Целью написания дипломной работы является описание структуры дошкольных образовательных учреждений и раскрытие их основных функций.
Тема моей работы: «Структура и функции служб ДОУ».
Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство – одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.
Исходя из цели, были поставлены задачи:
- Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;
- Рассказать о службе документационного обеспечения управления;
- Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;
- Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;
- Рассмотреть ДОУ и описать их основные функции;
1 Понятие и назначение службы ДОУ
Офисная работа — это отрасль бизнеса, обеспечивающая документацию и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их оформлению и контролю сроков, оформлению документов, формированию дел из оформленных документов, хранению и использованию текущих дел, их подготовке к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Сопровождение управленческой документации осуществляется специальной службой, которая действует как самостоятельное подразделение. Это может быть: бизнес-менеджмент, общий отдел, офис или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, а создание такой службы нецелесообразно, всю работу по управленческой документации выполняет секретарь руководителя или специально назначенный для выполнения этой работы сотрудник.
Документальное сопровождение управленческой деятельности организации — важнейшая функция управления услугами, рациональная организация которой определяет скорость и качество управленческих решений, эффективность организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламент выбранной формы работы с документами закрепляется в делопроизводстве.
«Организация работы с документами в
... состав, функции и задачи специалистов, занимающихся документационным обеспечением управления; 2. Выявить нормативную базу делопроизводства в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» 3. Изучить состав документов, используемых в ...
2. Основные задачи и функции службы ДОУ
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основана на информационных технологиях, функции дошкольного образовательного учреждения не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, документооборотом и контролем их исполнения. Служба дошкольного образовательного учреждения принимает непосредственное участие в постановке задач по разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении доступа к информации и защите информации, в улучшении работы с документами.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
1) обеспечение документирования управленческой деятельности;
2) организация работы с документами в учреждении;
- совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения функций:
- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением функций:
- Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
- Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
- Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- Контроль за исполнением документов;
- Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение функций:
- разработку и переработку нормативных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами подразделениях организации;
- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
3. Нормативная регламентация службы ДОУ
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Организация документооборота в учреждении
... делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Чтобы написать итоговую квалификационную работу, я выбрал тему итоговой работы. Объектом исследования является налаживание документооборота ...
функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, и правилах.
В регулировании деятельности службы делопроизводства значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи и порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Организационная структура, предусмотренная уставом, позволяет определять комплекты документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регулирующие деятельность дошкольного образовательного учреждения организации.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утверждено в установленном порядке и в соответствии с действующими нормативными документами, положение имеет обязательную юридическую силу.
Положение о службе дошкольного образовательного учреждения, как и положение подразделения, является обязательным при рассмотрении споров в судах, при проверках регулирующих органов и аудиторов.
Положение о службе дошкольного образовательного учреждения разрабатывается, подписывается и подписывается руководителем службы, утверждается руководителем организации. Положение согласовывается с менеджерами службы, с которыми в нем устанавливаются отношения.
Должностная инструкция является основным организационным документом, который регулирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, выступая в качестве основы для устранения параллелей и дублирования при выполнении отдельных операций.
1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других сотрудников, содержащий регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и текста должностной
3. Типовой офис Они предназначены для определенных категорий сотрудников однотипных структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
4. Положение подразделении организации. Положение и должностные – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Поскольку должностное лицо — это документ, регулирующий организационно-правовой статус работника, необходимо их оформлять на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием.
Должностное лицо подписывается руководителем дошкольного образовательного учреждения, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.
Инструкции по офисной работе являются основным нормативным документом, регулирующим правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Другими словами, он консолидирует систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы дошкольного образовательного учреждения и всех подразделений организации, для четкого понимания и изложения всех этапов работы с документами в каждой организации необходимо оформить делопроизводство с учетом специфики ее деятельности.
Организация и повышение эффективности работы по подготовке, переподготовке, ...
... аспекты организации работы по подготовке, переподготовке и повышения квалификации персонала на предприятии 1.1 Роль подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров в повышении экономической эффективности организации Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (раздел 9) работники имеют право на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, включая ...
Типично для делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;
- ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и документационным услугам. М.: Главархив СССР, 1991;
- Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.
Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
В целом он должен отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовка осуществляется службой дошкольного образовательного учреждения с участием архива, юридической службы. Подпись руководителя службы делопроизводства утверждается руководителем организации и исполняется его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель учета рабочего времени представляет собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для осуществления документального сопровождения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит описание каждого документа, его правовой статус и этапы подготовки документации. Табель успеваемости — это метод нормативного закрепления как состава документов, используемых в аппарате, так и порядка их подготовки.
Использование расписания в работе офисных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с функциями и задачами управления. Это, в свою очередь, исключает возможность необоснованного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью расписания можно учесть количество типов и форм документов.
Табель учета рабочего времени должен отражать максимально удобную систематизацию форм документов для дальнейшего использования.
После завершения составления расписания он подлежит согласованию с руководителями функций, сотрудники которых будут работать по правилам, установленным расписанием. После утверждения руководителем организации Табель учета рабочего времени становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.
Альбом форм документов организации. Наряду с Таблицей форм документов каждая организация должна иметь Альбом форм документов, который представляет собой собрание стандартов форм документов, включенных в Таблицу.
Унифицированные формы документов находятся в Альбоме в порядке, указанном в Таблице.
Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, альбом создается в оригинальном виде, на бумаге и в электронном формате.
4. Структура служб ДОУ. Основные функции служб ДОУ
На сегодняшний день различают четыре основных организационных службы ДОУ:
1. Управление делами.
2. Канцелярия.
Организация консультационной службы в АПК
... информационно-консультационных услуг; организация подготовки кадров для службы и создание условий для их работы; обеспечение информации о клиентах службы; высокий профессионализм работников службы, ... информационно-консультационной службой следующих задач: оказание содействия сельхозтоваропроизводителям в освоении инновационных разработок, передового опыта и методов ... организационно-правовой формы. В ...
3. Общий отдел.
4. Секретарь.
Управление бизнесом создается в министерствах и ведомствах, где осуществляется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется структурные типовые подразделения:
1. Секретариат — это структурное подразделение, созданное для управления организацией. В его состав входят:
- приемная;
- секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
- секретариат коллегии;
- протокольное бюро;
В функции секретариата входит:
- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными подразделениями организации;
- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.
2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования ДОУ, методический центр.
К его функциям относятся:
- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
- экспедицию;
- бюро переписки;
- бюро учета и регистрации документов;
- компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем
5. Центральный архив
6. Инспекция
Офис, как и другие организационные службы дошкольного образовательного учреждения, создается на предприятиях, научно-исследовательских, проектных и инженерных организациях и в высших учебных заведениях. канцелярии обычно работают подразделения (отделы, секторы, группы):
1. Экспедиция — это специализированный сайт, который принимает и отправляет документы и корреспонденцию почтой и курьером.
2. Отдел бухгалтерского учета и документации, в обязанности которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соблюдения принятых правил обработки документов, формирование и ведение справочной матрицы и информации.
3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции
подготовка обращений к рассмотрению руководством;
- контроль за сроками подготовки ответных документов подразделениях организации;
- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
- организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов из проектов, чтение и редактирование текстов документов, учет выполненных работ.
Язык и стиль организационно-распорядительных документов ( по ...
... организацией 10работы исполкома. Язык и стиль организационно распорядительных документов стиль организационного документа русский язык язык и стиль распорядительных документов реферат Курсовая работа: организационно распорядительные документы Их могут издавать руководители структурных подразделов предприятий. 10 Андреева В. И. Делопроизводство ...
6. Кабинет копирования и тиражирования, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с отправкой большого объема нормативной или распорядительной документации. Обязанности офиса сводятся к копированию документов, дублированию текстов документов, подготовке рекламных материалов, буклетов, брошюр.
7. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те же разделы, которые характерны для офиса, однако здесь подключаются такие подразделения, как отдел протокола, группа писем и приемная. Наличие этих особенностей деятельности, характера процедур управления, процедуры принятия решений и особенностей документации в этих учреждениях.
Группа протокола создается в учреждениях, имеющих постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование подразделениями;
- анализ документов, подготовленных подразделениями;
- подготовка заключений по документам, подготовленным подразделениями;
- организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной
Поэтому действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерное обслуживание дошкольных образовательных учреждений предприятий, учреждений, государственных организаций. Что касается неправительственных организаций, то решение о создании службы, ее наименовании и внутреннем составе принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает совет директоров, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативе — общее собрание членов кооператива.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В своих курсах я поставил себе цель описать сервис управленческой документации, описать его функции, изучить основные нормативные документы, регулирующие деятельность этой службы. Я постарался раскрыть эту тему полностью, исходя из поставленных задач.
Я пришел к выводу, что эффективность деятельности дошкольного образовательного учреждения зависит от квалификации сотрудников, степени оснащенности службы и условий труда.
В зависимости от принадлежности к той или иной группе дошкольное образовательное учреждение будет иметь свое специальное название и соответствующее предназначение.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/temyiov-po-dokumentatsionnomu/
Кадровое делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении ...
... нормативно-методических материалов по документационному обеспечению включает: ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов; требования к ...
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005
2. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. — 272с.
3. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., — СПб.: Питер, 2007. -224 с.
4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.
5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003
6. Киселев С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л. Киселев. – 2-е изд., стер. — М.: Издательство центр «Академия», 2004. -208с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с.
8. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. — М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).
9. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. – 192 с.
10 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416с.
