Трудно сказать точно, когда возникла профессия секретаря. Но наверняка можно утверждать, что первые в истории человечества государственные и политические деятели вряд ли могли обойтись без этих помощников.
В России днем рождения должности секретаря можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были предшественники. В конце 15 века в нашей стране появились первые ордена — центральные органы государственной власти, управление орденов и дома орденов, правивших на местах. Именно в работе этих органов зародилась работа с документами, и постепенно сформировался слой профессиональных чиновников — специалистов своего дела. Порядок составления документов в приказах был следующим: под руководством делопроизводителя проект документа — «черная буква» — составлялся «средней рукой», делопроизводитель «подписывал» его, то есть , он поправил, а «молодой» сотрудник «побелел», то есть написал чисто.
Мы унаследовали от тех времен слово «бюрократия» и делопроизводство». Склеенные колоннами длиной до 80 метров, документы были намотаны на палочки в рулоны. Читая ленты с перетаскиваемыми документами, родилась концепция, обозначающая слишком долгое решение проблемы.
Петр I вместо старой системы приказов создал двенадцать коллегий, каждая из которых отвечала за свою ветвь или сферу управления и подчинялась Сенату. Вся работа тщательно определялась Общим регламентом государственных колледжей, подписанным Пьетро 27 февраля 1720 года. Вот в нем впервые и заговорили о «секретарском чине». «При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить». Как видите, Петр, решив бороться с бюрократией, в первую очередь предъявил секретарям высокие и строгие требования. И это было не случайно. Во многом исход решения того или иного дела зависел от того, как об этом сообщил секретарь. Человек, занимавший эту должность, был обязан хорошо знать «законы, быть образованным, уметь разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей».
В 1840 году в России появились первые личные секретари управленцев на Путиловском и Невском заводах, крупнейших в то время. Вскоре появились секретари во многих других компаниях, осознав свою потребность в предпринимательстве. Руководители обращались к секретарям с такими просьбами, что работать без специальной подготовки становилось все труднее. В 1868 г были открыты первые секретарские курсы в Харькове, аналогичные учебные заведения появились в США в 1879 г., в Англии и Франции в 1900–1907 гг.
История унификации текста документа
... управления реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Взаимосвязь между документами разных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинакова, поскольку зависит ... на август текущего года ). Не менее важным аспектом унификации официальных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в едином виде. При ...
Начало ХХ века ознаменовалось для секретарей внедрением множества новшеств, связанных с научно-техническим прогрессом. В те годы в работе секретариатов использовались двадцать три модели пишущих машинок, восемь моделей копировальных машин, два типа диктофонов и большое количество различных канцелярских принадлежностей, в том числе новые предметы — перьевые ручки.
Начиная с 1884 года в России издавалось восемь (!) специализированных журналов, и личные секретари регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах. К сожалению, программы обучения того времени не сохранились. Но из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок» можно узнать о том, что личные секретари должны были печатать со скоростью 4 страницы за 60 минут, стенографировать со скоростью 40-60 слов в минуту, хорошо знать хотя бы один иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранных языках, владеть приемами общения с посетителями. Секретарши смогли активно отстаивать свои права: при их участии в Санкт-Петербурге был создан союз людей, занимающихся делопроизводством на торгово-промышленных предприятиях города.
Но секретарш советской эпохи почему-то принято изображать чуть ли не в карикатурном виде: «юную собеседницу» в тунике и с сигаретой во рту или «глупую и красивую» «куклу». Действительно, в начале 20-х годов прошлого века профессия секретаря быстро развивалась. Пост «секретаря» был добавлен к советскому госаппарату, которому придавалось большое значение. Многие руководители того времени прекрасно знали, что именно секретари в первую очередь сталкиваются с теми, кто обращается к властям. Секретари готовят материалы к собраниям, запоминают сроки исполнения решений. Секретари основных сотрудников часто выполняли творческие функции, иногда они были своего рода консультантами директоров, проверяли качество оформления официальных документов и помогали руководителям принимать посетителей. В те годы издались специализированные журналы: «Стенограмма и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника менеджмента». Сами названия журналов говорят о роли, отведенной секретарям.
Однако расцвет профессии был недолгим. В 1925 году секретарей приравняли к машинисткам и курьерам, их стали считать «канцелярскими и техническими специалистами», в связи с чем секретари разделились на две группы неравных обязанностей и заработной платы: помощники помощников и секретарши-машинистки, выполнявшие чисто технические функции.
Так, к сожалению, престиж профессии секретарей был надолго утрачен. Ее возрождение началось в 70-е годы. Казалось, профессия возродилась заново, она требовала разносторонних знаний и профессионализма. Теперь уже нам пришлось учиться у США, Англии и Франции. Если не так давно уровень подготовки секретарей, например, в Москве, по меркам Международной ассоциации профессиональных секретарей не поднимался выше нуля, то сегодня уже немало секретарей, профессионализм которых отвечает самым высоким требованиям. У этой профессии большое будущее, и те, кто любит свою профессию и стремится к совершенству, согласятся, что лучшие страницы в истории профессии секретаря в России еще будут написаны.
Организация работы секретаря
... свои обязанности, избавить руководителя от нерациональной траты времени на выполнение технических функций. Секретарь по сути является координационным центром конкретного структурного подразделения, что на практике ... и как долго - часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь. Поэтому секретарь должен позаботиться о календаре напоминаний своего начальника. Многие руководители иногда забывают ...
2. Особенности профессии секретаря
Секретарши разные: одни, по сути, работают заместителями директора, другие выполняют справочные функции, третьи по-прежнему работают на «приемной». Ещё есть секретари-делопроизводители, секретари-переводчики. Специализаций много. Объединяет их одно: любой секретарь — это, по сути, ключ к хорошо структурированной информации.
Сегодня секретарь компании — это не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, презрительным и понимающим. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом с собой квалифицированного специалиста, способного стать настоящим помощником во всех делах, как говорится, правой рукой.
Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время как менеджер занимается глобальными бизнес-вопросами, секретарь занимается административной и управленческой деятельностью.
он занимается подготовкой и оформлением документов, заказов, договоров и других деловых документов, организационными вопросами, обеспечивает рабочую среду для своего начальника.
История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.
В их обязанности сегодня входит управление офисом, работа с посетителями, прием телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортных условий, организация встреч, приемов и др. функции, необходимые для жизни офиса.
Профессия секретаря имеет разные специализации в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-помощник, делопроизводитель, секретарша, секретарь-переводчик.
Секретарь — лицо компании, незаменимый помощник менеджера, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно большинство секретарей — женщины, хотя иногда секретарши — мужчины.
Личные качества.
Приятный внешний вид — важное преимущество при приеме на работу. Умение слышать и слышать, а также умение хранить секреты — очень важные качества.
Образование (Что надо знать?).
Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, а также высокий общекультурный уровень поступающего. Успешное овладение профессией требует культуры общения, грамотной устной и письменной речи, хорошего слуха, четкой дикции, знания этикета, развитого внимания и зрительно-образной памяти. Вы должны уметь пользоваться оргтехникой, составлять различную документацию, вести протоколы встреч.
Место работы и карьера.
Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве).
Реально можно только поднять зарплату и расширить круг обязанностей. Но тем не менее профессия достаточно востребована и по сей день.
Требования к знаниям и умениям специалиста.
- нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- виды, функции документов, правила их составления и оформления;
- порядок документирования информационно-справочных материалов;
- структуру организации, в которой ведется деятельность;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила и нормы охраны труда;
- правила делового этикета и делового общения.
Секретарь-делопроизводитель должен уметь:
- принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;
- направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;
- вести картотеку учета прохождения документальных материалов;
- осуществлять контроль за прохождением документов;
- составлять и оформлять служебные документы;
- формировать дела;
- систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;
- воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;
- точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;
- оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.
3. Этикет специалиста
В современной деловой практике секретарь играет очень важную и ведущую роль. От эффективной работы секретаря во многом зависит работа руководителя компании, его имидж, а зачастую и имидж всей компании.
Организация работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ ...
... ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАНЦЕЛЯРИИ 1.1. Нормативно-правовая основа деятельности организации Офисная работа - это система документального обеспечения управленческой деятельности, определяющая стандартные процессы документирования и организации работы с документами . Свод правил делопроизводства в организациях ... документационного обеспечения; государственные и международные стандарты на документы; общероссийские ...
Как правило, секретарь не только отвечает на телефонные звонки, заказывает и сообщает входящую почту, но и ведет дневник текущих дел, отвечает за ведение личной и деловой переписки менеджера.
Секретарь встречает деловых гостей, следит за тем, чтобы переговоры проходили точно в срок. По сути дела это руководитель приемной, помощник руководителя. Неслучайно в последнее время вместо слова «секретарь» все чаще используется слово «руководитель офиса».
Вопреки распространенному мнению, не каждый может быть хорошим секретарем.
При выборе секретаря, безусловно, важны элегантный внешний вид, безупречные манеры, умение внятно и связно говорить, вести себя на публике, вести эффективный телефонный разговор и знание делопроизводства. Несомненно, секретарь должен хорошо знать сотрудников компании, знать, где их можно найти. секретарь делопроизводитель документационное этикет
В телефонных разговорах секретарь должен быть очень профессиональным и кратким. Ни при каких обстоятельствах ложно понятое секретарское знакомство с лидером не является показным способом решения любой проблемы без ведома лидера.
Отвечая на телефонный звонок, секретарь должен выяснить имя и местонахождение собеседника, суть дела, сообщить об этом руководству или, при необходимости, передать телефон ответственному за это направление сотруднику, чтобы он смог потренироваться проблема для дальнейшего отчета.
Искусство вести деловые переговоры
... с помощью переговоров. Искусство вести переговоры, Переговоры - древнейшее средство общения, позволяющее найти общий консенсус. Нейах Деловые переговоры - это ... Также могут быть переговоры через посредников, телефонные переговоры, письменные переговоры и многое другое. Переговоры могут быть ... Как правило, инициатива в деловых переговорах принадлежит именно тому участнику, который лучше всего знает и ...
Принимая деловых партнеров, если менеджер занят и не может принять их сразу, секретарь должен осторожно пригласить их сесть, просмотреть газеты или журналы. Если прием гостей опаздывает, желательно предложить им чай, кофе или воду.
вполне уместно заранее поинтересоваться, будут ли гости пить чай или кофе во время переговоров.
недопустимо, когда в присутствии деловых партнеров секретарь бродит по офису или разговаривает по телефону.
Во время переговоров секретариат обязан следить за тем, чтобы менеджера не беспокоили телефонные звонки. Просим сообщить, что он ведет переговоры, попросить его оставить номер телефона и по окончании переговоров, сообщив о входящих звонках менеджеру, связать его с тем, кто хочет выступить.
Секретарь, как правило, проверяет состояние кабинета директора, чтобы стол не был загроможден, чтобы ручки, карандаши и бумага всегда были под рукой. Если в офисе есть цветы, они должны быть свежими и привлекательными.
Надо ли говорить, что рабочее место секретаря тоже должно быть в полном порядке.
