Управление коммуникациями в рамках проекта — это область знаний, которая включает процессы, необходимые для создания, сбора, распространения, архивирования, получения и, в конечном итоге, своевременного использования информации о проекте. Процессы управления коммуникациями проекта включают создание необходимых связей между людьми и информацию, необходимую для успешной коммуникации. Руководители проектов могут тратить чрезмерное количество времени на общение с командой проекта, участниками проекта, клиентом и спонсором. Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие элементы:
Планирование коммуникаций, Распространение информации, Отчетность по исполнению, Управление участниками проекта
Эти процессы взаимодействуют как друг с другом, так и с процессами в других областях знаний. В зависимости от потребностей проекта в каждом процессе могут участвовать один или несколько человек или групп. Каждый процесс имеет место по крайней мере один раз в ходе каждого проекта, а если проект разделен на фазы – то в одной или
Навыки коммуникации связаны с коммуникациями управления проектом, но это не одно и то же. Искусство коммуникации – весьма обширная область, включающая в себя разнообразные знания, в том числе:
- Модели отправитель-получатель. Цепочки обратной связи и препятствия при коммуникации.
- Выбор способа связи. Решите, как именно будет происходить коммуникация: письменно или устно, в форме неофициальной заметки или официального отчета, лично или по электронной почте. Выбор способа связи для передачи информации зависит от ситуации.
- Стиль письма. Активный или пассивный залог, структура предложения и словарный запас.
- Способ представления. Стиль оформления основного текста и применение визуальных средств.
- Методы ведения собраний. Подготовка повестки дня и урегулирование конфликтов.
На базовой модели коммуникации мы можем увидеть, как передача и получение идей или информации происходит между двумя сторонами, обозначенными как отправитель и получатель. Основными элементами данной модели являются:
Инновационные проекты, как процесс преобразования компании
... нескольким конкурентам. Целью дипломной работы является изучение и систематизация теоретических знаний по управлению инновационными проектами и разработка практических рекомендаций по управлению проектами в компании. На ... лица и т.д. Все участвуют в хозяйственном процессе и тем или иным образом способствуют развитию инновационной деятельности. В развитых странах финансирование инноваций поступает ...
- Кодирование. Изложение мыслей или идей на языке, понятном для других.
- Сообщение. Выход процесса кодирования.
- Средство связи. Способ, использованный для передачи сообщения.
- Помехи. Все, что может помешать передаче и пониманию сообщения (например, расстояние).
- Декодирование. Преобразование получателем сообщения в понятные ему мысли или идеи.
Рисунок 1.1 — Коммуникации – Базовая модель
Эти элементы модели коммуникации необходимо учитывать при обсуждении коммуникации в проекте. При организации эффективного взаимодействия участников проекта с использованием этих элементов возникает множество сложностей. Рассмотрим команду проекта, состоящую из специалистов, физически находящихся в разных странах. Чтобы один член команды мог успешно передать техническую идею другому члену команды, находящемуся в другой стране, ему может потребоваться закодировать сообщение на соответствующем языке, передачу сообщение с помощью определенных технических средств, обеспечив при этом корректное декодирование сообщения получателем. Любое препятствие на пути может повлиять на исходный смысл сообщения. Ошибка связи может негативно повлиять на проект в целом.
1 Планирование коммуникаций
В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта; например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче проектной информации существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно различаться. Важным фактором успеха проекта является определение информационных потребностей участников проекта и определение соответствующих средств для удовлетворения этих потребностей.
В большинстве проектов большая часть коммуникационного планирования выполняется на ранних стадиях проекта. Однако результаты этого процесса планирования регулярно анализируются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы оставаться актуальными.
Положение о курсовом проекте (курсовой работе) кафедры управления ...
... написать слово «изображение» с указанием его номера. 4.8 Таблицы, используемые в курсовом проекте (работе), размещают после текста, в котором впервые дана ссылка на них, или на следующей странице, а ... Номер параграфа и его название разделяются пробелами. Пункты и подпункты как правило не имеют названий. Пример: 1 НАЗВАНИЕ ГЛАВЫ 1.1 Название параграфа Текст. Текст. Текст. Текст. ...
1.1 Планирование коммуникаций: входы
1. Факторы внешней среды предприятия
2. Активы организационного процесса
Особое значение имеют накопленные знания и исторические сведения. Накопленные знания и историческая информация о проблемах коммуникации в прошлых подобных проектах могут лечь в основу формулирования решений и определения результатов.
3. Описание содержания проекта
Изложение содержания проекта обеспечивает документальную основу для принятия будущих решений по проекту и для передачи содержания проекта всем заинтересованным сторонам. Анализ участников проекта проводится в рамках процесса определения содержания.
4. План управления проектом
План управления проектом содержит общую информацию о проекте, включая сроки и ограничения, которые могут повлиять на планирование коммуникаций.
- Ограничения. Ограничения — это факторы, которые могут ограничивать выбор, доступный команде проекта. Примерами таких ограничений может быть расположение членов команды в разных городах, несовместимые версии коммуникационного программного обеспечения или ограниченные технические возможности СМИ.
- Допущения. Конкретные допущения, влияющие на планирование коммуникации, определяются отдельно для каждого проекта.
1.2 Планирование коммуникаций: инструменты и методы
1. Анализ требований к коммуникациям
Результатом анализа коммуникационных требований является синтез информационных потребностей участников проекта. При определении этих требований принимаются во внимание тип и формат запрашиваемой информации, а также анализ ценности такой информации. Ресурсы проекта расходуются на передачу только той информации, которая способствует успеху проекта, или на те случаи, когда отсутствие связи может привести к провалу. Это не означает, что «плохие новости» сообщать запрещается; скорее, цель этого ограничения – избежать сообщение участникам проекта избыточного количества мелочей.
Менеджер проекта должен рассматривать количество потенциальных каналов или путей коммуникации как показатель сложности коммуникаций проекта.
Общее количество каналов коммуникации равно n(n-1)/2, где n = количество участников проекта. Таким образом, получается, что в проекте, в котором 10 участников, количество потенциальных каналов коммуникации будет равно 45. Следовательно, ключевым элементом при планировании коммуникаций по проекту является определение того, кто с кем будет взаимодействовать и кто какую информацию будет получать, и наложение соответствующих ограничений. Обычно для определения требований к коммуникациям проекта необходима следующая информация:
Проект: понятие и сущность проекта. Организационный инструментарий ...
... зрения управления проектом, структура проекта представляет собой дерево ориентированных на продукт компонентов проекта, представленных оборудованием, видами деятельности, услугами и информацией, полученной в ходе реализации проекта. Можно сказать, что структура проекта - это организация связей и отношений ...
- Организационные диаграммы
- Соотношение между организацией проекта и распределением ответственности между участниками проекта
- Службы, подразделения и специальности, принимающие участие в проекте
- Количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их размещения
- Внутренние информационные потребности (например, обмен информацией внутри организаций)
- Внешние информационные потребности (например, коммуникации со СМИ или подрядными организациями)
- Информация об участниках проекта.
2. Средства коммуникации
Методики передачи информации между участниками проекта могут существенно различаться. Например, команда управления проектом может использовать самые разные способы коммуникации, от кратких обсуждений до полноценных совещаний, от обычных письменных документов до материалов (например, расписаний или баз данных), доступных через Интернет.
Факторы, влияющие на выбор средств коммуникации, включают в себя:
- Срочность получения информации. Зависит ли успех проекта от наличия часто обновляемой информации, которая доступна немедленно, или достаточно регулярного составления письменных отчетов?
- Доступность технологии. Действительно ли необходимые системы уже установлены и действуют, или нужно включить их в список потребностей проекта?
- Персонал, задействованный в проекте. Соответствуют ли предлагаемые системы коммуникации опыту и навыкам персонала проекта или необходимо организовать длительный курс обучения?
- Продолжительность проекта. Возможно ли, что еще до окончания проекта имеющиеся средства коммуникации изменятся?
- Окружение проекта. Команда проекта проводит встречи и обменивается информацией в живом общении или виртуально?
1.3 Планирование коммуникаций: выходы
1. План управления коммуникациями
План управления коммуникациями является неотъемлемой частью плана управления проектом или включен в качестве плана поддержки. План управления коммуникациями содержит:
Роль информации в управлении
... проходят через основные потоки информации, которые поступают на предприятие, осуществляют ее первичную обработку и трансформируют в остальную часть предприятия. Учитывая стремительный рост потока маркетинговой информации, функции информационной службы значительно расширяются. ...
- Требования к коммуникациям со стороны участников проекта
- Сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации
- Имя сотрудника, ответственного за передачу информации
- Имя сотрудника или группы – получателей данной информации
- Методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы)
- Частота коммуникации (например, еженедельно)
- Схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне
- Метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта
- Глоссарий общепринятой терминологии.
