Документирование управленческой деятельности (2)

метки: Документ, Деятельность, Делопроизводство, Основа, Тематика, Документирование, Управленческий, Предмет

РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

• роль документной информации в современной экономической жизни России;
• взаимосвязь информации и документа;
• основные требования к документной информации;
• влияние нормативной регламентации на организацию документационного обеспечения управления.

  Вопросы для самостоятельной подготовки

  1.

Роль документной информации в управлении.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражена в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной бизнес-ситуации создается множество различных типов документов. Они подразделяются по:

содержанию информации (отражают основные функции управления)

происхождению (служебные и личные)

месту составления (внешние и внутренние)

способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)

количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

2. Значение организационно-распорядительной документации (ОРД).

Ее состав.

Среди широкого разнообразия типов деловых документов, циркулирующих на предприятиях и в организациях, деятельность по организационному и административному управлению в основном заключается в разработке и внедрении решений, зафиксированных в организационной и административной документации. Организационно-распорядительная документация — наиболее используемый вид документации.

Организация работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ ...

... технологию создания документов, их обработки, использования в текущей деятельности и архивировании, а также деятельности управление сервисным офисом в организации. Ее составляют : законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; указы ...

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

• Организационные документы;
• Распорядительные документы;
• Справочно-информационные документы.

Остальные формы управленческой деятельности отражены в других документах. Например, бухгалтерский учет отражается в статистической, бухгалтерской, материально-технической документации в договорах, актах, заказах, письмах и так далее.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. В первую очередь, это организационные документы, разработанные самими учредителями и нормативные. Организационные документы регулируют задачи и функции организации, организацию труда, права, обязанности, ответственность руководства, отделов и сотрудников. К организационным документам относятся: устав и другие учредительные документы, штатное расписание, внутренние положения и другие.

Для решения основных задач организации издаются приказы, инструкции, решения, решения, приказы. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Задания

1. Перечислите вопросы, связанные с документацией и организацией работы с документами, регулируемыми современными правовыми актами и методическими документами.

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливается стандартом ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.» Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 описывает систему реквизитов – элементов оформления официального документа, устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Дополнительные сведения требуются для каждой системы документов.

ТЕМА 2. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

• чем обусловливается юридическая сила документа;
• современные требования к оформлению реквизитов, придаю­щих документам юридическую силу;
• понятия «подлинник документа», «копия документа».

Юриди­ческая сила копии документа.

Вопросы для самостоятельной подготовки

1. Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу.

В делопроизводстве действуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые устанавливаются государственными нормативными актами.

Бланки документов

... записывается, закрепляется в документе. 2. Бланки документов Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в ...

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;
• оперативное и качественное составление и исполнение документов;
• организацию документов;
• более активное использование компьютера при составлении документов;
• Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике коммерческих предприятий требование «1 — государственный герб» не используется”. он размещается только в документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено это право. Реквизит «3 — изображение награды» также не используется при разработке фирменного бланка компании.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 — эмблема организации;

7 — наименование организации;

9 — индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 — название вида документа;

11 — дата;

12 — индекс (номер) документа;

13 — ссылка на индекс и дату входящего документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

25 — визы;

26 — печать;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении1.

Особенно важна правильная запись таких данных, как дата, подпись, печать, штамп одобрения, которые придают документу юридическую ценность.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

• заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
• основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
• оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

  2.

Удостоверение документов. Правила оформления реквизитов, входящих в его состав.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с вопросом о том, имеет ли документ юридическую силу.

Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.).

Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регулирующие деятельность подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду конкретных конкретных вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Полный спектр этих вопросов должен быть отражен в делопроизводстве или других подобных документах.

Совершенствование организационной структуры предприятия

... элементы и связи структуры управления; определить связь структуры с целями, задачами и функциями управления; показать принципы построения структуры управления организацией; провести анализ совершенствования организационной структуры предприятия МУП «ИМКХ»; разработать предложения по совершенствованию структуры управления. Объект исследования - МУП ...

В зависимости от типа документов они могут иметь подпись, две и более.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Определенное количество документов приобретает юридическую силу только после утверждения руководством или должностными лицами предприятия, в компетенцию которых входит решение определенных проблем.

Обязательному утверждению подлежат:

• уставы;
• положения о представительствах, филиалах и подразделениях предприятия;
• штатная численность и штатное расписание;
• акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

должностные

правила внутреннего трудового распорядка;

• сметы;
• расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, компания должна разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, которые имеют право утверждать эти документы.

Большинство документов, выдаваемых компанией, не имеют печати. Но оттиск печати обязательно должен быть документах:

• отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
• удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
• фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым атрибутом, так как они имеют юридическую силу только при наличии печати.

Руководителям предприятий рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых должна быть печать.

Если документ не содержит каких-либо юридически значимых требований, он не имеет юридической силы, и работники предприятия вправе отказаться от выполнения инструкций, содержащихся в этом документе.

3. Юридическая сила копий документов.

Чаще всего предприятиям приходится делать копии документов, например, когда высока вероятность потери оригинала или необходимо предъявить документ в несколько учреждений.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Копию документа, выданного самим предприятием, может заверить руководитель этого предприятия или уполномоченный сотрудник, например, руководитель отдела кадров или руководитель офиса. Исключение составляют копии таких документов, как, например, уставы организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Однозначного ответа на вопрос, имеет ли полученный по факсу документ, пока нет. Некоторые отечественные и зарубежные компании признают законность копии факса и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий не всегда может считаться очевидной и полной. В принципе, факсимильное сообщение — это просто копия документа, эквивалентная копии, сделанной на копировальном аппарате.

Организация процесса обслуживания на предприятиях общественного ...

... совокупность факторов, воздействующих на потребителя (гостя) в процессе оказания услуг общественного питания. Метод обслуживания потребителей — это способ реализации потребителям продукции общественного питания и организации ее потребления. На предприятиях общественного питания применяются следующие формы обслуживания: ...

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Задания

1. Определите, что удостоверяет печать на служебном документе.

Большинство документов, выдаваемых компанией, не имеют печати. Но оттиск печати обязательно должен быть документах:

• отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
• удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
• фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым атрибутом, так как они имеют юридическую силу только при наличии печати.

Руководителям предприятий рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых должна быть печать.

Гербовая печать ставится документах:

акты

доверенности

договоры

заявления

заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию

исполнительные листы

командировочные удостоверения

нормы расхода на драгоценные металлы

образцы оттисков, печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

представления и ходатайство

письма гарантийные

поручения

протоколы

реестры

смета расходов

спецификации

титульные списки

уставы

штатные расписания.

2. Оформите реквизиты:

2.1. Гриф утверждения

Акт утвержден генеральным директором ЗАО «Луч» И.П. Лужиным;

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Луч»

___________________ И.П. Лужин

«__»________________

Инструкция по делопроизводству утверждена приказом ди­ректора ООО «Альфа» 12.04.2006 № 38;

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора ООО «Альфа»

От 12.04.2006 №38

Положение о совете директоров ЗАО «Регана» утверждено на общем собрании акционеров 25 мая 2006 г.

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания акционеров

От 25.05.2006

2.2. Подписьна следующих документах:

• Приказ;
• Директор ____________ И.П. Сергеев

Гарантийное письмо (подписано генеральным директором и главным бухгалтером);

• Генеральный директор ______________ О.Г. Шведов

Главный бухгалтер ______________ З.Д. Иванова

Протокол (протокол собрания);

• Председатель собрания _____________ И.Т. Федотов

Секретарь собрания _____________ В.П. Андреева

Акт.

Председатель комиссии ____________ Ю.Г. Демидов

Члены комиссии ____________ А.Д. Соколова

____________ Р.Т. Смирнов

____________ А.С. Сергеев

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

Организация управления в международных компаниях

... организации управления внешнеэкономической деятельностью компании очень актуальна. Объектом работы является процесс организации управления в компаниях. Объектом выступает ЉKODA AUTO a.s. Цель работы - изучить организацию управления в ... ее положения на рынке, структуры управления рисками и анализ развития бизнеса. Третья глава работы посвящена совершенствованию системы управления международным ...

• место организационных документов в системе организацион­но-распорядительной документации;
• состав основных организационных документов предприятий государственной и негосударственной форм собственнос­ти;
• нормативный характер организационной документации;
• типовые текста отдельных видов организационных документов.

  Вопросы для самостоятельной подготовки

  1.

Роль организационных документов в деятельности предприятия.

Основная особенность организационно-распорядительных документов в том, что они являются внутренними документами. Другими словами, для их разработки и внедрения участие третьих лиц или представителей других компаний не требуется. достаточно решения руководства или других должностных лиц предприятия, деятельность которых связана с этими документами. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. требуется решение должностных лиц как минимум двух не подотчетных друг другу организаций.

Внутренний документ, выпущенный компанией, может считаться обязательным для сотрудников только в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо

положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

• документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
• реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

При несоблюдении этих условий документ может быть признан судом недействительным.

2. Требования к содержанию и оформлению устава предприятия.

Хартия понимается как набор правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, компаний и граждан, их отношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере управления или экономической деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).

В уставе определяются функции и права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

Задания

1. Перечисляет разделы, которые являются частью типичной структуры текста раздела о разделении.

Положение подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность подразделений и иных органов.

Положения подразделениях и иных органах можно классифицировать образом:

• положения подразделениях;
• положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученых совет, научно-технический совет и др.);
• положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные положения.

Целью разработки организационных документов является наиболее рациональное разделение и кооперация работы между отделами и сотрудниками.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

общие положения.

основные задачи.

функции.

права и обязанности.

ответственность.

взаимоотношения.

«Общие положения»

«Основные задачи»

«Права и обязанности»

«Ответственность»

«Взаимоотношения»

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются название организации, название типа документа, дата и номер документа, место составления, заголовок текста, подпись, печать утверждения.

Положение о подразделении подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

2. Составьте форму для менеджера вакансий, в которой отражается стандартный текст., ДОЛЖНОСТНАЯ ДОКУМЕНТОВЕДА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Эта должность определяет обязанности, права и функциональные обязанности Менеджера документов.

1.2. Специалист по документам назначается и увольняется в порядке, установленном действующим законодательством о труде, приказом генерального директора предприятия.

1.3. Документовед подчиняется непосредственно _________________.

1.4. На должность Документоведа назначается лицо, имеющее:

• Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;
• Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа не менее 3 лет;
• Эксперт документального кино: высшее профессиональное образование без опыта работы.

1.5. Документовед должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

• порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
• методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
• порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

• организацию архивного дела;
• нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
• основы программирования;
• методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
• основы эргономики, социальной психологии, социологии;
• документообразование;
• отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
• основы экономики, организации труда и управления;
• законодательство о труде;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Администратора документов его функции возложены на ____________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Менеджера документов определяются на основе квалификационных характеристик должности Менеджера документов и могут быть интегрированы и уточнены во время подготовки сотрудника в зависимости от конкретных обстоятельств.

2.2. Документовед:

2.2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.2.2. Участвовать в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы управленческой документации, контролировать состояние делопроизводства.

2.2.3. Готовит предложения по обеспечению эргономичных условий труда, рационализации рабочих мест сотрудников службы поддержки управленческой документации.

2.2.4. Разрабатывать унифицированные системы документации и расписания для различных целей и уровней управления, документировать классификаторы информации.

2.2.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.2.6. Принимаются меры по оптимизации состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота.

2.2.7. Участвуйте в отборе документов, передаваемых на государственную регистрацию, в организации подачи и проверке ценности документов.

2.2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.2.9. Изучает и обобщает лучший отечественный и зарубежный опыт в области документарного обеспечения менеджмента, разрабатывает нормативные и методические документы по документообороту.

2.2.10. Участвует в подборе, расстановке и повышении квалификации персонала службы поддержки управленческой документации.

3. ПРАВА

3.1. Документовед имеет право:

3.1.1. Сформулировать предложения по совершенствованию организации документооборота компании, его рационализации в соответствии с установленными стандартами.

3.1.2. Требовать, чтобы услуги компании и работников, задействованных в подготовке документации, соответствовали установленным стандартам и требованиям.

3.1.3. Разработка и внедрение унифицированных систем документации, таблиц документов различного назначения и уровней управления, классификаторов информации документов.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Документовед несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Неточная информация о статусе выполненных работ и полученных заказов, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Несоблюдение приказов, распоряжений директора предприятия, указаний и поручений начальника отдела.

4.1.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил пожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Порядок работы Document Manager определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

ТЕМА 4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

• роль номенклатуры дел в организации работы с документами;
• виды номенклатур дел, их назначение;
• основные критерии качества номенклатуры дел.

  Вопросы для самостоятельной подготовки

  1.

Полифункциональность номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, вне зависимости от специфики их работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Он используется для записи и обеспечения безопасности дел, а также для быстрого поиска документов по их содержанию и типу. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим документы по папкам (делам).

2. Роль номенклатуры в формировании дел.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел — систематизированный перечень рубрик дел, возникших в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, составленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями, должностными лицами организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Цели создания:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов дела;
• закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
• становится учетно-справочной системой для поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

В крупных иерархических системах управления для достижения единства классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые они распространяются. Создается в управленческих где состав документов подразделений сильно различается.

Конкретная номенклатура дел составляется в каждой организации на основе типовых и примерных номенклатур.

Задания

1. Проанализируйте заголовки дел и определите пра­вильность их составления:

Основные требования к составлению заголовка — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых последовательности:

• название документа (приказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

• корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность дела.

Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):

Приказы генерального директора и заместителя генерального ди­ректора по основной деятельности и личному составу

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Переписка со школами Северо-Восточного округа по организации работы школьных библиотек

2. Начертите форму сводной номенклатуры дел организации и оформите ее в соответствии с установленными правилами.

Графы номенклатур дел заполняются образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Сводная номенклатура дел организации.

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № _________________ ___________________________ (Место составления)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя организации Личная подпись Расшифровка подписи

Название раздела

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя

Службы делопроизводства организации Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _________ № _________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного утверждения От _________ № _________________

1 Номера реквизитов даны по ГОСТ 6.38-90