Система делопроизводства в России

метки: Организация, Делопроизводство, Учреждение, Документ, Государственный, Работа, Диплом, Предприятие

Офисная работа — это деятельность, которая охватывает вопросы, связанные с документацией и организацией работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.

В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Все, что решает административный аппарат и затем внедряет в практику, документируется.

Единая государственная система делопроизводства. Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР по науке и технике постановлением N 435 от 4 сентября 1973 года одобрил (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ней с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях. Эта система оказалась успешной и до сих пор работает в Украине с небольшими изменениями. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив.

Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней. Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве. Особенностью данной системы является то, что она основана на общепринятой передовой теории и практике применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основная задача EGSD — способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Эта система требует доведения до уровня общих и обязательных институтов норм рациональных методов, уже опробованных в офисной работе.

Бланк — это лист бумаги с напечатанными на нем требованиями, содержащий постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны быть распечатаны на бланках: использование бланков при подготовке документов повышает культуру управления, предоставляет информацию официального характера, облегчает оформление и дальнейшее использование документов.

Система управления организации

... Большой интерес представляет структура управления организацией, как во многом определяющая по отношению к другим элементам. Структура исполнительных органов и аппаратов, распределение полномочий и ... а в отношении методов управления следует отметить, что гармоничность и эффективность системы управления во многом зависят от системы управления бизнес-документами. От этого напрямую зависит ...

Если документ — лицо организации, то бланк — её визитная карточка. Так принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфичная работа, хороший шрифт, продуманный текст).

Особое внимание следует обратить на четкость и полную грамотность печатного текста. ) — это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет юридическое и экономическое значение, может служить письменным доказательством, а также является источником различной информации следственного характера. Документы позволяют реконструировать факты деятельности учреждения, организации или компании, найти в заключенных и архивированных делах информацию, важную для оперативного потока и для истории. В самом широком смысле этого слова документом можно считать любой материальный объект, содержащий информацию в фиксированной форме.

Управленческий документ содержит информацию, которая появилась и используется в сфере управления. Поэтому любой документ, прежде всего, содержит информацию, и это его важнейшее свойство, используемое в процессе управления.

Документ — это также своеобразный материал, . Оно должно быть достоверным: информация должна быть получена быстро и эффективно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере — документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст).

Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную обработку их. Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо удобными для чтения и по возможности наглядными.

1. Делопроизводство в дореволюционной России

Государственное делопроизводство как система начинает самоуправляться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала высший законодательный орган — боярскую душу, центральные исполнительные органы-приказы, на местах приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI-XVII в.в. получил название «приказное делопроизводства» по названию первых государственных учреждений — «приказов».

Сначала возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. появляются приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказный судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие — «старые», «средней руки», «молодим».

Структурными подразделениями приказов были столы или повыть.

Ответственность за все делопроизводство возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения. Дьяк проставлял на документе пометку, после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбивал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект естественного документа, который передавался дьяку. При необходимости делопроизводитель вносил изменения в «чернила» черновика и передавал его на рассмотрение или молодому клерку для текстовой переписки. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, края означали ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавали документу юридическую силу. Документ получил его по «рецепту» сотрудника, после чего документ был отправлен по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (конспекта).

«Организация работы с документами в

... 2. Выявить нормативную базу делопроизводства в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» 3. Изучить состав документов, используемых в организации. 4. Проследить этапы движения документов и отметить недостатки. ...

Ни царь, ни бояре свои подписи на документах не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. Клерк поставил свою подпись на слогах на обратной стороне документа, на всех точках склейки, так что буквы захватывали оба конца листов склепа. Такой способ подписания гарантировал защиту документа и затруднял его подделку. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резумоций, адреса (бумага вместо пергамента применялась в России с XV в. ее привозили из Западной Европы, отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.).

Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток «столбец». Для учреждений XVI-XVII в.в. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

От верховной власти в лице Царя и Боярской Думы подчиненным рассылались письма, указы и приговоры Боярской Думы. Между собой приказы сообщались памятями. Из местных учреждений в приказы послали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения было ходатайство.

Существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные управленческие функции: военная, дипломатическая, бухгалтерская и экономическая.

Документы этого периода представляли собой сложный текст, детали в нем почти не различались. Появились устойчивые словесные формулировки. (Многие грамоты начинались с обозначения автора — царского титула, затем указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 1768 г.». «Царь — государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил подготовки и оформления документов, придавших им устойчивую форму, привело к появлению «типовых книг», в которые вошли образцы определенных типов документов.

Традиции архивирования документов берут начало в делопроизводстве по заказам. Появляется описание и учет документов, составляются описи документов.

Главной особенностью делопроизводства было то, что его организация основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение устно людьми церковной службы.

В начале XVIII в. Петром I были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Синод. Центральные учреждения — приказы были заменены коллегиями, местные учреждения были преобразованы, и были созданы буржуазные хижины, муниципальные магистраты муниципалитета, провинциальные и провинциальные канцелярии. Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в. получила название коллежской. Отличие коллегиального делопроизводства от порядка: его организация регулировалась законом. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент» утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. Его значение:

Советское делопроизводство. Документационное обеспечение управления

... и поиск документов. Некоторые элементы TCDO нашли свое применение в деятельности служб управления офисов учреждений, но система не получила полного внедрения. Большим успехом и конкурентным преимуществом советского делопроизводства в 1980;е ...

1. Генеральный регламент определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство «камор» — присутственных мест, организацию работ с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения хранения.

2. Указание на коллегиальный принцип принятия решений. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседание присутствия, оформлялись принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штаты, канцеляристов, регистраторов, копиистов, актуариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (старосты коллегии).

3. Общие положения узаконили необходимость оформления документов и регламентировали технологию их ведения. Основная цель регистрации — охрана документов. Реестры использовались для консультационной работы и контроля исполнения документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи, вершенных и не вершенных дел, регистратура, состоящая из четырех книг — А, В, С, Д.

4. Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если справочные материалы запрашивались провинцией, для их доставки выделялся один месяц и время, необходимое для поездки. При необходимости любые разъяснения разрешали продлевать срок еще на две недели. Колледж, получив необходимую информацию на месте, принял решение о зачислении в течение недели, в противном случае существовала угроза «смертной казни или ссылки в тюрьмы и лишения всей смены по воле случая или по вине».

5. Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все документы, оформленные за три года, находились в офисе или на контроле, а затем, по получении, передавались архивариусу колледжа.

Закон 1775 г. четко установил порядок «для сообщения властей и мест». От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанциирапорты и доношения, равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа, протокол, требования были изложены в Генеральном регламенте. Бухгалтерский учет отражался в балансе в специальной таблице, отражающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату. Появляются термины «дебет», «кредит», «бухгалтер». Складывалась система документации по личному составу.

Указ Петра I 1700 г. предписал заменить столбцы тетрадями. Это изменило формуляр документа. Реквизиции выделялись из текста и заняли определенные места. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящие и исходящие. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. От текста выделялись реквизиты: получатель, автор, тип документа, подпись, дата составления, получение документа, скрепки. Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В Генеральном регламенте определен порядок пользования печатями.

Административные правонарушения против порядка управления

... достижения поставленной в курсовой работе цели, необходимо решить следующие задачи: дать характеристику признакам административного правонарушения как основания для возникновения административной ответственности; описать юридический состав административного правонарушения; дать общую характеристику административных правонарушений против порядка управления; дать характеристику ...

Политика привлечения в административный аппарат советских учреждений чиновников с дореволюционным опытом работы неизбежно привела к возрождению старых бюрократических процедур работы с документами. Так, при создании «Положения о писательско-делопроизводстве» за основу был взят документ военного ведомства 1911 года, близкий по названию и содержанию. Изменения в оформлении незначительны — при составлении документов исключены устаревшие шаблоны канцелярских товаров, рекомендации по уменьшению размера бумаги.

В этих условиях по инициативе В.И. Ленина был создан специальный орган — Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), который контролировал работу государственного аппарата и осуществлял его рационализацию. В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-советский орган ЦККРКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по рационализации техники управления, делопроизводства. Основную задачу этой работы выполнял отдел административных технологий ЦК Красного Креста. Деятельность отдела была разноплановой: изучение государственного аппарата хронометрией, анкетирование, консультации по совершенствованию деятельности органов местного самоуправления, методическая помощь. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920-е гг. Сложилась система научно-исследовательских, самодостаточных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих на единой методологической основе вопросы научной организации управления.

В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России изменилась.

Высшими государственными учреждениями были Сенат, Комитет министров, Государственный совет. Оформление документов в них велось в соответствии с законами, называемыми «учреждениями»: «Учреждение Правящего Сената», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» (1775 г.).

Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. В основе организации их деятельности лежал принцип индивидуального управления, который изменил систему управления офисом. Поэтому делопроизводство XIX — начало XX в.в. называют «министерским».

Манифест 8 сентября 1802 г. провозгласил создание первых восьми министерств. 25/VI -1811 г. издание «Общего учреждения министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства. Был установлен порядок рассмотрения документов. В этом законе назван «образ производства дел». Он включал:

• порядок вступления дел;
• движение их, или собственно так называемое производство;
• отправление дел;
• ревизию;
• отчеты.

Все поступающие в отправляемые документы составляли переписку министерства и делились на два потока:

• переписка министерства;
• переписка департамента.

Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Ежемесячно проводилась ревизия дел.

Управление карьерой на государственной гражданской службе

... и карьеры государственного гражданского служащего Охарактеризовать мотивы карьерного роста на государственной гражданской службе Сформулировать основные направления преодоления проблем в сфере формирования и управления карьерой в государственной гражданской службе России работы. Этот документ ...

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Со всех исходящих документов снимались копии.

Организацию работу с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивающее движение, учет, контроль и хранение управленческих документов.

В XIX в. произошли изменения в формулярах документа: были введены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. Документы обязательно подписывались и скреплялись.

Изобретение пишущих машинок, этхографов и других плюралистических методов подняло культуру документации на новый уровень. Появление телеграмм и телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонных сообщений.

Издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками». Начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами Сперанского, Русанова и т.д.

1.1 Приказное делопроизводство

Приказы являются административными и судебными учреждениями центрального и местного самоуправления в Московской области. Становление приказов произошло в конце ХV — начале ХVI вв. Становление русского централизованного государства сопровождалось введением делопроизводства, порядок которого постоянно фиксировался в Своде законов 1497, 1550 и Соборном уложении 1649 года. Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий. Необходимо отметить, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информации между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская Дума, приказы, годовые воеводы, приказные избы и т.д.).

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного числа приказов росло. В местностях были такие тела, как земская изба, изба Губы, которыми руководили старейшины, городские власти. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из простых военнослужащих — специалистов своего дела, которые со временем стали влиять на решение государственных дел. Изготовление корпуса в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. Документы по одному делу были склеены между собой, места склейки заверил клерк на обороте своей подписью. Чтобы ознакомиться с делом, необходимо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали. Документы этого периода были в свитке; длина свитка часто была довольно значительной.

Сложился определенный порядок составления документа в приказе. По указанию дьяка проект документа — «черное письмо» — составлял подъячий «средней руки», дьяк «чернил» его, т.е. исправлял, а «молодший» подъячий «белил», т.е. писал начисто. Беловика сверяли с черновиком, «старый» подьяич «скопировал» переписанный документ, заверенный его подписью. Подпись была увеличена на всю ширину документа, чтобы защитить его от подделки. В период офисной работы документы часто проходили множество бесполезных инстанций, неоправданно задерживались на длительное время отдельными исполнителями, не дойдя до места назначения. В период выполнения приказов царь издавал указы, благодарственные письма и грамоты. Боярская дума издавала приговоры. Особенностью этого периода делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, передаваемых слугами из поколения в поколение.

Кадровое делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении ...

... заполнения кадровых документов. Неизученность проблем документационного обеспечения управления дошкольным образованием значительно снижает эффективность управленческой деятельности в сфере образования, замедляя тем самым ... работы: К данной группе можно отнести труды авторитетных специалистов в области документоведения: Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство», В.С. Иритиковой «Рекомендации по ...

Система заказов с ее централизацией, бумажной работой и отсутствием контроля привела к бюрократии, злоупотреблениям и коррупции.

1.2 Коллежское делопроизводство

Коллегии — в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в. Начало этого периода в истории домашнего делопроизводства связано с петровскими реформами. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами. В начале 18 века в России, при Петре, произошла реформа административного аппарата. Возникает новый тип государства: абсолютная монархия, предполагающая концентрацию законодательной и исполнительной власти в одних руках. Монарх — осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации. Чтобы заменить устаревшую систему приказов в 1717-1718 годах, было создано 12 коллегий, каждая из которых отвечала за определенную ветвь или сферу управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром 1 «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий — основного звена высших органов государственного управления. Этот документ содержит главу о структуре и функциях офиса, а также отдельную главу о ранге секретаря.

В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Для многих документов установлены официальные формы и разработана форма — правила расположения деталей на листе бумаги. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. появилось понятие «гербовая бумага», на которой выпускались документы для высших органов управления. В Общем регламенте подробно описаны правила заверения отдельных документов, например, было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.

Коллективная офисная работа была более прогрессивной, чем офисная офисная работа. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах. Для учета входящих документов велось две книги: в книгу «С» записывались документы поступившие от вышестоящих инстанций (царя, Сената), а в книгу «Д» — документы других коллегий и местных учреждений. При регистрации исходящих документов использовали книги «А» и «Б». В книге «А» записывались документы, адресованные королю, в книге «Б» — отправлялись другим колледжам, провинциальным учреждениям и отдельным лицам.

В период коллегиального делопроизводства были заложены основы организации бухгалтерского учета и делопроизводства, именно в этот период появилось название «архив». «Генеральный регламент» установил иметь два архива — общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.

Курсовая работа театральная деятельность в детском саду

... возраста. Цель курсовой работы: Обосновать и теоретически изучить условия и педагогические особенности театральных игр, спектаклей-инсценировок младших дошкольников. Гипотеза курсовой работы: всестороннее развитие детей младшего дошкольного возраста в театрализованных играх ...

Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях.

Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. В целом реформы государственного аппарата первой четверти V в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.

Губернская реформа Екатерины была направлена на реорганизацию местного аппарата управления, но она мало изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» установил иерархию не только учреждений, но и их документации. Эта иерархия отражалась в видах документов и порядке обмена ими между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции «указывали» нижестоящие «доносили» об исполнении указаний. Равностоящие инстанции обменивались между собой предложениями и сообщениями.

Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале в. при Александре.

1.3 Министерское делопроизводство

Министерства (от лат. мinistro — служу, управляю) — в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г. Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий. Коллегии были сохранены и расписаны между министерствами. В некоторых случаях в министерство вошла одна коллегия, в других — несколько. Между министерствами и коллегиями установились довольно сложные отношения. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы. 25 июня 1811 года был принят закон «Общее учреждение министерств». Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств. Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия — товарищ министра.

Строгая регламентация делопроизводства привела к созданию канцелярий — структурных частей учреждений, где было сосредоточено все «письмоводство».

Согласно Закона — по своему назначению, способу составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц.

Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

Совершенствование деятельности организации как объекта управления. 2013 г

... управленческая деятельность - это, прежде всего, управление социальными группами людей, которые следует рассматривать как социально контролируемые системы. Организацию любого уровня можно рассматривать как социально управляемую систему: министерство, научно-производственное ...

Так же был строго регламентирован порядок прохождения документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей: 1. для регистрации документов верховной власти; 2. текущих документов; 3. секретных документов. По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени».

Дела, решаемые в департаментах делились на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные.

Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения. «Общее учреждение министерств» продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 года.

2. Развитие делопроизводства в советских учреждениях

В результате Октябрьских событий 1917 года наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Действительно, форма государственного аппарата претерпела существенное изменение. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов, в период между его съездами избирался Всероссийский Центральный Исполнительный комитет (ВЦИК) — орган, выполняющий функции законодательной и исполнительной власти. Для управления страной было сформировано правительство — Совет Народных Комиссаров. Для руководства отраслями государственного управления были созданы 13 Народных комиссариатов (наркоматов).

Для работы в госучреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты, а также другие, не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы. Немногочисленные практические руководства по составлению и оформлению документов типа дореволюционных письмовников не смогли оказать существенного влияния на упорядочение документообразования в административном аппарате т.к. касались главным образом документов по урегулированию гражданско-правовых отношений.

Необходимо было законодательно отрегулировать деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 года правительство издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов».

Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление от 02 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений». В этом документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. Уделялось внимание упрощению и рационализации делопроизводства. 08 декабря 1918 года было издано Постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Политика привлечения в административный аппарат советских учреждений чиновников с дореволюционным опытом работы неизбежно привела к возрождению старых бюрократических процедур работы с документами. Так, при создании «Положения о писательско-делопроизводстве» за основу был взят документ военного ведомства 1911 года, близкий по названию и содержанию. Изменения в оформлении незначительны — при составлении документов исключены устаревшие шаблоны канцелярских товаров, рекомендации по уменьшению размера бумаги и т.д., работа не была доведена до конца.

В этих условиях по инициативе В.И. Ленина был создан специальный орган — Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), который контролировал работу государственного аппарата и осуществлял его рационализацию.

В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-советский орган ЦККРКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по рационализации техники управления, делопроизводства. Основную задачу этой работы выполнял отдел административных технологий ЦК Красного Креста. Деятельность отдела была разноплановой: изучение государственного аппарата хронометрией, анкетирование, консультации по совершенствованию деятельности органов местного самоуправления, методическая помощь. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920-е гг. Сложилась система научно-исследовательских, самодостаточных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих на единой методологической основе вопросы научной организации управления.

В 20-е годы большой вклад в развитие научной организации управленческого труда внес Государственный институт техники управления (ИТУ), созданный в 1926 году. Согласно положению об институте, на него возлагались следующие задачи:

• научная разработка вопросов техники управления;
• изучение и обобщение работы в советских учреждениях по упрощению и механизации вопросов техники управления и организации работы с документами;
• осуществление консультационной и популяризаторской деятельности и т.д.

Исходя, из этого, мы можем сказать, что деятельность института включала два основных направления: теоретическое и практическое.

Научная работа института выполнялась в кабинетах, лабораториях и конструкторском бюро. Практическая работа осуществлялась ИТУ через акционерное общество «ОРГСТРОЙ», которое использовало научные разработки института и в свою очередь финансировало научно-исследовательскую работу института. Структура института была достаточно гибкой и видоизменялась в зависимости от актуальности той или иной задачи, решаемой институтом

Большими тиражами выходила научно-техническая литература, в том числе и по делопроизводству. Учеными и специалистами была развернута острая, но сохраняющая этические нормы научная полемика. Институт вел активную консультационную деятельность. Только в 1927 году рационализаторы-практики получили в институте более 200 различных консультаций. Особой популярностью пользовались совещания рационализаторов, проводимые институтом с целью повышения квалификации и обмена опытом.

В 1928 году ИТУ совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

В 1931 году издан проект «Общих правил документации и документооборота», который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила…» в качестве типовых и единых для всех организаций и учреждений.

Во введении указывалось, на что необходимо обращать внимание при работе с документами, но также и разъяснялось, что и как надо делать и кто должен это делать. «Общие правила …» содержали следующие разделы — «Организация документации и документооборота»; «Организация секретариата»; «Обязанности конторско-секретарского персонала»; «Организация приема корреспонденции»; «Прием, проверка, вскрытие и отметки о получении корреспонденции»; «Разноска корреспонденции в учреждении»; «Организация отправки корреспонденции». Данные «Общие правила …» также содержали многочисленные образцы учетно-регистрационных форм, табличек, штемпелей и т.п.

Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что содержание материала в проекте данного документа было изложено в последовательности, которая характерна современным обучающим инструкциям. Проект «Общих правил …» можно считать результатом широкомасштабной научно-практической деятельности по рационализации техники управления рассматриваемого периода. Этому проекту не суждено было реализоваться; уже к моменту его издания (начало 1930-х гг.) в новых политических и социально-экономических условиях, движение НОТ стремительно шло на убыль. Партийно-государственное руководство указало увлекшимся рационализаторам на их место. Государственный институт техники управления (ИТУ) был ликвидирован в апреле 1932 года.

Значительное сокращение масштабов централизованной научно-исследовательской деятельности в области управления и делопроизводства, в связи с ликвидацией института, не означает что в 1930-е гг. развитие в этой сфере прекратилось. Новые технологии реализовывались в деятельности отдельных крупных ведомств. В них разрабатывались отдельные нормативно-методические материалы, инструкции по ведению делопроизводства, правила.

В последующие годы, вплоть до 60-х годов, деятельность по созданию общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималась.

В 1958 году архивная служба наделяется полномочиями по осуществлению контроля за организацией делопроизводства.

Впервые идея создания в СССР единой государственной системы делопроизводства прозвучала в специальном Постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 года.

В 1963 году архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. Практическая работа по созданию единой системы делопроизводства началась в 1966 году, когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг.

В 1966 году в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой государственной системы делопроизводства. В подготовке проекта ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.

В 1973 году основные положения «Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)» были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический, упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству. Необходимо также отметить, что ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике.

Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы).

Первые стандарты на организационно-распорядительную документацию были разработаны в 1972 году — ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел «Подготовка служебных документов» в ЕГСД. В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 году.

Появившиеся на практике в 80-е гг. проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса.

В 80-х гг. с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название «Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)». Разработка этого документа была вызвана следующими причинами:

внедрением в практику управления, в процессы подготовки и обработки документов вычислительной техники, а затем и персональных компьютеров, что и повлекло за собой изменение ряда традиционных (ручных) делопроизводственных операций, а также необходимость упорядочения работы с машинограммами и т.д.

идей распространения основных положений ЕГСДОУ на документы всех систем документации, создаваемых и используемых в управленческой деятельности.

ЕГСДОУ — это документ, развивающий, уточняющий и дополняющий Основные положения Единой государственной системы делопроизводства в связи с изменениями, которые претерпело делопроизводство к этому периоду времени. На основе ЕГСДОУ был подготовлен новый нормативный документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», который одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33. До настоящего времени он остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране.

ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности.

«Основные правилах работы ведомственных архивов», утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 № 263 установили —

основные требования для систематизации документов в текущем делопроизводстве;

• принципы и критерии ценности документов, организация экспертизы ценности документов и порядок ее проведения;
• правила подготовки и передачи дел на хранение в архив.

Утвержденный 1989 году «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов», состоящий из двух частей, предназначался для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов.

В 1992 году по распоряжению Правительства Российской Федерации от 24.06.92 №1118-р руководителем Государственной архивной службы утверждена и зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.08.93 № 321 «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Данная инструкция устанавливала общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственном аппарате с целью совершенствования документационного обеспечения управления на единой основе. В данном документе впервые нормативно были закреплены требования не только к оформлению реквизитов, но и к текстам конкретных видов документов (проектам указов Президента, приказам, указаниям, инструкциям, протоколам).

В ней была расписана процедура регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение. Необходимо отметить, что данная инструкция предназначалась в первую очередь для министерств и ведомств и носила рекомендательный характер для организаций и учреждений любых форм собственности при составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Данная инструкция отменена в 2000 году в связи с введением «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

С 70-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники, в связи с этим возникли планы создания автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления хозяйством (ОГАС).

Для реализации этих планов необходимо было разработать унифицированные системы документации, представляющие собой комплексы взаимосвязанных правил и требований, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов и т.д. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др. Концепция ОГАС была в 1980-х гг. была реализована в народном хозяйстве лишь частично.

Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Необходимо отметить, что многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

2.1 Развитие делопроизводства в 1917-1950-е гг.

Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют Давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский период нуждается в переосмыслении Фактов, событий, концепций, учитывая неоднозначность в трактовке многих вопросов развития управленческой мысли, научной организации труда и делопроизводства в этот период. В историографии декларировалось положение о качественном отличии новой системы, строившейся после общественных потрясений 1917 г. и ликвидации старой буржуазной монархии. Многие современные исследователи напрочь вычеркивают историческую ценность последующего времени. Главный недостаток обоих подходов — игнорирование преемственности в развитии любой системы, в том числе и системы делопроизводства.

Концепция «эшелонов развития» цивилизации, выдвинутая историками и экономистами еще в 80-е гг., при спорности отдельных ее построений, во многом объясняет особенности социально-экономического, политического и культурного развития России, дает ключ к пониманию ее развития на протяжении советского периода. Эти особенности влияли самым непосредственным образом на создаваемую систему управления, поскольку любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неграмотными исполнителями. Поэтому, несмотря на страшную цену проводимых в советской России реформ, они приносили и позитивные результаты, прежде всего в экономической сфере, неизмеримо в меньшей степени — в социальной.

Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался ВЦИК — исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское правительство -Совет Народных Комиссаров (Совнарком).

Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

«О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. Например, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу взят аналогичный по наименованию и по содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в новом проекте были незначительными и касались исключения устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях ее экономии и т.п.).

При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия Гражданской войны, разрухи. Классовые битвы не способствовали стабилизации и упорядочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюрократизмом не приводила, да и не могла привести, к ощутимым положительным результатам. Тем не менее период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения:

• организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;
• вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);
• практики работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации.

Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой — активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М. и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Например, школы крупного исследователя НОТ и Управления Гастева А.К. (руководителя Центрального института труда), выдвинувшей оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок; направление, возглавляемое Керженцевым П.М. (создателем в 1923 г. и руководителем самой массовой общественной организации в стране — Лиги «Время», в дальнейшем переименованной в Лигу «НОТ» — 1924 г.).

Керженцев П.М. сделал в своих исследованиях важный вывод о перенесении универсальных организационных принципов деятельности объектов из одной сферы в другую. Он писал: «… опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д.» Значительный круг ученых объединяла школа Розмирович Е.Ф. Ее представители в основном работали в Институте техники управления (ИТУ) при Народном Комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции СССР, директором которого была сама Розмирович Е.Ф. Развитие управленческой мысли — «производственная трактовка» управленческих процессов представлено в литературе Бызовым Л.А., Дрезеном Э.К., Розмирович Е.Ф. и др. Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изучению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие «локальные» управленческие вопросы: рационализацию структур; совершенствование документирования исполнения, планирования и учета; рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности «низовых» органов управления, методическая помощь и т. д.).

Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ).

По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ).

Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

• документооборот учреждений и методы его оптимизации;
• способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;
• контроль исполнения документов;
• хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй — намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

• организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
• регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;
• количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
• справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;
• контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
• наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

2.2 Развитие делопроизводства в СССР в 1950-1980-е гг.

Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в XX в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920-1930-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940-1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960-1990-х гг.

Смена государственной системы в 1917 г. сопровождалась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. В первую очередь — ускорения процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям.

Для управления государством был создан Совет Народных Комиссаров (Совнарком, СНК), управлявший 13 отраслевыми народными комиссариатами (наркоматами).

После октябрьского переворота 1917 г., так как старые работники министерств были уволены, для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень ДОУ понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании проекта Положения о письмоводстве и делопроизводстве за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п. Однако эта работа не была доведена до конца.

К тому же на уровне делопроизводства негативно отражались последствия Гражданской войны, необходимость экономить бумагу и средства письма. Для создания документов стала использоваться низкосортная желтая бумага, иногда оберточная или папиросная, чернила разбавлялись. Все это сказалось через несколько десятков лет, когда архивные документы начали стремительно портиться, бумага рассыпалась, выцветала, чернила теряли яркость вплоть до полной потери текста.

Для обеспечения законодательной базы новой системы делопроизводства был издан Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 . Были доработаны и начали применяться Положения о письмоводстве и делопроизводстве. Также были разработаны и другие нормативно-методические документы в сфере ДОУ. В 1920-е гг. стали проводиться исследования в области научной организации труда (НОТ), совершенствования документирования исполнения, планирования и учета, улучшения делопроизводства в аппарате управления. Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (основан в 1926 г.).

Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на следующих общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

• организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
• регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;
• отказ, где возможно, от регистрации вообще;
• число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
• справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;
• контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
• наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с Центрархивом РСФСР были подготовлены и изданы Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР, в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документооборота. Были разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.).

В делопроизводстве появляются системы специальной документации — статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.д. Проводятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

В 1931 г. был издан проект Общих правил документации и документооборота. В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940-1950-е гг. Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.

В 1960-1980-е гг. была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по документации, общесоюзные классификаторы, УСД. Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР. . Тогда же была осознана необходимость создания единой системы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главархиву СССР. В 1966 г. в рамках Главархива СССР был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была передана разработка ЕГСД.

Работа по разработке и внедрению ЕГСД была выполнена в несколько этапов:

• подготовка Материалов к Единой государственной системе делопроизводства (1965 г.);
• разработка методической программы исследований (1967 г.) совместно с ВНИИДАД;
• создание проекта Основных положений ЕГСД (1970 г.); в подготовке проекта приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники.

Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.

В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Основными моментами развития делопроизводства в 1980-х гг. стали разработка и издание ГОСТ на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) информации, УСД и госстандартов на эти системы.

В конце 1980-х гг. на основе ЕГСД была создана ГСДОУ. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 была утверждена . Последняя до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. При неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения. Тогда же государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

В начале 1990-х гг. был издан ОКУД, в который включены наименования форм документов унифицированных систем и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.

На основе изложенного можно заключить, что традиционная российская технология процессов ДОУ имеет следующие особенности:

• четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации;
• отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

• ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
• для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
• относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
• основы технологии ДОУ закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии — централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных РКК. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью РКК.

3. Развитие делопроизводства в современной России

Разработанная система делопроизводства в фирме, на предприятии описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах и т. п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования как государственного учреждения, так и коммерческого предприятия.

На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

• ·обеспечение юридической силы документа;
• организацию длительного хранения документов и последующего их использования;
• рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

В 80-х гг была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ — это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)- несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта система-ГСДОУ — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др.

Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и в конечном итоге совершенствование работы аппарата управления.

В 1993 г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

Основные перечисленные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ).

В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

Еще один аспект регламентации работы с документами — их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются Основные правила работы ведомственных архивов, вышедшие в 1986 г.

В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К Основным правилам прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения.

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Распоряжение правительства Российской Федерации от 21.03.94 358-р установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов).

В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях.

Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов — ГОСТов.

Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38 — 90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487 — 83 Делопроизводство и архивное дело. Термины, и определения.

В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1 — 88 Унифицированные системы документации. Основные положения.

Основополагающими документами для современного делопроизводства являются:

• ·ГОСТ Рб.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ. Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

ГОСТ Р 6.30-2003.

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• Государственныӗ герб Российской Федерации;
• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный̆ знак (знак обслуживания);
• код организации;
• основной̆ государственный̆ регистрационный̆ номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный̆ номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный̆ номер документа;
• ссылка на регистрационный̆ номер и дату документа;
• место составления или издания документа;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• оттиск печати;
• отметка о заверении копии;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• идентификатор электронной̆ копии документа.

3.1 Требования к оформлению реквизитов документов

Государственный̆ герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей̆ организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. 2

3.2 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

«Управление документами. Общие требования»

мая 2007г Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Дата введения 01.10.2007.

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General.

Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 года № 28-ст

Наименование настоящего стандарта уточнено по отношению к русскоязычному переводу международного стандарта ИСО 15489-1-2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие требования» в части употребления термина «записи». Англоязычные термины «records» и «document» в настоящем стандарте объединены в русскоязычный термин «документ» на следующих основаниях:

·Термины «records» и «document» в английском языке являются синонимами и употребляются в тексте англоязычной версии данного ИСО в терминологическом значении «документ», «документы», т.к. положения данного стандарта направлены на решение функциональных, технологических и технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе деловой деятельности организаций. В Российской Федерации термин «запись» в сфере информации и документационного обеспечения управления, а также в теории документоведения не используется. В правовых и нормативных документах, а также ГОСТах, регулирующих эти сферы деятельности, в Российской Федерации используется термин «документ». В практической деятельности персонал служб ДОУ, для которых, прежде всего, предназначен данный стандарт, работают исключительно с документами. Область применения

Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Все общие положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам.

Настоящий стандарт:

• ·распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;
• содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
• содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;
• содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы. Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.

3.3 ГОСТ Р 7.0.8-2013

1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. (Документационное обеспечение управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

8. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

9. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

10. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

11. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

12. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

13. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

14. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

15. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

16. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

17. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

18. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

19.Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

20. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

21. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

23. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

24. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

25. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

26. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

27. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

делопроизводство реквизит документ

Список использованных источников

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/na-temu-deloproizvodstvo-v-organizatsii/

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практ. пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2012 г. -224 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2010 г. — 187 с.

3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2015 г. — 208 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).

— М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2013 г. — 818 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. — 4-е изд., испр. и доп. -М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2013 г. — 256 с.

6. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: Учеб -справ пособие. — М.: ИМПЭ, 2014 г. — 96 с.

7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. — 8-е изд., испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2015 г. — 288 с.

8. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ» 2014 г. -85с.