Документационное обеспечение кадровой работы

метки: Кадровый, Управление, Персонал, Делопроизводство, Работа, Служба, Документационный, Обеспечение

Актуальность диссертационного исследования обусловлена ​​необходимостью решения важных задач в области информационных технологий и документации для работы персонала органов местного самоуправления, указанных в документах государственной программы.

Информация, несомненно, является сегодня главным ресурсом менеджмента. Управление организацией с технологической точки зрения — это процесс получения, обработки и передачи информации, зафиксированной в документах. Документы являются основным инструментом управления в любой российской организации, независимо от направления бизнеса и организационно-правовой формы. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документальная информация составляют основу управленческих решений. Следовательно, эффективность управления документами определяет результативность управления организацией.

В условиях современного общества внедрение любой технологии управления бизнес-процессами и организацией в целом требует правильной организации информационного и документального обеспечения — менеджмента. В этой связи одним из способов повышения эффективности управления является постоянное обновление системы документации за счет целенаправленного анализа процедуры документирования и возможностей современных информационных технологий.

Правильная и точная организация работы с документацией в муниципалитете повышает эффективность использования человеческого потенциала, как отдельного сотрудника, так и всей организации в целом. Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.

В связи с чем, остро встает вопрос о внедрении современных технологий, как элемента, способствующего рационализации, необходимым для успешного достижения и решения, стоящих перед государством целей и задач развитие и совершенствование кадровой работы, как на федеральном, так и на муниципальном уровнях.

Таким образом, использование современных информационных и документальных технологий в деятельности по управлению персоналом создает ряд преимуществ перед традиционным подходом к организации работы персонала и использованием программ для местного персонала. Эти технологии позволяют существенно упростить и облегчить работу сотрудников с анализом данных информации, структуры и формы по заданным характеристикам и с учетом необходимых факторов.

Управление предприятием (организацией, фирмой) в современных условиях

... исследования дипломного проекта - организация управленческой деятельности. При написании дипломной работы была использована отечественная литература по управлению предприятием, законодательная база РФ. Методы исследования и анализа систем управления ... На странице представлена краткая версия ...

Из чего можно сделать вывод, что информационно-документационные технологии позволяют значительно повысить производительность труда персонала, эффективность системы муниципального управления и, как следствие, значительно улучшить качество предоставляемых муниципальных услуг.

Степень разработанности темы. Проблемы кадровых информационно– документационных технологий управления персоналом государственной и муниципальной службы в Российской Федерации исследуются в публикациях и работах В.М. Анисимова, Г.В. Атаманчука, А.П. Егоршина, В.Г. Игнатова, А.И. Радченко, В.А. Сулемова, К.О. Магомедова, И.П. Марченко, H.A. Чижова.

Вопросам управления персоналом организации посвящены труды Т.Ю. Базарова, В.Р, Веснина, Б.М. Генкина, И.Б. Дураковой, А.П. Егоршина, В.П. Ивановой, А .Я. Кибакова, И.В. Конева, М.А. Корговой, Л.И. Лукичева, И.А. Оганесяна, Е.В. Охотского, Ю.И. Плешина, H.A. Чижова, C.B. Шешкиня.

Объект исследования: организация кадровой работы в органах местного самоуправления.

Предмет исследования: информационно–документационные технологии

кадровой работы в органах местного самоуправления.

Цель диссертации: осуществить теоретический анализ информационно– документационных технологий кадровой работы, выявить специфику их применения в органах местного самоуправления (МСУ) и разработать проект, направленный на их совершенствование.

Задачи:

1. Осуществить анализ организации кадровой работы в органах

местного самоуправления.

2. Проанализировать нормативно-правовое обеспечение информационных технологий и документации для работы сотрудников местных государственных органов.

3. Приведите должностные инструкции сотрудников администрации города Челябинска.

4. Проанализировать информационно-документальные технологии работы персонала администрации города Челябинска.

5. Выявить проблемы в применении информационно-документационных технологий в работе персонала администрации города Челябинска.

6. Разработать проект, направленный на совершенствование информационно-документальных технологий для работы сотрудников администрации города Челябинска.

Метод исследования основан на использовании классических научных методов и приемов, основанных на особенностях информационных технологий и документации для работы персонала местных администраций. Основными методами исследования были анализ теоретической литературы, анализ нормативных актов, анализ статистических данных, анализ документов, а также экономические и индексные методы.

Результатом апробации являются опубликованные статьи по следующим темам: Профессиональные и ценностные требования к муниципальному служащему; Анализ систем электронного документооборота в органах государственного и муниципального управления; Особенности ведения кадровой политики и документационного обеспечения управления кадрами в органах местного самоуправления; Электронный документооборот; Теоретико– правовые аспекты применения информационно–документационных технологий кадровой работы в органах местного самоуправления

Кадровая работа в органах местного самоуправления диплом

... органов местного самоуправления. В работе рассмотрены теоретические аспекты кадровой политики в органах местного самоуправления. Работа состоит из введения, двух глав, девяти подпунктов, заключения и библиографии. 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ 1.1 Сущность, цель и направления кадровой политики в органах местного самоуправления ...

Теоретическая значимость результатов исследования заключается в том, что позиции, выводы и предложения, полученные студентом университета, развивают и интегрируют ряд важных аспектов теории информационных технологий и документирования работы сотрудников местных государственных органов.

Практическая значимость данной работы заключается в том, что сформированы инвестиционные мероприятия и проекты, повышающие оперативность документирования и работы аппарата администрации города Челябинска. Произведено моделирование (внедрение) информационной системы. В этом отношении внедрение системы программного обеспечения предоставит не только средства для формирования электронных файлов, но также обеспечит контроль версий, но также предоставит другой диапазон возможностей для распространения документов. Кроме того, был запланирован бюджет реализации мероприятий и составлен финансовый план реализации проектов. Наряду с этим был мотивирован выбор инвестиционных проектов и мероприятий, на основе которых администрация города Челябинска сможет повысить эффективность своей работы, а также финансово-экономические показатели. Все вышеперечисленное может быть применено в органах местного самоуправления для повышения качества и эффективности информационных и документальных технологий для работы персонала.

1 ТЕОРЕТИКО-ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ КАДРОВОЙ

РАБОТЫ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

1.1 Анализ организации кадровой работы в органах местного

самоуправления

В настоящее время большое значение придается повышению уровня работы с персоналом, постановке этой работы на прочную научную основу, с использованием многолетнего опыта отечественного и зарубежного опыта. Достижение хороших результатов деятельности органов местного самоуправления (да и любого предприятия) во многом зависит от проводимой кадровой политики.

Понятие «кадровой политики» определяется, как система взглядов, требований, норм, принципов, ограничений, определяющих основные направления, формы и методы работы с персоналом 1.

В тоже время, профессор Атаманчук Григорий Васильевич в своей работе «Государственное и муниципальное управление» формулирует следующее определение кадровой политики: это есть комплекс теоретических принципов, идей, взглядов, определяющих основные направления требований к работе с персоналом, ее формы и методы.

Ю.А. Ткаченко под кадровой политикой понимает систему нормативно определяющих принципов, методов, процедур, которые воплощают и отражают совокупность мер по подготовке, подбору, назначению, аттестации, перемещению, вознаграждению, наказанию и увольнению служащих (персонала) организации2.

А.А. Немчинов рассматривает кадровую службу как деятельность органов управления, должностных лиц различных уровней, содержанием которой является практическая реализация целей, задач, принципов кадровой Веснина В.Р. «Управление персоналом: теория и практика» – Москва, 2009. – С. 214. Ткаченко С.В., Кудряшов А.В. Ткаченко В.В. Трудовой договор: теория и практика. – Самара, 2007 С. 156. политики. Основными направлениями деятельности кадровой службы, которые обозначает А.А. Немчинов являются: планирование, отбор, система найма в соответствии с установленными стандартами, подбор, расстановка (распределение), оценка (аттестация) кадров, реализация программ работы с резервом (постоянный поиск перспективных работников), мобильность (ротация) специалистов, мотивация (разработка и внедрение «пакета» вознаграждений) трудовой деятельности, создание условий для удовлетворенности трудом, организация конкурсно–выборных процедур, выдвижение и перемещение персонала, планирование и развитие карьеры работников организаций и учреждений, контроль за персоналом и другие вопросы1.

Организационные аспекты управления затратами на персонал. Управление ...

... чего вырабатываются решение, позволяющие оптимизировать затраты на персонал. Изучение затрат на персонал требует формирования информационной базы и регулярного мониторинга изменений. К основным направлениям управления затратами на персонал относятся: 1. Управление затратами на рабочую силу - регулирование структуры и ...

Согласно трактовке специалистов РАГСа, кадровая служба – это самостоятельное структурное подразделение (департамент, управления, отделы, отделения) учреждений, организаций, предприятий, фирм, банков и т.д., обеспечивающее реализацию кадровой политики субъектов управления 1.

Классической формой организации кадровой службы в местных администрациях является создание отдела кадров. Размер и структура отдела кадров во многом зависят от масштабов управления и методов достижения поставленных целей.

Кадровая работа — это деятельность органов управления, кадровых служб и должностных лиц, содержанием которой является практическая реализация целей, задач и принципов кадровой политики; это совокупность направлений, форм и технологий работы с кадрами (персоналом).

Работа сотрудников государственного учреждения является прерогативой его кадровой службы.

Эффективная работа персонала стала одним из важнейших факторов экономического успеха. он разработан для создания благоприятной среды, в которой реализуется рабочий потенциал, развиваются личные навыки, люди получают удовлетворение от своей работы и общественное признание их достижений. Егорова В.К. Энциклопедия государственного управления в России – Москва, 2005. – С. 156.

И.А. Костенко утверждает, что работа персонала сегодня должна быть важнейшим управленческим ресурсом государства и организаций для эффективного накопления и реализации самого ценного национального наследия: профессионального потенциала человека, его профессиональных навыков1.

По мнению Хейтце и Метцнера кадровая работа представляет собой набор конкретных правил, пожеланий и ограничений (зачастую неосознанных) во взаимоотношениях людей и организации2.

В.М. Анисимов определяет работу персонала как непосредственную деятельность кадровых служб организаций по обучению и повышению квалификации кадров соответствующих структур.

Основной целью кадровой политики является создание такой системы управления кадрами, которая основывалась бы на социальных гарантиях, направленных на сближение интересов предприятия и работника, создание высокой производительности труда, вследствие чего повышение результативности производства и получение превосходных результатов в финансовых показателях предприятия.

Механизм реализации кадровой политики — это система планов, норм и стандартов, организационных, административных, социальных, экономических и других мер, направленных на решение кадровых проблем и удовлетворение потребностей организации в кадрах.

Деятельность по реализации кадровой политики называется работой персонала: это уникальный и взаимосвязанный комплекс мероприятий, выполняемых кадровой службой, и включает действия по достижению соответствия персонала текущей стратегии и решаемым задачам муниципальная служба.

Систему и методы работы персонала следует периодически обновлять в связи с изменениями внутренней и внешней среды органов МСУ, чтобы в конечном итоге обеспечить необходимые условия для формирования и функционирования дееспособного трудового коллектива1. Щекин Г.В. Организация и психология управления персоналом. — Киев, 2002. C. 177.

Система органов местного самоуправления муниципального образования ...

... местного самоуправления, понять перспективы развития российской муниципальной системы. Система органов местного самоуправления устанавливается Конституцией Российской Федерации и включает перечень органов местного самоуправления, создаваемых в каждом муниципальном образовании. Система органов местного самоуправления ... состава городскую думу (представительный орган), состоящую из городского главы ...

Различают следующие аспекты кадровой работы:

1) Технико–технологический (отражает уровень развития конкретного производства, особенности используемых в нем техники и технологии, производственные условия и др.);

2) Организационно–экономический (содержит вопросы, связанные с планированием численности и состава работающих, их материальным стимулированием, использованием рабочего времени, организацией 1 делопроизводства и т.д.);

3) Правовой (включает вопросы соблюдения трудового законодательства в кадровой работе);

4) Социально–психологический (отражает вопросы социально– психологического обеспечения управления кадрами, внедрения различных социологических и психологических процедур в практику кадровой работы);

5) Педагогический (предполагает решение вопросов, связанных с воспитанием кадров, наставничеством и др.).

На этапе активного развития и повышения эффективности местного самоуправления в России текущая работа персонала является проблемным вопросом. О чем свидетельствуют высокая степень правотворческой динамики в данной сфере на федеральном, региональном и местном уровнях, слабая теоретическая и методологическая разработанность проблем, связанных с муниципальной службой 2.

Сложность и ответственность функций, выполняемых местными администрациями, требуют высококвалифицированного и компетентного персонала. Основная проблема связана с количественными и качественными характеристиками персонала. Первые не всегда включают в себя достаточное количество муниципальных служащих того или иного учреждения, их распределение по внутренним структурам не всегда организовано правильно, наблюдается текучесть кадров. Качественными характеристиками являются неудовлетворительные показатели уровня профессиональной Кожанова Е. Государственные стандарты в сфере ДОУ //Делопроизводство и документооборот на предприятии. Москва, 2013. – С. 69–77. подготовки, недостаточная специализация муниципальных служащих, небольшой стаж работы в органах местного самоуправления. Отметим, что эффективность управленческих решений напрямую зависит от профессиональной подготовки муниципальных служащих.

В настоящее время наблюдается тенденция увольнения молодых сотрудников МСУ после нескольких месяцев работы. Предположительно, это связано с тем, что ожидания молодых сотрудников от работы в системе местного самоуправления отличаются от реальности. Поэтому мы считаем, что важнейшей задачей кадровой политики является создание программы адаптации молодых сотрудников муниципальной службы1.

Следует также выделить еще одну проблему — развитие системы кадровой политики на муниципальном уровне. Можно с уверенностью сказать, что у большинства субъектов МСУ отсутствует понимание стратегических направлений развития муниципального образования, ориентированного на современные тенденции и перспективы, характерные для экономического развития. Кроме того, отсутствует развитая современная структура управления, что пропорционально отражается в работе с персоналом. Отсюда проблема формирования нормативно-правовой базы реализации кадровой политики. Несмотря на то, что муниципальная кадровая политика является частью государственной кадровой политики, ее спецификой является внимание к реализации отдельных задач, размещенных непосредственно на территории того или иного муниципального образования2.

По делопроизводству в кадровой службе

... трудовой книжке сотрудника. Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. ... по ОКСО (Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОК 009-93); код по ОКПДТР (Общероссийским классификатором профессий должностей служащих ... его заполняет сотрудник отдела кадров или другой сотрудник, ...

Таким образом, можно сделать вывод, что кадры местного самоуправления сегодня не соответствуют ожиданиям современного общества. При существующих в России политических и экономических реформах, делегировании полномочий муниципальных служащих, плюрализма форм собственности имеется Егорова В.К. Энциклопедия государственного управления в России – Москва, 2005. – С. 156. Ткаченко С.В., Кудряшов А.В. Ткаченко В.В. Трудовой договор: теория и практика. – Самара, 2007 С. 156. потребность в новых кадрах, способных принимать новые управленческие решения и быть новаторами.

Переходя к действующему законодательству, на кадровых специалистов возлагается широкий круг обязанностей, в том числе ряд функций, требующих самостоятельного принятия решений и проектирования. Так можно выделить следующие функции и обязанности по кадровой работе, которые должны выполнять кадровые службы в органах местного самоуправления1:

1) Формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы предполагает следующие обязанности:

• анализ кадрового состава для определения соответствия должностям муниципальной службы;
• подготовка, согласование и предоставление руководителю организации проектов приказов о приеме, назначении, перемещении и увольнении;

• оказание содействия должностному росту муниципальных служащих на конкурсной основе;
• формирование кадрового резерва на конкурсной основе и обеспечение его эффективного использования;
• применение современных кадровых технологий при поступлении на гражданскую службу и ее прохождении.

2) Ведение трудовых книжек муниципальных служащих включает такие обязанности как:

• ведение трудовых книжек муниципальных служащих;
• подготовка и выдача по заявлению служащего заверенной копии или выписки из трудовой книжки;
• знакомство служащих с записями о переводе или увольнении, вносимыми в трудовую книжку;
• внесение необходимые изменения в трудовые книжки; Об общих принципах организации местного самоуправления: федер.

закон от 23.12.2010№ 131-ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс»- URL:: http:www.consultant.ru. (дата обращения: 08.02.2019).

• выдача трудовых книжек на руки служащим по завершении муниципальной службы;
• ведение документов по учету и хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей в них.

3) Обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов, также предполагает ряд обязанностей:

• представление на подпись руководителю органа согласованный список членов комиссии;
• документационное обеспечение деятельности комиссии;
• исполнение функций секретаря комиссии;
• отслеживание исполнения решений комиссии.

4) Организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих в кадровый резерв:

Организация службы делопроизводства

... кооператива * . Государственная Задачи и функции службы делопроизводства Основной целью делопроизводства, независимо от его названия, является организация, руководство, координация, контроль и выполнение работ по ... местного управления, писем, справок, их согла­сование со структурными подразделениями; анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним; организация ...

• обеспечение своевременной подготовки и представления документов для проведения конкурсов на замещение вакантных должностей;
• выполнение функций секретаря конкурсной комиссии;
• обеспечение подготовки организационно–распорядительных документов, решений по результатам работы комиссии.

5) Организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки муниципальных служащих:

• разработка, согласование с заинтересованными сторонами и представление на подпись договоров с гражданами, профильными образовательными учреждениями на время обучения в образовательном учреждении с последующим прохождением муниципальной службы организация мероприятий по отбору кандидатов на обучение;
• учет прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации, стажировки, получения дополнительного профессионального образования;

• анализ и предоставление отчетов руководителю по группам должностей о прохождении профессиональной переподготовки, повышения квалификации, стажировки, получении дополнительного профессионального образования;

• планирование обучения муниципальных служащих на основе поданных заявок руководителей структурных подразделений, граждан;
• согласование плана обучения с финансово–бухгалтерской службой, руководителями структурных подразделений и представление на утверждение руководителю организации;
• подготовка проектов приказов о направлении на профессиональную переподготовку, повышение квалификации, стажировку.

6) Организация проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера:

• запрашивание при необходимости информации о достоверности представленных сведений служащими;
• контроль представления служащими в налоговую инспекцию деклараций о доходах и имуществе;
• обеспечение конфиденциальности полученных личных сведений.

7) Консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы:

• консультирование сотрудников и лиц, поступающих на муниципальную службу, по вопросам поступления, прохождения и прекращения муниципальной службы.

Перечень функций персонала, работающего в руководящих органах, упомянутых в статьях 44 и 9 закона, не является исчерпывающим. По решению представителя работодателя на кадровые службы могут быть возложены другие функции1. Представленные задания дают представление о сложности и сложности деятельности персонала органов местного самоуправления Об общих принципах организации местного самоуправления: Федер. закон от 23.12.2010№ 131-ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс»- URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1998858 (дата обращения: 08.02.2019).

самоуправления. Выполнение этих обязанностей требует от служащего правовой, социальной, управленческой, финансовой и проектной подготовки 1.

Таким образом, на кадровые службы органов местного самоуправления возлагаются организационные, аналитические, социальные (например, взаимодействие с другими службами), проектные или плановые, учетные и документационные функции. Также можно отметить, что перечень обязанностей муниципальных служащих предусматривает знание современных кадровых и информационно-документационных технологий.

«Роль и значение аттестации персонала в организации кадровой ...

... или увольняется. 2. Внедрение системы аттестации персонала в организации 2.1. Подготовка и проведение аттестации После того как определена цель проведения аттестации и выбран метод, стоит просчитать, во ... лидерству. Процедуры аттестации персонала и управление командой подчиненных взаимосвязаны. Оценка аттестации персонала проводиться ради того, чтобы на ее основе принять верное кадровое решение о ...

Кадровые службы органов местного самоуправления строят свою работу в соответствии с нормативными, методическими и правовыми документами, которые регулируют и создают условия для ее эффективного функционирования.

Правильность составления и оформления кадровой документации напрямую влияет на ее юридическую силу. Документирование деятельности персонала основано на комплексе нормативных правовых актов, позволяющих гарантировать законность решаемых вопросов и законность их закрепления в документах.

Основным законодательным актом кадровой службы является Трудовой кодекс Российской Федерации, содержание которого должно быть известно работникам, ответственным за делопроизводство для персонала. В нем отражены многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений. Прежде всего, отдельная статья посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в порядке их значимости:

1) Трудовой кодекс Российской Федерации;

2) Федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;

3) указы Президента Российской Федерации; О муниципальной службе в Российской Федерации: Федеральный закон РФ от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс»- URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1578958 (дата обращения: 03.02.2019).

4) постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

5) нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

6) нормативные правовые акты органов местного самоуправления;

7) коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше. Действие этих актов, содержащих нормы трудового права, распространяется на территории страны в зависимости от органа, их принявшего:

• акты федеральных органов распространяются на всю территорию Российской Федерации;
• акты субъектов Российской Федерации действуют в пределах территории соответствующего субъекта РФ;
• акты органов местного самоуправления — в пределах соответствующего муниципального образования;
• локальные нормативные акты конкретной организации — только в пределах этой организации.

Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописана соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы.

Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается и на иные федеральные законы, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, в которых затронуты вопросы труда, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Работники кадровой службы органов местного самоуправления имеют доступ и работают с информацией о каждом сотруднике организации. Эта информация является личной, конфиденциальной и должна быть закрыта для посторонних лиц, чтобы обеспечить невозможность утечки и распространения персональных данных о любом сотруднике.

Организация кадрового документооборота во вновь созданной компании ...

... и другие нормативные акты, регулирующие ведение кадрового учета на российских предприятиях. Проблематикой кадрового делопроизводства занимались множество отечественных авторов, наиболее известными ... вновь созданной организации выработать рациональную политику в области управления кадровым делом. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Тема была рассмотрена в работе: «Организация документооборота кадровой документации во ...

На этом этапе вступает в силу следующие федеральные законы, регламентирующие ответственность и порядок использования персональных данных: Федеральный закон от 25.07.2006 г. № 152–ФЗ «О персональных данных»1 и Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»2.

В отличие от нормативного массива нормативно–методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер, что позволяет организациям самостоятельно решать, придерживаться ли рекомендаций и в каком объеме или разработать свои локальные нормативно-правовые акты.

В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

• «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в ред. постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. № 132);

• «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение Альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена постановлением О персональных данных: федер. закон от 25.07.2006 № 152-ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс»- URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_193858 (дата обращения: 08.02.2019).

Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон от 27.07.2006 №149-ФЗ ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс»- URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_193858 (дата обращения: 08.02.2019).

Правительства РФ от 08 июля 1997 г. № 835 на Государственный комитет РФ по статистике. Среди унифицированных форм, перечисленных в постановлении, к первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. № 71 а. В Альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в Альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с постановлением Правительства РФ они вводятся «в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации»1.

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 на унифицированную систему организационно– распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000).

В службе кадров работают со всеми видами названных документов.

Специалистами кадровых служб используются Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»2 . 1 …

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, там же даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Если для оформления каких–либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных Инструкция по заполнению трудовых книжек: пост. Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 [Электронный ресурс] // Доступ из справочноправовой системы «Консультант Плюс»- URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_193866 (дата обращения: 08.02.2019).

О трудовых книжках: постан. прав. от 16.04.2003 № 225-ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс»- URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_193858 (дата обращения: 08.02.2019).

требований к реквизитам. Работодатель имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и 15 графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Таким образом, благодаря проведенному анализу организации кадровой работы органов местного самоуправления были зафиксированы основные принципы и аспекты осуществления кадровой работы, обозначены имеющие место проблемы кадрового обеспечения в данной области, определены функции, обязанности и задачи специалистов кадровой работы, а также проанализирована нормативная база, регламентирующая кадровое делопроизводство в органах местного самоуправления.

1.2. Применение информационно–документационных технологий

кадровой работы в органах местного самоуправления

Как уже было сказано выше, кадровая работа органов местного самоуправления призвана решать ряд определенных задач, решение которых возможно построить на основе использования современных автоматизированных систем и реализации кадровых технологий.

Профессор В.В. Черепанов формулирует следующее определение кадровой технологии: «кадровая технология – это средство управления количественными и качественными характеристиками персонала, обеспечивающие достижение целей организации». Квалифицированных работников нужно найти на рынке труда, оценить их качества и способности, произвести отбор, ввести в состав организации и обеспечить включение в производственный процесс, максимально полезно как для организации, так и для человека1. Черепанов В.В., Кудряшов А.В. Трудовой договор: теория и практика. – Москва, 2017 – С. 156.

Управление персоналом как вид профессиональной деятельности предполагает комплексное использование кадровых технологий. При этом следует иметь в виду, что для общих управленческих технологий объектом воздействия является человек как участник трудового процесса, как субъект деятельности, как представитель конкретной социальной общности, как член того или иного коллектива. Общие технологии управления обеспечивают целостное воздействие на поведение человека, создание благоприятной управленческой среды, организованности, дисциплины, доверия, упорядоченности организационных отношений, изменение отношения персонала к трудовой деятельности в соответствии с целью управления. Они обеспечивают прежде всего формирование социального капитала организации.

В то же время человек в организации выполняет социальную роль, обусловленную наличием у него необходимых для организации профессиональных способностей. Это своеобразный профессиональный капитал организации, ее профессиональное богатство. Управление этим капиталом в организации требует более тонких и специфических средств воздействия. Ими и выступают кадровые технологии.

Кадровые технологии позволяют решать задачи и функции, которые свойственны общим управленческим технологиям, побуждая человека к изменению своей роли в организации, созданию климата доверия, удовлетворенности трудом. Поэтому грамотное применение кадровых технологий вносит свой вклад в управляемость организации, эффективность ее деятельности, формирование социального капитала организации.

Кадровые технологии выполняют специфические управленческие функции:

1) они дифференцированно воздействуют на систему социальных отношений организации с целью удовлетворения ее потребностей в количественных и качественных характеристиках персонала.

2) они обеспечивают более тонкое и более рациональное включение профессиональных возможностей человека в систему социальных, прежде всего предписанных, ролей и профессиональных ролей организации.

3) на их основе формируется внутри организации механизм воспроизводства и востребованности профессионального опыта человека.

Применение кадровых технологий в любой организации, на предприятии, в том числе и в муниципальной службе, должно осуществляться на нормативной правовой основе, что придает им легитимность. Это означает1:

• что действия руководителя и специалистов кадровых служб по применению и использованию результатов кадровых технологий строго регламентируются;
• содержание кадровых технологий должно быть доступно и понятно тем, по отношению к кому они применяются;
• кадровые технологии не должны нарушать права человека, ущемлять личное достоинство, приводить к получению и разглашению информации, не имеющей отношения к выполнению его обязанностей, в том числе и к состоянию здоровья;
• право на применение кадровых технологий должны иметь те, кому это вменяется в обязанность и кто обладает для этого достаточной квалификацией.

В муниципальной службе нормативной правовой основой для применения кадровых технологий являются федеральные законы, законы субъектов Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, регулирующие вопросы прохождения государственной и муниципальной службы, конкурсного замещения вакантных должностей, оценки, увольнения служащих и ряд других. Так, в настоящее время действуют правовые и нормативные акты, которые определяют порядок конкурсного замещения должностей государственной и муниципальной службы, аттестации государственных и муниципальных служащих. Иритикова В. С. Формы документов в СЭД на базе классификаторов и справочников // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – Москва, 2015. – С. 12–26

Кадровые технологии позволяют субъектам управления — руководителям, кадровым службам — на основе информации о состоянии кадровых процессов и кадровых отношений предпринимать необходимые действия по отношению к персоналу. Характер, содержание, направленность этих действий могут быть самыми разнообразными — от решения о дополнительном найме работников в организацию до увольнения.

В муниципальной службе результаты кадровых технологий используются в нормативных границах, имеющих как рекомендательный, так и предписывающий характер для руководителя. Так, порядок конкурсного замещения вакантных должностей в муниципальной службе предполагает, что решение конкурсной комиссии является окончательным при определении победителя конкурса и на основании ее решения руководителем издается приказ о назначении государственного или муниципального служащего на вакантную должность. Выводы аттестационной комиссии предлагаются в окончательной форме в соответствии с перечнем установленных формулировок1.

В отечественной практике, как правило, применяются три вывода, смысл которых характеризует признание степени соответствия занимаемой должности, соответствует, условно соответствует, не соответствует.

Рекомендательный характер решений аттестационной комиссии может состоять в изменении должностного статуса работника, увеличении денежного содержания, применении мер поощрения. Подобная практика сегодня имеет место на предприятиях различных форм собственности и, как правило, закрепляется в нормативных документах организаций.

Нормативное закрепление порядка использования результатов кадровых технологий для практики управления персоналом имеет большое значение. Оно упорядочивает использование этих результатов; повышает степень доверия персонала к кадровым технологиям; уменьшает возможности субъективизма и Долганова О. И. Проведение обследования документационного обеспечения управления и формализация его результатов // Современны е технологии документооборота и делопроизводства. – Москва, 2014. – С. 31–45. волюнтаризма в их применении; повышает эффективность затрат на их проведение; играет стимулирующую роль для персонала.

Рассмотрим кадровые технологии, сгруппированные по характеристикам получаемого результата от их применения:

1) Обеспечивающие получение всесторонней достоверной персональной информации о человеке.

Методы оценки, которые в совокупности и составляют содержание технологии оценки. Однако среди этого многообразия можно выделить основные формы оценки персонала, которые, как правило, легитимны, имеют правовую основу, установленный порядок проведения и применения полученных результатов.

Это способы получения информации, позволяющие составить представление о человеке, который на протяжении определенного времени пребывания в организации проявил свои способности.

2) Обеспечивающие требуемые для организации, как текущие, так и перспективные, количественные и качественные характеристики состава персонала. Это технологии отбора, формирования резерва, кадрового планирования, профессионального развития. Совокупность этих кадровых технологий органично включена в структуру кадровой культуры руководителя, специалистов кадровой службы (служб УП).

3) Позволяющие получить высокие результаты деятельности каждого специалиста и синергический эффект от согласованных действий всего персонала. Это означает, что управленческие действия, предпринимаемые на основе этих кадровых технологий, будут характеризоваться своевременностью принятия кадровых решений, рациональностью применения возможностей персонала, оптимальностью структуры сил, привлекаемых для решения стоящих перед организацией задач. Сюда можно отнести такие технологии, как подбор персонала, ротация, управление карьерой персонала, и ряд других.

Каждая из перечисленных групп кадровых технологий, несмотря на определённое сходство отнесённых к ней технологий, сохраняет сущностные отличия. Так, в основе кадровых технологий, позволяющих получить персональную информацию, лежит технология оценки. Получение заданных количественных и качественных характеристик в основе своей обеспечивается отбором персонала. Востребованность профессиональных возможностей персонала достигается комплексом кадровых мероприятий, объединяемых общим названием «управление карьерой».

Эти кадровые технологии взаимосвязаны, взаимодополняют друг друга, а в реальной практике чаще всего не реализуются одна без другой. И их можно рассматривать как базовые кадровые технологии.

В зависимости от характера применения, кадровые технологии также можно разделить на две группы: традиционные кадровые технологии – апробированные и внедренные в практику кадровой работы (подбор и обучение кадров, кадровый учет и др.) и инновационные технологии, которые не имеют пока что повсеместного применения, но потребность в которых возрастает (дистанционные технологии в обучении, коучинг, информационно– документационные технологии и др.)

В данной работе мы рассмотрим подробным образом как раз инновационные технологии, обозначенные как информационно– документационные.

Содержание кадровых информационно–документационных технологий представляет собой совокупность последовательных процедур, приемов, операций, которые позволяют либо получить информацию о возможностях человека, либо сформировать требуемые для организации, либо изменить условия их реализации.

В результате применения кадровых информационно–документационных технологий, как правило, получают более полную информацию о способностях человека, отчего зависит его дальнейшее профессиональное развитие, изменение должностного статуса в организации, эффективная реализация возможностей человека, достойное вознаграждение за труд, побуждая человека к изменению своей роли в организации, созданию климата доверия, удовлетворенности трудом. Поэтому грамотное применение кадровых информационно–документационных технологий вносит свой вклад в управляемость организации, эффективность ее деятельности, формирование социального капитала организации.

Бурное развитие в последнее десятилетие информационных технологий позволяет руководству современных организаций принципиально пересмотреть подход к организации процессов управления. Практически все руководители сегодня принимают управленческие решения на основе информации, содержащейся в базах данных. Внедрение информационных систем позволяет работать в едином информационном пространстве, быстро получать достоверную информацию, оперативно планировать и контролировать основные процессы. Информационная система становится мощным инструментом создания рациональной управленческой схемы, своего рода «нервной системой», которая пронизывает все «клетки» организации, во многом определяя ее состояние1.

Муниципальная служба в этом аспекте не является исключением. Применение автоматизированных систем в управлении кадрами в муниципальных органах позволяет создать единую информационную среду и объединить все субъекты управления, повысить эффективность их работы. Использование современных информационно–документационных технологий в деятельности по управлению кадрами создает ряд преимуществ по сравнению с традиционным подходом к организации работы кадровых служб и применением локальных кадровых программ.

Если кадровая работа в муниципальном органе интегрирована с управленческой, финансовой политикой организации, то и автоматизированная система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть частью единой информационной системы, тем кадровым стержнем, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления Шлендер П.Э., Лукашевич В.В. Управление персоналом: учебное пособие. — Москва, 2012 — С 320. организацией, введение электронного документооборота, развитие внутренних и внешних коммуникаций.

Таким образом, можно дополнить определение, учитывая акцент повсеместной информатизации и обозначить, что современные автоматизированные информационно–документационные технологии в кадровой работе — это совокупность методов и программно–технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение и транспортировку информации по кадрам с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их эффективности, надежности и оперативности.

Целью применения автоматизированных информационно– документационных технологий управления персоналом является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников организации, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления, и в первую очередь, для кадровой службы. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления персоналом и используется для структуризации решаемых задач в сфере управления кадрами.

Сотрудник кадровой службы работает с персональными данными, которые относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование информации о частной жизни, а также информации, нарушающей личную и семейную тайну и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Кадровые службы в соответствии со своими полномочиями, владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность за порядок ее использования в соответствии с законодательством РФ1.

Кроме того, персональные данные о работниках организации могут рассматриваться как вид экономической информации, под которой понимается Егорова В.К. Энциклопедия государственного управления в России. – Москва, 2005. – С. 156. совокупность сведений, отображающих состояние экономики объектов. Именно в этом смысле персональные данные, которые складываются из профессиональных и личностных характеристик граждан, которые имели или имеют рабочие места в организациях, можно рассматривать как вид экономической информации.

Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 25 июля 2006 г. № 152–ФЗ «О персональных данных». Цель закона — «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну». Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст. 1 Закона, в которой говорится, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, т.е. положения закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в ст. 3 Закона, есть и развернутые определения. Например, «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»1.

Кроме того, на основании Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149– ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Щекин Г.В. Организация и психология управления персоналом. — Киев, 2002. C. 177. Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного Закона2.

Если говорить более предметно о конфиденциальных персональных данных, то информацией, регламентируемой двумя вышеупомянутыми законами о конкретном работнике, позволяющей идентифицировать его личность, являются: данные, подтверждающие личность; физические характеристики; данные о состоянии здоровья; характеристики образовательною уровня; профессиональные характеристики (включая оценку трудового вклада, карьерные устремления, пожелания работника в направлении изменения профессионального или должностного статуса); данные о благосостоянии; данные для налоговых служб; данные о лицензиях и разрешениях; сведения о взаимоотношениях с органами правопорядка; сведения о частной собственности.

Для работы с современными информационно–документационными технологиями кадровой работы создается автоматизированное рабочее место специалиста. Автоматизированное рабочее место (АРМ) работника кадровой службы — совокупность организационно–программных технических ресурсов, обеспечивающих специалисту по персоналу сбор персональных данных, их автоматизацию и автоматизацию управленческих функций в области управления персоналом. АРМ оснащено программными, техническими, методическими разработками1.

На базе АРМ при помощи соответствующего программного обеспечения есть возможность автоматизировано решать следующие задачи по управлению персоналом2:

1) Составлять штатное расписание;

2) Вести параллельный учет текущих, планируемых и архивных штатных единиц; Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон от 25.07.2006 № 149-ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс»- URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1789858 (дата обращения: 08.02.2019).

Шлендер П.Э., Лукашевич В.В. Управление персоналом: учебное пособие. — Москва, 2012 — С 320. Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления: Учебник. – Москва, , 2013. – С.432.

3) Оформлять прием сотрудников;

4) Вести Личные карточки;

5) Хранить персональные данные о сотруднике (адреса жительства и регистрации, образование, паспортные данные, состав семьи, сведения об инвалидности, т. д.);

6) Вести учет военной обязанности сотрудников (звание, ВУС, годность, приписка к военкомату, специальный учет и др.);

7) Вводить данные налогоплательщика (ИНН);

8) Фиксировать прием, перевод и увольнение сотрудников (групповой перевод, отпуск и увольнение сотрудников) с автоматическим формированием соответствующих приказов;

9) Планировать отпуска сотрудников и вести историю отпусков;

10) Фиксировать сведения о повышении квалификации сотрудников, аттестациях, специальностях, дополнительных обязанностях и пр.;

11) Учитывать различные типы стажа (общий, непрерывный, непрерывный на предприятии и т. д.);

12) Вести учет листков нетрудоспособности;

13) Фиксировать поощрения и взыскания сотрудников;

14) Вести журнал учета командировок и оформлять командировочные удостоверения;

15) Вести учет трудовых договоров (контрактов) сотрудников;

16) Вести журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

17) Формировать списки сотрудников в соответствии с определенными фильтрами (по подразделению, категории, профессии, должности, стажу, образованию, месту жительства и регистрации и.т.д.);

18) Формировать разнообразные настраиваемые отчеты (с возможностью автоматической выгрузки в MS Excel);

19) Формировать первичные учетные документы:

• а) № Т–1 «Приказ (Распоряжение) о приеме работника на работу»;
• б) № Т–2 «Личная карточка работника»;
• в) № Т–2ГС «Личная карточка государственного служащего»;
• г) № Т–3 «Штатное расписание»;
• д) № Т–4 «Учетная карточка научного, научно–педагогического работника»;
• е) № Т–5 «Приказ (Распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
• ж) № Т–5а «Приказ (Распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
• з) № Т–6 «Приказ (Распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
• и) № Т–7 «График отпусков»;
• к) № Т–8 «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работником»;
• л) № Т–8а «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работниками»;
• м) № Т–9 «Приказ (Распоряжение) о направлении работника в командировку»;
• н) № Т–10 «Командировочное удостоверение»;
• о) № Т–10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
• п) № Т–11 «Приказ (Распоряжение) о поощрении работника.

Данный перечень представляет собой лишь часть того, что можно делать с помощью программных продуктов. Их применение в кадровой работе позволяет1:

1) Оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения; Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М: МЦФЭР, 2013. – С.432.

2) Организовать бизнес–процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;

3) Наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;

4) Вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

Для обеспечения выполнения, стоящих перед кадровой службой задач посредством использования автоматизированных рабочих мест, требуется наличие таких составляющих программного обеспечения, как:

1) Модуль кадрового учета — для поддержки непосредственной работы менеджера кадровой службы.

2) Модуль управления штатным расписанием — для планирования численности работников и фонда заработной платы.

3) Модуль расчета заработной платы — для распределения и расчета заработной платы.

4) Система управления документами (СУД) — для документального обеспечения управления персоналом.

5) Юридическая справочная система — для соблюдения всех правовых норм и выполнения инструкций.

На сегодняшний день рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес–процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированные системы кадрового учета, создаваемые фирмами – разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков1. Шлендер П.Э., Лукашевич В.В. Управление персоналом: учебное пособие. — Москва, 2012 — С 320.

Программное обеспечение кадровой работы должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных. Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т. е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.

Автоматизированные рабочие места с современным программным обеспечением позволяют освободить работников от рутинной работы и выполнения лишних операций. Такая программа как АРМ «Кадры» предоставляет пользователю возможность:

• ввода и корректировки данных о работнике;
• формирования и выдачи различного рода выходных документов;
• создания новых баз данных;
• изменения структуры массива данных;
• добавления новых комплексов и задач, изменения при этом соответствующего меню;
• перерасчета данных на заданную дату и др.

Одной из самых популярных в России является программа «1С: Зарплата и Кадры». Типовая конфигурация этой программы позволяет практически полностью автоматизировать кадровую работу на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности, в том числе финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых первичных документов.

Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать кадровую работу органов муниципального самоуправления – «БОСС– кадровик». Эта программа позволяет спланировать структуру нового отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство1.

«БОСС–Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.

Автоматизированная система управления персоналом «Фараон» – это программное обеспечение, которое позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными особенностями «Фараона» являются его наглядность и гибкость.

С помощью системы «Фараон» можно:

1) Эффективно организовать свою работу;

2) Развить целостное представление об организации;

3) Оперативно решать поставленные задачи;

4) Использовать современные компьютерные технологии;

5) Легко получать любую информацию о персонале;

6) Вести делопроизводство согласно законодательству;

7) Построение организационной структуры.

Программный продукт «Документационное обеспечение кадровой службы» – это новое поколение программного обеспечения «ОАЗИС» для автоматизации работы инспектора кадровой службы. Эта программа построена по принципам справочно–информационных систем. В ней представлены два каталога документов (по технологии работы кадровой службы и по видам документов) для обеспечения правильного документирования трудовой деятельности работников и учета личного состава. В программе реализованы возможности:

1) Использование шаблонов документов для подготовки каталога документов внутреннего пользования; Веснина В.Р. «Управление персоналом: теория и практика» – Москва, 2009. – С. 214.

2) Удобный поиск по базе документов;

3) Печать документов;

4) «Мастеры кадровых операций», обеспечивающие контроль за любой кадровой операцией и несущие элементы обучения работника кадровой службы.

Вести воинский учет граждан в организации сможет помочь автоматизированная система «Военно–учетный работник (орган) организации «Гран–ВУР».

Система позволяет:

1) Автоматизировать решение задач военно–учетной работы в организации (учет, контроль, поиск и анализ);

2) Автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим территориальным или отраслевым военно–учетным органом.

Система является однопользовательской, т. е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В качестве средства хранения и управления данными (СУБД) используется Microsoft Jet.

Функциональные возможности системы:1

1) Учет работающих в организации граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву;

2) Учет фактов бронирования и снятия с бронирования работников организации;

3) Поиск (отбор, фильтрация) работников организации из общего списка по различным критериям;

4) Автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о численности работающих и забронированных в организации граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);

5) Автоматизированный расчет показателей и формирование карточки учета организации (форма № 18); Егорова В.К. Энциклопедия государственного управления в России – Москва, 2005. – С. 156.

6) Заполнение и печать личных карточек работников организации по форме № Т–2 (ВУР) и № Т–2ГС (ВУР);

7) Ведение и печать журнала учета личных карточек работающих призывников и граждан, пребывающих в запасе;

8) Автоматизированная генерация передаваемых для сверки в соответствующие военные комиссариаты списков, содержащих основные военно–учетные данные работников организации;

9) Автоматизация информационных обменов на магнитных носителях с вышестоящим военно–учетным органом, оснащенным системой «Гран– Бронирование».

Лидерами в производстве программного обеспечения для управления персоналом за рубежом являются компании SAP AG и Oracle. Прикладная программная система Oracle HRMS – одна из наиболее функционально полных систем для организации работы службы персонала современного предприятия.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно наличие единой автоматизированной сети, предусматривающей взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями органов местного самоуправления на базе современных средств передачи данных.

Практика зарубежных стран свидетельствует о возможности подсоединения к межотраслевым и общегосударственным информационным локальным сетям, что позволяет иметь более полную информацию о рынке труда в целом и даже об отдельных работниках – их прошлых местах работы, специализации, квалификации и т.п.

На сегодняшний день для организации кадровой работы в любой организации, в том числе и в органах местного самоуправления, можно подобрать информационный продукт, позволяющий существенно упростить работу и автоматизировать процессы1. Гришенцев А.Ю., Коробейников А.Г. Постановка задачи оптимизации распределённых вычислительных систем // Программные системы и вычислительные методы. — Москва, 2013. — С. 370-375.

Таким образом, применение на современном этапе развития автоматизированных информационно–документационных технологий в кадровой работе органов местного самоуправления позволяет не только упростить процедуру выполнения задач управления персоналом, но и позволяет снизить трудоемкость ее выполнения при помощи формализации и использования работы в автоматизированном режиме, но и добиться максимального сокращения затрат на сбор, передачу, обработку кадровой информации, не посягая на ее полноту и достоверность. При этом происходит повышение качества принимаемых управленческих решений за счет более «высокой» информационной поддержки руководства, возрастает уровень компетентности и подготовки самих работников служб управления персоналом.

2 ИЗУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО–ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ КАДРОВОЙ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

ЧЕЛЯБИНСКА

2.1 Изучение специфики кадровой работы Администрации города

Челябинска

Управление муниципальной службы и кадров Администрации города Челябинска является структурным подразделением аппарата Администрации города Челябинска и осуществляет свою деятельность под непосредственным руководством заместителя Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города Челябинска. Должности Управления относятся к должностям муниципальной службы.

Основными задачами управления кадровой службы Администрации города Челябинска являются: 1

1. Обеспечение реализации кадровой политики в структурных подразделениях администрации города, участие в разработке предложений по ее совершенствованию.

2. Подбор и расстановка кадров, организация работы по обеспечению укомплектованности кадрами структурных подразделений администрации города.

3. Учет и анализ движения личного состава, обеспечение обработки информации о работниках с помощью автоматизированной программы.

4. Разработка и совершенствование нормативно-правовой базы по работе с кадрами, обеспечению правовой и социальной защиты работников.

5. Формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование.

6. Организация работы кадровой комиссии. Положение «Об Управлении муниципальной службы и кадров Администрации города Челябинска»: распоряж. Администрации г. Челябинска от 30.07.2010 N 5842 [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс». – URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_85458948 (дата обращения: 08.10.2019).

7. Организация и обеспечение проведения аттестации муниципальных служащих.

8. Организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации муниципальных служащих.

9. Профилактика коррупционных и иных правонарушений в администрации города, а также обеспечение соблюдения муниципальными служащими запретов, ограничений, обязательств и правил служебного поведения.

10. Бронирование граждан, пребывающих в запасе.

11. Организация и проведение работы по представлению к наградам и поощрениям муниципальных служащих.

12. Оказание методической помощи структурным подразделениям по подготовке документов для награждения горожан наградами Российской Федерации, Челябинской области, поощрениями администрации города.

13. Консультирование муниципальных служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы.

14. Организация первичной информации для посетителей администрации города.

Функции в сфере управления кадрами: оформление приема граждан на муниципальную службу и должности, не отнесённые к должностям муниципальной службы; перевода, увольнения; подготовка распорядительных документов по личному составу; формирование и ведение личных дел; хранение и ведение трудовых книжек; составление графика отпусков, информирование сотрудников и подготовка распорядительных документов об отпусках; оформление, хранение и выдача служебных удостоверений в установленном порядке; выдача справок в соответствии с Трудовым Кодексом РФ работникам администрации города; оформление документов по назначению муниципальным служащим администрации города государственной и пенсии за выслугу лет; прием и консультация, работа с письменными обращениями и заявлениями граждан, муниципальных служащих по вопросам применения Трудового кодекса РФ и законодательства в сфере муниципальной службы 1.

Условия для участия в конкурсе на вакансию в сфере муниципальной службы куда сложнее, нежели на обычные вакансии, помимо обычных требовании таких как:

Личное заявления гражданина, претендующего на муниципальную должность, так же заполненная и подписанная своей рукой анкета по установленной формы, фотографии 4х6 см, копию паспорта РФ или заменяющего его документа, трудовая книжка или иные документы, которые подтверждали бы трудовую деятельность гражданина. Копию диплома и, если есть, копию дополнительного профессионального образования, о присвоении ученой степени, ученого звания, а также заключение медицинской организации об отсутствии психологических и иных заболевании, которые препятствовали бы поступлению на муниципальную службу, существуют ещё: сведение о доходах, об имуществе находящиеся в собственности, а также об имущественных обязательствах. Следующее требование – согласие на обработку персональных данных, которые в свою очередь являются, конфиденциальными и являются закрытыми для публичного просмотра.

Все документы, которые предоставляются лишь в виде копии должны быть обязательно заверены нотариально или кадровыми службами по месту работы, в нашем случае – Администрации города Челябинска.

Конкурс на вакантную должность происходит в 2 этапа, первым, из которых является тестирование – анкетирование, а вторым, в свою очередь, личное собеседование.

О дате, месте, а также времени проведения конкурса на вакантную должность сообщается в письменном виде не позднее чем за 15 дней до начала конкурса.

Порядок приема и увольнения работников Положение «Об Управлении муниципальной службы и кадров Администрации города Челябинска»: распоряж. Администрации г. Челябинска от 30.07.2010 N 5842 [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс». – URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_85458948 (дата обращения: 08.10.2019).

1. Поступление граждан на муниципальную службу в аппарат администрации, установление на муниципальные должности, поощрение сотрудников за качественное исполнение должностных обязанностей, привлечение их к дисциплинарной ответственности за нарушение трудового порядка и освобождение с должности производится согласно с законодательством Российской Федерации о труде с учетом дополнительных условий и ограничений, которые установлены Федеральным законом Федеральный закон от 08.01.1998 N 8-ФЗ (ред. от 25.07.2002) «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации».

2. Прием граждан на вакантную должность муниципальной службы происходит согласно трудовому договору.

• Профессиональное образование, навыки и опыт работы должен соответствовать требованиям выдвигаемых работодателем.

– Прием на муниципальную службу происходит в порядке установления на должность, которые предусматриваются штатным графиком администрации и составляется распоряжение главы администрации с единовременным заключением трудового договора на Н-ый промежуток времени, в установленных законодательством случаях. Распоряжении о зачислении на муниципальную службу озвучивается принятому под расписку и дальнейшей передачей ему экземпляра подписанного и заверенного печатью Администрации города трудового договора.

При приеме гражданина на муниципальную службу или перехода сотрудника в установленном порядке на другую вакансию Администрация города обязуется – ввести в курс дела гражданина и ознакомить с его обязанностями и правами, оплаты труда, особенностями муниципальной службы, ограничениями которые она за собой влечет, произвести инструктаж по технике безопасности и познакомить с правилами противопожарной безопасности.

Работник имеет право разорвать трудовые отношения, который был заключен на неопределенный срок, заранее оповестив об этом администрацию за 2 недели в письменном виде. На момент, когда срок истечет работник имеет право завершить службу, а администрация должна вернуть ему трудовую книжку и произвести расчет. При обоюдной договоренности трудовой договор может быть разорван до истечении 2 недель.

Срочный трудовой договор может потерять силу досрочно по необходимости сотрудника при условии его болезни или инвалидности, которые мешали бы выполнять условия и требования к работе по договору.

В процессе становления и первоначального развития системы местного самоуправления огромное значение имеет человеческий фактор как совокупность трудовых ресурсов, а также профессиональных и личностных качеств муниципальных служащих.

Несмотря на глобальный характер преобразований российского местного самоуправления, ключевую роль в реформировании, тем не менее, играет персонал муниципального управления. От того, насколько служащие будут компетентны, порядочны, целеустремлены, зависит не только настоящее, но и будущее местного самоуправления. Поэтому процесс становления муниципального служащего нового образца — важное составляющее механизма обновления системы управления на местах. Все это создает предпосылки для развития современных информационно–документационных технологий кадровой работы.

К муниципальным служащим с определенным приближением можно отнести всех должностных лиц, работающих в органах управления муниципальными образованиями, за исключением выборных должностных лиц местного самоуправления (депутаты, члены выборного органа местного самоуправления, избранные главы администраций).

Данные характеристики муниципальных служащих определяют специфику их работы и накладывают значительные требования к их профессиональной деятельности.

Муниципальный служащий как лицо, представляющее местную власть, должен удовлетворять целому ряду критериев, обусловленных объективными причинами повышения значимости местного самоуправления в жизни граждан.

Среди множества проблем можно выделить несколько, имеющих первостепенное значение и обеспечивающих эффективность работы муниципальных органов 1:

1. Отсутствие высшего образования у муниципальных служащих. Муниципальный служащий должен иметь высшее образование. Диплом об окончании ВУЗа является не формальным признаком обучения в университете или академии, высшее образование закладывает особые основы мировосприятия, формирует менталитет не только человека, получившего знания, но и способного к самообразованию, саморазвитию и дальнейшему повышению интеллектуального потенциала. Более того, всеобщее высшее образование государственных и муниципальных служащих — необходимое условие развития общества и его перехода на более высокую постиндустриальную (информационную) ступень эволюции.

На данный момент не все сотрудники Администрации города Челябинска имеют высшее профессиональное образование. Это безусловно сказывается на качестве выполняемой работе.

2. Недостаточное владение профессиональными знаниями из области экономики, управления и правоведения и информационных технологий. Хоть и каждый сотрудник, который занимает высокопоставленную должность обязан иметь высшее профессиональное образование, но оно должно эффективно дополняться познаниями в экономике, управлении, правоведении. Идеальным условием функционирования органов местного самоуправления была бы ситуация, когда муниципальные служащие имели бы два высших образования: первое – базовое, связанное со сферой деятельности в органах местного самоуправления, и второе – специализированное, по специальности Положение «Об Управлении муниципальной службы и кадров Администрации города Челябинска»: распоряж. Администрации г. Челябинска от 30.07.2010 N 5842 [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс». – URL: http:www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_85458948 (дата обращения: 08.10.2019).

«Государственное и муниципальное управление». То есть, к примеру, специалист отдела образования районной администрации имел бы педагогическое и управленческое образование. Но, учитывая целый ряд факторов объективного характера (экономические условия, дефицит времени и др.) не все служащие способны иметь 2 образования, которые соответствовали бы должности. Однако основными знаниями и навыками муниципального управления служащие местных органов должны обладать. К ним следует отнести владение механизмами экономического и финансового анализа, контент–анализа правовых документов, планирования и прогнозирования развития района, в том числе стратегического планирования, владение современными методами производственного менеджмента и управления персоналом. Данные навыки и знания можно получить как через самообразование, так и пройдя через соответствующие курсы повышения квалификации в учебных заведениях.

3. Отсутствие профессиональной ответственности у государственных и муниципальных служащих. Каждый муниципальный служащий должен обладать высокой степенью профессиональной ответственности.

Профессиональная ответственность государственного и муниципального служащего включает ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей. Правовая ответственность государственного служащего представлена четырьмя видами: дисциплинарной, административной, материальной и уголовной. Моральная ответственность государственного служащего рассматривается в форме внутреннего ощущения собственной работы, как конструктивной общественной практики, направленной на процветание и стабильность государства.

В связи с этим, крайне важно уделять особое внимание процессу приема на муниципальную службу. В этом большую роль могли бы сыграть механизмы кадрового маркетинга (работа с рынком рабочей силы), где существуют методы отбора персонала не только по профессиональным, но и по личностным качествам (честность, порядочность, способность к нестандартным решениям, умение брать на себя ответственность и т.д.).

С данным аспектом неразрывно связана необходимость искоренения возможности появления коррумпированного муниципального служащего. Минимизировать риск появления данной «болезни» нужно, не только обеспечивая социальные гарантии для служащих, но и проводя целенаправленную кадровую политику, используя современные методы кадрового менеджмента и маркетинга.

4. Отсутствие привлекательности муниципальной службы для молодых специалистов. Не менее важной проблемой можно выделить и то, что молодые специалисты не считают муниципальную службу достаточно привлекательной. Повышение привлекательности данного вида деятельности, в первую очередь, связано с социальным, в том числе материальным, обеспечением муниципальных служащих, низкая заработная плата которых далеко не соответствует трудовым затратам, отсюда вытекает и 5 проблема – высокая текучесть кадров на нижних уровнях государственной службы.

Моральная неудовлетворенность уровнем материального вознаграждения приводит к ряду следствий. Для подчиненных:

• Лучшие, наиболее талантливые, конкурентоспособные на рынке труда уходят в другие сферы деятельности. В результате качество кадрового потенциала снижается, и разница между лучшими и худшими чиновниками уменьшается.
• Значительная часть государственных служащих стремится, используя властные и распорядительные полномочия, восполнить уровень вознаграждения о стандартного статусного уровня.

— На нижних уровнях государственной службы, в муниципалитетах, объем властных распорядительных полномочий столь мал, что их сложно использовать для извлечения материальной выгоды. Но он достаточен, чтобы ощущать власть как эмоцию, почувствовать свою значимость и использовать ощущение власти как компенсацию за низкооплачиваемую работу.

Все перечисленные проблемы, несмотря на трудность их разрешения, тем не менее, могут быть ликвидированы в процессе становления муниципальной службы.

Рассматривая вопросы кадрового обеспечения местного самоуправления, мы вместе с этим решаем и иные проблемы всей системы муниципального управления, которых на сегодняшний день еще достаточно много.

Таким образом, можно сделать вывод, что структура Администрации города Челябинска включает в себя: Главу Администрации города, первых заместителей Главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, структурные подразделения аппарата, отраслевые (функциональные) и территориальные (районные) органы Администрации города. Управление муниципальной службы и кадров Администрации города Челябинска является структурным подразделением аппарата Администрации города Челябинска и осуществляет свою деятельность под непосредственным руководством заместителя Главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации города Челябинска.

В целях оценки состояния информационно–документационных технологий кадровой работы проведем анализ состава, структуры и движения персонала Администрации города Челябинска. Анализ показывает, что Изменение численности работающих в Администрации города Челябинска можно наблюдать на таблице и рисунке 1.

Таблица 1 – Динамика количества сотрудников1

Количество сотрудников, Абсолютное

Год Темп прироста, %

чел. отклонение, чел

2011 510 — 2012 520 10 1,96

2013 533 13 2,50

2014 549 16 3,00

2015 560 11 2,00

2016 569 9 1,61

2017 580 11 1,93 Составлено автором.

Из графика хорошо видно, что количественный состав сотрудников за последние годы обладает динамикой прироста, в среднем на 1,4%. Данная тенденция ведет к увеличению объемов обрабатываемой информации сотрудников Отдела кадровой и муниципальной службы, так как каждая штатная единица заключает в себе определенную информацию, при чем не ограниченную краткими сведениями.

Динамика количества сотрудников

560

520 Численность работников

480

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Рисунок 1– Динамика количества сотрудников Администрации города

Челябинска1

Среднее специальное образование преобладает у людей старшей возрастной категорией. Это обусловлено длительными сроками их работы и низкими требованиями к образованию в то время, когда данные сотрудники принимались на работу. Подробные данные о качественной характеристике персонала можно увидеть в таблице 2 и на диаграмме 2.

Таблица 2 – Качественная характеристика персонала по уровню образования2 Составлено автором.

Уровень Человек Процентное соотношение

образования сотрудников

Ученая степень 31 5,3

Высшее 462 79,7

н/высшее 36 6,2

Среднее специальное 50 8,6

Среднее 1 0,2

Всего 580 100

Проанализировав качественный состав сотрудников, было отмечено, что высшее образование имеет административно–управляющий персонал и специалисты, принятые на работу сравнительно недавно, к которым при отборе применяются повышенные требования.

По возрастной категории разделение сотрудников Администрации города Челябинска отражено в таблице 3.

Таблица 3 – Возрастная структура персонала1 Возраст 20–30 30–40 40–50 50–60 60–70 больше 70 Количество 108 181 199 74 18 0 Процент 18,6 31,2 34,3 12,8 3,1

Как хорошо видно из таблицы, большинство сотрудников находятся в самом продуктивном возрасте от 30 до 50 лет, когда высокая квалификация сочетается с наличием профессионального опыта. Возрастные сотрудники – это высококвалифицированные специалисты с хорошим опытом и образованием. Составлено автором. Составлено автором. Составлено автором.

Качественная характеристика

персонала по уровню образования

Высшее

80% н/высшее

6%

Среднее

специальное

Ученая 9%

степень

5%

Рисунок 2 – Качественная характеристика персонала по уровню

образования Администрации города Челябинска1

Возрастная структура персонала

Администрации Екатеринбурга

60-70 лет

3%

20-30 лет

19%

50-60 лет

13% 30-40 лет

31%

40-50 лет

34%

Рисунок 3 – Возрастная структура персонала Администрации

Челябинска1

Результаты проведенного анализа по гендерному признаку сотрудников Администрации города Челябинска модно видеть в таблице и диаграмме 4. Составлено автором Таблица 4 – Гендерная структура персонала Администрации Челябинска1

Возраст Мужчины Женщины

Количество 243 337

Процент 41,9 58,1

Коллектив по гендерному признаку Администрации города Челябинска смешанный, что является наиболее благоприятным условием для эффективного осуществления рабочего процесса.

Гендерная структура персонала

Администрации города Екатеринбурга

Мужчины

42%

Женщины

58%

Рисунок 4 – Гендерная структура персонала Администрации города

Челябинска1

Практика показывает, что наиболее «чувствительными» критериями деятельности служб персонала являются такие: коэффициенты текучести, движения, стабильности кадров, оборот персонала, показатели уровня подготовки кадров, средний возраст и стаж, численность по полу и возрасту, потери рабочего времени. Часть была рассмотрена, рассчитаем оставшиеся.

Коэффициент стабильности кадров – это отношение численности работников, проработавших на предприятии более 3–х лет, к их Составлено автором Составлено автором. среднесписочной численности. Коэффициент стабильности составил 87,5%. Данный коэффициент говорит о достаточно высоком уровне организации управления предприятия. В идеале коэффициент стабильности кадров должен быть приближен к 90–95%. Но наиболее показательным является коэффициент текучести кадров.

Для Администрации города Челябинска был рассчитан такой показатель текучести кадров за 2017 год (при расчете учитывались только штатные сотрудники).

Он составил – 6,2 %.

В рыночных условиях положение таково, что можно говорить только об относительной стабильности штата. Коэффициент текучести кадров при этом колеблется в пределах 5–9 %. Особенно интересен этот показатель в динамике (за несколько отчетных периодов).

Таблица 5 – Динамика изменения текучести кадров1

Отчетный период Текучесть кадров, %

2015 4,8

2016 5,9

2017 6,2

Постоянство достаточно низкого коэффициента текучести свидетельствует о хорошей обстановки в коллективе и высокой ценности данной работы для сотрудников.

Также показателем эффективности кадровой политики может стать изучение мотивов увольнения. Проанализировав приказы об увольнении за 2015, 2016, 2017 годы можно сделать вывод о том, что основной причиной увольнения является – собственное желание.

Управляя персоналом, субъект должен знать основные ценности коллектива и мотивы деятельности сотрудников организации, с целью более эффективного выбора тех или иных методов воздействия на объект управления.

Таким образом, проанализировав кадровый состав Администрации города Челябинска, можно сделать следующие выводы: Составлено автором

1) Численность Администрации города Челябинска растет с каждым годом, что сказывается на сотрудниках Отдела кадровой и муниципальной службы, так как им приходится обрабатывать большее количество информации.

2) Анализ кадрового состава Администрации свидетельствует, что персонал организации высококвалифицирован, большая часть находится в самом продуктивном возрасте.

3) Сотрудники ценят свои рабочие места. Текучесть кадров постоянно низкая.

4) Кадровая работа в Администрации города Челябинска ведется, документально закреплена, все необходимые направления работы с персоналом реализуются.

Кадровая работа в Администрации города Челябинска находится на достаточно высоком уровне, специалисты Отдела кадров справляются с возложенными на них обязанностями и результаты их работы находят отражение в организации деятельности Администрации.

Рассмотрим подробнее одно из ключевых подразделений Администрации, упомянутый Отдел кадров.

Отдел кадров создан на основании Постановления Главы города Челябинска от 30.07.2010 № 5842 «Об Управлении муниципальной службы и кадров Администрации города Челябинска».

Данный Управление является структурным подразделением администрации города и подчиняется непосредственно Главе города.

Отдел осуществляет организационно – методическое руководство кадровыми, мобилизационными службами в структурных подразделениях, администрациях районов города и организации в них секретного делопроизводства1.

Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности Главой города и несет персональную ответственность за работу отдела. Лента новостей. Челябинская область [Электронный ресурс] — URL: http://tass-ural.ru (дата обращения: 08.02.2018)

Итак, для выполнения возложенных на Отдел кадров Администрации города Челябинска целей и задач, применяются технологии управления человеческими ресурсами – кадровые технологии.

Как уже было сказано во введении, кадровые технологии представляют собой способ управления кадрами организации, их качественными и количественными характеристиками с целью обеспечения эффективного функционирования организации и достижения поставленных целей.

В администрации города Челябинска применяется целый ряд технологий, осуществляющих данные цели.

Содержание кадровых технологий представляет собой совокупность последовательно производимых действий, приемов, операций, которые позволяют достичь необходимого результата (либо получить информацию о возможностях человека (способностях, профессиональных знаниях, умениях, навыках), либо помочь человеку с адаптацией на новом рабочем месте, провести его обучение, оценку, аттестацию, либо сформировать требуемый пакет документов по работнику, в зависимости от ситуации).

Кадровые технологии, применяемые в администрации города Челябинска, можно разделить по характеру кадровой работы в следующем порядке:

• Отбор и подбор персонала;
• Адаптация персонала;
• Обучение персонала;
• Оценка и аттестация персонала;
• Формирование кадрового резерва;
• Управление развитием карьеры.

Разберём подробнее каждый из представленных видов.

1) Отбор и подбор персонала

Данная технология заключается в том, чтобы установить определённые правила и критерии найма кадров на муниципальную службу, учитывая установленные законы и нормы. Возможностями данного вида являются:

• предоставление всем реальным и потенциальным сотрудникам администрации равные условия найма и развития в профессиональной сфере;
• результативное использование работающего персонала;
• подбор персонала с учётом необходимого уровня квалификации и соблюдением установленных требований к кандидату.

2) Адаптация персонала

Суть технологии адаптации состоит в приспособлении нового сотрудника к условиям работы в администрации. Цели у данной технологии следующие:

• родить в члене команды любовь к работе;
• снижение начальных издержек;
• уменьшение у работника растерянности и озадаченности по поводу новой работы;
• кономия времени управленческого и рабочего аппаратов;
• снижение текучести кадров.

3) Обучение персонала

Технология обучения персонала – улучшение знаний, навыков, квалификации и мотивации сотрудников для повышения качества и эффективности выполняемой ими работы. Корпоративное обучение обязано:

• в первую очередь, способствовать развитию организации;
• развивать кадры управления;
• обеспечивать обоюдный обмен опытом, знаниями и навыками между сотрудниками;
• формировать корпоративную культуру;
• подготовить персонал согласно профессиональным требованиям.

4) Оценка и аттестация персонала

Такая кадровая технология, как оценка персонала, подразумевает под собой сопоставление знаний, навыков, квалификации и способностей, которыми обладает оцениваемый член персонала, с установленными и принятыми в администрации города Челябинска нормами и критериями/

Аттестация на муниципальной службе служит комплексной оценкой муниципальных служащих с целью определить уровень профессионализма сотрудника, а также соответствие личностных качеств персонала требованиям на занимаемых ими должностях.

5) Формирование кадрового резерва

Для начала необходимо уточнить, что кадровым резервом называют часть членов организации, прошедших отбор по заранее определённым критериям и требованиям и отвечающих нормам, предъявляемых должностями разных уровней и потенциально готовых для замещения вакантных должностей.

Задачами, для достижения которых создаётся кадровый резерв, являются:

• повышение степени профессионализма членов персонала администрации;
• повышение уровня результативной ориентированности;
• формирование корпоративных ценностей;
• повышение результативности обучения;
• управление ростом сотрудников в карьерной сфере.

6) Управление развитием карьеры

Технология управления развитием карьеры создана с целью профессионального роста и личностного развития работника. Основные задачи, которые выполняет данная технология, звучат так:

• гарантирование преемственности и замещения должностей, в частности, руководящих;
• мотивация сотрудников;
• увеличение человеческого потенциала;
• повышение степени результативности работы кадров/

Перечисленные кадровые технологии представляют собой звенья одной цепи, которая в конечном итоге должна привести к снижению коррупции, бюрократизации, а также к увеличению высококвалифицированных и ориентированных на результат профессионалов в сфере муниципальной службы.

В случае же рассмотрения данных технологий относительно характера их применения (как описано в разделе 1.2), ряд описанных технологий в Администрации города Челябинска оцифрован, автоматизирован и облегчен к применению посредством использования программного обеспечения автоматизированных рабочих мест кадровых сотрудников Отдела кадровой и муниципальной службы. В таком случае, мы идентифицировали их как информационно–документационные. Рассмотрим подробнее следующем разделе.

2.2 Анализ применения информационно–документационных технологий

кадровой работы в Администрации города Челябинска

Кадровое делопроизводство в Отделе кадров Администрации города Челябинска осуществляется при помощи установленной на АРМ сотрудников программы «Парус-Кадры». Разработчик данной программы «Корпорация «ПАРУС».

Ключевыми возможностями данной системы являются:

Возможности данной системы:

Система предназначена для комплексной автоматизации деятельности кадровых служб бюджетных учреждений и органов государственной власти РФ.

Система предназначена для автоматизации деятельности кадровой службы и планово-экономического отдела бюджетного учреждения, разработана в соответствии с трудовым кодексом РФ и полностью соответствует текущему законодательству.

Основные функциональные возможности:

1. Формирование организационно-штатной структуры:

• регистрация подразделений и должностей;
• учет нештатных подразделений;
• формирование штата организации.

2. Формирование учетных и анкетных данных сотрудников:

• регистрация табельных номеров;
• регистрация дат приема и увольнения;
• учет квалификационной категории;
• учет информации об образовании;
• учет информации о званиях и чинах, наградах;
• учет трудовых контрактов;
• учет различных стажей работы;
• учет информации об аттестации и сертификации;
• учет сведений об инвалидности.

3. Прием, увольнение сотрудников.

4. Учет кадровых перемещений:

• перевод на другую работу (должность);
• работа по совместительству;
• работа по совмещению;
• ведение архива уволенных сотрудников.

5. Формирование сведений об отпусках, командировках сотрудников.

6. Учет листков временной нетрудоспособности.

7. Учет исполнительных листов сотрудников.

8. Учет военнообязанных и соответствующего денежного довольствия.

9. Формирование фонда оплаты труда.

10. Просмотр и редактирование фактически отработанного времени.

11. Формирование приказов по штатному расписанию и персоналу.

12. Формирование отчетных форм.

Достоинства:

• Гибкая настройка модуля под требования конкретной организации.
• Возможность ведения учета прохождения медкомиссий сотрудниками предприятия (картотека медосмотров).

• Возможность формирования резерва кадров для исполнения вакантных должностей.
• Регистрация и хранение перечня заявок на обучение, используемых для формирования планов обучения сотрудников.
• Регистрация и хранение планов обучения и переподготовки сотрудников предприятия.
• Формирование оргштатной структуры организации и фонда оплаты труда в соответствии с новой системой оплаты труда (НСОТ).

Основными недостатками данной программы являются:

1) Программа покупается и устанавливается отдельно от системы электронного документооборота в целом.

2) Программа не интегрирована с системой электронного документооборота «Docsvision».

3) Сотрудники отдела кадров вынуждены вести кадровое делопроизводство в общей системе электронного документооборота «Docsvision» (регистрация входящих и исходящих документов, создание служебных записок или иных документов, и отправка их на согласование или утверждение, подготовка проектов нормативно–правовых актов Администрации города Челябинска, взаимодействие с другими отделами и подразделениями)

4) Сотрудники вынуждены работать в двух системах одновременно, что снижает эффективность и оптимизацию работы кадровой и муниципальной службы.

Таким образом, суть проблемной ситуации в Администрации города Челябинска заключается в том, что отсутствует эффективная система автоматизации кадрового делопроизводства, позволяющая облегчить и усовершенствовать проводимую кадровую работу.

Предполагается, что информация о кадровой работе будет полностью переведено в «1С: Предприятие 8». Также в информационной системе используется ряд справочников и перечислений, которые предназначены для хранения информации и документов о других объектах системы. В таких справочниках и перечислениях содержится минимальное количество реквизитов, но эти справочники очень важны для системы, т.к. с их помощью исключается избыточность данных в базе данных информационной системы.

Документы предусмотрены для сбережения ведущей информации обо всех мероприятиях, происходящих в Администрации города Челябинска в том числе и в кадровой работе. Они делают центральную роль для ведущих устройств, реализуемых компонентами системы. В системе «1С: Предприятие 8» документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. Информационная система учета и анализа образовательной деятельности, что в свою очередь повышает эффективность работы сотрудников, а также анализа информации.

К примеру, если руководителю необходимо сформировать информации о работниках, которые учувствовали в каком-либо мероприятии, нет необходимости просматривать большое количество личных дел или на память пытаться вспомнить участников или занимать время других руководителей созваниваясь и расспрашивая о ситуации. Информационная система дает возможность выгрузить все документы «Протокол» о результатах в следующей форме представленном в приложении Б.

Печатная форма протокола мероприятия позволяет вывести данные протокола для отчетности во внешние организации или представления руководству для рассмотрения. Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных. Информационная система учета и анализа позволяет за один только миг выгрузить информацию о работниках осуществлявших повышение квалификации, а также показать прогнозно–плановые значения по данному направлению

Отчет план прохождения курсов повышения квалификации отражает информацию о работниках Администрации, которым нужно пройти курсы повышения квалификации в ближайшие годы.

Отчет «Об участии в мероприятиях» позволяет увидеть информацию о мероприятиях, в которых приняли участие работники Администрации города Челябинска – образовательного процесса за определенный период. Информационная система позволяет увидеть информацию об сотрудниках, у кого больше учувствовал в мероприятиях за определенный период.

Так, например, отчет «Рейтинг работников и аттестация» позволяет определять количество аттестованных, а также при заданных параметрах оценки рейтинга осуществлять анализ сотрудником. Данный анализ позволяет определить максимально правильно кадровую политику, а также на стадии трудоустройства понять в какой рейтинговый диапазон попадает трудоустраивающийся.

В ходе выполнения данной работы были проанализированы организационная структура модифицированной 1С: «Предприятие», схема документооборота и кадровой работы. Также изучены уже существующие программные продукты, реализующие аналогичные функции, но сделан вывод о необходимости создания нового специализированного программного продукта, выбрана среда разработки – «1С: Предприятие 8» В результате проведенной работы определены основные функции системы: учет мероприятий, учет достижений, анализ образовательной деятельности. Проанализированы входные и выходные данные системы и в следующем разделе построена инфологическая модель системы.

Созданная информационная система учета и анализа образовательной деятельности Администрации города Челябинска соответствует поставленным целям и задачкам. Итогом использования сделанной автоматической системы позволит увеличить производительности работы организации. Поскольку проведенный анализ во второй главе занимает в среднем у 1–го сотрудника порядка месяца, поскольку приходится перебирать много информации отраженной в бумаге, а также в различных не совсем сгруппированных отчетах. 3 УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО–

ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В КАДРОВОЙ РБОТЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЧЕЛЯБИНСКА

3.1 Анализ реализации информационно–документационных технологий

кадровой работы в Администрации города Челябинска

Еще не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли формы № Т–2 — личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчеты. С повсеместным внедрением информационно–документационных технологий многое принципиально изменилось. Автоматизация позволила значительно упростить работу кадровой службы и повысить ее эффективность.

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с документами личного состава создается большой объем однотипных документов, легко поддающихся формализации. Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто оформляет кадровые документы. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста, выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних организаций.

Службы кадров в настоящее время оснащены современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и ее использование всеми подразделениями. Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме обо всех сотрудниках организации, кадровом резерве, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Во многих организациях есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях отделы, департаменты информационного обеспечения – так называемые информационные IT–службы. Однако работники IT–служб — это программисты, системные администраторы, эксплуатационщики, т.е. специалисты именно по компьютерной технике, и для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для нее системы программного обеспечения необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь для определения потребностей своего подразделения и составления оптимального задания для IT–служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу.

Применение информационно–документационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это, прежде всего, введением электронных версий утвержденных общегосударственных унифицированных форм документов по учету кадров и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путем разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций. Понимая значение унификации документов для совершенствования процесса управления, повышения эффективности труда, его качества, Госкомстат России в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08 июля 1997 г. № 835 разработал согласованные с Минфином России и Минэкономики России формы первичной учетной документации, в том числе по учету труда и его оплаты. Последняя редакция альбома кадровых документов утверждена Госкомстатом 5 января 2004 г.

Программа для работы с личным составом может быть как простейшей электронной картотекой, так и отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом. В документах, фиксирующих трудовую деятельность, постоянно должны отражаться продвижение работника по службе, вноситься коррективы, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных. Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учету кадров, личную карточку (формы № Т–2, Т–4) и т.п. Автоматизированная система информационно–документационных технологий обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учету кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объема сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Для получения представления объема проводимых работ и обрабатываемых документов работниками кадровой и муниципальной службы Администрации города Челябинска был проведен анализ входящей, исходящей и внутренней документации.

В нашем случае важным количественным показателем, фиксируемым для проведения анализа, является годовой объем документации, т.е. количество документов, созданных и полученных кадровой и муниципальной службой за год. Сведения об объеме документооборота за 2017 г., полученные в ходе обследования, сведены в таблицу 7.

Таблица 6 – Количество обработанных документов кадровой и муниципальной службой Администрации г. Челябинска1

Документы Количество документов Всего

Подлинники Копии

Входящие 873 308 1181

Исходящие 2237 5 2242

Внутренние 8695 13 8708

Итого 11805 326 12131 Составлено автором.

Как видно из таблицы, объем документов обработанных отделом кадров Администрации г. Челябинска в 2017 г. составил 12 131 документ. 97,3% общего объема документов составляют подлинники, а 2,7% – на копии документов. Структура документов представлена в виде диаграммы 5.

Соотношение обрабатываемых

документов

Внутренние

74%

Исходящие

19%

Входящие

7%

Рисунок 5 – Соотношение обработанных документов кадровой и

муниципальной службой Администрации г. Челябинска1

В форме таблиц и соответствующих диаграмм представлена и структура кадровой документации по личному составу Администрации г. Челябинск.

Таблица 7 – Характеристика обработанных входящих кадровых документов2

Тип документов Количество документов Документы к приказам по личному составу 8737 Различные справки по кадровой работе 1092 Медицинские заключения и пр. медицинские 1941

документы

Отчёты о командировке 361 Составлено автором. Составлено автором.

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с документами личного состава создается большой объем однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Входящие кадровые документы Различные

справки по

кадровой работе

9%

Документы к

Медицинские

приказам по

заключения и пр.

личному составу

медицинские

72%

документы

16%

Отчёты о

командировке

3%

Рисунок 6 – Соотношение обработанных входящих кадровых документов

кадровой и муниципальной службой Администрации г. Челябинска1

Структура и распределение внутренних кадровых документов по личному составу можно увидеть в таблице 8 и диаграмме 7.

Таблица 8 – Характеристика обработанных внутренних кадровых документов кадровой и муниципальной службой Администрации г. Челябинска2

Тип документов Количество документов Документы к приказам по личному составу 2911

Заявления 4610

Трудовые договора 485

Личные карточки 607

Иные кадровые документы 3518

Применение информационно–документационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это, прежде всего, введением электронных версий утвержденных Составлено автором. Составлено автором. общегосударственных унифицированных форм документов по учету кадров и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путем разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.

Внутренние кадровые документы

Иные кадровые Документы к

документы приказам по

29% личному составу

24%

Личные

карточки

5% Заявления

38%

Трудовые договора

4%

Рисунок 7 – Соотношение обработанных внутренних документов

кадровой и муниципальной службой Администрации г. Челябинска1

Количество и соотношение исходящих кадровых документов, обработанных отделом кадров Администрации г. Челябинска за 2017 год можно увидеть в таблице и на диаграмме ниже.

Таблица 9 – Соотношение обработанных исходящих кадровых документов сотрудниками отдела кадров Администрации г. Челябинска 2

Тип документов Количество документов

Справка с места работы 8734

Характеристики 2305

Отчеты о командировках 1092 Составлено автором. Составлено автором.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто оформляет кадровые документы.

Исходящие кадровые документы

Характеристики Отчеты о

19% командировках

9%

Справка с места

работы

72%

Рисунок 8 – Соотношение обработанных исходящих кадровых

документов сотрудниками отдела кадров Администрации г. Челябинска1

Как хорошо видно из проведенного анализа, объем обрабатываемой документации работниками отдела кадров колоссальный. На выполнение своих должностных обязанностей и возложенных функций данной службе требуются значительные временные и трудовые затраты, что в свою очередь требует людских кадровых ресурсов.

В целях определения достаточности сотрудников отдела кадров для выполнения своих обязанностей проведем расчет штатной численности в соответствии с проектом приказа Минтруда России «Об утверждении Типовых межотраслевых норм труда на работы по кадровому делопроизводству и Составлено автором. управлению персоналом в государственных и муниципальных учреждениях» (далее – Проект).

Таблица 10 – Исходные данные за 2017 год1 Наименование показателя Единица Значение

измерения показателя Среднесписочная численность работников за год (Ч) человек 989 Численность работников, принятых на работу и человек 120

уволенных с работы за год (Чпу) Численность работников, прошедших подготовку, человек 82 переподготовку и повышение квалификации за год (Чп)

Количество заключенных, перезаключенных, тыс. единиц 0,762 продленных договоров и оформленных дополнительных

соглашений за год (N) Коэффициент, учитывающий планируемые невыходы 1,1 работников во время неоплачиваемого отпуска, болезни

и т.п. (Кн)

Система табельного учета электронная

Форма организации табельного учета централизованная

Расчет численности работников, занятых комплектованием кадров.

Нормативная численность работников, занятых комплектованием кадров Нк, определяется по формуле:

Нк=Нкк х К,2 (1)

где Нкк – нормативная численность работников, занятых комплектованием кадров;

• К – поправочный коэффициент, учитывающий количество заключенных, перезаключенных, продленных договоров, оформленных дополнительных соглашений за год.

Исходные данные для определения Нкк: Ч = 989 человек, Чпу = 120 человек.

Нкк определяется по таблице 1 Проекта. При пересечении исходных данных в таблице 1 Проекта (интерполируя значения 9 и 10 строки и столбца а и б) устанавливаем, что:

Нкк =2,26 человек. Составлено автором.

Исходные данные для определения К: N=0,762 тыс. ед.

К определяется по таблице выше, согласно которой, устанавливаем, что:

К= 0,92

Исходные данные для расчета Нк: Нкк=2,26 человек, К=0,92.

Итоговый расчет нормативной численности работников, занятых комплектованием кадров:

Нк= 2,26 х 0,92 = 2,08 человека.

Расчет численности работников, занятых подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации.

Нормативная численность работников, занятых подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации Нп, определяется по формуле:

Нп=0,0014 х Ч0,798 х Чп0,145, (2)

где Нп – нормативная численность работников, занятых подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации работников организации;

• Ч – среднесписочная численность работников за год;
• Чп – численность работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации за год.

Исходные данные для расчета Нп: Ч = 989 человек, Чп= 82 чел.

Итоговый расчет нормативной численности работников, занятых подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации работников организации:

Нп = 0,0014 х 9890,798 х 820,145= 1,32 человека (3)

Расчет численности работников, занятых табельным учетом.

Нормативная численность работников, занятых табельным учетом Нт, определяется по формуле:

Нт=0,00275 х Ч0,926, (4)

где Нт – нормативная численность работников, занятых табельным учетом;

• Ч – среднесписочная численность работников за год.

Исходные данные для расчета Нт: Ч = 989 человек.

Нт=0,00275 х 9890,926 = 2,36 чел. (5)

К нормативной численности работников, занятых табельным учетом, применяется поправочный коэффициент К, который определяется по таблице 5 Проекта.

Исходные данные для определения К:

система табельного учета – электронная, форма организации табельного учета – централизованная.

При пересечении исходных данных в таблице 5 Проекта устанавливаем, что К=1,0.

Итоговый расчет нормативной численности работников, занятых табельным учетом, с учетом поправочного коэффициента:

Нт = 2,36 х 1,0 = 2,36 человека. (6)

Расчет штатной численности работников кадровой службы Администрации г. Челябинска.

Штатная численность работников Чш определяется по формуле:

Чш= Нч х Кн, (7)

где Чш – штатная численность работников кадровой службы;

• Нч – нормативная численность работников;
• Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время неоплачиваемого отпуска, болезни и т.п.

Нормативная численность работников Нч определяется по формуле:

Нч= Нк+ Нп + Нт , (8)

где Нк – нормативная численность работников, занятых комплектованием кадров;

• Нп – нормативная численность работников, занятых подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации работников организации;
• Нт – нормативная численность работников, занятых табельным учетом.

Исходные данные для расчета Нч: Нк =2,08 человека, Нп = 1,32 человека, Нт =2,36 человека.

Нч=2,08+1,32 +2,36 = 5,76 человека. (9)

Исходные данные для расчета Ч ш: Нч= 5,76 человека, Кн = 1,1.

Итоговый расчет штатной численности работников:

Чш=5,76 х 1,1=6,34 штатных единиц. (10)

Нормативная штатная численность, рассчитанная по типовым нормам, может быть установлена – 7 штатных единиц.

Фактическая же численность сотрудников отдела кадров Администрации г. Челябинск составляет 6 человек.1

Таким образом, с учетом высокой нагрузки в части обработки кадровой документации, для обеспечения выполнения всех возложенных задач и функций должным образом и в установленные сроки, для отдела кадров требуется введение дополнительно ещё 1 штатной единицы.

Однако, обозначенный «кадровый голод» и нехватку рабочих рук возможно решить иным, более экономичным путем. В целях всестороннего освещения решения данного вопроса целесообразно учитывать применяемые в отделе кадров Администрации г. Челябинск информационно– документационные технологии, которые, как и обозначалось выше неоднократно, позволяют значительно снизить нагрузку на кадровых сотрудников и оптимизировать затраты на кадровую работу Администрации.

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким Составлено автором. образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно– поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

В целях дальнейшей работы по оптимизации работы отдела кадров, снижению нагрузки на сотрудников и финансовой экономии бюджета Администрации г. Челябинск, был проведен анализ реализации информационно–документационных технологий кадровой работы в Администрации города Челябинск. Данный анализ позволит выявить проблемные места и в последующем предложить пути усовершенствования информационно–документационных технологий кадровой работы.

Для выявления эффективности программ проведем сравнительную характеристику программы «Парус-Кадры» и системы электронного документооборота «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Таблица 11 – Сравнительная характеристика систем автоматизации кадрового делопроизводства1

Критерии «1С: Зарплата и «Парус- SAP Microsoft

управление Кадры» ERP Dynamic

персоналом. 8» AX

1 2 3 4 5

Да Нет Да Нет Интеграция с СЭД «Docsvision»

Да Нет Да Да

Взаимодействие с другими

подразделениями и отделами,

межведомственное

взаимодействие

Да Нет Да Да

Возможность ведения учета

нескольких организаций в единой информационной базе

Кадровый учет

Унифицированные формы по труду Составлено автором. Продолжение таблицы 11

1 2 3 4 5

Реализованы все Да Да Да Да унифицированные формы по учету труда, включая формы «График отпусков» (Т–7),

«Командировочное

удостоверение» (Т–10),

«Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (Т– 10а), «Лицевой счет» по форме

Т–54

Воинский учет работников полностью автоматизирован Да Да воинский учет и формирование необходимой отчетности. Карточка учета организации в военкомате (форма №18), донесение о количестве граждан

запаса (форма 11/МУ), численность работающих и забронированных граждан запаса (форма №6) и другие отчеты.

Графики отпусков Регистрация графиков отпусков Да Да Да Да Регистрация остатков отпусков Да Да Да Да работников организаций в

разрезе рабочих лет. Автоматическое определение Да Да Да Да

рабочего года при предоставлении отпусков.

Персонифицированный учет ПФР Ведется архив переданных в Да Да Да Да

ПФР сведений.

После передачи данных в ПФР, Да Нет Да Да т.е. проведения документов перс.учета в ИБ сохраняются сами переданные в ПРФ файлы: в любой момент, не выходя из программы, можно увидеть,

какие именно данные

передавались.

Анкетные данные и данные о Да Да стаже сотрудников при этом не используются и могут быть

изменены.

Учет использования рабочего времени

Графики неполного рабочего времени Продолжение таблицы 11

1 2 3 4 5 Предоставляется возможность Да Да Да Да

ведения графиков неполного рабочего времени с сокращенной рабочей неделей или с неполным

рабочим днем.

Табель учета рабочего времени Документ «Табель учета рабочего Да Да Да Да времени» может вводиться по мере необходимости или ежемесячно. Если в текущем месяце табель учета рабочего времени не был сформирован, отработанное время

для расчета заработной платы определяет по основному (или

индивидуальному) графику

работника. Для определения выплаты аванса Да Да Да Да

по фактической выработке за

первую половину месяца в документе «Табель учета рабочего

времени» предусмотрена возможность формирования табеля

за первую половину месяца с

учетом введенных на момент

заполнения данных об

отклонениях. Возможен ввод табеля за любой Да Да Да Да период в рамках расчетного месяца

Предусмотрена возможность получения печатной формы табеля

за неоконченный месяц. При формировании табеля учета отработанного времени по форме Т–13 в условиях отсутствия данных

о расчетах заработной платы

используются данные об

отсутствии работников, зарегистрированные в кадровом

учете.

Отчетность

Существует возможность Да Да Да Да формирования и печати «Расчетной ведомости по средствам фонда социального страхования РФ» Для форм расчета по авансовым Да Да Да Да платежам по ЕСН и страховым

взносам на обязательное

пенсионное страхование

реализован режим проверки

соотношений показателей. Продолжение таблицы 11

1 2 3 4 5

Кадровая аналитическая отчетность Отчет «Списки работников Да Да Да Да

организации» позволяет получать полную аналитическую информацию о работниках, учитываемых в информационной базе, в различных аналитических

разрезах.

Проведя сравнительную характеристику, можно сделать вывод, что данные программы во многом схожи, они осуществляют одинаковые функции. Существенным различием данных программ является интегрированность с СЭД, и взаимодействием между подразделениями и отделами.

Рисунок 9 – Функции Зарплата и управление персоналом 8»1

Выбор системы автоматизации кадрового делопроизводства «1С:Зарплата и управление персоналом 8» обусловлен тем, что данная система имеет ряд преимуществ, таких как:

«Зарплата и управление персоналом 8» – комплексное решение предназначенное для автоматизации управления персоналом, кадрового учета и Сертификация 1С:Профессионал и 1С:Специалист // Като-Экономикс 1С [Электронный ресурс] — URL: http://www.1c-kato.kg/uc/page.php (дата обращения: 05.05.2018) расчета заработной платы на крупных предприятиях, в группах компаний и холдингах:

• многоцелевые инструменты для руководителей, позволяющие осуществлять контроль и анализа процессов работы с персоналом, оценивать их эффективность
• предоставление отчетности в различных разрезах
• поддержка процедур согласования и утверждения различных заявок и изменений начислений
• расширенный состав категорий сотрудников, работа которых автоматизируется данным прикладным решением
• гибкая настройка прав доступа
• концепция рабочих мест пользователей – сгруппированный набор команд и отчетов для участия в отдельных процессах
• инструменты самообслуживания сотрудников
• поддержка удаленного доступа к системе.

Реализация регламентированных процедур работы с персоналом:

• охрана труда
• учет кадров и анализ кадрового состава
• аттестация
• трудовые отношения, в том числе кадровое делопроизводство
• расчет заработной платы персонала
• управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Анализ эффективности работы с персоналом:

• оценка качественного состава персонала компании и эффективности работы сотрудников
• оценка показателей эффективности процессов управления персоналом
• анализ и управление затратами на персонал
• мониторинг ключевых показателей и оперативное принятие управленческих решений.

Поддержка процессов создания и работы с кадровым резервом

• создание резерва на ключевые позиции и описание требований к кандидатам в резерв
• формирование резерва из сотрудников компании, а также внешних лиц (кандидатов, студентов– стажеров и т.п.),
• автоматический выбор из резерва кандидатов, наиболее подходящих требованиям позиции, сравнение кандидатов между собой
• анализ кадровых перестановок «что если» на основе данных кадрового резерва.

Регламентированный кадровый учет

• ведение карточки сотрудника в формате Т–2,
• учет и документальное оформление движения кадров (прием, перемещения, увольнения, отсутствия), печать приказов в соответствии с ГОСТ
• групповой прием и перемещения сотрудников с оформлением и печатью всей документации
• учет и хранение служебной информации (подразделение, должность, количество занимаемых ставок, служебные телефоны и т.д.)
• учет отпусков и контроль фактического использования отпусков, составление отчетов по выполнению графика отпусков
• персонифицированный учет для ПФР
• воинский учет

Кадровый учет в целях управления

• ведение личных историй (личных дел) с хранением всей информации, полезной компании (обучения, поощрения, дипломы и пр.)
• возможность прикрепления и хранения файлов по сотруднику
• формирование отчетности по кадровому составу (состав кадров, текучесть кадров и т.п.) настройка объема и подробности выводимых сведений под задачи руководства, представление информации в графическом виде

Увеличение производительности выражается в автоматизации процесс ввода и хранения информации об участниках образовательной деятельности, контроля по отслеживанию участия в мероприятиях, поиска необходимой информации, статистической и аналитической деятельности кадровой работы. Получаемый эффект от внедрения автоматизированной системы:

• ускорение процессов получения и обработки данных;
• наглядность и простота доступа к информации;
• уменьшение числа ошибок, которые обычно свойственны людям при обработке больших объемов информации.

Стоит учитывать, что все алгоритмы, функции и параметры программы могут легко изменяться под возникающие потребности пользователей.

Таким образом, внедрение программной системы, позволит предоставлять не только средства формирования электронных дел, но и осуществить контроль версий, но и другой спектр возможностей по распространению документов.

3.2 Разработка проекта по усовершенствованию информационно– документационных технологий кадровой работы в Администрации города

Челябинск

При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно упрощает работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной системы все функции (за исключением проставления отметки в трудовую книжку и выдачи документов) практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора. Например, при принятии на работу или при расчете необходимо произвести изменение штатного расписания, что может быть не выполнено из–за простой забывчивости сотрудника, а в данной информационной системе эта функция производится полностью автоматически, т.е. вероятность ошибки в данном случае исключена и в отчет по штату предприятия не попадет давно уволенный сотрудник.

Необходимо также отметить, что отдел кадров подразумевает работу с большими объемами данных и данная система призвана не только исключить случайные ошибки, но и уменьшить временные затраты на обработку, поиск данных, выполнение функций, составление отчетности. Проведение итогово– отчетной работы полностью автоматизировано, например, для составления списка уволенных за определенный период сотрудников специалисту отдела кадров достаточно нажать одну кнопку и задать необходимый период (в то время как раньше сотруднику приходилось перебирать огромное количество личных дел, при этом проверяя дату увольнения вручную).

Таким образом, вся работа сотрудника отдела кадров, с внедрением информационной системы, сводится к минимуму.

Проблема автоматизации кадрового делопроизводства весьма актуальна, в современных условиях кадровое обеспечение в организации сложно представить без автоматизированной системы делопроизводства. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы автоматизированного кадрового делопроизводства значительно оптимизируют скорость работы с документами и повышают эффективность работы сотрудников.

В России в настоящее время наступил качественный перелом: управление электронным документооборотом – одна из основных частей информационной системы любой организации. Сегодня руководители организаций на всех уровнях понимают, что внедрение системы документооборота это не только наведение порядка в документах, но и сильный экономический фактор.

Стратегическая цель проекта заключается во внедрении новой системы автоматизации кадрового делопроизводства в Администрации города Челябинска.

Это особенно проявляется при сравнении схем документооборота А и Б, что создание системы позволит упростить работ у сотрудника отдела кадров, информационная система возьмет на себя значительную часть работы по составлению документации и личных дел сотрудников.

Для более точной наглядности приведем пример документооборота по схеме А.

Рисунок 10 – Документооборот в отделе кадров предприятия1

Можно заметить, что состав процессов не изменился – изменилась их взаимосвязь. Теперь процессы «Работы кадров» и «Документооборота» выполняются не параллельно, а строго последовательно – это основополагающее изменение, которое и обуславливает необходимость доработки информационной системы. Если раньше построение сводной лимитной ведомости по трудоустройству можно было выполнить с использованием старой системы, то в рамках новой модели без специализированных программных средств просто не обойтись.

На рисунке 11 представлена разработанная схема бизнес–процессов информационного обеспечения кадрового делопроизводства. Составлено автором

Рисунок 11 – Кадровое делопроизводство Администрации

г. Челябинска1

В рамках данной модели на вход процессу «Принятия на работу» поступает информация об оперативном плане в сотрудниках определенного рейтинга, создание которого происходит к системе 1С «Предприятия». Именно это позволяет на выходе подпроцесса «Обработка информации» получить список потребностей с датами этих потребностей. Еще одно существенное изменение касается реагирования на корректировки потребности в учебном и специальном обучении, возникающих в ходе кадрового голода. Если при старой модели управления кадровыми запасами оформления договоров осуществлялось единовременно – сразу после получения документации, то в рамках новой модели оформление договор осуществляется не единовременно, а значит, появляется возможность более гибко реагировать на возникающие изменения. Для более точной наглядности приведем пример документооборота по схеме Б. Составлено автором.

Рисунок 12 – Кадровое делопроизводство Администрации

г. Челябинска1

Сразу необходимо отметить, что в рамках данной модели под термином «Принятие на работу», в отличие от определения, подразумевается процесс сбора информации о необходимых материалах и комплектующих для обеспечения оперативного плана кадрового обеспечения и крайних датах, к которой необходимо обеспечить необходимое количество сотрудников, анализ данной информации, определение оптимальных показателей и непосредственное осуществление найма в соответствие с разработанным планом и рейтинга работника (в сравнении с другими).

В связи с чем, внедрение и использование информационных систем приводят к изменению бизнес–процессов работы. Поскольку появляется новый инструментарий для выполнения задач в рамках документационного–процесса представленный на рисунках выше. Рассмотрим подробнее качественные Составлено автором. изменения, происходящие внутри процесса. Кроме нового типа документа и его регистрационной карточки разрабатывается маршрут, по которому должны двигаться документы данного типа. Процесс разработки состоит из следующих этапов:

• Разработка нового маршрута для документа. (Должен быть связан с пользователями, которые вовлечены в документационный процесс, с другими типами документов).

• Сохранение маршрута в репозитории.

Как и регистрационная карточка, маршрут должен быть сохранен в репозитории для возможности дальнейшей модификации его руководителем. Современная СЭД «1С Предприятия 8» поддерживает версионность маршрутов.

• Постановка документа на маршрут. Аналитик при редактировании маршрута должен иметь возможность связать его с той или иной регистрационной карточкой документа.

– Контроль движения документа по маршруту. При движении документа по маршруту возможность выявления, на каком этапе он находится, и при необходимости воздействия на это движение должна входить в функционал системы управления электронным документооборотом.

• Анализ эффективности маршрута. После введения маршрута в эксплуатацию по нему накапливается некоторая статистика, анализ которой может значительно улучшить процесс.

В связи с чем, поиск решения для автоматизации управления кадрами — это не только выбор программного пакета, хотя система управления персоналом в организации и строится именно на основе функциональных возможностей программного продукта. Поэтому необходимо убедиться, соответствует ли данная функциональность требованиям к системе. Программные продукты, существующие на отечественном рынке, можно условно разделить на следующие группы.

Для внедрения данной системы, необходимо осуществить несколько направлений работы.

Первым направлением является материально–техническое обеспечение. В данном направлении необходимо:

• Разработать техническое задание для закупки автоматизированной системы кадрового делопроизводства (Управление по организационно– контрольной работе);
• Заключить контракт на внедрение системы автоматизации кадрового делопроизводства в Администрации города Челябинска и администраций районов города (Комитет экономики, комитет финансов);
• Осуществить закупку выбранной системы автоматизации кадрового делопроизводства Администрации города Челябинска (Комитет экономики, комитет финансов);
• Разработать план–график установки системы автоматизации кадрового делопроизводства в Администрации города Челябинска и администраций районов города (Управление по организационно–контрольной работе);
• Установить систему автоматизации кадрового делопроизводства в Администрации города Челябинска и администраций районов города (Управление информационных технологий).

В следующем направлении при внедрении системы автоматизации кадрового делопроизводства необходимо обучить сотрудников работе в данной автоматизированной системе.

В данном направлении необходимо:

• Заключить договор на проведение обучения сотрудников отделакадров работе в системе автоматизации кадрового делопроизводства Администрации города Челябинска и администраций районов города (команда разработчиков системы автоматизации кадрового делопроизводства);
• Составить план обучения сотрудников по работе в системе автоматизации кадрового делопроизводства Администрации города Челябинска и администраций районов города (Управление по организационно–контрольной работе);
• Проинформировать сотрудников отдела кадров районных администраций о проведении обучения по работе в системе автоматизации кадрового делопроизводства (Управление по организационно–контрольной работе);
• Осуществить переход к системе автоматизации кадрового делопроизводства путем создания приказа о переходе к системе автоматизации кадрового делопроизводства Администрации города Челябинска и администраций районов города (Управление по организационно–контрольной работе);
• Проинформировать приказ о переходе к системе автоматизации кадрового делопроизводства Администрации города Челябинска и администраций районов города (Управление по организационно–контрольной работе);

Таблица 12 – План проекта1 Название проекта Внедрение системы автоматизации кадрового делопроизводства в

Администрации города Челябинска Инициаторы Администрация города Челябинска

проекта Обоснование Необходимость внедрения системы автоматизации кадрового инициации проекта делопроизводства в Администрации города Челябинска Стратегические цели 1. Оптимизация процесса ведения кадрового делопроизводства

проекта 2. Повышение эффективности работы сотрудников

3. Повышение профессионального уровня сотрудников Результаты проекта Внедрение системы автоматизации кадрового делопроизводства в

Администрации города Челябинска Составлено автором. Продукты проекта Распоряжение о внесении изменений в план–график закупок

Администрации города Челябинска.

Контракт на внедрение системы автоматизации кадрового

делопроизводства в Администрации города Челябинска и

администраций районов города;

Договор на оказание услуг по обучению сотрудников кадровой и

муниципальной службы по работе в системе автоматизации кадрового

делопроизводства;

Приказ о переходе к системе автоматизации кадрового

делопроизводства

Окружение Окружением проекта является:

1) Администрация Калининского района;

2) Администрация Курчатовского района;

3) Администрация Ленинского района;

4) Администрация Металлургического района;

5) Администрация Советского района;

6) Администрация Трактозаводского района;

7) Администрация Центрального района.

8) Компания–разработчик системы автоматизации кадрового

делопроизводства Временные рамки Ноябрь 2018г. –декабрь 2018 г. Целевые показатели, Оптимизация процесса ведения кадрового делопроизводства – 90%

критерии Повышение эффективности работы сотрудников кадровой и

муниципальной – 80%

Повышение профессионального уровня сотрудников кадровой и

муниципальной службы – 70% Суммарный бюджет 279,600 руб.

проекта

Ресурсное обеспечение проекта включает в себя различные типы ресурсов, обозначенные в таблице 13.

Таблица 13 – Характеристика типов ресурсов проекта1

Тип ресурсов Обоснование

Интеллектуальные Уровень знаний основных субъектов

проектной деятельности достаточен для

осуществления проекта

Материальные Наличие помещения, оборудования, средств

связи, оргтехники

Профессиональные Профессионально–квалификационный

уровень проектной команды соответствует целям и

задачам проекта Составлено автором.

Финансовые В пределах фонда оплаты труда участников

проекта

Управленческие Управление проектом осуществляет менеджер

проекта

Информационные Проектная команда располагает доступом ко

всем информационными ресурсам

Технологические При проектировании применяются технологии

разработки нормативно–правовых актов.

Организационно–управленческие технологии

применяются для закупки системы автоматизации

кадрового делопроизводства, планирования и

организации проведения обучения сотрудников.

Информационные технологии применяются

для информирования сотрудников о переходе к

системе автоматизации кадрового делопроизводства.

Таким образом, можно говорить о достаточной мобилизации ресурсов для успешной реализации проекта.

Рассматривая ресурсы, можно разделить их на актуальные и потенциальные. Актуальные ресурсы – ресурсы, которые уже имеются у членов проектной команды, потенциальные ресурсы – ресурсы, которые необходимо приобрести.

В таблице 14 представлены ресурсы, которыми проектная команда обладает, а также ресурсы, которые ей необходимо приобрести (включая способы их приобретения).

Таблица 14 – Анализ ресурсов с точки зрения их наличия и способов перевода потенциальных ресурсов в актуальные1

Тип ресурсов Актуальные Потенциальные Способы

перевода

Интеллектуальные +

Материальные

• помещение (для обеспечения +

деятельности учреждения)

• оборудование (компьютеры,

оргтехника, мебель, телефоны) +

• канцтовары Составлено автором.

Профессиональные +

Финансовые +

Управленческие +

Информационные

• доступ в Интернет + –доступ к справочно–правовой системе +

«Консультант Плюс»

• телефонная связь
• электронная почта +

В связи с тем, что проектом не предусматривается создание новой организации, штатное расписание также не формируется. Основные квалификационные характеристики команды проекта представлены в таблице 15.

Таблица 15 – Состав команды проекта1

Член команды проекта ФИО Образование Опыт, лет

Менеджер проекта Сенникова С.М. ВПО 13

Координатор проекта 1 Некрасов В.С. ВПО 15

Координатор проекта 2 Смирнов В.В. ВПО 7

Координатор проекта 3 Кичук Е.В. ВПО 5

Все участники команды имеют высшее образование и необходимый опыт. Все члены проектной команды участвуют в реализации проекта без отрыва от основной работы.

Проект является бюджетным, финансируется за счет средств местного бюджета. В таблице представлена смета проекта. Таблица 16 – Смета проекта2

Статья расходов Количество, Цена за Общая

шт. единицу, стоимость,

тыс. руб. тыс. руб.

1. Система автоматизации кадрового 28 92,400 92,400

делопроизводства 1С:Зпрплата и

управление 8 Составлено автором. Составлено автором. 2. Корпоративная лицензия 1С:Зпрплата и 28 187,200 187,200

управление 8

Итого: 279,600

Высокой величиной риска остается возможность отсутствия бюджетного финансирования Администрации города Челябинска. Организационно– управленческий и временной риски имеют среднюю степень риска. Они могут возникнуть в связи с высокой загруженностью членов проектной команды по своей основной деятельности и дефицитом времени для выполнения задач по проекту. Для недопущения этих видов рисков необходимо планировать резервы времени для возможного расширения сроков выполнения работ и при планировании нагрузки на каждого члена проектной команды возлагать оптимальное количество задач.

Таблица 17 – План управления рисками1

Вид риска Величина Противорисковые мероприятия

риска Мероприятия по Действия в случае

предотвращению наступления рискового

рисковых событий события

1 2 3 4 Отсутствие бюджетного высокий Своевременное Увеличение расходов финансирования ввиду бюджетное местного бюджета на дефицита местного бюджета планирование реализацию проекта за счет

расходов оптимизации других

расходов бюджета

Продолжение таблицы 17

1 2 3 4

Организационно– средний Планирование Провести корректировку управленческий риск нагрузки на планирования с (загруженность членов каждого члена перераспределением

проектной команды, команды нагрузки на других членов невозможность исполнения оптимальное команды

задач проекта) Риск отставания по времени средний Планирование Ускорить выполнение задач

(временной) резервов времени (повысить темпы

исполнение) Составлено автором. Любой из указанных выше рисков может привести к временной задержке и к изменению сроков проекта.

Проект не является коммерческим, не преследует извлечения материальной выгоды от его реализации.

Мониторинг проекта производится в три этапа: предварительная экспертиза, серединная оценка и итоговая оценка.

Предварительная экспертиза проводится на этапе планирования и создания проекта. Этой экспертизой занимается заместитель Главы Челябинска по вопросам организации управления.

Срединная оценка проводится в процессе реализации проекта с целью отслеживания промежуточных результатов. Данную оценку проводит Комитет по организационно–контрольной работе.

Результатом реализации проекта является система автоматизации кадрового делопроизводства, применив данную систему автоматизации на практике можно получить комплексную оценку эффективности работы кадровой и муниципальной службы.

Для создания нового прикладного программного обеспечения трудоемкость оценивают на основе трудоемкости разработки аналогичного ПО с учетом отличительных особенностей данного проекта, отражаемых введением поправочных коэффициентов. Трудоемкость программирования рассчитывается по следующей формуле:

(11)

где QPROG – трудоемкость программирования, Qа – трудоемкость разработки программы–аналога, nсл – коэффициент сложности разрабатываемой программы; nкв – коэффициент квалификации исполнителя, который определяется в зависимости от стажа работы.

Если оценить сложность разработки программы–аналога в 380 человеко– часов, коэффициент сложности новой программы – 1,2, коэффициент квалификации исполнителя – 1, то трудозатраты на программирование составят 456 чел/час.

Затраты труда на программирование определяют время выполнения проекта, которое можно разделить на следующие временные интервалы: время на разработку алгоритма, на написание программы, на проведение тестирования и внесение исправлений и на написание сопроводительной документации:

(12)

где t1 – время на разработку алгоритма;

• t2 – время на написание программы;
• t3 – время на написание сопроводительной документации.

Трудозатраты на алгоритмизацию задачи, можно определить используя коэффициент затрат на алгоритмизацию (na), равный отношению трудоемкости разработки алгоритма по отношению к трудоемкости его реализации при программировании.

(13)

Его значение лежит в интервале значений от 0,1 до 0,5. Обычно его выбирают равным 0,3.

Затраты труда на проведение тестирования, внесение исправлений и подготовки сопроводительной документации определяются суммой затрат труда на выполнение каждой работы этапа тестирования:

(14)

где tт – затраты труда на проведение тестирования, tи – затраты труда на внесение исправлений, tд – затраты труда на написание документации.

Значение t3 можно определить, если ввести соответствующие коэффициенты к значениям затрат труда на непосредственно программирование t2:

(15)

Коэффициент затрат на проведение тестирования отражает отношение затрат труда на тестирование программы по отношению к затратам труда на ее разработку и может достигать значения 50%. Обычно его выбирают на уровне nt =0,3.

Коэффициент коррекции программы при ее разработке отражает увеличение объема работ при внесении изменений в алгоритм или текст программы по результатам уточнения постановки и описания задачи, изменение состава и структуры входной и выводимой информации, а также в процессе улучшения качества программы без изменения ее алгоритмов. Коэффициент коррекции программы выбирают на уровне n и = 0,3.

Коэффициент затрат на написание документации отражает отношение затрат труда на создание сопроводительной документации по отношению к затратам труда на разработку программы может составить до 75%. Для небольших программ коэффициент затрат на написание сопроводительной документации может составить: n д=0,35.

Объединив полученные значения коэффициентов затрат, получим:

(16)

Отсюда имеем:

(17)

Затраты труда на написание программы составят:

(18)

t2=456 /(0,3+1+0,3+0,3+0,35)=202,67 чел/час или t2 = 25 дней.

Программирование и отладка алгоритма составит 202,67 часов или 25 дней. Затраты на разработку алгоритма: t1=0,3×202,67=60,8 чел/час или t1=8 дней.

Время на разработку алгоритма составит 60,8 часа или 8 дней. Тогда t3 = QPROG– t1– t2 = 456 – 60,8 – 202,67 = 192,53 чел/час илиt3 = 24 дня. Время на проведение тестирования и внесение исправлений составит 192,53 часов или 24 дня. Общее значение трудозатрат для выполнения проекта:

(19)

где ti – затраты труда на выполнение i–гоэтапа проекта.

Для разрабатываемого проекта ti составит Qp = 456 + 272 =728 чел/час или Qp = 91 день.

Определение численности исполнителей Средняя численность исполнителей при реализации проекта разработки и внедрения ПО определяется соотношением:

(20)

где Qp– затраты труда на выполнение проекта (разработка и внедрение ПО), F – фонд рабочего времени. Величина фонда рабочего времени определяется соотношением:

(21)

где Т – время выполнения проекта в месяцах (3 месяца), Fм – фонд времени в текущем месяце, который рассчитывается из учета общего числа дней в году, числа выходных и праздничных дней:

(22)

где tp– продолжительность рабочего дня;

• DK– общее число дней в году;
• DB– число выходных дней в году;

• DП – число праздничных дней в году.

Fм = 8×(366–105–9)/12=168,66 ч. Таким образом, величина фонда рабочего времени F составит: F = 3×168,66 = 505,98 ч., N = 728/505,98= 1,44 ≈ 2 человека. Отсюда следует, что для реализации проекта требуются два человека: руководитель и программист. Календарный график выполнения проекта

Для иллюстрации последовательности проводимых работ проекта применяют ленточный график (календарно–сетевой график, диаграмму Гантта).

На графике по оси Х показывают календарные дни от начала проекта до его завершения; по оси Y показывают выполняемые этапы работ. На основе полученных данных была построена такая диаграмма, которая приведена на рисунке 13.

Рисунок 13 – Календарный график выполнения проекта 1

Анализ структуры затрат проекта Затраты на выполнение проекта состоят из затрат на заработную плату исполнителям, затрат на закупку или аренду оборудования, затрат на организацию рабочих мест, и затрат на накладные расходы. Составлено автором.

(23)

где Сзп – заработная плата исполнителей;

• Сэл – затраты на электроэнергию;
• Соб – затраты на обеспечение необходимым оборудованием;
• Сорг – затраты на организацию рабочих мест;
• Снакл – накладные расходы.

Затраты на выплату исполнителям заработной платы определяется следующим соотношением:

(24)

где Сз.осн – основная заработанная плата; Сз.доп – дополнительная заработная плата; Сз.отч – отчисление с заработанной платы. Расчет основной заработанной платы при дневной оплате труда исполнителей следует проводить на основе данных по окладам и графику занятости исполнителей:

(25)

где Тзан – число дней, отработанных исполнителем проекта; Одн – дневной оклад исполнителя. При 8–и часовом рабочем дне он рассчитывается по соотношению:

(26)

где Омес – месячный оклад; Fм – месячный фонд рабочего времени.

Таблица 18 – Расчет оклада сотрудников за один рабочий день 1

Должность Оклад в месяц, Дневной Трудовые Заработная плата с

руб оклад, руб., затраты, ч. районным

коэфф.,руб.

Руководитель 8000 363,64 19 8981,91

Программист 6500 295,50 91 34957,65

Итого 43939,56 Составлено автором.

Данные таблицы позволяют вычислить общие расходы проекта по заработной плате исполнителей. Величина дополнительных выплат составляет 20% от размера основной заработной платы:

Отчисления с заработанной платы составят:

(27)

где СВ – суммарная ставка действующих страховых взносов (30%).

тогда получим Сз.от = (43939,56 + 8787,91)×30% = 15818,24 руб

Следовательно, затраты на выплату исполнителям заработной платы составят: Сзп= 43939,56 + 8787,91 + 15818,24 = 68545,71 руб.

Затраты, связанные с обеспечением работ оборудованием и программным обеспечением, следует начать с определения состава оборудования и определения необходимости его закупки или аренды. В случае покупки рассчитывается величина амортизационных отчислений:

(28)

где Сбал – балансовая стоимость оборудования;

• На – норма амортизации, принимаемая в соответствии с действующим законодательством.

Амортизационные отчисления на компьютер производится ускоренным методом с учетом, что срок морального старения происходит через четыре года. Норма амортизации на компьютеры и программное обеспечение равна 25%.

Балансовая стоимость ПЭВМ включает отпускную цену, расходы на транспортировку, монтаж оборудования, его наладку и вычисляется по формуле:

(29)

где Сбал – балансовая стоимость ПЭВМ, руб.; Срын – рыночная стоимость

Компьютера, руб./шт.; Зуст – затраты на доставку и установку компьютера, %. Компьютер, на котором велась работа, был приобретен до создания программного продукта по цене 26400 руб., затраты на установку и наладку составили 10% от стоимости компьютера. Отсюда: Сбал = 26400×1,1 = 29040 руб. Следовательно, амортизационные отчисления на компьютер составят: Аэвм = 29040 × 0,25 = 7260 руб. Время эксплуатации компьютера при создании программы составило 53 дня. Тогда амортизационные отчисления за компьютер за время его эксплуатации составят: Аэвм.факт = (7260/366)×53 = 1051,3. Данный программный продукт разрабатывается на базе системы «1С:Предприятие 8», которая была приобретена до создания программного продукта. Общая цена системы 1С: Предприятие составила 7000 рублей. На программное обеспечение, как и на компьютеры, производятся амортизационные отчисления. В данном случае они составляют: Апо = (7000 × 0,25×53)/366 = 253,4 рублей. Общая амортизация за время эксплуатации компьютера и программного обеспечения при создании программы составит:

• (30) где АЭВМ – амортизационные отчисления на компьютер за время его эксплуатации;
• АПО – амортизационные отчисления на программное обеспечение за время его эксплуатации. Ап = 1051,3 + 253,4 = 1304,7 рублей. Затраты на текущий и профилактический ремонт принимаются равными 5% от стоимости ЭВМ. Следовательно, затраты на текущий ремонт за время эксплуатации вычисляются по формуле:

(31) где Пр – процент на текущий ремонт, %. Отсюда Зтр = (26400×5%×53)/366 = 191,15 рублей. Затраты на электроэнергию. К этой статье относится стоимость электроэнергии, потребляемой компьютером за время разработки программы

(32) где РЭВМ – суммарная мощность ЭВМ, кВт; Т ЭВМ – время работы компьютера, часов; СЭЛ – стоимость 1 кВт/ч электроэнергии, руб. Согласно техническому паспорту мощность ЭВМ = 0,28 кВт, а стоимость 1 кВт / ч для предприятий Сэл = 3,50 рублей (плюс НДС 18%).

Тогда расчетное значение затрат на электроэнергию составит: Сэл = 0,28×(3,50+3,50×18%)×53×8× = 436,46 рублей. Накладные расходы, связанные с выполнением проекта, следует вычислить, ориентируясь на расходы по основной заработанной плате. Обычно они составляют от 60% до 100% расходов на основную заработанную плату.

Снакл = 0,6×Сз осн, (33)

Снакл= 0,6×43939,56= 26363,74 рублей. (34)

В ряде случаев продажа ПО предполагает его настройку под условия эксплуатации, анализ условий эксплуатации, выдача рекомендаций для конкретного использования ПО и др. Вся совокупность затрат на эти мероприятия определяется как затраты на внедрение ПО. Затраты на внедрение ПО (результата проекта) состоят из затрат на заработанную плату исполнителям, со стороны фирмы–разработчика, затрат на закупку оборудования, необходимого для внедрения ПО, затрат на организацию рабочих мест и оборудование рабочего помещения и затрат на накладные расходы. Затраты на внедрение определяются из следующего соотношения:

(35) где Свн.зп – заработанная плата исполнителям, участвующим во внедрении, Свн.об – затраты на обеспечение необходимым оборудованием, Свн.орг – затраты на организацию рабочих мест и помещений, Свн.накл – накладные расходы. Так как работы по внедрению могут проводиться на оборудовании, ранее установленном заказчиком, и на рабочих местах заказчика, то Свн.об и Свн.орг равны нулю.

Расчет затрат на выплату заработной платы и накладные расходы следует вычислить по соотношениям и того, что время внедрения составляет 3 дня и работами по внедрению будут заниматься руководитель и программист.

Таблица 19 – Расчет затрат на разработку1

Статьи затрат Затраты на проект, руб.

Общие затраты по оплате труда 68545,71

Амортизационные отчисления 1304,7

Затраты на электроэнергию 436,46

Затраты на текущий ремонт 191,15

Накладные расходы 26363,74

Итого 96841,76

В качестве базового варианта используется обработка данных вручную. Временные затраты на обработку данных за год приведены в таблице 20.

Таблица 20 – Временные затраты на обработку данных 2

Выполняемые функции Базовый вариант (дней) Разрабатываемый вариант

(дней) Ввод исходной информации 24 5

Анализ финансово- 60 7 хозяйственной деятельности

Формирование отчета 35 6

Итого: 119 18

Таким образом, коэффициент загруженности для базового и нового варианта составляет:

119 / 249=0,48 (для базового), (36)

18 / 249=0,07 (для нового варианта).

(37)

Заработная плата:

6500*0,48*12*1,3 = 48672 руб. (для базового), (38)

6500*0,07*12*1,3 = 7098 руб. (для нового).

(39)

Затраты на силовую энергию рассчитываются по формуле. Таким образом, затраты на силовую энергию для проекта составят: Составлено автором Составлено автором.

Зэ = 0,28*952*3,5 = 932,96 руб. – для базового варианта; (40)

Зэ = 0,28*144*3,5 = 141,12 руб. – для разрабатываемой системы. (41)

Амортизационные отчисления посчитаем по формуле. Получим:

• Аб = (29040*0,25*119)/366 = 2360,49 руб. – для базового варианта; (42)

Ар = (29040*0,25*18)/366 = 357,05 руб. для разрабатываемого варианта (43)

Таблица 21 – Смета годовых эксплуатационных затрат1

Статьи затрат Величина затрат, руб.

для базового варианта для разрабатываемого

варианта Основная заработная плата 48672,00 7098,00 Продолжение таблицы 21 Дополнительная заработная 9734,40 1419,60

плата Отчисления от заработной 14601,60 2129,40

платы Затраты на электроэнергию 932,96 141,12

Накладные расходы 29203,20 4258,80

Амортизация 2360,49 357,05

Итого: 105504,65 15403,97

Расчет экономического эффекта от использования ПО Ожидаемый экономический эффект определяется по формуле:

(44)

гдеЭг – годовая экономия; Кп – капитальные затраты на проектирование; Ен – нормативный коэффициент (Ен = 0,15).

Годовая экономия Эг складывается из экономии эксплуатационных расходов и экономии в связи с повышением производительности труда пользователя.

(45) Составлено автором.

где Р1 и Р2 – соответственно эксплуатационные расходы до и после внедрения с учетом коэффициента производительности труда.

Получим:

Эг= 105504,65 – 15403,97 = 90100,68 руб. (46)

Эо = 90100,68 – 0,15×96841,76 = 90100,68 – 14526,26 = 75574,42 руб. (47)

Рассчитаем фактический коэффициент экономической эффективности разработки по формуле:

(48)

Кэф = 75574,42/96841,76 = 0,78. (49)

Так как 0,2 КЭФ , проектирование и внедрение прикладной программы эффективно. Рассчитаем срок окупаемости разрабатываемого продукта:

(50)

где Ток – время окупаемости программного продукта, в годах Таким образом, срок окупаемости разрабатываемого проекта составляет: Ток = 96841,76 / 75574,42 = 1,28 (года).

Проделанные расчеты показывают, что внедрение разработанной информационной системы имеет экономическую выгоду для предприятия.

Таблица 22 – Сводная таблица экономического обоснования разработки и внедрения проекта 1

Показатель Значение Затраты на разработку проекта, руб. 96841,76 Общие эксплуатационные затраты, руб. 15403,97

Экономический эффект, руб. 75574,42 Коэффициент экономической эффективности 0,78

Срок окупаемости, лет 1,28

Проанализировав все полученные данные, можно сделать следующие выводы, что в создании данного программного продукта принимали участие два человека – программист и руководитель проекта. На разработку программы Составлено автором. потребовалось 91 день, из которых руководитель работал 19 дней, а программист – 91. В ходе проведенных расчетов найдены все необходимые данные, доказывающие целесообразность и эффективность разработки модернизации данного программного обеспечения. Затраты на разработку проекта составили 96841,76 руб., общие эксплуатационные затраты – 15403,97 руб., годовой экономический эффект от внедрения данной системы составит 75574,42 руб., коэффициент экономической эффективности 0,78, срок окупаемости – 1,28 года. Выполненные расчеты показывают, что внедрение и разработка новых модулей в «1С Предприятие 8» имеет не только экономическую выгоду, но и позволяет оптимизировать кадровую работу Администрации города Челябинска».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги проделанной работы, выделим ее основные результаты. В главе 1: 1. Проведен анализ применение на современном этапе развития автоматизированных информационно–документационных технологий в кадровой работе органов местного самоуправления. Систематизированы данные научной литературы, а также сделаны соответствующие выводы.

2. Зафиксированы основные принципы и аспекты осуществления кадровой работы, обозначены имеющие место проблемы кадрового обеспечения в данной области, определены функции, обязанности и задачи специалистов по кадровой работе, а также проанализирована нормативная база, регламентирующая кадровое делопроизводство в органах местного самоуправления. В главе 2.

1. Произведена оценка и рассмотрение технологий относительно характера их применения позволяющих развивать ряд описанных моделей (кадрово–документационных) в Администрации города Челябинска. 2. Проведена оценка современного уровня эффективности работы кадрового делопроизводства в Администрации города Челябинска. Определено, что автоматизация кадрового делопроизводства, позволит облегчить и усовершенствовать проводимую кадровую работу в Администрации. В главе 3: 1. Сформированы мероприятия и инвестиционные проекты, повышающие эффективность работы документационной и кадровой работы Администрации города Челябинск. Произведено моделирование (внедрение) информационной системы. В этом отношении внедрение системы программного обеспечения предоставит не только средства для формирования электронных файлов, но также обеспечит контроль версий, но также предоставит другой диапазон возможностей для распространения документов. 2. Кроме того, был запланирован бюджет реализации мероприятий и составлен финансовый план реализации проектов. Наряду с этим был мотивирован выбор инвестиционных проектов и мероприятий, на основе которых администрация города Челябинска сможет повысить эффективность своей работы, а также финансово-экономические показатели.

Таким образом, проведенная работа подтверждает актуальность развития информационного сектора РФ и создание благоприятных условий для наращивания эффективности и развития информационно–документационные технологии кадровой работы в органах местного самоуправления. Также работа демонстрирует возможность широкого практического применения разработанных методов по внедрению новых модулей в «1С Предприятие 8», позволяющих не только оценивать текущую ситуацию, но и осуществить прогнозирование.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/diplomnaya/dokumentatsionnoe-obespechenie-kadrovoy-rabotyi/

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. [Электронный ресурс] // Доступ из справочноправовой системы «Консультант Плюс» – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_308860/ (дата обращения: 10.10.2018).

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. от 23 июля 2018 г.) [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс» – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_3986560/ (дата обращения: 10.10.2018).

3. Общих принципах организации местного самоуправления в РФ: федер. закон РФ от 06.10.2003 № 131-ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Контур». – Режим доступа: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=262962. (дата обращения: 06.08.2018).

4. О персональных данных: федер. закон РФ от 27.07. 2006 N 152-ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Контур». – Режим доступа: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=2526852. (дата обращения: 06.08.2018).

5. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон РФ от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». – Режим доступа: http:// www.consultant.ru/ document/ cons_doc_ LAW_5552487/ (дата обращения: 01.11.2018).

6. О трудовых книжках постановление Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225 [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс». – Режим доступа: http:// www.consultant.ru/ document/ cons_doc_ LAW_741258987/ (дата обращения: 08.10.2018).

7. О регулировании муниципальной службы в Челябинской области закон Челябинской области от 8.06.2007 года N 144-ЗО [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс». – Режим доступа: http:// www.consultant.ru/ document/ cons_doc_ LAW_854257747/ (дата обращения: 08.10.2018).

8. Об утверждении Положения об Администрации города Челябинска постановление Администрации города Челябинска от 5.10.2015 года N 228-п [Электронный ресурс] // Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс». – Режим доступа: http:// www.consultant.ru/ document/ cons_doc_ LAW_85458987/ (дата обращения: 08.10.2018).

9. Положение «Об Управлении муниципальной службы и кадров Администрации города Челябинска» распоряжение Администрации города Челябинска от 30.07.2010 N 5842 [Электронный ресурс] // Доступ из справочноправовой системы «Консультант Плюс». – Режим доступа: LAW_85458948 / (дата обращения: 08.10.2018).

10. Атаманчук, Г.В. Теория государственного управления: курс лекций / Г.В. Атаманчук. – Изд. 2-е, доп. – М.: Омега-Л, 2004. – 256 с.

11. Анисимов В.М. Кадровая служба и управление персоналом организации: практич. пособие кадровика/ В.М.Анисимов. — Москва: Экономика,2003. — 110 с.

12. Гришенцев А.Ю., Коробейников А.Г. Постановка задачи оптимизации распределённых вычислительных систем // Программные системы и вычислительные методы. 2013. № 4. С. 370-375.

13. Гринберг А. С. Документационное обеспечение управления: Учебник для вузов. – Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 391 с.

14. Габец А.П. Гончаров Д.И. 1С: Предприятие 8.2. Простые примеры разработки – «1С:Паблишн» Питер, 2008. – 326 с.

15. Глекова Н.Л., Жильников А.Ю. Анализ процесса реализации политики импортозамещения // В сборнике: Инновационные подходы к решению социально-экономических, правовых и педагогических проблем в условиях развития современного общества материалы I международной научно-практической конференции. 2015. С. 139-142.

16. Дерябин В. С. Интенсивность труда // Вестник Томского государственного университета. – 2010. – № 2. – С. 141–144

17. Долганова О. И. Проведение обследования документационного обеспечения управления и формализация его результатов // Современные технологии документооборота и делопроизводства. – 2014. – № 7. – С. 31–45.

18. Дырин, С.П. Управление персоналом: Многовариантный характер современной российской практики: учебное пособие / С.П. Дырин. — Москва: Изд. Петрополис, 2008. — 216 с.

19. Дежина, И.Г. Государственная кадровая политика в сфере науки и ее результаты / И.Г. Дежина / Университетское управление. — 2007. — №6. — С. 64-70.

20. Егоршин А.П. Управление персоналом: Учебник для вузов. — 6-е изд., доп. и перераб. — Н.Новгород: НИМБ, 2007. — С. 66 – URL: https://www.consultant.ru /document/cons_doc_LAW_66530 (дата обращения 03.01.2019)

21. Егорихина М.С., Козлов С.Н. Теоретические аспекты программного бюджетирования как процесса повышения эффективности функционирования государственных и муниципальных финансов // Вестник НГИЭИ. 2015. № 7 (50).

С. 15-20.

22. Ефимова С. А. Справочник современного секретаря. – Москва: Дашков и Ко, 2010. – 320 с.

23. Жильников А.Ю. Региональная инновационная система // В сборнике: Теоретические и прикладные вопросы науки и образования сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 16 частях. 2015. С. 62-65.

24. Зубкова А., Суетина Л. Нормирование труда в рыночных условиях // Человек и труд. – 2000. – № 2. –81 с.

25. Иванов С.Л., Шамин А.А. Расширение возможностей защиты информации в MS Excel посредством применения макросов // Вестник НГИЭИ. 2016. № 4 (59).

С. 93-98.

26. Инфографика [Электронный ресурс] // Википедия: свободная энциклопедия. – URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Инфографика (дата обращения: 03.01.2019).

27. Иритикова В. С. Документоведческие требования к СЭД: ожидания и разочарования // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №9. – С. 34–44

28. Иритикова В. С. Формы документов в СЭД на базе классификаторов и справочников // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. – №5. – С. 12–26

29. Кожанова Е. Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарь-референт. – 2015. – № 10. – С. 18–20.

30. Кокшаров В. А. УрФУ: комплексный подход к инновациям // Университетская КНИГА. – 2015. – №3. – С. 14–19.

31. Корнеев И. К. Управление документами: Учебник. – Москва: Инфра- М, 2013. – 300 с.

32. Кошелева Е. А. Новый типовой перечень: что изменилось? // Секретарь-референт. – 2010. – № 11. – С. 10–16.

33. Кошелева Е. А. Номенклатура дел организации // Секретарьреферент. – 2008. – № 1. – С. 31–36.

34. Кудряев В. А., Янковая В. Ф. Организация деятельности службы делопроизводства // Делопроизводство. – 2002. – №3. – С. 13–19.

35. Кудряев В. А. Организация работы с документами: Учебник. – 2-е изд. перераб. и доп. – Москва: ИНФРА-М, 2002. – 575 с.

36. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. – Москва: Дашков и Ко, 2006. – 520 с.

37. Кузнецова Т. В. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления // Делопроизводство. – 2003. – №2. – С. 12–13.

38. Кузнецова Т. В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. – 2009. – №3. –56 с.

39. Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления: Учебник. – Москва: МЦФЭР, 2013. – 432 с.

40. Кузнецова Т. В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело. – 1999. – № 2. – С. 3–5.

41. Кожанова Е. Государственные стандарты в сфере ДОУ //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – №11. – С. 69– 77.

42. Кашаев С. М. Программирование в 1С: Предприятие 8.3. – ООО Издательство «Питер», 2014 – 199 с.

43. Немчинов, А.А. Муниципальная служба: справочное пособие /А.А. Немчинов, А.М. Володин. – Москва: Дело и Сервис, 2002. – 156 с.

44. Науменко Т.В. Маркетинг и маркетинговые коммуникации в системе современной экономики // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2016. № 3 (15).

С. 171-176.

45. Терещенко, П.В. Интерфейсы информационных систем: учебное пособие / П.В. Терещенко, В.А. Астапчук. – Новосибирск: НГТУ, 2012. — 67 с.

46. Трофимова, М.В. Предметно-ориентированные информационные системы: учебное пособие / М.В. Трофимова; Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральный университет», Министерство образования и науки Российской Федерации. – Ставрополь: СКФУ, 2014. -188 с.

47. Хентце Й., Метцнер Й. Теория управления кадрами в рыночной экономике/ Пер. с нем. Г.А. Рахманина. – Москва: Международные отношения, 1997. — 234 с.

48. Хрусталева Е.Ю., Радченко М.Г. 1С: Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика – «Эксмо», 2016. –367 с.

49. Щекин Г.В. Организация и психология управления персоналом. Киев: МАУП, 2002. – 284 с.

50. Управление персоналом: учебное пособие / П.Э. Шлендер, В.В. Лукашевич, В.Д. Мостова и др.; под ред. П.Э. Шлендера. Москва: Юнити-Дана, 2012. – 320 с.

51. Язык запросов «1С: Предприятия 8» – «1С:Паблишн», 2013. – 312 с.

52. 1C: Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы – «1С:Паблишн», 2013. – 532 с.

53. Хрусталева Е.Ю. Разработка сложных отчетов в «1С: Предприятии 8». Система компоновки данных – «1С», 2012. – 380 с.

54. Рабаданова Р.М. Применение решений фирмы «1С» при подготовке будущих ИТ-специалистов. // Новые информационные технологии в образовании. Москва: ООО «1С:Паблишн», 2016. – 232 с.

55. Рекомендации по встраиванию сертифицированных учебных курсов фирмы «1С» в образовательные программы вузов» / под ред. А.Ю. Филипповича. М.: ООО «1С:Паблишн», 2013. — 76 с.

56. Сертификация 1С:Профессионал и 1С:Специалист // КатоЭкономикс 1С – URL: http://www.1c-kato.kg/uc/page.php (дата обращения: 05.05.2017).

ПРИЛЖЕНИЕ А

Управление муниципальным образованием осуществляется в соответствии с Уставом города Челябинска1.

Администрация города в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации.

Основными задачами городской администрации являются:

1. Проведение единой городской политики и исполнение правовых актов города в целях комплексного инновационного развития Челябинска;

2. Создание благоприятных условий для жизнедеятельности населения по охране здоровья, обеспечению широкого доступа к образованию и культуре, осуществлению социальной защиты, поддержанию социального и национального согласия, а также комплексной застройке, благоустройству и содержанию территории городского округа;

3. Организация взаимодействия с общественными, коммерческими и некоммерческими организациями, а также населением для создания рабочих мест, развития малого бизнеса, партнерства и согласия;

4. Обеспечение контроля за целевым использованием бюджетных средств, выделенных администрации города.

Основными функциями городской администрации являются:

1. Разработка проектов бюджета города, планов, программ, нормативных и правовых актов Муниципального Совета, которые представляются главой городской администрации на рассмотрение Муниципального Совета;

2. Исполнение бюджета города;

3. Исполнение решений Муниципального Совета, принятых в пределах его компетенции;

4. Ежеквартальное представление Муниципальному Совету отчета о своей деятельности и об исполнении городского бюджета; Устав муниципального образования «город Челябинск»: в ред. Решений Челябинской городской Думы [Электронный ресурс]. // URL: http://www.ekburg.ru/aboutcity/ustav/

5. В порядке, установленном Муниципальным Советом, распоряжение и управление городской собственностью и иной собственностью, переданной в пользование или управление городу.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Форма документа «Протокол»1

Форма документа «Повышение квалификации»2

Форма отчета «План прохождения курсов повышения квалификации» 3 Составлено автором. Составлено автором. Составлено автором.

Форма отчета «Рейтинг за участие в мероприятиях» 1

Диаграмма «Сведения об аттестации» 2

Форма отчета «Рейтинг работников» 3 Составлено автором. Составлено автором. Составлено автором.

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Основными задачами Управления муниципальной службы и кадров являются:

• участвует в формировании основных направлений кадровой работы в Администрации города (разработка программ, концепций и иных документов);
• разрабатывает и вносит предложения по реализации положений законодательства о муниципальной службе, принятию программ развития муниципальной службы;
• осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов города Челябинска (далее-муниципальные правовые акты), связанных с поступлением на муниципальную службу и ее прохождением;
• осуществляет ведение кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства о труде и муниципальной службе;
• участвует в подборе кадров, формирует кадровый резерв для замещения вакантных должностей муниципальной службы в аппарате Администрации города и отраслевых (функциональных) органах Администрации города;
• организует и координирует работу по получению дополнительного профессионального образования в Администрации города;
• организует и готовит документы на проведение диспансеризации муниципальных служащих;
• организует и координирует работу по проведению аттестаций и квалификационных экзаменов муниципальных служащих;
• организует проверки достоверности персональных данных, представляемых гражданином при поступлении на муниципальную службу в аппарат Администрации города и на должности руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации города;
• оформляет документы на допуск установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
• обеспечивает соблюдение муниципальными служащими ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами (далее — требования к служебному поведению);
• принимает меры по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на муниципальной службе в аппарате Администрации города;
• оказывает муниципальным служащим консультативную помощь по вопросам, связанным с применением законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции, а также с подготовкой сообщений о фактах коррупции;
• обеспечивает соблюдение в аппарате Администрации города законных прав и интересов муниципального служащего, сообщившего о ставшем ему известном факте коррупции;
• осуществляет проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленных гражданами, претендующими на замещение должностей муниципальной службы, а также муниципальными служащими в соответствии с законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами;
• проводит анализ вышеуказанных сведений;
• готовит в пределах своей компетенции проекты муниципальных правовых актов по вопросам противодействия коррупции;
• осуществляет размещение сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, их супруг (супругов) и несовершеннолетних детей на официальном сайте Администрации города в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также обеспечивает предоставление этих сведений общероссийским средствам массовой информации для опубликования в соответствии с законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами;
• организует в пределах своей компетенции антикоррупционное просвещение муниципальных служащих Администрации города;
• обеспечивает реализацию муниципальных программ по противодействию коррупции;
• ведет аналитическую работу, связанную с противодействием коррупции в органах местного самоуправления города Челябинска: подготовка докладных и аналитических записок по итогам проведённых проверок сведений, представленных муниципальными служащими;
• подготовка отчётов и иных материалов;

• осуществляет ведение реестра муниципальных служащих муниципального образования «Город Челябинск»;
• проводит анализ состава и движения кадров в органах местного самоуправления города Челябинска, осуществляет подготовку статистических отчётов, информации по работе с кадрами для Правительства Челябинской области;
• организует работу комиссии по установлению стажа муниципальной службы, иных комиссий, образуемых для коллегиального решения вопросов, связанных с трудовыми отношениями и муниципальной службой;
• дает заключения и разъяснения по соблюдению требований законодательства о труде и муниципальной службе органам местного самоуправления города Челябинска и их структурным подразделениям;
• организует проведение конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение муниципальных служащих и граждан в кадровый резерв аппарата Администрации города;
• размещает сведения о вакантных должностях муниципальной службы аппарата Администрации города на официальном сайте Администрации города в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;
• ведет документацию по работе с кадрами, установленную законодательством о труде и муниципальной службы;
• осуществляет подготовку, проверку и контроль документов, связанных с назначением, перерасчётом и выплатой пенсии за выслугу лет, а также подготовку проектов правовых актов по ее установлению, перерасчету и прекращению в соответствии с Положением о назначении, перерасчете и выплате пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности муниципальной службы города Челябинска, утвержденным решением Челябинской городской Думы от 13.05.2010 № 13/24;
• осуществляет подготовку документации для представления муниципальных служащих аппарата Администрации города к награждению государственными наградами и присвоению почетных званий;
• готовит документы на кандидатов, представленных к присвоению муниципального почётного звания «Почетный муниципальный служащий города Челябинска» и выносит на рассмотрение Совета по делам муниципальной службы при Главе города Челябинска;
• готовит проекты правовых актов о присвоении муниципального почётного звания «Почетный муниципальный служащий города Челябинска» и о предоставлении льгот в соответствии решением Челябинской городской Думы от 02.09.2010 № 16/50 «Об утверждении Положения о муниципальном почетном звании «Почетный муниципальный служащий города Челябинска»;
• ведет книгу «Почетные муниципальные служащие города Челябинска»;
• ведет учет почетных муниципальных служащих города Челябинска;
• согласовывает проекты правовых актов, касающиеся вопросов работы с кадрами и муниципальной службы, а также структурно-штатного характера, разрабатываемые в отраслевых (функциональных) органах Администрации города в соответствии с Регламентом Администрации города Челябинска;
• рассматривает поступившие предложения, заявления и жалобы от граждан и организаций по вопросам, относящимся к компетенции Управления;
• консультирует муниципальных служащих и иных работников Администрации города по вопросам трудового законодательства и муниципальной службы;
• осуществляет иные функции, вытекающие из задач, стоящих перед Управлением;
• осуществляет иные полномочия, предусмотренные муниципальными правовыми актами.