Управление завершением проектов

Курсовая работа

Возникшее в развитых странах около пятидесяти лет назад как само-стоятельная сфера профессиональной деятельности, управление проектами (или менеджмент проектов) к настоящему времени стало признанной во всем мире профессиональной дисциплиной, а в последнее время и модным направлением менеджмента в современной рыночной экономике.

В наше время уже нет ни одного серьезного проекта, который бы выполнялся вне рамок идеологии и без использования современных инструментов управления проектами, нет ни одной известной в мире компании, которая не использовала бы соответствующие методы и означает в своей практике. По некоторым оценкам сегодня свыше 15 млн специалистов во всем мире вовлечено в проектную деятельность, в проектах создается 25% величины ежегодного всемирного валового продукта (около 14 трлн дол.).

Не следует считать, что управление проектами относится только к ча-стным хозяйственным

Каждый проект в конце концов завершается. В некоторых проектах конец может быть не так заметен, как ожидалось. Хотя масштаб задания может ясно говорить иб окончании проекта, фактическое завершение может соответствовав лому или нет. К счастью, в большинстве проектов окончание четко определено. Регулярные аудиты и приоритетная команда будут определять проекты, которые закончатся не так, как планировалось.

Целью работы является управление завершением проектов.

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

1. Рассмотрены теоретические аспекты изучаемой темы.

2. Разработан проект.

3. Определеназначимость завершаещего этапа проекта.

Предметом данного исследования является проектирование.

Информационной базой данной работы служат: ГК РФ, данные текущей периодики журналы «Экономический журнал ВШЭ», «Свободная мысль», исследования экономистов современников по изучаемой теме Горемыкина В.А., Переверзева М.П., Логвинова С.И., Логвинова С.С. и других.

1. Завершение проекта как основной этап в управлении проектами

1.1 Условия для завершения проекта

Типовые. Наиболее распространенные условия завершения проекта — это просто завершение проекта. Хотя в ходе реализации могут произойти некоторые изменения в масштабе, стоимости и времени, большинство проектов завершаются почти вовремя. Обычно это грандиозное событие, и большинство заинтересованных сторон отмечают его наградами, похвалами или признанием за особые усилия. Проект передается заказчику и завершается.

25 стр., 12031 слов

«Контроль и ревизия» Реализация в курсовом проекте «Контроль ...

... результате выполнения курсового проекта по дисциплине «Контроль и ревизия» Реализация в курсовом проекте по дисциплине «Контроль и ревизия» требований ФГОС ВО, ОПОП ВО и Учебного плана по ... экономической безопасности деятельности хозяйствующих субъектов. Основными задачами подготовки курсового проекта «Контроль и ревизия» для достижения цели являются: 1. формирование культуры мышления на ...

Досрочные. Иногда проекты могут быть завершены раньше, когда некоторые части проекта удалены. Например, в проекте разработки нового продукта руководитель отдела может настаивать на создании модели без ее тестирования: «Дайте мне ленивый продукт как есть. Ранний выпуск продукта на рынок принесет громадную прибыль. Я знаю, что мы сможем продать огромное количество продукта. Если мы не сделаем этого сейчас, мы упустим возможность».1

Упор делается на окончание проекта и запуск его в производство. Прежде чем сделать такой шаг, высшее руководство и все заинтересованные стороны должны взвесить и оценить все риски, связанные с таким решением. Слишком часто выгоды иллюзорны, опасны и рискованны. Зачем нужно менять первоначальный масштаб проекта и цели? Если происходит досрочное завершение проекта, оно должно получить поддержку всех заинтересованных в проекте лиц. Это решение должно оставаться за аудиторской группой, командой приоритетных проектов или высшим руководством.

Бесконечные. Некоторые проекты, кажется, не имеют конца. Проект, кажется, живет своей собствевнии жизнью. Хотя эти проекты идут с бесконечными задержками, их завершение всегда приятно. Основной характеристикой проектов такого типа являются постоянные дополнения Владелец или кто-то еще постоянно требует внесения небольших изменений, которые улучшат результат проекта — продукт или услугу Эти изменения обычно представляют как «дополнения», которые первоначально намеревались внести в проект. Примером может быть добавление функциональности в программное обеспечение, дизайн продукта, системы или строительные проекты. Постоянные дополнения говорят о плохом понимании масштабов проекта. Заблаговременное определение объема проекта и ограничений уменьшит возможность внесения постоянных дополнений.2

В какой-то момент менеджер проекта или группа аудита могут потребовать закрытия проекта, чтобы довести его до завершения. Хотя такие проекты показывают, что масштаб, стоимость и сроки едва ли соблюдены, необходимо приложить все усилия для их завершения. Есть несколько альтернатив для руководителей проектов, аудиторских или приоритетных групп. Они могут изменить значок или масштаб проекта, чтобы принудительно завершить проект. Они могут ограничить бюджет или ресурсы. Они могут установить лимит времени. Все альтернативы должны быть нацелены на завершение проекта и как можно скорее, чтобы ограничить дополнительные затраты и добиться положительных результатов от завершенного проекта. Аудиторская группа должна рекомендовать методы выполнения таких проектов. Неудачные проекты, как правило, легко обнаружить, а команде аудиторов нетрудно закрыть. Однако нужно приложить все усилия, чтобы дать техническое обоснование для закрытия проекта; у участников проекта не должно оставаться чувство неловкости и позора от того, что они работали над проектом, который не состоялся.

Несостоявшиеся проекты. В редких случаях проекты просто не удаются по разным причинам. Например, при разработке прототипа нового технологического продукта может оказаться, что первоначальная идея просто недостижима. Или при разработке нового препарата вам придется отказаться от проекта, потому что побочные эффекты недопустимы.

10 стр., 4816 слов

Положение о курсовом проекте (курсовой работе) кафедры управления ...

... написать слово «изображение» с указанием его номера. 4.8 Таблицы, используемые в курсовом проекте (работе), размещают после текста, в котором впервые дана ссылка на них, или на следующей странице, а ... Номер параграфа и его название разделяются пробелами. Пункты и подпункты как правило не имеют названий. Пример: 1 НАЗВАНИЕ ГЛАВЫ 1.1 Название параграфа Текст. Текст. Текст. Текст. ...

Изменение приоритета. Команда Priority Team постоянно пересматривает приоритеты отбора проектов, чтобы не отставать от изменений в организационном направлении. Обычно эти изменения очень незначительны, но иногда серьезные изменения в организации требуют серьезной переориентации. В этот переходный период приходится вносить изменения в текущие проекты или отказываться от них. Например, во время выполнения проекта важность главных приоритетов может уменьшиться или они могут стать совершенно неактуальными при изменении условий. Например, компания по компьютерным играм узнала, что их основной конкурент выпустил на рынок трехмерную 64-битовую игру, тогда как их компания все еще занимается проектами по разработке 32-битовых игр. С этого момента 32-битные игровые проекты стали считаться устаревшими и перестали существовать. Meredith and Mantel назвала этот тип закрытия проекта «прекращение существования в связи с убийством». Команда по приоритетам этой компании пересмотрела приоритеты организации. Аудиторские группы рекомендовали закрыть многие проекты, но пограничные проекты или проекты, находящиеся в «промежуточной зоне», представляли значительные трудности для анализа и принятия решений.

В некоторых случаях значение проекта было первоначально неправильно оценено; в других изменились потребности. А иногда и выполнение проекта было нецелесообразным или невозможным. Так как аудиторские группы и команда по приоритетам периодически проверяют проект, изменение отношения к роли проекта (приоритету) быстро становится ясным. Если проект перестает поддерживать стратегию организации, аудиторская или приоритетная группа должна рекомендовать закрыть проект. В таких ситуациях эти проекты интегрируются в родственные проекты или повседневные операции.

Понятно, что во время реализации проекта могут произойти изменения в технологиях и потребностях. Изменит ли это приоритетность проекта? Эта ситуация приведет к проблеме распределения ресурсов по-новому. Останется ли приоритет проекта прежним с учетом дополнительных затрат, связанных с внедрением новой технологии в текущий проект? Если да, то эти изменения следует отразить с точки зрения их влияния на планирование и бюджет. Если ответ отрицательный, аудиторская группа, вероятно, должна порекомендовать закрыть проект. (Отметим, что издержки в этой точке снижаются, поэтому решения основываются на будущих затратах и прибыли проекта.).3

Прекращение или «изменение приоритетов» проекта — нелегкая задача. Команда проекта может посчитать, что приоритет проекта все еще достаточно высок по сравнению с другими проектами. Собственное самолюбие, а иногда и работа поставлены на карту. Участники или команда полагают, что успех не за горами. Отказ от проекта равносилен провалу. Обычно те, кто остался в проекте, когда доходит до решающего эпилога, получают вознаграждение за то, что не сдавались. Вопросы, связанные с эмоциями, затрудняют закрытие проекта.

Вряд ли стоит возлагать вину за закрытие проекта на отдельных людей. Следует искать другие причины, чтобы «оправдать» закрытие проекта или определить проблему проекта, например, изменились потребности или вкусы заказчика, технология опережает проект или у конкурента появился лучший, более передовой продукт или услуга. Эти причины не зависят от организации, и все понимают, что ими нельзя управлять. Другой причиной могла стать смена членов команды или руководителя проекта. Это сводит к минимуму командные обязательства и упрощает закрытие проекта, и его не следует использовать в качестве крайней меры. Основная цель при закрытии незавершенного проекта должна состоять в том, чтобы минимизировать смущение членов проектной команды.4

10 стр., 4520 слов

Перспективы развития управления проектами

... в отдельных организациях, компаниях, а также целых социально-экономических системах. И организационных. Управление проектами должно занять особое место в комплексе мер, реализуемых сегодня в России в контексте государственных программ социально-экономического развития страны, включая новый этап ...

1.2 Сигналы для продолжения или досрочного закрытия проекта

Новым членам аудиторской группы будет очень полезно прочитать документы, в которых выявляются препятствия на пути к успеху проекта, а также факторы, способствующие успеху. Знание этих факторов поможет определить области для аудита. Эти факторы указывают на то, где могут возникнуть проблемы или откуда приходит успех. В редких случаях их наличие свидетельствует о наличии проблем и необходимости досрочного завершения текущего проекта.

Целый ряд работ посвящен изучению этой области. Во всех этих работах прослеживается удивительная согласованность. Например, во всех документах указывается, что плохой объем проекта является одним из основных препятствий на пути к успеху проекта. Нет четких доказательств того, что эти факторы менялись с течением времени, хотя есть некоторые различия в определении относительной важности между секторами. Таблица 13-2 суммирует препятствия, выявленные 1654 руководителями проектов в исследовании Гобели и Ларсона. Сигналы в Таблице 13-2 могут быть полезны аудиторским командам при проведении предварительных проверок текущих проектов или послепроектных проверок.

1.3 Решения о закрытии

Для текущего проекта решение о закрытии или продолжении проекта в первую очередь зависит от распределения ресурсов организации. Нужно ли организации выделять дополнительные ресурсы для завершения проекта и достижения целей проекта? Это непростое решение. Обоснование закрытия или продолжения проекта часто основывается на нескольких факторах стоимости, которые являются субъективными. Поэтому следует избегать делать выводы относительно людей или группы. Аудиторский отчет должен фокусироваться на целях организации, изменении условий, изменении приоритетов, требовать перераспределения ограниченных ресурсов организации.

Когда аудиторская группа или приоритетная группа предлагает закрыть проект и если в нем участвуют ключевые люди и это может иметь значительный эффект, информация об этом должна поступать от топ-менеджера. Решения о закрытии часто остаются на усмотрение сотрудников или приоритетной команды. Перед тем, как объявить об этом, вам необходимо подготовить план будущих распределений членов команды по проектам.

1.4 Процесс закрытия проекта

По мере того, как проект приближается к завершению, персонал и оборудование отправляются на другие операции и проекты. Совершенно очевидно, что управление этапом завершения проекта очень важно, как и управление любой другой фазой проекта. Для руководителя проекта и его команды основные трудности уже позади. Иногда бывает сложно заставить руководителя проекта и его команду выполнить небольшие оставшиеся задачи. Например, для ориентированных на действия специалистов по управлению проектами очень утомительно писать окончательный отчет и учитывать оборудование. Они уже ищут новые сферы приложения своих умений и новые возможности. Основными действиями, связанными с завершением проекта, являются разработка плана, персонал и выполнение плана. План закрытия проекта включает ответы примерно на следующие вопросы:.

39 стр., 19013 слов

Разработка инновационного проекта организации (на примере зао ЭКОТОП)

... задачи определения эффективности инновационного проекта предприятия, работающего на рынке оборудования для ... эффективном использовании требует изменения организации бизнес-процессов. В конечном счете, ... коммерческому успеху на рынке[13]. В литературе инновационная деятельность (процесс) подразделяется на определенные ... РФ, под инновационной понимается деятельность по выполнению работ и (или) ...

♦ Из каких этапов состоит процесс закрытия проекта?.

♦ Кто будет отвечать за эти задачи?.

♦ Когда начнется и закончится процесс завершения?.

♦ Как будет передаваться проект?.

Организация процесса закрытия — действительно сложная работа, которая проверяет лидерские качества менеджера. Закрытие проекта всегда связано с проявлением эмоций. Это и радость от успешного завершения проекта, и грусть расставания с новыми друзьями. Обычно в организации устраивается празднование по поводу завершения проекта; это может быть неформальная вечеринка после работы или банкет с речами, наградами и признанием заслуг участников. Такие праздники вызывают у всех участников чувство завершения определенного этапа в жизни и эмоциональный подъем, когда они приветствуют друг друга. Если проект оказался не очень успешным, то празднование закрытия может быть просто в форме торжественной церемонии, и хотя атмосфера может быть и не столь праздничной, она также вызывает чувство завершения определенного этапа и помогает людям жить дальше.

1.5 Завершение инновационного проекта

Проект считается завершенным после завершения всех работ по проекту или в результате принятия решения о завершении работ по незавершенному проекту. Основные этапы завершения проекта — сдача проекта и закрытие контракта (договора).