По делопроизводству в кадровой службе

метки: Трудовой, Документация, Кадровый, Документ, Книжка, Работа, Учетный, Увольнение

Глава 1 Порядок подготовки приказа по личному составу

и оформление личных карточек.

§1 Общие подходы к изданию приказов.

Приказ

Заказы на основную деятельность включают заказы на организацию работы предприятия, финансирование, планирование, отчетность, поставку, продажу продукции и другие производственные вопросы.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа и содержат следующие реквизиты:

• § Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб );
• § эмблема ( или знак обслуживания );
• § наименование организации;
• § название вида документа (ПРИКАЗ);
• § дату и номер документа;
• § место издания;
• § заголовок к тексту;
• § текст;
• § подпись;
• § визы.

Герб (Государственный, субъекта Российской Федерации или муниципального образования) изображается на бланке только в случае, если в соответствии с действующим законодательством организации это право предоставлено. Гербы изображены на бланках органов власти и управления и организаций их подчинения.

( 2)

Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Уставу Российской Федерации организации, приказы, ранее выданные этой организацией.

Приказы по основной деятельности издаются:

• § во исполнение нормативных вышестоящих органов власти и управления;
• § в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Заголовок

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В предварительной части дается мотивация административных актов. В качестве обоснования действий это может быть: ссылка на акт вышестоящего органа или на собственные ранее изданные акты с указанием наименования документа, даты, номера, заголовка текста. (2) Например: В соответствии с приказом Начальника управления от 15 марта 2011 г. № 82 «О введении Инструкции по делопроизводству» ПРИКАЗЫВАЮ:…

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:…

В констатирующей части излагаются основания, цели издания приказа.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Административная часть содержит инструкции, каждая из которых выделена как самостоятельный элемент. Каждый пункт распорядительной части включает:

Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки

... в суде до исполнения судебного решения. Изварина А.Ф. в своей работе «Судебная власть в Российской Федерации. Содержание, организация, формы »дает такое понятие, как судебная власть, раскрывает ее ... на предприятии», «Управление персоналом» и др. Целью данного диплома является на основе изучения практики организации делопроизводства в Мировом суде г. Добрянке установить соответствие документального ...

• наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;
• поручение;
• срок выполнения поручения.

Если есть промежуточные сроки или когда прописанное действие разделено на отдельные задачи, каждая из них формулируется в отдельном абзаце. Каждый пункт или подпункт административной части проекта заказа содержит только одну задачу с установленным сроком.

например:

1. Утвердить Положение об Управлении государственной службы.

например:

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, инициалы и фамилия, например: 9. Контроль за исполнением заказа возложен на заместителя директора компании .

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3.; 2.; 2.1.; 2.2; 3.; 3.1.; 3.2. и т. д.

При составлении приказа необходимо:

• увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
• излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
• намечать конкретных исполнителей и реальные сроки их поручений;
• обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований , предприятий, организаций и учреждений, должностей;
• указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
• соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;
• указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

При этом текст приказа должен быть написан четко и понятно с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого количества причастий и словосочетаний. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. Произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей не могут быть использованы в тексте приказа. недопустимо использовать разные, хотя и эквивалентные, термины для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

При наличии приложений (графики, схемы, таблицы и т. д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: …(приложение 1); … (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение», например: Приложение 2

к приказу Начальника управления

от 2008 г. № 82 от 01.01.2001

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Публикация вместе с порядком вопросов, не указанным в тексте постановления, не допускается.

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план, график и т. п.).

Каждое приложение заверяется на последнем листе приложения руководителем отдела, подготовившим приложение к проекту документа, или его начальником.

Как оформлять приложение в тексте курсовой работы

... Приложения к работе оформляют как продолжение работы на последующих страницах (отдельных листах, бланках), располагая в порядке появления ссылок на них в тексте работы. ... например «мы провели исследование», «на наш взгляд, это кажется уместным". Автор курсовой работы ... СПб.). Наименование ... приказы Министерства финансов РФ, инструктивные письма, инструкции); прочие письменные источники (книги, статьи в ...

Перед подачей на подпись проект постановления утверждается руководителями всех заинтересованных ведомств и юридической службой.

Визы проставляются на обороте последнего листа проекта приказа или на отдельном листе согласования: после слова ПРИНЯТО указываются должности и фамилии лиц, подписывающих проект акта. Подпись должностного лица при утверждении проекта указа сопровождается датой.

В левом нижнем углу последнего листа заказа на исполнителя ставится табличка, состоящая из имени исполнителя и номера телефона офиса. [1, с.47-51].

§2 Особенности оформления приказа по личному составу.

Выдача приказа о приеме на работу является окончательной процедурой документирования после завершения работы и на ее основании.

Условия работы, внесенные в приказ, должны в точности совпадать с условиями, закрепленными в .

О приказе о приеме на работу работник должен быть проинформирован в течение трех дней с даты фактического начала работы.

По желанию работника работодатель обязан предоставить ему копию правильно оформленного заказа.

Приказы на персонал оформляются отдельно от приказов по основному виду деятельности и имеют некоторые особенности.

В заголовке к тексту такого приказа пишут слова:

• о приеме на работу;
• о переводе на другую работу;
• о предоставлении отпуска;
• об увольнении;
• о поощрении
• о нарушениях и т. д.

В таких приказах констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть обязательно делится на пункты, пункт должен включать в себя:

• обозначение распорядительного действия (раздела) – ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ЗАЧИСЛИТЬ, СЧИТАТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ВОЗЛОЖИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ.
• ФИО гражданина;
• профессию (специальность) или должность, соответствующие по названию нормативным документам и штатному расписанию;
• наименование структурного подразделения;
• дату начала трудового договора или его срок;
• условия ( должностной оклад в соответствии с нормативными документами, например Единой тарифной сеткой, оклад по штатному расписанию, тарифная ставка и т.

д.); здесь же указываются необходимые надбавки, индексации и т. п.;

• ;
• Ниже указывается основание – наименование документа (документов), в соответствии с которым данный пункт, включен в приказ, его дата, автор резолюции.

унифицированным формам № Т-1 или Т-1а.

На любой форме приказа о допуске требуется подпись сотрудника, подтверждающая факт его ознакомления с приказом. (Например: С приказом ознакомлен: дата, роспись).

Приказ по личному составу вступает в силу с момента его подписания. [3, с. 23-25].

§3 Оформление личных карточек формы Т-2.

Личная карточка сотрудника составляется в одном экземпляре на каждого сотрудника организации. его заполняет сотрудник отдела кадров или другой сотрудник, уполномоченный руководителем организации.

Большая часть необходимой информации о кандидате на должность сосредоточена в личном регистрационном листе персонала, который имеет широко распространенную анкету и включает биографические данные. Все элементы заполнены четко и разборчиво, сокращения и подчеркивание не допускаются.

Документирование трудовых отношений

... актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником. Целью данной ... конфиденциальной информации”. Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу. 1.1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта). Первое, с чем сталкивается ...

При заполнении карточки используют данные следующих документов:

• приказа о приеме сотрудника на работу;
• трудовой книжки;
• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• военного билета;
• диплома об окончании учебного заведения или других документов об образовании;
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• свидетельства о постановке на учет в (о присвоении ИНН);
• В разделе I «Общие сведения» личной карточки работника указывают коды места рождения сотрудника, его гражданства, образования и квалификации;

Чтобы определить соответствующие коды, надо воспользоваться следующими классификаторами:

• код по ОКАТО (Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОК 019-95);
• код по ОКИН (Общероссийским классификатором информации о населении (ОК018-95);
• код по ОКСО (Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОК 009-93);
• код по ОКПДТР (Общероссийским классификатором профессий должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).

В строке 5 «Знание » указывают наименования иностранных языков, которыми владеет сотрудник, и степень его знаний (например: «владею свободно», «читаю и могу объяснить», «читаю и перевожу со словарем»).

В строке 7 «Профессия» укажите основные и смежные профессии, которыми может заниматься работник.

В строке 8 «Стаж работы» указывают общий и непрерывный стаж, а также стаж работы, дающий право на получение надбавки за . Данная строка заполняется на основании данных, указанных в трудовой книжке сотрудника. Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. При изменении служебных данных соответствующие данные заносятся в его личную карточку, которая заверяется подписью сотрудника. [3,с.28-29].

Глава II Ведение трудовых книжек и личных дел работников.

§1 Трудовые книжки и правила их ведения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п.2 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. N 225).

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку были утверждены Постановлением Правительства РФ от 01.01.01 г. № 000.

Данным Постановлением было установлено, что трудовые книжки нового образца с 1 января 2004 г., имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждены Постановлением Минтруда России от 01.01.01 г. N 69.

Согласно п. 46 вышеуказанных «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации. Заготовки трудовой книжки и вкладыш в нее имеют соответствующую степень защиты. Согласно Приказу Минфина РФ от 01.01.01 г. N 117н «О трудовых книжках» изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. [5, информационный ресурс сети Интернет].

Трудовой договор как основание возникновения трудовых правоотношений

... Трудовому кодексу РФ. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений. 1. Трудовой договор как основание возникновения трудовых отношений, .1 Понятие трудового договора, его стороны и значение Как институт трудового права трудовой договор ...

1.1. Правовая регламентация

вопросов ведения, учета, хранения трудовых книжек.

Положения, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета трудовых книжек содержатся в следующих документах:

Трудовой кодекс РФ,

«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. N 225 (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.01.2001 N 51, Постановления Правительства РФ от 01.01.2001 N 132),

«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 01.01.01 г. N 69.

Рассмотрим основные положения Трудового кодекса РФ, регулирующие вопросы хранения, архивирования и учета трудовых книжек.

Согласно статье 65 ТК

при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем;

— в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. [4, с.69].

Согласно статье 66 ТК РФ:

форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации;

• работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся ) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной;

• в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение;

— по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.[4,с. 70].

Согласно статье 80 ТК РФ, Согласно статье 84.1 ТК РФ

в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ; по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой;

Особенности регулирования труда медицинских работников

... не противоречить им. 2. Особенности регулирования труда медицинских работников 2.1 Заключение трудового договора Работа врача во ... высшего учебного заведения и его работников. Аналогичные элементы трудовых отношений определены положениями о других типах ... отражаются в трудовом договоре с работником. Помимо общих положений Трудового кодекса РФ на медицинских работников распространяются положения ...

• запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона;

— в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня отправки указанного сообщения работодатель освобождается от ответственности за просрочку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания в соответствии с частью второй статьи 261 настоящего ТК РФ. По письменному заявлению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выпустить ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. [4, с.87].

Согласно ст. 234 ТК РФ, Согласно статье 309 ТК РФ

работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

— работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим стаж работы у этого работодателя, является письменный трудовой договор.[4, c.208].

1.2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

об оформлении трудовых книжек.

Даты.

арабскими цифрами

Цвета.

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Без сокращений.

и без каких-либо сокращений

Состав сведений.

Согласно п. 4 Правил в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Согласно п. 5 Правил сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Язык.

Согласно п. 6 Правил трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Работы актуальна правильным ведением кадрового

... оформить и самостоятельно оформить документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. Объектом выпускной квалификационной работы явилась работа кадровой службы Магнитогорского хлебозавода. Предмет – организация работы отдела кадров с документами Магнитогорского хлебокомбината. Целью ...

Соответствие приказу.

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сроки внесения записей.

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения.

Порядковый номер.

Согласно п. 11 Правил, все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах, соответствующего раздела свой порядковый номер. Это общее правило.

В некоторых случаях Инструкция не предусматривает прогрессивного номера записи. Это специальные правила для случаев-исключений. Например, согласно п. 3.2. Инструкции при переименовании организации заполняются только графы 3 и 4 трудовой книжки: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Ознакомление работника с записями.

Согласно п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Лицо, указанное в этом приказе, вправе заполнить и заверить своей подписью сделанные в трудовой книжке примечания. За нарушение порядка хранения, учета, архивирования и выдачи трудовых книжек, установленного настоящими Правилами, должностные лица несут ответственность в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации.

Наличие приказа о назначении ответственного за ведение, регистрацию, учет и выдачу трудовых книжек всегда проверяет инспектор труда во время проверок.[6]

Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденному Постановлением Минтруда РФ от 01.01.2001 N 37 заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки инспектор по кадрам, а организует хранение и заполнение трудовых книжек начальник отдела кадров.

Учет расчетов с персоналом по оплате труда дипломная работа

... учет расчетов с персоналом по оплате труда; наметить мероприятия по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда в ООО «Оконные технологии». Предмет исследования - общество с ограниченной ответственностью «Оконные технологии», а предметом - оплата труда с персоналом. Теоретической основой работы послужили нормативные и законодательные акты, Трудовой ...

Если в организации нет отдела кадров, эту работу можно передать другому сотруднику в установленном порядке. [5]

1.3. ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ О РАБОТНИКЕ.

Согласно п.2.1 Инструкции сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

без сокращения

дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, и др.);

• запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.);

• запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.);

— профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Согласно п. 2.2 Инструкции после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений .

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

в присутствии работника

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой.

В связи с этим, согласно установившейся практике, в этой строке пишут фамилию без инициалов в качестве подписи разборчиво. [5]

1.4. ЗАПИСЬ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ.

На странице 2 трудовой книжки начинается раздел «Сведения о работе».

заголовка

Под этим заголовком:

в графе 1

в графе 2

— в графе 3

в графу 4

В графе 2 указывается дата приема на работу, а не дата составления трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают.

Если сотрудник получает трудовую книжку впервые, дата приема на работу в разделе «Информация о вакансии» может быть раньше даты, указанной на титульном листе трудовой книжки. В этом нет ничего страшного. Ведь трудовая книжка может не начаться в первый день работы нового сотрудника. Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Следовательно, трудовая книжка не может быть открыта в первый день работы нового сотрудника. Однако в графе 2 раздела «Информация о вакансии» необходимо указать дату приема на работу. Таким образом, может быть несоответствие между датами на титульном листе и в разделе информации о вакансии первого заявления о приеме на работу.

Подготовка документации по трудовым отношениям, финансам, снабжению и сбыту

... документирования управленческой деятельности; организация работы с документами в учреждении; совершенствование форм и методов работы с документами. ... тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, ... Задачи реферата: Рассказать историю развития делопроизводства; Описать современное делопроизводство; Описать работу с конфиденциальными документами; ...

Обратите особое внимание на название должности, на которую нанимается сотрудник.

Согласно п. 3.1 Инструкции записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае когда в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. [6]

1.5 ЗАПИСИ О ПЕРЕВОДАХ НА ДРУГУЮ РАБОТУ.

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК в трудовую книжку вносятся сведения о переводах на другую постоянную работу. Исходя из формулировки

постоянную

1.6. ЗАПИСЬ О РАБОТЕ ПО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВУ.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил, п. 3.1 Инструкции).

В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.[5].

1.7. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЗАПИСИ ОБ УВОЛЬНЕНИИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ.

Согласно п. 5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

— в графе 1

— в графе 2

— в графе 3

— в графе 4

Обратите внимание, что в графе 2 указывается именно дата увольнения (прекращения трудового договора), а не дата внесения записи об увольнении в трудовую книжку и не дата издания приказа об увольнении работника. Иногда на практике встречается такая ошибка: в графе 2 указывается дата записи, а не дата увольнения, установленная в приказе об увольнении сотрудника.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днём прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

заверяются

подписью работодателя

печатью работодателя

подписью самого работника

В п. 36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.[5].

1.8. ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня отправки указанного сообщения работодатель освобождается от ответственности за просрочку выдачи трудовой книжки.

несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений:

• при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ;
• при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.

По письменному заявлению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выпустить ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Согласно ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Эта обязанность, в частности, возникает, если доход не получен из-за несвоевременного выдачи работодателем трудовой книжки работнику, неправильной записи в трудовой книжке или несоответствия юридической формулировке причины увольнения работника.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Отказ работника от получения трудовой книжки.

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кроме того, специалисты в области ведения кадрового реестра и судебные юристы рекомендуют составить акт об отказе сотрудника в получении трудовой книжки, заверенный подписями сотрудников, присутствовавших при отказе сотрудника.

1.9. ЗАПИСИ О НАГРАЖДЕНИИ

Согласно пункту 24 Правил в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

• а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;

• в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также , правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Учет бонусов, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых регулярно, в трудовых книжках не фиксируется.

Согласно п. 4 Инструкции порядок внесения сведений о награждении следующий:

в графе 3

в графе 1

в графе 2

в графе 3

в графе 4

1.10. ДУБЛИРОВАТЬ РАБОЧУЮ КНИГУ, создавая дублирующую рабочую книгу, когда сотрудник теряет трудовую книжку.

Согласно п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Согласно п. 32 Правил при оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с Правилами, в него вносятся:

• а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Суммарный стаж работы фиксируется суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей сотрудников.

Если документы, на основании которых были сделаны проводки в трудовой книжке, не содержат полной информации о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки помещается только информация, имеющаяся в этих документах.

Согласно п. 7.1. Инструкции. Дубликат трудовой книжки составляется в соответствии с положениями разделов 1 — 6 Инструкции, которые предусматривают порядок заполнения самих трудовых книжек.

в разделе «Сведения о работе» в графе 3

Общий стаж работы фиксируется суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без указания, какой работодатель, в какие периоды и на каких должностях работал в предыдущей трудовой книжке.

, записывается по отдельным периодам работы

• в графе 2 указывается дата приема на работу;
• в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем:

• в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В случае, если документы не содержат полностью вышеуказанную информацию о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки заносится только имеющаяся в документах информация.

В столбце 4 указывается название, дата и номер документа, под которым были сделаны соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих выслугу лет, при условии наличия копии такого же и соответствующего заверения работодателем или отделом кадров, возвращаются владельцу.

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих его опыт работы до прихода на работу к этому работодателю.[5]

1.11. Учет и хранение трудовых книжек.

книги учета

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

• б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждены Постановлением Минтруда России от 01.01.01 г. N 69.

ведется

ведется кадровой службой

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

должны быть

• пронумерованы;
• прошнурованы;
• заверены подписью руководителя организации;
• скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Согласно п. 42 Правил, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта .

Согласно п. 43 Правил трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Согласно п. 44 Правил работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.[5]

Основным документом личного кабинета сотрудника является его личное дело.

Личное дело

Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

• Ø опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение );
• Ø анкета, либо личный листок по учету кадров;
• Ø личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности – заявление об увольнении);
• Ø личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются по достижения возраста 25 и 45 лет);
• Ø или резюме;
• Ø копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;
• Ø характеристики;
• Ø копии приказов о назначении (приеме), перемещении, освобождении от должности (увольнении);
• Ø трудовой договор;
• Ø карточки учета поощрений и взысканий;
• Ø материалы аттестации;
• Ø представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

• Ø копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;
• Ø другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личный лист по кадровому учету заполняется работником собственноручно, разборчиво, без искажения и сокращения названий организаций, в которых он ранее работал. Информация о предыдущем трудоустройстве указывается на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где помимо информации о себе и своей деятельности указываются сведения о родственниках и другая важная информация для принятия решения о более правильном и целесообразном использовании сотрудника на определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т. п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения изменений во все их учетные документы.

Изъятие документов из личного дела осуществляется с разрешения руководителя отдела кадров, при этом отмечается опись документов в личном деле, а оригинал документа заменяется копией.

Личное дело должностного лица хранится в кадровой службе соответствующего государственного органа и при переезде на новое место государственной службы переносится в указанное место.

Бухгалтерские документы для сотрудников хранятся в специально оборудованных шкафчиках, картотечных шкафах. На момент прекращения работы помещения, в которых хранятся бухгалтерские документы, опечатываются или передаются под опеку. Личные дела хранятся в несгораемых шкафах в порядке номеров, нанесенных на оборотную и лицевую стороны личного дела. Для быстрого нахождения конкретного личного дела ведется карточка, состоящая из алфавитных карточек. При малой численности работников в организации можно вести алфавитную книгу учета личных дел. Для обеспечения контроля выдачи личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

Документы, входящие в состав личного дела, подшиваются в порядке хронологии в папку-скоросшиватель. На обложку выносится ФИО сотрудника (полностью).

При увольнении работника личное дело передается в архивное хранение и хранится постоянно. [7]

Глава III Организация работы с документами.

§ 1 Документооборот.

В соответствии с национальным стандартом Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Одним из базовых элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение, или, используя привычные термины, — система документооборота.

В документообороте различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

Входящие (или поступающие) документы – документы, поступающие в организацию.

Исходящие (отправляемые) документы – официальные документы, отправляемые из организации.

Внутренние документы – официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

В соответствии с ГОСТ Р 7 «Управление документами. Общие требования» документы создаются, получаются и используются в процессе осуществления деловой деятельности.

1.1. Прием и первичная обработка входящих документов.

Входящие (поступающие) документы доставляются простыми и заказными письмами по почте, курьерами, их получают в командировках, на совещаниях, конференциях, а также по каналам электрической связи (телефонограммы, факсы, электронные документы).

Входящие документы должны пройти процедуру предварительного рассмотрения, которая производится на основе определения вида документа, его (автора-отправителя), оценки важности содержания, сложности поставленных в документе вопросов, а также срочности исполнения.

В результате предварительного рассмотрения входящие документы распределяются между структурными подразделениями и должностными лицами организации исходя из структуры организации, положений о структурных подразделениях, , номенклатуры дел и др.

Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а в случае ее отсутствия – секретарем-референтом. На рассмотрение руководителя организации передаются документы, полученные из федеральных органов власти и местного самоуправления, вышестоящих органов, а также содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации. Остальные документы после предварительного рассмотрения секретарем направляются исполнителям.

Документы должны обрабатываться и передаваться исполнителям в день поступления в организацию.

Если поступивший документ должен быть исполнен немедленно, исполнитель знакомится с содержанием документа до его рассмотрения руководством организации.

Входящие документы в каждой организации принимаются централизованно – либо в экспедиции (структурном подразделении службы ДОУ), либо, если ее нет, секретарем.

Первоначальная обработка входящих документов, полученных по почте или с курьером, включает следующие операции:

• проверку правильности доставки документов по адресу, указанному на конверте;
• если документы доставлены неправильно, они направляются по назначению, либо в случае невозможности установления адресата возвращаются отправителю;

• конверты с пометкой «лично» не вскрываются секретарем, а передаются в запечатанном виде адресату;

— если конверт адресован правильно и не содержит пометки «лично», с помощью внешнего осмотра проверяются целостность конверта, затем его вскрывают и проверяют наличие документов и вложений. Если реальное состояние не отсутствует обозначенным в документе данным приложениях или в случае наличия повреждений на нижнем поле первого листа документа, либо составляют акт или сообщают отправителю о недостаче вложений по телефону или в письменном виде.

На лицевой стороне первого листа входящего документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в нижнем правом углу проставляют отметку о поступлении документа в организацию. Она включает наименование организации, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию допускается проставлять в виде штампа.

Конверты уничтожаются после регистрации документов. Однако в некоторых случаях конверты необходимо сохранять:

• если на документе не проставлена дата или адрес отправителя;
• если по дате почтового штемпеля можно определить дату отправки документа, например на конкурс;
• если в конверте содержится судебная повестка, арбитражные документы или обращения граждан;
• если дата документа существенно отличается от даты на конверте.

В этих случаях конверт присоединяют к документу с помощью скрепки или степлера.

Электронные документы, поступающие в организацию, также проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителем.

Прием и регистрацию в регистрационно-контрольной форме (РКФ) электронных документов, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется службой ДОУ или, если она отсутствует, секретарем-референтом.

Правила приема, обработки и распределения электронных документов определяется инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководителю организации.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

Поступившие по каналам факсимильной связи документы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется должностному лицу или структурному подразделению, являющемуся получателем (или исполнителем).

Документы на иностранных языках, переданные по факсу, доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителем.[8, с.49]

1.2. Прием и обработка исходящих документов.

Исходящие документы передаются по почте, с курьерами, а также электрической связью (телефонограммы, факсы, электронные документы).

Документы, подлежащие отправке, должны отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Документы, предназначенные для отправки по почте, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка документов для отправки почтовой связью обычно осуществляется централизованно сотрудниками службы ДОУ или – в случае отсутствия такой службы – секретарем-референтом в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Перед упаковкой секретарь-референт или сотрудник службы ДОУ обязан проверить правильность оформления документов. Эта процедура включает следующие операции:

• проверка наличия подписи, даты и регистрационного номера, а также наличие заголовка (если документ оформлен на листах бумаги формата А4 и больше);
• наличия отметки об исполнителе;
• наличия приложений, указанных в документе;

• проверка соответствия количества экземпляров документа количеству адресатов, указанных в документе или в списке рассылки.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсов, телефонограмм и электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяется Инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи оформляется на бумаге формата А4 с использованием черного шрифта;
• документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения;
• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
• документы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
• запрещается по факсу передавать конфиденциальные документы с пометкой «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Для служебного пользования»;
• подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Документы для отправки передаются полностью оформленными и зарегистрированными. С указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или списком на рассылку. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. [8,с.51-52].

1.3. Передача документов внутри организации.

Передача документов внутри организации осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение, а если таковых нет – через секретаря-референта. Факт передачи документа должен фиксироваться отметкой в регистрационно-контрольной форме.2

1.4. Электронный документооборот.

Электронные документы прочно вошли в жизнь современных офисов и в ряде организаций вытеснили традиционную бумажную переписку. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов.

Сферу электронного документооборота в основном регулируют следующие нормативно-правовые акты:

• Федеральный закон «Об информации, и о защите информации » от 01.01.01 г. $
• Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 01.01.01 г.
• Федеральный закон «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и » от 01.01.01 г.

;

• Федеральная «Электронная Россия ( гг.)» (постановление Правительства РФ от28 января 2002 г. № 65);
• ГОСТ Р 7 «Управление документами.

Общие требования».[8, с. 53].

Аавтоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида:

• а) бумажный документооборот;
• б) бумажный документооборот с использованием автономных ПК;

в) смешанный документооборот

г) безбумажный документооборот (рис. 1).

Рис. 1 Безбумажный документооборот

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы — или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа — документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и на этой стадии осуществляются в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рис. 2. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде 1, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение 2. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям. [9]

Рис. 2. Смешанный документооборот

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. [9]

§ 2 Номенклатура дел (задачи, форма и содержание).

Номенклатура дел –

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 включительно) хранения. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности организации, их виды, состав и содержание.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ организации или на сотрудника, на которого приказом руководителя возлагается ответственность за делопроизводство (чаще всего на секретаря).

Закрепленная в номенклатуре дел схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Различают три вида номенклатуры дел:

• типовой;
• примерной;
• индивидуальной (конкретной) номенклатурой дел организации.

Типовая номенклатура дел, Примерная номенклатура дел

индивидуальной

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся заголовки дел, затем они конкретизируются с учетом специфики деятельности организации.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Сводная номенклатура дел организации (Приложение ) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (Приложение ), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел ответственного за ведение делопроизводства в организации (например секретаря организации).

Второй используется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в организации в качестве рабочего. Третий применяется в архиве организации. Четвертый – в архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего .

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами и подразделами номенклатуры дел служат названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

(Приложение )

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, в том числе с грифом ограничения доступа к ним, журналы регистрации, справочные картотеки, незаконченные в работе дела, поступившие из другого учреждения.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за ДОУ, и после одобрения центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (направлений деятельности предприятия или названия должностей руководителей и специалистов), с присвоением им соответствующих индексов. (Приложение ).

Внутри разделов размещают заголовки дел. В начале каждого раздела помещают наиболее важные для организации дела, другие – по степени значимости. (Например: 1-2

1- индекс структурного подразделения, 2 — номер дела).

Индекс дела указывается в первой графе номенклатуры дел. Во второй графе указывают заголовок дела. Третья графа номенклатуры заполняется в конце года, когда известно число томов или частей дела, образовавшихся в истекшем году.

В следующей графе указывают срок хранения дела и номер статьи перечня, согласно которой установлен.

В графе «Примечание» проставляют отметки об ответственных за формирование дел, передаче дел в другие структурные подразделения, о переходящих делах.[8, с.59-61].

§ 3 Формирование дел.

Формирование дел, Дела формируются в организации, как правило, , т. е. в структурных подразделениях.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ или сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства (секретарь организации).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

3) Группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела, судебные дела, личные дела, учебная документация;

4) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, или заводят второй том этого же дела;

5) уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

6) приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

7) приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу касающиеся переводов, увольнения, командировок, прием на работу, группировать в отдельные дела;

8) поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

9) утвержденные планы, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

10) положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

11) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

12) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

13) документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

14) рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ ответ помещается за документом-запросом.

Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дел включает комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. [8,с.64]

Глава IV Организация хранения дел службы кадров.

§ 1 Подготовка кадровых документов к архивному хранению.

Экспертная комиссия.

Цель экспертизы ценности дел — правильное определение сроков хранения дел службы кадров. Экспертиза ценности дел проводится в службе кадров в два этапа:

1) при составлении номенклатуры дел в службе кадров и в процессе формирования дел;

2) при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему хранению в службе кадров.

В результате экспертизы ценности все дела в службе кадров распределяются на три группы: постоянного срока хранения, длительного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет включительно).

Методическую и практическую помощь службе кадров при проведении работ по экспертизе ценности дел оказывают служба делопроизводства, архив и экспертная комиссия (ЭК) организации, которая направляет общий процесс экспертизы ценности дел в структурных подразделениях.

При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел. Не допускается проводить экспертизу ценности дел, просматривая только их заголовки.

Особое внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров необходимо обращать на дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, так как именно эти дела подлежат передаче в архив организации. Дела службы кадров временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются, хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по установленным правилам. [10]

§ 2 Оформление дел.

Оформление дел проводится работниками службы кадров при методической помощи архива организации., Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными.

Оформление дел в службе кадров постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения включает следующие операции:

• оформление обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения:

• не подшиваются;
• листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях;

• внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится.

В конце года в обложку дел (пример оформления обложки дел приведен в приложении 1) вносятся следующие уточнения:

• при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия;

• в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и др.);

• проставляется количество листов в деле.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале дела в необходимых случаях — бланки форм для внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (Приложение ).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

§ 3 Передача дел на архивное хранение.

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела, т. е. в службе кадров.

Руководитель службы кадров и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются вертикально в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель дела или расписка.

Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В архив передаются дела по личному составу. Их передача производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по номенклатуре дел.

Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника службы кадров. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела. [10].

Глава V Современные способы и техника создания документов

§ 1 Основные методы создания документов.

Поиск и замена

Замена позволяет автоматизировать процесс редактирования документа, например, удаления ненужных пробелов. Для этого следует в поле «Что:» вставить два пробела, а в поле «Заменить на:» – один пробел, и нажать «Заменить все». В специальном окне будет сообщено, сколько сделано замен. Если количество замен больше нуля, то повторно нажать «Заменить все» и т. д.

Организация переноса слов, Автоматический перенос, Вставка номеров страниц

Для вставки номеров страниц следует выполнить: Вставка/Номера страниц и в окне «Номера страниц» отрегулировать положение номеров. Номера автоматически помещаются в области колонтитулов, расположенные в верхней и нижней частях страниц. Высота области колонтитулов должна быть достаточной для размещения номеров. По умолчанию она равна 1,25 см.

Вставка оглавления, Порядок создания оглавления

1. Выделите заголовок.

2. В поле «Стиль» панели «Форматирование» выберите стиль заголовка. Более широкий набор форматов дает обращение к меню Формат/Стиль.

3. Повторите пп. 1, 2 для других заголовков, включаемых в оглавление.

4. Поместите курсор в то место документа, где необходимо вставить оглавление.

5. Обратитесь к меню Вставка/Оглавление и указатели и откройте вкладку «Оглавление».

6. Выберите формат оглавления, установите флажок «Показать номера страниц» и нажмите «Ok».

Если документ редактировался после создания оглавления, то номера страниц в нем могут не совпадать с действительными. Оглавление необходимо обновить. Для этого его следует выделить и нажать клавишу F9.

Вставка указателей

Указатель — это список понятий и определений со ссылками на страницы, на которых эти понятия встречаются. Создание указателя выполняется в два этапа: идентификация элемента текста, включаемого в указатель, и сборка всех отмеченных элементов.

1. Идентификация элемента указателя:

• выделить слово или сочетание слов;
• выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели;
• раскрыть вкладку «Указатель» в окне «Оглавление и указатели»;
• нажать кнопку «Пометить…»;
• в окне «Определение элемента указателя» установить метку «Текущая страница».

• нажать кнопку «Пометить» — для включения в указатель только выделенного элемента или кнопку «Пометить все» — для включения в указатель всех элементов в документе, совпадающих с выделенным и закрыть окно;

2. Сборка указателя:

• установить курсор в позицию начала указателя определений (если указатель дополняется, то установить курсор в раздел указателя);

• выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели;
• на вкладке «Указатель» нажать кнопку «Пометить…»;

• в поле «Основной элемент» ввести текст отмеченного на этапе идентификации элемента (можно скопировать его через обмена);

• закрыть окно «Определение элемента указателя»;

§ 2 Cоздание документов. Существует как минимум четыре способа создания документов Word: стандартный. Документ создается с помощью сочетания клавиш Ctrl + N , а затем сохраняется в заданную папку; создание по шаблону. Документ создается с помощью пунктов меню Файл → Создать . В открывшемся диалоговом окне Создание документа вы можете выбрать наиболее подходящий шаблон документа (рис. 2.1); Рис. 2.1 Выбор шаблона для документа создание документа в заданном каталоге. Необходимо с помощью проводника Windows перейти в каталог, где будет располагаться документ, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункты Создать → Документ Word – рис. 2.2; Рис. 2.2 Создание документа в заданном каталоге — создание документа по шаблону из проводника. Если вас имеется каталог с заранее заготовленными шаблонами, вы можете создать документы по шаблону прямо из проводника. Для этого необходимо перейти в каталог с шаблонами и просто открыть ужасный шаблон. Он автоматически преобразуется в документ Word, основанный на данном шаблоне. В зависимости от потребностей и предпочтений можно использовать любой из перечисленных способов.[12].

• нажать клавишу F9 для обновления документа.

§ 3 Техника оформления документов.

При оформлении многостраничных документов необходимо введение и соответствующее представление следующих компонентов, облегчающих восприятие и применение содержания документа:

• номера страниц;
• колонтитулы;
• сноски;
• справочные индексы (предметные и именные указатели, оглавления и т.

д.).

Рассмотренные операции оформления различных компонентов документа могут выполняться по отдельности. Но современные программы подготовки текста предлагают дополнительные возможности, существенно облегчающие выполнение указанных операций.

Совмещены операции ввода и форматирования текста. Необходимое представление абзацев и страниц осуществляется автоматически в процессе ввода текста.

Для вводимого текстового компонента устанавливаются все необходимые параметры оформления одновременно. Это оформление осуществляется на основе применения того или иного стиля. Стиль – это набор параметров оформления, хранящийся под определенным именем. Например, при подготовке данного издания для оформления абзаца основного текста применяется стиль под названием Обычный со следующими значениями параметров оформления:

• шрифт Times New Roman;
• размер шрифта 14 п.
• начертание прямое и светлое;
• абзацный отступ 1,25 см;
• межстрочный интервал одинарный;
• выравнивание строк по обеим границам;
• отсутствие отступов перед и после абзаца

При вводе текста указывается имя стиля для текущего абзаца применяются все параметры, установленные в рамках указанного стиля. Окончанием абзаца и началом следующего считается нажатие клавиши Enter.

Для многих типовых документов могут быть использованы заранее подготовленные шаблоны – заголовки (бланки) документов, в которых уже присутствуют постоянные (неизменяемые) компоненты документов, размещенные и оформленные требуемым образом (заголовочные, регистрационные, согласовательные и прочие реквизиты).

[1, с.396].

Глава VI Рекрутинг персонала.

Значение слова «рекрутинг» происходит от французского «recruit», «рекрутировать», т. е. набирать кого-либо, вербовать, пополнять кем-либо, нанимать на службу за деньги. Сейчас так для краткости называют поиск и подбор квалифицированных специалистов на платной основе. В отличие от услуг по трудоустройству, когда агентство получает оплату с соискателя работы, рекрутинговое агентство заключает договор и, соответственно, получает гонорар с фирм-заказчиков.

На протяжении последних 45 лет рекрутмент из деятельности, сопутствующей бизнесу и политике, наконец превращаются в самостоятельный вид бизнеса,

формируется рынок рекрутинговых услуг. Рекрутмент как бизнес наиболее интенсивно развивается в странах, проповедующих максимальную свободу отношений на рынке труда — в США, Англии, Канаде, Австрии, Швейцарии. Все эти страны, имеющие максимально либерализованный рынок труда, являются «законодателями моды» в мировом рекрутменте, а местные рекрутерские рынки в этих странах насчитывают десятки тысяч участников.

История рекрутмента в России, точнее говоря на всем пространстве стран нынешнего СНГ — причудлива и своеобразна. В шутку или всерьез первым менеджером России рекрутеры называют Петра I. В период масштабных административных и финансовых реформ в стране катастрофически не хватало грамотных, хорошо обученных специалистов и начинается целенаправленный «импорт» таких специалистов из-за границы. Известно, что в разное время при Петре I одновременно служило от 300 до 1000 высококлассных инженеров, корабелов, финансистов и др.

В Россию, а чуть позже и в Украину современные технологии рекрутмента приходят в г. г., когда многие иностранные компании начинают открывать и постепенно расширять свои представительства в СССР. Крупные западные компании, работающие в Советском Союзе, стали искать новые источники набора кадров в свои представительства и совместные предприятия. Именно руководство транснациональных компаний прибегало к услугам рекрутеров при подборе высших управленцев. В 1991г. в России стали появляться наряду с представительствами иностранных рекрутинговых компаний и собственно российские кадровые агентства: «Триза», «Московский Кадровый центр».

Для подбора наилучшей кандидатуры на руководящие должности чаще всего используются методы Executive search (Целевой поиск).

Часто это называют «Охотой за головами», т. к. поиск ведется, как правило, среди людей успешно работающих в настоящее время и редко активно ищущих работу. Грубо говоря, это «переманивание» лучших работников в лучшие фирмы, готовых за это заплатить. Как говорится, кадры решают все, а лучшие кадры нужно или кропотливо и долго искать, или платить за эту работу рекрутерам-профессионалам.

Работа консультантов рекрутинговых фирм в основном заключается в просмотре поступающих анкет и резюме, отсеивание заведомо неподходящих кандидатов, проведение собеседований с наиболее квалифицированными и предоставление максимально краткого списка (Short-list) претендентов (3-5 чел.) фирме-заказчику. Как правило, такие услуги оцениваются в 15-25% годового дохода искомого специалиста.

Многие агентства, в т. ч. компания НАВИГАТОР, используют в работе комбинацию разных методов.

Почему компании пользуются услугами фирм по подбору персонала?

По множеству причин. Наиболее часто называются:

• компетенция и опыт «охотников за головами»;
• их экспертное знание рынка труда и «рабочей силы»;
• обширная, годами собираемая база данных;
• конфиденциальность поиска при нежелании фирмы афишировать смену персонала;
• большая экономия времени и других ресурсов заказчика.

Механизм работы с заказчиком.

1. Помощь в определении должности и образа идеального кандидата, консультации о состоянии рынка труда и зарплат в индустрии заказчика.

2. Использование ресурсов поиска: базы данных, интернет, реклама, сеть контактов в отрасли.

3. Анализ резюме и документов кандидатов.

4. Телефонные и личные собеседования с кандидатами, оценка соответствия должности.

5. Психологическое тестирование (при необходимости).

6. Проверка рекомендаций и подготовка Заключения на кандидатов.

7. Предоставление лучших кандидатов заказчику, помощь в переговорах и организация встреч.

8. Мониторинг и консультации с заказчиком во время прохождения выбранным кандидатом испытательного срока.

Отношения между «охотниками» и кандидатами.

Хотя «охотники» действуют в интересах прежде всего фирмы-клиента, консультанты должны профессионально строить отношения с кандидатами и другими людьми, с которыми они контактируют. Такие отношения строятся в течение многих лет. Зачастую ваш первый контакт с рекрутинговой фирмой может произойти довольно неожиданно. Не отказывайтесь сразу от их услуг, даже если сейчас Вы довольны работой. Вспомните поговорку «никогда не говори «никогда». Постарайтесь установить хорошие отношения с рекрутерами, они еще могут вам пригодиться в худшие времена. А разместить свое резюме в базе данных желательно еще задолго до наступления таких времен. [11].

Глава VII

В главе 56 Трудового кодекса РФ. Общие положения. Говорится о том, что, каждый имеет право защищать свои и свободы всеми способами, не запрещенными законом.

Основными способами защиты трудовых прав и свобод являются:

• Самозащита работниками трудовых прав;
• Защита трудовых прав и законных интересов работников профессиональными союзами;
• государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных , содержащих нормы трудового права;
• [4, с. 227].

Статьей 390 ТК РФ установлены сроки по индивидуальным трудовым спорам. Их продолжительность зависит от индивидуального трудового спора и факта рассмотрения спора в комиссии по трудовым спорам.

Так, если спор был рассмотрен комиссией по трудовым спорам, но одна из сторон не согласна с вынесенным решением, оно может быть обжаловано в суд (мировому судье) в течение 10 дней со дня вручения копии решения комиссии.

Если же работник обращается в суд (к мировому судье), минуя комиссию по трудовым спорам, давностный срок составляет три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Такой же срок установлен и для тех случаев, когда заявлен иск о работника, незаконно переведённого на другую работу, или обращение в суд вызвано необоснованным отказом в приеме на работу, а также допущенной работодателем дискриминацией при установлении либо изменении условий труда.

В случае возникновения спора о законности увольнения работника и заявления им иска о восстановлении на работе или об изменении даты и формулировки причины увольнения срок для обращения в суд исчисляется со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки и составляет один месяц. Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба [4, с. 249]

Суд (мировой судья) может восстановить пропущенные по уважительным причинам сроки для обращения в судебные органы. Как правило, в качестве уважительных причин рассматриваются болезнь работника или членов его семьи, если это повлекло необходимость осуществления ухода; задержка работодателем оформления увольнения, перевода, выдача трудовой книжки и других необходимых документов и т. п.

В случае увольнения без законного основания или с нарушением установленного порядка либо незаконного перевода на другую работу работник должен быть восстановлен на прежней работе органом, рассматривающим трудовой спор.

Увольнение считается незаконным, если прекращение трудового договора произошло по основаниям, не предусмотренным статьями 77, 78,79, 80, 81, 83, 84 ТК РФ или иными федеральными законами.

Незаконным признается и увольнение, произведенное сразу по двум или нескольким основаниям. Нарушение порядка увольнения может проявляться в не соблюдении норм Трудового кодекса, запрещающих увольнение работников по некоторым основаниям, если возможен их перевод на другую работу, а также увольнение работников по инициативе работодателя в период или в период пребывания в отпуске [4, с. 81].

Увольнением, произведенным с нарушением установленного порядка, признается и увольнение работника по сокращению численности или штата без учета норм, устанавливающих преимущественное право на сохранение рабочего места [4, с. 137].

Незаконным также является: перевод на другую постоянную работу, произведенный без согласия работника [4, с.73], перевод на работу, противопоказанную работнику по состоянию здоровья [4, с.76].

Работник, незаконно уволенный или переведенный на другую работу, должен быть восстановлен на прежнем месте. При отсутствии возможности восстановить на прежней работе вследствие ликвидации организации увольнение должно быть признано незаконным. Если работник признается уволенным по пункту 1 ст.81 ТК РФ в связи с ликвидацией организации, ему должно быть оплачено время вынужденного прогула.

В соответствии со статьей 394 ТК РФ в качестве одного из последствий признания увольнения или перевода незаконным выступает выплата работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработке за время выполнения нижеоплачиваемой работы в связи с незаконным переводом.

Если при разрешении спора о восстановлении на работе суд признает, что работодатель имел основание для расторжения трудового договора, но в трудовой книжке указал неправильную формулировку причины увольнения или сослаться на несоответствующий закон, суд обязан привести формулировку причины увольнения в соответствие с действующим законодательством о труде исходя из фактических обстоятельств, послуживших основание для увольнения.

Вынужденным прогулом признается период времени после незаконного увольнения, в течение которого работник не мог трудоустроиться из-за внесения в трудовую книжку неправильной формулировки основания увольнения.

В ходе рассмотрения индивидуального трудового спора о восстановлении на работе суд обязан исследовать все обстоятельства и убедиться в том, что неправильная формулировка причины увольнения лишила работника возможности поступить на работу в другую организацию. Лишь при наличии доказательств невозможности трудоустройства период времени, в течение которого работник не работал после увольнения, считается вынужденным прогулом.

При незаконном увольнении или переводе на другую работу независимо от требований работника (восстановление на работе, изменение формулировки причины увольнения, оплата разницы в заработке) может быть вынесено решение о выплате компенсации в возмещение причиненного незаконными действиями работодателя морального вреда. При определении размера компенсации морального вреда необходимо учитывать степень физических и нравственных страданий.

Недействительная запись об увольнении, переводе на другую работу в случае признания незаконности увольнения или перевода контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления работника на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения должна быть аннулирована. При этом запись должна быть сделана следующего содержания: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (п.1.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек).

[3, с. 225-228].

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/dokumentatsiya-po-uchetu-kadrov/

1) «Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.-М.:ТК Велби, 2003г.

2) ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно — распорядительной документации требования к оформлению документов.

3) «Настольная книга инспектора по кадрам: практическое руководство/ . – 3-е изд. перераб. И доп. – М.: Эксмо, 2009. (Настольная книга специалиста).

4) Трудовой кодекс РФ, текст с изменениями и дополнениями на 2008 года, Москва, 2008 г.

5) Электронная база данных «Пакет кадровика». Консалтинговая компания «Стратегия» Волгоград, cайт в сети Интернет в режиме реального времени: http://kadrovik. *****.

6) «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. N 225 (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.01.2001 N 51, Постановления Правительства РФ от 01.01.2001 N 132).

7) Информационный ресурс в сети Интернет в режиме реального времени www. *****›.

8) «Настольная книга секретаря-референта».-М.: Эксмо, 2009.

9) Информационный ресурс в сети Интернет в режиме реального времени http://*****.

10) Информационные ресурс в сети Интернет в режиме реального времени («Кадровые решения» №2 2005).

11) Информационные ресурс в сети Интернет в режиме реального времени http://www. navigator. .

12) Информационный ресурс в сети Интернет в режиме реального времени ***** .

Приложение.

Приложение

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки



Приложение

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №_________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание

Итого____________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, подпись

составившего внутреннюю опись документов дела инициалы, фамилия

Дата

Приложение

Форма номенклатуры дел

структурного подразделения

Наименование

Структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________№_________

_____________________

(место составления)

на 20___ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения подпись инициалы, фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

От______________№__________________

Наименование должности руководителя архива

(лица ответственного за архив) подпись инициалы, фамилия

Дата

Приложение

Форма сводной номенклатуры дел организации

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности

___________№___________ руководителя организации

________________________ подпись инициалы, фамилия (место составления) Дата

На 20___ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел единиц хранения	Срок хранения и номер статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации подпись инициалы, фамилия

Дата

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив):

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения

От____________№_________ от____________№________________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20___ году в организации:

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	С отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности руководителя

службы ДОУ подпись инициалы, фамилия

Дата

ИТОГОВЫЕ СВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАНЫ В АРХИВ:

Наименование должности лица,

Передавшего сведения подпись инициалы, фамилия

Дата

Приложение

Форма листа — заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_________

В деле подшито и пронумеровано _________________________лист(ов)

(цифрами и прописью)

В том числе литерные листы_____________ пропущенные номера_________

+листов внутренней описи___________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, подпись инициалы, фамилия

Составившего заверительный лист

Дата

Примеры похожих учебных работ

Особенности организации сестринского дела в

... К.М. Жмакина, Н.А. Цовьянова, В.И. Бодяжина и другие ученые, внесшие огромный вклад в развитие акушерства и гинекологии. Целью нашего исследования является анализ современной научной литературы по теме исследования. Проведение ...

Кадровое обеспечение деятельности судов. Организация специальной (юридической) учебы ...

... осуществляющими подготовку и повышение квалификации судей и сотрудников аппаратов судов . Деятельность по кадровому обеспечению судов осуществляется Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации, Верховным Судом Российской Федерации; ...

Статистика трудовых ресурсов, занятости и безработицы

... необходимы для регулирования рынка труда, обеспечения социальной ... Статистика трудовых ресурсов Трудовые ресурсы 1. Статистика трудовых ресурсов и их использования. 2. Статистика производительности труда. 3. Статистика заработной платы. Статистика ...

Управление трудовыми ресурсами

... - производственной фирмы «ИНТЕК»; Объектом исследования является фирма «ИНТЕК». Предметом исследования – управление трудовыми ресурсами предприятия. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографии. Первая глава раскрывает ...

Трудовой договор: понятие, содержание и значение в современных экономических условиях

... соотношения нормативного и договорного регулирования трудовых отношений, при котором на законодательном уровне ... данной работы – комплексный анализ трудового договора. Задачи работы: определить понятие, основные признаки, отличие трудового договора ...

Тема дипломной работы по экономике и управлению на предприятии

... приказ о назначении тем ДР. Одновременно с темой утверждается и база преддипломной практики (предприятие, на базе которого выполняется дипломная работа). Всю информацию по предмету, место прохождения преддипломной практики и личные данные студент ...