Успех любого бизнеса зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, с которыми сталкивается любая организация при работе с документами. Практически ни одна из функций технологии управления, связанных с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, выполнения, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
С документацией связана деятельность всех сотрудников организации, от художников до менеджеров всех уровней и связей. Любые важные решения требуют документального оформления. В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документоведения, знаний его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Государство уделяет большое внимание вопросам правильной организации делопроизводства. Всем организациям в России, независимо от их организационно-правовых форм, следует руководствоваться в своей деятельности положениями и требованиями, установленными действующими положениями по документообороту и архивному делу.
Грамотно организованная делопроизводство начинается с изучения его нормативно-методической базы, требований государственных стандартов в области делопроизводства, единых систем документации и классификации документов по назначению и принципам подготовки и исполнения.
Нормативно-методическая база делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:
- законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
- указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
- государственные стандарты на документы;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- унифицированные системы документации;
- нормативно-правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.
В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. — М.: Омега-Л, 2007. — С. 9.
Нормативные документы, регламентирующие содержание образования
... образовательных программ. В образовательных учреждениях среднего (полного) общего образования, образовательных учреждениях начального профессионального и среднего профессионального образования в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами в порядке, предусмотренном законами и иными нормативными правовыми актами ...
I. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации
Законодательство Российской Федерации регулирует общие принципы организации документооборота при управлении организациями.
Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в том числе:
- определяет порядок документирования информации;
- устанавливает право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
- перечисляет категории информации по уровню доступа к ней;
- регулирует порядок правовой защиты информации.
Вышеупомянутый закон определяет основные понятия в области информации и компьютеризации.
Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать, называется документированной информацией (документ).
Отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др., представляют собой информационные ресурсы.
А также обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации, то есть документирование информации.
Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и, как элемент структуры собственности, принадлежат гражданам, государственным органам, органам местного самоуправления и организациям общественных объединений.
Граждане, государственные органы, органы местного самоуправления, общественные организации и объединения обязаны предоставлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Государство имеет право выкупить документально подтвержденную информацию у физических и юридических лиц, если эта информация составляет государственную тайну. Владелец информационных активов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, вправе распоряжаться этим имуществом только с разрешения государственных органов.
Как оформлять законы в курсовой работе
... выполнения, анализ структуры работы. 2.5. Основную часть курсовой работы (проекта) следует делить на главы, которые в свою очередь делятся на пункты. Основная часть курсовой работы, как правило, состоит из ... в качестве пособий в учебно-методических кабинетах и на кафедрах юридического факультета, с указанием ссылок на их авторов. Министерство науки и ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ российской федерации ...
Документы и массивы документов, созданные за счёт средств физических и юридических лиц, а также приобретённые ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических и физических лиц.
С вступлением в силу Федерального Закона Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» на отечественном правовом пространстве исчезло ещё одно «белое пятно». Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — СПб.: Питер, 2007. — С. 94. Этот закон регулирует отношения в отношении классификации информации как коммерческой тайны, защиты, конфиденциальности этой информации и определяет информацию, которая не может составлять коммерческую тайну.
Защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный Закон от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».
Закон определяет объекты и субъекты международного обмена информацией. Объектами международного обмена информацией могут быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного обмена информацией. Субъектами международного обмена информацией являются Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.
Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного обмена информацией, вводит ограничения на экспорт документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует вопросы, связанные с международным обменом информацией.
Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
В соответствии с этим законом стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ, услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
- технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
- качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;
- экономии всех видов ресурсов;
- безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
- обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
Закон о техническом регулировании определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др. Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация. — М.: Юрайт, 2002. — С. 21.
Нормативное регулирование бухгалтерского учета в Российской Федерации
... имеют разные задачи в рамках единой цели - построение системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации. Целью своей работы вижу в рассмотрении всего массива нормативно-правовых и прочих актов, связанных с бухгалтерским учетом, и выделении из ...
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации, закон о техническом регулировании относит:
- государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке;
- международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы техническо-экономической информации;
- стандарты отраслей, организаций, научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.
В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе.
В соответствии с законом о техническом регулировании формирование и реализация государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России)Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация. — М.: Юрайт, 2002. — С. 67. . Комитет принимает российские государственные стандарты и классификаторы технической, экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов и коммерческих организаций, применяемые после их государственной регистрации.
Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов Российской Федерации в делопроизводстве регулирует закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-I «О языках народов Российской Федерации».
В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации — русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательными органами, организациями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведётся на русском языке.
Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, хранятся на русском языке, предоставляются на языке обращения и только при невозможности дать ответ на языке обращения, на русском языке.
Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов Российской Федерации, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта Российской Федерации.
В промышленности, связи, транспорте и энергетике по всей России используется только русский язык.
Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».
Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-I «О государственной тайне».
Организация труда на АТП. Требования безопасности при эксплуатации ...
... пожарной безопасности, инструкции по электробезопасности; * соблюдать требования к эксплуатации оборудования; * выполнять правила по охране труда на автомобильном транспорте; * использовать по назначению и бережно ... организации труда, при нарушениях инструкций по охране труда, перерывах в работе более чем на 60 календарных дней (для работ, к которым предъявляются повышенные требования безопасности ...
Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранности и защиты государственной тайны.
Законодательством Российской Федерации регулируются и другие сферы деятельности, строго связанные с документальным сопровождением.
II. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления правительства РФ
Правовые акты, принятые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, развивают положения законодательных актов об информации и документации.
Правительством РФ было принято постановление от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
К указам Президента РФ, направленным на обеспечение защиты информации, относятся:
1. Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесённых к государственной тайне»;
2. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
3. Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности».
Декреты Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации регулируют подготовку, публикацию, государственную регистрацию и издание нормативных актов, издаваемых государственными органами.
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены Правительством РФ от 13 августа 1997 г. № 1009.
Основные положения об организации архивного хранения документов об организации архивного хранения документов изложены в Указе Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» и в Положении о Федеральном архивном агентстве, утверждённом постановлением Правительства РФ от 17 июня 2044 г. № 290.
Эти документы регулируют формирование, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, разделяют состояние, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.
Федеральный Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает предельные сроки ведомственного хранения документов, составляющих государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.
ІІІ. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти
1. Нормативные правовые акты
Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами, агентствами), являются ведомственными нормативными актами и, в зависимости от сферы действия, подразделяются на правовые акты общего характера, отраслевые и межотраслевые.
Нормативные акты общего характера подлежат повторению во всех предусмотренных ими случаях. Отраслевые акты действуют в пределах одного сектора, межотраслевого, в нескольких или во всех секторах.
Поля в документе по госту
... гост р 7.0.97-2016 система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу организационно-распорядительная документация требования к оформлению документов «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , от 22 октября 2004 г. Как оформить курсовую работу по ГОСТ ... или изобретателями. Как оформлять курсовую работу Итак, кажется, мы разобрались с ГОСТами. Приступим ...
Общее методическое руководство организацией архивного дела и документационным обеспечением управленческой деятельности на территории России возложено на Федеральное архивное агентство РФ.
Деятельность в сфере издания нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела осуществляет Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. Положения Федерального архивного агентства Российской Федерации и Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации являются обязательными для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы.
2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
В 1988 г в Главном архиве СССР разработан и введен в действие важный для компетентной организации документ «Государственная система документообеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)».
GSDOU — это свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работы с документами в государственных органах и организациях.
Основной целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.
GSDOU применяется ко всем системам документации, включая документы, созданные информационными технологиями, государственными органами, судами, прокуратурой, арбитражем и всеми другими организациями.
Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536. Обучение устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству в организациях.
IV. Государственные стандарты на документы
Государственный стандарт (ГОСТ) представляет собой нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утверждённый уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определённых объектов, и направлений на достижение оптимальной степени упорядочения в какой-либо области. Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация. — М.: Юрайт, 2002. — С. 25.
Все государственные стандарты, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС), представляющую собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Там же. — С. 48.
Серия 1 Общих правил содержит ряд правил, которые устанавливают положения о порядке их разработки, о построении, представлении, исполнении, утверждении, регистрации, реализации и изменениях к ним.
ГСС серии 6 содержит набор стандартов единых систем документации и единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации.
Экспертиза проектной документации и результатов инженерных изысканий
... не отвечающим установленным требованиям. Направление на экспертизу не всех документов, предусмотренных требованиями Правительства РФ . Направление проектной документации и результатов инженерных изысканий в иной (неуполномоченный) орган исполнительной власти, государственное учреждение. В том ...
К серии 6 принадлежат:
- ГОСТ 6.01.1.-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
- ГОСТ 6.01.3.-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
- ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения;
- ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам о машинной опоре и машинной градуированной машине, созданной с помощью компьютерных технологий.
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счёт.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланков документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, терминология, используемая в документационном обеспечении, требования к техническим средствам обработки информации и др.
V. Унифицированные системы документации
Унификация понимается в широком смысле как оптимальное сокращение количества элементов в объектах, составляющих любой комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект, достигаемый за счёт снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Поэтому унификация документов — это комплекс мероприятий по совершенствованию их формы и содержания.
Содержание документа, используемого в управлении, определяется составом и ценностью деталей, которые в него включены. Следовательно, объектами унификации и стандартизации документа являются как его форма, так и состав включенных в него деталей.
Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определённой сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке. В настоящее время на территории России действуют унифицированные системы следующих видов документации:
- организационно-распорядительной;
- банковской;
- учётной и отчётной;
- отчётно-статистической;
- внешнеторговой;
- документация по труду;
- документация Пенсионного фонда РФ.
Разработкой доллара США занимаются соответствующие министерства и ведомства, которым эта работа возложена на правительство Российской Федерации.
Основой построения всех этих систем является единая система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы, является Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав деталей и требования к их оформлению, требования к формам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при выполнении делопроизводства.
Система делопроизводства в России
... общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве. Особенностью данной системы является то, что она основана на общепринятой передовой ...
Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
VI. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Классификаторы технической, экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный набор наименований объектов, представленных в виде классификационных группировок, и присвоенных им кодов.
Классификации и кодированию подлежат социально-экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).
В зависимости от объема классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и организационные.
Все классификаторы, в зависимости от их содержания, делятся на следующие группы.
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
- Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕЙ) и т.д.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
- Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.
Код классификатора состоит из цифровых десятичных знаков и контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где первые две цифры (класс формы) обозначают принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД; третья и четвёртая цифры (подкласс формы) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования; следующие три цифры — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; последняя цифра — контрольное число.
Курсовая работа по социально экономической статистике
... социальных функций. Следовательно, эти тенденции обостряют региональные проблемы, а специфика региона определяет основные отличия в реализации социально-экономических преобразований. [4] Целью курсовой работы является экономико-статистический анализ динамики основных социально-экономических ...
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Нормативно-методическая основа делопроизводства представлена обширным сводом законов, различных актов и методических документов, которые они должны уметь использовать и применять в своей профессиональной деятельности. Так как нормативно-методическая база — это база, фундамент науки о документообороте, а точнее, его делопроизводственная составляющая.
Эти знания и навыки необходимы для правильной подготовки и оформления документов, их передачи и обработки, хранения и уничтожения. К тому же знания и навыки позволяют упростить работу с документами, сэкономив время.
ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/normativno-metodicheskaya-baza-dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya/
1. Басаков. М.И. Справочник секретаря-референта. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.
2. Лифиц И.М. Стандартизация, метрология и сертификация. — М.: Юрайт, 2002.
3. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. — М.: Омега-Л, 2007.
4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — СПб.: Питер, 2007.
