«Оптимизация бизнеспроцессов на ООО «СибКрасМастер» г. Красноярска» содержит: 60 страниц, 7 иллюстраций, 2 таблицы, 7 приложений и 20 использованных источников

метки: Процесс, Анализ, Предприятие, Бизнес, Совершенствование, Диплом, Оптимизация, Организация

Тема данной бакалаврской работы: оптимизация бизнес-процессов на ООО «СибКрасМастер» г. Красноярска.

Один из способов повысить эффективность бизнеса — оптимизировать бизнес-процессы. Эффективность – это отношение результата к затраченным усилиям. Оптимизация бизнес-процессов — это, в свою очередь, комплекс мер, направленных на повышение эффективности требуемых бизнес-процессов. В этой бакалаврской работе будет использоваться процессный подход, причем процессный подход является одной из концепций менеджмента. Согласно этой концепции, вся работа организации — это набор процессов. Чтобы эффективно осуществлять лидерство, необходимо управлять процессами. Этот подход является одним из ключевых элементов улучшения качества.

Объектом анализа и оптимизации бизнес-процессов является коммерческое предприятие ООО «СибКрасМастер». Внешняя среда организации характеризуется достаточной конкуренцией, где привлечение нового клиента (заказчика) и удержание старого является первоочередной задачей. Чтобы организация была конкурентоспособной на текущем рынке, необходимо постоянно улучшать ее показатели эффективности, снижать затраты, повышать качество выполняемых организацией функций, что, по сути, направлено на оптимизацию бизнес-процессов.

Актуальность работы заключается в том, что существует значительная конкуренция по продаже стройматериалов в городе Красноярске. Организации, работающие на рынке стройматериалов г. Красноярска и красноярского края, используют схожую модель осуществления основных и вспомогательных бизнес-процессов, и один из наиболее предпочтительных способов выиграть в конкурентной борьбе, это оптимизировать бизнес-процессы организации чем мы и будем заниматься в данной ВКР.

Цель работы – повысить эффективность основных бизнес-процессов на ООО «СибКрасМастер», это позволит улучшить конкурентные позиции предприятия, за счет повышения качества обслуживания клиентов, предоставления более выгодных условий и оптимизации бизнес-процессов в целом.

Задачи, решаемые в ходе бакалаврской работы:

•  характеристика процессного подхода и особенность организации бизнес-процессов;
•  проанализировать деятельность ООО «СибКрасМастер»;
•  произвести анализ основных бизнес-процессов торговой организации;
•  разработать рекомендации для повышения эффективности основных бизнес-процессов.

Далее перейдем к решению целей и задач данной бакалаврской работы.

Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки

... процесса — от возбуждения дела в суде до исполнения судебного решения. Изварина А.Ф. в своей работе «Судебная власть в Российской Федерации. Содержание, организация, формы »дает такое понятие, как судебная ... предприятии», «Управление персоналом» и др. Целью данного диплома является на основе изучения практики организации делопроизводства в Мировом суде г. Добрянке установить соответствие ...

1 Теоретическая часть

1.1 Основы процессного подхода

Основы процессного подхода следует начать с определения терминов «процесс» и «процедура».

При распространении содержания «процессного подхода» разные авторы используют понятия «процесс» и «процедура», эти понятия сменяют друг друга и часто приравниваются друг к другу. Однако следует отметить, что если процесс преобразует входные данные в выходы, изменяя их состояние, то процедура является установленным способом запуска процессов. Отсюда следует, что процесс — это средство, с помощью которого достигаются цели политики и стратегии в области качества, а процедура — это средство понимания и реализации процессов.

Процессный подход используется для создания горизонтальных связей в организациях. Все отделы и сотрудники, вовлеченные в процесс, могут независимо координировать работу, выполняемую в рамках этого процесса, и решать возникающие проблемы без помощи высшего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат [1].

Процессный подход основывается на нескольких принципах. Реализация этих принципов может значительно повысить эффективность работы, но в то же время требует высокой корпоративной культуры.

При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов:

• принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процесс — это любая деятельность, в которой происходит работа. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;

• принцип востребованности процесса. У каждого процесса должна быть цель, и его результаты должны быть заявлены. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний;
• принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;
• принцип контроля процесса. У каждого процесса есть начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;
• принцип ответственности за процесс. К выполнению процесса могут быть привлечены различные специалисты и сотрудники, но один человек должен нести ответственность за процесс и его результаты.

Переход от функционального управления к процессному требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на то, что они могут принадлежать к разным отделам. Эффективность принципов, установленных в процессном подходе, будет зависеть от того, в какой степени эта совместная работа может быть обеспечена.

Кроме того, процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть реализован в организации.

Ключевые элементы процессного подхода:

• вход процесса;
• выход процесса;
• ресурсы;
• владелец процесса;
• потребители и поставщики процесса;
• показатели процесса.

Создавая горизонтальные связи в работе организации, процессный подход достигает многих преимуществ по сравнению с функциональным подходом.

Методология управления организацией на основе различных подходов

... 2.Оцените и охарактеризуйте применение всех подходов в управлении организацией. 3. Сделайте выводы об основных особенностях методологий управления организацией. 1. Управление организацией на основе процессного подхода Процессный подход к управлению организацией был впервые предложен сторонниками ...

Перечислим все преимущества процессного подхода:

• координация действий различных подразделений в рамках процесса;
• ориентация на результат процесса;
• повышение результативности и эффективности работы организации;
• прозрачность действий по достижению результата;
• повышение предсказуемости результатов;
• выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;
• устранение барьеров между функциональными подразделениями;
• сокращение лишних вертикальных взаимодействий;
• исключение невостребованных процессов;
• сокращение временных и материальных затрат [2].

Исходя из всего выше сказанного можно сделать вывод, что процессный подход является инструментом, с помощью которого создаются и поддерживаются условия, необходимые для обеспечения качества процессов производства, гарантирующие удовлетворение внутреннего и внешнего потребителя.

1.2 Сущность, цель и задачи диагностики бизнес-процессов

Диагностика бизнес-процессов — один из важнейших этапов бизнеса, ведь для конкурентоспособной компании важно понимать, как все на самом деле, чтобы в будущем поступать правильно, что лучше для успешного развития компании. Не поняв основной проблемы, мы не сможем что-то поменять.

Чтобы добиться каких-то изменений в компании, нам нужно определить, чего не хватает для повышения эффективности работы, чего именно компания хочет достичь с помощью этих изменений, что нам для этого нужно. Поэтому все изменения в компании должны начинаться в первую очередь с диагностики, чтобы избежать ошибок и лишних затрат.

Другими словами, диагностика бизнес-процессов проводится с целью определения неэффективных последовательностей операций и поиска решений по оптимизации таких последовательностей для увеличения производительности труда, минимизации затрат, повышения качества товаров и сервиса, определения границ ответственности между структурными подразделениями и так далее.

Целью диагностики системы менеджмента является выявление недостатков и способов повышения эффективности системы управления бизнесом.

Задачи диагностики системы управления:

• выявить резервы сокращения постоянных и переменных затрат;
• выявить резервы повышения рентабельности компании;
• выявить резервы повышения производительности труда и оборудования;
• выявить «узкие места», тормозящие развитие компании;
• выявить причинно-следственные связи проблем предприятия;
• разработать организационные, технические, информационные и технологические предложения для реализации поставленных стратегических целей.

Основная задача диагностики бизнес-процессов — понять, какие процессы существуют в компании, какие нарушения, ограничения, лишние затраты есть в этих процессах. И только после этого начинать их изменять и улучшать. Не стоит приступать к оптимизации бизнеспроцессов, если не проведена диагностика, если нет представления об операционной деятельности компании – ее бизнес-процессах [3].

1.3 Терминология и классификация бизнес-процессов

Бизнес-процесс – совокупность разных видов деятельности, в рамках которой «на входе» определяются один или более видов ресурсов, нужных для реализации бизнес-процесса, а «на выходе» создаются продукт или услуга, представляющие ценность для потребителя [4].

Оптимизация бизнес-процессов в отделе САПР (на примере ОАО ‘Волгограднефтемаш’)

... бизнес-процессы ОАО «Волгограднефтемаш»; Разработать модель бизнес-процессов верхнего уровня и декомпозировать её; Разработать модели основных бизнес-процессов и выбрать процесс для совершенствования; Разработать модель выбранного для совершенствования процесса ... при минимально затраченных усилиях. оптимизация моделирование бизнес процесс Для современных компаний, стремящихся занять первое место на ...

Далее рассмотрим основные компоненты и термины процессного подхода, которые перечислены в пункте 1.1.

Входы процесса — это элементы, которые претерпевают изменения во время выполнения действий. В качестве входов процессный подход рассматривает материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр.

Выходы процесса — это ожидаемые результаты, для которых предпринимается действие. Результатом может быть физический продукт или различные виды услуг или информации.

Ресурсами являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал, инфраструктуру, среду и пр.

Владелец процесса: процессный подход вводит это понятие как одно из самых важных. У каждого процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за конечный результат (выход процесса) процесса [5].

У каждого процесса должны быть поставщики и потребители. Поставщики вносят вклад в процесс, а потребители заинтересованы в получении результатов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние поставщики и потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.

Индикаторы процесса необходимы для понимания его работы и принятия соответствующих управленческих решений.

Показатели процесса – это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и его результат (выход процесса) [6].

Зачастую выделяют следующие группы классификаций бизнеспроцессов:

В зависимости от места бизнес-процессов в организационной структуре компании выделяют следующие бизнес-процессы:

• горизонтальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие по горизонтали;
• индивидуальные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые отдельными работниками (организационными единицами);
• межфункциональные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые многими работниками (организационными единицами);
• вертикальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие работников (организационных единиц) по вертикали;
• интегрированные процессы – процессы, отображающие взаимодействие участников процессов по вертикали и по горизонтали.

В зависимости от степени их сложности выделяют:

• монопроцессы – односложные процессы;
• вложенные процессы – монопроцессы, входящие в состав более сложного процесса (макропроцесса);
• связанные процессы – выделенные и последовательно реализуемые по определенному алгоритму монопроцессы.

В зависимости от их предназначения:

• основные бизнес-процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие выполнение реальных операционных задач, связанных с созданием продукта и реализацию его клиенту;
• это процессы, операции которых имеют прямое отношение к продукту предприятия и тем самым влияют на создание добавленной стоимости;
• поддерживающие бизнес-процессы – горизонтальные бизнес-процессы, обеспечивающие исполнение основных процессов, они не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, однако, без них невозможно выполнение операций по созданию добавленной стоимости;

• бизнес-процессы управления – вертикальные бизнес-процессы, обеспечивающие управление деятельностью компании, основными и поддерживающими бизнес-процессами. Это процессы формирования стратегии, планирования бизнеса и контроля.

В зависимости от их места в иерархии целей организации:

Управление бизнес-процессами

... управления предприятием; 2. Специализированный модуль автоматизации взаимоотношений с клиентами; Специализированный модуль автоматизации взаимоотношений с поставщиками Рисунок 1 - Имитационная система ERP II 1.1.2 Управление бизнес -процессами Оптимизация на основе совершенствования системы управления ...

• бизнес-процессы верхнего уровня – процессы, направленные на реализацию стратегических целей компании, наиболее значимые для компании;
• бизнес-процессы среднего уровня – бизнес-процессы, направленные на реализацию тактических целей;
• бизнес-процессы нижнего уровня бизнес-процессы, направленные на реализацию оперативных целей.

В зависимости от степени их детализации:

• макропроцессы – укрупненные бизнес-процессы, имеющие степень детализации необходимую чтобы описать бизнес-процессы верхнего уровня;
• субпроцессы – бизнес-процессы, имеющие степень детализации необходимую для описания бизнес-процессов среднего уровня;
• микропроцессы – бизнес-процессы, имеющие предельно максимальную степень детализации, используются для описания бизнеспроцессов нижнего уровня [7].

Существует много способов классификации бизнес-процессов. Многие ведущие компании, используя процессную ориентацию, проанализировали свою работу и определили список своих основных бизнес-процессов.

1.4 Способы описания бизнес-процессов

Способы описания бизнес-процессов: представление информации о бизнес-процессах компании в той или иной форме. Сегодня различают три способа описания – текстовый, табличный и графический [8].

Текстовое описание бизнес-процессов — это создание нормативных документов и бизнес-стандартов, в которых бизнес-процессы последовательно описываются словами. Этот метод подходит для компаний, которые хотят оптимизировать процессы «как есть». Для оптимизации процессов «как должно быть» текстовое описание не подходит. Сплошной текст не позволяет систематически смотреть на бизнес-процессы компании и анализировать их. Еще одним недостатком текстового метода является практически невозможность (или большие трудозатраты) внесения изменений в регламентирующие документы.

Следующий способ описания бизнес-процессов – табличный. Данный способ является более структурированным, чем предыдущий и подходит для небольших компаний (отпадает необходимость покупать инструменты описания бизнес-процессов).

Применяя данный способ нужно оптимально распределять поля таблицы, включая: описание функций, исполнителей бизнеспроцесса, его входы и выходы, владельца и т.д. Эта форма представления бизнес-процессов позволяет вам видеть их в более структурированном виде и может использоваться для описания бизнес-процессов, применяемых к деятельности по автоматизации, а иногда и к деятельности по анализу и оптимизации.

Последний и наиболее эффективный способ описания бизнес-процессов — это графика, которая состоит из построения взаимосвязанных моделей бизнес-процессов. Графический способ описания наиболее удобный для использования информации во время анализа и оптимизации, он позволяет структурно взглянуть на деятельность предприятия, осуществить ее логический анализ [9].

Реинжиниринг бизнес-процесса предприятия сферы услуг

... рыночной среде может обеспечить радикальную перестройку бизнес-процессов. Это определяет важность исследования конкретных направлений для совершенствования деятельности розничных организаций на основе реинжиниринга бизнес-процессов. Практический смысл работы заключается в том, ...

Описание бизнес-процессов с помощью специальных инструментов позволяет автоматически формировать нормативную документацию процессов, оперативно вносить необходимые изменения и автоматически проверять правильность построенных моделей. При этом одна и та же информация может быть представлена ​​по-разному, в зависимости от цели ее использования.

1.5 Понятие и сущность оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов – частичное совершенствование существующих бизнес-процессов организации, которое происходит путем избавления от явных недостатков, таких как информационные петли, дублирование функций и т.п. Оптимизация бизнес-процессов оформляется соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами [10].

Оптимизация бизнес-процессов применяется в тех случаях, когда предприятию необходимо улучшить свою работу: снизить затраты, сократить производственный цикл, уменьшить количество управленческих ошибок, принять неотложные меры по выходу из кризиса и т.п. Оптимизации, как правило, подлежат ключевые бизнес-процессы, т.к. оптимизация именно этих процессов дает наибольший эффект.

Как правило, оптимизация бизнес-процессов происходит следующим образом. Прежде всего, фиксируются четкие и однозначные описания существующих бизнес-процессов компании в виде модели AS-IS. Затем анализируются конкретные задачи исследуемых процессов, за которые отвечают определенные исполнители, и оценивается оптимальность выполняемых ими действий. Выявив недостатки на этом этапе, мы переходим к анализу оптимальности всего бизнес-процесса или группы бизнес-процессов. На следующем этапе разрабатываются предложения по исправлению обнаруженных недостатков, и строится модель TO-BE. Оптимизация заканчивается оценкой возможного ухудшения внесенных изменений, ведь нельзя забывать, что устранение дефектов по одному критерию бизнес-процесса может привести к их появлению по другому критерию.

Для того чтобы оптимизация бизнес-процессов принесла ожидаемый результат, обновленные бизнес-процессы необходимо закрепить не только в регламентных документах предприятия (положениях и приказах), но и в управленческой информационной системе. Если на предприятии функционирует система управления бизнес-процессами (BPMS), то и оптимизация бизнес-процессов будет успешной [10].

1.6 Методы и инструменты улучшения бизнес-процессов

Во-первых, вам нужно понять для себя, какую цель мы преследуем с намерением оптимизировать или перепроектировать конкретный бизнес-процесс.

Другими словами, вам нужно сначала настроить конкретную задачу, иначе оптимизация не подействует.

Рассмотрим и кратко опишем основные методы оптимизации бизнес-процессов.

1. SWOT-анализ (анализ слабых и сильных сторон бизнес-процесса).

SWOT-анализ – метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов и явлений, влияющих на проект или предприятие. Все факторы делятся на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses (слабые стороны), opportunities (возможности) и threats (угрозы).

Принципом метода является поиск и устранение/усиление наиболее слабых сторон и сведенияк минимуму потенциальных рисков и угроз.

2. Метод причин-следствий (диаграмма Исикавы – Cause and Effect Diagram).

Диаграмма Исикавы – т.н. диаграмма «рыбьей кости» (англ. Fishbone Diagram) или «причинно-следственная» диаграмма (англ. Cause and Effect Diagram), а также как диаграмма «анализа корневых причин».Один из семи основных инструментов измерения, оценивания, контроля и улучшения качества производственных процессов, входящих в «семь инструментов контроля качества»: Такая диаграмма позволяет выявить ключевые взаимосвязи между различными факторами более точно понять исследуемый процесс. Схема помогает определить основные факторы, оказывающие наиболее существенное влияние на развитие рассматриваемой проблемы, а также предотвратить или исключить действие этих факторов.

По экономике. организация бизнеса в Москве

... создаваемые для осущ. предпринимательской деятельности в случае, когда в организации предприятия решают ... другие формы организации бизнеса . - Расходы на регистрацию организации компании, регистрацию ... платных услуг предприятиям, организациям и гражданам. Трудовая деятельность в производственном кооперативе ... целью совместной хозяйственной деятельности или совместного потребления товаров и услуг. Фонды ...

3. Бенчмаркинг — это метод анализа превосходства и оценки конкурентных преимуществ партнеров и конкурентов одного типа или родственного сектора с целью изучения и использования всего самого продуктивного. Немного похоже на промышленный шпионаж, но разница в том, что этот метод основан на поверхностных наблюдениях.

4. Анализ и оптимизация бизнес-процессов на основе показателей (KPI).

Метод ключевого анализа эффективности. Принцип постановки конечных целей проекта, при достижении которых поднимается «планка», или. если цели не получается достигнуть, то пересматриваются средства достижения или сами цели.

5. Мозговой штурм Метод, при котором обсуждается решение проблемы и предлагаются все возможные пути, на основе этого выбирается наиболее эффективное мнение. участников обсуждения.

6. Методики Lean, «6 Сигма» — метод выявления повышения производительности за счет сокращения дефектов в процессе производства

7. Расчет и изменение фрагментации процесса — это метод уменьшения или увеличения составных частей бизнес-процесса.

8. Анализ бизнес-логики процесса – метод позволяющий оптимизировать бизнес-процесс по средствам устранения неэффективных процедур, распределения ответственности за выполнение бизнес-процессов, делегирования полномочий по принятию решений, связывание параллельных работ, а так же фиксирование информации у источника и включение обработки информации в реальную работу.

9. Метод функционально-стоимостного анализа (ФСА-анализ).

Принцип анализа — получить максимальную функциональность объекта с минимальными затратами, как для продавца, так и для покупателя.

10.Метод имитационного (динамического) моделирования БП – методика, позволяющая представлять в рамках динамической компьютерной модели действия людей и применение технологий, используемых в изучаемых процессах реинжиниринга.

11. Расчёт и анализ трудоёмкости и длительности бизнес-процесса – методика создана для расчета оптимального количества сотрудников на предприятии и нагрузку на них.

12. Анализ распределительной матрицы ответственности — это метод составления наглядной функциональной таблицы, строго распределяющей организацию по структурным подразделениям, прочим звеньям. Другими словами, задачи ставятся структурным подразделения [11].

Чтобы применить методы оптимизации бизнес-процессов, их необходимо сначала проанализировать и смоделировать. Для оптимального решения по оптимизации бизнес-процессов вы можете использовать все методы вместе или по отдельности, в зависимости от деятельности и объема анализируемой информации.

2 Характеристика ООО «СКМ»

2.1 Описание деятельности предприятия

Месторасположение офиса организации:

Организация менеджмента на предприятии

... всех теоретических знаний в области менеджмента; 2.Приобретения практических навыков работы в сфере менеджмента; 3.Изучения деятельности ООО «Бизнес ИТ»; 4.Сборник информативных материалов для составления отчета по производственной практике. Изучение хозяйственной деятельности компании ...

• г. Красноярск, ул. Вавилова 1, оф. 415;
• телефон: (391) 271-75-54;
• факс: (391) 240-14-82.

Месторасположение складского помещения:

• г. Красноярск, ул. 60 лет октября 162;
• тел.: (391) 251-43-91.

ООО «СибКрасМастер» далее — ООО «СКМ» — коммерческая организация, созданная для осуществления финансово-хозяйственной деятельности. ООО «СКМ» является юридическим лицом, имеет счет в банке, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланк, фирменное наименование, товарный знак. Компания работает на основе аналитического учета и хозрасчета. ООО «СКМ» несет ответственность за результаты своей производственной и финансовой деятельности, а также за выполнение обязательств перед поставщиками, потребителями, банками и другими юридическими и физическими лицами.

Компания работает над предоставлением качественных услуг по оптовой и розничной торговле стройматериалами.

Основные функции, осуществляемые в организации:

•  продажа стройматериала в розницу и оптом, основном для строительных организаций;
•  оптовые закупки стройматериала у заводов изготовителей;
•  доставка стройматериала до заказчика.

ООО «СКМ» возглавляется генеральным директором, Ларионовым И. А., руководитель действует от имени предприятия без доверенности, добросовестно и разумно представляет его интересы на территории района и за его пределами. Руководитель действует по принципу индивидуального управления и несет ответственность за последствия своих действий в соответствии с законодательством, иными нормативными актами Российской Федерации, Уставом и заключенным с ним трудовым договором.

Организация является посредником (поставщиком) между заводом производителем стройматериалов и конечным потребителем (заказчиком).

Закупка материалов осуществляется напрямую с заводов производителей, которые производят строительные смеси, бетонные плиты и блоки, строительный пиломатериал и многое другое.

Продажа товара осуществляется как оптом, так и в розницу. Поскольку основными клиентами организации являются крупные строительные компании, упор делается на оптовую торговлю. Для заказа оптом минимальная сумма заказа должна составлять 100000 рублей. Отпуск товара осуществляется со склада. Организация осуществляет платную доставку товара со склада заказчику, также есть возможность самовывоза.

Список всех доступных строительных материалов может быть предоставлен как в электронном, так и в печатном виде. Информация, содержащаяся в прайс-листе, предоставляет всю необходимую информацию по товару, его цена (розница, оптом), качество и производитель.

В собственности организации имеется 4 складских помещения, находящиеся в непосредственной близости друг от друга (одна складская территория).

Материалы разбиты на категории по условиям хранения и хранятся в соответствии со стандартами ВСН 212-85.

Используемое в организации оборудование хранится на отдельном складе от строительных материалов.

В ООО «СКМ» работает 46 сотрудников.

2.1.1 Организационная структура организации

Под организационной структурой управления предприятием понимается соотношение полномочий, функций, прав, обязанностей, ответственности между управленческими и производственными звеньями в процессе производства и реализации продукции, проявляющиеся посредством информационных связей между ними и воздействующие на результаты хозяйственной деятельности [12].

Организация управления цепями поставок на предприятии

... курсовой работы: определение понятия SCM, особенностей логистических цепей; рассмотрение сущности управления логистическими цепями; рассмотрение планирования логистической цепи на различных этапах. Глава 1. Теоретические аспекты организации управления цепями поставок 1 Сущность, понятия и содержание организации управления цепями поставок на предприятии Управление ...

К организационным структурам предъявляется множество требований, таких как оптимальность, оперативность, надежность, экономичность, гибкость, устойчивость, но основным из них является то, что организационная структура всегда должна соответствовать стратегии предприятия.

В данном разделе описывается организационная структура ООО «СКМ». На рисунке 1 наглядно рассмотрим организационную структуру исследуемой организации.

В подчинении у генерального директора находиться исполнительный директор. Исполнительный директор следит за организацией работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений организации, принимает меры по повышению эффективности работы. В подчинении у исполнительного директора находиться: главный бухгалтер, специалист по кадрам, менеджеры продаж и начальник складских помещений.

Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетнохозяйственно деятельности, ведение бухгалтерского учета, предоставление в декларации в налоговые органы, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности исполнительному директору.

Начальник складов занимается управлением всех складских помещений, контролирует сохранность товара на складах, Руководство работами по приему, рациональному размещению, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, организация проведения погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, документационное обеспечение как внутри подразделения, так и в связке с другими подразделениями компании.

Специалист по кадрам занимается обеспечением подбора и подготовки персонала, ведением кадрового учета и т. д., подчиняется исполнительному директору.

Все менеджеры продаж подчиняются исполнительному директору.

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «СКМ»

Функция управление в организации занимает первоочередное значение. Важно, чтобы не было лишних уровней управления, когда дело касается решения отдельных вопросов. Каждый сотрудник четко знает свои права и обязанности и добросовестно исполняет их. По результатам проведенного анализа, можно сделать вывод о том, что явных проблем в системе управления не проявляется. Существует понятное для все сотрудников распределение управленческих функций.

2.1.2 Функциональная структура организации

Функциональная структура – это моделирования функций, выполняемых рассматриваемой информационной системой/объектом, путем создания описательного структурированного графического изображения, показывающего что, как и кем делается в рамках функционирования объекта и объектов, связывающих эти функции, с учетом имеющейся информации [13].

Функциональная модель сети процессов обработки информации должна создаваться в соответствии со следующим примерным перечнем требований:

•  строится с точки зрения руководства предприятия. При таком подходе модель должна включать все процессы и их элементы, влияющие на производство конечной продукции;
•  содержать процессы, определенные как обязательные в рамках требований соответствующей нормативно-технической документации;
•  охватывать все стадии жизненного цикла продукции, относящиеся к сфере деятельности предприятия.

На самом верхнем уровне описываются наиболее сложные функции, представляющие собой отдельный бизнес – процесс или процедуру. Детализация функций образует иерархическую структуру их описаний [14].

Функциональная модель создана с учетом функции оказания качественных услуг по продаже строительного материала. С помощью функциональной модели, мы, можем, наглядно посмотреть благодаря каким основным функциям реализовывается работа организации.

Функциональная модель ООО «СКМ», представлена в виде дерева

функций на рисунке 2.

На данной схеме отражены основные функции предприятия. В рамках данной работы более подробно рассмотрим функции которые входят в обеспечение основной деятельности фирмы, так как именно эти функции являются основополагающими в основном бизнес-процессе «Продажа строительного материла» в организации. Рассмотрим основные функции более подробно.

Функции ООО «СКМ»

Исследование и анализ Осуществление Ведение Организация работы с Организация продажи Ведение складского Организация доставки

рынков сбыта закупки товара бухгалтерского учёта персоналом продукции учёта товара клиенту

продукции

Обеспечение

Исследование Составление

подбора и Осуществление приёма Составление Составление конкуренции на отчётности по Кассовые

подготовки товара от поставщика необходимой списка товаров для рынке инвентаризации операции

персонала документации

закупки

Составление

Исследование отчётности для Проведение

предпочтений Ведение кадрового Планирование Загрузка и

налоговых органов инвентаризации на Согласование потребителей учёта продаж выгрузка товара

складе объема поставки с Учёт движения

заводами материальных изготовителями Осуществление

Проведение средств Осуществление отпуска Подготовка

составления

Корректирование товара со склада экспедиции по

рекламных кампаний приказов об Заключение договора прайс-листа отправке и приемке

увольнении\ на поставку товара с Начисление товара

принятии\ отпуске Осуществление

заводами заработной платы изготовителями хранения товара и

Составление техники в надлежащих

Поддержка и

штатного условиях

консультирование Контролирование Ведение баланса расписания

клиентов процесса поставки организации

Ведение складской

Повышение документации

квалификации Привлечение

сотрудников новых клиентов Расчет с заводами изготовителями

Заключение

Мотивация договоров на

персонала поставку с

клиентами

Ведение базы

данных клиентов

Рисунок 2  Функциональная структура ООО «СКМ»

Осуществление закупки товара: на данном этапе осуществляется составление списка для закупки строительного материала и последующее взаимодействие с заводами изготовителями. Исполнителем этой функции занимается исполнительный директор.

Исследование и анализ рынков сбыта продукции: на данном этапе происходит исследование конкуренции на рынке, проведение рекламных компаний и исследование предпочтений потребителей. Исполнителем этой функции является зам. ген. директора, который имеет образование в сфере маркетинга.

Ведение бухгалтерского учёта: заключается в составлении отчётности по инвентаризации, составлении отчётности для налоговых органов, учёт движения материальных средств, начисление заработной платы сотрудникам, ведение баланса. Исполнителем этих функций является главный бухгалтер и бухгалтер.

Организация работы с персоналом: организация на данном этапе занимается обеспечением подбора и подготовки персонала, ведением кадрового учёта, осуществлением составления приказов об увольнении\ принятии\ отпуске, составление штатного расписания, повышение квалификации сотрудников, мотивация персонала. Исполнителем этих функций является специалист по кадрам.

Организация продажи продукции: на данном этапе происходит весь процесс продажи товара от планирования продаж до заключения договоров на поставку клиенту. Осуществляют эти функции менеджеры по продажам.

Ведение складского учёта: на этом этапе происходит прием стройматериала от заводов, его хранение в надлежащих условиях и отпуск конечному потребителю.

Организация доставки товара клиенту: составление необходимой документации, загрузка и выгрузка товара, подготовка экспедиции по отправке и приемке товара. Руководителем этих функций является начальник складов и кладовщик.

На основе построенной функциональной модели исследуемой организации видно, что все функции, которые обеспечивают успешную работу ООО «СКМ», взаимодействуют друг с другом, помогают нам наглядно увидеть, какие основные задачи существуют в организации и как они решаются. Благодаря функциональной модели можно легко контролировать все функции организации. При увеличении масштаба предприятия, новые функции можно будет легко интегрировать в существующую функциональную структуру организации.

2.1.3 Документооборот и информационные потоки ООО «СКМ»

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [15].

Порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Документооборот предприятия или учреждения не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала предоставлялись ему, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче.

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса).

Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

В рассматриваемой предметной области существуют входные, выходные и внутренние документы. Внутренние документы формируются внутри организации и действуют только в самой организации. Входные документы это те, которые составлены по определенной форме и содержащие данные, предназначенные для ввода в информационную систему. Входные документы формируются вне организации. Выходной документ — документ, являющийся носителем результатов обработки данных. Выходной документ, формируется автоматизированной системой и выдается системными средствами вывода.

Характеристика документооборота ООО «СКМ» представлена ниже в таблице 1. Таблица 1 – Документы ООО «СКМ»

Наименование Тип документа Где Пользователи Частота

разрабатывается изменения

Трудовой договор Внутренний Специалист по Все директора, По мере между организацией и кадрам специалист по необходимости сотрудниками кадрам,

сотрудники Договор на поставку Отдел продаж Заказчик, По факту заказа материалов заказчику Входной/ Менеджеры по

Выходной продажам Договор на поставку с Входной/ Завод Директора ООО По мере заводом изготовителем Выходной изготовитель «СКМ», завод необходимости \

стройматериала изготовитель раз в 3 года Должностные Внутренний Специалист по Все директора, По мере инструкции кадрам специалист по необходимости

кадрам,

сотрудники Счёт-фактура Входной/Выхо Бухгалтерия/Завод Заказчик/ ООО По мере

дной изготовитель «СКМ», необходимости

Входной/ Бухгалтерия Заказчик/ООО По мере

Выходной «СКМ»/Завод необходимости Товарная накладная

изготовитель

Благодаря тому, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Примеры основных документов предприятия представлены в таблице 2. Таблица 2 – Документооборот ООО «СКМ» Наименование Формат

Документ Реквизиты

задачи реквизита Поставка Товарная накладная Дата оприходования/отгрузки Дата/время строительного Поставщик Текстовый материала от Содержание поставки Текстовый завода Стройматериал Наименование Текстовый изготовителя/ Цвет материала Текстовый Поставка Вес Числовой заказчику Габариты Числовой

Структура Текстовый

Производитель Текстовый

Дата производства Числовой

Принятие строительного Должность сотрудника Текстовый

материала от заводов Наименование Текстовый

изготовителя Цвет материала Текстовый

Вес Числовой

Габариты Числовой

Структура Текстовый

Производитель Текстовый

Дата производства Числовой

Дата принятия Числовой

Подпись Текстовый

Счет-фактура Реквизиты поставляющей Числовой/

организации текстовый

Наименование товара Текстовый

Цена Числовой

Кол-во/объем Числовой Прием на Трудовой договор между Дата составления Дата/время работу организацией и сотрудников сотрудниками

Ген. директор Фамилия Числовой

Имя Текстовый

Отчество Числовой

Сотрудник Фамилия Дата/время

Имя Текстовый

Отчество Числовой

Дата заключения Дата/время

Заявление на Дата составления Дата/время

использование Участники Текстовый

персональных данных Дата заключения Дата/время

Так же немаловажно эффективное взаимодействие отделов в любой организации, это, прежде всего процесс создания структуры управления предприятием. Структура управления организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Работа отделов должны быть нацелены, в первую очередь, на конечный результат, а конкретные задачи воспринимать как промежуточное звено на пути к достижению глобальной цели. Конечным результатом в нашем случае является заключение договора с заказчиком и поставка ему стройматериала.

Далее хотелось бы рассмотреть информационные потоки администрации ООО «СКМ».

Пример отображения информационных потоков администрации, представлен в виде схемы на рисунке 3.

Рисунок 3 – Информационные потоки администрации ООО «СКМ»

Документы, которые выходят за пределы предприятия или какие либо другие их взаимодействия с внешней средой показаны пунктиром.

Ни одно предприятие не обходится без информационного потока и его взаимодействие с внешними объектами. Все элементы этой схемы взаимодействуют между собой, что позволяет создать благоприятную обстановку в компании и достичь желаемого результата.

Информационными потоками называют физические перемещения информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Система информационных потоков – это совокупность всех физических перемещений информации. Такая система дает возможность осуществить какой-либо процесс и реализовать какое-либо решение. Цель работы с информационными потоками – максимальная оптимизация работы предприятия [15].

Информационными потоками называют физические перемещения информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Система информационных потоков – это совокупность всех физических перемещений информации. Такая система дает возможность осуществить какой-либо процесс и реализовать какое-либо решение. Цель работы с информационными потоками – максимальная оптимизация работы предприятия. Благодаря документообороту можно полностью контролировать работу организации.

На основе выполненного анализа информационных потоков исследуемой организации можно сделать вывод, что эффективность существующего в организации документооборота достаточно высокая и не требует каких-либо доработок.

Мы рассмотрели информационные потоки администрации нашей организации, далее рассмотрим информационные потоки отдельного сотрудника.

Информационные потоки одного отдельного сотрудника, позволяют наглядно увидеть с какими отделами, работниками он взаимодействует во время выполнения своих прямых обязанностей.

Пример отображения потоков информации отдельного сотрудника, в данном случае исполнительного директора, показан на рисунке 4.

Рисунок 4 – Информационные потоки в работе исполнительного директора

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

2.1.4 Основные информационные технологии, применяемые в ООО «СКМ»

В условиях современного рынка автоматизация для торговых компаний является одним из важных конкурентных преимуществ. В рамках внедрения специалисты выполняют оптимизацию бизнес-процессов, их реализацию в программе и обучение пользователей. Результатом автоматизации оптовой торговли являются: повышение управляемости, улучшение качества и скорости обслуживания клиентов, снижение трудозатрат, удобная работа с ассортиментом.

Название: «1С:Управление торговлей 8»

Описание: Для повышения эффективности торговли применяется программное обеспечение 1С:Управление торговлей 8, позволяющие автоматизировать работу отдела продаж, склада, закупок, розничных торговых точек, контроль и анализ деятельности торгового предприятия.

С помощью «1С:Управление торговлей 8» можно осуществлять такие операции как:

•  планирование и регистрация всех этапов работы с клиентом;
•  закрепление за клиентами (группами клиентов) индивидуальных правил продаж: цены, скидки, условия оплаты;
•  автоматическая подготовка закрывающих документов, коммерческих предложений;
•  инструменты контроля задолженности;
•  анализ клиентов по размеру закупок, выполнению обязательств и др.;
•  анализ причин отказов клиентов, учет претензий.

Конфигурация позволяет:

•  оптовая продажа стройматериала;
•  розничная продажа стройматериала;
•  работа по заказам стройматериала;
•  закупки стройматериала;
•  организация внутрифирменного товародвижения.

Управление складом и закупками. На складе реализуется оперативный учет товаров с возможностью разделения по характеристикам. Автоматизируется прием и отгрузка, учет иного движения товара, инвентаризация, процесс сборки заказов.

Для удобства проведения закупок автоматизируется определение потребности в товаре в соответствии с заданными правилами. Создаются инструменты контроля взаиморасчетов с поставщиками и сроков доставки товаров, оформление поставок.

Контроль финансов и целевых показателей. С целью контроля и управления внедряется индивидуальная система показателей, в соответствии с потребностями руководства компании. Реализуется возможность указания целевых значений, допустимых отклонений, сравнение с данными прошлых периодов, графическое отображение и др.

«1С:Управление торговлей 8» автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

•  оптовые продажи;
•  розничные продажи;
•  управление запасами;
•  складские операции;
•  поставки товаров;
•  денежные средства;
•  контроль и сверка взаиморасчетов;
•  прочие операции;
•  учет НДС;
•  анализ деятельности;
•  сервисные возможности.

Цена системы: 21 000 руб.

«1С:Управление торговлей 8» достаточно хорошо интегрируется со всеми остальными программами, у персонала в организации не возникает никаких сложностей по работе с ними. Программа позволяет решать большой функционал задач, необходимых для предприятия. Поэтому усовершенствование автоматизированной базы данных не требуется.

2.1.5 Характеристика и описание основных бизнес-процессов ООО «СКМ»

В ООО «СКМ» достаточно большое количество различных бизнеспроцессов. Бизнес-процессы можно разделить на основные и вспомогательные.

Основной бизнес-процесс «Продажа стройматериала» включает в себя несколько подпроцессов:

•  заказ и организация доставки стройматериала от заводов изготовителей;
•  прием и оформление нового стройматериала;
•  поступление заявки от заказчика;
•  заключение договора на поставку с заказчиком;
•  организация доставки стройматериала заказчику;
•  расчет заказчика с организацией.

Это единственный из всех процессов который генерирует всю прибыль фирмы. В данном бизнес-процессе участвуют сотрудники организации, а именно: исполнительный директор, менеджеры по продажам, бухгалтер, начальник склада, кладовщик, грузчики, стропальщик, крановщик, водители и непосредственно сам заказчик, решивший обратиться в организацию для покупки стройматериала. Начинается процесс с обращения заказчика в организацию для покупки стройматериала, а заканчивается предоставлением услуги заказчику по продаже стройматериала.

Далее рассмотрим вспомогательные бизнес-процессы, к ним относят:

•  закупка стройматериала;
•  прием и отпуск товара;
•  доставка товара заказчику;
•  осуществление поиска клиентов;
•  обслуживание клиента;
•  ведение бухгалтерского учета и предоставление налоговой отчетностью;
•  расчет и выдача заработной платы;
•  обслуживание ИТ-инфраструктуры.

Из всех вспомогательных процессов можно отметить наиболее важные, это: «закупка стройматериала», «доставка товара заказчику», «обслуживание клиента» и «ведение бухгалтерского учета и предоставление налоговой отчетностью». Эффективность данных процессов оказывают значительное влияние на основной процесс, и если эти процессы не будут контролироваться и выполняться по всем стандартам и правилам, то и основной бизнес-процесс организации не будет успешным.

2.2 Выбор оптимизируемых бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов – это изменения в структуре деятельности компании, направленные на повышение эффективности существующих бизнеспроцессов [16].

С одной стороны, кажется, что оптимизация всех существующих в компании бизнес-процессов не помешает для более успешного ведения деятельности компании. Но если посмотреть с другой стороны, то это очень сложно сделать в связи с ограничением финансовых возможностей и человеческими ресурсами. Самое оптимальное решение, это улучшить основные бизнес-процессы, которые максимально успешно и эффективно повлияют на деятельность компании.

Основная деятельность ООО «СКМ» – это оптовая и розничная продажа стройматериала. Основным процессом ООО «СКМ» является «Продажа стройматериала». Количество проданного стройматериала зависит прежде всего от качества товара, вежливого обслуживания клиентов, приемлемых цен на стройматериал, минимальное время ожидания доставки стройматериала до заказчика и дополнительных скидок и бонусов для постоянных заказчиков.

Недостатками основного бизнес-процесса «Продажа стройматериала» являются: отсутствие системы скидок, большой рынок конкурентов, высокие цены на стройматериал и дефицит некоторого стройматериала на складе. Оптимизация всех недостатков основного бизнес-процесса, позволит добиться показателей в лучшую сторону, что положительно скажется на конкурентоспособности торговой организации, продаж на рынке, и заинтересованности заказчиков.

Оптимизация вспомогательных бизнес-процессов тоже может положительно сказаться на конкурентоспособности торговой организации, но в данном случае оптимизация основного бизнес-процесса принесет более ощутимое положительное влияние на деятельность данной организации.

3 Улучшение выбранных бизнес-процессов ООО «СКМ»

3.1 Обоснование выбора методов и инструментов анализа для

совершенствования выбранных бизнес-процессов

В Бакалаврской работе для анализа ООО «СКМ» был выбран инструмент под названием метод построения диаграммы Исикавы. Выбранный метод прост в освоении и достаточно хорошо выявляет все слабые места организации и бизнес-процессов.

В исследуемой организации очень часто стало возникать большое количество проблем, для их эффективного решения и был выбран инструмент под названием метод причин следствий «Диаграмма Исикавы». Диаграмма Исикавы или причинно-следственная диаграмма (иногда ее называют диаграмма «рыбья кость») – применяется с целью графического отображения взаимосвязи между решаемой проблемой и причинами, влияющими на ее возникновение.

Целью данного инструмента является: изучить, отобразить и обеспечить технологию поиска истинных причин рассматриваемой проблемы для эффективного их разрешения

Диаграмма Исикавы обладает следующими преимуществами:

•  позволяет графически отобразить взаимосвязь исследуемой проблемы и причин, влияющих на эту проблему;
•  дает возможность провести содержательный анализ цепочки взаимосвязанных причин, воздействующих на проблему;
•  удобна и проста для применения и понимания персоналом. Для работы с диаграммой Исикавы не требуется высокая квалификация сотрудников, и нет необходимости проводить длительное обучение [17].

Ожидаемый результат данного инструмента, это получение информации, необходимой для принятия управляющих решений.

Выбирая метод анализа для усовершенствования бизнес-процессов был сделан выбор в пользу метода «мозгового штурма». Этот метод весьма прост и не требует от сотрудников большой квалификации, этот метод доступен, даже если участники не очень компетентны. Не требуется предварительное обучение участников кроме ведущего, который должен знать теорию метода, методику проведения сеансов и виды мышления [18].

Метод мозгового штурма – это коллективный метод решения задач, поэтому срабатывает системный эффект, увеличивается сила решений от объединения усилий многих людей и возможности развивать идеи друг друга.

В мозговом штурме принимают участия несколько специалистов и ведущий. Для ООО «СКМ» в качестве ведущего выступает директор предприятия, а в качестве участников выбирается управленческий персонал (как правило это люди занимающие управляющую должность в компании), на исследуемом предприятии к этим людям относятся:

•  заместитель генерального директора;
•  исполнительный директор;
•  главный бухгалтер;
•  специалист по кадрам;
•  начальник складов.

Далее перейдем к применению данных инструментов.

3.2 Анализ выбранных бизнес-процессов

В ООО «СКМ» существуют два основных бизнес-процесса «закупка стройматериала» и «продажа стройматериала», именно эти процессы являются основополагающими в организации, так как процесс закупки товара в данном случае не является проблемным местом, то его рассматривать мы не будем.

Для устранения узких мест возьмем самый трудновыполнимый и в тоже время самый главный бизнес-процесс «продажа стройматериала», этот процесс выполняет главную роль в генерировании всей прибыли организации. Для полного представления работы данного бизнес-процесса выполним его графическое представление, так как клиент может обратиться в офис организации или сразу на склад, то отобразим процесс двумя возможными вариантами. На рисунке 5 представим укрупненную модель основного бизнеспроцесса «продажа стройматериала», когда клиент обратился в офис.

Рисунок 5 – Укрупненная модель основного бизнес-процесса «продажа

стройматериала», клиент обратился в офис

На рисунке 6 представим укрупненную модель основного бизнеспроцесса «продажа стройматериала», когда клиент обратился на склад.

Рисунок 6 – Укрупненная модель основного бизнес-процесса «продажа

стройматериала», клиент обратился на склад

Данная модель начинается и заканчивается событием, между этими событиями описываются основные действия, благодаря которым мы и сможем увидеть основные моменты продажи стройматериала в организации.

Данный бизнес-процесс начинается сразу, как только клиент обратился в организацию (на склад).

Кассовый работник приступает к определению потребностей клиента. Клиенту предоставляется прайс-лист с полным перечнем стройматериала. Кассовый работник должен полноценно проконсультировать клиента в выборе того или иного товара, рассказать про все характеристики по стройматериалу, производитель, из чего он сделан, сказать актуальную цену и другую интересующую клиента информацию по товару. После того, как клиент определился с нужным ему товаром, по его требованию, производится просмотр стройматериала. Следом кассовый работник переходит к выяснению наличия товара на складе. Если товара имеется на складе, то следом с клиентом обсуждается способ доставки, клиенту предлагается способ доставки транспортом компании или самостоятельный вывоз. Следующим этапом, после определения потребностей в поставке, идет расчет с клиентом, подсчитывается вся сумма заказа за стройматериал, а при наличии доставки транспортом компании, еще и суммируется услуга доставки. Доставка рассчитывается в зависимости от габаритов, веса и типа стройматериала. При согласии клиента с суммой за заказ, клиент рассчитывается наличными денежными средствами. Клиенту выдается накладная на купленный товар, товарный чек и сам товар. При самостоятельном вывозе товара, заказчик может воспользоваться бесплатной загрузкой стройматериала в его автомобиль. При наличии доставки, крупногабаритный товар загружается в грузовой автомобиль при помощи специальных грузоподнимающих кранов. Если товар не крупногабаритный, грузчики склада загружают товар собственноручно. Если товар хрупкий, то его упаковывают в специальный деревянный каркас для безопасной транспортировки, после чего товар доставляется водителем организации клиенту в пункт назначения и разгружается грузчиками компании. При соглашении о постоянной поставке стройматериала заключается дополнительный договор о поставке в указанные сроки.

Чтобы более наглядно и полностью рассмотреть бизнес-процесс «продажа стройматериала» представим подробную общую схему данного процесса, на схеме отображается полностью вся взаимосвязь когда клиент приходит в офис организации и когда клиент обращается напрямую на склад.

Детализированная схема процесса «продажа стройматериала» «как есть» представлена в приложении «Д».

На основании приведенного выше описания бизнес-процесса «продажа стройматериала», и данных полученных при анализе предприятия в целом, построим диаграмму причинно-следственного анализа «Диаграмма Исикавы» «снижение лояльности клиентов» и представим ее на рисунке 7.

Рисунок 7 – Снижение лояльности клиентов на ООО «СКМ»

Снижение лояльности клиентов в данном случае вызывают только четыре основных причины: большой рынок конкурентов; отсутствие системы скидок и бонусов; отсутствие определенного товара на складе и высокая стоимость стройматериала.

После того как проблемы выявлены применяется метод мозгового штурма, при помощи которого и происходит генерирование новых идей по улучшению бизнес-процесса. При мозговом штурме принимается следующий ряд действий:

• разделение всех участников (сотрудников) на две группы, одна группа: «генераторы идей», другая группа: «аналитики» или «эксперты»;
• сотрудникам объясняются все правила «мозгового штурма», рассказываются обязанности обеих групп, нужно подчеркнуть, что высказывать можно любые адекватные идеи, каждый должен высказать хотя бы одну идею, чем больше, тем лучше;

• поставить обеим группам задачу;
• попросить «генераторов» высказывать свои решения, а «аналитиков» внимательно слушать, запоминать или записывать все идеи молча;
• когда идеи иссякнут, надо дать слово «аналитикам», они должны оценивать каждое решение и выбирать несколько лучших, а также предложить свои решения [18].

Как уже было сказано в пункте 3.1, в качестве ведущего выступает ген. директор предприятия, в качестве генераторов и аналитиков (экспертов) выступают такие участники как: зам. ген. директора, исполнительный директор, гл. бухгалтер, специалист по кадрам и заведующий складами. Каждый из участников выступает в двух ролях, сначала выбранные два участника генераторы, а другие три участника эксперты, потом участники меняются ролями и повторяют процедуру мозгового штурма.

Возможные решения устранения проблем, которые появились при выполнении «мозгового штурма» приведены в пункте 3.4.

3.3 Идентификация выбранных бизнес-процессов

Идентификация (выделение) бизнес-процессов предполагает, во-первых, формирование состава функций (операций) бизнес-процессов, определяющих их границы, во-вторых, организационную ответственность подразделений за выполнение этих функций; в-третьих, взаимодействие бизнес-процессов между собой, то есть организацию интерфейсов [19].

Далее перейдем к идентификации основного бизнес-процесса ООО «СКМ» «продажа стройматериала».

Выделим участников процесса, ими являются: кассовый работник, заведующий складами, водитель и грузчики.

Кассир является владельцем рассматриваемого бизнес-процесса.

Входом в данный бизнес-процесс является то, что в организацию обратился клиент.

Выходом процесса является продажа определенного товара клиенту.

Все необходимые ресурсы для выполнения, рассматриваемого бизнеспроцесса это:

•  человеческие ресурсы (в них входят все кадры, участвующие в данном бизнес-процессе, это такие кадры как: кассовый работник, заведующий складами, грузчики и водитель);

•  программные продукты (в программные продукты входят: программное обеспечение кассового аппарата, 1С: Управление складом, Microsoft office);
•  материальные ресурсы (компьютеры сотрудников, участвующих в данном процессе, телефоны, роутер, МФУ и др.);

•  время (время, которое необходимо на осуществление исследуемого бизнес-процесса).

Подробное описание бизнес-процесса «продажа стройматериала» представлено в пункте 3.2.

После проведения идентификации и анализа основного бизнес-процесса мы наглядно увидели, как осуществляется процесс «продажа стройматериала», в следующем разделе мы рассмотрим как будет осуществляться улучшение данного бизнес-процесса в соответствии с предлагаемыми решениями.

3.4 Предлагаемые решения совершенствования бизнес-процессов

После проведения полного анализа существующих проблем, при выполнении процесса «продажа стройматериала», с помощью инструмента под названием диаграмма причинно-следственного анализа «диаграмма Исикавы», была выявлена достаточно серьезная проблема в ООО «СКМ» «снижение лояльности клиентов» и были выявлены причины, действующие на эту проблему.

С помощью метода «мозгового штурма» был выявлен ряд решений образовавшейся проблемы в процессе «продажа стройматериала».

Далее перейдем к рассмотрению решений данных проблем.

Снижение лояльности клиентов в бизнес-процессе «продажа стройматериала» в данном случае может вызывать только четыре основных причины.

Рассмотрим выявленные проблемы и возможные их решения, которые были сгенерированы в результате предлагаемого нами метода «мозгового штурма».

Первая проблема – это большой рынок конкурентов, для решения этой проблемы нужно стать более конкурентоспособной торговой организацией, для удержания старых клиентов и для привлечения новых можно разработать организацию бесплатной доставки для определенных клиентов.

Вообще, само предложение бесплатной доставки это хороший триггер – фактор, влияющий на принятие решения о покупке. Его очень успешно можно использовать на посадочной странице и в объявлении в рекламных сетях (Яндекс Директ, Таргет VK, MyTarget).

Упоминание о доставке повышает CTR объявления, особенно, если у конкурентов в объявлении она не указана. Для того чтобы решить нужно ли организации вводить бесплатную доставку и при каких условиях она будет бесплатной нужно понять будет ли это выгодно прежде всего для организации [20].

Так как торговая организация занимается большим оптом и постоянные заказчики покупают стройматериал немалым количеством, то торговая организация должна регулярно выставлять какие-то выгодные условия для заказчика, одним из таких условий прекрасно впишется осуществление бесплатной доставки от минимальной суммы покупки на 30 000 рублей, это сможет значительно поднять средний чек организации, но и будет достаточно хорошим условием для заказчика. Постоянным клиентам будет не выгодно каждый раз оплачивать доставку, основными клиентами ООО «СКМ» являются строительные организации, которым регулярно требуется поставка стройматериала в срок, при составлении договора о долгосрочной поставке материала, заказчику будет очень выгодно получать нужный стройматериал в нужный срок не используя собственной техники и не оплачивая при этом услугу доставки торговой организации.

Вторая проблема – это отсутствие системы скидок или бонусов, данная проблема тоже очень сказывается на конкурентоспособности организации.

Если говорить о системе скидок, то скидки или бонусы давно уже стали привычным явлением в современном обществе. Многие покупатели больше ничего не желают приобретать в магазинах, если еще не наступило время акций и скидок. А многие предприятия считают скидки неотъемлемой частью любого маркетингового плана. Да, это серьезная мера, стимулирующая активность покупателей, но во всем должны присутствовать постановка разумных пределов. В первую очередь система скидок должна быть выгодна не только покупателю, но и продавцу. Так как торговая организация направлена больше на оптовую торговлю, чем в розницу, то встает вопрос какой вид скидки лучше всего применить в данной организации и как эти скидки отразятся на развитии предприятия в дальнейшем. Так как в торговой организации большой товарооборот, много разновидностей товара, то для решения этого вопроса необходимо внедрить скидку по общей сумме заказа. Это весьма эффективная система, позволяющая повысить средний чек покупки. К примеру – если общая покупка превышает 20 000 рублей, то заказчик получает скидку 3%, если покупка на 50 000 рублей, то скидка 5%, если же клиент совершил покупку на 100 000 рублей, то ему достается максимальная скидка 7%. Такая система может быть и постоянной и ограниченной по времени. Практика показывает, что такая акция минимум повышает продажи на 10-15%.

Следующей проблемой является отсутствие определенного товара на складе. Для решения данной проблемы было принято решение ввести «услугу предварительного заказа».

В данном случае, если клиент приходит в торговую организацию и нужный для него стройматериал отсутствует, клиент может осуществить предварительный заказ на стройматериал, которому он отдал предпочтение. Процесс заказа стройматериала будет происходить следующим образом: заказчик (клиент) соглашается сделать заказ, менеджер заполняет заявку заказчика в электронном виде и выясняет наличие у поставщика данного стройматериала. Если у поставщика отсутствует данный товар, то дополнительно оформляется заявка на производство данного материала. Далее менеджер уточняет сроки выполнения заказа заводом изготовителем. У заказчика принимается предоплата за стройматериал и выдается расписка, где указанны все основные данные о требуемом стройматериале, внесенная сумма предоплаты и дата, когда можно забрать стройматериал или когда его доставят до заказчика при наличии оплаченной доставки. Если доставка материала не требуется, то заказчик приходит в назначенный день и выкупает заказанный товар.

Последняя проблема – это высокая стоимость стройматериала. Поскольку цена напрямую зависит от цены за которую продают заводы изготовители (поставщики), то и решать данную проблему нужно анализируя поставщиков, с которыми работает ООО «СКМ».

Для решения этой проблемы можно принять следующие меры:

•  сравнить цены всех заводов изготовителей, с которыми есть возможность сотрудничать;
•  если цены разные, то нужно сначала обсудить все недостатки со старым поставщиком и прийти к общему выгодному решению т. к заводам тоже не выгодно терять своих партнеров;
•  если завод не готов идти к общему решению проблемы, то стоит незамедлительно искать новых более выгодных поставщиков.

В случае если цены у всех заводов изготовителей примерно одинаковы, то дороговизна стройматериала связана с экономической ситуацией в стране и в данном случае организация ничего не в силах поделать, нужно стараться делать цену меньше на сколько это возможно, чтоб хоть как-то привлечь новых заказчиков и не потерять старых.

Данные решения должны быть задокументированы и внесены в модель процесса «продажа стройматериала». Как изменился оптимизируемый бизнеспроцесс можно посмотреть в приложениях «Е» и «Ж».

Внедрение данных улучшений должно способствовать ликвидации узких мест в процессе.

На данной модели услуга «продажа стройматериала на заказ» отражена очень хорошо. Если заказчик, который пришел в торговую организацию за определенным стройматериалом и не имеет возможности купить его, потому что нет в наличии, то он сможет заказать его у поставщиков. Кассовый работник или менеджер принимает заявку на поставку определенного стройматериала. Делает запрос заводам изготовителям, назначает дату прихода стройматериала и принимает предоплату с заказчика. Следовательно, введение данной услуги поможет торговой организации, как дополнительно сэкономить (за счет того, что ООО «СКМ» не будет нести издержки на хранение, а также потому, что стройматериал будет однозначно выкуплен), так и получить дополнительную прибыль за счет продажи стройматериала, потому что товар, приобретенный на заказ будет стоить немного дороже.

Введение системы скидок и бесплатной доставки предоставит торговой организации привлечь новых клиентов, сохранить старых, получить максимальную прибыль и повысить конкурентоспособность ООО «СКМ» в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При выполнении бакалаврской работы были решены цель и задачи, поставленные в начале работы. Для выполнения данной цели необходимо было выяснить какие проблемы есть в торговой организации и какой именно процесс нуждается в усовершенствовании. Приведем обобщение того, что было решено в рамках каждой поставленной задачи.

В рамках решения первой задачи бакалаврской работы сделан вывод о преимуществах внедрения процессного подхода к управлению организацией любого характера деятельности, были рассмотрены методы и инструменты улучшения бизнес-процессов, а так же важности и необходимости проведения оптимизации бизнес-процессов для повышения конкурентоспособности организации, ведь оптимизация бизнес-процессов применяется как раз в тех случаях, когда предприятию необходимо улучшить свою работу.

В рамках решения второй задачи, для полного представления исследуемой организации была проанализирована деятельность ООО «СибКрасМастер». Были построены организационная и функциональная структуры предприятия, был проанализирован документооборот и основные информационные потоки, а также было сказано какие информационные системы использует организация. Были выявлены какие бизнес-процессы организации являются основными, а какие вспомогательными, на основе этого был сделан выбор в пользу оптимизации основного бизнес-процесса «продажа стройматериала», было определено, что фирма работает в достаточной конкурентной среде, где большее значение имеет качество товара и выгода при его покупке клиентом.

Для решения третей задачи потребовалось провести анализ основного бизнес-процесса «продажа стройматериала», потому что улучшение именно этого процесса позволит организации повысить объем продаж. Для выявления всех слабых сторон бизнес-процесса был выбран инструмент «диаграмма Исикавы», такая диаграмма позволяет выявить ключевые взаимосвязи между различными факторами более точно понять исследуемый процесс. Диаграмма эффективно способствует определению главных факторов, оказывающих наиболее значительное влияние на развитие рассматриваемой проблемы, а также предупреждению или устранению действия данных факторов. В результате выявления слабых сторон была обозначена основная проблема ООО «СКМ» «снижение лояльности клиентов». Так же было обозначено четыре основных причины, влияющие на возникновение данной проблемы, это такие причины как: большой рынок конкурентов; отсутствие системы скидок и бонусов; отсутствие определенного товара на складе и высокая стоимость стройматериала. Для устранения этих причин был использован метод «мозгового штурма», так как этот метод весьма прост и не требует от сотрудников большой квалификации, с помощью данного метода можно точно решить все проблемы предприятия.

Для повышения конкурентоспособности было принято решение ввести бесплатную доставку для более крупных клиентов при покупке от 100 тыс. рублей. Так как торговая организация занимается большим оптом и постоянные заказчики покупают стройматериал немалым количеством, то торговая организация должна регулярно выставлять какие-то выгодные условия для заказчика, одним из таких условий прекрасно впишется осуществление бесплатной доставки от минимальной суммы покупки на 100 000 рублей, это сможет значительно поднять средний чек организации, но и будет достаточно хорошим условием для заказчика.

Также для повышения лояльности клиентов было принято решение ввести систему скидок. Суть системы скидок состоит в том, что если общая сумма покупки превышает 20 000 рублей, то заказчик получает скидку 3%, если покупка на 50 000 рублей, то скидка 5%, если же клиент совершил покупку на 100 000 рублей, то ему достается максимальная скидка 7%. Такая система может быть и постоянной и ограниченной по времени. Практика показывает, что такая акция минимум повышает продажи на 10-15%.

Что же касается отсутствия определенного товара на складе, то после введения в работу услуги предварительного заказа, заказчик не затрачивая на это много времени, сможет заказать нужный ему стройматериал. Производится оплата за половину стоимости заказа, это дает гарантию того, что заказчик его точно заберет, товар доставят до него при наличии оплаченной доставки. Если доставка материала не требуется, то заказчик приходит в назначенный день и выкупает заказанный товар.

Последняя проблема – это высокая стоимость стройматериала. Поскольку цена напрямую зависит от цены за которую продают заводы изготовители (поставщики), то и решать данную проблему нужно анализируя поставщиков, с которыми работает ООО «СКМ». Если цены у всех заводов изготовителей примерно одинаковы, то дороговизна стройматериала связана с экономической ситуацией в стране и в данном случае торговая организация ничего не в силах поделать.

Благодаря использованию данных рекомендаций прибыль ООО «СКМ» возрастет. Клиенты будут больше заинтересованы, так как в большей мере прибавится их удовлетворенность. Организация сможет стать хорошим конкурентом на рынке строительных материалов, сможет значительно повысить объем продаж и даже вырваться в лидеры среди конкурентных предприятий в данной отрасли.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/sovershenstvovanie-biznes-protsessov-diplom/

1. Репин, К. Н. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов: учебник / К. Н. Репин, А. А. Еремеевский. – СанктПетербург : Питер, 2012. – 276 с.

2. Егоров, В. М. Основы процессного подхода. [Электронный ресурс] : каталог изданий / В. М. Егоров // Электрон. статья. – Режим доступа: http://piter-soft.ru/

3. Елиферов, В. Г. Бизнес-процессы: Диагностика и управление : учебник / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 319 с

4. Строполин, М. Ю. Классификационные типы бизнес-процессов: учеб. пособие / М. Ю. Строполин, А. А. Коркин. – Москва : Лаборатория знаний, 2011. – 183 с.

5. Вяткин, Е. Г. Понятие реинжиниринга бизнес-процессов : учеб. пособие / Е. Г. Вяткин, Н. В. Колосова. – Москва : Академия, 2011. – 122 с.

6. Елизаров, Е. А. Методы оптимизации бизнес-процессов. [Электронный ресурс] : выписки научных статей / Е. А. Елизаров // Электрон. статья. – Режим доступа: http://www.itstan.ru/

7. Исаев, Р. А. Секреты успешных банков: бизнес-процессы и технологии : учебник / Р. А. Исаев. – М.: ИНФРА-М, 2012 – 260 с.

8. Сосновский, А. Б. Управление бизнес-процессами: учеб. пособие / А. Б. Сосновский // ИНТУИТ. – 2008. – № 9. – С. 354–376.

9. Кобелев, Н. Б. Способы описания бизнес-процессов [Электронный ресурс]: пособие для разработчиков имитационных моделей и пользователей / Н. Б. Кобелев. — М.: Принт Сервис, 2009. — [85 с.] — Режим доступа: http://www.znanium.com/

10. Кондратьев, В. В. Моделируем и анализируем бизнес-процессы: навигатор для архитекторов бизнес-процессов: учеб. пособие/ В.В.Кондратьев; Под ред. В.В.Кондратьева. — М.: ИНФРА-М, 2014. — 109 с.

11. Середкин, В. В. Методы и инструменты по улучшению бизнеспроцессов / В. В. Середкин. – Москва : 2005. – № 3. – С. 44–57.

12. Репин, К. Н. Организационная структура предприятия: учеб. пособие / К. Н. Репин. – Москва : Оникс, 2013. – 416 с.

13. Самойлов, К. Е. Функциональная структура предприятия : учеб. пособие / К. Е. Самойлов, А.В. Чукарин. – Санкт-Петербург : Альпина Паблишер, 2009. – 446 с.

14. Валеолухина, С. В. Функции предприятия:. рекомендации / С. В. Валеолухина. – Москва : Бином. Лаборатория знаний, 2010. – 87 с.

15. Кирамов, Ю. В. Информационные потоки как основа предприятия/ Ю. В. Кирамов // Главный бухгалтер. – 2009. – № 4. – С. 17-20.

16. Пшеницына, А. В. Пособие по оптимизации: учеб. пособие / А. В. Пшеницына, М. В. Вяземский. – Самара : Инфра-М, 2010. – 90 с.

17. Приволжский, В. В. Причинно-следственная Диаграмма Исикавы: учебник / В.В. Масленников, В.Г. Крылов. — М.: ИНФРА-М, 2006. — 285 с.

18. Свиридова, Н. Н. Метод мозгового штурма и его особенности/ Н.Н. Свиридова. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 254 с.

19. Казанцев, П. В. Идентификация бизнес-процессов / П. В. Казанцев, Н. Н. Якунин // Вестник Оренбургского государственного университета. – 2011. – № 10. – С. 6 – 12.

20. Гимадеева, Н. Н. Экономическая эффективность торговли стройматериалами: учебное пособие / Н. Н. Гимадеева – Москва : Наука, 2008. – 128 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Приходная накладная ООО «СибКрасМастер»

Код

Форма по ОКУД 0330202 _____________________________________________________________по ОКПО

организация, адрес, номер телефона, факс

структурное подразделение Вид деятельности по ОКДП Основание для составления акта приказ, распоряжение номер

ненужное зачеркнуть дата

Вид операции

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

Номер Дата

документа составления

__________________

ПРИХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ Место приемки товара ___________________________________________________________________ Настоящий акт составлен комиссией, которая установила: “ ” __________________ года по сопроводительным документам ________________________________________________________

наименование, номер, дата ______________________________________________________________________________________ доставлен товар. Документ о вызове представителя грузоотправителя, поставщика, производителя:

ненужное зачеркнуть телеграмма, факс, телефонограмма, радиограмма №_______ от “ ” _________________ года

ненужное зачеркнуть

Грузоотправитель ______________________________________________________________________

наименование, адрес, номер телефона, факс Производитель _________________________________________________________________________

наименование, адрес, номер телефона, факс Поставщик ____________________________________________________________________________

наименование, адрес, номер телефона, факс Страховая компания ____________________________________________________________________

наименование, адрес, номер телефона, факс Договор (контракт) на поставку товара №_________ от “ ” ______________ года Способ доставки ________________________________________________________ № _____________

вид транспортного средства Дата отправления товара “ ” ______________ года со станции (пристани, порта) отправления __________________________________________________

наименование или со склада отправителя товара _________________________________________________________

наименование

Масса брутто товара (груза) Отметка об оплом- по документам Особые

Наименование товара бировании товара Количе- Единица транспортной отметки

Вид упа- (груза) или номера ваго (груза), состояние ство измере- организации отправителя

ковки нов (контейнеров, авто пломб и содержание товара ния отправителя (станции по

фургонов и т.д.)

оттиска пристани, накладной

порта) Продолжение приложения А

Фактически оказалось Брак Бой Отклонения

арти- излишки недостача Номер

коли- цена, сумма, количе- количе кул сумма, сумма, количе- количе- паспорта

сорт чество руб. руб. ство ство сумма, сумма, товар руб. коп руб. коп ство ство

(масса) коп коп (масса) (масса) руб. коп руб. коп а (масса) (масса)

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

и т.д.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б Пример выписки из единого государственного реестра юридических лиц ПРИЛОЖЕНИЕ В Товарная накладная ПРИЛОЖЕНИЕ Г Пример части прайс-листа

ПРИЛОЖЕНИЕ Д Детализированная схема процесса «продажа стройматериала» «как есть»

ПРИЛОЖЕНИЕ Е Детализированная схема процесса «продажа стройматериала» «как будет»

«клиент обратился в офис»

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Детализированная схема процесса «продажа стройматериала» «как будет»

«клиент обратился на склад»