В процессе развития компании была установлена неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Докумен т — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ.
Такое же определение дано в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и подача документов». Для более полного описания понятия «документ» следует также раскрыть понятие «требование».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).
ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Издательство стандартов, 1998.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Количество деталей определяется целью создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и формой этого документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для некоторых актов количество и состав требований устанавливаются законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, записанная на материальном носителе, должна быть формализована путем добавления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Как носители информации, документы служат незаменимым элементом внутренней организации любого учреждения, компании, любой компании, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основой для принятия управленческих решений, служат доказательством их выполнения и источником обобщений и анализа, а также справочного материала и исследовательской работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет работы, и как результат работы.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
Бланки документов
... и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение ...
- регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
- распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Документ создан в основном для фиксации информации и придания ей юридической силы. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа также понимается авторитаризм документа, основанный на законодательстве.
Для управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая сила документов, поскольку это означает, что документы могут служить достоверным доказательством содержащейся в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления).
— М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. — С. 10..
Юридическая сила документа определяется как содержанием, так и формой документа. именно это обстоятельство породило объединительные процессы, имеющие долгую историю.
Процессы унификация оправданы и экономически, и юридически. Экономически оправданы, потому что тем самым облегчается процесс составления и обработки документа, становится возможной и машинная обработка, например, благодаря унификации по концу первой фразы делового письма можно определить его тему и степень важности. Юридически оправдано, ведь смысл точно передан с помощью проверенных формулировок. В случае конфликта стороны могут использовать эти формулировки как неоспоримые аргументы.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». Согласно официальному определению, унификация — это выбор оптимального количества разновидностей продуктов, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов).
А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных отраслях и органах управления, должны быть составлены единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их быстрой обработке и оформлению, сокращает время, затрачиваемое на работу с документами не только сотрудников офиса, но и всех сотрудников аппарата управления — от менеджеров до рядовые сотрудники. Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.
Общая характеристика деятельности Управления образования Тракторозаводского ...
... на совершенствование деятельности Управления по делам образования Тракторозаводского района г. Челябинска. Объект преддипломной практики - деятельность по управлению образованием и инновационными процессами в нем. Предмет преддипломной практики - Управление по делам образования Тракторозаводского района г. Челябинска. 1. Общая характеристика деятельности Управление образования Тракторозаводского ...
Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения. Состав информации в служебных документах устанавливается следующим образом: из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа «партийность» из личного листка), в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (индивидуальный номер налогоплательщика).
Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая — существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу (например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года ).
Не менее важным аспектом унификации официальных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в едином виде. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способ фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица .
В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией (справка с места работы).
При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека [прил. 1]. Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении графика отпусков, описи дел по личному составу, штатного расписания [прил.2, 3].
Форма документа появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. — Гос. Акад. упр. им. Ор-джоникидзе. — М.: Инфра-М, 1998 — С. 25.
1.2 Унифицированные системы документации
Все формы управленческой деятельности отражены в соответствующих документах, которые выступают в качестве методов и средств реализации функций, возложенных на систему управления.
Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы
... и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица; документ унификация управление ¦ повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах. Унификация текстов управленческих документов заключается в создании единой формы языкового выражения, ...
Деятельность организации формализована набором документов, взаимодействующих определенным образом, что соответствует функциям управления и компонентам системы документов.
Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., 1998..
Типичные функции управления в каждом аппарате управления реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Взаимосвязь между документами разных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинакова, поскольку зависит от конкретной деятельности учреждения, его масштаба, места в федеральном правительстве и ряда других причин. Но, независимо от этого, любая организация использует документы, отражающие организационную, административную и исполнительную деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационной и административной документации в связи с ее широким распространением имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
В дополнение к функциональным системам документации, общим для всех учреждений и предприятий, существуют также отраслевые системы, которые используются для документирования соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационная и административная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим необходимо было упорядочить информационные потоки, установить необходимое и достаточное количество типов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла своевременно и качественно обрабатывать растущие информационные потоки. Возникла потребность в механизации и, следовательно, в автоматизации обработки документальной информации. Однако практическая реализация и использование средств автоматизации, эффективность их использования прямо пропорциональны степени упорядоченности документации, для которой они предназначены.
Основное направление совершенствования документации — унификация и стандартизация.
Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы для установления единого подхода к созданию и исполнению документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов — это высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта являются обязательными в пределах его области применения. Поэтому унификация обычно выполняется как предварительный шаг к стандартизации, но также может быть самостоятельной деятельностью. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Язык и стиль организационно-распорядительных документов ( по ...
... исполкома. Язык и стиль организационно распорядительных документов стиль организационного документа русский язык язык и стиль распорядительных документов реферат Курсовая работа: организационно распорядительные документы Их могут издавать руководители структурных подразделов предприятий. 10 Андреева В. И. Делопроизводство (требования к ...
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления).
— М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. — С. 15.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.
Единые национальные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны к применению во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель — 2001 — №1.
2.1 Унификация документов в 1920-1930-е гг.
Период 20-30-х гг. ХХ век в истории развития административного аппарата в нашей стране можно охарактеризовать как период активного совершенствования различных сторон его деятельности, в том числе делопроизводства.
Рационализация этого аппарата проводилась самыми разными учреждениями, прежде всего, органами рабоче-крестьянской инспекции (так в структуре НК РКИ СССР было создано специальное управления по улучшению госаппарата).
Учитывая, что для успеха объединения требуется его постоянно действующее научное, методическое и организационно-техническое обеспечение, в конце 1924 года Совет Народных Комиссаров СССР принял решение о создании акционерного общества организационного развития. «Оргстрой». Его учредителями были НК РКИ СССР, Высший совет народного хозяйства СССР, НКПС и некоторые другие центральные ведомства. Выбор учредителей основывался на том, что они представляли собой отдельные отрасли управления с широко развитыми сетями подведомственных звеньев, для которых можно было бы разрабатывать общеотраслевые рекомендации, стандарты и т.п. Фактически Оргстрой стал первым в истории нашей страны органом вневедомственной унификации текста документов, который вел свои разработки, являясь полностью независимым в экономическом отношении учреждением, хотя по методической части и был в определенной степени зависим от разработок НК РКИ.
Перед Оргстроем были поставлены следующие задачи:
1. Изучение и обобщение накопленного в центре и на местах опыта унификации делопроизводства и разработка на этой основе принципиально новых решений по совершенствованию управленческой работы, в том числе делопроизводства.
УПРАВЛЕНИЕ РАБОТАМИ ПО ПРОЕКТУ
... управления проектами являются взаимозависимыми — изменения в одном приводят к изменениям в других (рис. 1.4.Методы управления содержанием работ Под содержанием работ понимают описание работ, ... документы: описание цели, для удовлетворения которой был предпринят проект; описание продукта проекта; определение/назначение руководителя (менеджера) проекта; » ограничения по срокам реализации проекта, ...
2. Оказание учреждениям, предприятиям и т.п. практической помощи в унификации текста документов путем разработки и внедрения специальных проектов.
3. Предусмотреть меры по унификации делопроизводства техническими средствами и необходимой нормативной и бланковой документацией.
4. Обучение заинтересованных сторон современным методам управления.
5. Информировать широкие слои руководителей и производственных рабочих о последних теоретических достижениях унификации, последних технических и конструкторских разработках в области управления.
Исполняя эти задачи, Оргстрой оказывал помощь в унификации всем отраслям народного хозяйства: транспорту, строительству, финансам, сельскому хозяйству и т.д.
Оргстрой разработал проекты по унификации текста документов из различных областей управленческой работы. Среди этих разработок выработка единой системы классификации нормативных документов, совершенствование систем внедрения стандартов и нормалей, систем оплаты труда в различных подотраслях, организация работ по государственному страхованию, унификация работы нотариальных органов и народных судов по стране; совершенствование призывной системы для местных органов военного управления; разработка и внедрение новых форм учета и т.д.
При этом следует подчеркнуть, что основным видом работы Оргстроя была унификация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ. Райцхаум А.Л.. У истоков организации секретарского дела в нашей стране//Секретарское дело. — 2001 — №1.
Для унификации офисной работы Оргстрой разработал как комплексные унификационные проекты, так и проекты унификации отдельных видов офисной работы, включая протокол, персонал, жалобы и заявки. Также Оргстрой предлагал клиентам новые виды офисной работы, которые находились в стадии согласования. Так, например, в 1928-1929 гг. пытались внедрить безрегистрационную систему делопроизводства, основанную на четкой классификации поступающих, подготавливаемых и отправляемых документов, их распределения по исполнителям и повышении ответственности этих работников. Одно из методических пособий Оргстроя называлось: «Долой реестр или единые принципы быстрого перемещения, оформления документов и текущей подачи без регистрации». Эта система еще не была успешной, потому что в основе социалистического управления лежал бухгалтерский учет, а эта система обходила его.
Разрабатывались также проекты по унификации работы машбюро, архивов учреждений и архивов чертежно-графической документации, по внедрению карточной системы регистрации и классификаторов документации и т.д.
Наряду с этим Оргстрой подготовил для клиентов формы, с которыми они чаще всего встречались в практике работы с документами, и правила унификации официальных документов.
Оргстрой развивал деятельность по совершенствованию делопроизводства, охватывая своими постановками все новые и новые объекты, во много раз увеличивал свои экономические показатели Райхцаум А.Л.. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века//Делопроизводитель — 2001 — №1..
Однако к концу 20-х гг . после создания согласно Постановления СНК СССР от 14 января 1926 г. в системе НК РКИ СССР Государственного института техники управления (ИТУ), Оргстрой претерпел определенные изменения, поскольку был объединен с этим институтом. А/О «Оргстрой» преобразовали во Всесоюзное объединение организационного строительства. В своей работе оно стало более зависеть от методических рекомендаций и указаний ИТУ (в частности, ИТУ везде требовал привязки к разработанному им «Руководству по делопроизводству учреждений и предприятий»).
Делопроизводство в системе управления сельскохозяйственным производством ...
... содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учреждением или наличием документального подтверждения исполнения документа. При организации делопроизводства в системе управления следует ... мероприятий, направленных на улучшение работы с документами.[3] 1.3 документов документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем ...
Появился определенный уклон в сторону политизации проводимых работ. Показательным в этом отношении стало I-е Всесоюзное совещание работников по советскому строительству, чистке госаппарата, ИТУ, его местных органов и системы Оргстроя, проходившее в Москве с 9 по 13 января 1931 г. Там деятельность Оргстроя подвергалась критике как ориентированная на достижение только материальных результатов за счет социально-политических проблем. предлагалось больше внимания уделять политической оценке предметов, классовому составу. Эти решения ознаменовали изменение внутренней политики государства, когда был взят путь к совершенствованию производственных технологий, а совершенствование административного аппарата в целом отошло на второй план.
Линия на свертывание унификации делопроизводства нашла свое логическое завершение в Постановление Президиума ЦКК ВКП (б) и Коллегию НК РКИ СССР от 25 апреля 1932 г., которым ИТУ был ликвидирован.
С ликвидацией Пенитенциарного института и Оргстроя работа по унификации делопроизводства в нашей стране была фактически завершена. Продолжение этой работы стало возможным лишь к концу 50-х — начало 60-х гг. ХХ века.
Оценивая деятельность Оргстроя по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30 гг. прошедшего века, следует признать его положительную роль в совершенствовании управленческого труда, основанную на комплексном подходе к унификации текста документов. Именно сложность, совокупность новых форм, форм и других видов документации, а также набор технических средств механизации делопроизводства — залог успеха производств Оргстроя.
2.2. Унификация документов в 1960-1970-е гг.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х — началу 1970-х гг . Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление.
Основная идея ЭГСД — полная унификация, установление рационального единства форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех этапах жизненного цикла самих документов: их подготовка, исполнение, консервация. Именно с помощью методов унификации тогда решались задачи по сокращению форм и типов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы был внесен в «Основные положения USSD» как перечень видов документов, выдаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы .
На этапе создания EGSD были унифицированы методология и операции делопроизводства, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, проверкой ценности документов и подготовкой документов для представления в архив.
Организация управления документацией за рубежом / На примере ...
... о защите данных распространяется на документы на любых носителях . 2.2 Проблемы информатизации управления документацией в Великобритании Другим составным элементом работы Национального архива является порядок организации т.н. электронного каталога (базы ...
Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений Единая государственная система делопроизводства: основные положения. — М.: Издательство стандартов, 1975..
Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается идея единых принципов работы с документами на всех уровнях управления и совершенствования документации и документооборота как условия развития основы информационного обеспечения при автоматизации документооборота. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.
Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:
Унификация и стандартизация документов;
Рациональная организация документооборота;
Организация труда делопроизводственного персонала;
Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.
Вначале кратко остановимся на трех из упомянутых проблемных групп, а именно на тех подходах, в которых они существенно изменились в настоящее время. Это означает, что, как правило, невозможно использовать рекомендации YGSD по этим вопросам, поскольку многие из них устарели. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас. Речь идет об унификации и стандартизации документов, организации труда работников и механизации и автоматизации делопроизводства .
Первая группа состоит из раздела “Подготовка служебных документов”. В нем документирование управленческой деятельности рассматривается с точки зрения создания документов различными уровнями управления. Перечень наиболее важных организационно-распорядительных документов, издаваемых на различных уровнях, может быть использован и в настоящее время для определения видов документов, которые должны составляться и использоваться в тех или иных управленческих ситуациях. В разделе устанавливаются юридические основания издания распорядительных документов, что важно знать современным руководителям, а часто и их секретарям-референтам. Следует сказать, что примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов приведен в приложении к ЕГСД. Перечень содержит не только наименования видов документов, но и определяет каждый из них и эти определения используются и сегодня во всех учебниках и учебных пособиях.
Следующее направление — “Основы организации труда делопроизводственного персонала” включает следующие вопросы:
- общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб;
- структура и функции делопроизводственных подразделений учреждения;
- должностной и численный состав делопроизводственного персонала;
- нормирование делопроизводственных работ;
- основные требования к оборудованию рабочих мест;
- условия труда работников делопроизводства.
Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).
Оптимизация организации управления персоналом
... управления человеческими ресурсами как целостной системы, состоящей из трех взаимозависимых подсистем управления формированием, использованием и развитием человеческих ресурсов в организации ... в официальных документах. Для оптимизации управления медицинским персоналом, ... организация работы сотрудников, обеспечение профессионального роста и решение их социальных проблем. Исследование проблем управления ...
Однако рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение — канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Как известно, с момента выхода ЕГСД значимость службы делопроизводства возросла. Уже с 1980 года в крупных министерства и ведомствах начинают создаваться управления делами. Расширились функции служб делопроизводства. Виды современных служб и их функции были закреплены более поздним документом — Государственной системой документационного обеспечения управления, о котором речь пойдет ниже. Однако и сейчас соответствующие рекомендации ЕГСД можно использовать как основу для организации и определения направлений деятельности делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций.
Что касается рекомендаций, включенных в раздел “Механизация делопроизводственных процессов” , то их использовать нельзя. Закономерно, что именно эти рекомендации устарели. Темпы развития средств механизации и автоматизации работ в сфере делопроизводства велики. Современные технические и программные средства создания и обработки документов в корне изменили представления о работе с документной информацией. Изменения происходят столь быстро, что закрепить их каким либо методическим документом просто невозможно.
Отдельно нужно остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.
Рассматриваемое направление состоит из пяти тематических разделов:
1. Организация документооборота;
2. Регистрация документов;
3. Контроль за исполнением документов;
4. Составление номенклатуры дел и формирование дел;
5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
В разделе “Организация документооборота” сформулированы принципы (основные требования) организации движения документов в учреждении и на предприятии, которые лежат в основе действия и современных систем:
- прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
- следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;
- необходимо добиваться максимального единообразия в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.
Таким образом, содержание раздела подчинено идее оптимизации и максимального единообразия работы с документами на всех стадиях их создания и движения. В нем даны рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, методика определения объема документооборота.
Следующий раздел — “Регистрация документов”. В нем сформулирован основной принцип организации регистрации, актуальный и сейчас — однократность.
Основное внимание в разделе уделено карточной форме учетно-справочного аппарата. Подчеркивается единство технологии регистрации и контроля исполнения документов, которая основана на использовании единой формы регистрационно-контрольной карточки. На этой же основе достигается и единство построения справочной системы. Другими словами, единая регистрационно-контрольная карточка была спроектирована таким образом, что могла быть использована для регистрации документов, их учета, контроля исполнения и поиска документной информации. При этом строго соблюдался основной принцип регистрации. Форма карточки была разработана как типовая, ЕГСД закрепляла ее размеры, состав реквизитов и зоны их расположения.
Форма карточки приведена в приложении к ЕГСД и, хотя в настоящее время она не является обязательной, вполне может служить основой для разработки системы регистрации документов предприятия при использовании как традиционной, так и автоматизированной технологии ДОУ. Кстати многие организации и предприятия сейчас используют регистрационно-контрольную карточку, рекомендуемую ЕГСД, так как она содержит необходимые реквизиты для регистрации документов.
“Контроль исполнения документов”. В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения. В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов. Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку.
Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю. Эти формы могут служить основой и для разработки соответствующих форм по итогам контрольной деятельности на конкретном предприятии.
Положения, включенные в следующий раздел ЕГСД “Составление номенклатур дел и формирование дел” , заслуживают особого внимания, так как они получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде.
Раздел, подготовленный как рекомендательный, после выхода ЕГСД нашел почти повсеместное применение. В 1980 году Положение о ГАФ СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела. В разделе рассматривается ряд элементов методики составления номенклатуры дел, порядок ее согласования и утверждения, правила индексации дел. Кроме того, в него включены правила систематизации отдельных категорий документов при формировании их в дела. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986 г.)
Такое же широкое применение получили (и получают в настоящее время) рекомендации раздела “Подготовка документов к последующему хранению и использованию” . В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.
ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности. Нужно сказать, что проблемам научно обоснованного отбора документов для хранения и уничтожения на многих предприятиях уделяется очень мало внимания. Это особенно характерно для негосударственных коммерческих предприятий. Однако современное законодательство все чаще обращается к вопросам документационного обеспечения управления. В частности, ряд законодательных норм обязывает негосударственные предприятия организовать хранение управленческой, кадровой и др. документации в соответствии с современными нормами и правилами. Проведение этой работы ложится на службы ДОУ, в том числе на секретарей руководителей фирм. И в этом им может помочь ЕГСД, так как в данный раздел включены также рекомендации по составлению описей документов постоянного и временного хранения, изложен порядок передачи дел в архив организации, оформления годовых разделов описей, графика передачи дел. В разделе приводятся и сведения о сроках хранения документов, но ими руководствоваться не следует. В настоящее время действуют современные нормативные документы по определению сроков хранения документации, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения (2000 г.).
Помощь в работе секретарей и других специалистов по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались. Это Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции; форма регистрационно-контрольной карточки; формы для сведений по контролю исполнения документов; форма номенклатуры дел.
Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть использован еще ряд приложений:
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.
Они могут служить основой для разработки таких документов в конкретной организации.
Формы описей дел, акта о выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию.
Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело — 2001 — №2..
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Единая государственная система делопроизводства не до конца утратила свое практическое значение. При решении целого ряда вопросов, связанных с обработкой документов, она является ценным методическим пособием, которое может использоваться наряду с другими нормативными и методическими документами, действующими в настоящее время.
Одним из таких документов является Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция — 1991 г.) в развитие Основных положений ЕГСД. В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.
ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.:
1. Документирование управленческой деятельности;
2. Организация работы с документами (управление документацией);
3. Механизация и автоматизация работы с документами;
4. Служба документационного обеспечения управления.
Раздел “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей:
Состав управленческих документов;
Унификация и стандартизация управленческих документов;
- Оформление управленческих документов;
Составление текстов управленческих документов.
Из перечисленного сразу можно выделить часть, касающуюся оформления служебной документации, так как именно эти нормы в настоящее время не используются. Все остальные нормы и правила следует использовать. При составлении документов конкретного предприятия очень важно ориентироваться на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях и, конечно же, к их текстам.
Нужно учитывать, что ГСДОУ рассматривает документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах носителей (магнитные ленты, диски и др.).
Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.
Следующий раздел “Организация работы с документами” построен таким образом, что так же, как и ЕГСД, охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.
Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Поэтому нет необходимости их подробно рассматривать. Остановимся лишь на некоторых отличиях, которые связаны в основном с возможностью использования автоматизированных технологий при работе с документами.
Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов.
Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях).
Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др.
В разделе рассматривается технология делопроизводственных операций в рамках создания и использования ИПС: регистрации документов, их индексации, ведения справочной работы, оперативного хранения документов, составления номенклатуры дел формирования дел. По сути, она мало, чем отличается от изложенной в ЕГСД, за исключением того, что ориентирована на использование и традиционных методов, и возможностей средств автоматизации.
Нет необходимости подробно останавливаться и на таких подразделах, как “Контроль исполнения документов”, “Подготовка документов к передаче в ведомственный архив”. Рекомендации этих подразделов в основном соответствуют аналогичным рекомендациям ЕГСД и должны быть использованы в практике работы делопроизводственной службы конкретного предприятия.
Рекомендации раздела “Механизация и автоматизация работы с документами” как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.
В последнем разделе “Организация службы ДОУ” заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.
ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя.
В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства. Раздел небольшой по объему, рекомендации даны в самом общем виде и содержат ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления и др. упоминались в данной статье.
В разделе не раскрываются функции служб делопроизводства, однако, они приведены в Примерном положении о службе документационного обеспечения управления, которое является приложением к ГСДОУ.
Наряду с Примерным положением ГСДОУ снабжена еще целым рядом приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного обеспечения управления, включая секретарей. В их число входят:
- Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
- Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
- Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ);
- Формы номенклатур дел;
- Перечень типовых сроков исполнения документов;
- Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.
Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело — 2001.
2.3 Унификация документов в 1970-1980-е гг.
Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.
Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г . В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело — 2001- №1..
Обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов как фактора повышения производительности управленческого труда. Изучение унифицированных систем документации. Исследование состава и расположения основных реквизитов документа.
