1. Основные положения по документированию .
Особое место среди них занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая выполнение организационных функций.
По месту создания управленческие документы подразделяются на внешние (поступившие на предприятие или отправленные за его пределы) и внутренние (созданные на предприятии и не выходящие за его пределы).
По происхождению документы делятся на служебные и служебно-личные. К первым относятся документы, созданные на предприятиях (учреждениях, организациях) в процессе их деятельности, ко вторым — касающиеся конкретных лиц (заявления, письма, жалобы, предложения граждан).
Документы могут быть индивидуальными или типовыми.
Создаются подлинные документы и их копии. Разновидности копий — ксерокопии, дубликаты, выписки и др.
Что касается степени гласности, предприятия обрабатывают открытые документы и документы с ограничительными штампами.
По срокам исполнения документы подразделяются на обычные и срочные, по срокам хранения — на две основные категории: постоянного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет),
Комплект документов каждого предприятия должен определяться компетенцией и функциями предприятия, объемом управленческих действий, порядком решения проблем, объемом и характером взаимоотношений предприятия с вышестоящими органами власти, другими организациями и предприятиями.
2. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Унификация документов заключается в установлении единства состава и форм управленческих документов, установлении выполнения однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма правового закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательного характера. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники . Работа по унификации включает:
разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая
осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за
соответствующие системы документации;
Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
... подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Экспертиза значения документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для' организации и ...
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и
отраслевых УСД;
ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации
(ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего
развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов,
отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную
регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации,
отражающих специфику отрасли.
Организационно-методическая направленность осуществляется по унификации и стандартизации документов, координации соответствующей работы и контролю для координации внедрения и сопровождения SDS и OCTEI в республике. На уровне сектора эта работа выполняется основной организацией по внедрению и поддержанию USD и OCTEI в секторе.
3. Основные виды организационно-распорядительных документов.
Документация вашей организации включает группы документов, которые различаются по назначению и порядку использования. Наиболее распространенными документами являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов (ОРД).
Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД.
Организационно-распорядительные документы включают следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.
Организационные документы.
Все государственные, муниципальные, частные, общественные объединения действуют на основании устава.
Устав — это свод правил, которые фиксируют деятельность организаций, учреждений, компаний и граждан, их отношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государства или экономической деятельности. Существуют, например. Устав добровольного спортивного общества. Устав акционерного общества и т. д.
Общий устав утверждается высшими органами, а руководство и уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).
Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами , коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.
Получить полный текст
При регистрации устава должны присутствовать следующие данные: название министерства, название органа, тип документа, индекс, дата, место публикации, печать одобрения. В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация. После текста ставится подпись руководителя.
Меморандум — документ, адресованный руководителю этого или вышестоящего учреждения и информирующий его о текущей ситуации, явлении или факте его возникновения, о проделанной работе, а также содержащий выводы и предложения автора. Докладная записка готовится как по указанию руководства. Цель напоминания об инициативе — побудить лидера принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первом случае констатируются факты или описывается ситуация, во втором — высказываются запросы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Документирование организационно-распорядительной документации
... - распорядительные документы. 2. Организационные документы, Организационные документы К организационным документам относятся: устав организации; учредительный договор; положения о структурных подразделениях; регламент; структура и штатная численность; штатное расписание; должностные инструкции работников. Организационно-правовые документы ...
Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. Первый включает документы, которые чаще всего сопровождают основной документ и объясняют содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторая группа состоит из пояснительных записок о несчастных случаях, ситуациях, действиях и поведении отдельных сотрудников. Текст этих заметок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние записи, они написаны на бумаге с воспроизведением тех же деталей и подписаны составителем.
Акт: документ, составленный несколькими людьми и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) поуказанию вышестоящей организации или руководителя. В некоторых случаях акт может составлять одно или несколько должностных лиц.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.);
- дегустации;
- приема объектов;
- проведении испытаний;
- уничтожения дел, испорченных товаров и т. п.;
- инвентаризации, несчастных случаев , аварий и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комитета должны изучить существо вопроса, которое должно быть отражено в акте, а также в руководящих законодательных и нормативных документах . Например, учреждение контролирует организацию работы с письмами, жалобами и вопросами граждан. Члены комитета должны ознакомиться с типовыми правилами ведения делопроизводства по предложениям, вопросам и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, обозначить ряд вопросов для проверки.
В акте отражены только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведется учет тратт, фиксируя количественные данные.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, сообщаемые в форме акта, должны соответствовать дате и месту активации события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т. п. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы.
Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Своевременность и правильность процесса принятия решений во многом зависят от своевременности передачи и приема информации. Поэтому для обеспечения срочного получения информации ее передают по телеграфу. Фототелеграммы используются для передачи факсимильной копии документа, а также схем, рисунков и рисунков.
Инновационная деятельность как объект управления
... управления инновационной деятельностью; инновационные процессы как объект управления характеризуются неопределенностью, многовариантностью и по своей сути являются вероятностными (стохастическими). В свою очередь, это определяет особенности методологии и организации управления инновациями. В процессе управления ...
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «срочная» и т. д. Категория телеграммы указывается перед адресатом .
В телеграмме указан точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, название учреждения, фамилия получателя. Чтобы удешевить телеграммы и упростить их обработку, государственные органы и многие организации имеют условный или сокращенный адрес, зарегистрированный на телеграфе.
Список использованной литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/oformlenie-organizatsionno-rasporyaditelnyih-dokumentov/
1. , Печникова обеспечение деятельности организации. . — М.: 1998.
2. , Аксенов делопроизводства. Документационное
обеспечение управления: Учебное пособие для студентов вузов. — М. — Новосибирск:
3. Кирсанова делопроизводство: Учебное пособие для вузов. — М.Новосибирск:2002.
4. Константинов документационного обеспечения: Учебно — метод. пособие. /ВолГУ. — Волгоград: 1997.
5. и др. Организация работы с документами. М.: Инфра — М.: 2001.
6. Стенюков. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 1995.
7. Паневчик. — Минск: 2000.
Здесь рассматриваются основные принципы классификации бизнес-документов, обсуждается эффективность и необходимость системного подхода к использованию управленческой информации в работе организации. Приведена характеристика организационно-распорядительных документов, их значение в управленческой документации.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным требованиям) соответствующей информации, то есть в создании документов.
Документы необходимы для того, чтобы использовать необходимую управленческую информацию для различных целей в течение определенного периода времени. Чем же определяется соответствующая совокупность документов для эффективного управления, от каких факторов она зависит?
Комплекс документов определяется:
документооборота.
Классификация документов — это разделение документов на группы по наиболее частым признакам сходства и различия.
Целью классификации является повышение эффективности аппарата управления и подотчетности исполнителей.
В настоящей работе классификация документов выполняется на этапе группировки по делам — это основной этап классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это набор документов или документ по проблеме или сфере деятельности, помещенный в твердую обложку и оформленный соответствующим образом.
Корпоративные документы классифицируются по таким характеристикам, как вид деятельности, метод регистрации, название, степень сложности, место составления, срок действия, происхождение, степень обязательности, степень унификации и характер содержания.
По роду деятельности, По способу фиксации (
Письменные (или рукописно – печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.
ПМ.02 Организация различных видов деятельности и общения детей
... 14. Оформление документов по учебной практике 11.11.2017 15. Проведение миниконференции по результатам учебной практики по ПМ.02 Организация различных видов деятельности и общения детей 11.11.2017 Студент (ка) Е.В. Чистякова (подпись студента) ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ ЗАДАНИЙ, ПО УЧЕБНОЙ ПРАКТИКЕ Я, ...
Графические документы включают рисунки, графики, карты, рисунки, диаграммы.
Акустическая документация позволяет точно записывать и передавать аудиоинформацию, широко используется в работе секретаря при составлении дтограмм, а также в протоколах заседаний.
Фото- и кинодокументы записываются с помощью специального оборудования на специальные носители, позволяющие запечатлеть объекты и явления, которые сложно или невозможно запечатлеть другими способами.
По наименованию
По видам документы бывают типовые, примерные, трафаретные.
Типовые документы заранее разрабатываются вышестоящими органами для подчиненных организаций с однородными функциями и являются обязательными. Типовые документы также разрабатываются вышестоящими органами для их собственных системных организаций, но они носят приблизительный и рекомендательный характер, а отдельные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего использования. Трафаретные документы изготавливаются типографским методом, при этом постоянная часть текста документа печатается на печатных машинах, а свободное место оставляется для переменной информации.
По степени сложности, По месту составления, По срокам исполнения, По происхождению, По степени гласности, По юридической силе, По стадиям создания, Подлинник
Копия – документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка. Отпуск — это цельная копия, остающаяся в архиве отправителя, которая составляется одновременно с оригиналом и также заверяется подписью.
Отрывок из документа — это распечатка части документа, а дубликат — это вторая копия документа, выданного в связи с потерей оригинала. Дубликат и подлинник заверяются и имеют ревную юридическую силу.
По срокам хранения, По степени обязательности, По степени унификации
Отдельные документы по содержанию специфичны, имеют характер разового документа.
Типичными являются документы, направленные на описание однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые внутренние правила.
В документах с трафаретами предварительно напечатан текст с пробелами, которые необходимо заполнить до окончательного дизайна.
Образцы документов носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
В хозяйственной деятельности компаний и организаций используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, заключающих коммерческое сотрудничество и торгово-экономические связи. Это, в частности, договоры , контракты, трудовые соглашения .
По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.
Основной документ содержит исходную информацию, которая резюмируется, резюмируется во вторичных документах.
Организационно-правовые документы определяют состояние предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого бизнеса и имеют высшую юридическую силу.
Положение об Организации выполнения и защиты курсовой работы
... и отрицательных аспектов рассматриваемой деятельности, выявление проблемы (проблем) по теме дипломной работы. Объем этой части дипломной работы в пределах 50% общего объема. ... варианта выпускной квалификационной (дипломной) работы с руководителем, работу, перепечатанную брошюруют в переплет. 4. Организация выполнения выпускной квалификационной (дипломной) работы 4.1. Для оказания выпускнику ...
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций, предприятий, фирм, — это функция формирования системы и процессов управления, которая включает в себя:
- Создание организаций, в том числе выбор ее организационно – ;
- установление ее структуры;
- Определение штатной численности и состава должностей: менеджеры, специалисты.
Регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
- Формирование совещательных органов управления;
- Регламентацию деятельности аппарата управления;
- Лицензирование деятельности;
- Установление режима работы и системы охраны;
- Организацию труда работников и оценку их труда;
- Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении соответствующего пакета организационных документов.
Целью разработки организационно-правовых документов является рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и сотрудниками.
К организационным документам относятся: устав организации или положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по деятельности, нуждающимся в регламентации; должностные инструкции работникам.
Организационно-правовые документы содержат положения, которые являются строго обязательными для исполнения, реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации, предприятия и предприятий. Эти документы должны пройти процедуру утверждения уполномоченным органом: вышестоящей организацией, руководителем этой организации или ее коллегиальным органом. Организационно-правовые акты могут быть утверждены непосредственно актом исполнительной власти с проставлением штампа «Согласен» или распорядительным актом.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, фирмы.
Организации действуют на основании устава или статута и устава. Требования к содержанию устава некоторых организаций, а также некоторые его детали устанавливаются соответствующими законами. Устав разрабатывается и утверждается учредителями . Устав содержит набор обязательных реквизитов : наименование организаций, данные об организации, наименование вида документа, места издания, гриф (УТВЕРЖДЕНО), текс документа. Структура Устава состоит из следующих разделов:
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (цели и задачи создаваемой организации).
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА (состав, функции и взаимосвязи структурных подразделений).
РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ (система управления, права и обязанности должностных лиц)
ФИНАНСОВО – МАТЕРИАЛЬНАЯ БАЗА (источники финансирования, основные и , порядок распоряжения средствами)
ОТЧЕТНАЯ И РЕВИЗИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ.
ПОРЯДОК ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ.
Организация и основы деятельности адвокатуры. Правовые основы ...
... довольно агрессивная группа сторонников так называемых телепрограмм. Правовые основы адвокатской деятельности Министерство. Адвокат, как член независимой организации, должен всемерно упрочивать честь и достоинство ... и подготовке документов по уголовным и гражданским делам. Понятие и задачи адвокатуры, принципы ее организации. Коллегия адвокатов, являясь членской организацией, действует на основании ...
Штатное расписание
Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т – 3.
Обязательный «Код для ОКПО» — это код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, присвоенный организации при ее государственной регистрации.
Изменения в штатное расписание вносятся по распоряжению руководителя организации или уполномоченного лица.
Положение: правовой акт, определяющий порядок образования, правовой статус, права, обязанности, организацию работы организации, структурного подразделения.
Положение о персонале организации включает в себя следующие разделы:
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (цель разработки Положения, содержания документа, конституционные гарантии персонала).
ПОРЯДОК НАЙМА И ВЫСВОБОЖДЕНИЯ ПЕРСОНАЛА (прием на работу, , приказ о приеме, условия работы, инструктаж по техники безопасности, права и обязанности работника, перспективы карьеры, перевод на другую должность, порядок расторжения трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя).
ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПЕРСОНАЛА (круг обязанностей в соответствии с должностными инструкциями).
ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ (обязанности, выполняемые в соответствии с законодательством: совершенствование организации труда персонала, форм и методов оплаты, соблюдение норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии.)
РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ (начало и окончание работы, перерыв, формы и организация контроля рабочего времени, порядок предоставления отпусков.)
ПООЩРЕНИЯ ЗА УСПЕШНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ (виды поощрений в соответствии с различными трудовыми показателями, в том числе: разработка и внедрение рационализаторских предложений, повышение производительности труда, качественное выполнение должностных обязанностей).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРУДОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ (виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксации и соответствующие санкции).
Положение разрабатывается на основе типовых положений с учетом специфики конкретных организаций, предприятий, предприятий. Рабочее место с учетом особенностей данной организации утверждает его начальник.
Инструкция
Инструкции, как правило, составляется на основе типовых инструкций. Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты. Инструкция начинается разделом «Общие положения», в котором указывается цели ее издания, область распространения, излагается порядок использования, а также могут приводиться другие сведенья общего характера.
Инструкция оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: название организации и структурного подразделения, название вида документа, дату и индекс, место издания, заголовок, текст, подпись.
Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Наиболее удобной формой утверждения инструкции является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляют организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.
По модулю: Организация и управление торгово-сбытовой деятельностью
... по организации и управлению коммерческими и производственными процессами в магазине с целью достижения высокой экономической эффективности значительную роль играет деятельность по ... документ - Помощь в составлении отчетности. Составление и сдача обязательных отчетов ... За время практики я научился применять на практике все ... высокую прибыльность работы торгового предприятия. Важнейшим принципом ...
Должностная инструкция
Должностная инструкция разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого он регламентирует и контролирует.
Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным. Так как он носит указующий характер, целесообразно использовать четкие формулировки со словами «должен», «следует», «необходимо».
Инструкцией устанавливаются права, ответственность и взаимоотношения работника со смежными сотрудниками данной организации. Она утверждается руководителем организации. При оформлении на работу один экземпляр после ознакомления выдается поступающему на роботу сотруднику, другой остается у администрации. Систематическое неисполнение должностных обязанностей может повлечь освобождение работника от занимаемой должности.
Структура должностей инструкции включает в себя.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ (порядок назначения на должность, подчиненность, руководящие и нормативные документы, требования к опыту образованию).
ФУНКЦИИ (функциональные основные обязанности).
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с функциональными обязанностями).
ПРАВА (использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции, а так же права вносит предложения по совершенствованию работы на данном участке).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (по содержанию должностных обязанностей).
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ (с должностными лицами, структурными подразделениями, сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации).
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (в соответствии с Правилами внутреннего распорядка или Положением о персонале) организации, реальными показателями и результатами работы должностных лиц, решением аттестационной комиссии.
Регламент –
Любая организация наделяется правом издания распорядительных документов.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависит результаты его работы.
Процедуры издания распорядительных документов в условиях
единоличного принятие решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:
Инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа
Сбор и анализ информации по вопросом
Подготовка проекта распорядительного документа
Согласование и оформление проекта документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
Принятие решений (подписание документа).
Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Постановление
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются так же совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более коллегиальными органами или организациями, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.
Организация и управление рекламной деятельностью в Казахстане
... выяснение основных форм организации рекламной деятельности; изучение организации управления и планирования деятельности рекламных предприятий; анализ зарубежного опыта организации и управления рекламной деятельностью. В настоящее время ... диплома, актуальна в связи с необходимостью обобщения опыта формирования и развития современной системы государственного управления рекламной деятельностью ...
Приказ – это правовой акт издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед данным предприятием. В деятельности организации различаются приказы по основной деятельности и личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности организации ее материально – технического обеспечения, научно – техническую политику, информационная и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а так же порядок выполнения, характер и содержание специфических видов деятельности.
Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении структуры из штатов, в введении в действие организационно – правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов, при создании временных или постоянных коллегиальных и совещательных органов.
Приказы оформляются или на специальном бланке – бланке приказов, или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ
Приказы по основной деятельности могут издаваться в качестве инициативных и во исполнение решений выше стоящих организаций. Текст приказа должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятия, которые необходимо для его исполнения. текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причиной издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ в выше стоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тексту распорядительного документа, а так же передают содержание того раздела документа, который относится к организации, издающей приказ.
Текст распорядительной части должен иметь изложения и начинается словом « ПРИКАЗЫВАЮ». Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Пункт начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, должностные лица. В приказе необходимо указывать дату исполнения действий. В последнем пункте распорядительной части указывают должностных лиц, на которых возлагают контроль за исполнением приказа, его начинают словами « контроль за исполнением приказа возлагается на …»
Подготовка приказа включает следующие основные стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказы по основной деятельности регулируются отдельно от приказов поличному составу. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года.
Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издание указа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «Ознакомлен», расписывается и ставит дату ознакомления.
Выписка из приказа
Выписка из приказа содержит фактически те же реквизиты, что и приказ. Но в выписке из приказа берется только та распорядительная часть текста, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью. Кроме того, выписка из приказа отмечается простановлением секретарем отметки о завершении выписки.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущество по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или выше стоящей организации.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках
В состав информационно – справочных документов входят: акты, справки, докладные записки, деловые письма. Эти документы сообщают сведенья, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.
Вот их перечень: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, акт, справка, сводка, заключение сводка.
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
В результате изучения данной главы студенты должны:
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Институт экономики, управления и права (г. Казань)
Набережночелнинский филиал
Факультет менеджмента и инженерного бизнеса
Контрольная работа
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Исполнитель: студент гр. №д531з __________ Мусин М.З.
старший доцент кафедры __________ Васильева О.А.
Набережные Челны — 2015
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Классификация организационно-распорядительных документов
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 » Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.
Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Рб.30-97).
Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее — ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее — ИНН/КПП) (реквизит 06).
Во-вторых, из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.
В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба или гербов субъектов Российской Федерации».
Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.
В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число).
Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов).
Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.
В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р 6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).
Как было отмечено, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.
ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК. 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
ОРД является наиболее распространенным видом документации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, ОРД можно классифицировать на четыре группы:
- организационно-правовая документация (учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
- Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
Информационно-справочная документация, которая, в свою очередь, может быть условно подразделена на:
- Оперативно-информационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т. п.);
- Справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и др.);
- Документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).
Внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 в организации предполагает разработку инструкции по документационному обеспечению управления, оформление бланков, проведение учебных занятий с работниками, имеющими отношение к вопросам подготовки документов.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми, что следует истолковывать как требования, допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-92).
Важной задачей делопроизводства является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени и способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Основные требования к оформлению документов базируются, прежде всего, на требованиях государственных стандартов, предъявляемых к унификации системы документации. Стандартами устанавливаются наиболее составления документов, оформление машинописным способом отдельных реквизитов.
Единообразию в оформлении документов в организации помогает максимальная типизация и трафаретизация текстов. Следует отметить, что составители документов могут избрать и продольный вариант расположения постоянных реквизитов. В этом случае, создателю документа надо будет рассчитывать реквизиты, исходя из количества печатных знаков в рабочей строке. Унифицированная система ОРД носит межведомственный характер.
Устав предприятия, Учредительный договор
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.
Положение.
Приказ — правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по «вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности. В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная частьдолжна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе…».
Приказами по личному составу
НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ, УТВЕРДИТЬ и т. п.
Эти глаголы печатают прописными буквами. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество — строчными, затем указываются должность, , содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимают сотрудника. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируют. Вседела, которые хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок, в соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Приказы оформляются на бланке приказа.
Распоряжение
Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» (РЕШИЛА, РЕШИЛО, РЕШИЛИ), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: …».
В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛО).
В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица (РЕШИЛИ).
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами.
Структура и штатная численность, Правила внутреннего трудового распорядка, Должностная инструкция
Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:
1) с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;
2) о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом, по указанию вышестоящей организации или руководителя. В некоторых случаях акт может составлять одно или несколько должностных лиц. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссий должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного: «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т. п. Некоторые виды актов требуют утверждения.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т. п. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания.
Характеристика
Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве, в настоящее время широко применяемый вид документа. Рекомендуемые реквизиты резюме: название вида документа, дата, фамилия, имя, отчество, почтовый адрес претендента, телефон, текст, подпись. Сначала пишется имя, отчество, фамилия, домашний адрес, телефон, дата рождения. Текст излагается по разделам: образование (сначала указывается высшее: какой вуз и когда закончили, полученная специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы), трудовая деятельность (перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы — в обратном порядке. Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста.
Докладная записка
Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
- В третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать — в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Составьте письмо-отказ производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.
Директору спецкомбината «Радон»
Иванову А.М.
от производственного объединения
энергетики и электрификации
«Новосибирскэнерго»
Уважаемый Алексей Михайлович!
В настоящее время вынуждены Вам отказать в выдаче бесплатного разрешения на подключение мощностей электроснабжения жилых домов и сообщаем, что подключение к сетям вы можете произвести на платной основе в соответствии с утвержденными тарифами.
С уважением
Директор А.В. Бочаров
1. Камышев Э.Н., Литвинцева Г.Ю. Современное документоведение. Издательство Томского . 2011. 116 с.
2. Спивак В.А. Делопроизводство. СПб.: Питер, 2009. 208 с
