Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что информатизация, то есть проникновение современных информационных компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности, на сегодняшний день оказывается едва ли не основным фактором повышения эффективности деятельности организации, оптимизации технологических процессов, повышения качества управления, важность которого еще не до конца осознана многими организациями российской промышленной индустрии.
В современных условиях информационная поддержка стала важным направлением, заключающимся в сборе и обработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики компании необходима соответствующая система информационного обеспечения, объективно отражающая текущую экономическую ситуацию.
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам.
Проблематикой темы курсовой работы занимались следующие отечественные и зарубежные ученые: Абрамова В.А., Аристов О.В., Ахмин А., Басовский Л.Е., Протасов В.Б., Биктимиров Р.Л., Гречишников В.А., Дырин С.П, Гумеров А.Ф, Жарин Д.Е., Войскун М., Гличев А.В., Илюшина О.С., а также в ходе написания курсовой работы были изучены законодательные и локальные акты нормативной документации предприятия и научная и учебно-методическая литература: положение об отделе качества.
Целью курсовой работы является разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения менеджмента предприятия ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
- Рассмотрим теоретические аспекты информационного обеспечения управления бизнесом.
- Провести анализ информационного обеспечения системы менеджмента на предприятии (на примере ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»).
10 стр., 4783 слов
Информационное обеспечение управления в современной организации
... задачи: рассмотреть понятия "информация", "информатизация", "информационные технологии" как составляющие суть информационного обеспечения управления; выявить роль информационного обеспечения в деятельности современных организаций; определить перспективы совершенствования информационного обеспечения управления. курсовой работы составляют введение, основная часть, состоящая из ...
- Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления бизнесом ЗАО ПКФ «АВТОСПЕКТР».
Объект изучения: ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Предмет изучения: информационная система менеджмента предприятия (на примере ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»).
Основными методами написания работы были методы системного и структурно-функционального анализа, сравнения, анализа и синтеза.
Курсовая работа состоит из введения, трех глав, девяти параграфов, заключения, библиографии и приложения.
В первой главе рассматриваются теоретические аспекты информационного обеспечения управления бизнесом.
Во второй главе проведен анализ состояния информационного менеджмента на предприятии (на примере ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»).
В третьей главе разработаны меры по повышению эффективности информационного обеспечения управления бизнесом ЗАО ПКФ «АВТОСПЕКТР».
Теоретические аспекты информационного обеспечения управления предприятием
1.1. Сущность информационного обеспечения управления предприятием
По мнению Бобылева М.П., информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Его можно рассматривать не только как единое целое, охватывающее все функции управления, но также и для отдельных функциональных управленческих задач, таких как прогнозирование и планирование, учет и анализ. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства [9, с. 23].
Информация для поддержки принятия решений вносит значительный вклад в принятие решения. Он становится фактором производства и, подобно труду, материалам и капиталу, создает богатство. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента [23, с. 29].
Самым важным фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является лучший менеджмент. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств [23, с. 30].
По мнению Вовкотруба О.В., от совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
1) Возможная экономия расходов за счёт снижения:
- фонда заработной платы;
- коммунальных услуг;
- стоимости программного обеспечения;
- расходов на почту;
- расходов на оформление договоров;
- расходов на перераспределение сырья.
2) Устранение возможных расходов в будущем:
- избежание будущего роста численности персонала;
- уменьшение требований к обработке данных;
- снижение стоимости обслуживания.
3) Возможные нематериальные выгоды:
- улучшение качества информации;
- повышение производительности;
- улучшение и ускорение обслуживания;
- новые производственные мощности;
- более уверенные решения;
- улучшение контроля;
- уменьшение просроченных платежей;
- полное использование программного обеспечения [13, с. 9].
Понятие информации достаточно большое и широко распространенное в настоящее время, сам термин информация происходит от латинского слова информация — объяснение, информация, представление.
«Планирование в малом предпринимательстве как фактор обеспечения ...
... планирования предпринимательской деятельности. Методологическую основу работы составили методы функционально-стоимостного и системного анализа. В качестве информационных ... совершенствованию системы планирования для обеспечения устойчивого развития ... воздействия с целью эффективного управления процессом производства [8, ... свою деятельность, постоянно собирать, анализировать и аккумулировать информацию ...
Научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, информацию об изобретениях, технических инновациях собственной компании и компаний-конкурентов, играет важную роль в процессе принятия решений. Это общий фонд и постоянно пополняемый потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которых обеспечивает компании высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих отчетов, отчетов, предложений по развитию и принятия управленческих решений.
При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:
- Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.
- Обеспечение упрощения и снижения затрат процессов сбора, обработки и передачи информации с использованием новейших технологий для автоматизации этих процессов. Использование информационных технологий, то есть PR, требует информационной поддержки. В данном аспекте речь идёт об информационных базах данных (ИБД), без которых вся PR-деятельность попросту не имеет смысла.
Из данных таблицы 1.1. видно, что управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации, все они сталкиваются с общим «требованием» самой информационно-управляющей системой (ИУС).
Предоставляя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает наблюдателю, осуществляющему мониторинг, определение неверных или слабых решений. Следовательно, информационная система управления может рассматриваться как интегрированный механизм контроля качества, который поощряет обучение из первых рук и использование знаний для улучшения навыков и производительности.
Любое предприятие, фирма должна иметь и систематически обновлять информационные базы данных по каждому сектору социальной среды и соответствующим адресатам связи с общественностью (PR).
Кроме того, необходима информативная база данных о компании, которая появляется в СМИ.
При осуществлении информационного обеспечения PR необходимо аккумулировать всю информацию, которая выходит из предприятия, фирмы, которая характеризует всю её деятельность — по крайней мере, ту информацию, которая носит открытый характер [17, с. 56].
В службе по связям с общественностью должны находиться внутрифирменная управленческая информация (приказы, положения, инструкции и т.д.), доклады руководства, статистические и отчетные материалы, тексты докладов и выступлений руководителей, протоколы важных совещаний, материалы текущей рекламы, жизнеописания первых лиц фирмы и др.
Для PR-деятельности абсолютно необходим комплекс информации, который можно определить как «история компании». В данном случае речь идет о фактах создания компании, этапах и этапах ее развития и становления. Чрезвычайно полезна также «история продукта», продукта, услуги, набора услуг или, скорее, вида деятельности, в которой компания принимает непосредственное участие.
«Повышение эффективности управления системой мотивации персонала ...
... мотивации трудовых ресурсов; 3. Рассмотреть методы мотивации персонала в организации; 4. Дать организационно-экономическую характеристику санатория «Лермонтово» оздоровительный трест «Сургут»; 5. Проанализировать систему управления мотивацией персонала ... системы и процесса стимулирования на систему и процесс мотивации (прямое влияние); 2) влияние системы и процесса мотивации на систему и процесс ...
По мнению Кенигфеста Г., по своим функциям в процессе управления экономическая информация подразделяется на плановую, оперативную, бухгалтерскую и статистическую. При изучении отдельных вопросов анализа используют также и неучетные, внеплановые данные [25, с. 34].
Подготовка исходных данных для анализа должна осуществляться целенаправленно и осмысленно, необходимо обеспечить надежность и полноту анализируемой информации.
Исходными данными для анализа производственной и хозяйственной деятельности промышленного предприятия служат материалы отчетности об объемах производства продукции за анализируемый период (год, квартал, месяц, сутки), об объемах работ и использовании техники, составе и численности персонала, производительности труда, а также показатели работы вспомогательных цехов, состояния и использования основных производственных фондов, стоимостные показатели по видам работ: заработная плата, расход материалов и их стоимость, расход электроэнергии, сжатого воздуха, расчет амортизационных отчислений.
Поэтому информационная система анализа хозяйственной деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом вышеперечисленных требований, что является необходимым условием повышения результативности и результативности анализа.
1.2. Классификация информационных систем применяемых на предприятиях
Информационная система – это организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы (процесс сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации).
Как видите, информационные системы могут содержать или не содержать компьютерные структуры обработки информации. Не вся информация в системе управления обрабатывается компьютером.
Есть такая, которую либо нельзя формализовать, либо не следует. Поэтому информационные потоки от аппарата управления к объекту и обратно делятся на две части: те, что обрабатываются с помощью компьютеров, и те, что нет. Таким образом, информационная система предприятия состоит из двух частей: автоматизированной и неавтоматизированной [30, с. 28].
По мнению Сбореца М.В., в связи с многоаспектностью, многофункциональность и различием сфер применения классификацию информационных систем осуществить достаточно сложно [46, с. 50].
В качестве признаков классификации могут служить следующие их свойства:
- — уровень интеграции информационных процессов;
- — степень автоматизации информационных процессов;
- -вид обрабатываемой информации;
- — отраслевая принадлежность;
- — уровень обслуживаемой системы управления;
- — класс решаемых задач.
- По степени автоматизации информационных процессов: автоматизированные, слабоавтоматизированные и неавтоматизированные.
- С уровня интеграции информационных процессов существуют интегрированные информационные системы и системы, состоящие из локальных частей и функциональных задач.
Интегрированные информационные системы создаются на единой информационной основе. Функциональные системы задач содержат плохо взаимосвязанные локальные подсистемы.
Организация процесса бизнес-планирования на предприятии
... различных идей и проектов. Объектом курсовой работы является организация бизнес-планирования на предприятии. Целью курсовой работы является изучение применения данного инструмента для планирования финансово-хозяйственной деятельности в качестве бизнес-плана на предприятии. В соответствии с данной целью ...
- По типу обрабатываемой информации системы делятся на документальные и фактологические.
Документальная информация — для поиска неструктурированной информации в текстовых или графических документах. Factgraphic: они имеют дело со структурированной информацией, что позволяет не только точный поиск информации, но также их арифметическую и логическую обработку.
- По отраслевой принадлежности — распределены по следующим классам: информационные системы предприятий связи, промышленных предприятий, транспортного предприятия, банков и т.д.
- По уровню обслуживаемой системы управления: федеральные, региональные, муниципальные, офисные [49, с. 28].
- По классу решаемых задач: вычислительные и информационные (управленческие).
Вычислительные системы предназначены для решения математических (технических) задач (например, управление робототехническими комплексами, средствами связи, железнодорожным и иным транспортом, летательными аппаратами и т.д.) [10, с. 28].
Информационные системы управления предназначены для решения операционных и аналитических задач в экономике.
Рассматривая структуру информационной системы, необходимо различать объекты управления, для обслуживания которых она была создана. Одни объекты функционируют в сфере бизнеса (обслуживание бизнес-процессов).
Для определения информации функционально-позадачную информационную систему можно условно представить в виде двух частей: — функциональной; — обеспечивающей. Функциональная часть состоит из функциональных подсистем и отражает цели и функции управления в виде моделей различного характера: информационных, статистических и других, которые выражают сущность деятельности того или иного структурного подразделения. С помощью функциональной части определяются операции, осуществляемые работниками управления, их потребности в информации, используемой исходной документации и т.д.
Создаваться функциональная часть информационной системы может в соответствии с одним из следующих принципов:
- позадачному;
— процессному. Позадачный. В соответствии с ним информационная система рассматривается как инструмент, способный поддержать любую функцию управления путем решения значимых задач. Обеспечивающая часть ИС состоит из: информационного, программного, технического, правового и другого обеспечения [16, с. 39].
Информационная поддержка — это структурированный набор всех управленческих документов и связанных с ними машинных опор, используемых для автоматизации управления. Программное обеспечение — это набор программ, описаний и инструкций, обеспечивающих создание, отладку и работу программ, предназначенных для решения задач управления. Программное обеспечение состоит из двух частей: общее и специальное. Общее состоит из общего системного программного обеспечения и общего прикладного программного обеспечения, а специальное – из специального системного и специального прикладного [22, с. 29].
Техническая поддержка включает средства для сбора, записи, накопления, передачи, обработки и воспроизведения информации, компьютеры, подключенные к сети, сетевое оборудование и каналы связи. Юридическая поддержка необходима для регулирования получения, обработки и использования информации. Правовое обеспечение включает: права, обязанности и ответственность персонала, правовые положения особых видов управления, статус информационной системы и др.
Управление конфликтами в малом бизнесе. Введение Управление конфликтами
... управления конфликтами в организации. Во второй главе конфликтные ситуации анализируются на примере малого бизнеса ООО «Звезда». В третьей главе курсовой работы я предложил рекомендации по устранению конфликтных ситуаций в анализируемой организации. Предмет исследования в данной курсовой работе - конфликт в организации, а тема - управление конфликтными процессами в организации. ...
Основные функции информационной системы производственной ориентации. Чтобы понять, как работает информационная система, обслуживающая бизнес-процессы промышленного предприятия, сначала необходимо выяснить взаимосвязь между типичными функциями управления. Функция планирования необходима для формирования производственных заказов в целом по предприятию и отдельным структурным подразделениям. Для выявления причин отклонения от заданных плановых показателей осуществляется такая функция как анализ, которая поставляет информацию, необходимую для формирования решений и корректировки исходных производственных и других планов [11, с. 19].
Структура и схема функционирования ERP-систем. Альтернативный взгляд на управление любым экономическим объектом предполагает отделение производственных и других процессов от управляющих структурных подразделений и объединение их в бизнес-процессы, в составе которых находятся все операции, выполнение которых обеспечивает получение законченного продукта [30, с. 28]. Наличие бизнес-процесса позволяет говорить о его стоимости, продолжительности, качестве и степени удовлетворенности клиентов, что может служить первой информацией для расчета его эффективности. Такой подход к построению информационных систем известен как процессный подход.
Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP – планирование ресурсов предприятия).
Под бизнес-процессом понимается совокупность увязанных в единое целое действий, выполнение которых позволяет получить конечный результат (товар или услугу).
Бизнес-процесс всегда направлен на достижение продуктивной или непродуктивной цели.
На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя, такие как: производственные процессы, включающие планирование производства, управление запасами, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, управление поставками; бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции; процессы продажи и маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписка счетов, планирование продаж и т.д.; процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д.
Бизнес-процессы можно разделить на основные и вспомогательные. Основные бизнес-процессы — это процессы, которые создают то главное, ради которого и существует предприятие (конечный товар или услугу).
В большинстве случаев они отражают: материально-техническое снабжение, производство, сбыт готовой продукции, послепродажные услуги и т.д. Вспомогательные бизнес-процессы, как правило, соответствуют управленческой деятельности: управление персоналом, техническим развитием, инфраструктурные услуги для внутренних управленческих подразделений, планирование, учет, процессы на складе, маркетинг, финансовая деятельность и.д.
Бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем месте [23, с. 56].
Структура и функции службы документационного обеспечения управления
... нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения ... утверждается ежегодно, начиная с 1 января, приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание, в том числе и обусловленные ...
Интеграция – связывание (объединение, слияние) отдельных частей или функций системы является одним из условий ее функционирования. Аппаратный и программный комплекс с открытым исходным кодом, который поддерживает бизнес-процессы и объединяет данные, функции и производственные процессы в единое целое.
В практике управления широкое распространение получили следующие программные системы, интегрируемые в рамках информационных логистических систем в одно целое:
- SCM – управление цепочками снабжением;
- CRM – управление взаимоотношениями с клиентами;
- CRP – планирование потребности в производственных мощностях.
Перечисленный минимальный набор программных комплексов интегрирован в единый набор, обеспечивающий информационную поддержку процессов управления на всех этапах разработки продукта и продаж. Центральное место в ней занимает CRP-система, основная задача которой состоит в расчетах загрузки оборудования по производственным технологическим маршрутам с учетом времени на его переналадку, простои, корректировку планов производства и т.д. Решается данная задача на основе плана-графика производственных заказов и заказов на поставку материалов [20, с. 15].
Система планирования процессов снабжения (SCM-система) обеспечивает координацию и контроль всех участников цепочки снабжения. SCM-системы позволяют предприятиям, выпускающих сложную продукцию, организовать передачу требований субподрядчикам, координировать работу с поставщиками, а также планировать производственные графики для рационального использования производственных и складских помещений.
Влияние информационной системы на структуру управления организацией [24, с. 67].
Таким образом, многолетний опыт использования компьютеров для управления предприятиями и организациями показывает, что простое внедрение инструментов автоматизации без анализа устоявшихся подходов к управлению ключевыми процессами на предприятии мало что предлагает.
Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ).
1.3. Роль логистических информационных систем в управлении западных и отечественных предприятий
Возрастающая роль логистики в современной экономике отражается в использовании ее возможностей в процессах производства и продаж. В новом веке Россия должна идти в ногу с мировыми тенденциями, и активное внедрение логистики следует рассматривать как одно из направлений дальнейшего развития экономики страны.
Концепция логистики как системы взглядов, методов, приемов и методов повышения эффективности работы логистических систем компаний способствует достижению единства и координации усилий всех сотрудников организации. Внедрение концепции логистики позволит гармонизировать внутренние и внешние бизнес-процессы, повысить эффективность деятельности структурных подразделений, сократить общие затраты и уменьшить себестоимость продукции, увеличить количество клиентов, расширить и, что немаловажно, удержать рынок сбыта, повысить качество обслуживания потребителей и укрепить репутацию компании.
известно, что внедрение логистических принципов в управление материальными потоками позволяет снизить уровень запасов на 30-50% и сократить время движения продукта на 25-45%.
Управления персоналом в организации. Система управления персоналом ...
... участие в разработке организационно-методических и нормативно-технических документов для решения отдельных задач управления персоналом организации по месту прохождения практики; разработка предложений по совершенствованию подсистемы управления персоналом системы управления организации; Такой отчет состоит ...
В Западной Европе, США и Японии доля затрат на логистику и транспортировку составляет 20% от валового национального продукта или 30-40% стоимости конечного продукта, половина из которых расходуется на хранение и поддержание запасов. Во временном аспекте обеспечение и транспортировка занимают в затратах времени на доставку от первичного поставщика до конечного потребителя 98%, а собственно производство — лишь 2% времени всего цикла [15, с. 32].
Методы управления логистикой хорошо известны руководителям большинства российских компаний. Но эти методы используются только в единичных случаях и на уровне интуиции. В то же время современные логистические концепции успешно применяются рядом ведущих российских компаний в стратегическом и оперативном управлении ключевыми функциональными направлениями, такими как поставка, производство и продажа продукции.
Советом логистического менеджмента США дается следующее определение логистики: «Логистика есть процесс планирования, управления и контроля эффективного (с точки зрения снижения затрат) потока запасов сырья, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, услуг и сопутствующей информации от места возникновения этого потока до места его потребления (включая импорт, экспорт, внутренние и внешние перемещения) для целей полного удовлетворения запросов потребителей».
Поддержка информации в компании, то есть обработка, учет, анализ и прогнозирование информации, является звеном для интеграции инструментов управления: планирования, контроля и организации, а также для связи системы управления с исполнением.
Таким образом, система информационного обеспечения — это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и его окружения, организованная во взаимосвязанные информационные потоки.
Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и передачи их пользователю. Оптимизация информационных и документальных услуг в сфере управления, повышение производительности и качества работы административного персонала в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий в производственной деятельности.
Анализ информационного обеспечения системы менеджмента на предприятии (на примере ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»)
2.1. Краткая характеристика ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»
Компания ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» имеющая двадцатилетнюю историю, с начала своей деятельности занималась изготовлением надстроек на шасси грузовых автомобилей отечественного и импортного производства.
Сегодня ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является одним из крупнейших производителей спецтехники гражданского и военного назначения на шасси российского и импортного производства на территории России и стран СНГ. Кроме того, компания имеет статус официального дилера ОАО «КАМАЗ».
Юридический адрес: г.Оренбург, РФ.
Качество выполнения работ подтверждается наличием сертификата ГОСТ Р ИСО 9001-2015.
Информационный менеджмент как процесс управления людьми, обладающими информацией
... информационного менеджмента, которые являются универсальными, для тех организаций, где процесс управления информацией и людьми ею обладающими является основным. Люди не делают различия между информацией и данными. Данные ... продукции; руководство техническим обслуживанием, обеспечением запчастями, выбором специальных методов ... одна из основных тем работы - информация. Информация – это сведения, которые ...
В линейке производимой продукции компании представлены:
- — бронированные автомобили для перевозки ценных грузов;
- — бронированные автомобили для перевозки личного состава;
- — автомобили бронированные двойного назначения, в том числе с бронированным фургоном;
- — автомобили нефтегазового и лесозаготовительного комплексов (трубовозы, плетевозы, сортиментовозы, лесовозы);
- — металловозы;
- — автомобили-фургоны специальные для перевозки взрывчатых веществ и изделий различных подклассов и групп совместимости;
- — зарядно-смесительные автомобили для транспортировки и временного хранения не взрывчатых компонентов взрывчатого вещества;
- — комбинированная-дорожная техника на базе шасси «Mercedes-Benz», «КАМАЗ»;
- — самосвалы на базе шасси «Mercedes-Benz»;
- — зерновозы на шасси «КАМАЗ» и «Mercedes-Benz»;
- — автомобили с крано-манипуляторной установкой.
ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является официальным российским дилером компании «SCHMIDT», одной из ведущих европейских производителей подметально-вакуумной техники, машин для обслуживания аэродромов, шнекороторной техники и оборудования для комбинированных дорожных машин. Компания ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» предлагает коммунально – дорожные машины для зимнего и летнего содержания автомобильных дорог, в первую очередь, дорожных покрытий, состояние которых является главным критерием эффективности работы автомобильного транспорта и безопасности дорожного движения. В данный момент фирма является одним из лидеров на рынке специальной техники г.Оренбурга.
Рассмотрим основные финансово-экономические показатели деятельности компании: данные об обеспеченности и эффективности использования основных производственных фондов в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представлены в таблице 2.1.
Анализируя данные таблицы 2.1 можно сделать вывод, что основные производственные фонды на исследуемом предприятии используются эффективно. Так, например, фондоотдача составляет в 2017 году 20 руб., т.е. на 1 руб. основных производственных фондов было получено 20 руб. при фондоемкости 10 коп (т.е. для производства 1 руб. товарооборота было затрачено фондоемкости 10 коп.).
Увеличение фондоотдачи связано с увеличением товарооборота, а снижение фондоемкости говорит об уменьшении стоимости основных фондов. Коэффициент эффективности или уровень рентабельности основных производственных фондов вырос на 161 п.п., а срок окупаемости с каждым исследуемым годом уменьшается. Снижение стоимости основных производственных фондов на 8% за период исследования вызвали снижение роста фондообеспеченности на 6% и фондовооруженности на 32%.
Показатели товарооборота очень важны, в конечном счете, от них зависит величина валового дохода и прибыли. Рассмотрим состав и структуру товарооборота в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг. (см.табл. 2.2).
Как видно из данных таблицы 2.3. численность персонала на период 1 января 2019 года составляет 212 человек, из них 46 человек составляет руководство и ИТР, 166 человек это основные и вспомогательные рабочие, кадровый состав сформирован и достаточно стабилен.
Таким образом, представив характеристику технико-экономических показателей деятельности ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» можно сделать следующие выводы: анализ данных предприятия ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» показал, что в современных условиях изучаемое предприятие ориентируется как на структурное и организационное развитие, так и на повышение экономических и финансовых показателей.
Что в полной мере подтверждают рост исходных данных за три года, таких как товарооборот, прибыль численность работников, среднегодовых товарных запасов и т.д. Структура управления ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является линейно-функциональной.
Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные – консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.
Во главе предприятия стоит генеральный директор, непосредственно которому подчиняются заместитель директора, заместитель директора по производству, главный бухгалтер, отдел кадров, и отдел сертификации. Заместителю директора подчиняются отдел логистики, отдел продаж, склад и транспортный отдел, начальники цехов.
Бухгалтерия является структурным подразделением ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», в котором работают два сотрудника: главный бухгалтер и бухгалтер-кассир. В бухгалтерии осуществляется управление финансами предприятия, в частности, ведется бухгалтерский учет, составляется бухгалтерская и налоговая отчетность, начисляется заработная плата, осуществляются другие учетные функции.
Отдел сертификации занимается контролем соответствия получаемой от поставщиков продукции требованиям к качеству, проверяет наличие сертификатов качества, лицензий на алкогольную продукцию. Руководит работой подразделения начальник отдела сертификации, в отделе работают специалисты по сертификации.
Таким образом, система управления ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представлена двумя подсистемами: управляющей и управляемой.
2.2. Анализ состояния информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»
Вначале представим основные деловые процессы, процессный подход к организации управления предприятием является одним из реальных способов, позволяющих существенно улучшить основные показатели предприятия, повысить его конкурентоспособность и снизить издержки.
Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем. При таком подходе предприятие рассматривается не как совокупность выполняемых подразделениями и отдельными должностными лицами задач и функций, а как система взаимодействующих деловых процессов, направленных на достижение определенных целей.
Организация деятельности на этой основе дает возможность решить ряд важнейших для ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» задач – от сокращения расходов и наиболее полного использования ресурсов на базе оптимальной организации работы до управления ассортиментом и ценообразованием выпускаемой продукции на основе полной, точной и своевременной информации в единой информационной базы данных предприятия (см.приложение А,Б,В).
На ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» можно выделить следующие бизнес-процессы:
Управление.
- Оперативное управление.
- Производство.
- Технико-экономическое планирование.
- Техническая подготовка производства.
- Производство.
- Оперативное управление производством.
- МТО.
- Обеспечение складских запасов.
- Обеспечение материально-техническими ресурсами.
- Учёт. Бухгалтерский учёт.
- Управленческий учёт.
- Финансы.
- Маркетинг.
- Сегментирование рынка.
- Анализ рынка.
- Продвижение товаров и услуг.
Закупки и сбыт. Транспортное обеспечение. Внешнее транспортное обеспечение.
- Внутреннее транспортное обеспечение.
- Ремонтное обеспечение. Энергетическое обеспечение.
- Кадровое обеспечение.
Социальное обеспечение. Обеспечение основной деятельности.
- Информационное обеспечение.
Управление, «управление» является одним из ключевых деловых процессов, так как предприятие в целом является объектом управления. Управление – это деятельность, направленная на согласование работы всех деловых процессов предприятия. При умелой организации взаимодействия деловых процессов существенно возрастает эффективность работы всего предприятия. Производство, деловой процесс производство включает подготовку производства, планирование производства, сам процесс производства и вспомогательное производство. Объединение этих деловых процессов в один обусловлено небольшой величиной предприятия ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Таким образом, деловой процесс включает: обеспечение бесперебойного и эффективного осуществления производства; изготовление качественной продукции в результате переработки (обработки) поступившего сырья, полуфабрикатов; обеспечения бесперебойного и качественного изготовления и выпуска готовой продукции.
Материально-техническое обеспечение. Процесс выполняет работы по обеспечению потребности предприятия качественными средствами производства (сырье, полуфабрикаты).
А также: определяет потребности в сырье и материалах, оборудовании, топливе и энергии на определенные периоды, разрабатывает планы материально-технического обеспечения деловых процессов предприятия, анализирует рынки поставщиков, непосредственно осуществляет закупки сырья, материалов, оборудования.
Учёт, в рамках данного делового процесса решаются следующие задачи: учет финансовых, расчетных и кредитных операций; учет малоценных и быстро изнашивающихся предметов, учет материально-производственных запасов, учет транспортно-заготовительных расходов, начисление и выдача заработной платы, налоговый учет и т.п.
Цели организации учета на предприятии: контроль за рациональным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности.
Финансы, деловой процесс направлен на распределение финансовых средств по подразделениям и проектам предприятия, контроль за исполнением бюджета, на осуществление финансовой деятельности предприятия, формирование и распределение доходов и накоплений предприятия и их использование по обязательствам перед государственным бюджетом, налоговыми органами, поставщиками, финансирование затрат на расширенное воспроизводство, социальное обеспечение и материальное стимулирование работников.
Маркетинг, разработка маркетинговой политики ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», изучение потребительского спроса, его прогнозирование, исследование конъюнктуры рынка (включая сегментирование рынка, продвижение продукции, разработка новых стратегий для повышения конкурентоспособности).
Закупки и сбыт, деловой процесс осуществляет организацию закупок и сбыта продукции, поставку дилерам или покупателям (если продажи под заказ) в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.
Также выполняется прогнозирование и планирование закупок и реализации продукции, перспектив развития рынков сбыта, планирование поставок, учет выполнения плана продажи автомобилей.
Транспортное обеспечение, целью делового процесса «Транспортное обеспечение» является бесперебойное транспортное обслуживание подразделений предприятия. Транспортные операции являются важной составной частью производственного процесса, причем транспортные средства нередко используются в целях регулирования его хода и обеспечения заданного ритма производства.
Ремонтное обеспечение, выполняет задачи текущего и капитального ремонта технологического оборудования основного и вспомогательного производства.
Физическая и логическая схема модернизированной компьютерной сети. Последняя модернизация компьютерной сети на предприятии производилась в июне 2015 года, в связи с этим дополнительная модернизация компьютерной сети требуется.
В августе 2015 года была произведена модернизация технического обеспечения информационной системы в связи внедрения новой информационной системы «1С: Предприятие» 8-ой версии.
Однако в последующей модернизации технического обеспечения информационной системы предприятие на ближайший период нуждается.
Таким образом, целью делового процесса «Информационное обеспечение предприятия» ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является организация и поддержка, и защита будущей комплексной информационной системы предприятия.
Информационные системы будут предназначены для повышения эффективности управления деловыми процессами в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» с помощью информационных технологий, для ускорения подготовки и принятия управленческих решений.
В настоящий момент информационное обеспечение в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное.
Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.
Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.
Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи — от объекта к органу управления — следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления).
Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.
Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Основным элементом внутримашинного ИО в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.
Далее автор курсовой работы проведет анализ состояния информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» посредством изучения следующих критериев:
- рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе (норма обработки информации, % дублирования документов);
- сокращение числа форм бумажных документов;
- возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;
- необходимая избыточность информационного обеспечения.
Информационный Банк данных в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.
В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления.
При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления, которая полностью будет введена в действие в период 2020-2020 гг. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.
К разработке информационного обеспечения управления на предприятии ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» в настоящее время предъявляется ряд организационно-методических требований, основные из них: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе;
- сокращение числа форм документов;
- возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;
- необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации (см.табл. 2.4.-2.6).
Как видно из данных таблицы 8 число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составляет 22 формы документов.
Представим уровень необходимой избыточности информационного обеспечения, позволяющей пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» (% информационной избыточности от нормы 100%)
В итоге необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году составляет 83% от нормы в 100%, показатель не достигает планируемых норм, негативная тенденция.
Применение экономико-математических методов, средств вычислительной техники и связи создает новые возможности для решения комплекса задач в системе управления предприятия ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Представим финансовое, материальное обеспечение функционирования информационной системы в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» в 2015-2017 гг.(см.табл. 2.7).
Как видно из данных таблицы 2.7. финансовое, материальное обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., происходит не в полной мере от плана и составило в 2017 году 389 тыс.руб, что на 31 тыс.руб, меньше плановых показателей, причина недостаток финансирования.
Таким образом, на основании анализа функционирования информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» установлены как положительные та и отрицательные стороны:
Положительные стороны:
На предприятии используются следующее программное обеспечение: Консультант + (Сборник законов Российской Федерации), «1С» Предприятие, «1С» Бухгалтерия, также используются Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access.
На ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» построена структура управления и функционируют бизнес-процессы.
Создан Информационный Банк данных в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», функционирует пилотная информационная система (база данных).
Негативные стороны: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», соответствует не в полной мере и не соответствует утвержденным нормам. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составляет 22 формы документов.
Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году составляет 83% от нормы в 100%, показатель не достигает планируемых норм, негативная тенденция.
Финансовое, материальное обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных информационных потоков) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., происходит не в полной мере от плана и составило в 2017 году 389 тыс.руб, что на 31 тыс.руб, меньше плановых показателей, причина недостаток финансирования.
2.3. Факторы, снижающие уровень информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»
Автором ВКР в ходе исследования уровня информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» были выявлены следующие проблемы, которые имеют место и их нужно устранить или минимизировать:
- Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», не соответствует утвержденным нормам.
- Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует установленной норме.
- Показатель необходимой избыточности информационного обеспечения, позволяющего пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году не достиг планируемых норм, негативная тенденция.
- Финансовое, обеспечение функционирования пилотной информационной системы (базы данных, потоков) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., происходило не в полной мере и отстает от плана.
- Пункт в информационной системе (базы данных) цена производства товара (ЦПТ) включен в процесс производства, однако затянут во времени и порождает новые проблемы, а именно: окончательное определение цены находится в середине технологического процесса, когда проведена работа в ряде подразделений, возможно, осуществлены какие-либо закупки.
Конечная цена для заказчика определяется долго, сложно, а также может значительно отклонится от заявленной в договоре, что может являться решающим фактором неудовлетворенности клиента. Происходят значительные потери времени и материальных ресурсов в случае отказа клиента от заказа на данном этапе. Теоретически по договору заказчик не может безболезненно отказаться от сделанного заказа, даже если цена многократно увеличится.
В договоре указано, что он должен оплатить понесенные затраты по заказу — такой порядок ведет к потере клиента (см.табл. 2.8).
Как видно из данных таблицы 11 цена производства товара (ЦПТ) в начале заказа и конечная цена заказа ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» имеет значительное отклонение, % от первоначальной цены. В 2017 году конечная цена заказа превышает первоначальную цену заказа на 19%, негативная тенденция, причина затянутость выполнения заказа от несогласованности взаимосвязи между технологическим процессом и поступлением информации в информационную систему о заказе клиента.
Нет четкого, формализованного, регламентированного по времени, процесса заключения договора с клиентом. Возможны ситуации, когда договора могут заключаться в пределах одного кабинета без должной проработки, для ускорения проработки договора клиент может самостоятельно прорабатывать отдельные процедуры, возможно множество вариаций на тему заключения договора.
Возможно заключение договоров с необоснованными сроками, как следствие, невозможность правильного планирования работы подразделений и срывы сроков поставки и потеря клиента.
Бумажные технологии сильно замедляют скорость движения информации по предприятию. Следствие — затянутые сроки процессов, не видно куда какая информация ушла, в каком состоянии какой заказ, работа «вслепую».
Отсутствие единой концепции развития АСУ, стратегия развития АСУ не увязана с целями предприятия.
Многие процессы не автоматизированы, или полуавтоматизированы.
Основные производственные задачи: бюджетирование (финансы, экономика);
- формирование планов отгрузок;
- формирование планов производства;
- расчет потребностей материалов, расчет потребностей инструмента не автоматизированы или реализованы в локальных, отдельных задачах на отдельных компьютерах.
Таким образом, на основе проведенного практического исследования, можно сделать следующий вывод: информационное обеспечение управления на предприятии ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при её функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
В итоге проанализировав качество информационного обеспечения управления в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» и организационную структуру предприятия приходим к выводу, что процесс управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не оптимален и нуждается в улучшении.
Глава 3. Разработка мероприятий по повышению эффективности информационного обеспечения управления бизнесом ЗАО ПКФ «АВТОСПЕКТР»
3.1. Разработка мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»
С целью устранения выявленных недостатков и совершенствования информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР » автор предлагает создать единую информационную систему с помощью Программы «Докменеджер» на период 2019-2020 гг., целью которой будет автоматизация бизнес процессов в области:
- отдела расчетов с поставщиками по региональным и отраслевым программам;
- управление обеспечения комплектующими материалами;
- управление обеспечения металлами, что позволит повысить эффективность работ во многих подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Если при этом произвести автоматизацию этих процессов с объединением в единую информационную базу – это даст еще большее ускорение прохождения заказа и контроль за состоянием заказов в реальном масштабе времени (см.приложение Г).
Необходимо разработать и внедрить в деятельность ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программу «Докменеджер» с целью ускорения обмена документами между подразделениями и оперативности принятия решений. Заменив тем самым функционирующую пилотную информационную систему (базу данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг., которая оказалась громоздкой и затратной системой.
Роль информационных технологий в такой оптимизации:
- интеграция информации из разных отделов;
- автоматизация процессов;
- хранение и оперативное предоставление информации;
- отслеживание движения документов, сырья, продукции;
- уменьшение количества брака продукции;
- уменьшение количества шагов процесса.
Выделим бизнес-процессы для создания ИС.
Представим основные бизнес-процессы ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» которые будут объединены в единую информационную базу:
- бизнес процесс расчета с поставщиками по региональным и отраслевым программам;
- бизнес процесс обеспечения комплектующими (подсистема управления комплектующими будут выполнять следующие функции):
- Оперативное обеспечение предприятия основными, вспомогательными и горюче-смазочными материалами для производства, а также материалами и комплектующими изделиями для производственной деятельности;
- Поиск и оценка поставщиков основных, вспомогательных и горюче-смазочных материалов для производства;
- Поиск и оценка поставщиков материалов и комплектующих изделий;
- Подготовка проектов договоров на закупку материалов и комплектующих изделий для производства;
- Сроки подготовки проектов договоров;
- Организация доставки на предприятие закупленных материалов и комплектующих изделий для производства;
- Обеспечение предприятия основными, вспомогательными и горюче-смазочными материалами для производства, а также материалами и комплектующими изделиями для монтажа сборных металлических конструкций;
- Поиск и оценка поставщиков основных, вспомогательных и горюче-смазочных материалов для производства;
- Поиск и оценка поставщиков материалов и комплектующих изделий;
- Подготовка проектов договоров на закупку материалов и комплектующих изделий для производства;
- Организация доставки на предприятие закупленных материалов и комплектующих изделий для производства.
- Бизнес процесс обеспечения металлами.
Все эти бизнес-процессы будут взаимосвязаны между собой и вытекают один из другого. Состав ИС. Обоснование выделенных подсистем.
Проанализировав организационную структуру управления, выделенные бизнес-процессы и схему экономических, информационных, производственных и управленческих потоков, информационную систему ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» можно будет разбить на следующие подсистемы:
- подсистема руководства, подсистема производства;
- подсистема обеспечения качества;
- подсистема расчета с поставщиками по региональным и отраслевым программам, подсистема планирования и обеспечения комплектующими;
- подсистема планирования и обеспечения металлами;
— – подсистема сбыта. Каждая из выделенных подсистем будет являться одним из этапов прохождения заказа по ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Взаимодействие подсистем ИС согласно инновационному проекту. Рассмотрим схему управленческих потоков между подсистемами (см.рис. 3.1.1).
Рис. 3.1.3. Взаимосвязь между подсистемами по потоку экономической информации
«ПС планирования и обеспечения металлами» получает из «ПС производства» будет получать информацию о материалах, которые необходимы для изготовления продукции.
«ПС сбыта» будет получать информацию об изготовленной продукции готовой для отгрузки или к складированию.
Рассмотрим схему взаимодействия подсистем по потоку производственной информации (см.рис. 3.1.4).
Рис. 3.1.4. Взаимосвязь между подсистемами по потоку экономической информации
«ПС расчета с поставщиками по региональным и отраслевым программам будет получать из «ПС производства» информацию о материалах, которые необходимы для изготовления продукции.
«ПС сбыта» будет получать информацию об изготовленной продукции готовой для отгрузки или к складированию.
Сегодня оптимизация тех или иных бизнес-процессов является не только существенным средством экономии времени и производственных затрат, но и показателем хорошо отлаженной системы работы всего ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Поэтому, несмотря на все «отторгающие» факторы типа психологических барьеров, процесс внедрения ИТ-решений в работу становится неотъемлемой частью статьи расходов как для крупных, так и для малых предприятий.
В 2015-2017 годах документооборот ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» резко увеличился на 40%, стало понятно, что существующая система документооборота не только устарела, но и даже является своеобразным тормозом для управленческих процессов. Разумеется, и раньше в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» предпринимались шаги по автоматизации делопроизводственных процессов, (функционирование пилотной информационной системы (базы данных) в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.), но они не давали нужного эффекта. Однако разработка и внедрение в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программы «Докменеджер» явиться кардинальным шагом в деле по перестройке всей системы электронного делопроизводства на предприятии (см.табл. 3.1.1).
Консультанты ООО «СофтИнтегро» должны будут в 2019 году проводить последовательную работу по обучению работников ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» методам работы с системой «ДокМенеджер». Обучение будет проходить по принципу каскадного метода: сначала систему освоят работники общего отдела (для них будет проведен ряд семинаров, подготовлены инструкции), затем пройдут курс обучения представители каждого подразделения предприятия, которые, в свою очередь, представляли новые знания своим коллегам.
Разумеется, внедрение системы будет проходить поэтапно, на базе MS Exchange (система электронной почты плюс немного активности, связанной с планированием мероприятий).
Одним из решающих факторов при выборе новой системы явилась возможность расширить существующую функциональность без выстраивания отдельной независимой системы «с нуля».
Существенным фактором явился и финансовый показатель: уникальным конкурентным преимуществом системы «ДокМенеджер» является гибкий подход ООО «СофтИнтегро» в части отмены лицензирования по количеству рабочих мест, поскольку на момент планирования предполагается всего около 80 точек регистрации, к моменту принятия решения о внедрении их число уже возрастет до 120, а количество пользователей с предполагаемых двухсот вырастит по ходу внедрения до 210 с лишним.
Докменеджер компании ООО «СофтИнтегро» эта система управления бизнес-процессами «ДокМенеджер+BPMS» по совокупности факторов и по оптимальному соотношению цена/качество.
Задачей аппарата генерального директора, который и явился основным заказчиком проекта «Докменеджер», будет создание мощного инструмента для повышения эффективности и управляемости процессов распространения и контроля исполнения управленческих решений в целом.
Итогом всех предполагаемых мероприятий должно стать создание единой системы электронного документооборота во всех подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Проект невозможно внедрить сразу на таком огромном предприятии, как ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» со всеми его подразделениями, поэтому естественным было разбить проект на части: первым этапом реализации будет являться автоматизация управленческого документооборота между руководством подразделений ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
На следующем этапе реализации проекта планируется осуществление автоматизации полного цикла обработки документов в единой СЭД (от руководителя до конечного исполнителя) во всех подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»; оптимизация документопотоков с применением принципов экономного производства к процедурам управленческого документооборота; автоматизация «ручных» процедур, связанных с оформлением писем и служебных записок. Полученный эффект от внедрения в цифровом выражении по всем показателям соответствует плановым значениям, а по параметру «сокращение времени регистрации документов» будет очень значительным: экономия рабочих часов за месяц составит порядка 2370 часов.
3.2. Оценка эффективности разработанных мероприятий
Самым важным фактором успеха в реализации проекта считается рабочая группа по внедрению как со стороны ООО «СофтИнтегро», так и со стороны работников ООО «АВТОСПЕКТР», которые очень многое должны будут сделать для достижения конкретного полезного результата, не ограничиваясь в работе только должностными инструкциями.
Главным показателем успеха можно будет считать то, что система будет использоваться и даст экономический эффект (см.приложение Д).
Основными достоинствами системы, считается простота в освоении и нетребовательность к ресурсам. Также помогут успешной реализации проекта наличие четко прописанных процедур управления документами на ООО «АВТОСПЕКТР», поскольку если бы этого не было, то сначала масса времени ушла бы на то, чтобы все эти процедуры упорядочить.
Плюс сыграет роль понимание руководством предприятия того, что этот существующий порядок нужно совершенствовать, используя информационные технологии (см.табл. 3.2.1).
В итоге планируемые результаты проекта в цифрах составят:
- количество охваченных структурных подразделений:
- план — 10.
Количество сотрудников, участвующих в документообороте (до конечных исполнителей):
- план – 202.
Количество сотрудников, получивших доступ к системе:
- план – 200.
Количество входящих документов:
- план – 2618.
Количество внутренних документов (ОРД, переписка между подразделениями):
- план – 24690.
Количество исходящих документов:
- план – 17444.
Результатом внедрения системы на первом этапе станет, в первую очередь, единый порядок регистрации документов для всех подразделений ООО «АВТОСПЕКТР». Сокращение времени на доставку, и прохождение документов является самым большим плюсом в использовании этой системы.
Таким образом, для устранения выявленных недостатков и для повышения эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» автор предлагает:
1) создать единую информационную систему на период 2019-2020 гг., с помощью Программы «Докменеджер» целью которой будет автоматизация бизнес процессов в области:
- Отдела расчетов с поставщиками по региональным и отраслевым программам.
Управление обеспечения комплектующими.
- Управление обеспечения металлами, что позволит повысить эффективность работ во многих подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Если при этом произвести автоматизацию этих процессов с объединением в единую информационную базу – это даст еще большее ускорение прохождения заказа и контроль за состоянием заказов в реальном масштабе времени.
2) Разработать и внедрить в деятельность ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программу «Докменеджер» с целью ускорения обмена документами между подразделениями и оперативности принятия решений.
Результатом внедрения системы на первом этапе станет, в первую очередь, единый порядок регистрации документов для всех подразделений предприятия. Во-вторых, произойдет упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов.
Улучшиться рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Сократиться число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» которое не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составило 22 формы документов.
3) Целью информационного обеспечения управления ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» на период 2019-2020 гг., будет являться создание комплексной единой автоматизированной системы управления акционерным обществом, которая будет охватывать планирование, подготовку и оперативный контроль производства, а также маркетинг и многое другое.
Заключение
В итоге интегрированная информационная система является, прежде всего, мощным инструментом управления, способствующим повышению эффективности работы компании, ее конкурентоспособности и, следовательно, увеличению доходов, поскольку оперативная и адекватная информация о ходе дел, предоставляемая системой, позволит быстро принимать правильные управленческие решения.
Таким образом, система информационного обеспечения — это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и его окружения, организованная во взаимосвязанные информационные потоки.
На основе проведенного практического исследования, можно сделать следующие выводы:
Информационное обеспечение системы управления на предприятии ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при её функционировании.
Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
В итоге проанализировав качество управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» и организационную структуру предприятия приходим к выводу, что процесс управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не оптимален и нуждается в улучшении.
Таким образом, в ходе проведенного исследования выделим главные недостатки в качестве управления информационными потоками в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР»: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР», соответствует утвержденным нормам не в полной мере. В 2017 году факт обработки информации (1 день – 70 документов) % дублирования 9% от 100%, при норме 100 документов и 3% дублирования. Число форм документов в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» не в полной мере соответствует норме и составило в 2017 году 145 форм, отклонение от плана составляет 22 формы документов. Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации в 2017 году составляет 83% от нормы в 100%, показатель не достигает планируемых норм, негативная тенденция.
Цена производства товара (ЦПТ) в начале заказа и конечная цена заказа ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» имеет значительное отклонение, % от первоначальной цены. В 2017 году конечная цена заказа превышает первоначальную цену заказа на 19%, негативная тенденция, причина затянутость выполнения заказа от несогласованности взаимосвязи между технологическим процессом и поступлением информации в информационную систему о заказе клиента.
Как видно из проведенного анализа финансовое, материальное обеспечение функционирования информационной системы в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» в 2015-2017 гг., меньше плановых показателей, причина недостаток финансирования.
Для устранения выявленных недостатков и для повышения эффективности информационного обеспечения управления предприятием ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» автор предлагает:
1) С помощью Программы «Докменеджер» создать единую информационную систему на период 2019-2020 гг., целью которой будет автоматизация бизнес процессов в области:
- Отдела расчетов с поставщиками по региональным и отраслевым программам. Управление обеспечения комплектующими.
– Управление обеспечения металлами, что позволит повысить эффективность работ во многих подразделениях ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР». Если при этом произвести автоматизацию этих процессов с объединением в единую информационную базу – это даст еще большее ускорение прохождения заказа и контроль за состоянием заказов в реальном масштабе времени.
2) Разработать и внедрить в деятельность ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» программу «Докменеджер» с целью ускорения обмена документами между подразделениями и оперативности принятия решений.
Роль информационных технологий в такой оптимизации:
- интеграция информации из разных отделов;
- автоматизация процессов;
- хранение и оперативное предоставление информации;
- отслеживание движения документов, сырья, продукции;
- уменьшение количества брака продукции;
- уменьшение количества шагов процесса.
Таким образом, обоснование внедрения программы «Докменеджер» в ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» следующие: результатом внедрения системы на первом этапе станет, в первую очередь, единый порядок регистрации документов для всех подразделений предприятия. Во-вторых, произойдет упрощение порядка работы по регистрации и отслеживанию внутренних документов, то есть если раньше входящий внутренний документ, проходя по ряду подразделений, «обрастал» тремя-пятью номерами, то сейчас для прохождения документа по всем подразделениям достаточно одного номера, данного в месте регистрации.
Улучшиться рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
Список использованной литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/po-predmetu-teoriya-upravleniya/
- Нормативные правовые акты и нормативные документы:
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) // (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ) // СЗ РФ. — №23. – Ст. 34.
- Гражданский кодекс РФ (ч.1,2 и 3) (с изм., и доп. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997г., 8 июля, 17 декабря 1999г.., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001.) (изм., и доп. от 20 марта 2002 г.) // СЗ РФ. – 1997. – №32. – Ст. 27.
- Трудовой кодекс Российской Федерации: федеральный закон РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ в ред. ФЗ РФ от 30.12.2008 № 309-ФЗ; // СЗ РФ. — 2002. — №1 (Ч.1).
— Ст.3; СЗ РФ. — 2009. — №1. — Ст. 21.
- 2. Специальная литература:
- 4. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2016. – 191 с.
- Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2017.— №12. – С. 46—48.
- Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2016. – С. 16, 32.
- Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2017. – 78 с.
- Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2017.– №22. – С.56, 76.
- Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2016.—49 с.
- Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2017. – №20. – С. 11, 28.
- Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2017. – №2. – С. 19, 33. — 34.
- Витин, Ю.Г. От документооборота классического – к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2016. – №24. – С. 23.
- Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции «Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении». – Пенза, – 2016. – С. 3–10.
- Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2017. – №15. – С. 17–22.
- Гельман-Виноградов, К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов // — Междунар. форум по информации и документации. – 2016. – Т. 17. – № 1. – С. 22.
- Гельман-Виноградов, К.Б. Пространственная одиссея документов как глобальное явление / К.Б. Гельман-Виноградов // Отечественные архивы. – 2017. – №6. – С. 39.
- Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией» – М., – 2016. – С. 56, 84–87 (2008 а).
- Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. – 2017. – №32. – С. 16–24.
- Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик // — Секретарское дело. – 2017. – № 9 – С. 45–75.
- Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани – СПб: «Питер», 2014. – 289 с.
- Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт», 2015. – 238 с.
- Доронина, Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2017. – №2. – С. 8, 18,29,32.
- Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. … канд. эконом. наук / О.В. Живаева. – В., 2016. – 148 с.
- Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2016. – №8. – С. 12,32,67.
- Кенигфест, Г. Информационные технологии в деятельности предприятий России / Г. Кенигфест // Yes! – 2017. — №4. – С.32,34.
- Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2016. – №11. – С. 32–35.
- Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М., – 2014. – С. 34.
- Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // –М.: «Научная книга», 2017. – 110 с.
- Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2014. – №21. – С.5–9.
- Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2016. – №24. – С.28.
- Текущий архив:
- Годовые отчеты о деятельности ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.
- Кадровые отчеты о деятельности компании ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.
- Финансовые отчеты о деятельности компании ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР» за 2015-2017 гг.
- Интернет ресурсы:
- Электронный ресурс сайт. ЗАО «ПКФ АВТОСПЕКТР».
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/po-predmetu-teoriya-upravleniya/
