В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает слово документ?
Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования, а так же, как правило, имеющий унифицированную форму.
Раз документы имеют унифицированную форму, следовательно, и содержание их должно быть заключено в определенные рамки, которыми и является речевой этикет документа.
Владение языковым этикетом способствует приобретению авторитета, вызывает доверие и уважение. Знание правил голосового этикета, их соблюдение позволяет человеку чувствовать себя уверенно и комфортно, не чувствовать дискомфорт из-за ошибок и неправильных действий, избегать насмешек окружающих.
Соблюдение речевого этикета людьми так называемых лингвоинтенсивных профессий — чиновниками всех рангов, врачами, юристами, продавцами, работниками связи, транспорта, стражами порядка — имеет, кроме того, воспитательное значение, невольно способствует повышению как речевой, так и общей культуры общества.
Но наиболее важно то, что неукоснительное следование правилам речевого этикета членами коллектива того или иного учебного заведения, предприятия, производства, офиса оставляет у клиентов, соучредителей, партнеров благоприятное впечатление, поддерживает положительную репутацию всей организации.
-
Сущность речевого этикета.
Голосовой этикет — это система правил речевого поведения и устойчивых формул вежливого общения.
Владение языковым этикетом способствует приобретению авторитета, вызывает доверие и уважение. Знание правил голосового этикета, их соблюдение позволяет человеку чувствовать себя уверенно и комфортно, не испытывать смущения и затруднений в общении.
Неукоснительное соблюдение речевого этикета в деловом общении оставляет у клиентов и партнеров благоприятное впечатление об организации, поддерживает ее положительную репутацию.
Речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. В российском обществе особую ценность представляют такие качества как, тактичность, предупредительность, терпимость, доброжелательность, выдержанность.
Этикет в одежде для деловых женщин. этикет деловой женщины. Правила ...
... необходимо улучшать. Также очень важен этикет одежды женщины. Мы предлагаем вам основные правила делового этикета, которые наверняка еще не ... игрушки, безделушки, красивые фоторамки - все это не способствует слаженности работы и характеризует вас в глазах начальства ... деловым женским сумкам предъявляются достаточно лояльные требования: они должны иметь четкие жесткие контуры и вмешать в себя документы ...
Тактичность — это этическая норма, требующая от говорящего понимать собеседника, избегать неуместных вопросов, обсуждения тем, которые могут оказаться неприятными для него.
Предупредительность заключается в умении предвидеть возможные вопросы и пожелания собеседника, готовность подробно проинформировать его по всем существенным для разговора темам.
Терпимость состоит в том, чтобы спокойно относиться к возможным расхождениям во мнениях, избегать резкой критики взглядов собеседника. Следует уважать мнение других людей, постараться понять, почему они придерживаются той или иной точки зрения. С таким качеством характера, как терпимость тесно связана выдержанность — умение спокойно реагировать на неожиданные или нетактичные вопросы и высказывания собеседника.
-
Правила оформления документов.
Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяет выделить в рассматриваемом стиле две разновидности, одной из которых является обиходно-деловой стиль, к которому относится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.).
он отличается хорошо известной стандартизацией, облегчающей его компиляцию и использование, и призван сэкономить лингвистические ресурсы, исключить избыточность необоснованной информации.
Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.
Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт,(обладает следующими обязательными качествами):
- Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);
- Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);
- Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);
- Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается);
- Преобладание имен существительных;
- Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);
- Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);
- Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;
- Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);
- Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);
- Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;
- Использование прямого порядка слов в предложениях;
- Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств;
- Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;
- Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;
- Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);
- Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование номинативных предложений с перечислением;
- Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования (точность, исключающая двоякое понимание);
- Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;
- Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
- Слабая индивидуализация стиля;
- Достоверность и объективность;
- Безупречность в юридическом отношении. Т.е. должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
- Соблюдение правил служебного этикета, которое проявляется в выборе устойчивых форм обращения и слов и фраз, соответствующих жанру, в построении предложения и всего текста.
Рассмотрим некоторые из них подробнее.
Язык и стиль организационно-распорядительных документов ( по ...
... направить решение после решения исполнительного комитета . реферат язык и стиль распорядительных документов Язык и стиль организационных документов стиль организационно распорядительной документации Язык и стиль организационно-распорядительных документов. Подготовка официальных документов - сложный и сложный процесс, отнимающий у ...
Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у неё выработался свой стиль, подчиняющийся определённым правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.
Свою «окраску» этим документам придает использование формулировок, разработанных в домашней офисной работе, лингвистических штампов, таких как: «бесплатно из офиса…»; « контроль за исполнением возложить…»; « оплата гарантируется…»; « во исполнение решения…»; «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что…» и т.д. наличие таких штампов облегчает процесс составления служебных документов и обеспечивает им нужную информативность, облегчает, «стандартизирует» процесс восприятия документов. Это также определяет необходимость лаконичности, точности формулировки, однозначности смыслового содержания официальных документов.
Западные сотрудники считают, что при написании деловых писем следует избегать использования почтовых марок. Язык деловых писем должен быть максимально приближен к разговорному. Сравните, как одно и то же содержание мое быть выражено в форме делового письма, которая принята у нас, и в форме, рекомендуемой западными специалистами:
Мотивационное письмо для учебы – пример и образец его заполнения в 2019 году
Пример составления мотивационного эссе Однако для людей, которым недостаёт нескольких пунктов, оно способно стать настоящим спасением и гарантировать попадание в вуз. В ... письмо является официальным документом, к которому предъявляются определенные требования. Как правило, они относятся не к оформлению письма, а к его содержанию. Мотивационное письмо для учёбы за границей должно содержать следующую ...
В связи с Вашей просьбой о продлении кредита от 5 июля 1995 года, № 18/45 сообщаем следующее. Наш совет рассмотрел Ваш вопрос и принял решение о продлении сроков погашения кредита с соответствующим увеличением процентов.
Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего кредита продлён. Соответствующие документы будут отправлены вам на следующей неделе с новой датой платежа и процентами.
Корпоративный этикет требует, чтобы документы были надежными, доказательными, объективными и убедительными. Точность в отборе фактов, оценке ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере коммерческих отношений. Если, например, готовится отказ на запрос, то он должен быть написан доброжелательным тоном с убедительными пояснениями, чтобы была возможность продолжить деловые отношения. Поэтому не стоит начинать письмо с отказа, сначала нужно объяснить, чем это вызвано.
Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.
Часто в документах за внешней нейтральностью тона прослеживается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность: соревноваться в излишней вежливости. Заблуждение о деловой вежливости приводит к таким выражениям, как «Вы не откажетесь от вежливости…»; « Будьте так добры…» и т.д. можно представить себе удивление какого-нибудь директора предприятия в заволжской глубинке, если он получит письмо в западном варианте на фирменном бланке от коллеги из Урюпинска следующего содержания:
Дорогой Иван Иванович!
Я подготовил для вас 19 проектов, которые представляю на ваше рассмотрение. Мои друзья считают, что они прелестны и весьма привлекательны (ведь не часто встретишь такие проекты, не правда ли?).
Но у них есть ещё одно достоинство — они незабываемы. Мне же больше всего нравится высказывание моего компаньона. Он считает, что « они взбудоражат весь мир». Думаю, что вы согласны с этим.
Для нас более привычна другая форма письма:
Уважаемый Иван Иванович!
В соответствии с предварительной договорённостью нами подготовлены для Вас 19 проектов, наиболее отвечающих Вашим требованиям. Предоставляем их в ваше распоряжение.
В деловых кругах развитых стран принято пользоваться пособиями по деловой документации, в которых выделяется специальный раздел, посвященный этикету и содержащий список особых идиом, придающих документу вежливый оттенок, но в силу своей формальности превратившийся в своеобразное « этикетное клише».
Едва ли возможен полный список рекомендуемых выражений. Как язык богат, так и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, формальность и жесткую стилистическую структуру корпоративных документов. И дело заключается в изложении фактов и просьб, в аккуратности оформления и чёткости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом « церемониале», т.е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов. Поэтому маловероятно, что получатель, даже подчиненный авторам документа, с радостью примет письмо, в котором он испытывает к нему неуважение: «Мы посылаем вам исправленный проект устава… Просим рассмотреть и утвердить». Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма не допускают возможности того, что документ может быть не одобрен. В этом случае ошибку можно устранить, если в письме после слов «Пожалуйста, рассмотрите» добавить предложение »и в случае положительного решения…» либо исключить слово « рассмотреть», оставить просто: « Просим утвердить».
Бланки документов
... в документе. 2. Бланки документов Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые ... Поэтому требования предъявляются к составлению и оформлению служебных документов: должен знарыть. 1. Понятие документа Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, ...
«Церемониал» рекомендуется соблюдать и в практике подписания деловых бумаг. Он заключается в необходимости уважать официальный уровень при подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, также должен быть подписан директором, а не его заместителем. Но ответ на письмо за подписью заместителя директора может быть подписан директором.
Неприятное впечатление от документа оставляет неточный дизайн. Вам следует внимательно перечитать документ, чтобы исключить возможные ошибки и упущения. Часто бывает неправильное построение текста, непропорциональное расположение его частей, отсутствует разбиение абзаца, что существенно усложняет восприятие текста.
В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Следует помнить, что существуют официально установленные требования к документам. В частности, помимо уже упомянутых требований, отмечается следующее.
В документах, написанных на двух или более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, и цифра «1» не ставится на первую. Номера страниц должны быть напечатаны арабскими цифрами по центру верхнего поля листа на расстоянии 10-15 мм от верха.
Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Если документы должны быть опубликованы типографским способом, они печатаются с двумя пробелами. Детали, состоящие из нескольких строк, печатаются с одним интервалом. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1.5 — 2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2 — 4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки названия должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2 — 4
Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 20.05.95, или 20 05 95, или 20 05 1995. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа допускается размещение элементов даты в следующей последовательности: год, месяц, число месяца. разрешен также устно-цифровой способ записи дат в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих информацию финансового характера. Например: 17 января 1995 г. или 17.01.95.
При написании даты в документе, которым будут пользоваться иностранные партнёры, необходимо помнить, что в США сначала пишется месяц, потом число — 10/7/95 соответствует 7 октября 1995 года, поэтому дату в таких документах следует писать словесно-цифровым способом.
«Организация работы с документами в
... Выявить нормативную базу делопроизводства в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» 3. Изучить состав документов, используемых в организации. 4. Проследить этапы движения документов и отметить недостатки. ...
