Функция контроля в менеджменте

метки: Контроль, Функция, Менеджмент, Процесс, Организация, Деятельность, Задача, Решение

Сущность и назначение функции контроля

Бизнес ведет свою деятельность, а менеджеры прилагают много усилий, чтобы чего-то добиться в рамках своего окружения. Они стараются планировать деятельность предприятия, организовывать совместную работу, отслеживать полученные результаты и принимать множество решений. Однако затраченная работа может оказаться пустой тратой времени, и фирма будет «плыть по воле волн», если руководство не будет осуществлять эффективный контроль над многими процессами, которые создают условия стабильности для фирмы. Контроль необходим, чтобы быть уверенным в эффективности компании. Однако сама функция контроля — понятие отнюдь не однозначное. Виды деятельности, включаемые по функциональному признаку разделения управленческого труда в контроль, так широки, что для того, чтобы увидеть их в процессе управления, необходимо рассмотреть их на широком фоне определенных понятий и влияний, прежде чем обсуждать основные принципы и цели.

Направленность функции контроля.

Для менеджеров, вовлеченных в управление какими-либо процессами, насущной необходимостью является способность объективно оценивать факты.

Факты — это информация, характеризующая истинное положение дел, результатов деятельности, состояние протекания процессов (производственных, подготовки и реализации управленческих решений).

Функция контроля используется для установления уровня эффективности зафиксированных фактов. Без оценки результата организация не может определить, насколько хорошо она работает и обеспечивает достижение своих целей. В требуемое время система менеджмента должна иметь сравнительную информацию о фактическом состоянии организации и состоянии, в котором она должна находиться в соответствии с разработанным планом.

контроль —

на установление ошибок и ограничение их накопления

Неопределенность — главное условие, в котором менеджеры должны принимать решения. Люди, принимающие участие в подготовке решения (сбор, анализ, обработка информации, выработка вариантов решения) и его реализации (исполнении), являются мощным источником неопределенности. Их поведение сложно предсказать и зависит от многих личных характеристик и условий работы. руководителю важно понимать, что любого результата можно достичь, работая вместе с людьми и через людей. В этом процессе есть функция контроля, которая позволяет менеджеру убедиться, что люди, участвующие в процессе принятия решений и исполнительного процесса, действуют так, как должны. Также в процессе контроля менеджер может своевременно выявить проблемы и не допустить их перерастания в кризис.

По предмету: «Правоведение Конституция Республики Узбекистан» ...

... собственности. Правоохранительная деятельность - важнейшая и необходимая функция любого ... государственных функций: законодательная, правоохранительная и правоохранительная. Законодательный процесс - ... деятельность государственных органов должна соответствовать основным функциям государства. По направленности функции государства делятся на внутренние и внешние. Внутренние функции направлены на решение ...

преодоление сложных проблем

обратной связи.

Следовательно, используемый в коммуникационных процессах контроль в виде обратной связи позволяет руководителю убедиться, что подчиненный правильно понял и воспринял поставленную перед ним задачу.

Стандарты. Процесс контроля заключается в выявлении отклонений от планируемых (заданных) параметров. Процессы управления протекают при соблюдении определенных норм — стандартов.

ограничений

изменению стандартов.

Эмоции. Поскольку организации вынуждены работать в стандартных условиях, в организациях и в обществе в целом, слово «контроль» имеет негативный оттенок и порождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Контроль часто интерпретируется как принуждение, ограничение, подчинение чему-то. Слово «контроль» может ассоциироваться с чувством неуверенности и беспокойства.

Обычно художники выступают против контроля над своей деятельностью, особенно если они чувствуют себя необоснованными, чрезмерными или неправильно направленными. Все это верно. Однако сущность и смысл контроля заключается не столько в ограничениях деятельности отдельных лиц или организаций, сколько в возможности обеспечения достижения организацией своих целей путем своевременной корректировки деятельности организации до того, как возникающие проблемы не превращаются в кризис. Контроль позволяет сопоставлять реально достигнутые результаты с запланированными показателями, т. е. ответить на вопрос: насколько мы продвинулись к поставленным целям? Руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Самым важным смыслом контроля является точное определение тех сфер деятельности руководителей и подчиненных, которые наиболее эффективно способствовали достижению общих целей организации. Уровень участия в достижении целей организации должен быть понятен руководителям и подчиненным, а не только руководителям. В этом случае им будет понятен смысл контроля над их деятельностью.

снижение системы сопротивления

Минимизация затрат. Функция контроля — это деятельность не только по выявлению отклонений фактического результата от запланированных показателей, но и одновременно по проверке эффективности, правильности и обоснованности ранее принятых решений. Проверка также выявляет фактическую основу, которая позволяет исправить ранее принятые решения или принять новое решение, более соответствующее реальной ситуации, присущей возможностям организации. Постоянный контроль принимаемых решений и их корректировка приводит к снижению затрат, предотвращению неэффективного использования ресурсов организации. Следовательно, функция управления направлена ​​на минимизацию затрат и стимулирование производства.

мониторингу и выработке реакции

Настало время дать понятие функции контроля. Существуют различные определения этого понятия. Например, контроль — это функция «непосредственного и постоянного надзора» (К. Маркс, соч., изд. 2-е, т. 23, с. 343).

Контроль — это «орудие совершенствования государственного аппарата, искоренения бюрократизма, своевременного претворения в жизнь предложений трудящихся» (Смирнов Б. В. Функции управления социалистическим производством).

Управление коммерческой деятельностью торгового предприятия в ...

... коммерческих предприятиях в процессе управления коммерческой деятельностью реализуются такие функции управления, как экономический анализ показателей коммерческой деятельности, прогнозирование спроса и продаж. Долгосрочная цель коммерческого предприятия ... Он определил пять начальных функций в управлении: планирование, организация, лидерство, координация и контроль. По словам Файоля, «направлять» ...

Контроль — это «оценка решений (в том числе и решений о бездействии) после того, как они уже воплощены в жизнь» (Р. Акофф. Планирование в больших экономических системах).

Контроль-это процесс обеспечения достижения организацией своих целей» (Мескон М. X. и др. Основы менеджмента).

Толковые словари дают такие объяснения слову «контроль»: регулировать, контролировать, соблюдать границы, осуществлять власть.

Такие концепции основаны на том, что контроль как вид управленческой деятельности и как функция управления меняет цвет в зависимости от объекта счетчика и окружающих условий, а также из-за недостаточной изученности данного вида деятельности. Это приводит к тому, что управление очень часто сочетается с независимыми функциями, такими как анализ и регулирование.

Специалисты менеджмента, наверное, согласятся с тем, что понятие «контроль» охватывает три его значения: 1) контроль как одна из общих функций управления; 2) контроль как деятельность или процесс выполнения управленческой работа; 3) контроль как способ соблюдения людьми или организациями установленных стандартов (ограничений и критериев).

Исходя из этих предпосылок, дадим следующее определение понятия «контроль».

Контроль — это процесс менеджмента, с помощью которого лицо или организация (коллектив людей) осознанно устанавливают фактические результаты, и сопоставляют с тем, что другое лицо, группа или организация в целом должны делать для достижения запланированных целей.

Теперь, когда у нас есть общее представление о том, что такое контроль, мы рассмотрим контроль как функцию управления и как вид управленческой деятельности.

Контроль как функция управления.

Как связующая и многогранная функция в процессе производства и управления, контроль служит многим целям. Основными целями контроля в организации являются следующие.

• Обеспечение планового осуществления производственного процесса. Достижение этой цели в основном связано с двумя видами контроля: экспедиторский, диспетчерский.

Экспедиторский контроль

а) своевременность обеспечения производства материалами, деталями, узлами;

• б) поддержание достаточного, но не чрезмерного уровня запасов материальных ресурсов;
• в) поддержание достаточного, но не чрезмерного уровня запасов готовых изделий и такого движения незавершенного производства, которое позволяет отгрузить продукт потребителям в срок;
• г) выполнение календарных программ, обеспечивая обязательства по отгрузкам.

Диспетчерский контроль

а) контроль выдачи производственным подразделениям скоординированных календарных планов выпуска продукции;

• б) поддержание гибкости в производственном процессе;
• в) контроль процесса выполнения календарных планов, обоснование необходимых регулирующих воздействий в процессе производства.
• Обеспечение стандартов качества выпускаемой продукции.

Контроль качества продукции проявляется в разных формах и вызывает к нему разное отношение. Наиболее распространенные виды контроля направлены на следующие объекты:

Управления конфликтами в организации

... работы Речь идет об особенностях управления конфликтами в организации. Речь идет о процессах, влияющих на выбор того или иного метода управления конфликтом. Задачи данной работы следующие: ... властных и управленческого контроля над деятельностью членов организации. Изменение отношений зависимости. Блокирование потребностей отдельных конфликтующих сторон связано с отношениями зависимости. В то же ...

• йодным контролем;
• производственный контроль;
• финишный (окончательный) контроль;
• выборочный контроль;
• нормоконтроль.

Эти две цели контроля являются одновременно элементами производственного процесса и процесса управления.

маркетинговому контролю.

финансовый контроль,

контроль доходности (рентабельности);

контроль финансовой устойчивости;

контроль кредитоспособности;

контроль использования капитала;

контроль уровня самофинансирования;

контроль валютной самоокупаемости.

Управленческий контроль

коммуникационный контроль.

Этим перечнем, естественно, не исчерпываются цели функции контроля. Деятельность контроля распространяется и на другие объекты. Например, «защитить активы организации от краж, браков, злоупотреблений». Функция контроля осуществляется посредством инвентаризации, аудита и установления ответственности. Руководство компании, выражая цели контроля в конкретных организационных формах, создает четкую справочную базу для последующих решений относительно деятельности организации. Осуществление контрольных функций, пронизывающих все сферы деятельности, позволяет определить, насколько хорошо организация выполняет свои задачи.

Контроль как вид управленческой деятельности.

Контроль как управленческая деятельность сводится к сравнению двух результатов руководителя: результата, установленного планами работы организации, и фактического полученного результата. Контрольная деятельность всегда направлена ​​на рассмотренные выше объекты контроля. Как известно, деятельность — это конкретная управленческая задача. Каждая задача управления имеет свое предназначение и интегрируется с другими задачами в системе управления. Если бы это было не так, было бы невозможно добиться эффективного разделения труда между служащими административного аппарата. Это приводит к дублированию работы и появлению так называемых «задач» вообще нет.

Управление поведением объекта имеет свою цель и временные рамки для его реализации. Таким образом, контроль как вид деятельности можно классифицировать по двум критериям: цели и времени осуществления.

По назначению можно выделить следующие виды контроля:

функциональный;

операционный.

Эти типы управления различаются только в отношении объекта или процесса, которым управляют.

Анализ управления инновационной деятельностью предприятия (на ...

... направленных на повышение эффективности инновационной деятельности и устойчивости компании. Анализ управления инновационной деятельностью ОАО «Гродномебель» Открытое акционерное ... данный анализ в зависимости от стоящих задач можно дополнять следующими группами показателей эффективности: ... фабрика" удостоено "Диплома III степени". Компания проводит достаточно активную инновационную политику за счет ...

Линейный контроль., Функциональный контроль.

Объектами функционального контроля являются определенные функции, по которым проверяются важнейшие экономические показатели. Например, в финансовом контроле в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, затраты производства и их отношения к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др..

Процесс решения задач функционального контроля заключается в сравнении определенных показателей результативности со стандартами (нормами).

Результат их решения выражается в установлении величины отклонения результирующего показателя от плановой нормы. Большинство действий этого типа решаются на основе учетной информации, в отличие от линейных контрольных мероприятий, которые в основном используют информацию наблюдений. Распространение результирующей информации происходит как по вертикали (снизу вверх), так и по горизонтали (объект-контролер).

Операционный контроль.

Задачи операционного контроля в основном обеспечивают два главных направления в производственном процессе:

• а) контроль осуществления производственного процесса изготовления продукции в соответствии с календарными производственными программами и технологическими параметрами (диспетчерский контроль);

— б) контроль качества выпускаемой продукции на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемого сырья и материалов и заканчивая определением соответствия произведенного продукта техническим характеристикам и параметрам в ходе испытаний, эксплуатации и послепродажного обслуживания.

Помимо основных типов, оперативное управление используется и в других функциональных подсистемах. Например, контроль оплаты текущих счетов, контроль поступления денежных средств на счета предприятия и др.

Объектом управления являются отдельные операции процесса, происходящие внутри организации.

Время осуществления контроля.

По признаку времени решения задач контроль можно разделить на три основных вида:

предварительный контроль,

текущий контроль,

заключительный контроль,

Эти виды контроля схожи, но различаются только временем осуществления.

Это обстоятельство станет яснее после краткого ознакомления с выбранными типами управления.

Предварительный контроль

• контроль осуществляется не на стадии выполнения плановых заданий или распоряжений руководства, а на стадии планирования, организации, разработки проектов и др.;

2. контроль выражается не в сопоставлении текущего состояния со стандартами, а в соблюдении определенных правил, норм, ограничений, требований, процедур поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, оргструктур управления и др. — это способ контроля эффективного выполнения всей работы;

Управление эффективностью организации

... уровня управления эффективностью Уровни по нисходящей ветви цикла: Моделирование стратегии и коммуникация Определение целей деятельности (карта стратегии) и ключевых показателей эффективности функционирования организации (финансовых и нефинансовых показателей) Моделирование бизнеса ...

• контроль осуществляет не специальный контролер или вышестоящий руководитель, а непосредственно исполнитель проекта путем соблюдения правил.

На предприятиях предварительный контроль используется в следующих видах деятельности: разработке различных проектов (планы, оргструктуры управления и т. п.), в подборе человеческих ресурсов, поиске финансовых ресурсов, определении материальных ресурсов. Например, проведение собеседований (контроль уровня квалификации) при приеме работников на предприятие, предварительный контроль сырья, материалов, комплектующих непосредственно у поставщика или определение стандартов на поставляемые материалы. Развитие организационной структуры менеджмента требует соблюдения определенных правил и положений.

Профилактическая проверка в основном включает общие задачи, включая переадресацию, проверку линии и функциональную проверку.

Текущий контроль

Сфера его применения — это процессы реализации управленческих решений и отправка реализации производственного процесса. Текущий контроль в основном касается частных задач и является прерогативой начальства, контролирующего работу своих подчиненных. Он используется в следующих областях управления:

контроль исполнения решений;

проведение пооперационного контроля в технологическом процессе производства продукции;

обеспечение обратной связи в коммуникациях;

определение изменений во внешней среде — конкуренции, законодательстве, культурной среде, экономике и др.;

процесс адаптации организации к происходящим изменениям и усовершенствование деятельности.

Текущий контроль может проводиться как во время выполнения работы (пооперационный контроль), так и для измерения фактических результатов, полученных после проведения работ, направленных на достижение целей (линейный контроль).

Это наиболее распространенная и наиболее заметная часть контроля, осуществляемого в организациях.

Заключительный контроль

Может возникнуть вопрос: зачем нужен такой контроль, если работа уже сделана и повлиять на нее невозможно. В качестве аргумента можно привести цитату из мудрой китайской книги «И Цзинь» («Книги перемен»): «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».

Заключительная проверка позволяет провести углубленный анализ проделанной работы с целью выявления причин ее выполнения. Например, финальная проверка готовой продукции проводится не только для того, чтобы убедиться, что бракованная продукция не отправлена ​​потребителю, но и для выявления причин, которые привели к браку.

Второе важное направление итоговой проверки — это точное и объективное измерение результата проделанной работы для следующего мотивационного вознаграждения исполнителя.

Рассмотренная классификация типов контроля — это не что иное, как видение несколькими сторонами одной и той же контрольной деятельности: цель контроля, время реализации, параметры контроля, источники информации, местонахождение. Определенная функция классификации может использоваться для каждой конкретной цели. Например, для распределения задач по вертикали при проектировании оргструктуры управления их нужно рассматривать по признаку параметров контроля (общие и частные), а для распределения по горизонтали — по назначению контроля (линейный, функциональный и операционный).

Управление организацией

... схем, пригодных лишь для определенных условий или чрезвычайных обстоятельств, породили стереотип консервативного мышления и организационной скованности. Цель : раскрыть особенности управления организацией. Задачи: ... и сложности организации; к такому же результату приводят современные тенденции к ... количества менеджеров для заданной нормы контроля. Назначение программируемого класса решений позволяет ...

Если нужно разрабатывать схему технологии осуществления контроля, то задачи нужно рассматривать с позиций времени контроля (предварительный, текущий, заключительный).

2. Процесс и принципы контроля

контроль менеджмент

Процесс контроля представляет собой набор процедур решения задач контроля, обеспечивающих поиск учетной информации о поведении объекта (людей, занятых в производственном процессе и выполняющих другие функции управления, а также параметров орудий и средств производства) и сравнение ее со стандартами или плановыми показателями для определения расхождения между текущим состоянием и установленными параметрами. Аудит может проводиться в отношении деятельности отдельного сотрудника, группы сотрудников, отдела, службы или всей организации. Разработка алгоритма (схемы) и выбор методов решения задач контроля зависит от целей контроля. Достижение целей обеспечивается составом и содержанием контрольных задач. Задачи контроля.

Контрольная функция — это совокупность контрольных мероприятий, решение которых направлено на получение информации, характеризующей состояние контролируемых параметров объекта.

Как мы уже знаем, задача управления является одним из элементов организационной структуры управления, поэтому схема контроля зависит от выбранного типа организационной структуры управления и является ее неотъемлемой частью. Поэтому схема контроля проектируется вместе с разработкой

Напомним, что задачи управления занимают свое место в общей схеме решения задач управления. Они являются составной частью модуля регулирования (рис. 1.).

Рис. 1. Место задач контроля в модуле регулирования

Модуль регулирования демонстрирует, насколько близко, на первый взгляд, слиты задачи контроля, анализа планирования, учета и регулирования (руководства).

Задачи контроля играют связующую роль между задачами планирования, устанавливающими стандарты, задачами учета, фиксирующими состояние контролируемого объекта, и задачами регулирования, обеспечивающими корректировку в том случае, если достигнутые фактические результаты существенно отличаются от установленных стандартов или плановых показателей. В практике управления возможны случаи, когда информация, используемая для контроля, не подлежит учету (нет потребности).

В этом случае контроль — это процесс наблюдения за поведением управляемого объекта. Разумеется, не все процессы и объекты в организации контролируются. Постоянный контроль препятствует инициативе сотрудников, превращает организацию в жестко регулируемую систему и снижает эффективность ее работы. Как правило, такая система управления не соответствует соотношению: затраты — прибыль. Следует помнить, что каждый отслеживаемый параметр увеличивает стоимость системы управления. Чтобы этого не произошло, при разработке схемы управления необходимо определить состав задач управления. Каждая задача, которая может быть или должна быть включена в схемы контроля, сопоставляется:

Современная модель управления организацией . Модели и методы ...

... на тему Современная модель управления организацией. Производственный срез изготовление продукта, снабжение и современная модель управления организацией реферат ... повторения Для решения, современная модель управления организацией реферат каких задач организации применяется линейное ... На чем, в первую очередь, должна основываться система контроля качества на современном предприятии, основанная на ...

• ü с подсистемой (объектом или процессом), состояние которой необходимо контролировать;
• ü с параметрами объектов или процессов, которые возможно измерить;
• ü с влиянием вариаций параметров, влияющих на достижение целей;
• ü с соотношением расходов на сбор информации по каждому контролируемому параметру с ожидаемым выигрышем.

Для получения ответов на поставленные требования можно пользоваться законом Парето (20:80).

Содержание задачи контроля (исходная информация, время, параметры, назначение контроля) определяется целью контроля. Важной характеристикой задач контроля является его направленность на среду (внутреннюю, внешнюю).

Эти характеристики позволяют провести условную классификацию задач контроля (рис. 2.).

Рис. 2. Схема классификации задач контроля

Цели контроля.

Цели контроля

Есть цели, для которых сложно установить количественные значения параметров, но контроль за их достижением важен для организации. В этом случае следует выбрать косвенные индикаторы, которые имеют отношение к этой цели и поддаются измерению. Однако важно помнить, что другие факторы также могут влиять на достижение этой конкретной цели. Менеджер должен уметь определять степень влияния того или иного фактора на процесс достижения цели.

Область, в которой установить показатели для контроля результатов особенно трудно, это НИОКР. Лица, осуществляющие контроль.

Обычно складывается впечатление, что в организации имеются специально выделенные «контролеры», которые призваны решать задачи контроля. Такая категория служащих составляет незначительную долю в общей численности коллектива организации. Обычно это сотрудники отдела технического контроля качества продукции. Основную часть задач контроля выполняют руководители, независимо от своего ранга. Кроме того, задачи контроля решают штабные (функциональные) менеджеры как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Поэтому в действительности организация имеет разветвленную сеть субъектов контроля. Исходная информация для контроля. Для осуществления контроля необходимо иметь два вида информации:

• а) стандарты (или плановые показатели) и критерии, определяющие, как должен осуществляться процесс;
• б) результат (промежуточный или конечный), характеризующий истинное состояние контролируемых параметров объекта (процесса).

Стандарты и критерии устанавливаются в процессе решения задач планирования и вытекают из множества целей и стратегии организации. Стандарты и критерии называются показателями результативности, определяющими то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. Контролируемые результаты устанавливаются функцией учета и поступают из двух источников: контролируемых объектов (процессов) внутри организации и контролируемых факторов внешней среды. Поэтому при формировании состава задач контроля необходимо детально провести анализ факторов внешней среды и определить внутренние характеристики контролируемых параметров. Важно осознать, что ошибки и проблемы, возникающие внутри организации, переплетаются, если их не контролировать и вовремя не исправить, с воздействиями условий внешней среды.

По модулю: Организация и управление торгово-сбытовой деятельностью

... по организации и управлению коммерческими и производственными процессами в магазине с целью достижения высокой экономической эффективности значительную роль играет деятельность по ... необходимо сообщить администратору о необходимости заказа конкретного товара. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. За время практики я научился применять на практике ... информации о ... работы торгового предприятия. ... сдача обязательных отчетов - основная ...

В организациях контроль внешней среды используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам, а также реализации готовой продукции (маркетинговый контроль).

Параметры контроля.

Управление осуществляется в отношении процессов, выполняемых в объектах. Оценить «правильность» осуществления процессов можно только на основе учета и измерения фактического результата, полученного на данный момент времени, или поев проведения работы, направленной на достижение желаемой цели.

Количественное выражение результата представляет собой значение одного или нескольких параметров, описывающих состояние объекта или процесса. Например, организация повысила объем продаж на 10%. Конкретным параметром (в данном случае) является количество проданных единиц товара. Или исключить нарушение нормы страхового запаса материала. В данном случае контролируется не процесс, объект (страховой запас, находящийся на складе).

Параметром является количеств единиц сырья.

Параметры контроля позволяют лицу, осуществляющему контроль, сопоставить сделанную работу с запланированным заданием (стандартом).

общие задачи,

частные задачи,

Такое деление задач контроля имеет важное значение для распределения их по уровням иерархии в оргструктуре управления, т. е. обязанностей, ответственности и прав каждой должности в структуре аппарата управления. Без выделения категорий задач контроля невозможно создать эффективную схему взаимосвязи задач управления, а, следовательно, обеспечить четкое взаимодействие аппарата управления. Чтобы внести весомый вклад в успех организации, контроль должен соответствовать ряду принципов.

Принципы контроля.

Принципы определяют правила для осуществления эффективного контроля в организациях любого типа. На их основе строятся различные схемы выполнения контрольных функций. Схемы отражают специфические особенности каждой организации, но в то же время должны соответствовать принципам контроля.

В отличие от общих принципов управления, функция контроля имеет свои частные принципы.

Нижеследующие принципы должны служить руководством, или правилом, для создания эффективной схемы контроля в организации (предприятии, банке, гос. учреждении).

Принцип результативности.

Результат —

Следовательно, схема организации контроля должна охватывать сферы деятельности организации, которые имеют ключевое и результирующее значение для достижения целей организацией. Необходимо избегать контроля ради контроля. Бесполезно иметь обширную и полную информацию о различных отклонениях от стандартов, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий.

Так же бесполезно пытаться контролировать результаты, которых организация не может достичь или не в состоянии измерить.

Результативность контроля обеспечивается только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей с минимальными корректировками программы их достижения. Принцип адресности контроля.

Информация о результатах контроля важна только тогда, когда она доходит до тех лиц, которые обладают правом осуществлять регулирующее воздействие на объект для соответствующего изменения параметров. Схема выполнения контроля должна обеспечивать получение информации, соответствующей контролируемому виду деятельности. Информация, получаемая в результате контроля, должна объективно отражать то состояние контролируемого объекта, которое действительно важно для успешной работы организации. Принцип восприимчивости контроля.

Контроль не должен создавать у работников организации чувства неопределенности и беспокойства. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для контроля их деятельности, и вся система контроля их работы действительно полно и объективно отражают их труд. Применяемая схема контроля и система стандартов должны быть понятны лицу, результаты работы которого контролируются. Кроме того, люди должны понимать истинную цель контроля. В противном случае они будут сознательно нарушать или игнорировать схему контроля. Так, например, водители маршрутных автобусов сознательно ломали штамп-часы, контролирующие прибытие и убытие автобуса с начального или конечного пункта маршрута. Исправить такое положение можно было только системой мотивации труда водителей.

Восприимчивость контроля также обеспечивается четкостью и ясностью стандартов. Стандарт должен играть роль мотивирующего фактора. Нереальный или несправедливый стандарт, с точки зрения контролируемого лица, разрушает мотив к предоставлению достоверной контрольной информации. Люди должны воспринимать стандарты как жесткие (иначе они будут действовать демотивирующе), но справедливые и достижимые.

Одной из важных сторон восприимчивости контроля является его простота. Простая схема контроля понятна людям, взаимодействующим с ней, они поддерживают ее, она требует меньших усилий и более экономична. Принцип своевременности контроля.

Информация, переданная руководителю раньше, чем она будет ему необходима для принятия решений, может потерять свою ценность из-за устаревания. Несвоевременную информацию руководитель, как правило, не рассматривает и откладывает ее «на потом», а затем о ней забывает.

Если информация приходит с опозданием, и ее нельзя использовать для принятия решения, то она теряет всякий смысл.

Важнейшей ролью контроля является обеспечение информацией для устранения отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Организационная схема контроля должна создаваться так, чтобы давать информацию нужным людям до того, как разовьется кризис. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, которые адекватно соответствуют контролируемому явлению.

Принцип гибкости контроля.

Схема контроля не должна иметь жесткие организационные рамки. Она находит свое воплощение в организационной структуре управления предприятием. Организационно контроль должен быть достаточно гибким и своевременно приспосабливать к происходящим изменениям. Такое свойство контроля позволяет проводить своя временные изменения в оргструктуре управления, чем частично обеспечивается т гибкость. Частичность объясняется тем, что оргструктура изменяет свои параметры и при изменениях, происходящих в других функциях.

Подвижность факторов внешней среды достаточно быстро меняет обстановку в организации. Поэтому контролируемые параметры, которые играли ключевую роль в прошлом, сегодня могут потерять свою актуальность. При этом возникли новые факторы, которые не были встроены в схему контроля предприятия, в связи с чем она не могла отслеживать их изменение. Без достаточной (и весьма значительной) степени гибкости система контроля не будет действенной в тех ситуациях, для которых она предназначена.

Принцип экономичности контроля.

Контроль необходимо воспринимать как средство, помогающее руководству организации достигать желаемых результатов. Нужно помнить, что система контроля должна работать на получение прибыли. В то же время контроль связан с множеством расходов, таких как оплата труда контролеров, потери рабочего времени на контроль, стоимость средств контроля, дополнительные отчетные данные и т. п.

Стоимость системы контроля должна быть сравнима с прибылью, приносимой этой системой.

Как показано на рис. 3., для того, чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо анализировать как стратегические аспекты, так и краткосрочные.

Рис. 3. Модель контроля затраты-прибыль

Приведенная модель позволяет провести анализ трех фундаментальных вопроса:

• что больше: затраты на стратегию контроля или прибыль от реализации этой стратегии;
• какое соотношение затраты-прибыль у других систем контроля той же деятельности;
• какой процесс или какую деятельность надо контролировать.

Такой анализ позволяет сделать вывод: если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества и доход, то организации лучше отказаться от этой стратегии контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль, упростить его организационную схему.

Однако, если система контроля имеет стратегическое значение для организации, то такой контроль следует вести, даже если соотношение «затраты-прибыль» незначительно.

3. Организация и осуществление процесса контроля

Эффективно действующий контроль на предприятии не является стихийно сложившимся процессом. Как и любую человеческую деятельность, процесс контроля необходимо разрабатывать и организовывать. Проектирование процесса контроля ведется совместно с разработкой организационной структуры управления (как ее составная часть).

Если же предприятие имеет возможность создать автоматизированную компьютерно-информационную сеть, то процесс контроля должен вписываться в эту сеть. Кроме того, руководитель для целей контроля широко использует неформальные источники информации. Поэтому при разработке схемы контроля необходимо, по возможности, учесть потоки информации, протекающие в неформальной структуре.

Разработка процесса контроля.

Должно быть очевидно, что информационная система, обеспечивающая коммуникации, система принятия решений и система контроля сильно связаны между собой и представляют лишь условно выделенные части того, что мы называем организационной структурой управления. Эти три части не следует рассматривать, и тем более проектировать по отдельности. К сожалению, на практике это часто делается. В результате эти три части не стыкуются между собой, что приводит к ухудшению качества системы управления.

В процедуре проектирования контроля существует четыре четко различимых этапа:

• F выбор контролируемой подсистемы;
• F определение параметров подсистемы, которые подлежат контролю;
• F установление источников информации, необходимой для контроля;
• F установление потребителей (контролеров) контролируемой информации.

Рис. 4. Схема разработки процесса контроля

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. На рис. 4. представлена схема разработки процесса контроля.

Поскольку организация использует избирательный контроль (иначе он будет экономически неоправдан), то первый этап состоит в определении тех объектов или процессов, которые необходимо контролировать.

В каждом случае подсистемы представляют собой ключевые направления деятельности (конкретные функции) организации. Выделению подлежат те подсистеме по которым при планировании определены стандарты и конкретные критерии. Если этого нет, то контроль практически осуществить невозможно. Контролю также подлежат все решения, вне зависимости от того, были они приняты при планировании ига по ходу работы менеджера (текущие).

Объектом обязательного контроля на предприятии являются:

• F входные активы: сырье, материалы, узлы, детали, расчетно-кассовые операции и др.;

• F производственный процесс изготовления продукции или оказания услуг;
• F выходные результаты: качество готовой продукции, сроки отгрузки продукции потребителю, продаж;
• F установленные нормативы: техника безопасности, нормы времени, санитарные нормы, пожарные нормы, экологические нормы и т.

п.;

• F правила, требования, ограничения на выполнение определенных видов работ;
• F результаты работы исполнителей управленческих решений;
• F обратная связь в процессе коммуникаций.

Каждый из объектов должен, по возможности, быть описан с позиций конкретных задач управления. Последние два вида объектов трудно поддаются описанию. Это не относится к программируемым управленческим решениям, а лишь к тем решениям, которые принимает руководитель по текущим ситуациям.

Таким образом, по каждому объекту необходимо определить состав задач контроля.

Описание параметров контролируемых объектов.

Задача будет понятна исполнителю только в том случае, если в ее содержание будут включены конкретные параметры. Например, формулировка задачи «Контроль денежных средств» (объект контроля) не позволяет осуществить контроль, поскольку нет указания на конкретные показатели, которые нужно сравнить со стандартом.

Результатом данного этапа является наполнение задач контроля конкретным содержанием, т. е. по каждой задаче необходимо указать объект контроля, контролируемые показатели, время контроля. Например, ежедневный контроль (время) поступления денежных средств (показатель контроля) от потребителей продукции (объект контроля).

Сравнение параметров со стандартами.

Как мы уже упоминали, стандарты устанавливаются в процессе планирования. Но плановики часто могут не учитывать возможности контроля, осуществляемого другими людьми. Поэтому при описании задачи контроля необходимо выявить установленные стандарты по каждому контролируемому параметру. Если параметр объекта не может соответствовать стандарту или значение параметра нельзя оценить, то необходимо внести изменения или в задачи планирования (установление стандарта) или изменить содержание задачи контроля. Таким образом, происходит взаимное согласование задач планирования и контроля.

Установление источников информации.

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/na-temu-kontrol-na-funktsiya-menedjmenta/

Технология решения задач контроля представляет собой получение информации о состоянии объекта и ее сравнение со стандартами. Состояние объекта определяется источником информации и фиксируется функцией учета. Значительную часть информации,

несмотря на широкое использование компьютеров, приходится обрабатывать человеку. Для удобства обработки человек изобрел различные носители информации: документы, средства отображения (мониторы, табло и т. п.).

Человека, создающего эти носители информации и передающего их контролеру, мы будем называть источником информации. К таким источникам информации относятся:

• Ä лица, призванные реализовывать управленческие решения;
• Ä лица, которые выполняют какую-либо работу и результат оформляют в виде отчетного документа;
• Ä технические средства, способные измерять количественное значение параметров и результаты измерения передавать контролеру.

Всегда нужно помнить, что значение контролируемого параметра является результатом решения задачи учета или данными, снятыми техническими средствами непосредственно с контролируемого объекта.

Если переданная информация не востребована, то она теряет смысл. Поэтому конечным пунктом исходной информации и стандартов является лицо, осуществляющее непосредственный контроль. Контролер — это лицо, принимающее непосредственно решение по контролю: ничего не предпринимать либо установить причину отклонения и принять адекватные меры. Установление места контролера обеспечивает адресность контроля. Организация процесса контроля.

Даже прекрасно спроектированная оргструктура управления и ее составная часть, подсистема контроля, не будут работать, если не организовать сам процесс. Давать какие-либо рецепты по организации контроля — бесполезное занятие. Каждая организация и даже контролеры внутри одной и той же организации пользуются такими схемами контроля, которые приспособлены к их собственным требованиям.

Однако это не значит, что нет общих подходов к организации процесса контроля. Для того, чтобы найти общие подходы, нужно определить их отличительные особенности. Первая особенность определяется технологией производства. Для рассмотрения этой особенности рассмотрим классификацию технологий, данную Дж. Вудворд.

Ниже перечисляются основные виды технологий и соответствующие им системы контроля.

• Непрерывное производство (контролируется продукция):
• Ä стандартизированы конечная продукция и производственный технологический процесс, большой объем продукции производится на специализированном оборудовании;
• Ä незначительный объем материально-производственных запасов и высокая продолжительность производственных циклов;
• Ä низкий уровень квалификации персонала;
• Ä невысокая четкость процесса производства.
• Дискретное производство (контролируется процесс):
• Ä нестандартная конечная продукция, требующая установления более широкого производственного контроля;
• Ä средний объем продукции производится на обычном, стандартном оборудовании;
• Ä значительные объемы материально-производственных запасов, меньшая продолжительность производственных циклов;
• Ä средний и высокий уровень квалификации производственного персонала;
• Ä более высокая гибкость процесса благодаря использованию многоцелевого обрабатывающего оборудования.
• Индивидуальное производство (обычно контролируются фиксированные условия):
• Ä уникальная конечная продукция, производство которой требует установление тщательного производственного контроля;
• Ä незначительный объем продукции часто требует кооперации работ с несколькими субподрядчиками;
• Ä значительные объемы материально-производственных запасов и однократный (разовый) производственный цикл;
• Ä высокий уровень квалификации производственного персонала;
• Ä высокая гибкость процесса производства.

Типы производственной технологии предопределяют выбор методов контроля (табл. 1.).

Таблица 1. Типы технологий и методы контроля

Вторая особенность организации контроля определяется наличием на предприятии современной информационной сети, созданной на базе ЭВМ. Совершенно ясно, что наличие информационной сети позволяет значительную часть исходной информации (отчетные и учетные данные, стандарты) размещать централизовано в базе данных. ЭВМ может проводить сравнение поступающих данных со стандартами и выдавать менеджеру величину отклонения и варианты его действия. Информационные сети являются мощным инструментом управления. Система контроля существенно изменяет свою конфигурацию, поскольку между контролером и источниками информации, необходимой для контроля, появляется мощный инструмент сбора, обработки и выдачи информации по запросу менеджера или по заранее установленной программе. Использование информационной сети видоизменяет оргструктуру управления предприятием, превращая ее из многоступенчатой в плоскую.

Третья особенность системы контроля определяется географической средой деятельности предприятия. Следует обратить внимание на два аспекта:

• сложное предприятие, имеющее региональные отделения;
• предприятие, осуществляющее свой бизнес на зарубежных рынках. Сложность ситуации с контролем связана с возможными проблемами централизованного контроля штаб-квартирой предприятия, его филиалов и дочерних фирм.

Дополнительная сложность возникает в системе контроля при ведении бизнеса на зарубежных рынках. Она связана с проблемами коммуникаций, возникающими на почве языковых и культурных барьеров.

Рассмотренные особенности необходимо учитывать при разработке системы контроля предприятия. Общим является то, что ко всем контролируемым объектам любого происхождения (качество, производственный процесс, ресурсы, решения и т. п.) может быть применена одна и та же простая система контроля.

Данная схема не требует особого объяснения. Однако обратим внимание на отдельные этапы.

По результатам контроля не всегда предпринимаются регулирующие воздействия. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что поставленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

Осуществление корректировки отклонений достигается функцией регулирования, вырабатывающей необходимое воздействие на контролируемый объект.

В деятельности предприятия могут возникнуть ситуации, по которым сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы желаемого будущего. В данном случае сами стандарты подлежат пересмотру.

В процессе планирования внешняя среда и проблемы, связанные с ее воздействие ем, по-разному обеспечены информацией. По многим факторам внешней среды предприятию приходится делать оценку лишь по слабым (ранним и неточным признаками сигналам. Для того, чтобы слабые сигналы не стали источником ощутимых ударов по деятельности предприятия, необходимо наладить наблюдения (контроль), чувствие тельные к упреждающим сигналам.

Создаваемая система контроля должна своевременно реагировать на усиления сигнала и обеспечивать принятие адекватного решения, ослабляющего появление угроз со стороны внешней среды.

Заключение

Контроль — это деятельность управленческих работников (чаще руководителей) осуществляющих процесс установления соответствия полученного результата (факта его появления) плановым стандартам и критериям или оценку степени отклонения результата от стандарта (критерия).

Для создания эффективного контроля необходимо соблюдать принципы результативности, адресности, восприимчивости, своевременности, гибкости и экономичности.

Контроль имеет сложную систему целей. Они зависят от вида контролируемых параметров деятельности предприятия.

В зависимости от цели контроля в практике менеджмента выделяются следующие его виды: а) экспедиторский; б) диспетчерский; в) входной; г) финишный; д) нормоконтроль; е) маркетинговый; ж) управленческий; з) коммуникативный.

Существуют различные взгляды на процесс и место контроля в менеджменте. По назначению контроль бывает линейный, функциональный, операционный. По времени осуществления контроль делят на предварительный, текущий и заключительный.

Организация процесса контроля зависит от типа технологии производства: непрерывного (контроль продукции), дискретного (контроль процесса производства), индивидуального (контроль фиксированных условий).

Функция контроля обеспечивает сравнение данных учета и предоставления информации о величине отклонения учетных данных от плановых норм для осуществления регулирования контролируемых процессов.

Список литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/na-temu-kontrol-na-funktsiya-menedjmenta/

1. Мартыненко Н. М. «Основы менеджмента». К., 2003.

2. Белоусов Р.А. Основные этапы развития и практики управления. М., 2005.

— Бобышев Д.Н., Семенцов СП. История управленческой мысли. М, 1998.

4. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М, 2002.

5. Питерс Т., Уотерлин Р. В поисках эффективного управления. М, 1996.

— История менеджмента: Учеб. пособие /Под ред. Д.В. Валового. М., 1997.