Дипломная работа разработка инструкции по делопроизводству

метки: Внедрение, Делопроизводство, Разработка, Инструкция, Анализ, Диплом, Документ, Проблема

При этом следует учитывать, что переход к новым технологиям требует адекватной нормативно-правовой базы, продуманной системы подачи документов, квалифицированных исполнителей и менеджеров, способных охватить весь спектр сопутствующих вопросов. Самые современные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата.

Кроме того, устраняя одни проблемы, процесс информатизации общества ставит перед нами новые — появляются неизвестные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Именно в связи с этим новые требования предъявляются сегодня в равной мере и к руководителям, и к персоналу, ответственному за подготовку и прохождение документов, а анализ всех возможных проблем и выработка путей их преодоления представляется очень важным и актуальным.

Целью дипломной работы является выявление основных проблем современного делопроизводства и выработка путей их решения.

Задачи перед дипломной работой были поставлены следующие:

• дать характеристику документационному обеспечению управления на современном этапе;
• проанализировать функции и задачи служб документационного обеспечения управления;
• выявить современные проблемы документационного обеспечения управления;
• проанализировать организацию документационного обеспечения управления в Управлении Федеральной Регистрационной Службе по Белгородской области;
• дать практические рекомендации по устранению существующих и возможных проблем и угроз.

Объектом дипломного исследования является организация документационного обеспечения управления.

Предметом

Отправной точкой диссертации являются правила, регулирующие организацию современной управленческой документации. Федеральное законодательство в этой работе представлено законодательными актами типа: «Государственная система сопроводительной документации для управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»¹ , «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»² , «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»³ , Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»⁴ , ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»⁵ , ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения»⁶ ; Приказ Роструда от 10.12.2004 № 47 «Об утверждении форм документов» и т.д.⁷

Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки

... по документационному обеспечению управления. Это журналы: «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Секретарь-референт», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Управление персоналом» и др. Целью данного диплома ... специфическую документацию Мирового суда; Изучить документопотоки и документооборот учреждения; - — Осуществить анализ каждого из технологических этапов работы с документами ...

По второй главе в ходе производственной практики была собрана справочно-нормативная документация Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проведен анализ документального обеспечения этой организации и ее документов.

В рамках расследования документального обеспечения Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области мы провели опрос сотрудников учреждения с целью выявления существующих проблем с документационным обеспечением и способов их решения. По окончании опроса было получено 43 анкеты, заполненных соответствующими пометками и пометками. Анализ полученных ответов позволяет определить состояние документального обеспечения в организации в настоящее время и рассматривается во втором абзаце второй главы.

Историография исследования.

При подготовке диссертации использовались опубликованные в Интернете источники и публикации, посвященные роли электронного документооборота в процессе документооборота. Тут можно отметить сайты «Консалтинговая группа «ТЕРМИКА» (http://www.termika.ru), «DOConline: независимый портал о СЭД «(http://www.doc-online.ru/analytics/) и «ЭОС: электронные офисные системы» (http://www.eos.ru/).

Практическая значимость, Структура работы, ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

§1. Организация документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия ¹² .

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ).

Эта служба функционирует на предприятии как самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое руководителем службы и подчиненное непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников ¹³ .

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами ¹⁴ . При этом основными задачами службы ДОУ являются:

Управление документацией в рф курсовая работа

... В РФ 2.1. Стандартизации управления документами в ИСО Преимущества применения стандартов серии ИСО 30300: 1) интеграция СУД с другими системами управления (ИСО 9000, ИСО 27000 и ИСО 14000); 2) обеспечение ... и документация. Системы управления документами. Руко-водство по внедрению», идентичного международному, включена в Программу национальной стандартизации на 2021 г. [3]. С 12 апреля 2021 года ...

• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

• осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами ¹⁵ .

Различают следующие службы ДОУ:

1. В министерствах и ведомствах — управление делами. В него включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив;

3. В Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

4. В совместных предприятиях (организациях) — правлением; в акционерных обществах — учредительной конференцией; в кооперативах — общим собранием членов кооператива;

5. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально назначенные лица, секретарь-референт ¹⁶ .

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления ¹⁷ . Служба ДОУ решает следующие задачи:

• Совершенствование форм и методов работы с документами.

• Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами.

• Сокращение документооборота, количества форм документов.

• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе ¹⁸ .

  29 стр., 14223 слов

  Дипломная работа организация финансового планирования на предприятии

  ... организация и процесс планирования финансовой деятельности ОСАО «ВСК». Исходные данные: финансовый план, баланс, отчет о движении денежных средств, положение. 1 Теоретические аспекты финансового планирования на предприятии 1.1 Содержание, значение финансового планирования на предприятии ... для их реализации. Планирование нужно осуществлять таким образом, где работа организации будет рентабельной и ...

Разработка и внедрение передовых технологий поддержки документооборота на основе использования информационных и организационных технологий. Службы дошкольного образовательного учреждения должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим полным и средним образованием.

Служба ДОУ осуществляет следующие функции:

• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

• экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа;

• организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству;

• регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов;

• разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел;

• организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов;

• организация работы по заявлениям граждан;

• контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами;

• контроль сдачи дел, организация работы архива;

• проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;

• организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ ¹⁹ .

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации ²⁰ .

Деятельность дошкольного образовательного учреждения регулируется и гарантируется нормативно-методическими документами, государственными и отраслевыми стандартами.

Итак, организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов — четкое организационное построение службы документации (канцелярий), выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами ²¹ .

Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней сотрудников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД:

1-я категория — предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

2-я категория — от 25 000 до 100 000 документов в год;

3-я категория — от 10 000 до 25 000 документов в год;

4-я категория — до 10 000 документов в год ²² .

Управление персоналом в системе менеджмента организации

... на системном подходе к решению управленческих задач. Новые технологии управления персоналом получили название «управление человеческими ресурсами», которое впоследствии стало частью системы стратегического управления, а функция управления персоналом стала контролироваться высшими должностными лицами организации. ...

В учреждениях 1-3 разряда работа с документами осуществляется кабинетом, 4 разряда — секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.

Понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации — научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» — реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок работы со всеми этими видами документации и условия доступа к ней должны быть единообразными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, но предполагает анализ всей возможной информации, касающейся сути дела. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы ²³ .

Это связано со второй, главной особенностью дошкольного образовательного учреждения в отношении делопроизводства — это использование более эффективных технологий обработки информации. В дошкольном образовательном учреждении, как правило, задействованы локальные и бизнес-компьютерные сети, документы создаются, записываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОЭ характеризует «фазу перехода от традиционного делопроизводства к документообороту», под которым он понимает «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового ²⁴ .

В такой ситуации очень важно различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ — техническую и организационную ²⁵ . Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, что этот аспект вопроса не создает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется только финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы²⁶ .

Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые современные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Рассмотрим обе стороны проблемы более детально ²⁷ .

Существующие автоматизированные системы дошкольных образовательных учреждений условно можно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день такой уровень автоматизации дошкольных образовательных учреждений в государственных учреждениях можно считать устаревшим. Системы бумажного документооборота работают в разных отделах, но их ограничения уже четко осознаются и встает вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня ²⁸ .

«Организация работы с документами в

... делопроизводства в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» 3. Изучить состав документов, используемых в организации. 4. Проследить этапы движения документов ... Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях, ...

Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов).

На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация о которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока — порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место ²⁹ .

Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения ³⁰ . Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение³¹ .

Несмотря на богатый набор функций, все эти системы имеют несколько существенных ограничений, которые позволяют объединить их в один класс. Во-первых, они работают не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. При этом у организаций остаются бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают поставленные на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства ³² . По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения³³ .

Часто в системных аннотациях можно встретить такие фразы, как «система поддерживает весь жизненный цикл документа в организации: от его первоначальной регистрации до отмены для бизнеса». Между тем, как известно, весь жизненный цикл отнюдь не ограничивается «удалением. Игнорируя это обстоятельство, многие системы позволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержанию документа, но не к его контексту — сопроводительной информации, позволяющей установить обстоятельства создания документа или его поступления в систему извне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что на языке разработчиков называется «электронным архивом», с профессиональной точки зрения не является архивом. Нормативные требования по организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются ³⁴ .

Организация процесса управления проблемами для интернет-магазина ...

... как управление проблемами. Цель этого документа - определить преимущества, которые могут быть получены от внедрения процесса управления проблемами в небольшой организации. А также разработать организацию этого ... в любой системе управления являются «Объект управления» - то, что контролируется, и «Субъект управления» - тот, кто контролирует. Следовательно, для системы управления процессом эти объекты ...

Как на рынке России, так и на рынках стран СНГ сейчас предлагается широкий выбор программных средств для создания систем дошкольного образования второго уровня. Некоторые из них были разработаны известными россиянами или совместными предприятиями относительно независимо. Наиболее известны и популярны среди них системы «Дело» (разработчик — ЗАО «Электронные офисные системы») и «Евфрат» (разработка фирмы «Cognitive Technologies Ltd») ³⁵ .

Однако в процессе эксплуатации таких систем многие пользователи приходят к выводу, что их оригинальность — это скорее недостаток, чем преимущество: внедряя продукт компании, организация становится ее заложником. Никаких исправлений, доработок и модернизации такой системы никто, кроме специалистов этой компании, осуществить не в состоянии. В случае, если фирма по каким-то причинам прекратит существование или потеряет ведущих авторов-разработчиков, все внедренные ею системы останутся без технической поддержки, а их совершенствование и приведение в соответствие с требованиями завтрашнего дня станет невозможным ³⁶ .

Исходя из этих соображений, многие организации предпочитают иметь дело с системами, созданными на базе коммерческих продуктов западных фирм, которые ориентированы на широкий круг пользователей и потому вынуждены быть гораздо более открытыми. Эти продукты представляют собой настраиваемые программные пакеты — мощный набор инструментов для быстрого создания конкретных приложений для конкретных нужд клиента. Это, конечно, тоже требует специальных знаний, но найти специалистов по таким системам намного проще. Обычно эти услуги предоставляют компании, называющие себя «системными интеграторами». Возможность выбирать между несколькими интеграторами (и даже, при наличии соответствующих кадров, создавать или дорабатывать приложения собственными силами) перевешивают в глазах пользователей даже такое очевидное преимущество отечественных разработок, как возможность полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которой, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства ³⁷ .

В России явное предпочтение отдается программному комплексу «Lotus Notes / Domino». Любопытно, что на западном рынке этот комплекс отнюдь не доминирует. В докладе специалиста-эксперта Аппарата Правительства Российской Федерации В. Н. Чернова приводятся данные о том, что на комплекс «Lotus Notes / Domino» приходится около 4 % продаж, тогда как аналогичному комплексу «Documentation—4» (в нашей стране малоизвестному) принадлежит 11 % западного рынка ³⁸ .

На долю перехода на третий уровень дошкольного образовательного учреждения вышеупомянутые системы должны быть оснащены сертифицированными средствами ЭЦП, а также решить ряд задач, связанных с сохранением архива электронных документов. Между тем в России работы по созданию аналогичного архива не начаты до сих пор, и в этом отношении ее отставание составляет примерно пять лет. Отсутствие такого архива после появления законодательной базы может стать основным сдерживающим фактором при переходе к системам ДОУ третьего уровня ³⁹ .

Внедрение информационных систем. Основные проблемы и задачи

... автоматизировать управление. Но теперь все руководители понимают необходимость личного участия в комплексной автоматизации предприятия.». сложно сказать, насколько такой подход оправдывает себя, но также сложно бросить вызов пропагандистам внедрения информационных систем в ...

Конечно, в идеале ведомственные системы электронного документооборота и система государственного архивного дела должны стать составными частями единого, более общего дошкольного образовательного учреждения, охватывающего весь административный аппарат. Но в сегодняшних условиях создать такую ​​систему по единому плану нереально. Финансовые и кадровые возможности разных ведомств слишком сильно различаются, а традиции документооборота в них весьма специфичны. В тех случаях, когда руководство «созревает» для решения о создании собственной системы ДОУ, это решение обычно принимается без учета аналогичных систем, уже существующих или внедряемых в других ведомствах ⁴⁰ .

На практике это приводит к довольно любопытным результатам. Например, дошкольные образовательные учреждения были введены в Москве как в мэрии, так и во всех районных префектурах. Но при этом каждый из них разрабатывался отдельно и, как правило, другим системным интегратором. Электронная версия документа, поступающая из мэрии префектуры, не может быть автоматически перенаправлена ​​на нижние уровни этой префектуры — их автоматизированные системы несовместимы. По этой же причине разные префектуры не могут обмениваться электронными версиями документов друг с другом. Притом в случае внедрения разными ведомствами разных средств ЭЦП взаимная несовместимость может быть унаследована и даже усугублена при переходе к системам третьего уровня ⁴¹ .

Таким образом, главное развитие современных служб документационного обеспечения управления проходит в направлении дальнейшей информатизации и автоматизации делопроизводственных процессов, внедрения систем электронного документооборота и перестройки делопроизводства организаций сообразно требованиям данных систем.

§2. Современные проблемы документационного обеспечения управления

Есть несколько основных проблем с поддержкой управления документами. Рассмотрим их по порядку.

Проблема информированности. Чтобы руководство организации пришло к выводу о необходимости внедрения автоматизированной системы делопроизводства (АСД), оно должно как минимум знать о существовании таких систем, для чего они предназначены и как осуществить их внедрение. Кроме того, руководство организации отчетливо должно представлять пользу от внедрения подобных систем ⁴² .

Дефицит информации о АСД приводит к тому, что они ассоциируются с разновидностью АСУ ТП, АСУП и т.п. Многие люди до сих пор помнят печальный опыт неграмотного подхода к внедрению таких систем в 1980-е годы, который привел к ошибочной оценке ASD как дорогой игрушки, не приносящей ничего нового и хорошего в деятельность компании. Преимущества внедрения автоматизированных офисных систем не всегда очевидны, так как очень сложно оценить экономический эффект от повышения управляемости организации. По данным, представленным «Ernst & Young» и «Nortan Nolan Institute», у предприятий, внедривших системы электронного документооборота, улучшаются показатели: производительность труда в офисе увеличивается на 25-50%, время обработки документа сокращается на 75%, расходы на оплату площади хранения документов уменьшаются на 80% ⁴³ .

Эти оценки были сделаны для западного рынка, а в России эти цифры могут отличаться. В частности, выигрыш от сокращения площади хранения документов может быть значительно меньшим, так как в нашей стране по-прежнему юридическую силу имеют только бумажные документы или их микрокопии (микропленки и микрофиши).

Организация работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ ...

... 1.1. Нормативно-правовая основа деятельности организации Офисная работа - это система документального обеспечения управленческой деятельности, определяющая стандартные процессы документирования и организации работы с документами . Свод правил делопроизводства в организациях установлен ГОСТ Р 51141 ...

В то же время уменьшение времени обработки документов и точное соблюдение регламента обработки документа во многих сферах являются критическими показателями, которые могут принести большой экономический эффект от внедрения АСД ⁴⁴ .

Эффективность от внедрения подобных систем в значительной степени зависит от того, как успешно руководство организации справится с решением организационных проблем при внедрении АСД.

Организационные проблемы. На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура (причем не всегда оптимальная), формируются свои, характерные только для нее, стили работы, методы управления и контроля. Внедренный в большинстве случаев АСД изначально оказывается для персонала компании неким «инородным телом. Это происходит потому, что хорошо построенная АСД является своего рода «лакмусовой бумажкой» и многие недостатки в функционально-структурном построении предприятия проявляются уже на первых этапах процесса внедрения АСД ⁴⁵ .

Возникает дилемма: что лучше и легче — строить АСД по образу и подобию того, как дело обстоит у заказчика, или проводить у него реорганизацию с целью достижения максимальной эффективности АСД? При решении данной проблемы можно применить два пути решения: технический, который больше зависит от поставщика системы, и организационный, который целиком и полностью зависит от заказчика ⁴⁶ .

Все хорошие ASD имеют некоторую способность адаптироваться к конкретному клиенту, но все имеет свои ограничения. Кроме того, чтобы адаптировать систему офисной работы к конкретному клиенту, требуется четкая постановка проблемы, желательно зафиксированная в письменной форме. При этом заказчик получит идеально настроенную под него систему и, что самое главное, будет иметь четкие критерии оценки результатов работы подрядчика. К сожалению, разработка таких документов достаточно трудоемка. Нередко разработка технического задания на АСД занимает время значительно большее, чем сама реализация системы ⁴⁷ .

Это легко объяснить: на этом этапе необходимо согласовать взгляды всех отделов организации-клиента, что само по себе является непростой задачей. Очень часто этап стараются сократить (зачем платить лишние деньги), это приводит к тому, что заказчик получает нечто такое, что удовлетворяет пожеланиям его сотрудников, но: почему-то с этой системой всем неудобно работать. Кроме того, в период пробной эксплуатации начинаются постоянные модификации и изменения. Если после этого система останется живой, то она станет полностью отличной от первоначального творения. Через год вновь пришедшие сотрудники будут задавать справедливый вопрос: а почему здесь все так нелогично? Ответ один и всем известен: так исторически сложилось ⁴⁸ .

Но все же только техническими мерами обойтись невозможно. Если бизнес в значительной степени организационно не готов к внедрению ASD, такое внедрение либо очень сложно, либо совершенно невозможно. Хорошая аналогия — попытаться установить более мощный двигатель на автомобиль с более слабым шасси. Результат известен заранее. Даже если удастся поместить современную АСД в предприятие, не готовое к ее внедрению, то никакого выигрыша от такого внедрения заказчик не получит ⁴⁹ .

Часто для получения реального экономического эффекта от внедрения АСД необходимо изменить некоторые принципы работы. В частности, внедрение любой автоматизированной системы делопроизводства должно быть поддержано изменением организационно-распорядительных документов в организации-заказчике (необходимо изменить хотя бы инструкцию по делопроизводству).

Таким образом, значительный экономический эффект АСД может принести только в том случае, когда руководство рассматривает процесс ее внедрения не как простой акт закупки нового программного обеспечения (и, возможно, новой аппаратуры), а как комплексный организационно-технический проект ⁵⁰ .

К сожалению, в настоящее время очень небольшое число заказчиков проводят анализ своей системы управления перед внедрением АСД. При таком силовом внедрении может возникнуть отторжение системы делопроизводства, обусловленное психологическими факторами ⁵¹ .

Психологические проблемы. Как видится АСД большинству сотрудников предприятия-заказчика? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия АСД представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам, а исполнители считают, что АСД — это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором.

Если у сотрудников есть информация об этих системах, ситуация существенно меняется. Исполнители твердо уверены в том, что после внедрения АСД руководству будет известно о всех их промашках (отчасти это справедливо).

В связи с этим внедрение полноценной системы ASD часто встречает значительное сопротивление со стороны художников — они точно знают, что потом им будет хуже. В результате внедряется некоторый компромиссный вариант без «фискальных» функций, т.е. та самая электронная почта вместе с системой управления документами ⁵² .

По мнению руководства, от этой системы можно ожидать только объективного контроля над своими заказами, ускорения подготовки отчетной информации, повышения качества и сокращения времени, необходимого для поиска документов. После же внедрения системы ее оценка может сильно измениться. И только потом, ближе познакомившись с системой, менеджеры внезапно с удивлением обнаруживают, что им тоже придется работать на компьютере, который долгое время накапливал пыль на рабочем столе. Для большого количества лидеров старой школы это оказывается психологическим барьером. им намного проще работать с людьми напрямую, обычными методами: они называли это «на татами», «взорвали», увидели страх в глазах подчиненного — понимаешь, что ты не напрасно. »занять стул. Более того, руководство часто обнаруживает, что выгоды, обещанные западными экспертами, куда-то исчезли. Хотя решение этой проблемы простое: предлагалось внедрить ASD на столах всех художников и менеджеров, а клиент сэкономил: он передал систему только сотрудникам структурных подразделений. В результате между подразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них — все как и раньше ⁵³ .

У художников же часто возникает ощущение, что с введением СУДА появился другой лидер, постоянно стоящий за ним. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было ввести начальство в заблуждение: мол, полдня искал по всем этажам (хотя на самом деле играл на компьютере).

При этом забывается очень важный момент — эта же система не позволит загрузить исполнителя чрезмерно большим объемом работ. Правда, это зависит от настроек конкретной системы, но всегда останется возможность объяснить, почему данный объем работ не был выполнен в срок. Так что здесь еще надо хорошо подумать — в проигрыше или в выигрыше остаются исполнители. С моей точки зрения, квалифицированные исполнители получают мощный инструмент организации своей деятельности и достаточно весомые аргументы для мотивации своих действий перед руководством ⁵⁴ .

А вот у плохого руководства и у нерадивых работников возникает психологический дискомфорт и полное неприятие АСД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких и умелых скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как АСД, которая наглядно покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. Отсюда исходит ряд кадровых вопросов, которые так или иначе приходится решать при внедрении АСД ⁵⁵ .

Проблема кадров. Внедрение АСД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу? ⁵⁶

Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения АСД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно, а факультативное обучение может оказаться неэффективным и привести лишь к повышенной раздражительности работников предприятия ⁵⁷ .

В свое время при внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось, что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников (выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию». К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы — высшее и среднее руководящее звено руководства организаций ⁵⁸ .

Единственный выход из этой ситуации, найденный экспериментальным путем, предполагает: обучение администраторов системы с отрывом от производства; обучение пользователей на территории заказчика, но не на рабочих местах; длительный период опытной эксплуатации с постоянным присутствием персонала исполнителя в организации-заказчике.

Таким образом, существует несколько основных проблем документационного обеспечения управления: проблема информированности, организационные проблемы, психологические проблемы и проблема кадров. С этими проблемами сталкивается любое учреждение, какого бы профиля оно ни было. Принимая решение о необходимости совершенствования работы своей организации (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем.