Инструкция По Делопроизводству

метки: Делопроизводство, Инструкция, Составление, Предприятие, Типовой, Документ, Секретарь, Филиал

Реферат Инструкция По Делопроизводству 4,5/5 1034 votes

Инструкция по делопроизводству. Тамбов

• Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ» •. Предназначен для секретарей, офисных работников и служащих, выполняющих свои служебные обязанности. Может служить учебным пособием по соответствующей специальности.

Реферат: Методика разработки инструкции по делопроизводству оформление Технического задания на внедрение сэд «ЭффектОфис» Название: Методика разработки инструкции по делопроизводству оформление Технического задания на внедрение сэд «ЭффектОфис» Раздел: Тип: реферат Добавлен 19:07:32 08 ноября 2011 Просмотров: 923 Комментариев: 0 Оценило: 1 человек Средний балл: 3 Оценка: неизвестно СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ.3 ГЛАВА 1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ НА КУБАНИИ «ИНФОРМБУРО».12 1.1. Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью Кубанского филиала «Информбюро»12 1.2. Законодательная и нормативно-правовая база деятельности секретаря в Кубанском филиале «Информбюро»15 ГЛАВА 2. ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО»23 2.1.

Порядок работы с входящей и исходящей документацией в Кубанском филиале «Информбюро».23 2.2. Организация исполнительного контроля и поиска документов в Кубанском филиале «Информбюро».30 ГЛАВА 3. УЛУЧШЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБУРО».35 3.1. Методика разработки инструкции по делопроизводству.35 3.2. Оформление Технического задания на внедрение СЭД «ЭффектОфис».37 ЗАКЛЮЧЕНИЕ.40 СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 43 ПРИЛОЖЕНИЯ ВВЕДЕНИЕ Совершенствование управления производственно-хозяй­ственными системами, повышение уровня организации и эффектив­ности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях дело­производство. От организации работы с документами зависит качество работы аппарата управления, организация и культура труда управленцев.

Успех управленческой деятельности в целом зависит от того, насколько профессионально ведется документация. В «Квалификаци­онном справочнике должностей служащих» (утвержден постановлени­ем Минтруда России от 21.08.98 № 37 в новой редакции от г.) из квалификационной характеристики говорится, что секретарь ру­ководителя «осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя предприятия». Однако, учитывая стремительное возрастание значимости информации в процессе управления, правильнее было бы рассматривать организационное и информационное обеспечение деятельности руководителя предприятия как основную составляющую секретарской работы.

Понятие и характеристика бакалаврской работы в области организационно-управленческой ...

... работ по направлению «Менеджмент» Тема дипломной работы должна быть сформулирована с возможностью, защищая ее перед ВАК, оценить, что соискатель заслуживает ученой степени и имеет все предпосылки для ... анализом методов математического моделирования для управления производственными, финансовыми, информационными и пр. ... в России. Методика оценки деятельности службы управления персоналом промышленного ...

Секретарь, участвующий в организационном обеспечении деятельности руководителя, должен иметь четкое представление о событиях и действиях не только текущего рабочего дня, но и будущего на период времени от нескольких дней до нескольких месяцев. Кроме того, секретарь должен быть готов к эффективным дей­ствиям как внутри офиса, так и за его пределами, например, во время плановой (или незапланированной) командировки шефа. Но особенность выбранной нами компании в том, что организацией работы с документами по всей компании занимается еще и секретарь, поэтому вам нужно уделить этому пристальное внимание. Итак, актуальность выбранной темы заключается в необходимости повысить эффективность работы сотрудников с документами, повысить продуктивность работы и предприятия в целом. Объектом дипломной работы является Кубанский филиал Информбюро. Предметом – организация работы с документами.

Цель написания дипломной работы — проанализировать организацию работы с документами и улучшить работу с документами. Задачами является:

• анализ организационной структуры Кубанского филиала;
• изучение функций, задач, основных видов деятельности филиала;
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
• изучение и анализ документооборота организации.

При написании диссертации использовались различные группы источников. Сначала были проанализированы следующие законодательные акты: Федеральный закон №. 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Настоящий Федеральный закон определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовой статус общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества. Федеральный закон № 149-ФЗ «Информация, информационные технологии и защита информации».

Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения относительно информации и ее документации.

Федеральный Закон №184-ФЗ от «О техническом регулировании». Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

• разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации;

• разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг;

— оценке соответствия. Настоящий федеральный закон также определяет права и обязанности участников, регулируемые настоящим федеральным законом о взаимоотношениях. Федеральный закон от №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Этот закон определяет условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

«Организация работы с документами в

... в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения ... Российской Федерации3; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»4, определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного ...

Федеральный закон от №202-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Этот закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Он также проанализировал национальную нормативно-правовую базу в области управления, архивирования, хранения документов и стандартизации документов: государственная система поддержки управления документацией.

Этот документ представляет собой свод принципов и правил, устанавливающих единые требования к документации управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий ряд требований и положений, способствующих развитию единых подходов не только к традиционному, но и к автоматизированному документообороту — управлению информацией. ГСДОУ упрощает организационную структуру документооборота в организациях за счет решения задач, связанных со строительством типовых дошкольных образовательных учреждений, организацией технологического процесса создания и обработки документации. GSDOU вносит свой вклад в решение ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает положения и правила национального масштаба и значения. В то же время, будучи по сути государственной, система также ориентирована на применение в негосударственных структурах во всех ее аспектах. Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08 ноября 2005 г.

Данная инструкция, помимо использования органов исполнительной власти, служит примером для разработки локальных актов, регламентирующих документирование управления организациями любой формы собственности. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот стандарт является важной вехой в обновлении нормативно-методической базы делопроизводства и подачи документов в соответствии с федеральным законодательством и текущим уровнем развития этого сектора.

Термины, указанные в этом стандарте, должны использоваться во всех типах документации. Материальная основа стандарта состоит из трех разделов: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивная деятельность».

Система государственного и муниципального управления

... системы государственного и муниципального управления раскрывает теорию государственного управления, социальный механизм формирования и осуществления государственного управления. Научно-техническая подсистема системы государственного и муниципального управления ... наследие, которое создано субъективным фактором (сознанием и деятельностью людей) и выступает на сегодня объективной жизненной опорой. ...

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень предназначен для сохранения, организации и восстановления Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное хранение или уничтожения. Также его следует использовать при составлении номенклатур дел, при формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных списков. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы.

Стадии создания». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы, используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление и т.п.), включая их сочетания, создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях. Разработка проектных решений по системе и её частям обеспечивает разработку общих решений по системе и её частям, функционально-алгоритмической структуре системы, по функциям персонала и организационной структуре, по структуре технических средств, по алгоритмам решения задач и применяемым языкам, по организации и ведению информационной базы, системе классификации и кодирования информации, по программному обеспечению.

ГОСТ 34.602-89 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. П.), включая их сочетания, и устанавливает состав, содержание, правила оформления документа “Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы”. ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем». Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследование, проектирование и т. П.), включая их сочетание, и устанавливает виды, наименование, комплектность и обозначение документов, а также пояснение терминов, которые применяются в настоящем стандарте.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие документы Информбюро:

• Устав Информбюро;
• Регламенты Информбюро; А также внутренние документы Кубанского филиала Информбюро:
• Положение о филиале;
• должностная инструкция секретаря;
• штатное расписание Кубанского филиала Информбюро;
• распорядительные документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, решения, протоколы);

• информационно-справочные (акты, служебные записки, справки, письма).

  Кроме того, была проанализирована научная литература, периодические издания по делопроизводству, журналы, статьи. В справочном издании М.В.

«Пособие по оформлению документов» Стенюкова содержит важнейшие правила и положения по оформлению документов в соответствии с существующими стандартами. Также представлены образцы наиболее часто используемых типов документов, рекомендации по организации документооборота в компании, рациональная систематизация документов и их сохранение. Справочное руководство включает руководство по подготовке и правильному форматированию различных документов с учетом требований существующих стандартов. В статье М.П. Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)» и в статье М.П. Бобылевой и В.А.

Делопроизводство в аптечных организациях

... документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования. Глава 1. Делопроизводство. ...

Гуськова «Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства. Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях Куциняк Д.С. – «Технологии документооборота переходного периода», Храмцовской Н.А. — «Электронный документооборот: факты и рекомендации», Лобановой А.М. – «Настоящее и будущее электронного документооборота». Авторы статей описывают возможные способы автоматизации рабочего процесса, особенности автоматизации российских предприятий, текущее состояние и перспективы развития рынка офисных электронных систем управления. Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях Баласанян В.С.

«Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот как инструмент управления организацией» и Акопянц И.Л. «К выбору систем автоматизации документооброта». В этих статьях дается сравнительная характеристика электронной и бумажной систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.

В настоящее время рынок систем электронной управленческой документации очень разнообразен, поэтому проблема выбора системы для конкретной организации является актуальной. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи Кузнецова С.Л. «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса» и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»; Ефимовой О.А.

«Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации». Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию. Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи Шеян И.Э.

– «Что спасет от информационного хаоса» и Альбрехт Б.В. – «О проблемах хранения электронных документов». Обсуждаются показания к применению электронных технологий в делопроизводстве, рекомендации по архивированию электронных документов в информационном наборе систем. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ НА КУБАНИИ «ИНФОРМБУРО» 1.1. Общая характеристика Кубанского филиала «Информбюро» Общество с ограниченной ответственностью «Информационное Агентство «Информбюро» (краткое наименование по Уставу – Информбюро) создано на основании Учредительного договора от 1 августа 1997 года и перерегистрировано на основании Решения учредителя от 17 мая 2000 года в соответствии с Федеральным законом от 08.02.98г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в связи с изменениями состава учредителей.

Процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе

... института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в ... делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами ...

Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке. Для сотрудников нормативные документы являются основой для построения системы управления локальными офисами компании. Каждый из них необходимо учитывать при разработке или реорганизации конкретной системы управления делами. Основная задача любой офисной службы — создание и обеспечение единого документооборота и оптимальной системы работы с документами вашей организации. На основе действующей нормативно-методической базы должны быть созданы такие индивидуальные организационные документы, как положение об офисе, службе дошкольного образовательного учреждения, должностные инструкции для его сотрудников, инструкции по работе офиса, которые определяют параметры конкретной системы офисной работы.

Поэтому одним из основных требований к квалифицированному специалисту в современном дошкольном образовательном учреждении является доскональное понимание нормативно-методических основ работы домашнего офиса. Умение ориентироваться в действующих нормативных документах, постоянно отслеживать их изменения, должно развиваться в процессе формирования специальности и стать залогом успешной профессиональной деятельности. Федеральный закон от №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информационные технологии, информационная система, обладатель информации и др.) урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. В соответствии с законом документация является информационным ресурсом, а документы, документальные массивы являются объектами отношений юридических и физических лиц.

Закон регулирует правовые отношения, возникающие в результате формирования и использования информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, сохранения, исследования, распространения и представления потребителю документированной информации. Закон устанавливает важнейшее положение в области подтверждающей документации — «В федеральных органах исполнительной власти информация оформляется в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Статья 50 Федерального закона от 28.07.2012 г. 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяет обязанности общества по архивированию документов, их состав. Закон установил не только обязательную подачу документов компании в центральном офисе ее исполнительного органа, но и обязательную передачу документов на государственную регистрацию.

Организация делопроизводства в организации

... сложных при создании и организации службы делопроизводства. Существующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. Регламент выбранной формы работы с документами указан в инструкции по организации делопроизводства. Типичные организационные структуры службы ...

Общество несет ответственность за организацию документов, обязано проводить работы по их сохранению в соответствии с инструкциями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. К основным общегосударственным нормативно-методическим по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

В первую очередь изменилась нормативно-правовая база, пересмотрены многие стандарты оформления документов, кроме того, кардинальные изменения произошли в области технического оснащения организаций. .

Инструменты обработки документов, а также современные коммуникационные структуры стали повсеместными и повлияли на оформление документов и офисную работу в целом. В 1990-е годы дважды издавался нормативный документ местных действий — типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств. В настоящее время действует инструкция, разработанная в 2005 году.

Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. В инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составление описей и передача их на архивное хранение. Инструкция отражает практически все технологические операции делопроизводства и кроме этого регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные не в один документ.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако может быть использована службами делопроизводства любой формы собственности как нормативная база для создания системы делопроизводства. Постановлением Госстандарта России от №65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с года.

Настоящий стандарт устанавливает основные правила оформления документов, требования к содержанию информации в форме, порядок адресации, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер в связи с современным законодательством. Долгая история применения стандарта способствовала консолидации основных правил подготовки документов, которые изменяются и адаптируются к каждой новой редакции. Использование стандарта повышает культуру оформления документов, помогает закрепить требования к их официальному статусу. Нормативные акты Минтруда России, устанавливающие требования к организации работы делопроизводства, относятся к нормативным документам, необходимым в практической работе службы делопроизводства.

Курсовая работа организация охраны труда на производстве

... раскрыть теоретические аспекты охраны труда; - вскрыть проблемы охраны труда на предприятии; - сформулировать предложения по совершенствованию организации охраны труда на предприятии. Курсовая работа состоит из ... Инструкция по охране труда является нормативным документом, устанавливающим требования безопасности при выполнении работ в производственных помещениях, на территории предприятия, на ...

Среди них следует выделить, прежде всего, перечень квалификаций должностей руководителей, специалистов и других сотрудников, призванный закрепить квалификацию на должности отраслевого уровня. Справочник утвержден Минтрудом России, сфера его деятельности распространяется на предприятия, организации и учреждения, получающие бюджетное финансирование. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в том числе работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты, технические исполнители) и их квалификационные характеристики. Минтруд разрабатывает и такой нормативный документ, как тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, назначение, которого состоит в обеспечении рационального разделения труда и единства определения должностных обязанностей служащих, а также дифференциации в уровне оплаты труда этих работников на основе Единой тарифной сетки.

Тарифно-квалификационные характеристики и Квалификационный справочник являются основой разработки должностных инструкций. К числу нормативных документов в области делопроизводства относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Минтруда России, в которых установлены нормы времени на выполнение: машинописных, копировальных работ, на операции регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих документов, т.е. Тех работ, которые ежедневно выполняются любой делопроизводственной службой. В 2002 году постановлением Минтруда России от №23 утверждены нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, куда включены нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов. Кроме того, в норматив включен раздел, содержащий секретарско-референсткие работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, подготовке документов на компьютере, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).

Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственных служб, т.к.

Позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы. Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным доку­ментом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положе­ниями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ.

Утверждается инструкция Директором по согласованию с юрисконсультом. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. В Кубанском филиале Информбюро инструкция по делопроизводству не разработана, в связи с тем, что руководство развивало отделы по информационному сопровождению и продажам, подхосты. Развитие делопроизводственной службы для руководства являлось малозначимым. Секретарь филиала в своей работе использует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Дипломная работа организация финансового планирования на предприятии

... организация и процесс планирования финансовой деятельности ОСАО «ВСК». Исходные данные: финансовый план, баланс, отчет о движении денежных средств, положение. 1 Теоретические аспекты финансового планирования на предприятии 1.1 Содержание, значение финансового планирования на предприятии ... для их реализации. Планирование нужно осуществлять таким образом, где работа организации будет рентабельной и ...

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», помимо этого выписывает журналы по делопроизводству: «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь референт», а также пользуется СПС «КонсультантПлюс:ДеловыеБумаги». А также секретарь руководствуется должностной инструкцией, в которой прописаны основные функции. Должностная инструкция секретаря Кубанского филиала составлена на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Она регламентирует деятельность секретаря и устанавливает порядок применения положений, законодательных и нормативных актов. Исходя из вышесказанного, можно сделать следующие выводы:

• каждый специалист делопроизводственной службы должен знать и использовать законодательную, нормативно-методическую базу по делопроизводству в своей повседневной работе;
• использование секретарем ГОСТ Р 6.30-2003 и периодических изданий недостаточно для эффективной работы с документами;
• на основании проанализированных федеральных актов и нормативно-методических документов, необходимо разработать внутренний локальный акт в Кубанском филиале Информбюро – инструкцию по делопроизводству. — проанализировав должностную инструкцию секретаря Кубанского филиала, необходимо учитывать функции секретаря по работе с документами при разработке инструкции по делопроизводству;
• в связи с изменением организационной структурой филиала, а именно с созданием департаментов по информационному сопровождению и сбыту, привело к тому, что на секретаря возложили ряд дополнительных обязанностей.

В соответствии с увеличением функций и обязанностей, секретарь с ними не справляется, частота потери важных документов в департаментах возросла, что приводит к междолжностным конфликтам и срыву сделок. Контроль исполнения документов в департаментах не ведется. Поэтому было бы целесообразно внести в штатное расписание вакантные ставки секретарей в эти департаменты, либо создать службу ДОУ в Кубанском филиале «Информбюро».

ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБЮРО» 2.1. Порядок работы с входящей и исходящей документацией в Кубанском филиале «Информбюро» Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. При осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником.

Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. По отношению к управленческой системе выделяют:

• входящий документопоток (документы, поступаю­щие в организацию);
• исходящий документопоток (документы, отправля­емые из организации);

— внутренний документопоток (документы, не выхо­дящие за пределы подготовившей их организации).

Все документы, поступающие в филиал, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники обрабатываются централизованно секретарем филиала и проходят первичную обработку. Секретарь, в первую очередь, проверяет правильность доставки документов. Ошибочно доставленная документация возвращается секретарем на почту для пересылки адресату. Заказная почта и телеграммы принимаются секретарем под расписку с указанием даты и времени приема. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей.

После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствии документов, приложений к ним или отдельных страниц документа, несоответствия документов и приложений, секретарь сообщает об этом отправителю. Все конверты документов, поступивших по почте в филиал, вскрываются. Исключение составляют конверты с надписью ‘Лично’, которые без вскрытия передаются непосредственно адресату. Если количество таких документов достаточно большое, секретарь филиала их учитывает при первичной обработке, дату и учетный номер проставляет на конвертах. Конверты не уничтожаются в случае необходимости определения по нему адреса отправителя, времени отправки и получения документа, т. Они, например, могут служить доказательством поступления просроченных документов.

Во всех остальных случаях конверт уничтожают. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству филиала или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются секретарем.

Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке. С созданием подхостов, регулярно поступают заявки на заказ дистрибутивов СПС «КонсультантПлюс» и рекламную продукцию, акты выполненных работ по информационному сопровождению клиентов. На протяжении трех лет видна заметная тенденция роста исходящих документов, это связано с тем, что рынок сбыта, увеличился, СПС «КонсультантПлюс» распространяется не только на территории Краснодарского края, но и в близлежащих регионах, таких как Республика Адыгея, соответственно количество клиентов возросло. Учитывая рост количества персонала в департаментах и отделах, количество внутренних документов возрастает, рассмотрим широко используемые документы. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника организации другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Служебная записка не соответствует нормативным требованиям, в филиале она оформляется на бумаге формата А4 в табличном виде. Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки).

Однако в Кубанском филиале «Информбюро» большинство таких документов составлено в связи с нарушением трудовой и производственной дисциплины. Объяснительные записки составляются от руки, адресуются руководителю, который ее затребовал. Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий.

Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. Справки служебного характера в основном предъявляются в головное предприятие, но и в сторонние организации тоже. . Оформляются на бланке филиала и имеют все обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Справки личного характера в филиале выдаются сотрудникам для подтверждения их факта работы, трудового стажа, заработной платы. Имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Нарушение является то, что этот документ секретарь регистрирует в журнале исходящей корреспонденции. Организация контроля и поиска документов в Кубанском филиале «Информбюро» Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Цель контроля — содействие своевременному и ка­чественному исполнению решений и заданий руковод­ства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уров­не исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Различают два направления контрольной деятельности:

• контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;

— контроль за сроками исполнения документов. Контроль за сроками исполнения документов — важнейшая функция службы документационного обеспечения управления, которая должна закрепляться в инструкции по делопроизводству. Задачами контроля исполнения являются:

• постановка документа на контроль;
• предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;
• снятие их с контроля;
• направление исполненного документа в дело;
• учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

— информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Для покупки или заказа полной версии работы перейдите по ссылке. К тому же информационно-документационный обмен затруднен между филиалом и головной организацией.

Мерой по преодолению выявленных недостатков, на наш взгляд является внедрение системы электронного документооборота «ЭффектОфис». В головной организации она была протестирована, установлена и успешно эксплуатируется. Переход ее на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между его подразделениями и исполнительным аппаратом, что позволило повысить общий уровень управляемости и эффективности управленческих решений. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 3.1.

Методика разработки инструкции по делопроизводству В результате интервьюирования секретаря было выявлено то, что он руководствуется ГОСТ Р 6.30-2003 и периодикой, что является недостаточным для полноценной организации и работы с документами, не всегда соблюдаются правила по оформлению документов и этапы работы с ними. Это явилось целью для создания в Кубанском филиале «Информбюро» необходимого нормативно-методического документа, регламентирующего документационное обеспечение управления организации — инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным доку­ментом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция разрабатывается в соответствии с основными положе­ниями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ. Начиная работу над инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Инструкция служит инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения.