Производственная практика проходила в Управлении регионального развития и централизованного экстерната (УРРЦЭ) РГГУ, которое является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим и координирующим региональную деятельность университета, ее развитие и перспективное планирование, внедрение и реализацию в университете и его региональных подразделениях подготовки и аттестации специалистов в форме экстерната, развитие дистанционных технологий обучения.
К административно-управленческому персоналу УРРЦЭ относятся
- начальник Управления;
- два заместителя начальника Управления;
— ведущий специалист (секретарь начальника УРРЦЭ).
включает в себя: организационный отдел, учебный отдел, отдел экстерната, учебно-методический отдел, отдел по организации выпуска студентов, финансово-экономический отдел, информационно-технологический отдел, экспедиционно-транспортный отдел.
Делопроизводственная служба Управления представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, номенклатура дел УРРЦЭ за 2007 год.
Таким образом, прямое управление делопроизводством в URRCE возложено на секретариат. Обеспечивает своевременное оформление и прохождение документов, информирует руководство о статусе их исполнения, знакомит сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Занимаемая должность — заместитель секретаря руководителя, предусматривала как знание этапов текущего делопроизводства и особенностей обработки дел для передачи в архив, так и изучение функций секретаря по документации и неиспользование руководителя.
введение, оглавление, три главы, заключение, приложения.
Введение посвящено характеристикам организации, секретарской службе, описанию занимаемой должности.
Первая глава посвящена вопросу документирования деятельности ЕРРВБ, определяет системы документации, используемые в Офисе, и основные типы документов.
Вторая глава содержит анализ обработки входящих, исходящих и внутренних потоков документов. Выяснен состав каждого документопотока. Последовательно описаны этапы работы с документами.
Третья глава посвящена характеристике самостоятельной работы, т.е. непосредственно практике. уделялось внимание организации работы с документами в секретариате УРРЭБ, изучены особенности делопроизводства.
По модулю: Организация и управление торгово-сбытовой деятельностью
... по организации и управлению коммерческими и производственными процессами в магазине с целью достижения высокой экономической эффективности значительную роль играет деятельность по ... документ - Помощь в составлении отчетности. Составление и сдача обязательных отчетов ... ГЛАВА 3. Особенности работы в ИП «Стебловский » «Живой родник». За время прохождение производственной практики, ... работы торгового ...
В заключении содержатся выводы по организации и технологии документального обеспечения руководства УРРВЭ, дано описание недостатков и соблюдение нормативных требований.
1. Документирование деятельности организации
В URRCE существует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а УРРЦЭ выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.
УРРЦЭ издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы УРРЦЭ (Приложение 1).
Проекты постановлений, директив готовятся на основании указаний ректора Университета, проректоров или по инициативе директоров институтов, центров, деканов факультетов или руководителей других структурных подразделений.
Приказы оформляются на бланке и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача заказов, их копий сотрудникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства вуза.
Подготовка заказа включает изучение сути дела, сбор необходимой информации, подготовку проекта заказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.
После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные подразделения Университета (а именно в УРРЦЭ) на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце списка рассылки указывается ваша фамилия и дата передачи в Департамент по делам для дальнейшего перевода в структурные подразделения Университета. В УРРЦЭ составляется лист рассылки по филиалам и представительствам (Приложение 2).
Порядок составления и оформления организационно-распорядительных форм и документов ЕРРВБ полностью соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству РГГУ. Важно отметить, что в РГГУ установлен определенный порядок визирования приказов (Приложение 3).
После оформления заказов или заказов их заверенные копии направляются в структурные подразделения Университета на основании списка рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце списка рассылки указывается ваша фамилия и дата передачи в Департамент по делам для дальнейшего перевода в структурные подразделения Университета.
Положение считается принятым, если оно устанавливает систематически взаимосвязанные правила по вопросам, входящим в компетенцию URRCE. Положение об Управлении регионального развития и централизованного экстерната состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции Управления», «Структура и штаты Управления», «Руководство Управлением», «Права и ответственность Управления», «Контроль, проверка и ревизия деятельности Управления»).
Распорядительные документы
... документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и типовая инструкция по делопроизводству в федеральных ... подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: ...
Правила устанавливают правила и требования, которые необходимо соблюдать.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов (Инструкция по делопроизводству РГГУ).
Положения Инструкции по делопроизводству РГГУ распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Используемые в Университете автоматизированные технологии обработки документальной информации должны соответствовать требованиям настоящей инструкции по документообороту.
Поскольку УРРВЭ оснащено ИТ-структурами, на кафедре используются различные программные средства, среди которых, в первую очередь, необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
Кроме того, в УРРЦБ используются специальные программы, такие как «Модуль сбора данных для вузов об условиях реализации учебного процесса по индивидуальным образовательным программам», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка »для автоматизации процесса подготовки документов к исполнению.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые руководителем структурного подразделения Университета и утверждаемые ректором с печатью одобрения или приказом.
Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке.
Кроме вышеперечисленных документов, УРРЦЭ (а секретариат хранит) издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел УРРЦЭ.
2. Организация документооборота
Движение документов в ЕРРВД с момента их создания или приема до завершения оформления или подачи форм документооборота.
Технологическая цепочка движения и обработки документов в УРРЦЭ состоит из следующих этапов:
- приема и первичной обработки;
- предварительного рассмотрения и распределения;
- регистрации документов;
- направления на исполнение и исполнения документов;
- оформления и удостоверения документов;
- отправки.
На каждом этапе секретариат выполняет стандартные операции по работе с документами.
1.1 Прием и отправка
Документы принимаются и отправляются в УРРЭБ, как правило, почтой, курьером, факсом и электронной почтой.
Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Бизнес-офиса. Проверяется правильность доставки, вскрываются конверты с документами, проверяется целостность упаковки документов, проверяется наличие вложений. Документы, адресованные непосредственно УРРЦЭ (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.
Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
... Номенклатура дел включает заголовки дел для группирования документов с пометкой «Для служебного пользования», справочный файл. Утвержденные копии номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в файлы дел службы управления офисом организации. Если такой ...
2.1 Регистрация
На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется отметка о регистрации с указанием даты, количества и количества листов документа. Акты пересылаются по почте секретарю ректора или проректору.
Полученные телеграммы заносятся в журнал и сразу пересылаются получателю. Ректор или проректор вправе подписывать телеграммы, оформленные в УРРВЭ.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Полученные телефонные сообщения печатаются в 2-х экземплярах, один отправляется получателю, а второй, как правило, сохраняется в файле.
Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках (Приложение 4).
Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа лежит на начальнике, подписавшем документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям
Все документы, требующие регистрации, оформления и использования в справочных целях, подлежат регистрации в URRCE. Регистрируются документы, полученные от других организаций и частных лиц, а также созданные — внутренние и отправленные.
Офисные документы регистрируются независимо от того, как они доставлены, переданы или созданы.
Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).
Документы отправляются однократно: по прибытии — в день поступления, созданные — в день подписания или утверждения.
Регистрация документов осуществляется внутри групп, в зависимости от названия типа документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения начальника УРРЦЭ и т.д.
Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется централизованно в Управлении делами в регистрационных книгах и учетных карточках.
В URRCE записанная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах главной книги. Входящая и исходящая корреспонденция фиксируется в регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.
2.3 Контроль исполнения
Контроль исполнения в УРРЦЭ включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
При размещении документа на проверку в левом верхнем углу документа ставится штамп «ПРОВЕРИТЬ», справа, как правило, пишется постановление.
Отдел продаж ведет механический и автоматизированный контрольный файл. Контрольный лист оформляется в 2-х экземплярах: один передается исполнителю вместе с документом, второй остается в контрольном файле до исполнения документа.
Номенклатура дел
... дела в соответствии с номенклатурой дел; Документационный год; Количество листов; Срок хранения. Образец оформления обложки дела Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы долго используются для консультационной и информационной работы, ...
В документах, направляемых на исполнение в Рособразование и другие организации, обычно указывается срок исполнения. По указу или распоряжению Университета этот срок устанавливается ректором или проректорами.
Документы УРРЦЭ подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
При необходимости изменения срока исполнения акта ответственный исполнитель подает мотивированный запрос на продление на имя руководителя, выдавшего заказ, не позднее, чем за 3 дня до истечения этого срока.
Ответственный исполнитель УРРВБ обязан информировать Управление дел обо всех случаях изменения сроков оформления документов.
Снятие документа с контроля осуществляется Управлением делами по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении (Приложение 5).
Все входящие документы ректора, требующие оформления, ставятся на контроль.
2.4 Классификация и систематизация документов. Формирование дел
Для классификации и систематизации документов, формирования дел в УРРЦЭ составляется номенклатура дел (Приложение 6).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел URRCE составляется на основе фактического состава документов, которые используются и используются в делопроизводстве. Номенклатура дела была составлена секретарем в двух экземплярах на общем бланке Университета, согласована с архивами Управления Университета, подписана руководителем УРРВЭ .
Заполненные документы должны быть доставлены в секретариат в течение 3 дней для формирования файлов. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:
- в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело обычно не превышает 250 листов.
- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
2.5 Экспертиза ценности документов.
Подготовка дел к сдаче в архив.
Экспертиза ценности документов в УРРЦЭ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив РГГУ.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в РГГУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется – ЭК).
Номенклатура дел виды, роль и значение
... работе. Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. Любые изменения вносятся в конце каждого года, а номенклатура дел вновь вводится с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел — это документ постоянного хранения, ...
ЭК РГГУ осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив РГГУ; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях (в данном случае в УРРЦЭ); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел УРРЦЭ путем полистного просмотра дел. В случаях постоянного хранения дубликаты актов, черновики, незарегистрированные копии актов и документов, не относящихся к выпуску со сроками временного хранения, подлежат изъятию. Окончательное решение по результатам экспертизы стоимости документов принимает ЭК РГГУ.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение 7).
Передача дел в УРРЦЭ в архив РГГУ производится только по описям.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив РГГУ после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Каждое дело принимает сотрудник архива РГГУ в присутствии сотрудника УРРЦБ. При этом на обоих экземплярах описи каждого дела, включенного в нее, отмечается наличие дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата получения и передачи дел, а также подписи руководителя архива РГГУ и лица, передавшего номера дел и на словах.
3. Самостоятельная работа
Во время стажировки в отделе регионального развития и централизованной экстерната я занимал должность помощника секретаря руководителя.
Поскольку в URRCE функции делопроизводства возложены на секретариат, я смог углубить характеристики как текущей офисной работы, так и процесса подготовки документов для подачи.
Принимала участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение (составление внутренних описей и листов-заверителей, нумерация листов, оформление обложек дел).
Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты за обучение, распоряжения начальника УРРЦЭ по основной деятельности, приказы по личному составу студентов филиалов, переведенных в РГГУ и другие, заключалась в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы
Следует отметить, что, хотя RSUH приняло централизованную систему регистрации входящих документов, URRCE снова регистрирует входящие документы. Об этом свидетельствует наличие отдельного реестра входящих документов. Это говорит о повторной регистрации таких документов.
Также наблюдала за процессом составления листа рассылки. Это документ, который составляется в случае необходимости ознакомления регионов (филиалов, представительств) с приказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности (Приложение 1).
«Организация работы с документами в
... в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения ... закон «Об архивном деле в Российской Федерации»4, определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации ...
Подготовка файлов для архивации заключалась в регистрации личных дел студентов-заочников, завершивших обучение в филиалах. Составлял внутренние описи, протоколы показаний, оформлял обложки, пронумерованные страницы для дел студентов из филиалов: Ноябрьск, Ставрополь, Балашиха, Домодедово, Самара, Одинцово.
Для облегчения работы мне были предоставлены образцы оформления личных дел студентов-экстернов г.Железнодорожный за 2004 год. Стоит отметить, что структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству, Основным правилам работы архивов организаций).
Например, количество документов, содержащихся в файле, не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней инвентаризации. Были обнаружены неточности в нумерации страниц.
Дела оформлялись согласно положениям Инструкции по оформлению личных дел студентов-экстернов региональных подразделений РГГУ (утверждена распоряжением начальника УРРЦЭ).
Личные дела студентов (экстернов) хранятся согласно Перечню типовых документов (ст. 499 а) — 75 лет. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 8).
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
В соответствии с номенклатурой дел УРРЦБ ведется дело «Производство по выделению дел и документов на уничтожение». Мною была внимательно изучена эта папка. Поскольку акты о выделении документов к уничтожению составляются, в целом, на дела РГГУ, то в этом документе были указаны дела нескольких структурных подразделений (название УРРЦЭ было указано перед группой заголовков дел).
Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то секретарь УРРЦЭ ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по задания начальника УРРЦЭ, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.
Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовку командировок (заказ билетов, оформление документов), телефонное обслуживание.
Заключение
Производственная практика по специальности «Организация и технология управленческого документооборота» проходила в секретариате кафедры регионального развития и в централизованном экстерном РГГУ.
кафедра признана структурным подразделением Российского государственного гуманитарного университета, которое осуществляет и руководит региональной деятельностью университета. Секретариат отвечает за ведение текущей документации и подготовку документов для подачи на регистрацию.
Правила создания и оформления документов в ЕРРВБ устанавливаются Инструкцией по делопроизводству РГГУ. Отмечено, что оформление документов Управления соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).
В ходе практики изучен состав видов официальных документов, порядок и особенности их оформления.
Выяснилось, что в УРРЭБ действуют следующие системы документации: организационно-правовая, личная, статистическая.
Детально изучен процесс перемещения документов на всех этапах рабочего процесса: от момента получения и создания документа до момента его отправки на исполнение. Следует отметить, что первая регистрация поступающих документов осуществляется в Управлении по делам РГГУ, затем документы, адресованные непосредственно в УРРВБ, передаются в Секретариат для обработки. Большое внимание уделено формированию дел Управления, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления.
Документы метрология. Документ Microsoft Word. тема Нормативные ...
... ФЗ «О техническом регулировании» нормативными документами по стандартизации считаются: Национальные стандарты Правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации Применяемые в установленном порядке ... государств , принятые на учет Росстандартом. Описание нормативных документов по стандартизации Национальный стандарт - это стандарт, утвержденный Россстандартом в соответствии ...
Находясь на должности помощника секретаря руководителя, получила возможность подробно познакомиться с деталями бездокументного обслуживания руководителя, процесса подготовки совещаний, также было уделено внимание и особенностям документального обслуживания, создания
документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.
Можно сделать вывод, организация документооборота УРРЦЭ имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.
Следует отметить, что как таковой делопроизводственной службы в УРРЦЭ нет, вся работа с документами выполняется секретарем начальника УРРЦЭ. Это объясняется тем, что первичная обработка входящих документов осуществляется в Управлении делами РГГУ, которое занимается делопроизводством Университета в целом.
