Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
.
Делопроизводство, Цели делопроизводства:
создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
- организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).
Информационная коммуникация организации может осуществляться как в письменной, так и в устной форме.
письменной (документированной) связи относятся:
- деловые письма, договоры, соглашения;
- доклады, отчеты;
- телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;
Устная связь
устных переговоров, совещаний;
- телефонных переговоров;
- переговорных устройств и громкоговорящей связи;
- телеконференций и т.п.
Большая часть информации, используемой для управления, зафиксирована в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.
Главная цель делопроизводства
основные задачи:
- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
- регистрация документов;
- передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
- передача документов для их последующего решения;
- систематизация документооборота в организации.
Достижения науки, стремительный рост производства требуют изменений в сфере управления. В целях повышения эффективности управления улучшена работа офиса. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.
Основными принципами современного делопроизводства
оперативность в составлении и прохождении документов;
- высокое качество документов;
- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
- применение безбумажных технологий обмена информацией.
организационные меры:
ФОРМЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ
... и психологических методов управления персоналом в производственных и кредитных организациях, стиля их ... рекомендаций, по совершенствованию управления персоналом банка направленных на создание благоприятных условий и ... показана практика управления персоналом банка и роль менеджмента в организации работа коллективов ... меры, изложенные в итоговом документе Президиума Государственного Совета рассмотревшего ...
- оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
- оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
- создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
- применение специализированного программного обеспечения.
2.
Место делопроизводства в структуре управления.
Процесс управления состоит из относительно небольшого количества сложных логических или творческих операций: оценка ситуации, прогнозирование, планирование и принятие решений. Гораздо большее количество операций и технических действий по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.
Офисная работа — это часть технологии управления и обработки документов.
Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:
к техническим
логические
творческие
Ответственность за организацию делопроизводства,
3. Государственная структура делопроизводства, делопроизводства и архивов Республики Беларусь.
Управление делопроизводством
научного использования документов
Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);
- Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).
осуществление государственного надзора
Вопросы:
1. Общие понятия о документе.
2. Классификация документов.
3. Основные виды документов.
4. Электронные документы.
1. Общие понятия о документе.
Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.
Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).
Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.
2. Классификация документов.
Классификация документов
Документы классифицируются по следующим признакам:
2.1 . Служебные и личные.
Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).
Служебные документы
2.1.1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
2.1.2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
2.1.3. справочно —информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.
2.2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
Делопроизводство в аптечных организациях
... 1. Делопроизводство. Классификация документов Функции и унификация Делопроизводство - это деятельность, охватывающая документирование и документооборот. Руководитель фармацевтической организации несет персональную ответственность за подготовку, хранение и правильное оформление документов. Основной принцип организации делопроизводства - целесообразность. Документ ...
2.3. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
2.4. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
2.5. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.
Типовые документы, Примерные документы, Трафаретные документы
2.6. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).
Подлинники –
Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля помечается и заверяется соответствующим образом слово «копия.
разновидности копий:
Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.
Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
Выписка из документа
2.7. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:
2.7.1 постоянного срока хранения;
2.7.2 долговременного (свыше 10 лет);
2.7.3 временного (до 10 лет).
Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.
Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.
3. Основные виды документов.
В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:
3.1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
3.2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.
3.3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
3.4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
3.5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
3.6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
3.7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
3.8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
3.9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
3.10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.
Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требования к документам, которые наиболее часто встречаются в делопроизводстве, будут изучены в ходе изучения дисциплины.
4. Электронные документы.
Под электронным документом понимается
Электронная цифровая подпись
Открытый ключ проверки подписи
В случае создания бумажного документа и электронного документа идентичного содержания оба документа признаются независимыми документами.
Государственные органы и юридические лица, а также лица, в функции которых входит работа с электронным документом, обязаны обеспечить необходимые меры для его защиты.
Переход на электронный документооборот позволяет значительно сэкономить финансовые и материальные ресурсы, время. В настоящее время используется в сфере финансовой и статистической отчетности, декларирования и других сферах.
Контрольные вопросы:
1. Понятие и цели делопроизводства.
2. Основные принципы делопроизводства.
3. Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.
4. Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.
5. Какие организации отвечают за функции организации, управления и контроля делопроизводства в Беларуси.
6. Классификация служебных организационно-распорядительных документов.
7. Классификация личных документов.
8. Классификация документов по видам.
9. Классификация по стадиям создания документов.
10. Классификация документов по срокам хранения.
11. Понятие электронного документа и электронной подписи.
ПРИЛОЖЕНИЕ А , Классификация документов
 |
||
Примечание: под организацией в дальнейшем понимаются органы управления, предприятия, учреждения и другие юридические лица
