Документационное обеспечение управления

метки: Документ, Управление, Деятельность, Обеспечение, Документальный, Управленческий, Документационный, Распорядительный

Основные понятия документационного обеспечения управления (делопроизводство)

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Делопроизводство

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов(документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

управления

Документирование –

Организация работы с документами заключается в обеспечении движения документов в аппарате управления, их использовании в справочных целях и архивировании. Термин определен госстандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом

прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;
• документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;

систематизация (формирование дел) и текущее хранение

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения’, контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение’, формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. ‘Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен термин:

«Информация

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено определение понятия «документ»:

/ Документ – – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа, Официальные документы

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов, распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

Информационный менеджмент как процесс управления людьми, обладающими информацией

... Информационный менеджмент - как процесс управления, людьми обладающими информацией 1.1)Предмет информационного менеджмента Объект моего исследования - управление имеющейся у людей информацией. То есть я рассматриваю управление ... из основных тем работы - информация. Информация – это сведения, которые ... контроля и управления функциями маркетинга. Таким образом, маркетинговая деятельность информационной ...

—

• регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ создан в основном для фиксации информации и придания ей юридической силы. Значение латинского слова «документ» – доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа»

Юридическая сила документа

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Наиболее юридически значимые детали включают: название организации, дату и номер регистрации документа, подпись, печать, одобрение и печати одобрения.

с т.е. пени их подлинности

Черновой документ,, Беловой документ

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

Подлинник официального документа, Копия документа

Деятельность организации формализована набором документов, взаимодействующих определенным образом, что соответствует функциям управления и компонентам системы документов.

Система документации

организационно-распорядительные документы

Основное направление совершенствования документации — унификация и стандартизация.

Стандартизация

унификацией

Унифицированная система документации

Единые национальные формы документов обязательны для использования во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Современное государственное регулированиеделопроизводства, Законодательное регулирование делопроизводства

В настоящее время регулирование документации, организации и технологии управленческого документооборота осуществляется по разным направлениям: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов национального действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации

... документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614); Методические рекомендации по разработке по делопроизводству в федеральных органах ... актом Правительства Российской Федерации. 1.5 Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию ограниченного распространения, регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 ...

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. Подчеркните, что все бизнес-операции, выполняемые организацией, должны быть оформлены подтверждающими документами. Обязательная документация упоминается и в других законодательных актах. Таким образом, Гражданский кодекс РФ определил правовое основание не только для деятельности юридических лиц, но и для ее документирования.

номера).

В случае нарушения требований Регламента документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы).

Многочисленные правовые акты содержат правила, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческой документации. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок Регистрации ‘эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; Постановление

Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, действующее законодательство содержит значительное количество обязательных норм, правил и требований для документирования различных сфер деятельности государственных и негосударственных организаций, оформления отдельных видов документов, их текстового содержания.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Действующие национальные нормативные и методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и документационным услугам.

2. Типичен для делопроизводства в министерствах и ведомствах РФ.

3. ГОСТ Р 6.30–97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:

Государственное регулирование страховой деятельности в Российской Федерации

... финансовых институтов КУРСОВАЯ РАБОТА По дисциплине Страхование Государственное регулирование страховой деятельности в Российской Федерации Ф.И.О студента Глазин Иван Владимирович Направление: 38.03.01 Экономика ... количества документов, в которых будет прописана вся теоретическая часть; я проанализировал тенденции развития государственного регулирования рынка страховых услуг в Российской Федерации. ...

• федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
• предприятий, организаций и их объединений независимо

от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы ведомственных архивов:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

• порядок формирования дел в делопроизводстве;
• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
• порядок выделения документов к уничтожению;
• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или

ведомственный).

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям,

заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях,

в учреждениях и организациях.

Оформление управленческих документов общие требования

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила подготовки и оформления управленческих документов закреплены в действующих! В настоящее время в России действуют национальные нормативно-технические документы государственных стандартов.

В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

• права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
• состав применяемых в аппарате управленческих документов;
• компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие» в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Установлен комплекс требований к системе организационно-распорядительной документации, из которых 29 пунктов1.

Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• код формы документа;
• наименование организации;

справочные данные об организации – индекс предприятия связи,

Совершенствование деятельности организации как объекта управления. 2013 г

... управленческая деятельность - это, прежде всего, управление социальными группами людей, которые следует рассматривать как социально контролируемые системы. Организацию любого уровня можно рассматривать как социально управляемую систему: министерство, научно-производственное ...

почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа),

номер телефона, номер счета в банке;

• наименование вида документа;
• дата;
• номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа;
• гриф ограничения доступа к документу;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• печать;
• отметка о заверении копий;
• отметка об исполнителе и номер его телефона;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа;
• идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень деталей, используемых при оформлении документов, составляющих данную систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 – 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07,08,09,10, 15,21,22,23,24.

Требования 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и регистрации его «прохождения» через аппарат управления.

Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30–97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30–97.

I Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведен – !’ ними реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На формах для всех следующих стандартных листов бумаги делается только первое.

Бланк письма.

Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• код формы документа;
• наименование организации;
• справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке ставятся отметки для реквизитов: 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер документа, 11 — ссылки на номер и дату документа.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, Организационные документы

К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная

Эти документы содержат правила и положения, которые определяют состояние организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и сотрудников, их права, обязанности, ответственность, а установленные в них положения являются безусловными для исполнения.

Организация управления цепями поставок на предприятии

... моей курсовой работы: определение понятия SCM, особенностей логистических цепей; рассмотрение сущности управления логистическими цепями; рассмотрение планирования логистической цепи на различных этапах. Глава 1. Теоретические аспекты организации управления цепями поставок 1 Сущность, понятия и содержание организации управления цепями поставок ...

Организационные документы проходят обязательную процедуру согласования.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

Положения — нормативные акты, имеющие сводно-кодификационный характер и определяющие порядок обучения, компетенцию, организацию труда. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции».

Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

Общие положения.

Цели и задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Руководство.

Взаимоотношения (служебные связи)

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регулируются частью первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав — правовой акт, определяющий порядок обучения, компетенцию организации, ее функции, задачи и порядок работы.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес); j
• предмет и цель деятельности;
• порядок образования имущества (или уставного капитала, / выпуска и распределения акций и т.д.);
• порядок распределения прибыли;
• порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

органы управления (внутренняя организационная

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой Устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

• для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;
• для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

и штатная численность – документ, который закрепляет наименования подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

По модулю: Организация и управление торгово-сбытовой деятельностью

... по организации и управлению коммерческими и производственными процессами в магазине с целью достижения высокой экономической эффективности значительную роль играет деятельность по ... подгрупп и наименований товаров, включенных ... документ - Помощь в составлении отчетности. Составление и сдача обязательных отчетов ... практики я научился применять на практике ... прибыльность работы торгового предприятия. Важнейшим ...

Штатное расписание, Инструкция

издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

• документ длительного действия.

подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. может вводить действие после утверждения руководителем организации после издания специального распорядительного документ в том и в другом случае на первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и ты утверждения или ссылки на распорядительный до! его дату и номер.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической ~ деятельности.

В современном законодательстве договор служит основным документом, устанавливающим различные экономические связи и отношения между гражданами, гражданами и организациями, а также между организациями.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Распорядительные документы

Административные акты включают указы, решения, постановления, указы и инструкции. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения,

Подготовка распорядительных документов складывается этапов:

• изучение управленческого вопроса;
• подготовка проекта распорядительного документа;
• согласование документа;
• подписание документа.

Приказ наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Также издаются приказы по административным вопросам, требующим юридического решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего, органа вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено не для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Реферат структура и задачи органов управления здравоохранением

... здравоохранения Российской Федерации, которое является центральным отраслевым органом руководства здравоохранением в составе правительства и возглавляемое Министром здравоохранения, организационная структура и штатное расписание Министерства здравоохранения ... органов управления здравоохранением свойственно двойное подчинение, а именно: Министерство здравоохранения ... цели и задачи в различных ...

По содержанию и способам исполнения приказы делятся на приказы по основному виду деятельности и по персоналу.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая осуществляется отдельно от других документов, индексы присваиваются заказам в течение одного календарного года.

Указание правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право давать указания также принадлежит руководителям организаций, учреждений и предприятий при принятии решений по оперативно-производственным и административным вопросам.

Инструкция по оформлению не отличается от заказа, она одинакова как по составу, так и по расположению деталей.

Распоряжение

По составу деталей и их размещению заказ не отличается от заказа, однако часто не содержит констатирующей части. В этом случае текст постановления начинается непосредственно с пунктов, которые формулируют нормативные акты. Если необходимо пояснить выдачу приказа, текст административной части начинается словами «ПРЕДЛОЖЕНИЕ» или «ОБЯЗАТЕЛЬНО».

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. и проставления даты. Датой решения считается дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

3 Протокол

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов власти, а также ученых, технических и методических советов.

Собрания акционеров и советов директоров ведутся обязательными протоколами.

Протоколы представляются в органы государственной власти для (например, при коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.).

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол составляется на основании записей, сделанных на заседании секретарем вручную или с помощью диктофона.

Особенности управления в таможенных органах

... анализ структуры и функций управления, проведение исследований в области организации системы управления в таможенных органах, определение перспектив совершенствования и развития таможенных органов. Предметом исследования является современная система управления таможенными органами Российской Федерации. Разработка ...

Протокол составляет секретарь собрания, подписывается председателем и секретарем.

Выписка из протокола, Справочно-информационные документы

Информационно-справочные документы являются вспомогательными к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может приниматься к ведению либо служить основанием для издания распорядительных документов, К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т.п.

Акт – справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или должностным лицом, наделенным полномочиями.

Формуляр-образец акта состоит реквизитов:

• наименование министерства или ведомства;
• наименование организации;
• наименование подразделения (если необходимо);
• наименование вида документа (акт);
• дата (актируемого события, проставляется при составлении акта

независимо от того, когда он подписан);