Существующие правительственные критерии являются неполными и слишком общими для описания требований к секретарям. Кроме того, в современном бизнесе нет четкого разделения секретарей по квалификации, как того требует Квалификационное руководство, и термин «секретарь» используется для обозначения секретарей различных уровней. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.
Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ)
Сертификация качества работы секретаря
В настоящее время разрабатывается ряд международных стандартов сертификации качества персонала. Таким образом, ГОСТ Р ИСО 9001-2001 формулирует основные требования к компетентности, осведомленности и вовлеченности сотрудников. ГОСТ Р ИСО 9004-2001 предусматривает, что управленческий персонал организации должен определять «необходимую компетентность персонала и вести записи об образовании, обучении, навыках и опыте сотрудников в условиях труда».
Многочисленные международные стандарты, основанные на стандарте ISO 10015, регулируют систему сертификации персонала.
В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».
Аттестация проводится для оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, которые проводят аттестацию секретарей. Например, аттестацию секретарей осуществляет Российская квалификационная комиссия творческих достижений, созданная на базе МКБ, которая аккредитована как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.
Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Также оцениваются обучаемость, способность быстро принимать оптимальное решение, психологические характеристики и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.
Сертификация персонала в сфере пассажирских перевозок – барьер ...
... центра сертификации персонала приступили к работе, направленной на повышение и поддержание необходимого уровня профессиональной подготовки сотрудников в ... причина этого заключается в том, что переподготовка проводится в нерабочее время и не оплачивается, поэтому ... федерального уровня к необходимости решения проблемы повышения качества и безопасности пассажирских перевозок через повышение уровня ...
1. Общие положения
1.1. Помощник секретаря назначается и освобождается от должности приказом генерального директора организации.
1.2. Заместитель министра подчиняется непосредственно генеральному директору.
Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- локальными нормативными актами организации;
- приказами и распоряжениями руководства организации;
- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;
- настоящей должностной
1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,
должен владеть вопросами:
- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;
- знания организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;
должен знать:
- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;
- правила организации управленческого труда;
- требования к оформлению машинописных работ;
- правила русской орфографии и пунктуации;
- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;
- правила охраны труда, техники безопасности;
должен уметь:
- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;
- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;
- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;
- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;
- вести прием посетителей;
- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;
- владеть навыками быстрого письма и чтения.
2. Основные функции секретаря-референта
К основным функциям секретаря-референта относятся
- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;
- координация работы офиса;
- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства подразделениях организации;
- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;
- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.
- документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.
3. Основные обязанности секретаря-референта
К основным обязанностям секретаря-референта относятся
3.1. Выполнять заказы, распоряжения руководства компании, выполнять свою деятельность в соответствии с ними.
3.2. Разработать проекты документов по всем вопросам, касающимся управленческой деятельности организации.
3.3. Доработать, проверить качество обучения, грамотность, правильность составления, согласование документов, поданных на подпись руководству организации.
Организация рабочего места секретаря
... мнений. 1. Планировка и организация рабочего места Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах ... вам иметь достаточно табличного пространства для размещения текущих документов и в то же время вести беседу с ... Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения ...
3.4. Принимать, записывать и архивировать корреспонденцию, обрабатывать входящие документы, обрабатывать и соблюдать порядок работы с внутренними документами, отправлять исходящие документы.
3.5. Систематизировать текущую архивную документацию, проводить ежегодный отбор документов для архивирования или целевого уничтожения.
3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.
3.7. В соответствии с решением руководства организации передать документы непосредственным исполнителям подразделения.
3.8. Осуществлять документирование деятельности руководящих и коллегиальных органов компании.
3.9. Регистрировать, обрабатывать и оперативно доводить до сведения руководства и сотрудников полученную информацию о различных аспектах деятельности организации.
3.10. Запланируйте рабочий день для руководства, назначьте партнеров и сотрудников организации как по производственным, так и по личным вопросам.
3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.
3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и задач руководства, своевременно принимать меры, направленные на их своевременное и качественное выполнение.
3.13. Содействовать своевременным управленческим решениям и оперативно доводить их до сведения сотрудников.
3.14. Осуществлять оперативное общение со сторонними компаниями и гражданами о текущей деятельности компании.
3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.
3.16. Выполняйте индивидуальные инструкции руководства в финансовом, деловом и управленческом профиле организации.
3.17. Поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте, поддерживать порядок в офисе, соблюдение санитарно-технических норм, правил пожарной безопасности.
4. Дополнительные обязанности секретаря-референта
Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются дополнительные обязанности:
в сфере работы с персоналом:
1. Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.
2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.
3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.
4. Составление, оформление и архивирование трудовых книжек, учет трудового стажа сотрудников организации.
5. Составление для государственных органов установленного отчета о проблемах кадрового учета.
6. Вести архив личных файлов и подготовить документы по текущим срокам хранения для доставки в состояние сохранности.
7. Оформление листков временной нетрудоспособности.
8. Организация учета рабочего времени, порядок предоставления отпусков сотрудникам, контроль за подготовкой и соблюдением графика выходных.
9. Ведите учет нарушений трудового законодательства, обеспечивая своевременное принятие администрацией соответствующих мер.
Организация и планирование налоговой деятельности
... организации есть ненулевой отчет, отчет по НДС представляется только в электронном формате. Разнообразие форм НКО и сфер деятельности, наличие различных способов и источников их финансовой поддержки, меняющееся законодательство и другие обстоятельства осуществления деятельности ... непоследовательность и запутанность положений нормативных документов в налоговой сфере, их недостаточная ясность и ...
10. Своевременное направление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых и уволенных сотрудниках для обработки документов по учету начисленной заработной платы и произведенных удержаний.
11. Подготовка и своевременная подача в бухгалтерию необходимых документов для расчета и выдачи заработной платы сотрудникам.
в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией
1. Оформление, учет первичных учетных документов и организация хранения до передачи их на учет.
2. Соблюдение требований к оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.
3. Выдача доверенностей сотрудникам компании на прием товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.
4. Своевременная подготовка документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, договоров с контрагентами и передача их в банк для исполнения.
5. Получение финансовой отчетности от банков по доверенности.
6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Подготовка необходимой кассовой документации и составление отчетов.
7. Своевременная передача правильно оформленных документов на обработку в бухгалтерию.
5. Права секретаря-референта
Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:
5.1. Взаимодействовать со всеми подразделениями организации по вопросам, связанным с ее деятельностью.
5.2. Требовать от подразделений организации и сотрудников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов сотрудниками, а также запрашивать объяснения причин задержки выполнения заданий и указаний руководства.
5.3. Рассмотрите документы и отправьте их руководству для принятия решения и подайте на исполнение руководству и сотрудникам организации.
5.4. Требовать от художников ознакомления с документами, подготовленными с нарушением установленных правил их подготовки и оформления.
5.5. Ознакомившись с документами управленческой деятельности в пределах своей компетенции, оформляет копии и выписки из документов.
5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию документации деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческой работы в организации.
5.7. Требовать от руководства создания условий, необходимых для выполнения служебных функций и безопасности всех документов, генерируемых в ходе деятельности организации.
5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.
5.9. Сообщать руководству о любых недостатках, выявленных в рамках их компетенции.
5.10. Получать деньги на счет и использовать их по назначению для покупки продуктов питания, предметов домашнего обихода и других товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.
5.11. Участвуйте в разработке и реализации мероприятий по поддержанию финансовой дисциплины.
Организация работы секретаря (2)
... ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к ... Есть". 1.1. Рациональная организация работы секретаря Порядок расположения документов: 1. Входящая ... компетенцию своего руководителя, но принимает непосредственное участие в реализации принятых решений. И здесь важную роль играют личные качества секретаря, ...
6. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность за:
6.1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной
6.2. Грамотность и правильность подготовки документов, представленных на подпись руководству, организация их учета и хранения.
6.3. Ясность и полнота исполнения руководством распоряжений.
6.4. Раскрытие информации, имеющей отметку об ограничении доступа и содержащей информацию, составляющую коммерческую тайну организации.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kontrolnaya/sekretar-2/
1. Справочник квалификаций руководителей, специалистов и других сотрудников. М., 2001.
2. Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. С. 55–57.
3. Григорьев В., Дюзимова Е., Топалян А. Универсальный ключ // Служба кадров. 2001. № 4. С. 15–19.
4. www.MCB-V
Практическая часть
Вопрос 36.Составить приказ о переводе на работу внутри организации
________________________ ЗАО «Фрегат»
г. Москва, Ленинградский пр., д.76
ПРИКАЗ
о переводе на другую должность
,,06,, сентября 2008г. № 150-II
ПЕРЕВЕСТИ
1.Петрова Семена Семеновича, инженера – технолога, с его согласия на должность программиста в отдел информационных технологий с 10 сентября 2009 г. программистом.
2.Установить программисту Петрову С.С. заработную плату 20000 рублей в месяц.
3.Заместителю директора обеспечить проведение с Петровым С.С. по ТБ и правилам охраны труда.
4. С настоящим приказом ознакомить С.С. Петрова под роспись.
Основание: письменное согласие Петрова С.С., ст.25 КЗоТ, личное заявление с визами начальников отделов и директоров департамента, куда переходит работник и служебная записка начальника подразделения.
Генеральный директор __________ Головнев А.Ю.
(подпись)
М.П.
С приказом ознакомлен: __________ 06 сентября 2009 г.
(подпись) (дата)
