Документ является одним из основных инструментов управления, от правильного и качественного исполнения которого зависит уровень и эффективность деятельности организации.
Современное делопроизводство базируется на основе большого количества нормативно регламентируемых правилах и методик документирования деятельности органов власти, организаций государственной и негосударственной форм собственности, взаимоотношений юридических и физических лиц.
Непрерывный рост потока создаваемой документации, несмотря на интенсивное и повсеместное внедрение в сфере информационных технологий и электронного документооборота, требует уточнения и действий определенной научно-технической политики в этой сфере.
Все субъекты человеческой деятельности, независимо от формы собственности, должны регулировать свою деятельность положениями и обязанностями, установленными действующим законодательством о делопроизводстве и архивном деле.
В настоящее время для большинства государственных организаций и предприятий Беларуси характерен такой недостаток, как халатность при ведении делопроизводства, а также его слабая организация и организованность. Поскольку рациональная и хорошо организованная делопроизводство определяет успешное существование организации, именно регламентация и стандартизация деятельности в области управленческой документации могут значительно повысить эффективность предприятий.
Работа с документами — это фундаментальный этап процесса управления и управленческих решений, от которого зависит эффективность и качество управления.
Нормативно-методическое регулирование документооборота руководства позволяет правильно организовать не только деятельность службы документооборота руководства, но и весь офисный процесс в целом. В основе делопроизводства лежит нормативно-методическая база: свод законов, постановлений и методических документов, регулирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения, а также функционирование работы учреждения офис. Без знания нормативных и методических документов по регулированию делопроизводства невозможно правильно создать и оформить документы, придать им юридическую силу, организовать рабочий процесс, обеспечить хранение и использование документов в деятельности ‘бизнеса.
Актуальность курсовой работы определяется тем, что основным нормативным актом, регулирующим деятельность в области документального обеспечения, которым руководят все структурные подразделения, является обучение делопроизводству.
Документы метрология. Документ Microsoft Word. тема Нормативные ...
... ФЗ «О техническом регулировании» нормативными документами по стандартизации считаются: Национальные стандарты Правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации Применяемые в установленном порядке классификации, ... 1) для всех субъектов хозяйственной деятельности, если это предусмотрено в технических регламентах или других нормативных документах ; 2) для участников договоров, ...
Целью данной работы является изучение инструкций по делопроизводству в Федеральном агентстве научных организаций.
Исходя из отображенной цели, поставим следующие задачи:
- рассмотреть основные нормативные акты по документированию управленческой деятельности;
- определить сущность и назначение инструкции;
- изучить этапы подготовки инструкции по делопроизводству;
- рассмотреть организацию документооборота;
- проанализировать основные положения инструкции по делопроизводству на примере Федерального агентства научных организаций.
Предметом курсовой работы является рабочий процесс Федерального агентства научных организаций. Объектом курсовой работы является анализ содержания инструкций по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций.
Глава 1. Теоретические основы составления инструкции по делопроизводству организации
1 Понятие делопроизводства
Офисная работа — это деятельность по созданию документов и файлов в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для перемещения, поиска и архивирования документов.
Обучение офисной работе является основным нормативно-методическим документом, который определяет и устанавливает единый порядок составления, обработки документов и взаимодействия с ними в организации, являющийся инструкцией по офисной работе. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.
Инструкции по делопроизводству должны основываться на действующем законодательстве в области документации и информации и отражать особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.
Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются:
законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;
правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Часть документации, которая непосредственно связана с созданием документов, называется документацией. Движение документов и проблемы учета определяются концепцией документооборота. Деятельность по организации хранения документов относится к архивным работам. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
«Организация работы с документами в
... в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения ... экспертной комиссии организации". Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве медицинских учреждений, являются: примерная инструкция по делопроизводству в медицинских ...
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и процедур работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или компании поддерживается взаимосвязанной системой управленческой документации. Его состав определяется компетенцией, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимоотношений данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.
Непосредственное руководство делопроизводством осуществляют сотрудники, отвечающие за делопроизводство, бухгалтерию и ведение делопроизводства в компании.
Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».
Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Документ (синоним — документированная информация) — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В целом организация работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке называемую «документооборотом»), включая и архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Большим вкладом в развитие делопроизводства в России является внедрение форм документов в рамках работы министерского делопроизводства.
Задачи делопроизводства:
оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);
создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии сноменклатурой дел);
создание условий для хранения документов.
.2 Структура и содержание Инструкции по делопроизводству
В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству будет обязательным документом, регулирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым положением о взаимодействии федеральных органов исполнительной власти и правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 четко указано, что любая организация должна определить и задокументировать принципы политики управления документами. Целью политики должно быть создание и поддержание в рабочем состоянии системы управления записями, которая является аутентичной, надежной и пригодной для использования и способной поддерживать бизнес в течение необходимого периода времени. Любая организация может выполнить эту задачу по служебной инструкции.
Инструкция По Делопроизводству
... Организация исполнительного контроля и поиска документов в Кубанском филиале «Информбюро».30 ГЛАВА 3. УЛУЧШЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В КУБАНСКОМ ФИЛИАЛЕ «ИНФОРМБУРО».35 3.1. Методика разработки инструкции по ... всех ее аспектах. Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, ... права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества. ...
Структура инструкции по делопроизводству
Структура текста инструкций по делопроизводству не регламентируется нормативными и методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы.
В разделе «Общие положения» устанавливают:
сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
ответственность за ее несоблюдение;
подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:
виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
общие правила подготовки и оформления документов;
правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
Раздел «Организация документооборота и оформление документов» состоит из нескольких подразделов.
В разделе «Регистрация документов» устанавливается:
порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
сроки, формы и методы регистрации;
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
категории документов, подлежащих обязательному контролю;
порядок их постановки на контроль;
технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
обязанности исполнителей;
типовые сроки исполнения;
порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
.порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:
Бухгалтерский учет и анализ расчетов с персоналом по оплате труда ...
... системы оплаты труда, применяемые на предприятиях Российской Федерации; изучены нормативно-законодательные документы, регулирующие порядок учета расчетов по оплате труда и основы организации системы бухгалтерского учета расчетов по оплате труда в Российской Федерации; рассмотрен порядок организации оплаты труда за рубежом; на примере ООО «Тимлис» рассмотрена методика учета расчетов по оплате труда ...
.правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
.устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
правила формирования в дела отдельных категорий документов;
порядок разработки и использования номенклатуры дел;
порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
.порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
правила подготовки дел к хранению;
требования к описанию и оформлению дел;
порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может быть изменен и интегрирован в соответствии с условиями работы и принятой технологией. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
Канцелярские инструкции обычно дополняются приложениями, которые должны содержать не более справочного и иллюстративного материала, систематизированного по порядку разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Правильность бюрократических указаний — одно из условий, гарантирующих грамотную работу с документами любой компании. Многие организации разрабатывают свой собственный индивидуальный стиль регистрации бизнеса для местной нормативной регистрации.
По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документации анализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, т.к. инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы.
Организационно-правовые документы содержат положения, которые являются строго обязательными для исполнения, реализуют нормы административного права и образуют правовую основу для деятельности предприятия. Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или Советом директоров).
Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки
... работы с документами на предмет их соответствия локальным нормативным актам и особенностям организации делопроизводства в Мировом ... декабря 1996 года федеральный конституционный закон «О судебной системе Российской Федерации» (статья 4) наряду с федеральными и конституционными ( ... и др. Целью данного диплома является на основе изучения практики организации делопроизводства в Мировом суде г. ...
Глава 2. Порядок ведения делопроизводства Федерального агентства научных организаций
.1 История создания Федерального агентства научных организаций
Федеральное агентство научных организаций (ФАНО) было создано правительством <#»justify»>2.2 Структура, финансирование
Структура ФАНО регламентируется Положением <#»justify»>
- документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;
документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;
обращения граждан и ответы на них;
инициативные письма Федерального агентства научных организаций.
Межведомственная переписка включает аналитику, отчеты, служебные и пояснительные записки, другие официальные документы, которые не пересылаются за пределы Федерального агентства научных организаций.
Регистрация документов осуществляется:
поступающей (входящей) корреспонденции — в журнале «Входящая корреспонденция»;
отправляемой (исходящей) корреспонденции — в журнале «Исходящая корреспонденция;
обращений граждан — в журнале «Жалобы и обращения граждан»;
ответов на обращения граждан — в журнале «Ответы на жалобы и обращения граждан»;
внутренней (внутриведомственной) корреспонденции — в журнале «Внутриведомственная корреспонденция».
Доставка и отправка документов в Федеральном агентстве научных организаций осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным), и системы межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО).
.3 Порядок ведения инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций
Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных разработана во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263) и в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Организация государственной статистики в рф. Основные задачи ...
... государственной статистики являлся Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат России), в настоящее же время Федеральная служба государственной статистики (Росстат) . В Российской Федерации ... другим институциональным образованиям). В организацию государственной статистики нарядус выбором ее ... экономикой выполняет статистика. В нем собраны, научные разработки, обобщения ...
Правовой основой Инструкции является Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1, ст. 1; 2013, № 30, ст. 4022), Федеральные законы от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196), от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038), от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988; 2013, № 14, ст. 1668, № 27, ст. 3463), постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368), от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52 ст. 5587), от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2002, № 40, ст. 3929; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251, № 29, ст. 4472, № 32, ст. 4834; 2012, № 1, ст.148, № 19, ст. 2419, № 27, ст. 3739, № 38, ст. 5102, № 42, ст. 6880, № 52, ст. 7491, ст. 7507; 2013, № 13, ст. 1575, № 38, ст. 4831), от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 47, ст. 4933, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 41, ст. 4790, № 47, ст. 5675, № 12, ст. 1429, № 49, ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072; 2011, № 34, ст. 4986, № 35, ст. 5092; 2012, № 37, ст. 4996, № 38, ст. 5102), от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084; 2012, № 52, ст. 7507; 2013, № 13, ст. 1575), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 4 апреля 2003 г. № 07/3276-ЮД), приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК).
Поля в документе по госту
... являясь к этому моменту опытными научными сотрудниками или изобретателями. Как оформлять курсовую работу Итак, кажется, мы разобрались с ГОСТами. Приступим непосредственно к вопросам оформления. ... к текстовым документам (с Изменением N 1) Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии национальный стандарт российской федерации гост р 7.0.97-2016 система стандартов по информации, ...
Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Федерального агентства научных организаций, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Федерального агентства научных организаций.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование
Требования Инструкция по работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется только на общие принципы работы с документами, а также при подготовке документов для передачи в архив.
Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Федеральном агентстве научных организаций осуществляет Отдел документационного обеспечения Административного управления.
Непосредственное ведение делопроизводства в управлениях и отделах Федерального агентства научных организаций возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих подразделениях (далее — делопроизводители) в соответствии с должностными регламентами.
Обучение утверждается руководителем Федерального казначейства с согласия руководителя Федерального архивного агентства. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
) Создание документов в Федеральном агентстве научных Организаций
) Оформление отдельных видов документов в Федеральном агентстве научных организаций
) Организация документооборота
) Документальный фонд Федерального агентства научных организаций
) Особенности работы с электронными документами
) Работа исполнителей с документами
) Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
) Создание документов в Федеральном агентстве научных Организаций
Документы, создаваемые в Федеральном агентстве научных организаций оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 Х 297 мм), А5 (148 Х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Содержит 93 страницы текстового документа, 120 использованных ...
... управления федеральным имуществом; изучить деятельность Федерального агентства по управлению государственным имуществом (на примере Территориального управления Росимущества в Красноярском крае); охарактеризовать предмет исследования; рассмотреть и проанализировать различные примеры ранее проведенного реинжиниринга в рассматриваемой организации; ...
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм — левое; 25 мм — верхнее; 24 мм — нижнее; 20 мм — правое.
В Федеральном агентстве научных организаций применяются следующие бланки:
угловой бланк руководителя Федерального агентства научных организаций;
угловой бланк первого заместителя руководителя Федерального агентства научных организаций;
угловой бланк заместителя руководителя Федерального агентства научных организаций;
общий продольный бланк письма Федерального агентства научных организаций;
продольный бланк приказа Федерального агентства научных организаций;
продольный бланк распоряжения Федерального агентства научных организаций.
Детали угловой формы находятся в верхнем левом углу, детали продольной формы — в центре листа по верхнему краю.
Бланки документов Федерального агентства научных организаций с репродукцией Государственного герба Российской Федерации составляются Департаментом по делам дел на основании заявок Департамента документального обеспечения на их изготовление. Отдел по работе с клиентами составляет заказы на изготовление полиграфической продукции в типографии, принимает, фиксирует прием бланков и передает в Отдел документального обеспечения подготовленных бланков документов согласно журналу приема бланков.
)Оформление отдельных видов документов в Федеральном агентственаучных организаций.
В Федеральном агентстве научных организаций создается комплекс организационно — распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, порядки, протоколы, доверенности, договоры, телеграммы и решения заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), аналитические, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.
Коллективно обсуждаемые вопросы и принятые по ним решения фиксируются в протоколах и решениях собраний и заседаний.
Взаимные обязательства Федерального агентства научных организаций с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, государственных контрактов.
)Документальный фонд Федерального агентства научных организаций
Документальный фонд Федерального агентства научных организаций формируется на основе документов, сформированных в процессе его деятельности.
Формирование документального фонда Федерального агентства научных организаций осуществляется в управлениях (отделах) Федерального агентства научных организаций при непосредственном контроле и методологическом сопровождении Отдела документационного обеспечения путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечениях их сохранности, учета и передачи дел в архив Федерального агентства научных организаций.
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Федеральном агентстве научных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки оформленных по делам документов, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о Федеральном агентстве научных организаций, положениями об управлениях и отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности Федерального агентства научных организаций.
Федеральное агентство научных организаций составляет бизнес-номенклатуру отделов и сводную номенклатуру Федерального агентства научных организаций.
Номенклатура дел управления (отдела) составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работниками, ответственными за ведение делопроизводства в управлении, согласовывается с Отделом документационного обеспечения, подписывается начальником управления и представляется в Административное управление.
Вновь созданное управление (отдел) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел управления (отдела) и представляет ее в Отдел документационного обеспечения на согласование.
Сводная номенклатура дел Федерального агентства научных организаций составляется отделом документального обеспечения на основании номенклатур дел Федерального агентства научных организаций.
Сводная номенклатура дел Федерального агентства научных организаций, подписывается начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства), согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) Федерального агентства научных организаций, с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Федерального агентства научных организаций. Сводная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не произошло принципиальных изменений в функциях и структуре Федерального агентства научных организаций.
Методическую помощь в составлении номенклатуры дел оказывают Департамент документального обеспечения и ЦИК Федерального агентства научных организаций.
После утверждения сводной номенклатуры бизнеса руководство получает выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первая утвержденная копия номенклатуры дела является документом с постоянным сроком хранения и включается в номенклатуру дел отдела поддержки документации. Второй работает в отделе документооборота в качестве рабочего. Третий используется в архивах Федерального агентства научных организаций. Четвертый — передается в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочая копия Сводной номенклатуры дел может храниться в Офисе поддержки документации в электронном формате.
Сводная номенклатура дел на конец каждого года уточняется, утверждается и вступает в силу 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и повторно согласовывается в случае кардинальных изменений функций и структуры Федерального агентства научных организаций.
Названиями разделов и подразделов корпусной номенклатуры Федерального агентства научных организаций являются наименования структурных подразделений и подразделений Федерального агентства научных организаций. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федерального агентства научных организаций.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федерального агентства научных организаций.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Номенклатура дел Федерального агентства научных организаций составляется по установленной форме.
)Особенности работы с электронными документами
В Федеральном агентстве научных организаций создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота;
документы, поступившие по системе МЭДО.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
Прием и отправка электронных документов, поступающих по системе МЭДО осуществляется централизованно Отделом документационного обеспечения.
Сканирование документов, поступающих на бумажных носителях осуществляется Отделом документационного обеспечения (по документам, подлежащим докладу руководителю Федерального агентства научных организаций), работниками приемных заместителей руководителя и делопроизводителями.
Включение электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе в состав документооборота, осуществляется после его сканирования.
Электронные документы, создаваемые в Федеральном агентстве научных организаций, включаются в состав документооборота.
Состав реквизитов РКК может быть расширен при необходимости.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Федерального агентства научных организаций. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:
Переписка по административно-хозяйственным вопросам. Электронные документы.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе.
)Работа исполнителей с документами
Организация работы с документами в структурных подразделениях Федерального агентства научных организаций осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя Федерального агентства научных организаций, его заместителей, начальников и заместителей начальников управлений Федерального агентства научных организаций, начальников отделов.
Подразделение — исполнитель (соисполнитель) получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.
Документы, поступившие в управления Федерального агентства научных организаций с указанием по исполнению документов руководителя или заместителей руководителя Федерального агентства научных организаций, передаются исполнителям только после их рассмотрения начальником управления Федерального агентства научных организаций.
Специалисты структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа — ответа и необходимых приложений, с соблюдением правил их оформления;
согласование проекта ответа с соисполнителями документа;
подготовку сводки отзывов, полученных от соисполнителей по документу;
доработку проекта ответа по замечаниям, полученным в ходе согласования и проведение повторного согласования, в случае серьезной корректировки проекта ответа;
представление на подписание (утверждение) руководителю Федерального агентства научных организаций, его заместителям или руководителей структурных подразделений;
подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;
передачу документа в Отдел документационного обеспечения для отправки адресату;
определение места хранения документа (копии документа) с проставлением в РКК документа в отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.
Если в процессе согласования у рецензента есть замечания к проекту документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой «с замечаниями», и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются управлением — ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой «с замечаниями» без представления самих замечаний не допускается.
В случае несогласия с представленными замечаниями, управление — ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.
При полном учёте замечаний, повторного визирования не требуется.
Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на управление, подготовившее проект данного документа.
Если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего управления, то проект документа визируется с пометкой «согласования не требуется».
Согласование считается завершённым только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.
Все этапы прохождения и исполнения документов в обязательном порядке фиксируются делопроизводителем в РКК документа.
Передача документов, находящихся на исполнении у исполнителя в случае его отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) осуществляется на основании указания начальника структурного подразделения другому исполнителю. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме.
Разглашение содержания поступивших к исполнителю документов и подготовленных проектов ответов не допускается. Ознакомиться с ними могут только лица, имеющие отношение к их исполнению
) Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
Федеральное агентство научных организаций в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации применяет в своей деятельности печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Изготовление печатей Федерального агентства научных организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовая печать) осуществляется централизованно на основании заявки Управления делами Федерального агентства научных организаций полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.
Гербовые печати применяются в Федеральном агентстве научных организаций для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель Федерального агентства научных организаций.
Ответственность за изготовление и учет печатей и штампов возлагается на Управление делами.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Федерального агентства научных организаций по заявкам которых они были изготовлены.
Использование печатей и штампов (включая самонаборные), изготовленных и применяющихся в практической работе на основании локальных нормативных правовых актов (приказов) допускается с обязательным указанием должностных лиц, ответственных за их использование и хранение.
Порядок изготовления, учета и использования бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 3.1. настоящей Инструкции.
Номер бланка документа указывается в РКК при регистрации исходящей корреспонденции в поле «Номер бланка» с целью осуществления контроля за их использованием.
Испорченные и невостребованные бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежат возврату в Отдел документационного обеспечения.
Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений.
делопроизводство управленческий документооборот
Заключение
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.
Основной целью написания данной курсовой работы проведение анализа инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве научных организаций. Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по организации делопроизводственного обслуживания организации:
первичная обработка поступающих документов (разработка и использование списков нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации, передача подлинников ответственному исполнителю);
регистрации документов (регистрацию только в компьютерной форме);
формирование и оформление дел (все документы сформированы в дела и оформлены с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшиваются в дело вместе с документами, потом помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел проставление подписей секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела);
при составлении описи дел проставляется подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы;
усиленный контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством;
составление номенклатуры дел организации с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;
автоматизированная система документационного обеспечения управления.
Основным направлением совершенствования технологии обработки документов явилось внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволяет коренным образом поддерживать всю систему делопроизводственного обслуживания, значительно повышает оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнения справочно — аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволяет поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и способствует повышению ее оперативности.
Также система автоматизации делопроизводства позволяет снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
Список используемой литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/deloproizvodstvo-v-sisteme-upravleniya-personalom/
1.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. №1. с. 79-83.
2.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2005. №4. С. 81-85
3.Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2008. №2. С.16-20
.Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 2003. №3. С. 31-34.
5.Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2008. №3. С. 23-26.
.Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2013. №3. С
.Инструкция по делопроизводству Федерального агентства научных организация.
8.Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения — важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2005. №1. 3-5
.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
10.Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2013. 592 с.
.Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. — 3-е изд.; перераб. и доп. — Мн.: Амалфея, 2006с.
.Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2005. №1. С. 18-24.
.Шатина Н.В. Функции секретаря — помощника руководителя // Секретарское дело 2003. №4. С. 16-19.
.Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.
