сущность персонала организации Удовлетворение потребностей организации в персонале, рациональное позиционирование и эффективное использование персонала - основные ...
К обязательным документам отдела кадров входит документация первой группы. ТК РФ называет виды документов, которые должны быть разработаны и составлены организацией в установленном порядке. К таким документам относятся:локальные нормативные акты;документы, создаваемые при осуществлении кадровой службой своих функций.Исходя из ст. 8 ТК РФ, локальным нормативным актом является принимаемый работодателем внутренний документ, содержащий нормы трудового права, распространяющийся на всех работников или на определенные категории работников данной организации независимо от места выполнения ими работы и регулирующий отдельные аспекты трудовых правоотношений работодателя и работников данной организации.Локальные нормативные акты, уточняющие нормы трудового законодательства применительно к характеристикам данной организации, создают необходимую организационно-правовую основу для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником организации. Их можно разделить на две подгруппы:обязательные, т.е. акты, наличие которых предусмотрено трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями;необязательные – акты, принимаемые по усмотрению работодателя (в рамках его компетенции).
Язык и стиль организационно-распорядительных документов ( по ...
... организацией 10работы исполкома. Язык и стиль организационно распорядительных документов стиль организационного документа русский язык язык и стиль распорядительных документов реферат Курсовая работа: организационно распорядительные документы Их могут издавать руководители структурных подразделов предприятий. 10 Андреева В. И. Делопроизводство ...
Независимо от того, является ли локальный нормативный акт «обязательным» или «необязательным», его создание проходит через определенные этапы организации: составление текста, проработку, утверждение, утверждение и внедрение. В некоторых случаях принятие локального нормативного акта связано с учетом мнения представительного органа работников. Кроме того, необходимо правильно провести процедуру ознакомления сотрудников с локальным нормативным актом. Иногда возникает необходимость изменить местный нормативный акт. Не менее важно правильное исполнение постановления локального нормативного акта. Источник появления текста локального нормативного акта, т.е. авторство документа, принципиального значения не имеет. В настоящее время существует множество различных вариантов: от «заимствования» текстов у других организаций через Интернет до создания рабочих групп или привлечения внешних экспертов. Каждый из этих вариантов имеет свои сильные и слабые стороны, однако при правильной реализации этапов согласования и утверждения документа результат всегда будет достигнут. Результат следует понимать как создание единой целостной системы дополнительных документов, способной эффективно регулировать рабочие отношения с сотрудниками данной организации.
Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст.103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ);штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т.е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).Документы, создаваемые кадровой службой при осуществлении функций учета личного состава и документирования движения кадров можно условно разделить на несколько групп:документы, на основании которых возникают трудовые отношения между работников и работодателем – трудовые договоры;распорядительные документы руководителя организации или уполномоченных им лиц по личному составу – приказы и распоряжения;организационно-распорядительные документы, являющиеся основаниями к приказам и распоряжениям – заявления, акты, докладные и объяснительные записки, протоколы, справки и др.;первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда – личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки-расчеты, составляемые при предоставлении отпусков и увольнении работников и др.;личные документы работников – трудовые книжки.2.2.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/na-temu-kadrovyie-dokumentyi/
1. Трудовой кодекс Российской Федерации по состоянию на 01.10.16 с таблицей изменений. — М.: Проспект, 2016. — 256 c.
2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 51141-98. Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. №28
Организация службы делопроизводства
... документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело ... организационной структуры службы делопроизводства; определение должностного и численного состава службы делопроизводства; регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных ...
3. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2008. – 256 с.
4. Документы кадровой службы предприятия/ М.Ю. Рогожкин. – «ГооссМедиа» — «РОСБУХ», 2008. – 281с.
5. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база// «Омега-Л», 2007г. – 118с.
6. Захарова Т.И. Делопроизводство в кадровой службе/Московская финансово-промышленная академия. М., 2004. – 211 с.
7. Инструменты управления персоналом: аспекты кадрового документооборота/ Бирюкова И., Жаворонкова Л., Бузилкин С., Суркова Л. «РедСо» — «Бератор-Паблишинг», 2007. – 253с.
8. Кадровое делопроизводство (правовые основы).
Практическое пособие. /Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. под ред. Ю.П. Орловского «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2008. – 240 с.
9. Настольная книга кадровика/Под ред. Г.Ю.Касьяновой (2-е изд., перераб. и доп.).
– М.: АБАК, 2009. – 432с.
10. Перечень типовых управленческих документов, формируемых в деятельности организаций, с указанием срока хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003.
11. Щекин Георгий. Организация и психология управления персоналом: Учеб.- метод. пособие. – К.: МАУП, 2002. – 832 с.
