Организация управления проектами

метки: Проект, Управление, Организация, Диплом, Курсовой, Развитие, Менеджмент, Контроль

Сегодня ограниченные ресурсы становятся очень важными в деятельности организации. И дело не в том, что у компании нет достаточных финансовых или иных ресурсов, а в том, что результаты деятельности привязаны к временным рамкам: если у вас не было времени сегодня, вы сегодня потеряли свои конкурентные позиции.

Сегодняшнее время — главный критерий эффективности организации. это то, что ограничивает компанию с точки зрения человеческих ресурсов, сырья, финансов и других аспектов.

Управление проектами организации приходит на помощь высшему руководству в конкуренции с другими фирмами. Это означает использование современных технологий управления, делегирование полномочий, распределение ресурсов и ответственности между членами менеджмента, расстановку приоритетов для развития организации и другие методы успешной борьбы на рынке на практике.

Недооценивается организация управления проектами предпринимателями, другие подходят к этой проблеме слишком формализованно. Действительно, это приводит к недостаточной эффективности проектирования в компании или высоким затратам на реализацию проекта. И те, и другие допускают серьезные ошибки в своем отношении к менеджменту компании.

Целью данной курсовой работы мы ставим изучение системного подхода к управлению проектами.

Как следствие мы имеем следующие задачи для научной работы:

• изучение современной литературы на данную тематику;
• обоснование необходимости проектного подхода к управлению;

Проект разными специалистами понимается различно.

Проект — это задача с определенными исходными данными и способом ее решения.

Проект — это концепция, идея, образ, воплощенная в виде описания, обоснования, расчетов, чертежей, раскрывающая суть концепции и возможность ее практического воплощения.

Проект — это совокупность определенных элементов (объектов материального и нематериального характера) и связей между ними, обеспечивающая достижение поставленных целей.

Проект есть система взаимосвязанных элементов внутренней среды (руководство, подчиненные, ресурсы, сроки, цели, методы), взаимодействующих между собой и с элементами внешней среды (государство, конкуренты, поставщики, потребители, природа).

Более того, согласно общей теории систем, каждый элемент системы может действовать как отдельная открытая система так же, как рассматриваемая система является частью более крупной системы.

Организация и управление земельными ресурсами» : « Управление ...

... значение, поскольку от этого в значительной степени зависело развитие земельных отношений в стране, системы управления земельными ресурсами и др. Гетман, носивший титул «Светлейший», избранный всеми членами ... на землю можно получить только с одобрения письма правительства Москвы. В системе управления земельными ресурсами гетман следил за надлежащим сбором налогов на землепользование. Все собранные ...

Поэтому в организации может возникнуть необходимость в проведении инновационной политики, расширении рынка сбыта, увеличении доли рынка и решении других проблем конкуренции. Но для руководства эти процессы не должны быть хаотичны. Каждый шаг на внешнем рынке или во внутренней среде должен быть осознанным делом со стороны исполнителя до высшего руководства организации.

У всех этих шагов есть определенная возможность, а значит, они направлены на решение каких-то проблем, задач. В свою очередь, решение проблем включает использование ресурсов, методов и других средств для реализации решений.

Отсюда мы имеем проект, который состоит из основных элементов: замысел (проблема, задача), ресурсы (решения), цели реализации (результаты решения) .

Проект с точки зрения системного подхода определяется следующими своими свойствами:

• сложность структуры. Каждый проект имеет в своей системе отдельную иерархию, в которой определяются отношения соподчинения и подчинения;
• взаимодействие элементов проекта между собой и с окружающей средой;
• динамичность процессов, которые зачастую имеют высокий уровень неопределенности;
• целостность проекта как системы. То есть в проекте участники имеют одну форму иерархии, а в организации совершенно иную;
• многофункциональность элементов проекта. Это когда проект включает в себя все функции управления и реализации его целей и задач.

Эти свойства конструкции определяют необходимость ее рассмотрения с точки зрения общей теории систем.

Сложность проекта как системы определяется не только количеством задействованных элементов, но и сложностью, эффективностью их взаимодействия и различными интересами участников. В этих условиях одна из задач проекта — упростить многозадачность его участников, свести частные интересы к общим.

Наиболее интересным свойством любой системы является управляемость. Конечно, полное управление проектом может оказаться невозможным для менеджмента из-за взаимодействия с внешней средой и недостаточного уровня информационного наполнения процессов внутри и вне системы.

Управлению сложной системы свойственны такие закономерности:

• управление осуществляется через сбор и обработку информации. То есть полноценный проект в зависимости от взаимодействия должен своевременно реагировать и управлять происходящими процессами;
• управление через обратную связь. То есть достижение цели определяется не измерением непосредственно внешних помех, а внутренним состоянием управляемой системы;
• управление подразумевает уменьшение дифференциации между частными интересами и общими в пользу последних.

Поскольку наш проект в конечном итоге является управляемой системой, пришло время подчеркнуть важность и необходимость целей управления проектом.

невозможно организовать проект без указания основной цели его создания. Четкое понимание главной задачи в голове каждого участника проекта — залог успешной реализации проекта.

При использовании методологии SMART процесс определения цели проекта становится первым шагом на пути к его реализации.

Данная методика целеопределения гласит, что любая цель проекта должна быть:

• конкретной;
• измеримой;
• достижимой;
• значимой;
• в рамках определенного периода

Следующим шагом, который руководство должно предпринять для разработки проекта, является определение количественных показателей, таких как производительность, инвестиции, эксплуатационные расходы. Следовательно, любой проект, необходимый для организации, должен отвечать хотя бы одному из

Классическая школа управления, основоположники и их основные ...

... классической школы менеджмента. В центре внимания исследования основные принципы организации управления, предложенные основоположниками классической школы. Цель работы - всесторонне проанализировать подходы классической школы к организации управления. ... ему наиболее целесообразным»[8]. Государственная система Великобритании позволяет влиять на общественное мнение, находя компромисс с правящими ...

• содействовать повышению производительности организации;
• способствовать сокращению объемов инвестиций;
• содействовать сокращению текущих расходов;
• комплексно влиять на вышеперечисленные характеристики.

Балакин в своей книге пишет, что стоимость, сроки и качество реализуемого проекта диаметрально противоположны. Это очевидно, если вы сократите время, вам придется увеличить затраты, чтобы сохранить качество на том же уровне.

Так он пишет о «волшебном треугольнике управления проектами», в котором эти функции имеют разные углы. И, следовательно, изменение одного параметра треугольника приводит к изменению хотя бы одного из других. Поэтому управление проектом сводится к определению рационального баланса между ограничениями с точки зрения времени, стоимости и качества.

Если цель проекта — повысить уровень качества производимой продукции, уменьшить количество брака, это повлечет за собой определенные затраты. А также временные затраты на внедрение проекта. В этом случае, если руководству проекта удастся сохранить баланс между углами треугольника в пределах допустимого отклонения от центра, реализацию проекта можно будет считать более или менее успешной.

Но иногда руководителю проекта приходится делать ощутимые отклонения от намеченного пути. Это происходит, когда к проектной организации намеренно подошли в критический момент или с дефицитом инвестиционного бюджета.

Вам не нужно далеко ходить, все знают, как миссия НАСА на Луну была переработана для более дешевых программ беспилотных космических полетов. Либо известная подготовка к проведению Олимпийских Игр 2014 в городе Сочи, которая потребовала огромных финансовых вложений (более чем в 4 раза больше от изначально спланированных), чтобы успеть соорудить спортивные арены в необходимый срок.

Эффективное управление проектом напрямую связано с уровнем квалификации его участников: руководителя проекта, команды проекта, подразделения поддержки. Управление проектами — это работа группы людей, полностью сосредоточенных на достижении цели проекта.

Количество и состав участников проекта варьируется от одного до нескольких сотен и тысяч в зависимости от сложности и масштаба проекта.

Один из самых важных людей в реализации проекта — заказчик проекта. Обычно это организация, отдельное лицо или целое государство. Именно от него зависит финансирование реализации проекта.

При недостаточном финансировании к проекту могут подключиться банки и другие инвесторы.

Помимо клиента, непосредственно к проекту принадлежит руководитель проекта, человек, который принимает все наиболее важные решения по реализации и контролирует реализацию проекта.

У управляющего обычно в распоряжение создается аппарат управления. Это может включать бухгалтерский учет, маркетинг, продажи и другие структурные подразделения по мере необходимости.

Управление командой проекта

... управления проектами. Это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю последнего; основной элемент его структуры, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию его замысла. Эта группа создается на ...

Группа по реализации проектной деятельности: непосредственные исполнители аппарата управления проектом. Чаще всего это менеджеры нижнего уровня, сотрудники организации, входящие в команду проекта.

При принятии данного решения стоит учитывать ряд факторов:

• опыт управления проектами;
• объем работы;
• гонорар;
• компетентность;
• репутация;
• психологическая совместимость с командой проекта.

Основные обязанности управляющего проектами является:

• формирование команды проекта и организация ее работы;
• достижение поставленных целей в определенные сроки при ограниченных ресурсах;
• принятие решений в условиях высокой степени неопределенности;
• планирование и проектирование;
• взаимодействие с другими организациями;
• обеспечение выполнения задач и контроля затрат.

Команда проекта — это группа людей, которые участвуют в реализации проекта и подотчетны руководителю проекта.

Состав и порядок формирования проектной команды в разных условиях может отличаться. Условия могут быть продиктованы типом проекта, его масштабом, сложностью и продолжительностью реализации.

Важность взаимодействия с командой определяется самим проектом:

• проект является системой. Его реализация зависит от эффективности взаимодействия элементов системы;
• при работе над проектом проявляется эффект синергизма, когда успехов одного члена команды влечет за собой успех другого;
• успех проекта связан с атмосферой создаваемой работой в команде;
• взаимодействие и общая работа повышают коммуникативные способности сотрудников и снижают вероятность конфликтных ситуаций.

Организация совместной работы — довольно сложная задача, так как у каждого человека своя психология, и энергия каждого должна быть направлена ​​на создание и реализацию проекта. При отборе членов команды необходимо учитывать такие критерии, как профессионализм, умение работать в команде и другие специфические характеристики проекта.

Результатом взаимодействия команды и лидера проекта является стиль руководства. Поведение и стиль руководителя проекта существенно влияют на команду. очень важно, чтобы руководитель проекта был этичным и честным с каждым членом команды. Был лидером сформированной команды.

Лидерство может быть формальным, когда специалист назначается руководителем приказом высшего руководства. Или неформально, когда один из членов команды с его профессионализмом и высокими моральными качествами присоединяется к команде, не будучи их начальником.

Некоторые лидеры теории управления проектами неспроста проводят различие между концепциями лидерства и управления. Они связывают управление с возможностью управлять процессами во время реализации проекта. А руководство — это умение управлять человеческими ресурсами.

Еще относительно недавно было признано, что лидеры рождаются, но не становятся. Этот миф распространяли успешные лидеры из-за своего тщеславия. Исследования показали, что лидерами не рождаются, но наука еще не дала однозначного ответа на этот вопрос.

Нет единого мнения о причинах необходимых качеств лидера в бизнесе, обществе или военном деле. Большое внимание уделялось проблеме лидерства деятелей разных эпох, от Макиавелли до современных научных менеджеров.

Корпоративная система управления проектами — от управления ...

... выполнение управленческих процедур без использования современных средств обработки и передачи информации. Наличие единой информационной модели проекта и единой информационной среды - важнейший фактор обеспечения работы онлайн-команды. Внедрение корпоративной системы управления проектами ...

Более того, в более поздних работах по этой теме стиль управления сводится с ситуационной культуры к корпоративной культуре.

Ключом к успешному управлению проектами является понимание того, какой стиль управления доминирует у лидера, а также его или ее гибкость и готовность изменить этот стиль в зависимости от обстоятельств.

Планирование — это процесс разработки и принятия количественных и качественных целей и определения наиболее эффективных способов их достижения.

Необходимость строить планы обусловлена ​​несколькими причинами. Наиболее значимые: неопределенность будущего, координирующая роль плана, оптимизация экономических последствий.

Неопределенность будущего заставляет нас планировать проект с точки зрения количественных показателей, а не строго абсолютных величин. Но наоборот в небольших вариациях возможного отклонения.

Планирование координирует цели и задачи проекта. Он сводит деятельность участников проекта в определенную систему и позволяет выполнять проект без ошибок и существенных отклонений.

Еще одна важная причина планирования в проектной организации — согласование инвестиций и страхование рискованных ситуаций. Вероятность несоответствия финансового положения намного ниже, если работа выполняется по плану, и финансовые риски будут значительно снижены.

Планирование позволит руководителю проекта эффективно реализовать проект за счет систематической подготовки решений. То есть план, как таковой, является предпосылкой эффективности проекта.

В плане проекта описаны методы обеспечения обоснованности финансовых затрат, сроки реализации и качество продукта проекта.

На данном этапе управления проектами решаются следующие задачи:

• определение и детализация целей проекта;
• определение состава и объема работ по проекту;
• разработка реального бюджета проекта и его детализация;
• оценка рисков и разработка планов по их управлению;
• определение взаимодействия в команде проекта и внешней средой;
• согласование плана основными участниками проекта;
• утверждение плана.

Можно выделить основные этапы планирования: формирование целей, анализ проблем, поиск альтернатив, оценка альтернатив и методов их реализации.

необходимо определить и донести до каждого участника проекта реальные цели его реализации. Анализ проблемы включает прогнозирование будущих показателей внешних и внутренних условий окружающей среды, их определение и структурирование. Затем проводится поиск альтернатив — варианты решений. Последний шаг здесь — оценка альтернатив с точки зрения эффективности, риска для принятия решений.

В ходе реализации проекта план следует обновлять с учетом изменений текущего и будущего состояний.

Бюджет должен основываться на смете затрат на мероприятия и рабочие пакеты, определенные при оценке стоимости проекта. Прогноз стоимости используется для измерения, отслеживания и контроля стоимости проекта.

Данный базовый план по стоимости по сути является распределенным во времени бюджетом, который служит основой для разработки требований к финансированию проекта. Финансирование осуществляется поэтапно. Причем требования к финансированию на отдельных этапах проекта могут превышать базовый план на резервную величину управления.

Нормативная база курсовой работы

... информации. Написание курсовой работы должно базироваться на изучении: законов, постановлений правительства Республики Беларусь в области физической культуры и спорта; - нормативных и методических ... результаты, комментарии, выводы к ним). ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРНЫМ ЭЛЕМЕНТАМ РАБОТЫ Структурными элементами курсовой работы являются: титульный лист, указатель, введение, основная часть, заключение, список ...

Таблица 1

Финансирование проекта обеспечивает решение двух основных задач:

• обеспечение динамики инвестиций, позволяющей выполнять проект в соответствии с временными и финансовыми ограничениями;
• снижение затрат финансовых средств и риска проекта за счет определенной структуры инвестиций.

Финансирование проекта включает 4 этапа:

• анализ жизнеспособности проекта;
• разработка плана реализации проекта;
• организация финансирования проекта;
• контроль выполнения плана и условий финансирования.

Первый этап позволяет определить стоит ли проект дальше финансировать и продолжать. Будет ли достаточно финансовых вложений для покрытия текущих издержек и получения ожидаемой прибыли. Жизнеспособность проекта — это возможность обеспечения динамики инвестиций проекта и способность проекта генерировать потоки доходов, достаточные для компенсации возможных рисков.

Следующий этап, планирования реализации проекта характеризуется оценкой всех показателей и рисков по проекту с анализом возможных изменений путей развития ситуации.

Этап организации финансирования проекта определяет источники финансирования, внутренних либо внешних.

Помимо финансовых вопросов при организации управления проектами остро может стоять вопрос о его длительности.

Зачастую на практике сроки выполнения работ невозможно определить точно, так как всегда имеются те или иные неопределенности, задерживающие сроки выполнения.

Тем не менее, управляющий проекта имеет некоторую информацию по срокам всех операций, необходимых для выполнения проекта. Расчет ожидаемой продолжительности операции проводится по методу оценки и пересмотра проектов — PERT. Этот метод гласит, что распределение времени выполнения проекта в целом является нормальным. Ожидаемая продолжительность операции рассчитывается по формуле:

(1);

где — минимально необходимое время выполнения операции, — наиболее вероятная продолжительность операции, — максимально возможная длительность операции.

Соответственно, для определения возможного отклонения от полученной величины определяют дисперсию выполнения операции:

(2).

Контроль — это процесс, с помощью которого управляющий проектом определяет эффективность принятых решений, сроки и качество работы проекта, а также необходимые корректировки.

Управление рисками при реализации проектов строительства объектов сотовой связи

... возрастают сроки реализации проектов; Погодные условия – очень актуальны в сибирских условиях, вследствие весенне-осенней распутицы, зимних морозах, и наличию осадков – факторы от которых зависит технологическая возможность выполнения работ; Организационные ...

• мониторинг — систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации процесса;
• выявление причин отклонений по срокам, ресурсам и качеству;
• прогнозирование последствий сложившейся ситуации;
• обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Одна из важных причин необходимости контроля состоит в том, что каждый управляющий должен своевременно реагировать на малейшие отклонения от заданного курса и принимать необходимые меры по устранению отклонений. Различают три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Первый вид контроля осуществляется до фактического начала работ и используется в трех ключевых областях: трудовые, материальные и финансовые ресурсы.

В сфере трудового контроля руководству проекта необходимо установить минимальные требования по профессиональным и личностным качествам каждого будущего члена команды.

Контроль материальных ресурсов удовлетворяет потребность в оборудовании и средствах реализации задач проект на должном уровне. Подготовка оборудования к предстоящей работе, переучет имеющихся ресурсов, анализ возможных инноваций.

Контроль финансовых средств обеспечивает своевременное поступление денежных ресурсов в проект в необходимом количестве на каждом этапе проектного цикла. Менеджер проекта контролирует оптимальное количество финансовых возможностей каждой единицы команды, чтобы не допускать превышения предельного резерва финансирования проекта.

Текущий контроль осуществляется непосредственно во время реализации проекта. Различают контроль:

• времени. Достижение промежуточных целей и объемов работ;
• бюджета. Уровень расходования финансовых средств;
• ресурсов. Фактические затраты материально-технических ресурсов;
• качества проводимых операций.

Текущий контроль проводится одновременно с выполнением самой работы. Он базируется на изменении фактических результатов в процессе проведения работ, направленных на достижение реальной цели проекта.

Заключительный контроль имеет две важные функции:

• представляет информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущих проектах;
• сопоставляя фактические и запланированные результаты, дает возможность лучше оценить, насколько реалистично были разработаны планы.

На основе данных заключительного контроля совершенствуются задачи и процедуры управления, его структура и методы.

Физические объемы выполненных работ определяют непосредственно на месте производства работ и сравнивают с расчетными показателями.

Временные затраты сравнивают с расчетной продолжительностью и соизмеряют с объемами выполненных работ. Денежные расходы сравнивают с показателями бюджета или сметной стоимостью. Данные о фактическом потреблении материально-технических ресурсов графически сопоставляют с предполагаемыми потребностями в рабочей силе, строительных материалах и оборудовании.

В конечном итоге управляющий проектом может сам определить степень и процент готовности объекта в целом или выполнения отдельной его операции.

Информация, отражающая состояние и ход выполнения заданных объемов работ, поступает из многочисленных источников. В формальной информационной системе источники информации включают в себя карточки табельного учета трудозатрат и эксплуатации оборудования, заказы на поставки, счета-фактуры, сообщения с места производства работ о фактически выполненных объемах, отчеты по контролю качества и т.д. Во всех случаях к наиболее важным аспектам контроля относятся точность, своевременность и завершенность. Если требуется точная информация по вопросам управления, следует тщательно продумать и проанализировать сведения, представляемые квалифицированным специалистам, полученные на основе их собственного опыта.

Система управления ресурсами предприятия

... и управление всеми ресурсами организации. По ... управления ресурсами предприятия; рассмотреть опыт внедрения систем управления ресурсами на предприятиях. Информационной основой для написания дипломной работы послужили учебники по технологиям управления информацией, автоматизированным информационным системам, системам управления ресурсами, Интернет-ресурсам. 1. Системы управления ресурсами ...

Кроме формальных источников информации существует большое количество других входных данных, предназначенных для обеспечения деятельности аппарата управления; некоторые из них сокращают стандартный путь прохождения информации.

Заключительный этап проекта выступает в фазе завершения проекта. При закрытии проекта управляющий менеджер проводит сбор и анализ полученной в ходе работы информации. Сравнивает результаты фактически выполненной работы с плановыми, разработанными входе организации проекта.

Закрытие проекта возможно и досрочно, до окончательного выполнения всех операций.

На заключительном этапе действия управляющего аппарат проекта носят более административный, формальный характер. Ему присуще такие функции как:

• сбор, обработка и анализ информации о результатах проведенной работы;
• подготовка отчетности и выводов реализации проекта.

Основная задача менеджера проекта донести конечный продукт, результат до заказчика проекта. Если целью проекта было создание инновационного продукта, то в завершающей фазе менеджеру необходимо провести некоторые тесты данного продукта:

• выявить различия между запланированными и реальными показателями;
• определить причину этих различий;
• разработать мероприятия по устранению отклонений.

Составляется конечный отчет о проведенной работе. И к отчету прикрепляется ежедневные данные о проведенных мероприятиях и их результатах. Здесь не должно остаться открытых вопросов о работе проекта. Каждый линейный руководитель освобождается от проектной должности так же, как и его подчиненные.

управление проект управляющий аппарат

Помимо составления отчета, менеджеру необходимо систематизировать полученный опыт для дальнейшего использования этой информации в следующих аналогичных проектах.

Если проект досрочно закрывается вследствие заведомого недостижения тех или иных качественных и количественных показателей, то составляется отчет, который содержит следующую информацию:

• о достигнутых результатах в ходе реализации проекта;
• о результатах выполнения плановых целей по качеству проекта и его продукции;
• анализ факторов, негативно повлиявших на реализацию проекта;
• рекомендации о мерах регулирования выявленных факторов и способах снижения рисков;
• организационные и технологические инновации, реализованные в ходе проекта;
• иная информация полезная для реализации других проектов.

Как мы можем заключить, завершающие операции направлены на повышение эффективности реализации будущих проектов по ресурсным, организационным, технологическим показателям. Для этого важно систематизировать полученный опыт и внести, возможно, некие изменения в организационную структуру организации, ее финансирования, логистику, планирования, стиль управления.

Управление временем. Оценка работы

... времени персонала, определяющего весь распорядок дня персонала. Теория работы руководителя. Всю теорию работы руководителя по управлению можно разделить на две части: управление деятельностью фирмы; управление ... получение необходимой информации вовремя, негативного отношения к себе. Пример данного вопроса можно отразить на деятельности работы Администрации г. Новосибирск, где работа руководителей ...

Таким образом, проект помимо всего прочего дает огромный управленческий опыт каждому его участнику, сплачивает командное взаимодействие и раскрывает скрытые способности задейственного персонала. Что также немаловажно для дальнейшего развития организации.

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Управление проектами является неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня. Многие руководители необходимость использования формализованных методов управления проектами все еще связывают с крупными проектами, такими как запуск межпланетной станции, разработка нового вида вооружений или строительство атомной электростанции. Но даже в организациях ориентированных на серийное производство реализация проектов составляет значительную часть деятельности.

Применение формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов.

В ходе данной научной работы мы определили:

• недостаток современной литературы по управлению проектами;
• критерии и условия организации проектной работы на теоретическом уровне;
• необходимость внедрения на российские предприятия проектного стиля управления.

Система управления проектами является одной из важнейших элементов всей системы управления организацией.