Проектирование организации «Выбор»

Курсовая работа

С развитием рыночной экономики, особенно в нашей стране, термины «менеджмент» и «менеджер» быстро и решительно вошли в нашу жизнь и словарь, заменив такие термины, как «менеджмент», «управленческая деятельность», «менеджер», » директор». Хотя все эти слова являются синонимами друг друга, термин «управление» имеет более широкое значение. Вообще, «управление» – это воздействие управляющей системы (субъекта управления) на управляемую систему (объект управления) с целью перевода управляемой системы в требуемое состояние. В частности, в роли субъекта управления выступает менеджер.

Менеджмент – это самостоятельный вид профессиональной деятельности, направленный на достижение в ходе любой хозяйственной деятельности фирмы, действующей в рыночных условиях, определенных намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов с применением принципов, функций и методов экономического механизма менеджмента.

Эта концепция более узкая и применяется только к управлению социально-экономическими процессами на уровне предприятия, работающего в рыночных условиях, хотя недавно ее начали использовать в Соединенных Штатах и ​​в отношении некоммерческих организаций.

Если немного раскрыть определение «менеджмента», то мы увидим, что в него входит:

  • изучение рынка (спроса, потребления), т.е. маркетинг и прогнозирование;
  • производство продукции с минимальными затратами и реализация ее с максимальной прибылью;
  • управление персоналом, следовательно, знание социологии, психологии, а также анализ информации и разработка программ для достижения поставленной цели.

Считаю, что основная функция менеджмента — это умение добиваться поставленных целей. В мелких фирмах эту роль выполняет сам директор, а в крупных – менеджер (организатор, управляющий, руководитель).

С одной стороны, из-за многоуровневой системы управления директор не может самостоятельно принимать решения и контролировать их выполнение на более низких уровнях, к тому же у него много других дел, задач и более глобальных проблем. С другой стороны, профессиональный менеджер часто решает многие проблемы лучше директора. Так что менеджер порой является важнейшим человеком на фирме.

1. Проектирование организации

1.1 Разработка целей и структуры организации

В ходе курсов мы создали организацию, которую назвали «Выбор». Данная организация является коммерческой. Наша фирма оказывает следующие виды услуг:

26 стр., 12572 слов

Управления персоналом в организации. Система управления персоналом ...

... системами управления предприятия; изучение и участие в разработке организационно-методических и нормативно-технических документов для решения отдельных задач управления персоналом организации по месту прохождения практики; разработка предложений по совершенствованию подсистемы управления персоналом системы управления организации; Такой отчет ...

  • купля-продажа недвижимости
  • оформление документов
  • аренда
  • обмен
  • консультационные услуги

Миссия нашей организации — предоставлять потребителям юридические услуги в сфере сделок с недвижимостью. Цели нашей организации:

  • возмездное оказание риэлторских услуг населению
  • получение прибыли
  • завоевание лидирующих позиций на рынке недвижимости
  • формирование положительной репутации фирмы
  • привлечение клиентов

1.2 Внутренняя среда организации

Генеральный директор является лидером и назначается владельцем организации. Порядок деятельности Генерального директора и принятия им решений устанавливается Уставом, внутренними документами.

Подразделения и сотрудники, выполняющие определенные функции управления, образуют функциональную подсистему управления. Управленческие функции деятельности выполняются подразделениями аппарата управления и отдельными сотрудниками, которые одновременно вступают в экономические, организационные, социальные и психологические отношения друг с другом.

Управленческий аппарат построен таким образом, чтобы обеспечить взаимосвязанное единство всех сторон в научных, технических, экономических и организационных отношениях, а также для наилучшего использования трудовых и материальных ресурсов.

В соответствии со структурой управления верхний уровень управления представлен: Генеральный директор, заместитель генерального директора, главный бухгалтер, зам. генерального директора.

Заместитель директора подчиняется непосредственно генеральному директору, генеральный директор организует всю работу и несет полную ответственность за его состояние и деятельность. Генеральный директор представляет во всех учреждениях и организациях, распоряжается активами, заключает договоры, издает приказы в соответствии с установленными полномочиями.

Экономист ведет учет денежных средств и коммерческих операций с материальными и денежными ресурсами.

1.2.1 Оборудование

Наша фирма располагает следующим перечнем оборудования:

  • компьютеры – 7 шт.
  • принтеры – 5 шт.
  • сканер – 2 шт.
  • ксерокс – 3 шт.
  • телефакс – 2 шт.
  • контрольно-кассовая машина – 2 шт.

Компьютеры связаны между собой сетью и имеют круглосуточный доступ в Internet.

Программное обеспечение:

  • Операционная система Windows XP Professional
  • Пакет приложений Microsoft Office (World, Excel, Access)
  • Программа «Консультант плюс»
  • 1С Предприятие

1.2.2 Материальные ресурсы

Наша фирма предполагает приобретение следующего перечня оборудования:

  • компьютеры: Pentium 2GHz – 14 шт.
  • мышь Genius 14 шт.
  • клавиатура Genius 14 шт.
  • принтеры Canon – 2 шт.
  • сканер Canon – 1 шт.
  • сетевой фильтр – 1 шт.
  • ксерокс Canon – 1 шт.
  • телефакс Sony – 1 шт.
  • контрольно-кассовая машина Panasonic – 1 шт.

На компьютере установлено следующее программное обеспечение:

  • Операционная система Windows XP 2003 Professional
  • Пакет приложений Microsoft Office (Word, Excel, Access).

  • Информационно-правовая справочная система Консультант плюс версия

3000.01.07 (сетевая версия)

  • Программа для сдачи налоговой отчетности при помощи Интернета.
  • 1С: Предприятие – на компьютере экономиста.

Компьютеры предприятия связаны между собой сетью и имеют круглосуточный доступ в Интернет по выделенному радиоканалу (технология Wi-Fi).

Также будет приобретена мебель:

  • стол компьютерный – 14 шт.
  • письменный стол – 3 шт.
  • стул – 25 шт.
  • шкаф для хранения документов – 3 шт.
  • диван для посетителей – 2 шт.
  • кресло – 3 шт.
  • журнальный столик – 2 шт.

Канцелярские принадлежности будут докупаться по мере необходимости.

Для организации отдыха сотрудников и ожидания посетителей в каждом офисе есть кулер с холодной и горячей водой, одноразовые стаканы, одноразовые ложки, чайные пакетики, растворимый кофе, сахар.

В офисе агентов по недвижимости есть 2 стола с тематическими и развлекательными журналами и газетами. Журналы и газеты обновляются 1 раз в неделю.

Для нормального функционирования организации необходимо арендовать помещение, состоящее из 5 отдельных офисов для каждого структурного подразделения. Общая площадь помещения составляет 80 м, включая коридор и санузлы. Помещение находится в здании офисного типа в районе Северозапада по улице Островского 38. Здание представляет собой 10-этажное сооружение. Наша фирма арендует часть 1 этажа.

Арендуемая недвижимость обладает всеми удобствами: лифтами, системой горячего и холодного водоснабжения, канализацией, центральным отоплением, вентиляцией, электричеством, противопожарной защитой. В здании имеется необходимое количество телефонных линий. На каждом этаже расположены офисные помещения с одним общим коридором.

Оплата коммунальных услуг производится согласно тарифам и тарифам.

1.2.3 Технологии

Процесс подготовки договора купли-продажи — это логически обоснованная и систематизированная процедура для последовательного решения поставленных задач с использованием существующих методик и методов осуществления данного вида брокерской деятельности. Оказание услуг риелторской компанией — сложный и трудоемкий процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных этапов.

Таблица 1. Технология работы по договору купли-продажи

Этапы (стадии)

Содержание

Получение заявки на

покупку или продажу квартиры

1. Представление характера и объема предстоящей работы на основе анализа заявленных потребностей клиента в собственности.

Подбор подходящего объекта

1. Конкретизация предмета договора в соответствии с требованиями клиента и полученной исходной информацией;

2. Формирование списка объектов недвижимости, удовлетворяющих требованиям клиента (при покупке), либо занесение объекта недвижимости в базу данных (при продаже).

Заключение договора на оказание риэлтерских услуг.

1. Подготовка и подписание договора на оказание

соответствующих услуг.

2. Составление плана выполнения работ по договору

Первоначальный осмотр объекта недвижимости

1. Первоначальный осмотр объекта недвижимости из предоставленного перечня

Сбор и анализ информации об объекте

1. Соберите документы на недвижимость, подтверждающие достоверность, актуальность и полезность собранной информации, необходимой для конкретной сделки с недвижимостью.

2. Предоставление клиенту отчета о проделанной работе

3. Информирование о степени готовности всех субъектов к оформлению сделки

1.2.4 Производственные площади

Для нормального функционирования организации необходимо арендовать помещение из 6 отдельных офисов для каждого структурного подразделения. Общая площадь помещения составляет 80 м2 , включая коридоры и санузлы. Помещение находится в здании офисного типа в районе ЧТЗ.

1.2.4 Трудовые ресурсы

Для выполнения функций фирмы мы нанимаем следующих работников:

— риэлторы: квалификация – юрист, экономист-менеджер (4)

— экономист: квалификация – экономист (1)

— секретарь: квалификация – секретарь-референт (1)

— водитель: квалификация – водитель категории В (1)

— зам. генерального директора: квалификация – экономист-менеджер (1)

— ген. директор: квалификация – экономист-менеджер (1)

— уборщица: среднее образование (1)

Для привлечения трудовых ресурсов наша фирма дает объявления в СМИ (газеты), распространяет листовки с информацией о наборе на соответствующие должности.

Требования к кандидатам на должности:

— риэлтер: в/о (экономист-менеджер, юрист), возраст от 22 лет, желателен опыт работы, знание ПК, коммуникабельность.

— генеральный директор: в/о (экономист-менеджер), опыт работы на руководящей должности не менее 3 лет, возраст от 30 лет.

— заместитель генерального директора: в/о (экономист-менеджер), опыт работы на руководящей должности не менее 3 лет, возраст от 30 лет.

— экономист: в/о (экономист, бухгалтер), возраст от 25 лет, опыт работы не менее 3 лет.

— секретарь: ср/спец, высшее образование, опыт работы не менее 1 года, знание Microsoft office, возраст от 20 лет.

— водитель: категория В, водительский стаж не менее 3 лет, наличие личного автомобиля.

— уборщица: опыт работы не обязателен, возраст не ограничен.

Наша фирма гарантирует:

— социальный пакет

— стабильная заработная плата

— возможность карьерного роста

1.2.5 Штатное расписание

Штатное расписание организации представлено в таблице 2

Таблица 2 Штатное расписание

Профессия

Квалификация

Кол-во штатных единиц

Генеральный директор

Экономист-менеджер

1

Заместитель Генерального директора

Экономист-менеджер

1

Секретарь

Секретарь-референт

1

Экономист

Экономист

1

Водитель

Водитель категории В

1

Риэлтер

Экономист-менеджер в сфере недвижимости

19

Уборщица

1

Итого

25

1.2.6 Контроль и мотивация в организации

Рабочая группа как коллектив потенциально является мощным стимулом для работы, приносит удовлетворение ее членам, ставит высокие цели и создает творческую атмосферу. Совместное решение производственных вопросов уменьшает стрессовые ситуации, повышает инновационный потенциал сотрудников; в рабочей группе лучше решаются смежные проблемы, сглаживаются возможные вследствие нечеткого распределения обязанностей и неправильного руководства конфликты на межличностном уровне.

В основе успеха любой современной коллективной деятельности лежат отношения сотрудничества и взаимопомощи в противовес конфликтам и конфронтации. Совместное поведение имеет определенные предпосылки. В качестве предпосылок взаимозависимости выделяются:

– свобода и открытость информационного обмена;

– взаимная поддержка действий, убеждение в их оправданности;

– доверие, дружелюбие в отношениях сторон.

В свою очередь, взаимному доверию сторон способствуют: наличие нейтральных лиц, облегчающее взаимные успехи, возможность получить предварительную информацию о действиях другого; личные особенности участников взаимодействия.

В нашей рабочей группе диалектически объединены две составляющие: материальная и духовная. Материальная составляющая — это его конкретные личности, духовная составляющая — идеология и психология. Идеология рабочей группы включает набор идей и точек зрения, отражающих политические взгляды и конечные цели работы.

При анализе содержания отношений между членами нашей рабочей группы можно выделить следующие области: профессиональная перспектива, мир ценностей и сфера межличностных отношений.

Что касается профессиональной сферы, то в нашей организации существует четкая иерархия, т.е., прямое подчинение непосредственному начальнику. Отношения сотрудников на одном уровне карьеры основаны на взаимопомощи и уважении. Сотрудники, которым это необходимо в профессиональной деятельности, имеют навыки работы с ПК и другой оргтехникой.

Сфера ценностного мировоззрения характеризуется преобладанием корпоративных ценностей над личными.

Что касается сферы межличностных отношений, то в коллективе созданы все условия для самоутверждения личности внутри коллектива, удовлетворения своей профессиональной деятельностью, формирования формального и неформального статуса.

В межличностных отношениях «менеджер-подчиненный» наша компания придерживается стратегии «Команды». Лидер стремится к оптимальному сочетанию интересов производства и интересов коллектива, объединению эффективности и человечности на всех уровнях взаимоотношений.

Коллектив нашей компании состоит из сотрудников разного темперамента, пола и возраста, что, на наш взгляд, является оптимальным. Молодые работники лучше воспринимают новое, более энергичны, но порою самонадеянны, не склонны к компромиссам; пожилые, напротив, обладают жизненным опытом, не склонны к авантюрам, способны принимать более взвешенные решения, как правило избегают конфликтных ситуаций. Чисто женские или чисто мужские коллективы обладают специфическими недостатками: в женских коллективах чаще мелочные склоки, больше потерь рабочего времени и т.д., в то время как в некоторых мужских коллективах в рабочее время процветают сквернословие и дурные привычки. Т.о, совместная работа лиц разного пола подтягивает работников, повышает самодисциплину, требовательность к себе.

1.2.7 Культура организации

Организация обладает сильной культурой, открытой влиянию внешних и внутренних факторов, позволяющей осуществлять свободный обмен мнениями и мыслями не только между работниками организации, но и третьими лицами, что позволяет с большей объективностью учитывать пожелания клиентов.

Формирование такой культуры происходит благодаря тому, что в данной компании активно протекают внешние и внутренние интеграционные процессы. Процесс внешней интеграции проявляется путём постоянного поиска и нахождения фирмой своей ниши на рынке, и приспособления фирмы к постоянно меняющемуся внешнему окружению, тем самым решаются вопросы относительно поставленных задач, методов их решения и др. Сотрудники компании вырабатывают общие подходы, которые помогают им в их бизнесе, формируя понимание личного вклада каждого человека в выполнение миссии организации. Все сотрудники участвуют в том, чтобы отличать важное и неважное для компании от внешней среды, разрабатывая способы и средства измерения достигнутых результатов и вместе находя объяснения успеха и неудачи в достижении целей.

Процесс внутренней интеграции связан с установлением и поддержанием эффективных взаимоотношений на работе между сотрудниками компании, нахождением в организации методов продуктивного сотрудничества и сосуществования.

Говоря о мерах формирования организационной культуры, надо отметить, что культура организации развивается постепенно, и постоянно претерпевает изменения в ходе своей деятельности, все сотрудники вносит свой вклад в развитие, поэтому каждый должен руководствоваться общими принципами, характерными для сильной культуры.

Рассмотрим подробнее уровень образования высшего управленческого персонала завода. Данные представлены в таблице 3.

Таблица 3 Характеристика руководящего состава

Должность

Год рождения

Образование

Стаж

1

Генеральный директор

1970

Высшее,

Инженер- электрик

18 года

2

Зам. ген. директора –

технический директор

1973

Высшее,

Инженер

17 лет

3

Экономист

1975

Высшее

15 лет

Таким образом, профессионально-квалификационный уровень сотрудников завода достаточно высок для решения поставленных задач.

Основными причинами увольнения работников были: добровольное, недовольство работой и заработной платой, прогулы, нарушения трудовой дисциплины.

1.3 Внешнее окружение организации, анализ связей

1.3.1 Внешние связи организации

Внешнее окружение фирмы «Выбор»:

— Поставщики ресурсов

— Потребители услуг

— Конкуренты

— Сторонние организации

— Средства массовой информации

Анализ.

Положительное действие:

1. Создание определенной прибыли поставщику

2. Предоставление качественных услуг

3. Стимулирование конкурента для работы с лучшим качеством

4. Получение прибыли

5. Продвижение организации на рынок

Отрицательное действие:

1. Неудовлетворенность клиента в предоставленных услугах

3. Несвоевременность оплаты

4. Формирование негативного мнения об организации

Описание основных угроз и рисков

Основные риски

А

В

С

Д

Е

Среднее значение

1. Несвоевременность платежей

8

7

3

5

6

6

2. Риск потерять часть прибыли

7

9

8

6

9

8

3. Риск некачественного исполнения договора

6

8

7

9

9

8

4. Риск потери клиентов

8

6

10

10

9

9

5. Риск ненадлежащего качества услуг

7

5

8

9

8

7

6. Риск формирования негативного мнения об организации

5

6

10

10

9

8

7. Риск получения недостоверных сведений

4

5

5

10

8

6

8. Риск поставки некачественных материалов и средств производства

7

6

6

6

8

7

9. Риск потери части сектора рынка

6

8

9

10

7

8

10. Риск размещения недостоверной информации

5

6

9

5

8

7

На основе экспертной оценки проанализируем риски по степени значимости:

1. Риск потери клиентов

2. Риск потери части сектора рынка

3. Риск формирования негативного мнения об организации

4. Риск некачественного исполнения договора

5. Риск потери части прибыли

7. Риск поставки некачественных материалов и средств производства

8. Риск ненадлежащего качества услуг

9. Риск получения недостоверных сведений

10. Риск несвоевременности платежей по счетам

В процессе анализа нашей организации выявлены следующие угрозы:

— Уход заказчика к конкуренту

— Применение «черных технологий»

— Отрицательные отзывы клиентов об организации (угроза потери репутации)

— конкурентов захватить большую долю рынка

Сильные стороны нашей организации:

— Качественное оформление договоров

— Индивидуальный подход к каждому клиенту

— Квалифицированный персонал