1.Краткая история развития делопроизводства., Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа).
Взаимосвязь проблем совершенствования делопроизводства с проблемами развития и совершенствования менеджмента.
Определение делопроизводства согласно ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и делопроизводство. Термины и определения»:
Этот международный стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, используемых в области хранения и архивирования документов.
Установленные стандартом термины обязательны для использования во всех видах документации, дидактической и справочной литературы.
Делопроизводство, Документ –
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.
Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание законов и постановлений, закрепленных на бумаге, также было основным требованием средневековых восстаний. Когда появились законы, клерк должен был обладать абсолютной точностью формулировок и безупречным знанием формы изложения, иначе документ потерял бы силу.
С развитием письма документы стали средством общения и передачи информации.
До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не требовалась самой системой управления.
Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.
Документы хранились в центральных храмах, в больших городах — хранилища документов, а местом создания документов были храмы, посвященные покровителям цеховых промыслов, рыбакам, торговцам различными товарами. В этих храмах велись судебные дела и регистрировались коммерческие сделки, и хранение документов в храмах давало законную силу. Большой юридической силой обладали церкви.
Делопроизводство Древней Руси
... В течение истории оно делилось на несколько этапов. В этом реферате мы рассмотрим эпоху Древней Руси. Цель реферата: проанализировать становление делопроизводства в Древней Руси. ... создания документов стали храмы, посвященные ... в., термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, ...
С увеличением количества создаваемых документов накопились традиции в области документации, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами — свинцовые печати.
Со временем менялась и программа письма, изначально документы оформлялись в режиме юридической письменности, написания букв с прямыми очертаниями. Впоследствии был использован полуустав, позволивший ускорить процесс написания за счет букв расширения и сокращений отдельных слов. Документ был составлен сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а точка начиналась в конце предложения со знаком препинания.
Сформированные практикой традиции постепенно превратились в нормы обычая, заложив основы будущей системы делопроизводства.
Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Государственное управление формировалось по прерогативе княжества, хотя и не могло называться государством, это была экономика князя. Некоторые поручения выполняли бояре, приближенные к князю. Вся деятельность государственного управления была объединена высшим государственным учреждением — Боярской думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называется периодом приказа.
Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для руководства дела передавались определенным людям или в управлении участвовали разные отделы, что приводило к путанице.
Клерки и клерки участвовали в организации и ведении делопроизводства, административная деятельность полностью принадлежала канцелярским судьям.
В хижине клерка хранились печать государственного города, денежные суммы и записи. Приказная изба была разделена на столы и представляла собой и кабинет, и архив. Документы были размещены на столах или скамьях, особо ценные документы были помещены в ящики, сундуки и там же проводились текущие работы и прием посетителей.
В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. При необходимости записные книжки собирались вместе, сшивались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.
Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.
В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа указывалась дата его составления и место написания.
Делопроизводство в государственном управлении
... собой государственную систему регулирования делопроизводства. Эта система нормативных и нормативно-методических документов приобретает особую роль с распространением автоматизированных систем делопроизводства. 1. Значение делопроизводства в государственном управлении Делопроизводство, как отрасль знания, известно на Руси ...
В период заказа постепенно выстраивается система делопроизводства центральных и местных учреждений, формируется штат, создаются устойчивые формы документов и методики их подготовки. Однако государство не приняло во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематический порядок в организации учреждений и их делопроизводства.
Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.
Сенат стал первым законодательным и контролирующим органом для государственных органов. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. Впоследствии «Общие положения» стали законодательной базой реформы, которая ввела систему делопроизводства, получившую название «коллегиальная делопроизводство.
С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Разработаны вопросы по правильному сохранению оформления документов, что обеспечило безопасность документов, своевременное ведение справочных работ, контроль за оборотом документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел ( документооборота).
Большое количество новых документов появилось в коллегиальной документации, и появились новые названия документов, такие как векселя, облигации, отчеты, мемориалы, отчеты, журналы, протоколы, корреспонденция и другие.
В это время происходят большие изменения в форме документов. Дата документа и название документа становятся независимыми элементами формы. Появляется ряд деталей, отражающих различные этапы процесса документирования или этапа обработки документа: подписи, знаки утверждения, индексы, контрольный знак, ссылочный знак и другие.
По мере увеличения документооборота объем письменной работы среди сотрудников значительно увеличился, что привело к медленному оформлению документов и бюрократии.
Большое значение для организации делопроизводства имеет «иерархия полномочий и мест», установленная «Учреждением по управлению провинциями», которая определяет порядок взаимоотношений между высшими центральными и местными учреждениями. Этот иерархический порядок отношений между учреждениями в некоторой степени присутствует в современной офисной работе.
Начало 19 века ознаменовалось новыми реформами государственного управления и делопроизводства, которые в основном затронули верхний уровень правительства — высшие и центральные учреждения и завершили формирование системы центральных и местных учреждений.
Новая система управления — министерская, была основана на создании министерств с менеджерами, необходимыми для более низкой и более эффективной системы управления.
В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.
Позже, в 1910 году, был создан Государственный совет — высший законодательный орган. Одновременно была проведена реформа Сената, который становится верховным судом, выполняющим надзорную функцию государственного аппарата. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.
Управление документацией в рф курсовая работа
... делопроизводства в Российской Федерации Разработка проекта национального стандарта ГОСТ Р ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руко-водство по внедрению», идентичного международному, включена в Программу национальной стандартизации на 2021 ...
Формы документов также претерпели значительные изменения в системе управления. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование подразделений, отражающие место подразделений – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол).
Дата документа, индекс документа, заголовок текста документа также включены в детали формы. Появляется ссылка на поступивший документ.
Несмотря на глобальные изменения в системе управления, жизнь потребовала более гибких форм офисной работы и ее ускорения. Система министерских канцелярий оставалась громоздкой и громоздкой, несмотря на использование пишущих машинок. Появление телеграфа и телефона породило новый тип корреспонденции, такой как телеграммы и телефонные сообщения. это был поистине революционный прорыв в документировании деятельности учреждений.
Октябрьская революция 1917 г привела к разрушению старого государственного аппарата, что коренным образом изменило систему: Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. Для управления первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком).
Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).
от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в советских учреждениях привлекались солдаты, рабочие без специального образования, что привело к снижению уровня поддержки управленческой документации. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и опубликовании законов». В 1918 г. Совет Народных Комиссаров принял постановление об исполнении распорядительных документов «О форме государственных учреждений». В этом постановлении перечислялись необходимые детали формы документов, что привело к упрощению и рационализации делопроизводства.
В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общие правила документации и управления документами» был подготовлен МСЭ и опубликован в 1931 году. Он должен был ввести «Общие правила» как стандартную униформу для всех учреждений. Эти правила определяли функции сотрудников, их обязанности и содержание работы.
Несмотря на разнообразие типов и форм документов, циркулирующих в советских учреждениях, потоки документации оставались беспорядочными по форме и содержанию. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского труда.
В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы становились все более упорядоченными по содержанию показателей и по форме.
Конституция 1936 года существенно изменила политический строй, иерархию и полномочия высшей власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. установлена система полномочий по публикации типов документов для каждой иерархии. Новые введения упростили и упростили процессы документирования в высших инстанциях.
Дневник практиканта, практика «Документационное обеспечение управления»
... документации. 5 день – составление и оформление документов. 6 день – подведение итогов практики. формы отчетности: 1. Заполненный дневник по практике 2. Документы с места прохождения практики ... _____________________________________________________________________________________________________________________________________________управления? № Должность Численный состав Основные функции (на основе ...
В 1941 году на первом межотраслевом совещании по оргтехнике была выдвинута программа по вопросу документационного обеспечения управления, но этой программе ВОВ.
Спад экономики и проблемы восстановления национальной экономики затмили проблему документального обеспечения менеджмента.
В 1960 году было проведено профсоюзное собрание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и служащих административно-управленческого аппарата. Поднятые вопросы во многом совпали с проблемами межотраслевого совещания 1941 года.
С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.
В 1963 году ГАУ издало «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР», которые долгие годы служили руководством для служб документации и архивов и способствовали на рационализацию своей деятельности.
В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило дизайн документации, облегчило поиск, учет и хранение различной информации.
В 1991 году, с распадом СССР, в республике были созданы самостоятельные, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения офисных услуг. Главное управление при Совете преобразовано в Комитет по архивно-делопроизводству в Республике Беларусь.
Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к документации », разработанной Белорусским научно-исследовательским институтом документации и архивного дела.
Современное белорусское делопроизводство находится в стадии развития. С ростом развития и совершенствования делопроизводства в системе управления улучшилось как само управление, так и развитие технологии управления государственным аппаратом. рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.
Рулевое управление и тормозная система автомобиля
... в неразборном крышка завальцована в головке (рис. 5, д). РУЛЕВОЕ УПРАВЛЕНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ «ЗАПОРОЖЕЦ» МОД. ЗАЗ-968 И -968А, На автомобиле «Запорожец» Рулевой механизм, расположенный в чугунном картере 16 (рис. ...
2. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 ( название ГОСТа)., Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД.
Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 « Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения»
УСОРД — это единая система организационно-распорядительной документации.
АСУ – автоматизированная система управления.
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания USD лежит метод унификации: установление единообразия в составе и формах управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческой работы.
Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:
-
Создание общей модели документов. Заключается формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;
-
Единообразие форм документов и правил их составление, оформление. это обеспечивается за счет максимального набора и стилизации документов, унификации положения данных на полях документа, разработки терминологии и сокращений.
-
Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех этапах его создания, обработки и хранения. Кроме того, необходимо учитывать психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.
13 стр., 6019 словОрганизационно распределительная документация. «организационно-распорядительная ...
... организационно-распорядительных документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД. Организационно-распорядительные документы включают следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. ...
-
Информативность. Это означает включение в документы только тех реквизитов, которые необходимы для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.
-
Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.
-
Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.
-
Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.
-
Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.
Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.
БАРАНОВИЧСКИЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по предмету «Организация делопроизводства»
Вариант №7
Работу выполнила учащаяся
I курса заочного отделения
специальность «Правоведение»
группа 002
Мицкевич Алина Арнольдовна
г. Барановичи, ул. Парковая, д.39, кв.29
Язык и стиль организационно-распорядительных документов ( по ...
... Язык и стиль организационно распорядительных документов стиль организационного документа русский язык язык и стиль распорядительных документов реферат Курсовая работа: организационно распорядительные документы Их могут издавать руководители структурных подразделов предприятий. 10 Андреева В. И. Делопроизводство (требования к ...
тел. (0163) 40-97-54
Работу проверил
А.В. Малышко
Барановичи 2000
-
ГОСТ 6.10.1-80 «Унифицированне системы документации, используемые в АСУ. Основные положения»
-
Секрктарское дело: Учебное пособие для проф.-техн. Учебн. Заведений. Мн.: РИПО, 1999
-
«Архивы и делопроизводство» научно-практический журнал №1(7), 2000
-
«Архивы и делопроизводство» научно-практический журнал №2(8), 2000
-
Давыдова Э.М., Левчик П.А., Рыбаков А.Е., Терехов А.С. Альбом форм организационно-распорядительных документов.- Мн.: БелНИИДАД, 1998 – 144 с.
-
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000 – 288 с. – ( Серия «Высшее образование»)
-
Кокорев В.И. Унификация документов управления. – М.: Экономика, 1989. – 184 с.
-
Кудряев В.А Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 1998 – 575с.
-
Паневчик В.В Делопроизводство.- Мн.: Высш. шк., 2000. – 263 с.: ил.
-
Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М.: Экономика, 1982. – 168 с.
-
Славинская О.В. Секретарское дело: Учебное пособие, — Мн. РИПО, 1999 – 222с.
