В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и экономической жизни, структура административно-хозяйственных органов, хозяйственных организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, возникающих в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.).
Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.
Целью курсовой работы является рассмотрение номенклатуры падежей: видов, роли и значения.
Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:
Диплом Сбитнев. Методы стимулирования труда различных категорий ...
... работника от качества его труда и конечных результатов работы как структурных подразделений, так и предприятия в целом. Стимулирование играет огромную роль в организации деятельности предприятия, так оно направлено на мотивацию работника к ...
- проанализировать понятие номенклатуры дел;
- рассмотреть оформление сроков хранения дел;
- рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел;
- выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел.
ГЛАВА 1.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ
1.1 Номенклатура дел: определение и функциональное назначение
Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого подходящих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.
Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, возникших в делопроизводстве, с указанием сроков их консервации, утвержденный в установленном порядке.
Документы, посвященные конкретному вопросу или сфере деятельности организации, после оформления группируются в дела.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по типу и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки документов, оформленных по делам, для обеспечения индексации дел, для установления сроков хранения, для создания файла справочных карточек исполненных документов и служит бухгалтерским документом в архиве организации для дел до и в том числе 10 лет.
Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).
При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:
- соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов;
- применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
- следить за стабильностью индексов.
Номенклатура дел может быть индивидуальной, примерной и типовой.
В индивидуальной номенклатуре дела отражены документы конкретной организации.
С целью унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, типовая — обязательная. Стандартная номенклатура, как правило, устанавливает единую индексацию дел для организаций всей системы.[1]
Примерная или стандартная номенклатура дел разрабатывается вышестоящими инстанциями и является основой для разработки индивидуальной номенклатуры в подведомственных организациях, поэтому ее необходимо согласовывать с архивными учреждениями.
При разработке индивидуальной номенклатуры на основе стандартной или примерной номенклатуры необходимо учитывать специфику конкретной организации.
Бизнес-номенклатура структурного подразделения разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с офисом и архивом организации.
Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
... формирования. Номенклатура дел включает заголовки дел для группирования документов с пометкой «Для служебного пользования», справочный файл. Утвержденные копии номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в файлы дел службы управления офисом организации. Если такой ...
Каждая организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма соответствующей номенклатуры, состоящая из записей всех отделов. Сводная номенклатура дел составляется канцелярией на основании номенклатуры отделов и согласовывается с соответствующим архивным институтом.
После утверждения руководителем организации сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в своей работе.
Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. Любые изменения вносятся в конце каждого года, а номенклатура дел вновь вводится с 1 января следующего года.
Ежегодный экземпляр номенклатуры дел — это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата).
Номенклатура дел подлежит пересмотру и повторному утверждению только в случае радикального изменения функций и структуры организации.
Перед составлением номенклатуры дел необходимо внимательно изучить состав, содержание и количество документов, обращающихся в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.
Выбор схемы классификации для номенклатуры дел зависит как от организационной структуры аппарата организации, так и от функций, которые он выполняет, поэтому классификационные подразделения номенклатуры дел могут быть как внутренними структурными подразделениями, так и функциями управления.
Номенклатура должна включать все дела и документы, отражающие деятельность организации. Кейсы общественных организаций включены в бизнес-номенклатуру той организации, в рамках которой они созданы. В номенклатуру также включены незавершенные дела, полученные от другой организации для их разрешения, а также все справочные файлы для документов.
В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатуры своевременно делаются отметки об установлении дел, их сдаче в архив, назначении дел на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел и передаче дел в другую организацию для продолжение.
В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.
Каждый документ характеризуется рядом признаков.
Одни из них — существенные, постоянные, другие — несущественные, временные. понятно, что для классификации документов больший интерес могут представлять только существенные признаки, их называют «признаками бизнес-учреждения».
Принято выделять шесть таких признаков.[2]
1. Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.
2. Тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме.
Номенклатура дел виды, роль и значение
... работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки документов, оформленных по делам, для обеспечения индексации дел, для установления сроков хранения, для создания файла справочных карточек исполненных документов и служит бухгалтерским документом в архиве организации ...
3. Авторский. На этом основании документы, составленные лицом или учреждением, сводятся в одно дело.
4. Корреспондентский. Для каждого корреспондента создается отдельная папка, в которой группируется вся переписка с физическим лицом или компанией.
5. Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае документы нескольких корреспондентов, находящихся на данной территории, объединяются в один футляр.
6. Хронологический. Документы за определенный период сгруппированы в хронологическом порядке. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.
В некоторых случаях документы группируются по обращениям одновременно по нескольким критериям.
Если в течение года в организации появляются новые задокументированные области работы, они также включаются в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись’ о количестве заведенных дел (томов).
1.2 Оформление сроков хранения дел
Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Это особенно актуально для современных торгово-экономических структур в связи с появлением новых больших пакетов документов, ранее не бывших в обращении, и необходимостью обеспечения их безопасности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.
Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типичного списка, который следует использовать при определении сроков хранения в случае номенклатуры, является Список типичных управленческих документов, созданных в рамках деятельности организации, с указанием сроков хранения.
Для документов, не включенных в эти списки, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения вместе с общей документацией по согласованию с компетентным органом управления архивом.
Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.).
При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».
Чтобы обеспечить последовательность в определении сроков хранения дел при разработке приблизительной номенклатуры дел, рекомендуется вести записи о новых сроках хранения.
При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.
Кейсы, отражающие основные направления деятельности организации, имеют бессрочный срок хранения.
Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.).
Подготовка и передача документов в архив
... определить сроки хранения и выбора для постоянного хранения. Словарь кадрового делопроизводства. Экспертиза ценности документов - это отбор документов для государственной подачи или определение сроков их хранения по ... ответственности и штрафов, связанных с плохой подготовкой документов к архивированию. В архивном секторе архивирование документов занимает центральное место, поэтому было разработано ...
Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Эти документы, отправляемые в основном вышестоящими органами для информации, а также инструкции, процедуры или копии документов хранятся до фактической необходимости или до тех пор, пока они не будут заменены новыми. Знак DMN означает, что документы имеют только практическое значение, а срок хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Термин «до замены на новый» обычно печатается в нормативных документах, отправляемых вышестоящей организацией и имеющих правовой характер для этой конкретной организации.
Для некоторых категорий дел в номенклатуре метка «ЕПК» добавляется к сроку хранения, что означает, что часть документов дела может иметь научное и историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.
В приблизительной номенклатуре дел отметка «EIC» ставится в тех случаях, когда это требуется стандартным или ведомственным списком документов, или в случаях, когда сложно определить конкретный срок хранения для файла, содержащего разнородные документы. Рекомендуется провести дополнительную экспертизу категории дел, содержащих знак «ЕПК», до их включения в номенклатуру с целью возможной реорганизации дел и установления конкретных сроков хранения. например, можно продлить сроки хранения для случаев, имеющих практическое значение, и оставить документы, имеющие научное и историческое значение, для постоянного хранения в архиве. Товарный знак «ЕПК» в примерных номенклатурах следует использовать только в самых необходимых случаях, когда от него нельзя отказаться.
Закрепленная отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.
Сроки хранения дел устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальной номенклатуре дел всех однотипных или системных организаций, связанных между собой подчиненностью. В случае необходимости изменения сроков хранения кейсов, которые они содержат, такие изменения следует согласовать с репозиторием.
ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
2.1 Общий порядок разработки номенклатуры дел
В конце каждого календарного года список дел подлежит уточнению. Пересмотренная номенклатура дел вступает в силу 1 января следующего календарного года.
Номенклатура корпуса разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает:[3]
- изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;
- изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях — его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т.
п.;
Анализ закупочной деятельности торгового предприятия
... подразделения бизнеса, которым требуются продукты. Показатели, характеризующие деятельность службы закупок предприятия: совокупный торговый оборот; общий объем закупок; закупочные цены на продукцию; средние цены на ... спецификаций; на запросы продавцу; на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств; на утверждение проектной документации поставщика; на изготовление и отгрузку к ...
- предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);
- предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;
- уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;
- составление и оформление проекта номенклатуры дел;
- согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях — его уточнение и дооформление;
- утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.
желательно составить проект номенклатуры дел на основе типовой формы. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.
Рисунок 1 — Вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения
Рисунок 2 — Вариант оформления сводной номенклатуры дел
При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:
- учредительными документами предприятия;
- положениями о структурных подразделениях предприятия;
- » перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
- номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;
- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.
Необходимые сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются в виде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовке проекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует уделить содержанию Перечня нормативных документов, формируемых в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения1.
В Указаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве «…основного нормативного документа при определении сроков хранения… управленческих типовых документов, …при подготовке номенклатур дел». Список основан на функциональных характеристиках и состоит из двух частей.
Первая из них — «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).
Совершенствование деятельности предприятия на внешних рынках ...
... дипломного проекта: определение понятия и сущности внешнеэкономической деятельности в условиях рыночной экономики; исследование методов государственного регулирования внешнеэкономической деятельности предприятия в Республике Беларусь; изучение организации управления внешнеэкономической деятельностью предприятия; анализ основных технико-экономических показателей ...
Документы в списке расположены в порядке убывания важности в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, одинаковы для соответствующих документов независимо от формы собственности юридических лиц. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:
- содержание деятельности предприятия (структурного подразделения и т. п.) и специфика ее документирования;
- сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;
- сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;
- сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.
При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, — в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основании информации осуществляется предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.
Отметим в этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. При этом номенклатура дела не включает периодические издания и некоторые другие виды документов, для которых она не нужна. При определении приблизительной формулировки заголовков дел следует руководствоваться следующими общими правилами.
1. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав включенных в него документов, их функции и тип аффилированности.
2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
- название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа);
- название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);
- краткое содержание документов, помещаемых в дело;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
- дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
Для конкретизации заголовков корпусов рекомендуем воспользоваться следующими рекомендациями.
Управление имуществом предприятия ООО «Гранит»
... управления имуществом ООО «ГРАНИТ». Комплекс мер по улучшению управления капитальным потенциалом компании. В третьей главе обсуждаются способы повышения потенциала владения бизнесом. 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АНАЛИЗА СОСТОЯНИЯ ИМУЩЕСТВА 1.1 Экономическое содержание имущества предприятия, ... предприятия являются ф. № 1 «Бухгалтерский баланс», ф. № П-2 «Сведения об инвестициях», ф. № П-3 «Сведения ...
1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не
8-09-2015, 12:25
