Автоматизация управленческого учета «ТД БЕРУ». Часть

Дипломная работа

Рассмотрим основные методы принятия управленческих решений.

Управленческий учёт — упорядоченная система выявления, измерения, сбора, регистрации, интерпретации, обобщения, подготовки и предоставления важной для принятия решений по деятельности организации информации и показателей для управленческого звена организации (внутренних пользователей — руководителей).

Основная задача управленческого учета — ответить на вопрос о состоянии организации, как необходимо распределять имеющиеся ресурсы для повышения эффективности ее деятельности.[2]

Бюджет — количественное и стоимостное выражение плана на предстоящий период (как правило, год).

Очень важным шагом в реализации закупочной функции является выбор поставщика.

Существует два основных критерия выбора поставщика:

  • Стоимость приобретения продукции и услуг;
  • Качество обслуживания.

Цена покупки включает цену товара за вычетом полезности, которую трудно оценить в денежном выражении.

Качество обслуживания включает в себя:

  • Качество номенклатуры — соответствие всем стандартам и эксплуатационным характеристикам;
  • Надежность услуги: гарантированное обслуживание потребителя необходимыми производственными ресурсами, полное выполнение договорных обязательств, хороший сервис.

Поставщик: юридическое или физическое лицо, которое предоставляет товары или услуги клиентам. Поставщик осуществляет коммерческую деятельность в соответствии с условиями заключенного договора поставки, который является одним из видов договоров купли-продажи. В соответствии с договором поставки поставщик обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые либо закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в других целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным использованием. [3]

Ценообразование — установление цены на номенклатуру. Существует две системы ценообразования:

  • Рыночное ценообразование на основе взаимодействия спроса и предложения;
  • Централизованное государственное ценообразование на основе государственных цен.

В рыночной экономике окончательная цена рассчитывается на основе стоимости товаров, цен конкурентов и аналогичных факторов.

4 стр., 1603 слов

Нравственные основы деятельности нотариуса и юриста фирмы

... деятельности или поставить под угрозу деятельность нотариуса или нотариальное сообщество, он должен относиться к своим коллегам по юридической профессии с уважением и доверием. Этические основы профессионального общения нотариуса ... того или иного явления; образец личных качеств, способностей; высшая но Нравственность и ... в обществе понимается в различных аспектах. Это категория морально-пол Долг - ...

Одним из важнейших аспектов управления бизнесом является бухгалтерский учет и анализ рентабельности.

Изучение процессов учета и анализа «ТД Беру» отобразило следующие недостатки:

  • Учет ведется нерегулярно;
  • При анализе управления рассматриваются не все показатели, а только прибыль и убытки;
  • Отсутствует анализ по центрам затрат, что не позволяет оптимизировать затраты и повысить рентабельность.

1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

В этом дипломном проекте мы рассматриваем автоматизацию одной из сфер деятельности среднего оптового предприятия «ТД Беру». Следовательно, он должен решить ряд проблем, которые возникают на предприятии в связи с неправильной автоматизацией предприятия.

Остановимся на автоматизации узкого места управления бизнесом: бухгалтерского учета и управленческого анализа. Как показано на рисунке, учетные данные получены из данных о закупочной цене и данных об оптовых продажах. На основании их формируется отчет о прибыли и убытках. Вся информация базируется на данных бухгалтерского учета.

Затем отчеты передаются Коммерческому директору, который в свою очередь анализирует рентабельность организации и принимает управленческие решения, такие как:

  • Расширение ассортимента;
  • Отмена поставок;
  • Корректировка цен.

Для более точных управленческих решений необходимо получать актуальную информацию о финансовых показателях. На основе этих показателей можно проводить рекламные акции, особые скидки, расширять ассортимент, что позволяет в свою очередь более эффективно расходовать ресурсы предприятия, пуская их на важные части, а также обезопасить фирму от возможного мошенничества со стороны сотрудников.

К показателям, помогающим проводить вышеописанные мероприятия относятся:

  • Переменные затраты – показатель который можно отнести непосредственно на себестоимость конкретной номенклатуры;
  • Постоянные расходы – показатели которые будут всегда, независимо от сделанных объемов производства, продажи номенклатуры (общехозяйственные и административные);
  • Выручка — объем продаж за вычетом возвратов номенклатуры потребителем;
  • Маржинальный доход – показатель продажи за вычетом переменных затрат;
  • Точка безубыточности – важнейший экономический показатель, зависящий от соотношения постоянных затрат, переменных затрат и цены продукции;
  • Маржа финансовой устойчивости — это показатель финансовой устойчивости фирмы, то есть того, насколько фирма может сократить продажи, не неся убытков.

Отношение разности между текущим объемом реализации и объемом реализации в точке безубыточности, выражаемое в процентах;

  • Прибыль – разница между выручкой предприятия и всеми его расходами;
  • Рентабельность товара — сумма прибыли, полученная предприятием с каждого проданного рубля товара. [4]

В таблице 2 приведены учетные данные, использованные при расчете показателей продажи товаров, и место их происхождения.

2 стр., 922 слов

Управление денежными активами предприятия с использованием современных ...

Стабильная работа коммерческой неразрывно связанной с построением и грамотной финансовой стратегией предприятия, объединяющей стратегию управления денежными потоками, основанная на принципах организации максимизации прибыли. Прибыль предприятия формируется на основе полученных за вычетом ...

Таблица 2. Входная учетная информация по реализации.

Чтобы оценить рентабельность продаж продукции, необходимо иметь информацию о сумме переменных затрат. Для этого необходимо определить затраты на операции с конкретными товарами и выбрать правило распределения затрат, при котором выделение доли отдельного продукта неэффективно с точки зрения доли затрат и интенсивности. Распределение работы.

Для реализации i-го товара выполняются следующие операции:

1) Поиск поставщика

2) Заключение договора о поставке

3) Доставка

4) Приемка

5) Бухгалтерские операции по оплате

6) Хранение

7) Фасовка

8) Реклама

9) Работа с покупателем

10) Оформление договора о продажах

11) Бухгалтерские операции по оплате

12) Упаковка

13) Отгрузка

14) Доставка

15) Претензии покупателя

Эти операции будут называться прямыми затратами, которые добавляются к покупной стоимости актива.

В таблице 3 приведены примеры расчета затрат для каждой операции, связанной с конкретным элементом. Расчет нормируется к единице товара.

Таблица 3. Входная учетная информация по расходам для i-го товара.

Для продолжения анализа используются следующие промежуточные показатели, представленные в таблице 4.

Таблица 4. Промежуточные расчеты.

При анализе финансовой деятельности используются результирующие финансовые показатели, перечисленные в таблице 5.

Таблица 5. Результирующие показатели.

Выбранная задача принципиальна, так как качество управления связано с успехом бизнеса. В настоящее время наблюдается снижение реальных доходов населения из-за нестабильной политической и экономической среды, они также являются целевой аудиторией исследуемого предприятия.

Снижение активности продаж в первую очередь сказывается на автомобильном сегменте рынка, что не является основной необходимостью.

1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Преимущество автоматизации распространятся не только на повышении качества финансового управления, но и на все сферы управления, такие как:

  • Контроль менеджеров;
  • Регулярный анализ прибыли и убытков;
  • Ускоренный анализ акций и скидок для перспективных клиентов;
  • Подробный анализ затрат, связанных как с продажей конкретного продукта, так и с конкретной операцией бизнеса организации.

На Рисунке 7 представлен документооборот управления финансами «ТД Беру».

Таблица результирующие показатели  1
Рисунок 7. Документооборот финансового управления.

Как видно из рисунка 7, данные для финансового анализа берутся из финансовой отчетности и рассчитываются вручную на основе отчетов менеджеров.

После автоматизации управленческого учета информация о расходах будет формироваться в местах возникновения (в соответствии с выполняемой операцией).

Подсчитаем ожидаемый эффект от внедрения средств автоматизации. В таблице приведена оценка временных затрат на управленческий учет и анализ предприятия (таблица 5).

Поскольку упрощенный управленческий учет ведется с использованием базовой технологии, в таблице 6 приведены оценочные значения.

Таблица 6. Расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

Операции расчета показателей Время, затрачиваемое для расчета показателя, мин Общее время формирования ежедневного отчета при базовой технологии, мин Время, затрачиваемое для учета расходов при выполнении одной операции при новой технологии, мин Общее время формирования ежедневного отчета при новой технологии, мин
Критическая точка 5 5 1 1
Прибыль от продаж 10 5000 1 1
Операционный рычаг 5 5 1 1
Рентабельность отдельной номенклатуры 5 2500 1 1
Минимальная наценка 10 10 1 1
Всего 7520 5

Как видно из Таблицы 6, ежедневная отчетность потребует сотен часов работы, что делает этот процесс практически невозможным.

После внедрения автоматизированной системы время отчетности составит 5 минут и будет представлено в удобной для анализа форме.

Кроме того,основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов будут:

  • централизованное хранение данных;
  • быстрый доступ к учетной информации;
  • непрерывный учет;
  • быстрота и наглядность финансового анализа;
  • возможность реагирования на финансовое состояние предприятия в любое время, а не только после закрытия отчетного периода бухгалтерии.

1.2.4. Анализ системы безопасности и защиты информации.

2. зона риска (сфера экономической деятельности предприятия, материальные и информационные ресурсы);

3. фактор (степень уязвимости данных, информации, программного обеспечения, персонала);

4. угроза (вид, направление);

5. возможность её реализации (предпосылки, объект, способ действия, скорость);

6. последствия (материальный ущерб, моральный вред, возможность компенсации).

Анализ негативных последствий возникновения угроз предполагает обязательное выявление источников угроз, способствующих их проявлению. В связи с этим угрозы экономической и информационной безопасности необходимо классифицировать:

  • по природе возникновения;
  • по вероятности реализации;
  • по отношению к виду человеческой деятельности;
  • по объекту посягательства;
  • по последствиям;
  • по возможностям прогнозирования.

Угрозы можно классифицировать по нескольким критериям:

  • по важным составляющим информационной безопасности (доступность, целостность, конфиденциальность), против которых направлены угрозы;
  • по компонентам информационных систем и технологий (данные, программно-аппаратные комплексы, сети, поддерживающая инфраструктура), на которые угрозы нацелены;
  • по способу осуществления (случайные или преднамеренные действия, события техногенного/природного масштаба);
  • по локализации источника угроз. [5]
  • [Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/diplomnaya/avtomatizatsiya-upravleniya-postavkami-diplom/

При анализе важно обращать внимание на то, что большинство возможных источников угроз и уязвимостей были идентифицированы и сопоставлены друг с другом, а методы их нейтрализации и устранения сопоставлены со всеми источниками выявленных угроз и уязвимости.

Эта классификация служит основой для разработки методологии оценки актуальности угрозы, и при обнаружении наиболее серьезных угроз могут быть предприняты шаги для выбора методов и средств их предотвращения или нейтрализации.

При выявлении реальных угроз экспертно-аналитический метод определяет, какие объекты защиты подвержены той или иной угрозе.[6]

Благодаря такому подходу возможно:

  • установить приоритеты целей безопасности для субъекта отношений;
  • определить перечень актуальных источников угроз;
  • определить перечень актуальных уязвимостей;
  • оценить взаимосвязь уязвимостей, источников угроз, возможности их осуществления;
  • определить перечень возможных атак на объект;
  • разработать сценарии возможных атак;
  • описать возможные последствия реализации угроз;
  • разработать комплекс защитных мер и систему управления экономической и информационной безопасностью предприятия.

Для защиты от вирусов на сервере установлен пакет:

  • KasperskySOSecurity,

Для защиты от вирусов на ПК установлен пакет:

  • KasperskyInternetSecurity.

Из организационных мер применяются:

  • разграничение доступа пользователей;
  • пароль для входа в систему.

Самыми частыми и опасными (со стороны ущерба) являются непреднамеренные ошибки штатных пользователей, операторов, системных администраторов и иных лиц, обслуживающих информационные системы. Порою такие ошибки и являются собственно угрозами. По некоторым данным, до 60% убытков происходит из-за непреднамеренных ошибок, допущенных по халатности или ненадлежащей подготовке персонала.

Основными источниками внутренних системных отказов являются:

  • невозможность работать с системой в силу отсутствия технической поддержки;
  • отступление от установленных правил эксплуатации;
  • выход системы из штатного режима эксплуатации в силу случайных или преднамеренных действий пользователей или обслуживающего персонала;
  • ошибки конфигурирования системы;
  • отказы программного и аппаратного обеспечения;
  • разрушение данных;
  • разрушение или повреждение аппаратуры.

По отношению к поддерживающей инфраструктуре следует рассматривать угрозы:

  • нарушение работы систем связи, электропитания, кондиционирования;
  • разрушение или повреждение помещений;
  • нежелание обслуживающего персонала или пользователей выполнять свои обязанности.

Основными угрозами для ООО «ТД Беру» являются:

  • угроза целостности;
  • угроза доступа.

Для обеспечения целостности данных в ООО «ТД БЕРУ» установлена программа ABC Backup Pro 4.60, которая осуществляет копирование данные каждый раз, когда к ним обращаются, при каждом обновление данных, а также ежедневно в один часа ночи. Данные копируются в удаленное хранилище, которое защищено от взлома и потери данных, а также от перебоев в подаче электроэнергии и сбоев.

ABC Backup Pro 4.60 работает по классической схеме сервер-клиент. Клиентские приложения устанавливаются на защищенные компьютеры, которые собирают и передают данные.

1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Целью управленческого учета является подготовка и предоставление руководителям организации достоверной, полной и своевременной информации для принятия управленческих решений, направленных на достижение целей организации.

Система управленческого учета в организации выполняет ряд функций. Все функции можно разделить на две группы в зависимости от того, форма или содержание информационных потоков определяется этой функцией.

Среди функций, обеспечивающих организацию информационных потоков, можно выделить следующие:

  • разработка и/или внедрение систем обмена информацией между различными сегментами организации и представления информации (подготовка разного рода внутренних управленческих отчетов);
  • анализ информации;
  • планирование деятельности.[7]

В настоящее время имеются следующие системы управленческого учета:

Система ПАРУС-Торговля (производитель корпорация «ПАРУС»)

Виды поставок: Решение «ПАРУС-трейд» предназначено для компаний, занимающихся оптовой и оптовой и розничной продажей товаров народного потребления, продуктов питания и оборудования. Система «ПАРУС-Предприятие 7» предназначена для хозрасчетных малых и средних предприятий различных отраслей. Решение для автоматизации мобильной торговли, реализованное на базе карманных компьютеров (КПК) предназначено для предприятий, занимающихся производством, дистрибуцией и прямой доставкой товаров повседневного спроса. Система «ПАРУС-Предприятие» построена по модульному принципу и представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия. Также продумано несколько отраслевых решений.

Функциональность:

ПАРУС-Торговля:

  • Управление продажами;
  • Управление закупками;
  • Управление заказами;
  • Управление материальными запасами, складское хранение, логистика;
  • Бухгалтерский и налоговый учет;
  • Подготовка управленческой и бухгалтерской отчетности.

ПАРУС-Предприятие:

  • Полная поддержка мультивалютного учета;
  • Поддержка оптовой продажи любых видов товаров и услуг;
  • Комплексный учет и контроль не только за движением товаров, но и за взаимным регулированием и состоянием финансов без привлечения бухгалтерии;
  • Ведение учетных регистров заказов, приходных ордеров, счетов, накладных;
  • Учет и отработка результатов инвентаризации и возвратов;
  • Ведение журнала товарных запасов;
  • Настраиваемый партийный учет с возможностью автоматического учета сроков годности;
  • Резервирование товара;
  • Работа с лицевыми счетами контрагентов, ведение лимита кредитования;
  • Поддержание множества тарифов, автоматическое формирование отпускных цен.

Совместимость:

ОС –Windows (начиная с Windows 9x).

СУБД –Visual FoxPro.

Др. ПО –MS Office.

Стоимость: в зависимости от сложности реализации и размера торговой сети. [8]

Система 1C Предприятие (производитель «1С»)

1С и специализируется на разработке, дистрибьюции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения.

Самыми известными из разработок 1С являются программы системы 1С: Предприятие, а также продукты для домашних компьютеров и образовательной сферы.

Система программ «1С:Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для комплексной автоматизации производственных, торговых и сервисных предприятий, продукты для управления финансами холдингов и отдельных предприятий, ведения бухгалтерского учета («1С:Бухгалтерия» самая известная учетная программа в ряде стран),расчета зарплаты и управления кадрами, для учёта в бюджетных учреждениях, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные самой фирмой «1С», ее партнерами и независимыми организациями.

Система «1С: Предприятие» состоит из передовой технологической платформы (ядра) и разработанных на ее основе прикладных решений («конфигураций»).

Такая архитектура системы принесла ей высокую популярность, поскольку обеспечивает открытость прикладных решений, высокую функциональность и гибкость, масштабируемость от однопользовательских до клиент-серверных и территориально распределенных решений, от самых малых до весьма крупных организаций и бизнес-структур.

Функциональность:

  • Обработка документов «Кассовый чек».
  • Формирование документов (накладных, платежных документов и т.д.)
  • Печать этикеток со штрих кодами на обычном принтере.
  • Планирование продаж.
  • Прием и обработка заказов от покупателей.
  • Оформление полного комплекса документов на продажу (счета на оплату, накладные на отгрузку, платежные документы, счета-фактуры).

  • Ведение балансов с покупателями.
  • Контроль оплат.
  • Разноска платежей
  • Анализ продаж и уровня складских запасов.
  • Печать отчетов о продажах.
  • Управление продажами.
  • Управление закупками.
  • Управление заказами.
  • Управление материальными запасами, складское хранение, логистика.
  • Бухгалтерский и налоговый учет.
  • Поддержка оптовой продажи любых видов товаров и услуг.
  • Комплексный учет и контроль не только за движением товаров, но и за взаимным регулированием и состоянием финансов без привлечения бухгалтерии.
  • Учет и отработка результатов инвентаризации и возвратов.
  • Ведение журнала товарных запасов.
  • Резервирование товара.
  • Работа с лицевыми счетами контрагентов, ведение лимита кредитования.
  • Поддержание множества тарифов, автоматическое формирование отпускных цен.

Совместимость:

32-разрядный сервер 1С: Предприятия:

Системные требования: Процессор Intel Pentium IV/Xeon 2,4 ГГц и выше

Оперативная память: 1024 Мб и выше

Жесткий диск: 40Гб и выше

Устройство чтения компакт-дисков

USB-порт

SVGA-видеокарта

64-разрядный сервер 1С: Предприятия:

Системные требования: Процессор с архитектурой x86-64 (Intel с поддержкой EM64T, AMD с поддержкой AMD64).

Оперативная память: 2048 Мб и выше

Жесткий диск: 40Гб и выше

Устройство чтения компакт-дисков

В таблице 7 приведены основные характеристики наиболее подходящих коробочных программных продуктов. [9]

Таблица 7. Сравнительный анализ систем

Наименование программного продукта ПАРУС-Торговля 1C:Предприятие
Отраслевая применимость Решение «ПАРУС-торговля» предназначено для компаний, занимающихся оптовой и оптово-розничной продажей ТНП, продуктов питания и оборудования. Система «ПАРУС-Предприятие 7» предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности. Решение для автоматизации мобильной торговли, реализованное на базе карманных компьютеров (КПК) предназначено для предприятий, занимающихся производством, дистрибуцией и прямой доставкой товаров повседневного спроса. Дистрибуция, склад, логистика

Строительство и недвижимость

Оказание профессиональных услуг

Производство

Торговля оптовая

IT и Telecom

Финансовые услуги

Издательские услуги и полиграфия

Оказание образовательных услуг

HORECA (Общепит и отельный бизнес)

Развлекательные и оздоровительные услуги

Кол-во рабочих мест 1…>1000 10…250
Ведение продаж Да Да
Ведение задач Да Да
Лицензия Открытая Частная
Наличие настраиваемого механизма бизнес-процессов Да Да
Конструктор отчетов Да Да
Язык платформы PHP С++
Язык прикладной части PHP 1С: Предприятие
Адаптация под специфические задачи Да Да

необходимо разработать модуль учета товарооборота и расчета финансовых показателей, то есть автоматизировать лишь небольшую часть деятельности предприятия. Для таких целей приобретать одно из готовых решений нецелесообразно и может привести к значительным финансовым потерям.

Руководство решило разработать систему самостоятельно, поскольку управленческая отчетность ведется автономно и не должна отображаться в финансовой отчетности компании.


Страницы: