Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров.
В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их реализации и источником сообщения.
Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, зафиксированной в документах.
Документ после записи информации гарантирует ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Следовательно, документирование управленческой деятельности заключается в записи в установленной форме, необходимой для управления информацией, то есть в создании документов. Кроме того, документация во многих случаях является обязательной в соответствии с законом и постановлениями правительства.
Сочетание операций с информационными и документационными службами отдела, офисная работа является его основными вспомогательными функциями.
Порядок выполнения делопроизводства определяется нормативными документами.
Делопроизводство — одна из функций управления.
Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия) основанное на научной организации с применением современной техники.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их оформлению и контролю сроков, оформлению документов, формированию дел из оформленных документов, хранению и использованию текущих дел, их подготовке к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Это определение по-прежнему точно отражает весь спектр работы с документами в организации.
Дошкольное образовательное учреждение осуществляется специальной службой, действующей как самостоятельное структурное подразделение. Это может быть: бизнес-менеджмент, общий отдел, офис или секретариат.
В организации с небольшим рабочим процессом те же функции выполняет главный секретарь или другое специально назначенное должностное лицо.
ФОРМЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ
... экономических, социологических и психологических методов управления персоналом в производственных и кредитных организациях, стиля их руководства и ... и не показана практика управления персоналом банка и роль менеджмента в организации работа коллективов по обеспечению ... проблем направлены меры, изложенные в итоговом документе Президиума Государственного Совета рассмотревшего под председательством ...
Чтобы разобраться в разнообразии документов, были разработаны некоторые правила их составления, оформления, форм и методов работы с документами.
Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работы с ним. Эти требования изложены в основных положениях государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурных дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.
Работа аппарата управления, как и любая работа сегодня, строится на основе научной организации труда. Для повышения эффективности и снижения трудоемкости процесса делопроизводства внедрена механизация и автоматизация работы с документами.
Средства механизации подразделяются на:
- технические средства для копирования и оперативного размножения документов, электрографическое копировальное оборудование — ксерокс, а также средства оперативной полиграфии — гектографы, ротапринты, ротаторы;
- технические средства составления и изготовления документов (пишущие автоматы);
- технические средства экспедиционной обработки документов (листоподборочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, сшиватели, бумагорезательное оборудование и др.);
- средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, картотеки).
При решении задач ДОУ используется электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредактировать набранный текст, распечатать его на принтере и сохранить на диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, организовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить путь внутри организации и усовершенствовать доступ к информации.
Эффективность и надежность управления зависят от рациональной организации офисной работы. Эффективность управленческой работы, культура аппарата, возможность использования документальной информации в будущем.
В зависимости от функции управления создаются различные типы и разновидности документов.
Вид документа следует отличать от его разновидности.
Вид документа — это обозначение наименования документа. Например, протокол — вид документа. Разновидность его — протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса и др.
Или: акт — вид документа, его разновидность — акт приёма — передачи дел, акт инвентаризации, акт ревизии и др.
Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три группы:
- в организационные документы;
- справочно-информационные документы.
Деятельность любой организации регулируется правовыми документами.
Во-первых, это организационные документы, разработанные их учредителями, и нормативные акты. Организационные документы регулируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. К организационным документам относятся: устав и другие учредительные документы, инструкции, штатное расписание, внутренние положения.
ВКР «Финансовые аспекты формирования и использования оборотных ...
... финансов в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности предприятия тесно связано с его капиталом, что является важным фактором формирования оптимального размера и структуры средств защиты. Проблема управления оборотными средствами является достаточно разработанной ...
Для решения основных задач организации издаются приказы, инструкции, решения, решения, приказы. Это вторая группа — распорядительные документы. Третья группа — справочно-информационные документы — включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.
Все вышеупомянутые документы относятся к управленческому или организационно-распорядительному документу.
Основное направление совершенствования документов — их унификация и стандартизация.
В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию информационных систем документации (УСД).
С помощью унификации устанавливаются единые правила оформления документов.
В основе создания унифицированных систем документации лежат единообразие состава и формы управленческих документов:
- унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система финансовой учётной и отчётной бухгалтерской документации;
- унифицированная система отчётно-статистической документации предприятий;
- унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации.
Форма юридического закрепления унификации документов — унификация официальных документов.
Стандартизация в области делопроизводства означает установление национальных форм и требований к обязательным документам для использования всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Применение правил укрепляет культуру современной управленческой деятельности, гарантирует более эффективное использование средств механизации и автоматизации в управленческой работе.
Используемая литература
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/dokumentirovanie-deyatelnosti/
управленческий делопроизводство документ механизация
1. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксёнов «Курс Делопроизводства»
2. И.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова «Современное делопроизводство».
3. М.И. Басаков «Делопроизводство. Учебное пособие».
4. В.Н. Спивак «Документирование управленческих дел».
5. В.В. Борискин, И.М. Поликарпова, С.Г. Тихомиров «Государственное управление, государственная служба и их документация».
