В результате изучения данной темы студент должен: знать
-
- основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве;
- положительные и отрицательные стороны использования компьютерных технологий в документообороте;
- правила использования электронного документа;
- примеры программных средств электронного офиса;
- методику работы по созданию, форматированию и редактированию текста; уметь
- определять ключевые моменты системы автоматизации делопроизводства;
- предотвращать порчу и потерю информации;
- использовать автоматизацию работы с документами;
- правильно оформлять текстовой и графический материал;
- использовать основные методы оформления текста; владеть
- навыками использования офисных информационных систем;
- навыками применения программ для подготовки и оформления текста и таблиц.
ПК в современном делопроизводстве
Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали ПК. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.
Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (International Business Machine Corporation).
Широко известны ПК, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмами Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner. Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользу ПК фирмы IBM и их аналоги других фирм. Существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности второе место.
Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве представляет в табл. 10.1.
Таблица 10.1
Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве
Основные возможности.
Помощь в создании документа.
Конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, храпение и редактирование текста документов.
Передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или Пемо мо.
Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет.
Регистрация документа.
.
Контроль над исполнением документа.
В электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации на уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту.
Перевод текста документа с одного языка на другой.
Осуществляется в автоматическом режиме при наличии сооответствующего пакета программ и некототоромтекотекотекотеромтекотеротекотем.
Защита документов.
Защита от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита.
Опишем подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК.
На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. При использовании популярного текстового редактора Microsoft Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов.
Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д. , и т. п. Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet [«https:// «, 26].
Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются в нескольких приложениях.
Многие пакеты имеют упрощенные ралобопту.
Применение ПК
Современные ПК и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:
- — пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;
- — ставить письма «на контроль»;
- — отслеживать исполнение документов;
- — вести иерархические «папки» для хранения документов;
- — сортировать документы в папках по различным критериям;
- — автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;
- — осуществлять контроль над работой исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;
- — обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте.
Внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность груда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, настроить, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПК в документообороте предприятия часто наталкивается на многочисленные препятствия — финансовые, программно-технические и даже психологические. Поэтому при внедрении подобных систем следует следовать некоторым общим принципам (началам), которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.
К принципам внедрения электронного документооборота следует отнести:
- — постепенное увеличение удельного веса ПК при создании документов (особенно внутри организации);
- — своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
- — первоочередное использование ПК для сокращения рутинных операций при создании документов;
- — предпочтительное использование ПК на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило — переписке);
- — ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.
