Нотариусы обеспечивают защиту законных прав и интересов граждан и юридических лиц путем совершения предусмотренных законодательными актами нотариальных действий от имени Российской Федерации. Довольно большая деятельность нотариуса должна сопровождаться некоторой документацией и иметь основу для организации работы с документами.
именно с появлением частных нотариальных контор проблемы нормативно-методического регулирования деятельности нотариальных контор, организации работы с нотариальными актами приобрели особую актуальность. Нотариус несет персональную ответственность за осуществление нотариальной деятельности. Однако на практике некоторые нотариусы не уделяют должного внимания оформлению документов, организации работы с ними и хранению.
Деятельность нотариусов, занимающихся частной практикой, по обеспечению и защите законных прав и интересов физических и юридических лиц организуется и координируется нотариальными палатами субъектов Российской Федерации. Они оказывают помощь и содействие нотариусам в совершении нотариальных действий, а также контролируют выполнение профессиональных функций нотариусами, занимающимися частной практикой, одной из которых является выполнение нотариальных дел.
«Правила нотариального делопроизводства» — документ солидного объема, подробно описывающий и порядок работы с документами нотариусов, и порядок осуществления контроля за исполнением Правил.
нотариальный делопроизводство распорядительный регистрация
Основные положения правил нотариального делопроизводства
Правила нотариального делопроизводства детально регулируют порядок работы с документами их оформление (документирование нотариальной деятельности); обработку входящих и исходящих документов; составление номенклатуры дел, формирование дел; оформление дел и экспертизы ценности документов; передачи и уничтожении дел; особенности формирования и оформления отдельных видов дел, таких, например, как наследственных. Кроме того, Регламент устанавливает порядок ведения и составления реестров для регистрации нотариальных действий.
Дипломная работа разработка инструкции по делопроизводству
... работе представлено законодательными актами типа: «Государственная система сопроводительной документации для управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»1 , «Типовая инструкция по делопроизводству ... дипломной работы является выявление основных проблем современного делопроизводства и выработка путей их решения. Задачи перед дипломной работой ...
Вышеуказанные Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению. Регламент предусматривает обязательство, необычное для нашей традиционной офисной работы, крайнего срока уничтожения документов после утверждения рассматриваемого акта — «в течение тридцати дней с даты утверждения акта».
При этом следует учитывать, что правила (п.1 Правил) не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах. Так, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах утверждены приказом Минюста России от 10.04.2002 № 99, а порядок совершения нотариальных действий установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате. Контроль за исполнением Положения нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляется местными органами власти. Контроль за исполнением Положения нотариусами, практикующими эту профессию, осуществляется местными властями совместно с Нотариальными палатами в соответствии с процедурами, предусмотренными в статье XIII Положения.
Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись различные книги и журналы, такие как, например:
- Журнал регистрации входящей корреспонденции (Приложение 4 к Правилам нотариального делопроизводства);
- Журнал регистрации исходящей корреспонденции (Приложение 5 к Правилам);
- Книга жалоб и предложений;
- Журнал регистрации организационно-распорядительных документов (Приложение 1 к Правилам).
Указанные книги и журналы, а также все иные книги, журналы и дела должны быть прошиты в четыре прокола, листы их пронумерованы и скреплены оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть — на листе.
Регистрация организационно-распорядительных документов
В соответствии с пунктом 6 Правил в процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы: постановление (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия), распоряжение, поручение, запрос об истребовании сведений и документов.
Согласно пункту 9 Правил организационно-распорядительные документы подлежат регистрации в специальной учетной книге — журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение № 1 к Правилам).
Если такой документ направляется нотариусом иному лицу или организации (например, поручение о принятии мер по охране наследственного имущества в соответствии со статьей 65 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате посылается другому нотариусу), он подпадает под действие пункта 31 Правил о регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
«Организация работы с документами в
... Выявить нормативную базу делопроизводства в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» 3. Изучить состав документов, используемых в организации. 4. Проследить этапы движения документов и отметить недостатки. ...
Прием, регистрация и отправление документов
Порядок приема, регистрации и отправки документов регулируется разделами 2, 3 и 4 Положения. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), требующие исполнения нотариальной конторой.
Регистрируются не только различные печатные издания, рекламные объявления, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные документы, не имеющие отношения к деятельности нотариуса.
При получении корреспонденции, поступающей в нотариальную контору, сначала выбирается корреспонденция, доставленная не в тот адрес, и проверяется целостность вложения. Документы, доставленные по ошибке без вскрытия конвертов, при необходимости возвращаются в почтовое отделение для отправки.
При вскрытии, проверяется наличие документов и приложений к ним. При обнаружении отсутствия документов или приложений по этому поводу составляется акт, копия которого отправляется получателю, а вторая прилагается к полученным документам.
Конверты обычно уничтожаются, за исключением случаев, когда необходимо определить обратный адрес и время отправки и получения почты.
Все документы, подлежащие регистрации, должны быть зарегистрированы в реестре входящей корреспонденции в день их поступления. Для этого в правый нижний угол первой страницы документа вносятся регистрационный номер регистра входящей корреспонденции и дата регистрации. А документы, подлежащие особому учету, полученные по почте, сначала записываются в регистр входящей корреспонденции, а затем в специальную бухгалтерскую книгу.
Зарегистрированный документ должен быть рассмотрен нотариусом в течении пяти рабочих дней с момента поступления, исходя из оценки его содержания, для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).
В случае необходимости ответа заявителю он осуществляется не позднее 30 дней со дня получения документа, если иные сроки не установлены законодательством Российской Федерации.
Документ считается оформленным, если все поставленные в нем вопросы решены и автору дан ответ.
Обращение (документ), копия ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой «в дело». Отметка должна содержать дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю составляется справка о результатах рассмотрения обращения (документа), которую подписывает нотариус. К сожалению, в новых правилах не указано место отметки об исполнении, поэтому по аналогии с предыдущими правилами, возможно помещать отметку об исполнении на нижнем поле первого листа документа или за неимением места на обороте первого листа документа.
Нотариальная деятельность во всем мире является одной из самых консервативных, поэтому не удивительно, что положений, связанных с использованием электронных документов, в Правилах оказалось немного:
— так например в п.2. Правил говорится …Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ и иных нормативных правовых актов в данной сфере…
Организация работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ ...
... деятельности организации; Определить место канцелярии в структуре организации и ее роль в делопроизводственной деятельности; Исследовать регламентацию документооборота и его обеспечения в организации; регистрацию документов ... и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; государственные и международные стандарты на документы; общероссийские классификаторы технико-экономической и ...
- а в п.60. следующее …При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте, и телефонограммы…».
Поэтому реального электронного документооборота в нотариальных конторах пока не предвидится. Хотя, как мне кажется, создание «электронного нотариуса» в ближайшее время все же будет необходимо, в основном в связи с планами правительства по переводу госуслуг в электронный вид и созданию «электронного правительства».
Корреспонденция отправляется получателям не позднее пяти рабочих дней со дня их подписания по почте, курьером или доставляется нотариусом в личную приемную под расписку. Квитанция может быть оформлена как отдельный документ или в виде соответствующей записи на копии акта, оставшейся у нотариуса.
Составление номенклатуры и формирование дел
Именно с номенклатуры дел и начинается все делопроизводство в целом. Он существует для регистрации документов, группировки документов по делам, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой. Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.
