В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и экономической жизни, структура административно-хозяйственных органов, хозяйственных организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, возникающих в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.).
Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.
Целью курсовой работы является рассмотрение номенклатуры падежей: видов, роли и значения.
Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:
- проанализировать понятие номенклатуры дел;
- рассмотреть оформление сроков хранения дел;
- рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел;
- выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел.
10 стр., 4745 слов
Внешнеэкономическая деятельность предприятия. Внешнеэкономическая ...
... или других учредительных документах компании. Под внешнеэкономической деятельностью понимаются экономические отношения в сфере внешней деятельности хозяйствующих субъектов во взаимодействии с иностранными организациями и предприятиями. В основе лежат соответствующие связи, ...
ГЛАВА 1.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ
1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение
Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого подходящих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.
Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, возникших в делопроизводстве, с указанием сроков их консервации, утвержденный в установленном порядке.
Документы, посвященные конкретному вопросу или сфере деятельности организации, после оформления группируются в дела.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по типу и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки документов, оформленных по делам, для обеспечения индексации дел, для установления сроков хранения, для создания файла справочных карточек исполненных документов и служит бухгалтерским документом в архиве организации для дел до и в том числе 10 лет.
Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).
При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:
- соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов;
- применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
- следить за стабильностью индексов.
Номенклатура дел может быть индивидуальной, примерной и типовой.
В индивидуальной номенклатуре дела отражены документы конкретной организации.
С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, типовая — обязательная. Стандартная номенклатура, как правило, устанавливает единую индексацию дел для организаций всей системы.
Примерная или стандартная номенклатура дел разрабатывается вышестоящими инстанциями и является основой для разработки индивидуальной номенклатуры в подведомственных организациях, поэтому ее необходимо согласовывать с архивными учреждениями.
При разработке индивидуальной номенклатуры на основе стандартной или примерной номенклатуры необходимо учитывать специфику конкретной организации.
Бизнес-номенклатура структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с офисом и архивом организации.
Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма соответствующей номенклатуры, состоящая из номенклатур всех отделов. Сводная номенклатура дел составляется канцелярией на основании номенклатуры отделов и согласовывается с соответствующим архивным институтом.
Номенклатура дел виды, роль и значение (2)
... проанализировать понятие номенклатуры дел; рассмотреть оформление сроков хранения дел; рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел; выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел. ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ 1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Организация эффективного ...
После утверждения руководителем организации сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в своей работе.
Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. Любые изменения вносятся в конце каждого года, а номенклатура дел вновь вводится с 1 января следующего года.
Ежегодный экземпляр номенклатуры дел — это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата).
Номенклатура дел подлежит пересмотру и повторному утверждению только в случае радикального изменения функций и структуры организации.
Перед составлением номенклатуры дел необходимо внимательно изучить состав, содержание и количество документов, обращающихся в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.
Выбор схемы классификации для номенклатуры дел зависит как от организационной структуры аппарата организации, так и от функций, которые он выполняет, поэтому классификационные подразделения номенклатуры дел могут быть как внутренними структурными подразделениями, так и функциями управления.
Номенклатура должна включать все дела и документы, отражающие деятельность организации. Кейсы общественных организаций включены в бизнес-номенклатуру той организации, в рамках которой они созданы. В номенклатуру также включены незавершенные дела, полученные от другой организации для их разрешения, а также все справочные файлы для документов.
В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатуры своевременно делаются отметки об установлении дел, их сдаче в архив, выделении дел на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел и передаче дел в другую организацию для продолжение.
В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.
Каждый документ характеризуется рядом признаков.
Одни из них — существенные, постоянные, другие — несущественные, временные. понятно, что для классификации документов наибольший интерес могут представлять только существенные характеристики, их называют «признаками бизнес-учреждения».
Принято выделять шесть таких признаков.
1. Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.
2. Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме.
3. Авторский. На этом основании документы, составленные лицом или учреждением, сводятся в одно дело.
4. Корреспондентский. Для каждого корреспондента создается отдельная папка, в которой группируется вся переписка с физическим лицом или компанией.
Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
... формирования. Номенклатура дел включает заголовки дел для группирования документов с пометкой «Для служебного пользования», справочный файл. Утвержденные копии номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в файлы дел службы управления офисом организации. Если такой ...
5. Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае документы нескольких корреспондентов, находящихся на данной территории, объединяются в один футляр.
6. Хронологический. Документы за определенный период сгруппированы в хронологическом порядке. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.
В некоторых случаях документы группируются по обращениям одновременно по нескольким критериям.
Если в течение года в организации появляются новые задокументированные области работы, они также включаются в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись’ о количестве заведенных дел (томов).
1.2 Оформление сроков хранения дел
Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Это особенно актуально для современных торгово-экономических структур в связи с появлением новых больших пакетов документов, которые ранее не находились в обращении, и необходимостью обеспечения их безопасности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.
Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типичного списка, который следует использовать при определении сроков хранения в случае номенклатур, является Список типовых управленческих документов, генерируемых в деятельности организаций, в которых указываются периоды хранения.
Для документов, не включенных в эти списки, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения вместе с общей документацией по согласованию с компетентным архивным управлением.
Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.).
При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».
Для обеспечения единообразия в определении сроков хранения дел при разработке приблизительной номенклатуры дел рекомендуется вести записи о новых сроках хранения.
При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.
Кейсы, отражающие основные направления деятельности организации, имеют бессрочный срок хранения.
Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.).
Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Эти документы, отправляемые в основном вышестоящими органами для информации, а также инструкции, процедуры или копии документов хранятся до фактической необходимости или до тех пор, пока они не будут заменены новыми. Знак DMN означает, что документы имеют только практическое значение, а срок хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Термин «до замены на новый» обычно печатается в нормативных документах, отправляемых вышестоящей организацией и имеющих правовой характер для этой конкретной организации.
Подготовка и передача документов в архив
... определить сроки хранения и выбора для постоянного хранения. Словарь кадрового делопроизводства. Экспертиза ценности документов - это отбор документов для государственной подачи или определение сроков их хранения по ... ответственности и штрафов, связанных с плохой подготовкой документов к архивированию. В архивном секторе архивирование документов занимает центральное место, поэтому было разработано ...
Для некоторых категорий дел в номенклатуре метка «ЕПК» добавляется к сроку хранения, что означает, что часть документов дела может иметь научное и историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.
В приблизительной номенклатуре дел отметка «EIC» ставится в тех случаях, когда это требуется стандартным или ведомственным списком документов, или в случаях, когда сложно определить конкретный срок хранения для файла, содержащего разнородные документы. Рекомендуется провести дополнительную экспертизу категории дел, содержащих знак «ЕПК», до их включения в номенклатуру с целью возможной реорганизации дел и установления конкретных сроков хранения. например, можно продлить сроки хранения для случаев, имеющих практическое значение, и оставить документы, имеющие научное и историческое значение, для постоянного хранения в архиве. Товарный знак «ЕПК» в примерных номенклатурах следует использовать только в самых необходимых случаях, когда от него нельзя отказаться.
Закрепленная отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.
Сроки хранения дел устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальной номенклатуре дел всех однотипных или системных организаций, связанных между собой подчиненностью. В случае необходимости изменения сроков хранения кейсов, которые они содержат, такие изменения необходимо согласовать с репозиторием.
ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел
В конце каждого календарного года список дел подлежит уточнению. Пересмотренная номенклатура дел вступает в силу 1 января следующего календарного года.
Номенклатура корпуса разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает:
- изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;
- изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях — его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т.
п.;
- предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);
- предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;
- уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;
- составление и оформление проекта номенклатуры дел;
- согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях — его уточнение и дооформление;
- утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.
желательно составить проект номенклатуры дел на основании типовой формы. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.
Тема работы Совершенствование логистических процессов на предприятии УДК
... Леонидовичу Тема работы: Совершенствование логистических процессов на предприятии Утверждена приказом директора ... совершенствования складской логистики Роль и функции складского хозяйства в деятельности предприятия (по материалам специальной литературы) Организация хранения готовой продукции предприятия и требования к ее размещению Содержание категории эффективности логистического процесса ...
Рисунок 1 — Вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения
Рисунок 2 — Вариант оформления сводной номенклатуры дел
При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:
- учредительными документами предприятия;
- положениями о структурных подразделениях предприятия;
- » перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
- номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;
- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.
Необходимые сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются в виде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовке проекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует уделить содержанию Перечня нормативных документов, формируемых в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения1.
В Указаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве «…основного нормативного документа при определении сроков хранения… управленческих типовых документов, …при подготовке номенклатур дел». Список основан на функциональных характеристиках и состоит из двух частей.
Первая из них — «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).
Номенклатура дел
... номенклатуры дел: типовую и конкретную (индивидуальную). Типовая номенклатура дел, Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел Подготовкой конкретной номенклатуры дел занимается секретарская служба компании. Кейсы составляются на основе изучения ряда документов, которые формируются в процессе деятельности данного предприятия, ...
Документы в списке расположены в порядке убывания важности в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, одинаковы для соответствующих документов независимо от формы собственности юридических лиц. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:
- содержание деятельности предприятия (структурного подразделения и т. п.) и специфика ее документирования;
- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;
- сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;
- сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.
При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, — в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основании информации осуществляется предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.
Отметим в этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. При этом номенклатура дела не включает периодические издания и некоторые другие виды документов, для которых она не нужна. При определении приблизительной формулировки заголовков дел следует руководствоваться следующими общими правилами.
1. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав включенных в него документов, их функции и тип аффилированности.
2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
- название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа);
- название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);
- краткое содержание документов, помещаемых в дело;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
- дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
Для конкретизации заголовков кейсов рекомендуем воспользоваться следующими рекомендациями.
1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанные последовательностью исполнения, включается термин «документы», а в конце заголовка — в скобках — указываются основные разновидности документов, которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д. Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организации архивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемой учебно-методической литературы и др.)». Кроме того, термин «документы» может использоваться в случае, если заголовки содержат документы, прикрепленные к любому документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендового оборудования».
Организация документооборота в кадровой службе предприятия или учреждения
... предприятия. Ежегодно кадровая служба составляет номенклатуру дел, обучение по которой также признано обязательным для сотрудников кадровой службы.Глава 2. Документационное обеспечение управления кадрами2.1. Классификация документов Документация кадровых ... с которым согласована номенклатура дел и куда документы отправляются на постоянное хранение. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается ...
2. В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин «переписка», после чего указывается, с кем и по какой теме она ведется. При этом имена последних не указываются в названиях дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, но указывается их общее видовое имя. Например: «Переписка с филиалами компании по вопросам годового планирования и отчетности».
В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, даже не перечисляются последние, а указывается только предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптации персонала».
Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведется только с ним. Например: «Переписка с ООО« Прогресс »по обмену коммерческой информацией».
3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным административно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т. п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей).
При этом:
- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела не перечисляются их конкретные названия — вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Документы т организации взаимодействия работы глав муниципалитетов по противодействию терроризму»;
— если содержание дела касается только одной административно-территориальной единицы (местности, населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: «Документы на приобретение автоматизированных средств обучения для учебно-тренировочных центров МЧС Сибирского федерального округа».
4. В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например: «Годовые и квартальные планы работы Московского государственного унитарного предприятия« Синегорская районная поликлиника».
5. В заголовки дел, предназначенных для однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, наименование документов (группы документов) включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работников предприятия».
Если предполагается, что дело — например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, — будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем — при необходимости — заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).
«Организация работы с документами в
... А.В. Конфиденциальность в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения // Главный врач. ...
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Вам также следует избегать использования вводных слов и сложных предложений в заголовках падежей.
После того, как вы сформулировали заголовки для дел, вам нужно их систематизировать. Делать это следует в одним из двух способов:
- при формировании номенклатуры дел предприятия в целом в начало документа выносятся заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующих документов (в том числе организационных, договорных, планово-отчетных и др.), — заголовки остальных дел, при этом объединение дел в составе разделов и присвоение последним названий производится с учетом функциональной и видовой взаимосвязи документов в составе этих дел;
- при формировании номенклатуры дел на основе номенклатур дел структурных подразделений в качестве названий разделов сводной номенклатуры дел используются названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием, а содержание разделов образуют номенклатуры дел этих подразделений.
Предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный — при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового — по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.
Присвоение индексов делам осуществляется для того, чтобы без ошибок и оперативно выявлять дела и включенные в них документы. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела).
К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.
Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.
После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:
- уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;
- уточнение заголовков дел, их индексов;
- включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования);
- » уточнение сроков хранения дел.
Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами).
Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы;
- в графе 2 указываются заголовки дел;
- в графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года2;
- в графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;
- в графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем — в течение всего срока действия номенклатуры дел — в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») — о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;
- названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
- отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;
- сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
- отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения работы с ними.
Полностью оформленный проект документа подписывается его разработчиком, а также организатором этой работы — например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:
- руководителем архива предприятия;
- руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия — только проектов сводных номенклатур дел;
- службой ДОУ (делопроизводством) — только проектов номенклатур дел структурных подразделений.
Внешнее согласование проекта сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия).
2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения
Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения представлены на рис. 3, а сводной номенклатуры дел — на рис. 4. Остановимся далее на организации работы со сводной номенклатурой дел непосредственно после ее утверждения.
Должностные лица и структурные подразделения предприятия, в деятельности которых образуются документы, руководствуются сводной номенклатурой дел при распределении документов по делам, определении сроков их хранения до передачи в архив и в иных необходимых случаях.
Рисунок 3 — Особенности разработки номенклатуры дел структурного подразделения
С этой целью сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, которые направляются:
- в делопроизводство (службу ДОУ) — в качестве рабочего экземпляра;
- в архив;
- в архивное учреждение.
Структурные подразделения предприятия получают в свое распоряжение выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел.
Рисунок 4 — Особенности разработки сводной номенклатуры дел
Экземпляры номенклатуры дел и выписки из нее могут использоваться в практической работе как в бумажном, так и в электронном виде.
2.3 Формирование и хранение дел
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в том случае, если организация территориально разобщена, а также в случаях, вызываемых спецификой деятельности организации.
Структурные подразделения группируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
При формировании дел желательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находиться документы одного срока хранения. Группировать документы постоянного и временного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно в исключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются на два дела согласно номенклатуре.
Толщина папки не должна быть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам.
Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общим заголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того же документа.
Документы следует подшивать в дело таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию. Если у документа оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к ним подклеивают полоску бумаги.
Внутри дела документы можно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения).
При формировании дел, связанных с жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.
Для брошюровки документов применяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Они более практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.
На заведенное дело оформляется обложка, на которой указываются следующие данные:
Методическое руководство и контроль над правильностью формирования дел осуществляет канцелярия (секретариат) организации.
Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в деле по видам и хронологии с относящимися к Ним приложениями.
Коллегиальные документы надо группировать в два дела:
- в первое — протоколы и решения коллегиального органа;
- во второе — документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).
Протоколы располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседанию, сгруппированные в одно дело, систематизируются по номерам протоколов. Первым подшивается инициативный документ.
Поручения вышестоящих органов группируются в дела по направлениям деятельности организации. Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.
Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2) заявление о приеме на работу (направление или представление);
3) анкета;
4) листок по учету кадров;
5) автобиография;
6) документы об образовании;
7) выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
8) дополнение к личному листку по учету кадров;
9) дополнение к личному делу по учету поощрений;
10) справки и другие документы.
Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.
Предложения и заявления граждан по улучшению работы формируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.
Каждое заявление или жалоба и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Если поступает повторное заявление или жалоба или представляются дополнительные документы, то их подшивают в данную группу документов.
Переписку следует группировать в дела за период учебного или календарного года. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по конкретному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.
На каждое рационализаторское предложение формируется отдельное дело из следующих основных документов:
- внутренняя опись документов;
- рацпредложения — заявления с описанием сущности предложения (с приложением в необходимых случаях чертежей, схем, эскизов);
- справки заявителю о получении от него рационализаторского предложения;
- письма заявителю о результатах рассмотрения его предложения;
- решения о внедрении или отклонении рацпредложения;
- переписки по рацпредложению.
На каждую заявку о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы:
- внутренняя опись документов;
- заявление о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение;
- описание предполагаемого открытия, изобретения (чертежи);
- справка о приеме заявки к рассмотрению;
- дополнения и исправления к описанию изобретения, открытия и чертежам;
- заключение о наличии новизны (либо ее отсутствии);
- заключение о полезности предполагаемого изобретения;
- данные экспертизы на новизну;
- решение о выдаче диплома на открытие авторского свидетельства, патента на изобретение;
- публикации в Бюллетене изобретений;
- переписка по заявке на изобретение, открытие.
В настоящее время различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.
При горизонтальном способе хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.
При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.
Если хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.
Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают.
Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование, и предприятия, получившего его.
В том случае, когда выдается во временное пользование дело, заполняется карточка-заместитель. Дела выдаются только специально на то уполномоченным лицам.
Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/diplomnaya/na-temu-nomenklatura-del/
1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., — 2008.
3. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.
4. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990.
5. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.
6. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. — М.: Библиотека журнала «Управление персоналом», 2007.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.
8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
9. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 1998.
10. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.
11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.
12. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.
13. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.
14. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, — 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2008.- 319с.
15. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.
16. Турбан Г.В. Внешнеэкономическая деятельность. — Минск: Высшая школа, 2007.
17. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
