В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др.
В целях совершенствования организации делопроизводства и порядка работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подведомственных подразделениях МВД России Приказом МВД Российской Федерации п. 150 от 1 марта 1999 г утвержден для делопроизводства. Данный документ разработан в соответствии с федеральными законами и иными нормативными актами, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Государственными стандартами РФ и определяет единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами, письменными и устными обращениями граждан и народных депутатов в главных управлениях, управлениях и иных подразделениях МВД РФ.
Современное делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ).
Его аспект связан с внедрением информационных систем в менеджмент и их организационным, программным и информационным обеспечением, приближенным к терминологии, используемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «офисная работа» и «управленческая документация» являются синонимами и используются для обозначения одной и той же деятельности.
Государственная система документационного обеспеченияуправления. Этот документ представляет собой свод принципов и правил, устанавливающих единые требования к документации управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий ряд требований и положений, способствующих развитию единых подходов не только к традиционному, но и к автоматизированному документообороту — управлению информацией.
Для написания данной дипломной работы привлекались законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;
- создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;
- защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения относительно информации и ее документации.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Этот закон определяет условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Действие закона самосохранения на организацию
... ряд задач: Рассмотреть понятие закона самосохранения; Определить факторы самосохранения и устойчивости организации; Изучить механизм реализации закона самосохранения; Определите формы реакции организации на вызовы закона самосохранения. Объектом курсовой работы является АКГУП "Колос". закон самосохранение организация устойчивость Объект - суть, содержание ...
Актуальность выбранной темы обусловлена недостаточной проработкой проблемы документального обеспечения управления в государственных органах. Решение проблемы документооборота в современных условиях позволит целенаправленно обучать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование.
Цель дипломной работы заключается в выявлении особенностей организационно-правового и документационного обеспечения управления государственного органа на примере УВД г. Усть-Илимска.
Исходя из поставленной цели были сформулированы задачи:
Изучить государственная система документационного обеспечения управления в РФ
Провести анализ общетеоретических аспектов организация и технология документационного обеспечения УВД РФ
Рассмотреть историю развития делопроизводства
Проанализировать особенности делопроизводства в УВД г. Усть-Илимска
Выявить проблемные моменты документации и ее регулирования в УВД г. Усть-Илимска
Предложить пути решения выявленных проблем в ходе исследования.
В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности УВД РФ. Тема документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой «Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами», И.Л.Артамонова «Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации».
Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов описываются в статьях Т.В. Кузнецовой «Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря», Е.А. Степанова «Контроль исполнения документов и поручений», С.Л. Кузнецова «Автоматизированный контроль исполнения — важное условие успешной работы офиса».
Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива» и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»; Н.В. Басакина – «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности», В.Д. Банасюкевича «Новый типовой перечень». Эту тему продолжают Н.В. Шатина «Составление номенклатуры дел», Е.М. Емышева «Методика составления номенклатуры дел». В этих статьях описывается ход подготовки и передачи дел в архив, составление номенклатуры дел с учетом сроков хранения нового списка.
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
... (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614); Методические рекомендации по разработке по делопроизводству в федеральных органах ... документами в Минюсте России и его территориальных органах осуществляет Департамент организации и контроля. 1.9 Ведение делопроизводства осуществляются: в Минюсте России - Департаментом организации и контроля, а также гражданскими служащими, ...
Государственная система документационного обеспечения управления в РФ
1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства
Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации, Уголовного кодекса Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Трудового кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Отдельные стороны работы с информацией регулируются специальными законами:
- использование изображения Государственного герба Российской Федерации на бланках документов регламентируется Федеральным конституционным законом от 20 декабря 2000 г. №2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;
- порядок использования государственного языка в официальных документах устанавливается Федеральным законом Российской Федерации от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;
- правовое обеспечение процедур прохождения государственной гражданской службы и формирования ее кадрового состава закреплено в статьях Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и указах Президента Российской Федерации, изданных в развитие положений закона;
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» утверждает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.
Указом Президента Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 474 Правительству Российской Федерации поручено утверждение ряда нормативных документов по обеспечению совершенствования системы дополнительного профессионального образования государственных гражданских служащих (Положение о программе государственного органа по профессиональному развитию гражданских служащих и примерная форма программы, Положение о стажировке гражданских служащих, государственные требования к профессиональной переподготовке, повышению квалификации и стажировке гражданских служащих, примерная форма государственного контракта на профессиональную переподготовку и повышение квалификации гражданских служащих), а также утверждено Положение о дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации, которое предусматривает включение в документационное сопровождение процедур новых форм документов (Заявка на обучение федеральных государственных гражданских служащих по образовательным программам дополнительного профессионального образования, Государственный заказ на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих).
В Следственном отделе Следственного управления Следственного ...
... производственная практика необходима т.к. она позволяет закрепить знания, приобретенные в ходе учебного процесса, а во-вторых, она дает возможность, ознакомиться с ежедневной работой работников Следственного отдела Следственного управления Следственного комитета Российской Федерации. В ...
Порядок оформления адреса в почтовых отправлениях и реквизитах документов закреплен в Правилах оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.
Комплексную обработку данных в автоматизированных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технической, экономической и социальной информации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. №677 утверждено Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Порядок ведения личного дела гражданского служащего определен Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.
Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот стандарт является важной вехой в обновлении нормативно-методической базы делопроизводства и подачи документов в соответствии с федеральным законодательством и текущим уровнем развития этого сектора. Термины, указанные в этом стандарте, должны использоваться во всех типах документации. Материальная основа стандарта состоит из трех разделов: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивная деятельность».
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень предназначен для сохранения, организации и восстановления Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное хранение или уничтожения. Также его следует использовать при составлении номенклатур дел, при формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных списков.
Терминология, принятая в работе с документами, нормативно закреплена в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. Термином «делопроизводство» определяется самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе выполнения своих функций.
В научной литературе последнего десятилетия понятие «поддержка документооборота» использовалось как синоним термина «офисная работа», что подчеркивает ИТ-природу современной организации офисной работы. Самой важной частью документального обеспечения руководства является документация, которая представляет собой регламентированный процесс обеспечения на различных материальных основаниях и выдачи, на основе установленных требований и стандартов, всей информации, необходимой для управленческой деятельности.
Управление изменениями в организации (2)
... контроль охватывает все уровни управления. [1] Целью данной курсовой работы по теме «Управленческий контроль в деятельности организации» является отображение актуальности процесса ... организации ориентирован главным образом на обеспечение основных показателей эффективности функционирования в современных условиях: устойчивое положение организации на рынках (среди конкурентов), признание организации ...
В результате процесса документирования появляется документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ, являющийся одновременно средством и способом выполнения возложенных на систему менеджмента функций, отражает все формы управленческой деятельности, определяя их многофункциональность.
Требования — обязательный элемент регистрации документа, гарантирующий его юридическую силу. ГОСТом Р 6.30—2003 устанавливается максимальное число (30) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительных документов.
Юридической силой акта является свойство служебного акта, сообщенное ему действующим законодательством, компетенцией выдавшего его органа и порядком, установленным для регистрации.
Организация работы с документами — это составляющая делопроизводства, включающая в себя организацию документооборота, а также систему архивирования документов и их использование в текущей деятельности органа управления.
Рабочий процесс организации, учреждения, бизнеса — это набор взаимосвязанных процедур, которые обеспечивают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или подачи.
Система хранения документов — это набор инструментов, методов и приемов учета и систематизации документов с целью сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации, учреждения.
1.2 Документирование управленческой деятельности: унификация и стандартизация
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. В ГСДОУ входят данные Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативно-методические документы по вопросам управленческого документооборота.
Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:
Сопровождение управленческой документации в организации осуществляется специальной службой, напрямую подчиненной руководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями основных положений ГССОУ и принятыми при его разработке нормативно-методическими документами общесоюзного, отраслевого и республиканского уровней.
Управление дебиторской задолженностью предприятия дипломная работа
... по управлению дебиторской задолженностью являются определение степени риска неплатежеспособности покупателей, расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам, а также предоставление рекомендаций по работе ... в свое время определила выбор темы дипломной работы «Управление долгом строительной организации как метод АПК». Анализ динамики задолженности организации позволяет ответить на вопрос, ...
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.
Общие требования разработаны в соответствии с законами РФ, устанавливающими порядок организации и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки информации с учетом опыта практического использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.
На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, систематизирующие управленческую документацию. Учреждения государственной архивной службы РФ оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе документационного обеспечения, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения управления.
1.3 История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг
Бедственное положение раздираемой войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны заслонили собой вопросы документального обеспечения Департамента. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Отрицательная оценка основана, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики в управлении и развитии информационных технологий в этой области.
Особенно отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем — создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.
Делопроизводство в системе управления сельскохозяйственным производством ...
От организации работы с документами зависит качество работы аппарата управления, организация и культура труда управленцев. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того, насколько профессионально ведется документация. К сожалению, многие руководители ...
В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. — подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Несомненно, решения этой встречи активизировали работу ученых и профессионалов менеджмента.
Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами явилась утвержденная Постановлением Совета Министров РСФСР «Грубая документация для учреждений и организаций РСФСР», в которой упор сделан на унификацию делопроизводства. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете С 1958 г. ГАУ стало компетентным контролировать верстку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и компаний. В 1963 г. ГАУ опубликовал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые долгие годы служили руководством для служб документации и архивов и способствовали рационализации их работы виды деятельности.
На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и учреждений было поручено развитие Единой государственной статистической службы. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований.
В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы EGSD обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию для выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация его положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, дала возможность оптимизировать численность персонала в системе управления.
Дипломная работа управление ликвидностью предприятия
... УПРАВЛЕНИЯ ЛИКВИДНОСТЬЮ И ПЛАТЖЕСПОСОБНОСТЬЮ ПРЕДПРИЯТИЯ 1.1.Понятие, сущность ликвидности и платежеспособности предприятия ... ликвидности и платежеспособности. Предметом данной работы ... документов - балансовых отчетов и отчетов о финансовых результатах. Финансовый анализ ликвидности и платежеспособности – это определенный метод оценки, который позволяет определять финансовую устойчивость предприятий ...
Однако элементы новых информационных технологий, частично реализованные в практике крупных зарубежных компаний, не были представлены в ЕГСУ из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования их практического изучения. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение этих материалов в практику управления значительно улучшило дизайн документации, упростило процедуры поиска, записи и хранения различной информации, проложило путь к автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).
Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция компьютеризации еще не сформулирована окончательно.
Отсутствие четкой программы компьютеризации затрудняет решение прикладных задач. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.
К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.
Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
... рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной ...
ГЛАВА 2.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ЕГО ОССОБЕННОСТИ В УВД Г. УСТЬ-ИЛИМСКА
2.1 Характеристика делопроизводства в органах внутренних дел
В органах внутренних дел различают общую, специальную, секретную и несекретную делопроизводство. Общее делопроизводство — это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому государственному учреждению, и организация работы с документами, созданными в процессе осуществления такой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.
Реализация основных функций органа управления, то есть его специальная (внешняя), деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.
Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты, соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Офисная работа, выполняемая по этим особым правилам, называется секретной офисной работой. При этом следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел возможно ведение как общего, так и специального делопроизводства.
Поэтому многие документы, отражающие работу сотрудников, а также некоторые документы, созданные в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, обрабатываются, хранятся и отправляются по правилам ведения секретной делопроизводственной работы. При этом оформление уголовной, административной и судебно-процессуальной деятельности не требует применения данных правил.
Документы Министерства внутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имущество министерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы РФ, Инструкцией по делопроизводству и иными документами МВД РФ.
Деятельность Министерства внутренних дел Российской Федерации поддерживается системой связанных управленческих документов, которые составляют основу документации. Состав документационной базы определяется исходя из компетенции министерства кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллективный), объемом и характером взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.
Результаты оперативно-розыскных мероприятий, расследований уголовных дел отражаются в оперативных или процессуальных документах, документирование которых ведется отдельно, специально уполномоченными сотрудниками. Порядок ведения секретного делопроизводства осуществляется в соответствии по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел (Приказ МВД СССР от 10.01.90 г. № 05 «О мерах по укреплению режима секретности в системе МВД СССР» действует на территории РФ впредь до издания новых законодательных актов РФ по этому вопросу).
Правила подготовки нормативных актов в центральном аппарате МВД РФ регламентируются специальным нормативным актом МВД России (Приказ МВД России от 23.09.92 г. №340 «О мерах по совершенствованию правовой работы в системе МВД России»).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, устными и письменными обращениями граждан и народных депутатов, своевременность и качество их исполнения, а также за обеспечение надлежащих условий работы сотрудников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на начальника Аппарата Министра, начальников главных управлений, управлений и иных структурных подразделений министерства.
Непосредственно организуют и отвечают за состояние делопроизводства в подразделениях министерства начальники секретариатов (канцелярий).
Сотрудники подразделений министерства несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка организации делопроизводства и сохранность официальных документов.
Когда сотрудник уходит в отпуск, уезжает в командировку, уезжает или переезжает, имеющиеся у него документы по рекомендации начальника отдела передаются другому сотруднику по акту или описи. При обнаружении утраты служебных документов сотрудники должны немедленно доложить об этом руководителю соответствующего подразделения, а также сообщить в установленном порядке в Аппарат дел РФ.
Информация, содержащаяся в официальных документах, не подлежит разглашению. Передача документов, их копий (регистрационных карточек) из подразделений министерства работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя соответствующего подразделения (секретных сведений — только с письменного разрешения руководителя подразделения).
Общие положения распространяются как на традиционную офисную работу, так и на организацию работы с документами, созданными с использованием информационных технологий, машиночитаемыми и другими документами, независимо от их поддержки. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации также должны отвечать требованиям организации документооборота в системе МВД. Методическое руководство работой с документами в подразделениях министерства, контроль за соблюдением установленной системы делопроизводства, а также разработка и осуществление мер по рационализации делопроизводственных процессов, сокращению служебной переписки, бюрократизма и волокиты при исполнении документов возлагается на Аппарат
Задачи, функции, порядок работы Аппарата регламентируется положением о нем, утвержденным внутренних дел РФ. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в управлении аппаратом деятельности подразделений министерства, определяются должностными лицами, утвержденными соответствующими руководителями.
Аппарат с целью систематизации учета официальных документов составляет перечень показателей, относящихся к ведомствам министерства и его корреспондентам, который ежегодно корректируется в установленном порядке. Подразделениям, входящим в состав, либо находящимся в оперативном подчинении главного управления, управления или подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, присваивается свой номер, добавленный к основному индексу через дробную черту (12/2 и т.п.).
Аппарат проверяет состояние делопроизводства в подразделениях министерства, оказывает им соответствующую практическую и методическую помощь, о результатах проверок информирует их руководителей, докладывает руководству министерства.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению использованию их в справочных и научно-исторических целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации, а именно:
- документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам;
- в документе не должно быть помарок и исправлений;
документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями ведомственных
содержание документа должно быть изложение точным и кратким.
В деятельности подразделений Министерства внутренних дел используются основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные целевые программы, международные договоры РФ и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.
Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа. Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.
Требования к оформлению и месту расположения реквизитов установлены ГОСТом Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.2 Подготовка документов к архивному хранению в УВД г. Усть-Илимска
делопроизводство архивный дело государственный орган
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
- « оформление дел;
- описание документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение их сохранности;
— передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).
Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом).
Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения подразделения).
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения
