Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что правильное и полное документирование кейсов имеет большое практическое значение. Работа основана на документах, отражающих актуальное состояние делопроизводства в ОАО «Газпром нефть». важно уделять ценным бумагам пристальное внимание на всех этапах жизни компании, от состояния до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренний регламент делопроизводства на предприятии является важным фактором, определяющим эффективность его деятельности.
Историографию по теме исследования можно разделить на 2 основные части:
Работы, посвященные организации работы с документами на предприятии:
М.В. Ларин изучает вопросы организации работы с документами в учреждениях, в том числе в электронном виде.
Т.В. Кузнецова занимается изучением делопроизводства, истории и организации работы государственных учреждений, а также организационным дизайном служб поддержки управленческой документации.
Н.А. Храмцовская является специалистом в области управления документами, стандартизации и информационной безопасности
В.Ф. Янковая в своих трудах освещает вопросы организации и совершенствования ДОУ, является консультантом по вопросам организации и совершенствования документационного обеспечения управления множества компаний, в т.ч. ОАО «Газпром»
А.Ю. Чуковенков занимается изучением теории документоведения, специалист в сфере стандартизации
Исследование, выделяющее основные направления деятельности ОАО «Газпром нефть».
Журнал «Нефтегазовая вертикаль» основан на глубоком независимом анализе серии документов, фактов, статистических материалов, глубоком изучении сущности процессов и тенденций. Публикации ориентированы на поиск оптимальных решений в развитии нефтегазового комплекса с учетом геополитических, экономических, научных, технических и экологических приоритетов государства.
Журнал «Сибирская нефть» — корпоративный журнал ОАО «Газпром нефть». Функция публикации — не только сообщать новости отрасли или анализ, но и создавать информационную платформу, которая позволяет сотрудникам компании выражать свои идеи, сообщать о внутренних проблемах и анализировать текущие процессы.
Журнал «Газпром», публикующий уникальные аналитические материалы о деятельности, планах крупнейшей российской компании, интервью с ее топ-менеджерами и руководителями филиалов.
Курсовая работа организация охраны труда на производстве
... результаты его финансово-хозяйственной деятельности; - раскрыть теоретические аспекты охраны труда; - вскрыть проблемы охраны труда на предприятии; - сформулировать предложения по совершенствованию организации охраны труда на предприятии. Курсовая работа состоит из введения, трёх глав и заключения. ...
Нормативно-правовые документы
Согласно ФЗ РФ «Об Акционерных обществах» прописаны: место хранения архивных документов, необходимость наличия собственных бланков, печатей, эмблемы, порядок работы руководства с определёнными видами документов (какие документы имеет право подписывать только руководитель).
1.2. Согласно Федеральному закону РФ «Об электронных цифровых подписях» утверждены: правовое регулирование отношений в области электронных цифровых подписей, основные понятия, условия использования электронных цифровых подписей, срок и порядок архивирования электронных подписей ключ подписи сертификата, центры сертификации.
ФЗ РФ «О персональных данных» регламентирует: принципы обработки персональных данных, условия их обработки, контроль за обработкой персональных данных, меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, права субъекта персональных данных и обязанности оператора
ГК РФ регламентирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность; права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации — интеллектуальные права и право собственности, виды лицензионных договоров, устанавливает порядок возникновения и действия исключительного права
КОАП РФ устанавливает административную ответственность в области связи, информации и установленного порядка управления
Нормативно – методические документы
Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения утверждает организацию проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение; индивидуальный для каждого вида организации состав отбираемых документов
ГОСТы, классификатор
ГОСТ Р 51141-98 определяет основные термины и понятия, используемые в области делопроизводства и делопроизводства.
ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Он устанавливает правила исполнения административных актов в государственных органах, местных автономиях и организациях независимо от их организационно-правовой формы.
Локальные нормативные акты, инструкции по делопроизводству
СТО Газпром 1.0-2005 регламентирует порядок проведения работ по стандартизации.
СТО Газпром 2-3.5-032-2005 заменяет Руководство по организации и проведению отраслевого контроля за технологическими объектами Единой системы газоснабжения РАО «Газпром», издания 1996г.
СТО Газпром 7-2005 включает классификацию и рекомендуемые экологического управления, а также функции управления, их распределение по подразделениям, полномочия и ответственность в их реализации
Устав ОАО «Газпром нефть» регламентирует: название и место нахождения общества, его юридический статус, ответственность, деятельность дочерних предприятий и филиалов, основные цели и виды деятельности Общества, уставной капитал, акции, облигации и иные ценные бумаги, права и обязанности членов общества и многое другое.
Устав ОАО «Газпром» закрепляет: наименование и место нахождения Общества, цели, задачи и предмет его деятельности, правовой статус Общества, условный капитал, акции, облигации и другие ценные бумаги, фонды и чистые активы общества и др.
Целью работы является анализ организации делопроизводства в ОАО «Газпром нефть». Для достижения поставленной цели в работе были поставлены задачи:
Конфиденциальное делопроизводство на примере ОАО Газпром-нефть
... Газпром-нефть». Объект исследования - организация системы хранения конфиденциальной документации в ОАО «Газпром нефть» и организация управленческих действий, связанных с системой хранения документов. При написании дипломной работы ... делопроизводства в организации Организация как управленческая функция, являясь одной из основных, включает в себя реализацию следующих видов деятельности: ... управления ...
Рассмотреть историю, организационную функции и управление в ОАО «Газпром нефть»
Осветить организацию работы с документами в ОАО «Газпром нефть»
Объект исследования – ОАО «Газпром нефть».
Предмет исследования – документационное обеспечение управления
В ОАО «Газпром нефть».
Хронологические рамки курсовой работы охватывают с 1992 по 2010 гг., с момента создания общества.
Территориальные границы обменного курса — Российская Федерация, однако ОАО «Газпром-нефть» расширяет свою деятельность за пределы России.
Цель и задачи обусловили курсовой работы. Она состоит из введения, двух глав, по логическому принципу, и заключения. Первая из глав посвящена краткой истории ОАО «Газпром нефть», организационному управлению, функциям, схеме управления. Во второй освещается организация работы службы ДОУ:
Нормативная основа деятельности
Организация управления
Итоги деятельности
В заключении приводится обобщение авторским выводам.
Глава 1. Основные направления деятельности, Организационная история развития
История.
В 1990-е годы после обретения суверенитета многие отрасли экономики были приватизированы. Этот процесс активно затронул и нефтегазовую промышленность России.
В 1995 году Указом Президента Российской Федерации было создано ОАО «Сибирская нефтяная компания». Учредителем компании выступило государство, которое передало в уставный капитал холдинга госпакеты крупнейших нефтяных компаний «Ноябрьскнефтегаз», ОАО «Ноябрьскнефтегазгеофизика», ОАО «Омский НПЗ» и ОАО «Омскнефтепродукт».
В 1996–1997 годах в целях развития рыночной экономики правительство Российской Федерации реализовало план приватизации «Сибнефти». В 1996 году частные инвесторы купили на аукционах 49% уставного капитала «Сибнефти». В 1997 году в рамках государственной программы «Акции в кредит» «Финансовая нефтяная компания» выиграла аукцион по продаже государственной доли «Сибнефти».
Период с 1998 по 2004 год: хорошая ресурсная база, эффективные мощности по переработке сырья и профессиональный менеджмент определили высокие темпы развития компании. Менеджмент «Сибнефти» проделал значительную работу по модернизации производства, внедрению современных технологий и оптимизации бизнес-процессов. Благодаря реализации активной политики по наращиванию активов была значительно расширена география добычи (Томская, Омская области, Чукотский АО) и сбытовая сеть в регионах России (Свердловская область, Тюменская область, Красноярский край, Санкт-Петербург, Москва).
Среди крупнейших приобретений компании за этот период — покупка 49,9% акций ОАО «НГК« Славнефть », добывающего нефть и газ в Западной Сибири и Красноярском крае.
В 2005 году контрольный пакет акций ОАО «Сибнефть» (75,68%) был приобретен Группой «Газпром». 13 мая 2006 г. Компания была переименована в Открытое акционерное общество «Газпром нефть». Цели приобретения позиций в глобальной компании с регионально диверсифицированным портфелем активов по всей цепочке создания стоимости стали одними из основных в развитии Компании.
Общая характеристика деятельности Управления образования Тракторозаводского ...
... на совершенствование деятельности Управления по делам образования Тракторозаводского района г. Челябинска. Объект преддипломной практики - деятельность по управлению образованием и инновационными процессами в нем. Предмет преддипломной практики - Управление по делам образования Тракторозаводского района г. Челябинска. 1. Общая характеристика деятельности Управление образования Тракторозаводского ...
Еще в 2006 году «Газпром нефть» вышла на розничный рынок Центральной Азии, создав дочернюю компанию «Газпром нефть Азия», которая реализует нефтепродукты компании в Кыргызстане, Таджикистане и Казахстане. В этом же году компания впервые приняла участие в международных проектах государственного значения, выступив акционером строительства трансбалканского нефтепровода Бургас-Александруполис в партнерстве с ОАО «НК« Роснефть »и ОАО« АК Транснефть».
2007 год. компании созданы бизнес-единицы по отдельным направлениям деятельности: «Газпромнефть-Нефтесервис», «Газпромнефть Марин Бункер», «Газпромнефть — смазочные материалы» и «Газпромнефть-Аэро». В целях дальнейшего расширения ресурсной базы в декабре 2007 года «Газпром нефть» приобрела 50% акций Томскнефти, добывающей нефть и газ в Томской области и Ханты-Мансийском автономном округе.
В 2008 году «Газпром нефть», «Роснефть», Лукойл, ТНК-ВР и Сургутнефтегаз подписали Меморандум о взаимопонимании, который предусматривает сотрудничество и совместное участие в проектах в Венесуэле и Кубе в рамках Национального нефтяного консорциума».
За 2009 год «Газпром нефть» наращивает ресурсную базу за счет приобретения новых активов: компании «Нефтяная Сербии» (NIS) и контрольного пакета акций Sibir Energy, увеличив долю владения Московским нефтеперерабатывающим заводом и получив доступ к разработке Салымских месторождений. В апреле 2009 года Компания закрыла сделку по приобретению у Chevron Global Energy завода по производству масел и смазок Chevron Italia S.p.A. в городе Бари (Италия).
В рамках расширения международного партнерства «Газпром нефть» подписывает меморандум о сотрудничестве с Национальной иранской нефтяной компанией (NIOC) в области разработки месторождений Азар и Шангуле. Знаковое событие в жизни компании — запуск масштабной программы ребрендинга сети АЗС «Газпромнефть».
Организационная
Сегодня «Газпром нефть» — одна из крупнейших нефтегазовых компаний России.
Основными видами деятельности компании являются разведка, разработка, добыча и продажа нефти и газа, а также производство и сбыт нефтепродуктов. «Газпром нефть» осуществляет свою деятельность в крупнейших нефтегазоносных регионах России: Ханты-Мансийском и Ямало-Ненецком автономных округах, Томской и Омской областях. Основные перерабатывающие предприятия компании расположены в Омской, Московской и Ярославской областях.
Доказанные запасы углеводородов «Газпром нефти» превышают 1,1 млрд. тонн нефтяного эквивалента, что ставит ее в один ряд с двадцатью крупнейшими нефтяными компаниями мира. Ресурсная база «Газпром нефти» ежегодно растет за счет приобретения новых активов в России и за рубежом.
В группу «Газпром нефть» входят более 40 нефтедобывающих, нефтеперерабатывающих и сбытовых компаний из 18 регионов Российской Федерации и ближнего зарубежья, объединенных принципом вертикальной интеграции. (см. приложение 1) Компания перерабатывает более 60 % добываемой нефти, демонстрируя лучшее в отрасли соотношение добычи и переработки. (см. приложение 5)
Продукция «Газпром нефти» экспортируется в 48 стран мира и реализуется на территории Российской Федерации через обширную сеть собственных сбытовых компаний. В настоящее время сеть действующих АЗС Компании (собственные, арендованные и франчайзинговые) насчитывает более 1500 автозаправочных станций в России, и Европы. (см. приложение 1)
«Реорганизация компаний с использованием
... формам реорганизации. Непосредственная цель рынка слияний – объединение обществ как хозяйствующих субъектов, их капиталов и хозяйственной деятельности. На рынке слияний объединение завершается полностью ... как слияния, поглощения, стратегические альянсы, продажу компании или части компании, создание дочерней компании (выделение), а также приобретение компании за счет заемных средств (LBO).1 Термин ...
По итогам 2009 года «Газпром нефть» входит в пятерку крупнейших российских нефтяных компаний по объемам добычи и переработки нефти, а также продаж нефтепродуктов. (см. приложение 2).
Управление
Система управления «Газпром нефти» соответствует действующему российскому законодательству, Уставу и внутренним документам Компании, а также положениям Кодекса делового поведения, рекомендованного к применению Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг.
Высшим органом управления ОАО «Газпром нефть» является Общее собрание акционеров, в функции которого входит формирование Совета директоров, избрание Ревизионной комиссии, утверждение аудитора, утверждение годового отчета и годовой бухгалтерской отчетности, распределение прибыли, в том числе выплата (объявление) дивидендов. В настоящее время аудитором Компании является Pricewaterhouse Coopers . В дополнение к внешнему аудиту, контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Компании на предмет соответствия действующему законодательству, Уставу и внутренним документам Компании осуществляет Ревизионная комиссия.
Совет директоров курирует общее руководство деятельностью Компании. Основными задачами Совета директоров являются: определение приоритетных направлений деятельности развития Компании, направленной на повышение ее капитализации и инвестиционной привлекательности, утверждение перспективных планов и основных программ деятельности Компании, определение принципов распоряжения активами и обеспечение эффективной системы контроля за результатами финансово-хозяйственной деятельности.
При Совете директоров созданы два комитета для предварительного изучения и углубленного анализа наиболее важных вопросов.
Комитет по кадрам и вознаграждениям содействует Совету директоров в осуществлении контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Компании; процессом подготовки и предоставления финансовой и иной отчетности; ее полнотой и достоверностью; созданием и эффективным функционированием систем внутреннего контроля и управления рисками; обеспечением коммуникации с внешним аудитором, органами контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Компании, подразделениями внутреннего аудита Компании; соблюдением Компанией норм действующего законодательства и утвержденных внутренних документов.
Комитет по кадрам и вознаграждениям оказывает содействие в рассмотрении корпоративного управления, кадровой политики и социальных вопросов.
Текущее руководство деятельностью Компании возлагается на исполнительные органы, являющиеся ключевым звеном корпоративного управления: генерального директора (единоличный исполнительный орган) и Правление (коллегиальный исполнительный орган).
Исполнительные органы обеспечивают повседневную деятельность Общества в соответствии с принятым экономическим и финансовым планом, а также эффективное и своевременное исполнение решений Собрания акционеров и Совета директоров.(см.приложение 3).
Оценка качества и эффективности работы персонала на примере Государственного ...
... персоналом и рассмотрены существующие на данном предприятии методы оценки труда; сделаны конкретные предложения по совершенствованию системы оценки персонала, направленные на повышение эффективности труда в современных условиях; рассчитаны общие показатели эффективности системы оценки работы персонала ... в работе подчиненных, своевременно принимать решения); лидировать; работать с документами ( ...
В настоящее время председатель совета директоров Алексей Борисович Миллер, его заместитель Валерий Александрович Голубев, генеральным директором Александр Валерьевич Дюков.
Основной нормативный документ общества – устав.(2007 год; последние изменения – 2010) В нём закреплены: бланк организации, её эмблема, документы, которые должен подписывать только Генеральный директор, документы, создаваемые в ходе собрания акционеров, место хранения документов и др. Также немаловажны такие учредительные документы, как Положение о правлении (2007), в котором закреплены задачи, права и обязанности Правления, его компетенция, состав Правления, срок полномочий его членов, план работы Правления, порядок созыва и порядок оформления его решений; Положение о Генеральном директоре, где прописаны основные задачи, компетенция, права и обязанности, ответственность Генерального директора, его взаимоотношения с другими органами Общества.
Функции
ОАО «Газпром нефть» — это дочерняя компания ОАО «Газпром», деятельность которой направлена на надежное обеспечение нефтью и нефтепродуктами отечественных и зарубежных потребителей, внедрение высокопроизводительных технологий добычи и переработки, позволяющих повышать эффективность деятельности и усиливать конкурентные позиции, как на российском, так и на мировом рынках.
Политика компании заключается в том, чтобы создавать максимальную ценность для акционеров, активно участвуя в развитии территорий, имея высокий уровень социальной и экологической ответственности.
развития ОАО «Газпром нефть» до 2020 года определяет основные принципы, цели, направления и ожидаемые результаты деятельности ОАО «Газпром нефть», включая дочерние и зависимые общества.
В 2009 году Советом директоров Компании были утверждены развития Блока разведки и добычи до 2020 г., нефтепереработки до 2020 г. и Стратегия сбыта нефтепродуктов до 2020 г. В 2010 году Компания продолжила реализацию системного подхода к формированию концепции развития. В целях координации действий менеджмента в управлении Компанией на всех уровнях и по всем направлениям планируется постепенный переход к интегрированной системе разработки долгосрочной защиты среднесрочных бизнес-планов.
Для реализации инвестиционных проектов, направленных на достижение целей до 2020 года, создана инвестиционная программа на сумму 80 миллиардов долларов. долларов США (с учетом инвестиций 100% дочерних предприятий и предприятий с долевым участием пропорционально доле ОАО «Газпром нефть»).
Кроме того, одним из ключей к успешному развитию является создание совместных предприятий путем объединения активов с международными нефтяными компаниями. Это позволит, помимо решения проблем финансирования и разделения рисков, использовать передовые технологии и опыт партнеров в реализации масштабных проектов.
Масштабное развитие бизнеса призвано обеспечить «Газпром нефти» самый высокий совокупный доход для акционеров среди нефтяных компаний РФ при сохранении места в тройке лидеров по эффективности среди ВИНК РФ.
Реализация этих планов позволит «Газпром нефти» стать международной нефтегазовой компанией с регионально диверсифицированным бизнес-портфелем по всей цепочке создания стоимости и достойно конкурировать на мировых энергетических рынках.
Компьютерные технологии подготовки документов
... помощью электронной почты и сети Интернет. Регистрация документа. . Контроль над исполнением документа. В электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации ... стали ПК. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении. Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры ...
В качестве основных задач на 2010-2011 год была определена актуализация отдельным направлениям бизнеса; улучшение управляемости бизнес-процессов; повышение эффективности работы с истощенной ресурсной базой. планировалось продолжить реализацию масштабных проектов по подготовке застройки Мессояхских городков и Новопортовского городка на севере Ямало-Ненецкого автономного округа, а также развитию Компании за рубежом. Некоторые из задач, которые Компания начала решать во второй половине 2009 года, актуальны и сегодня. Одна из важнейших – оптимизация бизнес-процессов и сокращение затрат.
По итогам 2009 г. «Газпром нефть» является 5-й крупнейшей компанией в России по объемам добычи нефти среди нефтяных компаний.
После снижения добычи нефти в РФ в 2008 году (впервые за много лет) 2009 год характеризовался восстановлением роста добычи, причем в течение года уровень суточной добычи вырос до рекордной в постсоветское время величины. По отношению к 2008 г. суточная добыча нефти увеличилась на 1,5% до 9,9 млн. барр. в сутки. Общий объем добычи в России увеличился на 1,2% до 494 млн. тонн.
Рост добычи в 2009 году был обеспечен запуском сразу нескольких месторождений крупных российских нефтяных холдингов, а также выходом на круглогодичную эксплуатацию оффшорного проекта «Сахалин-2».
Наибольший рост собственной добычи в России в 2009 году зафиксировали компании «Роснефть», «Лукойл» и «ТНК-ВР», в среднем, на 2,4%. Все три компании запустили новые крупные проекты в области разведки и добычи, которые способствовали росту. Наибольшее снижение собственной добычи в России отмечается у компаний «Сургутнефтегаз» (-3,1%) и «Славнефть» (-3,2%).
Общая консолидированная добыча нефти «Газпром нефти» в 2009 году увеличилась на 2,8% до 47,6 млн. тонн, главным образом, за счет приобретения в середине 2009 года компании «Сибирь Энерджи». Добыча же газа в России в 2009 году существенно сократилась. В основном из-за снижения добычи Газпрома из-за падения потребления газа в Европе и усиления конкуренции со стороны других производителей газа на внешних рынках. По отношению к 2008 г. добыча «Газпрома» сократилась на 16% до 462 млрд. куб. м. Добыча газа в целом в России снизилась на 10% до 596 млрд. куб. м. (см.приложение 4)
Переработка нефти в РФ стабильно росла на протяжении последних нескольких лет до 2009 г. В 2009 г. объем переработки в России практически не изменился относительно 2008 года, и составил 236 млн. тонн. Отсутствие роста объемов переработки в России в 2009 году явилось следствием того, что в первой половине 2009 чистый доход большинства российских нефтеперерабатывающих заводов был ниже, чем чистый доход от экспорта сырой нефти, что привело к некоторому снижению объемов переработки за указанный период.
По итогам 2009 г. «Газпром нефть» увеличила свою долю в общем объеме переработки в РФ с 12% до 13,2% и заняла третье место среди российских нефтяных компаний, в основном за счет увеличения эффективной доли в Московском НПЗ с середины 2009 года после консолидации деятельности приобретенной в июне 2009 года компании «Сибирь Энерджи». За пределами России с февраля 2009 года в консолидацию «Газпром нефти» стали включаться объемы переработки сербской «НИС». Общая консолидированная переработка Компании за полный 2009 год в России и за рубежом составила 33,4 млн. (см.приложение 5).
Бухгалтерский учет совместной деятельности в России — На 5 баллов
... на примере компании ОАО «Газпром». Экономическая наука внесла определенный вклад в теоретико-методологические основы совместной деятельности, но следует отметить, что количество публикаций, посвященных проблемам совместной деятельности, невелико. Информационной базой работы являются ...
Экспорт российской нефти в страны дальнего зарубежья в 2009 г. составил 211,9 млн. тонн (4,3 млн. баррелей в сутки), что на 0,9% выше показателя 2008 г.
Россия в 2009 году сократила на 1% экспорт в зарубежья – до 34,1 млн. тонн. Объем поставок на Украину увеличился по сравнению с 2008 г. на 5,2% и составил 6,3 млн. тонн. Поставки российского сырья в Казахстан сократились на 11,4% и составили 6,3 млн. тонн. Экспорт нефти в Белоруссию в 2009 году вырос по сравнению с аналогичным показателем 2008 года на 0,7% и достиг 21,4 млн. тонн.
Физические объемы экспорта нефтепродуктов в 2009 г. увеличились на 7,1%, в том числе: бензина – на 8%, дизельного топлива – на 9,7%, реактивного топлива – на 96%.
Нефтяная компания «Роснефть» по системе АК «Транснефть» поставила в дальнее зарубежье за 2009 г. 48,4 млн. тонн нефти, «Лукойл» – 24,9 млн. тонн, «Сургутнефтегаз» – 27,1 млн. тонн, «ТНК-ВР» – 33,8 млн. тонн, «Татнефть» – 15,9 млн. тонн, «Газпром нефть» – 14,7 млн. тонн.
Доля экспорта нефти компанией «Газпром нефть» в общем объеме экспорта российской нефти в дальнее зарубежье в 2009 г. изменилась относительно 2008 г. незначительно (+3,4%), главным образом, за счет пропорционального увеличения добычи и переработки внутри России вследствие приобретения компании «Сибирь Энерджи». (см.приложение 6).
Глава 2. Служба документационного обеспечения управления
В компании ОАО «Газпром нефть» утверждены Правила документооборота, которые устанавливают принятую классификацию документов, регламентируют порядок архивирования и уничтожения документов, а также устанавливают основные правила использования электронной почты.
В соответствии с этими правилами рабочего процесса документы компании делятся на четыре основные группы: для ограниченного использования, для личного и конфиденциального использования, для конфиденциальной информации и другие.
Документы с ограниченным доступом включают конфиденциальную информацию, сохранение которой необходимо контролировать. Несанкционированное разглашение этой информации может нанести непоправимый ущерб компании. В соответствии с этим передача такой информации осуществляется только при наличии официального разрешения на передачу, доставку или открытие документов. На территории компании осуществляется передача с посыльным. Внутренние и внешние почтовые отправления упаковываются в запечатанный конверт, внутри которого есть пометка «для ограниченного доступа» и пометка «лично». При электронном общении доступ к системе и пароль тщательно контролируются. Хранение таких документов обязательно в недоступном месте.
К личным и конфиденциальным документам относится информация, которая принадлежит одному человеку. Несанционированное раскрытие ее может значительным образом изменить отношения со служащими клиентами, или компанией в целом. Ограничения на эту информацию применяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Организация PR-деятельности компании (на примере корпорации «Amway»)
... работа по исследованию материалов в Интернете. Была собрана информация для теоретической части работы. Для практического применения PR была собрана информация о компании ... управление всей совокупностью коммуникативных процессов с целью достижения взаимопонимания и поддержки. Паблик рилейшнз – система ... это «инструмент политики, средство общественного контроля... Убеждение не является частью задачи ...
К конфиденциальным документам относится информация, которая является важной для бизнеса компании и составляет собственность компании. Включает информацию о коммерческих клиентах, поставщиках, дилерах и продавцах. Несанкционированное раскрытие ее может повлечь негативные последствия для компании, деловых отношений, коммерческих клиентов, дилеров или продавцов. Доступ к такой информации осуществляется только по деловой необходимости при обязательном предупреждении об ответственности за документ. Необходимо разрешение на раскрытие информации для других лиц. Необходимо подходить с осторожностью к использованию общих принтеров.
К прочим документам относится информация, которая не требует особого хранения. Несанкционированное раскрытие практически не отражается на делах компании. Доступ к такой информации имеется у всех служащих, однако требуется наличие производственной необходимости. При передаче такой информации требуется разрешение руководства на обнародование информации в соответствии с принципами компании и авторского права.
При хранении документов в компании приняты следующие правила.
По степени важности документы делятся на три категории, для каждой из которых сформированы собственные требования к организации хранения.
К первой категории относятся документы, крайне необходимые для ведения дел компании или важные для ознакомления с ее прошлым. Их потеря повлияет на финансы компании, связи с общественностью, отношения со служащими, акционерами, клиентами или поставщиками; документы также могут быть запрошены по юридическому, законодательному или экологическому требованию.
Ко второй категории относятся документы, имеющие определенный период хранения и важные для совершения ежедневных операций, они могут быть конфиденциальными.
К третьей категории относятся документы, не требующие особого хранения. Их отсутствие не повлияет на работу компании. Они не являются важными для ознакомления с прошлым компании, не являются конфиденциальными, не затрагивают вопросы частного характера. Не имеют особой важности для выполнения ежедневных операций.
Наивысшие требования к организации хранения предъявляются к хранению документов первой категории, в соответствии с которыми:
- доступ к этим документам должен быть
- необходимо контролировать температуру и влажность в помещении с хранящимися документами;
- система с документами должна иметь резервную копию, которая может быть необходима при восстановлении потерянной информации.
Также разработаны общие требования к хранению документов первой и второй категории, которые соответствуют общепринятым и законодательно установленным требованиям к хранению документов.
Для документов третьей категории никаких требований к хранению не установлено.
Для успешного ведения дел необходимо, чтобы документы создавались, использовались и уничтожались в соответствии с Уставом Компании. Уничтожение документов является необходимым, и должно осуществляться разумно, следуя всем нормативным указаниям. Неаккуратное уничтожение документов может повлечь за собой раскрытие конфиденциальной информации.
В соответствии с этими принципами в ОАО «Газпром нефть» разработана политика уничтожения документов, основные принципы которой изложены ниже.
Уничтожение какого-либо документа обязательно должно сопровождаться удалением его копии. Как определено в Корпоративном Руководстве Безопасности, есть три категории документов, которые требуют особого внимания при их создании, использовании и уничтожении: с ограниченным доступом, личные и конфиденциальные и конфиденциальные. Документы такого рода удаляются так, чтобы их восстановление было невозможным.
В основе организации контроля исполнения служебных документов в ОАО «Газпром нефть» лежат принципы:
- заблаговременности;
- объективности: важно, чтобы контроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;
- открытости: подчиненные должны знать, что, как, и по каким решениям контролируют;
- о результатах контроля надо уведомлять подчиненного;
- системности: контроль должен касаться каждого участка работы, а не только предпочтительных, по мнению начальства;
- индивидуального подхода.
Игнорирование перечисленных принципов контроля приводит к снижению результатов работы органов предприятия, его аппарата.
Основными задачами, которые решает контроль в системе управленческой деятельности, являются повышение ответственности должностных лиц и эффективности управления и эффективное использование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам.
В практической деятельности предприятия применяется два метода контроля: внутренний и внешний контроль.
Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов.
Каждую неделю в понедельник от контрольно-аналитического управления приходит информация с указанием документов, срок которых истекает через неделю.
В случае неисполнения документа, стоящего на контроле в Администрации предприятия в срок, и непредставления при этом в адрес контрольно-аналитического управления обоснования со стороны предприятия данный вопрос выносится на рассмотрение губернатора области.
Внутренний контроль в ОАО «Газпром нефть», проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений осуществляет канцелярия предприятия. Также на предприятии издан Приказ о совершенствовании организации контроля в ОАО «Газпром нефть», в котором назначается ответственный за организацию контроля на предприятии, а также даются указания начальникам подразделений о принятии мер по совершенствованию контрольной работы на предприятии ОАО «Газпром нефть».
Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:
- контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценку правильности и полноты решения поставленного вопроса. В ОАО «Газпром нефть» такую оценку дает директор либо по его поручению заместитель директора. Если директор согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, если же данное решение его то документ возвращается исполнителю на доработку;
- контроль соответствия документов требованиям ГОСТов.
Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как сотрудниками канцелярии, так и ответственными исполнителями самостоятельно;
- контроль исполнения документов в установленные сроки. Данный вид контроля осуществляет канцелярия ОАО «Газпром нефть».
В ОАО «Газпром нефть» обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.
Директором утвержден перечень документов, подлежащих контролю.
При постановке документа на контроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом «Контроль», и указывается дата истечения срока исполнения данного документа.
Каждую неделю работники канцелярии распечатывают отчет о выполнении контрольных поручений в подразделениях Учреждения, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.
Все поручения исполняются в указанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указан, то ставятся типовые сроки, установленные законодательными и другими актами.
Если в тексте поручения содержится указание «Срочно», то документы исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов — в течение 10 дней. Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «Оперативно».
Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и о причинах отсрочки, причем не позднее чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.
Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока.
Канцелярия несет полную ответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Если исполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, заведующий канцелярией пишет служебную записку на имя директора с указанием нарушения.
Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа также проставляется в журнале и контроль снимается.
Канцелярия обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим управлением Администрации.
Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность деятельности предприятия.
Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.
документационный управление делопроизводство
Список использованной литературы и источников
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/obespecheniya-upravleniya/
Газпром. Годовой отчет за 2010 г.
Проблемы и перспективы корпоративного управления
ОАО «Газпром» / Б. Кузьмин, Л. Воробьева, О. Воробьева// Вопросы экономики. – 2007. — №4. – С. 97 – 112
Российская газовая энциклопедия, М.2001
Золотарев В.А., Соколова А.М., Янович М.В Нефть и безопасность России, М.2007
Панюшкин В., Зыгарь М. Газпром. Новое русское оружие, Захаров 2008
Безопасность в нефтегазовом комплексе 2009, №1 спец-выпуск Нефть России
Кондратьев В.Б., Адно Ю.Л. Минерально-сырьевые ресурсы и экономическое развитие России 2010
Итоги 2003 г. по материалам годового отчета//Нефтегазовая вертикаль. 2004. №12. с. 56-84.
Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002.
www.gazprom
www.gazprom-neft
